Tema  5.  Herramientas  tradicionales  
de  apoyo  a  GTD  
 
 
 
 
 
En   este   quinto   tema   hablaremos   sobre   por   qué   son   necesarias  
herramientas   de   apoyo   a   la   hora   de   practicar   el   método   GTD.  
Explicaremos   las   herramientas   tradicionales   y   las   dividiremos   en   tres  
categorías  distintas  según  las  usemos  durante  la  fase  de  recopilación,  de  
procesamiento   o   de   organización.   Respecto   a   la   fase   de   recolección,  
hablaremos   de   los   mecanismos   de   información   existentes   así   como   de  
las   principales   técnicas   de   recopilación   de   datos,   basadas   en   la  
observación,  las  entrevistas  y  la  búsqueda  de  material  bibliográfico.  En  
la  fase  de  procesamiento  explicaremos  los  sistemas  de  clasificación  de  la  
información   así   como   las   técnicas   de   organización   disponibles   para   el  
procesamiento   de   información   basadas   en   organigramas,   manuales,  
diagramas   de   flujo   y   diagramas   de   distribución   del   trabajo.   Por   ultimo,  
en   la   fase   de   organización   expondremos   las   técnicas   de   archivo   y  
documentación   existentes   y   explicaremos   como   usar   el   archivo   de  
seguimiento  para  gestionar  recordatorios.  
 
 
 
 
   

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1.  ¿Por  qué  son  necesarias  herramientas  de  apoyo  a  GTD?  
 
Como  ya  hemos  indicado  en  temas  anteriores  la  aplicación  del  método  GTD  en  nuestras  
vidas  no  es  complicada  pero  implica  el  desarrollo  de  unos  hábitos.    
 
Hay   que   desarrollar   los   hábitos   relacionados   con   la   incorporación   de   un   sistema   de  
flujo  de  trabajo  que  incluye  cinco  fases  principales:  recopilar,  procesar,  organizar,  revisar  
y  hacer,  con  todo  lo  que  cada  una  de  ellas  incluye.  Así  que,  el  incorporar  herramientas  de  
apoyo  nos  será  útil  porque:  
• Se  facilitarán  las  tareas  a  realizar.  
• Nos  ayudarán  a  incorporar  hábitos.  
• Evitarán  la  procrastinación.  
 
Dentro   de   las   herramientas   de   apoyo,   consideramos   a   las   herramientas   tradicionales  
como   aquellas   que   son   analógicas,   o   lo   que   es   lo   mismo,   a   todas   aquellas   que   no   son  
digitales.   Las   herramientas   tradicionales   serán   por   tanto   objetos   físicos   de   los   que  
podremos   disponer   para   ayudarnos   manualmente   a   aplicar   el   método   GTD,   tal   y   como  
pueden  ser  una  bandeja  de  plástico  o  una  agenda  de  papel.  
 
La   fase   de   revisión   implica   volver   a   pasar   por   todas   las   fases   para   comprobar   que   el  
sistema  funciona,  así  que  no  habrá  herramientas  como  tal  para  esta  fase,  serán  las  mismas  
herramientas  que  para  cada  una  del  resto  de  fases  aisladas.  
 
 Para   la   fase   de   hacer   no   incluimos   herramientas   disponibles   ya   que   sólo   hay   que   hacer  
las  cosas,  y  eso  es  cuestión  nuestra,  si  bien  es  cierto  que  dependiendo  del  trabajo  a  realizar  
si   que   habrá   herramientas   que   nos   pueden   ayudar,   pero   dichas   herramientas   serán  
propias   de   nuestra   profesión   y   nosotros   seremos   los   que   sepamos   emplearlas   más  
adecuadamente.    
 
Así   que   será   para   el   resto   de   fases:   recopilar,   procesar   y   organizar,   para   las   que  
veremos  las  herramientas  de  tipo  tradicional  más  empleadas.  
 
Tenemos  que  tener  en  cuenta  además  que  cada  persona  tiene  sus  propias  costumbres,  
formas  de  trabajar  o  preferencias  personales,  de  forma  que  habrá  distintas  herramientas  
que   podremos   usar   para   la   misma   tarea,   y   escogeremos   una   u   otra   según   nuestra  
conveniencia.   Por   ello,   también   es   posible   que   nosotros   mismos   desarrollemos   nuestras  
propias   herramientas   de   apoyo   a   GTD,   ya   que   serán   las   que   mejor   encajen   con   nuestra  
personalidad,   aunque   no   hayan   sido   descritas   nunca   e   incluso   otras   personas   las  
consideren  no  idóneas.  
 
 
   

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2.  Fase  de  recopilación  

 
Recordemos  que  la  fase  de  recopilación  es  aquella  en  la  que  tenemos  que  capturar  todo  
aquello  que  puede  representar  una  tarea  a  realizar.  Puede  ser  algo  físico  o  algo  que  esté  en  
nuestra  mente.  Por  ejemplo:  
-­‐ Artículos   de   bibliografía   amontonados   en   el   escritorio   porque   hay   que   escribir   un  
artículo.  
-­‐ Una  bombilla  que  se  ha  fundido  y  hay  que  cambiar.  
-­‐ Tener  que  visitar  a  un  familiar.  
-­‐ Comprar  un  regalo  por  un  cumpleaños.  
-­‐ Escribir  un  informe  sobre  mis  tareas  realizadas  durante  las  prácticas  en  empresa.  
-­‐ Ordenar  el  cuarto  de  estudio.  
-­‐ Comprar  unas  botas  nuevas.  
-­‐ Preparar  un  viaje  en  Navidades.  
-­‐ Querer  ir  a  correr  a  diario.  
-­‐ …  
 
Y  así  podríamos  continuar  durante  horas  hasta  que  no  se  nos  ocurriera  nada  más.    
 
Pero   para   llegar   a   este   paso   nos   facilitaría   mucho   conocer   los   mecanismos   de  
información  existentes  así  como  técnicas  de  recolección  de  datos,  de  forma  que  extraer  las  
ideas  y  asuntos  a  recopilar  será  mucho  más  sencillo,  ya  que  lo  que  finalmente  se  recopila  
es  información.  
 
Conocer   estas   técnicas   de   información   es   conocer   el   conjunto   de   saberes   prácticos   o  
procedimientos   que   se   usan   para   obtener   un   resultado   deseado,   en   este   caso   la  
información.  Para  conseguirlo  tendremos  que:  
 
1. Conocer  y  encontrar  las  fuentes  de  información  adecuadas.  Para  ello:  
o Elaboraremos  un  plan  sobre  cómo  recogeremos  la  información.    
 
2. Buscar,  identificar  y  seleccionar  la  información.  Para  ello:  
o Buscaremos  en  varias  fuentes  de  información,  no  en  una  sola.    
o Tendremos  claro  cuáles  son  los  datos  que  nos  interesan.    
o Seremos  precisos  al  recoger  esos  datos.  
o Valoraremos  si  hemos  recogido  la  información  suficiente.  
 
3. Analizar  los  datos,  sintetizarlos  y  comunicarlos  a  los  demás.  
o Organizaremos  los  datos.  
o Compararemos  los  datos  según  las  distintas  fuentes.  
o Estableceremos   qué   datos   son   más   importantes   y   qué   datos   son   menos  
importantes  realizando  todos  los  esquemas  necesarios  para  ayudarnos  en  dicha  
tarea.  
o Elaboraremos   un   guión   sobre   cómo   comunicar   la   información,   de   forma  
hablada  o  escrita.  
o Plasmaremos  cada  idea  de  forma  ordenada  y  clara.  
 
   

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2.1.  Mecanismos  y  técnicas  de  información  
 
Los   mecanismos   de   información   son   aquellos   que   proporcionan   cierto   tipo   de  
información  que  dependerá  del  mecanismo  del  que  se  obtenga:  
• Procedimientos.  De  ellos  obtendremos  la  información  relacionada  sobre  conjuntos  
de  acciones  que  tienen  que  realizarse  de  la  misma  forma  para  obtener  siempre  el  
mismo   resultado   bajo   las   mismas   circunstancias.   Un   ejemplo   es   el   procedimiento  
de  flujo  de  trabajo  propuesto  por  GTD.  
• Instrumentos.   Son   aparatos   que   realizan   mediciones   que   aportan   información  
sobre   un   tema   determinado.   Un   ejemplo   sería   un   amperímetro,   el   cuál   nos   daría  
información  sobre  la  corriente  eléctrica.  
• Métodos.   En   ellos   buscaremos   la   información   necesaria   sobre   los   procedimientos  
que   se   emplean   para   llegar   a   un   fin.   Suelen   basarse   en   la   observación,   la  
experimentación  y  la  recopilación  de  datos.  Un  ejemplo  es  el  método  GTD.  
• Sistemas.   De   ellos   obtendremos   los   datos   necesarios   para   cubrir   una   necesidad   u  
objetivo.   Por   ejemplo,   si   necesitamos   información   sobre   cómo   hacer   una  
georeferencia   acudiremos   al   “Sistema   de   Información   Geográfica”.   Se   pueden  
considerar   también   sistemas   de   información   a   personas,   datos,   actividades   o  
recursos  materiales.  
 
El  conocimiento  de  estos  mecanismos  de  información  será  útil  para  saber  cual  de  ellos  
usar  según  la  información  que  quiera  obtener.  
 

2.2.  T écnicas  de  recolección  de  datos  

 
Para   acceder   a   la   información   hay   que   contar   con   las   herramientas   necesarias   para  
obtenerla   así   como   conocer   en   profundidad   el   manejo   de   dichas   herramientas   para  
estimar  sus  posibilidades  de  uso.  
 
Las   principales   herramientas   disponibles   para   la   recolección   de   datos   son   las  
siguientes:  
• Observación.  
• Entrevistas.  
• Material  bibliográfico.  
   
Observación  
 
La  observación  es  el  procedimiento  más  antiguo  para  la  recolección  de  datos.  Consiste  
en   hallarse   donde   ocurre   un   hecho   o   se   da   una   situación   dada   y   registrar   y   clasificar   los  
acontecimientos  que  se  dan  según  un  esquema  predefinido.  
 
Para   dar   más   valor   a   la   observación   es   necesario   planificar   su   realización   con  
anterioridad,   controlarla   sistemáticamente,   realizar   comprobaciones   y   establecer  
controles  de  validez  y  confiabilidad.  
 
Las  técnicas  de  observación  se  clasifican  según  el  siguiente  esquema:  

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Observación  según  los  medios  usados  para  sistematizarla:  

• Estructurada.   También   denominada   sistemática.   En   ella   se   establece   previamente  
la   información   que   se   quiere   obtener,   los   datos   a   estudiar,   de   forma   que   se   pueden  
usar   medios   que   aumenten   la   capacidad   de   observación   como   pueden   ser   unas  
guías  de  observación.  
• No   estructurada.   Se   trata   de   recoger   los   datos   sin   un   plan   previo   y   sin   tener   en  
cuenta   previamente   los   aspectos   que   se   pudieran   considerar   más   relevantes   del  
fenómeno   que   se   quiere   estudiar.   Es   tipo   de   metodología   es   frecuente   en   el   ámbito  
de  la  investigación  social.  
 
Observación  según  el  tipo  de  intervención  del  observador:  
• Participante.   El   observador   participa   activamente.   Dicha   participación   puede   ser  
natural,   si   el   observador   forma   parte   del   grupo   o   situación   de   la   que   se   quiere  
obtener   los   datos,   o   artificial,   si   el   observador   no   forma   parte   pero   se   integra   en  
ella.  
• No   participante.   El   observador   no   participa   activamente   en   lo   que   observa.   Los  
datos  los  obtiene  externamente  a  la  situación.  
 
Observación  según  el  número  de  observadores:  
• Individual.  Es  aquella  que  se  realiza  por  una  sola  persona,  de  forma  que  los  datos  
son   recogidos   desde   un   solo   punto   de   vista.   Esta   forma   plantea   las   limitaciones  
obvias   respecto   al   control   y   validez   de   la   información   recogida,   ya   que   no  
participan  otros  observadores  que  respalden  la  observación.  
• En   grupo.   Es   aquella   que   se   realiza   por   un   grupo   de   personas.   Puede   plantearse  
que  todas  las  personas  que  conforman  el  equipo  recojan  los  mismos  datos,  o  que  se  
repartan  el  trabajo  y  cada  uno  recoja  datos  de  distintos  aspectos  o  áreas.  En  el  caso  
de   que   observen   todos   los   integrantes   los   mismos   datos,   las   observaciones  
personales  distorsionadas  quedarán  corregidas.    

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Observación  según  el  sitio  donde  se  realiza:  
• Laboratorio.   Con   laboratorio   nos   referimos   a   cualquier   observación   que   tenga  
lugar   en   un   entorno   artificial.   Normalmente   se   recrea   la   situación   que   se   quiere  
observar  para  recoger  los  datos  derivados  de  ella.  
• Vida   real.   Los   datos   se   obtienen   de   situaciones   de   la   vida   real   que   no   se   han  
recreado  un  planificado.  
 
La  observación  como  herramienta  de  recogida  de  datos  posee  ciertas  ventajas  porque  
permite   al   observador   obtener   la   información   independientemente   de   la   veracidad   y   la    
capacidad   de   transmitir   información   de   las   personas   observadas.   Además   no   hay  
intermediarios  que  puedan  distorsionar  la  información.    
Como  limitaciones  hay  que  tener  en  cuenta  que  el  observador   puede   no   ser   neutral   o  
imparcial,   de   forma   que   la   observación   será   subjetiva.   Además   será   necesario   adquirir  
cierta   destreza   para   distinguir   entre   los   hechos   observados   y   la   interpretación   de   los  
mismos.  
 
Entrevistas  
 
Una   entrevista   consiste   en   que   una   persona,   el   entrevistador,   solicita   información   a  
otra  u  otras,  los  entrevistados  o  informantes.  
 
Cuando  se  realiza  una  entrevista  hay  que  considerar  los  siguientes  factores:  
• Realizarla  en  un  sitio  silencioso,  tranquilo  y  cómodo.  
• Planificarla  de  manera  que  se  eviten  interrupciones  y  distracciones.  
• Calcular   el   tiempo   necesario   para   la   duración   de   la   entrevista   y   citar   al  
entrevistado   a   una   hora   en   la   que   disponga   de   ese   tiempo   y   se   encuentre   con  
energías  de  realizarla.  
• Conocer   el   tema   que   se   va   a   tratar   con   el   entrevistado   y   tener   las   preguntas  
elaboradas.  
• Estar   preparado   para   reconducir   el   tema   a   la   información   de   mi   interés,  
manteniendo   siempre   la   educación   y   asumiendo   que   el   entrevistado   puede   no  
querer  darme  la  información  de  mi  interés.  
• No  formular  preguntas  ambiguas.    
• Tomar  apuntes  en  un  block  de  notas  de  las  cuestiones  más  importantes   tratadas,  
pero  sin  perder  el  hilo  de  la  conversación.  
 
Las   entrevistas   suponen   una   gran   ventaja   para   la   recolección   de   datos   porque   se  
pueden  captar  elementos  no  verbales  del  informante  que  pueden  ser  más  aclaratorios  que  
respuestas   dadas   por   el   mismo   y   porque   podemos   profundizar   en   un   tema   de   interés  
haciendo  todas  las  preguntas  necesarias.  
Como   limitación   puede   ocurrir   que   el   entrevistado   limite   su   información   en   cuánto   a  
calidad  o  cantidad  al  carecer  de  anonimato.  
 
Además  de  con  las  entrevistas  podemos  obtener  información  de  tipo  similar  a  través  de  
encuestas,  cuestionarios,  conferencias,  seminarios,  congresos,  cátedras  y  cursos.  
 
Material  bibliográfico  
 
Para   la   obtención   de   datos   o   para   la   interpretación   de   resultados   podemos   acudir   a  
fuentes  bibliográficas  como  pueden  ser:  
• Revistas  especializadas.  
• Obras  literarias.  

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• Biografías,  autobiografías  o  monografías.  
• Ensayos.  
• Catálogos.  
• Enciclopedias.  
• Periódicos  o  semanarios.  
• Documentos  históricos.  
 
Cuando   nos   basemos   en   estas   fuentes   es   necesario   indicarlas   en   la   información  
recogida.  
 

2.3.  M ateriales  
 
A   continuación   expondremos   material   que   supone   en   sí   mismo   una   herramienta  
tradicional  para  facilitar  la  tarea  de  recopilación.  
 
Bandejas  para  papel      
 
Necesitaremos  tres  bandejas  en  las  que  colocaremos:  
• Todos  los  asuntos  que  vayan  surgiendo  a  lo  largo  del  día  en  la  primera  bandeja.  
• Toda   la   documentación   sobre   el   proyecto   o   proyectos   actuales   en   marcha   en   la  
segunda  bandeja.  
• Todos   los   documentos   que   hay   que   leer   o   revisar   de   cualquier   asunto   en   la   tercera  
bandeja.  
Escogeremos   bandejas   funcionales   sin   bordes   ni   ningún   accesorio   que   dificulte   la  
extracción  de  contenido  de  su  interior.  
 
Papel  y  bolígrafo  
 
Usaremos   papel   que   tendremos   disponible   en   todo   momento   para   anotar   nuestras  
ideas  y  tareas  conforme  van  surgiendo,  así  como  una  herramienta  de  escritura  que  puede  
ser  un  lápiz,  bolígrafo,  pluma,  etc.  
El  papel  lo  podremos  tener  en  forma  de  libreta,  cuaderno,  block  de  notas,  hojas  sueltas,  
post-­‐its  o  servilletas  de  papel  si  fuera  necesario.    
Escribiremos   cada   tarea   o   idea   en   una   hoja   independiente   para   posteriormente  
organizarlas  donde  correspondan.  
 
Agenda  de  mano  
 
En   la   agenda   anotaremos   los   recordatorios   de   acciones   que   tenemos   que   realizar   en   un  
día  en  concreto  o  a  una  hora  dada,  por  ejemplo,  la  cita  con  el  dentista,  el  día  de  fin  de  plazo  
para  la  inscripción  a  un  curso,  la  hora  de  comienzo  de  una  charla,  etc.  El  resto  de  tareas,  
como   se   ha   explicado   en   temas   anteriores   las   tendremos   anotadas   en   nuestras   listas   de  
tareas.  
 
Papelera  
 
Es   necesario   situar   una   papelera   en   nuestro   área   de   trabajo   ya   que   facilitará   el  
deshacernos   de   material   que   no   necesitemos   evitando   su   acumulación   encima   del  
escritorio  y  ayudándonos  a  mantener  el  orden  en  nuestro  sitio  de  trabajo.  
 
 
   

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3.  Fase  de  procesamiento  

 
Para  procesar  la  gran  variedad  de  cosas  que  puede  suponer  lo  recopilado  hay  que  tener  
claro   un   sistema   de   clasificación   de   la   información,   ya   que   de   esta   manera   tomaremos  
decisiones   más   rápidas   y   seguras   sobre   si   la   tarea   requiere   acción   o   no.   Las   técnicas   de  
organización  nos  ayudarán  posteriormente  a  diseñar  un  sistema  en  el  que  se  verá  clara  la  
acción  que  hay  que  realizar  sobre  una  tarea.    
 

3.1.  Sistemas  de  clasificación  de  la  información  

 
Los  sistemas  de  clasificación  de  la  información  son  aquellos  que  permiten  agrupar  los  
elementos  de  información  en  base  a  atributos  o  propiedades  comunes  entre  ellos.  
 
Existen  tres  sistemas  de  clasificación  de  la  información:  
• Exactos.  
• Ambiguos.  
• Incorrectos.  
 
Exactos  
 
Estos   sistemas   agrupan   la   información   en   secciones   perfectamente   definidas   y  
diferenciadas  del  resto.  Dentro  de  ellos  tenemos:  
 
• Sistemas  de  clasificación  alfabética.    
  Los   elementos   de   información   se   agrupan   según   la   clasificación   alfabética   de   algún  
atributo  como  puede  ser  el  nombre  o  título  de  la  información.  
 
• Sistemas  de  clasificación  cronológica.    
  Los   elementos   de   información   se   agrupan   según   su   fecha.   Este   sistema   es   útil   para  
clasificar  contenidos  de  información  en  constante  actualización.  
 
• Sistemas  de  clasificación  geográfica.    
  Los   elementos   de   información   se   clasifican   según   la   región   geográfica   de   la   que  
proceden.  
 
Ambiguos  
 
Estos   sistemas   agrupan   la   información   en   secciones   no   definidas   de   forma   exacta   y  
precisa,   de   forma   que   encontrar   la   información   en   ellos   será  más   complicado.   Ejemplos   de  
este  tipo  de  clasificación  son:  
 
• Sistemas  de  clasificación  temática  o  por  categorías.      
  Se   trata   de   organizar   los   contenidos   en   categorías   definidas   según   la   temática   de    
dichos   contenidos.   Es   un   sistema   de   clasificación   útil   ya   que   todo   lo   relacionado   con   un  
tema   estará   unido.   Sin   embargo,   encontraremos   también   información   relacionada   con   el  
tema   pero   no   específica   del   mismo,   de   forma   que   dicha   información   podría   sernos   útil  
para   otros   asuntos   pero   al   no   estar   incluida   dentro   de   un   asunto   que   no   es   propio   de   la  
misma   será   más   complicado   acceder   a   ella,   ya   que   dependerá   de   nuestra   memoria   el  
recordar  en  que  asunto  de  todos  los  disponibles  se  encuentra.  
 
 
 

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• Sistemas  de  clasificación  orientados  a  tareas.    
  Son   aquellos   en   los   que   la   información   se   clasifica   según   las   acciones   que   se   pueden  
realizar  a  través  de  ella.  Un  ejemplo  podría  ser  reunir  en  una  carpeta  toda  la  información  
necesaria   para   pintar   la   casa,   de   forma   que   cada   vez   que   necesitemos   volver   a   pintarla  
recurriremos  a  esta  carpeta.    
 
• Sistemas  de  clasificación  orientados  a  la  audiencia.    
Podemos   clasificar   la   información   según   el   usuario   o   grupo   de   usuarios   al   que   va  
destinado,  ya  que  sus  intereses  y  necesidades  serán  distintas.  
 
Incorrectos  
 
Son   aquellos   que   mezclan   diferentes   sistemas   de   clasificación,   como   por   ejemplo,   los  
orientados  a  tareas  con  los  orientados  a  la  audiencia.  Debemos  evitar  el  usar  este  tipo  de  
sistemas  híbridos  ya  que  produce  confusión  y  es  difícil  saber  en  que  sistema  de  todos  se  
encuentra  la  información  de  nuestro  interés.  
 

3.2.  T écnicas  de  organización  

     
Las   técnicas   de   organización   son   herramientas   necesarias   para   llevar   a   cabo   una  
organización  racional.  Tenemos  disponibles  las  siguientes  técnicas  de  organización:    
• Organigramas.  
• Manuales.  
• Diagramas  de  procedimiento  o  de  flujo.  
• Diagramas  de  distribución  del  trabajo.  
 
Organigramas  
 
Son   representaciones   gráficas   de   la   estructura   formal   de   una   organización.   Muestran  
las   funciones,   las   interrelaciones,   los   niveles   jerárquicos,   las   obligaciones   y   la   autoridad  
existente  dentro  de  la  organización.  
 
Los  organigramas  pueden  clasificarse  siguiendo  el  siguiente  esquema:  

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Organigramas  según  su  objeto:  
• Estructurales.   Muestran   sólo   el   esqueleto   de   la   organización,   el   esquema  
jerárquico  que  se  sigue  para  organizarse.  
• Funcionales.   Son   aquellos   en   los   que   se   muestra   como   se   dividen   las   tareas   a  
realizar  por  funciones.  
• Especiales.  Se  usan  cuando  se  quiere  destacar  algo  de  la  organización  seguida.  
 
Organigramas    según  su  área:  
• Generales.  Muestran  toda  la  organización  seguida.  
• Departamentales.  Representan  sólo  una  parte  de  la  organización  seguida.  
 
Organigramas  según  su  contenido:  
• Esquemáticos.  Muestran  las  funciones  principales  pero  no  contienen  detalles.  
• Analíticos.   Son   aquellos   en   los   que   se   muestran   todas   las   funciones   a   realizar   de  
forma  detallada  y  técnica.  
 
 

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Organigramas  según  su  presentación  o  forma:  
• Vertical.  La  información  se  presenta  en  disposición  vertical,  de  arriba  a  abajo.  
• Horizontal.  La  información  se  presenta  en  disposición  horizontal,  de  izquierda  a  
derecha.   El   esquema   de   este   apartado   donde   se   han   mostrado   los   tipos   de  
organigramas  es  un  ejemplo  de  organigrama  de  este  tipo.  
• Circular.   La   información   se   presenta   en   disposición   circular,   de   dentro   hacia  
fuera  del  círculo.  
 
Manuales  
 
Son   documentos   detallados   que   contienen   de   forma   ordenada   y   sistemática   toda   la  
información   acerca   de  la  organización   seguida.  Los  manuales  han  de  contener  la  siguiente  
información:  
• Todas  las  actividades  y  funciones  a  realizar.  
• La  responsabilidad  que  conlleva  dichas  funciones.  
• Quien  realiza  cada  función.  
 
Existen  distintos  tipos  de  manuales:  
• De  procedimientos.   Son   una   guía   de   cómo   hacer   las   cosas,   de   qué   procedimiento  
seguir  en  cada  caso.    
• De  organización.   Se   describe   en   él   de   forma   detallada   la   organización   seguida.  
Se  expondrán  los  objetivos  de  la  misma.    
• De   políticas.   Se   describirá   la   ética   seguida   para   la   toma   de   decisiones   y  
conseguir  los  objetivos  estipulados.  
• De  historia.  Se  expondrá  la  información  histórica  de  la  organización  seguida,  de  
forma  que  podremos  ver  la  evolución  de  la  misma.  
 
Diagramas  de  procedimiento  o  de  flujo  
 
Son  la  representación  gráfica  de  los  pasos  de  los  que  consta  un  procedimiento.  Antes  de  
realizar   un   diagrama   de   flujo   hay   que   identificar   las   ideas   principales   que   introduciremos,  
lo  que  se  espera  obtener  de  dicho  diagrama  y  el  nivel  de  detalle  que  se  quiere  introducir.  
Una  vez  decididos  estos  tres  puntos    pasaremos  a  su  construcción  siguiendo  los  siguientes  
pasos:  
1. Decidir   el   alcance   del   proceso,   es   decir,   lo   que   se   quiere   contar.   Se   definirá   el  
principio  y  el  final  del  diagrama.  
2. Se   identificarán   y   listarán   las   principales   actividades   incluidas   en   el   proceso   a  
describir,  así  cómo  su  orden  cronológico.  
3. Se  identificarán  y  listarán  los  puntos  de  decisión.  
4. Se  construirá  el  diagrama  siguiendo  la  secuencia  cronológica.  
5. Se   asignará   un   título   al   diagrama   y   se   verificará   que   esté   completo  
comprobando  si  describe  el  proceso  a  seguir  en  su  totalidad.  
 
Los  diagramas  de  flujo  son  muy  útiles  porque  favorecen  la  compresión  del  proceso  al  
mostrarlo  como  un  dibujo.  También  permiten  identificar  las  fases  críticas  del  proceso,  los  
pasos  redundantes  y  posibles  mejoras  a  introducir.  Un  ejemplo  de  diagramas  de  flujo  sería  
el  visto  en  el  tema  tres  en  el  que  se  explica  la  fase  de  procesamiento  de  trabajo  propuesta  
por  GTD.  
 
Diagramas  de  distribución  del  trabajo  
 
Son  la  representación  gráfica  de  los  pasos  que  se  siguen  a  la  hora  de  realizar  un  trabajo.  
La   función   de   este   tipo   de   diagramas   es   la   simplificación   del   trabajo,   es   decir,   la   reducción  

Curso  de  Organización  y  Gestión  Eficaz  del  Tiempo      11  

    
 
del   esfuerzo   o   tiempo   requerido   para   realizar   una   tarea   que   hay   que   realizar   de   forma  
permanente.  Este  tipo  de  diagramas  nos  ayudarán  a  optimizar  y  aprovechar  los  recursos  
disponibles.  
 
 
3.3.  Materiales  
 
El   procesamiento   de   la   información   recopilada   se   verá   facilitado   por   material   de  
escritorio  como  puede  ser:  
 
• Tijeras.   Para   recortar   información   útil   sin  
tener   que   guardar   todo   el   contenido,   ahorrando  
así  espacio.  
• Pegamento.   Para   pegar   recortes   de  
información  relacionados  en  la  misma  hoja.  
• Celo.   Para   pegar   notas   relacionadas   en   la  
misma  hoja.  
• Clips.  Para  unir  información  relacionada.  
• Grapadora.   Para   unir   documentos  
seriados   impidiendo   la   pérdida   de   hojas  
intermedias.   Si   la   usamos   necesitaremos   también   un   quita   grapas   para   corregir  
errores.  
• Subrayadores.   Para   recalcar   la   información   destacada   de   los   documentos   y   facilitar  
su  posterior  organización.  
• Chinchetas.  Si  disponemos  de  un  corcho  colgado  en  la  pared  las  necesitaremos  para  
colgar  la  información  relevante  que  necesitamos  tener  siempre  a  la  vista.  
 
 
   

Curso  de  Organización  y  Gestión  Eficaz  del  Tiempo      12  

    
 

4.  Fase  de  organización  

 
Durante  la  fase  de  organización  tenemos  que  ser  capaces  de  distribuir  lo  procesado  en  
un  sistema  de  almacenaje  de  la  información,  sin  olvidarnos  de  dónde  está  y  de  que  habrá  
que   hacer   algo   con   ese   asunto.   Para   ello   nos   servirán   las   técnicas   de   archivo   y  
documentación  y  los  archivos  de  seguimiento.  
 
 
4.1.  Técnicas  de  archivo  y  documentación  
 
Las  técnicas  de  archivo  son  aquellas  que  nos  sirven  para  ordenar,  clasificar  y  conservar  
adecuadamente   los   documentos   para   protegerlos   de   pérdidas   y   deterioros   y   a   su   vez  
localizarlos  fácilmente  cuando  sea  necesario.  
Tenemos  que  seguir  unas  reglas  fijas  para  archivar  la  documentación.  Esto  evitará  que  
nos   olvidemos   de   dónde   introducimos   una   documentación   antigua   que   necesitemos   de  
nuevo.    
Para   ello   lo   que   haremos   será   definir   los   tipos   de   archivo   existentes,   los   sistemas   de  
archivo  y  los  mecanismos  de  transferencia  y  eliminación  de  archivos.  Una  vez  clarificados  
podremos  procesar  la  documentación  correctamente.  
 
Tipos  de  archivo  
 
Según   la   vigencia   y   la   frecuencia   de   consulta   de   la   información   a   clasificar   la  
introduciremos  dentro  un  tipo  de  archivo  u  otro.  
• Archivo   activo.   En   él   introduciremos   la   documentación   del   año   en   curso,   la  
documentación   de   años   anteriores   pero   que   siga   vigente   y   sea   de   consulta  
frecuente  y  los  documentos  pendientes  de  respuesta  o  resolución.  
• Archivo  semi-­‐activo.  En  él  introduciremos  los  documentos  que  ya  no  estén  vigentes  
dentro   del   año   en   curso   y   cuya   consulta   no   sea   frecuente.   Se   guardarán   por   si   es  
necesario  comprobar  acciones  realizadas.  
• Archivo   inactivo.   En   él   introduciremos   la   documentación   que   necesitemos   de  
soporte  para  nuestros  documentos  activos.  Son  documentos  sin  vigencia  pero  con  
valor   documental   por   lo   que   serán   consultados   eventualmente.   Cuándo   dejen   de  
necesitarse  serán  destruidos.  
 
Sistemas  de  archivo  
 
Hemos  de  clasificar  la  información  de  acuerdo  a  uno  de  estos  sistemas.  
• Sistema   alfabético.     Se   trata   de   introducir   la   información   en   un   sistema   asociado  
por  letras  desde  la  A  hasta  la  Z.  Por  ejemplo,  los  títulos  los  introduciremos  en  la  T,  
los   certificados   en   la   C   y   los   diplomas   en   la   D.   Es   el   sistema   de   clasificación   más  
sencillo  a  la  hora  de  buscar  la  información.  
• Sistema  por  asunto.  Asociaremos  la  información  a  un  tema  determinado  o  asunto.  
Por  ejemplo,  en  el  caso  de  diplomas,  certificados  y  títulos,  podríamos  unirlos  todos  
dentro   del   asunto:   documentación   académica   oficial.   Al   organizar   la   información  
por   asunto   es   probable   que   nos   cueste   más   encontrar   la   documentación  
almacenada   ya   que   puede   haber   documentación   que   pertenezca   a   varios   asuntos   y  
sea  más  difícil  encontrarla.  Al  clasificarla  nos  ocurrirá  lo  mismo.  Si  pensamos  que  
esa  documentación  puede  servir  para  varios  temas  perderemos  un  valioso  tiempo  
pensando   en   que   asunto   es   más   adecuado   almacenarla.   Si   clasificamos   por   orden  
alfabético  no  nos  encontraremos  este  problema.    

Curso  de  Organización  y  Gestión  Eficaz  del  Tiempo      13  

    
 
• Sistema   por   área   geográfica.   Consiste   en   asociar   la   información   a   una   zona  
geográfica   concreta.   Pueden   ser   países,   provincias,   ciudades,   etc.   Usar   este   sistema  
dependerá  de  si  manejamos  información  de  más  de  un  sitio  distinto.  
• Sistema   numérico.  Asociaremos  la  información  a  números.  Este  sistema  nos  puede  
resultar   útil   si   la   información   a   clasificar   viene   registrada   por   defecto   por   un  
número,   tal   y   cómo   pueden   ser   por   ejemplo   las   facturas:   factura   número   54,  
número  55,  etc.  
• Sistema   mixto.   Será   el   formado   por   una   combinación   alfabético   numérica   o   por  
grupos   de   contenido,   es   decir,   por   la   mezcla   de   los   distintos   sistemas   de  
clasificación.   Por   ejemplo,   podemos   ordenar   las   facturas   numéricamente   y   además  
separarlas  según  el  área  geográfica  de  la  que  procedan.    
 
 
Transferencia  y  eliminación  de  archivos  
 
Todo   documento   tiene   un   ciclo   de   vida.   Su   final   será,   o   bien   ser   destruido,   o   bien   ser  
transferido  a  un  sistema  de  almacenaje  si  dicho  documento  todavía  puede  ser  útil  o  debe  
ser   conservado.   El   tiempo   que   conservaremos   esta   documentación   en   el   sistema   de  
almacenaje  vendrá  dado  por  si  existen  leyes  al  respecto  que  lo  regulen,  por  la  naturaleza  y  
el  tipo  de  documentación  y  por  la  información  que  se  obtenga  de  ella.  
 
La   transferencia   de   los   documentos   la   haremos   a   alguno   de   los   sistemas   siguientes  
según  el  valor  de  la  información  que  posean:  
• Documentos  vitales.  Son  documentos  legales  tales  como  escrituras  de  propiedad  y  
contratos.    
• Documentos  importantes.  Pueden  ser  facturas,  registros  de  operaciones  bancarias,  
etc.  
• Documentos   útiles.   Entre   ellos   podemos   considerar   a   los   recibos   y   otra  
documentación  con  validez  temporal  tras  la  cuál  puede  destruirse.  
• Documentos  no  esenciales.   Se   trata   de   información   sin   ninguna   validez   que   puede  
ser   útil   un   tiempo.   Pueden   ser   anuncios,   fichas,   revistas,   etc.   Transcurrido   ese  
tiempo  pueden  destruirse.  
 
Es  necesario  revisar  habitualmente  la  información  archivada  para:  
• Establecer  su  destino.  
• Tener  un  control  sobre  la  información  en  nuestro  poder.  
• Reducir  el  espacio  que  ocupa.    
• Dejar  la  documentación  importante  más  accesible.  
 
Procedimiento  para  archivar  
 
Cuando   tengamos   una   documentación   ya   procesada   en   nuestro   poder   y   queramos  
archivarla  realizaremos  el  siguiente  proceso:  
• Primero.   Inspeccionaremos   de   nuevo   la   documentación   para   asegurarnos   de   que  
no   puede   destruirse   y   de   si   tiene   alguna   indicación   más   o   puede   ir   directamente   al  
archivo.   Comprobaremos   si   se   trata   de   un   archivo   activo,   semi-­‐activo,   inactivo   o  
puede  ir  directamente  al  sistema  de  almacenaje.    
• Segundo.   Si   debe   almacenarse   decidiremos   su   importancia.   Si   se   trata   de   un  
archivo  vital,  importante,  útil  o  no  esencial.  
• Tercero.  Pondremos  un  titulo  a  dicha  información,  y  será  bajo  ese  título  bajo  el  que  
será  archivada  dentro  del  sistema  que  tengamos:  por  asunto,  alfabético,  numérico  
o  geográfico.  
• Cuarto.  Le  pondremos  al  documento  una  marca  o  código  con  el  nombre  escogido.  

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• Quinto.  Archivaremos  la  documentación  en  el  tipo  de  archivo  escogido.  
 
Para   que   un   sistema   de   archivo   sea   eficaz   ha   de   cumplir   los   siguientes   requisitos.   Ha   de  
ser:  
• Fácil  de  usar.  De  esta  forma  cualquiera  podrá  buscar  en  él.  Al  seguir  unas  normas  
básicas   el   archivo   es   intuito   y   se   encontrará   fácilmente   cualquier   información  
archivada.  
• Rápido.  Hay  que  encontrar  rápidamente  la  información  que  se  busca.  
• Flexible.   Si   los   asuntos   o   el   volumen   de   información   varia,   ha   de   poder   adecuarse   a  
las  nuevas  circunstancias.  
• Seguro.  Los  documentos  no  deben  deteriorarse  una  vez  almacenados.  
• Rentable.  El  archivo  ha  de  ser  los  más  eficaz  posible  a  un  coste  mínimo.  
 
 
4.2.  Archivo  de  seguimiento  
 
La   misión   del   archivo   de   seguimiento   es   actuar   como   recordatorio   de   nuestras  
acciones.    
 
Para  ello  necesitaremos  43  separadores:  
• 12  separadores  para  los  meses,  así  que  rotularemos  cada  separador  con  uno  de  los  
doce  meses  del  año:  Enero,  Febrero,  Marzo,  Abril,  Mayo..  hasta  Diciembre.  
• 31  separadores  para  los  días,  así  que  numeraremos  cada  carpeta  individual  del    día  
1  hasta  el  día  31.  
 
Pondremos   delante   los   separadores   de   los   días   empezando   por   el   del   día   siguiente   al  
que   nos   encontremos.   Detrás   de   ellos   pondremos   el   separador   correspondiente   al   mes  
siguiente   del   que   nos   encontremos.   Detrás   del   mismo   podremos   los   separadores   de   los  
días  de  ese  mismo  mes  que  ya  hayan  transcurrido.  Por  último  pondremos  el  resto  de  los  
separadores  que  representan  los  meses  del  año  restantes.  
 
Para   verlo   más   claro   pongamos   un   ejemplo.   Si   hoy   es   7   de   Marzo   mi   archivo   de  
seguimiento  estará  distribuido  de  la  siguiente  forma:  
1. Delante  del  todo  se  encontrarán  los  separadores  del  día  8  al  31.  
2. Seguido  a  estos  separadores  se  encontrará  el  separador  del  mes  de  Abril.  
3. Tras  este  separador  se  encontrarán  los  separadores  de  los  días  1  al  7.  
4. Por  último  tendremos  los  separadores  de  los  meses  de  Mayo  a  Marzo.  
 
En  el  siguiente  esquema  se  puede  ver  como  quedaría  nuestro  archivo:  
 

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Este  tipo  de  archivo  funcionaría  de  la  siguiente  forma.  Cada  día  se  vacía  el  contenido  del  
separador  del  día  siguiente  en  nuestra  bandeja  de  entrada  y  el  separador  vacío  se  coloca  al  
final   de   los   separadores   diarios.   Si   retomamos   el   ejemplo,   al   ser   hoy   8   de   Marzo,   el  
separador   del   día   7   lo   vacié   ayer   en   mi   bandeja   de   entrada   y   coloqué   dicho   separador  
detrás  del  día  6.  Así  lo  haremos  sucesivamente,  conforme  los  días  avancen,  hasta  llegar  al  
separador  del  mes  siguiente,  Abril  en  este  caso.  Al  llegar  a  este  mes  tendremos  detrás  del  
mismo   las   carpetas   de   los   días   del   1   al   31   vacías,   así   que   vaciaremos   todo   el   contenido   del  
separador   de   este   mes   en   nuestra   bandeja   de   entrada   y   dejaremos   el   separador   al   final   de  
los   separadores   mensuales.     De   esta   forma   tendremos   lo   que   se   denomina   un   archivo  
perpetuo,  ya  que  siempre  hay  separadores  para  los  siguientes  30  días  y  12  meses.  
Este   tipo   de   archivo   tiene   la   gran   ventaja   de   que   permite   almacenar   documentos   reales  
como  pueden  ser  billetes  de  avión  para  un  viaje  futuro,  informes,  formularios,  etc.  
 
 
4.3.  Materiales  
 
Para   la   organización   de   la   información   recopilada   y   procesada   necesitaremos  
básicamente  archivadores.    
 
 
 Casilleros   o   nido   de   Se  trata  de  un  mueble  de  madera  dividido  en  pequeños  
paloma   casilleros.  Puede  colocarse  anclado  a  la  pared  o  sobre  una  
  superficie.  Es  útil  para  clasificar  la  correspondencia.  
   
 
 
 

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Archivador   de   gancho   o    
espigón   Los  papeles  se  insertan  en  un  clavo  o  gancho  a  medida  
  que  se  reciben.  Este  sistema  debe  usarse  sólo  con  notas  de  
  tamaño  pequeño  y  que  además  no  tengan  carácter  oficial  
  o   deban   presentarse   luego   ya   que   las   hojas   quedan  
  dañadas  por  el  clavo  y  están  expuestas  al  ambiente.  Es  el  
  sistema   más   primitivo   de   organización.   Tiene   también   el  
  inconveniente   de   que   para   recuperar   una   nota   intermedia  
  hay   que   sacar   todas   las   notas   posteriores   del   gancho.   Lo  
podemos   usar   por   ejemplo   para   archivar   las   llamadas  
telefónicas  a  realizar.  
 
Tabla  de  Shannon   Consiste  en  una  tabla  de  madera  con  ganchos  a  presión  
  para   sostener   los   documentos.   Se   puede   colgar   en   la  
  pared.   La   utilizaremos   en   los   casos   en   los   que   tengamos  
  que   organizar   la   documentación   por   orden   de   entrada   o  
  llegada.  
   
 
 
Carpeta  de  fuelle   Es   una   carpeta   de   cartón   sólido   con   subdivisiones   en  
  su  interior  marcadas  por  las  letras  del  alfabeto.  Es  útil  por  
  ejemplo,   para   organizar   los   títulos   académicos   o  
  documentación  de  índole  personal.  
   
 
Archivo  de  caja   Consiste  en  una  caja  de  tamaño  pequeño  que  puede  ser  
  de   madera,   plástico   o   metal   y   dentro   de   la   cuál   hay   un  
  mecanismo   de   guías   en   la   que   se   colocan   separadores    
  ordenados   alfabéticamente.   Se   puede   emplear   como  
  tarjetero,  como  recetario,  etc.  
 
 
Archivador  horizontal       Se   trata   de   organizar   la   información   dentro   de   un  
  mueble   que   posee   varias   gavetas.   Los   documentos   se  
  acumulan  dentro  de  las  gavetas  unos  encima  de  otros.  Un  
  escritorio   con   sus   cajones   se   puede   considerar   de   este  
  tipo.   Tiene   la   desventaja   de   que   los   documentos  
acumulados  al  fondo  del  cajón  son  de  difícil  accesibilidad.  
 
Archivador  vertical     Se   organiza   la   información   también   dentro   de   un  
  mueble   con   varias   gavetas   pero   los   documentos   se  
  acumulan   de   forma   vertical   en   carpetas   colgantes   unos  
  detrás  de  otros  dentro  de  las  gavetas.  Esta  forma  se  puso  
  de  moda  en  todas  las  oficinas  porque  en  principio  supone  
ahorro  de  espacio  y  mayor  accesibilidad  al  documento.  Sin  
embargo,   al   llevarla   a   la   práctica,   dichas   carpetas  
colgantes   son   muy   incómodas   porque   se   sueltan  
fácilmente   de   su   sistema   de   engranaje,   no   admiten   gran  
cantidad  de  documentación  en  su  interior  porque  son  más  
sensibles   al   peso   de   la   documentación   y   es   fácil   la   pérdida  
de  documentos  que  sean  de  un  tamaño  menor  de  un  folio.  
 

Curso  de  Organización  y  Gestión  Eficaz  del  Tiempo      17  

    
 
Archivador  lateral   Los   documentos   se   archivan   apoyados   unos   sobre  
  otros   por   una   de   sus   caras   laterales   dentro   de   una  
  estantería.   Los   documentos   se   introducen   dentro   de  
  subcarpetas  o  carpetas  con  anillas  para  adquirir  rigidez  y  
  poder   disponerlos   de   esta   forma.   Es   la   forma   típica   de  
  organizar  libros.  
   
 
 
 
 
Otros  materiales  
 
Además  de  los  archivadores  necesitaremos:  
• Carpetas.  Las  carpetas  se  usarán  tanto  para  almacenar  los  documentos  dentro  de  los  
archivadores   como   para   transportar   la   información.   Pueden   ser   de   distintos  
materiales:   manila,   cartón   prensado,   fibras   o   de   luxe.   También   pueden   tener  
pestañas   para   anotar   el   código   o   marca   que   identifica   a   la   información   que   contiene.  
Tendremos:  
o Carpetas   individuales:   son   las   que   se   asignan   a   documentos   de   consulta  
frecuente   o   a   personas   con   las   que   se   tiene   una   comunicación   habitual.   Se  
recomienda  organizarlas  alfabéticamente.  La  documentación  en  su  interior  hay  
que   colocarla   cronológicamente   de   forma   que   la   más   reciente   sea   la   que  
aparezca   nada   más   abrir   la   carpeta.   Cono   norma,   sólo   abriremos   carpetas  
individuales  para  un  tema  cuándo  éste  tenga  al  menos  cinco  documentos.  
o Carpetas  misceláneas:  en  ellas  colocamos  información  variada  de  consulta  poco  
frecuente.   Podremos   unir   información   de   distintas   personas   o   de   distintos  
temas.  Si  llegado  el  momento  aumenta  la  frecuencia  de  consulta  de  uno  de  los  
asuntos  que  contiene,  pasaremos  éste  a  una  carpeta  individual.    
• Etiquetas   autoadhesivas.   Lasa   usaremos   para   pegarlas   a   las   carpetas   y   anotar   el  
código  ahí  para  identificarlas.    
• Rotuladores   permanentes.   También   servirán   para   identificar   la   información   que  
contienen  las  carpetas  o  archivadores,  pero  en  el  caso  de  las  carpetas,  al  rotularlas  
impediremos  su  reutilización.  
• Fundas   de   plástico.   Servirán   para   proteger   los   documentos   dentro   de   las   carpetas  
tanto  si  usamos  carpetas  de  anillas  como  si  no.  
• Guías.   Son   tarjetas   indicadoras   hechas   de   cartón   resistente   y   provistas   de   una  
pestaña   en   la   parte   superior   para   indicar   el   título,   nombre   o   asunto   de   la  
documentación.   Se   usan   para   dividir   las   gavetas   en   secciones   facilitando   la  
localización   de   los   documentos.   Han   de   ser   más   grandes   que   el   papel   que   se   va   a  
introducir  entre  ellas.  
 
 
   

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5.  Conclusiones  
 
Son   necesarias   herramientas   para   facilitar   la   realización   de   tareas   propuesta   en   el  
método   GTD,   y   aunque   nos   encontramos   en   la   era   digital   existen   muchas   herramientas  
tradicionales  que  nos  pueden  ser  de  utilidad  y  que  de  hecho,  seguro  que  hemos  usado  ya  o  
usamos  actualmente,  como  pueden  ser  cuadernos,  carpetas  y  archivadores.  
Además   de   dichas   herramientas   existen   técnicas   que   podemos   aplicar   para   poder  
recopilar,  procesar  y  organizar  la  información  de  forma  más  eficaz,  como  son  las  técnicas  
de   recolección   de   datos,   las   técnicas   de   clasificación   de   la   información   y   las   técnicas   de  
archivo  y  documentación.  
En   el   próximo   tema   veremos   como   contrapunto   las   herramientas   digitales   que  
podremos  usar  para  implementar  el  método  GTD.  
 

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