MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTROL DE SUBCONTRATISTAS
CODIGO: P – GCA – 422 – 0300 – 00. PAG 1 DE 3
ELABORÓ: CCA Y ADM REVISÓ: CCA APROBÓ: DO FECHA: ABRIL 15 DE 2008

1. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos para el control de los trámites de contratación,

facturación, liquidación y manejo del personal de los subcontratistas.

2. ALCANCE:

Aplican para el control y seguimiento de subcontratos y ofertas mercantiles, para

celebrar acuerdos con terceros por trabajos de mano de obra, alquiler de equipo
y maquinaria, arrendamientos y suministro.

3. PROCEDIMIENTO:

3.1 Flujograma de elaboración y celebración de subcontratos:

INICIO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Se aprueba la
Se aprueba la oferta o subcontrato de acuerdo al
oferta mercantil ó Procedimiento de Compras P-AYC-422- 0200. Se
cotización realiza la solicitud para elaboración del SOLICITUD DE
subcontrato. REPRESENTANTE ELABORACIÓN DE
1
LEGAL CONTRATO R-AYC-
A través de la oficina de Calidad y Costos se 422-0301
Elaboración del envía la solicitud para la que se elabore el
Contrato 1 contrato en la oficina administrativa del Consorcio.

2 En la oficina administrativa del Consorcio se

2 elabora el contrato y se envía el documento al ADMINISTRADOR CONTRATOS
Director Administrativo.

NoEl ACTIVIDAD
Director Administrativo revisa el Contrato y de
RESPONSABLE REGISTRO
Se autoriza ser procedente, lo firma como testigo y lo remite al
Revisión
el Representante legal del Consorcio para la
Dirección
Inicio del Se revisan
aprobación todos
y firma dellos documentos y en caso de
contrato.
Administrati
contrato 3
estar todos los soportes y tramites conformes, DIRECTOR
CONTRATOS
En se casoprocede
de presentarse
a diligenciaralguna
la autorización
novedad para que ADMINISTRATIVO
va impida,
que elsegún
subcontratista,
el concepto
esta autorización
del Directordebe
COORDINADOR DE
AUTORIZACIÓN
CALIDAD Y
6 Administrativo,
estar firmadalapor celebración
el Coordinadordel de contrato,
Calidad el y INICIO DE TRABAJO
SUPERVISOR
documento
el Residente es SISO.devuelto Estapara
autorización
realizar se lasle R-AYC-422-0302
Inicio de labores GENERAL DE OBRA
modificaciones
entrega al contratista
del caso. para que se la entregue
contratadas al Supervisor de Obra y así, se pueda iniciar
Finalmente
la ejecuciónel del representante legal revisa el
objeto contratado.
Revisión contrato y de ser procedente lo firma. El
Representante Se iniciaselamantiene
documento ejecuciónendel la objeto
oficina del contrato.y
de calidad
Se para
costos envíalaelfirma
original del contrato y las pólizas a
del subcontratista
Legal la oficina administrativa para control y archivo, REPRESENTANTE
4 7 N.A. N.A
CONTRATOS
Si durante
se archivala revisión
una copiaseenllega presentar
la oficina algunay
de Calidad LEGAL
inconformidad, el contrato es remitido nuevamente
Costos del Consorcio.
Chequeo al Director Administrativo y este a su vez de llegar
a ser necesario lo envía a la oficina administrativa
primer pago paraAdicional al procedimiento
las correcciones pertinentes.de Compras, el
primer pago a subcontratistas debe ser
Juntorevisado para severificar
con el contrato firman losqueanexos toda
2,3y 4,la
¿Aplica documentación
relacionados con laesté al día, para
Gestión los siguiente
Ambiental y de
solicitud de pagos Industrial
Seguridad se debey Salud chequear a parte de las
Ocupacional.
pólizas?
Aprobación
Unacantidades
vez firmadofacturadas,
el contrato el y suspago de se
anexos, la
seguridad
solicita social ellas
al contratista cualpólizas
debe estar
que al día enen
aplican el
factura momento
cada caso. de la radicación de la factura.
Si elEncontrato
caso deno presentarse alguna inconformidad
requiere pólizas, se pasa a la COORDINADOR DE CONTRATOS y
5 el pago
actividad No será
6. retenido hasta que se complete RESIDENTE
CALIDADSISO, POLIZAS
la documentación
En caso de que se requieran pendiente.
pólizas,En caso de
el contratista AUTORIZACIÓN
Entrega de pólizas 2 SUPERVISOR
debe presentarse
sacarlas alguna novedad
y entregarlas en relación
a la oficina a las
de Gestión PAGOS
8 GENERAL DE OBRA
Y OTROS. cantidades
de Calidad facturadas,
y Costos. En caso se quecontinuará
se realicen el Y DIRECTOR DE
SUBCONTRATISTAS
proceso mediante
concesiones, estas deben el procedimiento Comprasy
estar autorizadas R-AYC-422-0303
OBRA
FIN P-AYC-422- 0200.
firmadas por el DIRECTOR ADMINISTRATIVO,
En caso
en este últimoquecaso,sea el último pago,
el procedimiento se debe
continua en
1 adjuntarNo
la actividad Acta6. de entrega del equipo (si aplica),
y Acta de aceptación de los trabajos firmada
por el Ingeniero Residente del frente donde se
realizaron los trabajos, en caso de ser una
actividad de otra dependencia, la aceptación
debe estar firmada por el responsable del
proceso encargado de supervisar los trabajos
del contratista.
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3.2 Condiciones Generales:

 Junto con el Registro de SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE

CONTRATOS, se debe adjuntar los siguientes documentos:
- Cotización aprobada; todos los casos.
- R.U.T; todos los casos.
- Certificado de existencia de Cámara y Comercio; si aplica.
- Inventario de Equipo y herramienta; si aplica.
- Acta de aceptación de la maquinaria, si aplica.

 El personal a cargo de subcontratistas no puede iniciar a trabajar hasta

que no haya recibido inducción en el área Ambiental, SISO y Calidad. Así
mismo, en el momento de realizar la inducción debe estar presente el
INICIO

responsable o representante de la razón social el cual se comprometa

Envío semanal listado
junto con el personal
de subcontratos ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
a acatar las normas y
lineamientos de la Semanalmente la oficina administrativa envía base
Gestión Integral del de datos actualizada de subcontratos a la oficina de ADMINISTRADOR
BASE DE DATOS
R-AYC-422-0304
Gestión de Calidad y Costos.
Consorcio, y a
diligenciar y firmar los Se
Se presenta
revisa en campamento la vigencia y estado de
los contratos. Se pueden presentar tres situaciones
anexos 2, 3 y 4 FIN
alguna de los en cada contrato;

novedad?
contratos en los casos 1. El plazo del contrato se ha vencido y se ha
concluido el objeto del contrato, en este caso
en que aplique. debe notificar a la oficina administrativa para
que se elabore el acta de finalización del
contrato. (ver Observaciones en Base de
Datos) AUXILIAR SOLICITUD DE
3.3 Flujograma
Notificación de control y 2. El plazo del contrato se ha vencido pero se ADMINISTRATIVO,
COORDINADOR DE
ELABORACIÓN DE
CONTRATO R-AYC-
novedad a la requiere continuar con las labores
seguimiento
oficina dede subcontratos: contratadas; en este caso se debe notificar a CALIDAD 422-0301
la oficina, previo visto bueno de DIRECTOR
administrativa DE OBRA, para que se elabore el
correspondiente OTRO SI, en caso de que
aplique. (ver Observaciones en Base de
Datos)
Elaboración acta
de anulación, 3. El contrato tiene que ser anulado según
terminación, ó indicaciones de DIRECTOR DE OBRA, (ver
Observaciones en Base de Datos)
redacción del
OTRO SI
AUXILIAR
Se envía nuevamente la Base de Datos a la oficina
ADMINISTRATIVO, OTRO SI, ACTA DE
administrativa para notificar todas las novedades,
COORDINADOR DE FINALIZACIÓN,
Envío del en caso de que se requiera, se redactan OTRO SI,
CALIDAD Y ACTAS DE
documento al ACTAS DE ANULACIÓN O FINALIZACIÓN.
ADMINISTRADOR.
Campamento OFI
CALIDAD Y
COSTOS. Se elaboran, se registran en base de datos y OTRO SI, ACTA DE
envían los nuevos documentos. A la oficina de ADMINISTRADOR FINALIZACIÓN,
Calidad de costos para las firmas y demás tramites. ACTAS DE
Archivo
Una vez firmados los documentos se envía original
a la oficina administrativa y se archiva copia en la
oficina de Calidad y Costos.

FIN AUXILIAR
OTRO SI, ACTA DE
ADMINISTRATIVO Y
COPIA CONTROLADA COORDINADOR DE
FINALIZACIÓN,
ACTAS DE
CALIDAD
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