Macroproceso Gestión Jurídica y Contractual

ENTIDAD Código CON-PR----

DEPENDENCIA
ESTATAL Proceso Contractual

Procedimiento Aprobación de Garantías Versión 1.0

1. OBJETIVO: Describir el procedimiento para la revisión de las pólizas de seguros y documentos solicitados en aquellas cláusulas contractuales que
las exijan para verificar el cumplimiento de las obligaciones de los contratistas y demás riesgos que sean susceptibles de ser amparados con este
mecanismo. El propósito de este procedimiento es verificar que el contrato este solicitando las mismas garantías que se solicitaron en los estudios
previos y en pliegos de condiciones definitivos de los procesos. Igualmente se aplica a los contratos suscritos bajo la modalidad de contratación
directa y los convenios interadministrativos donde se justifique la exigencia de garantías.
2. ALCANCE: El presente documento está diseñado para la utilización por parte de los colaboradores involucrados en el proceso de contratación
desde la verificación de los estudios, los pliegos de condiciones y el contrato, hasta la firma del acta de aprobación de garantías. El procedimiento
va desde la suscripción del contrato hasta su liquidación.
3. DEFINICIÓN(ES):
CLAUSULA DE GARANTÍA: es aquella mediante la cual se pretende dotar de una mayor seguridad de cumplimiento de una obligación de carácter
contractual. Son responsable del otorgamiento y cumplimiento de la garantía el contratista.
PÓLIZAS: El Contrato se obliga, mediante el cobro de una prima, a indemnizar el daño producido a otra persona. La póliza de seguro fija los
términos por los cuales el asegurador se obliga a resarcir un daño o a pagar una suma al verificarse una eventualidad prevista en el contrato. El
contratante del seguro, por su parte se obliga a pagar una prima a cambio de la cobertura. El riesgo asegurable es un evento futuro, posible e
incierto que puede general un daño patrimonial al asegurado, mientras que la prima es el costo de la póliza. La obligación del asegurador a
indemnizar, por último, depende de la concreción de riesgos asegurado.

Para proceder a realizar la revisión del cumplimiento de requisitos de los contratos es necesario que estos se encuentren firmados y legalizados,
toda garantía debe ser allegada en original a la Entidad y contener el valor de la cobertura, el tiempo y servicio que cubre y ser expedida por una
compañía de seguros que se encuentre debidamente constituida y autorizada para actuar en Colombia. El tiempo de duración así como el valor de
la póliza debe ser el establecido en la cláusula de garantías. Una vez allegada a la oficina de contratos esta son revisadas por el profesional
encargado del proceso y aprobadas por el Secretario (a) General. El acta de aprobación es archivada en la carpeta del contrato.
4. PROCEDIMIENTO:
PUNTO RESPONSABL ÁREA
# DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA) TIEMPO REGISTRO OBSERVACIONES
CONTROL E INVOLUCRADA

INICIO

Verificar los estudios previos, los pliegos En esta etapa se verifica que el contrato
Secretaría
de condiciones y el contrato. Profesionales exija las mismas garantías que se
1 Un día General
Contratación. incluyeron en los estudios previos y en
(Contratación)
los pliegos de condiciones definitivos.
A

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PUNTO RESPONSABL ÁREA

# DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA) TIEMPO REGISTRO OBSERVACIONES
CONTROL E INVOLUCRADA

A Todas las garantías deberán ser

Durante los 5
radicadas en la correspondencia de la
días hábiles
Secretaría Entidad. Una vez el contrato, adición o
siguientes a la Profesionales
2 Recepcionar la garantía. General CON-FM-000 prorroga se encuentre firmado y
suscripción Contratación.
(Contratación) legalizado, se procederá a revisar las
del presente
clausulas de Garantías y obligaciones
contrato
del contratista

Para hacer la revisión de las garantías

se tienen en cuenta los siguientes
parámetros:
Durante los 5 1- La Fecha de expedición
Revisar los parámetros definidos días hábiles 2- La vigencia de los amparos
en la garantía. siguiente a la 3- El objeto del contrato
suscripción 4- La suma asegurada
Secretaría
del presente Profesionales 5- Que esté debidamente firmada por
3 General CON-FM-000
contrato/ Contratación. el contratista
(Contratación)
simultánea- 6- Que la póliza se encuentre en
mente con la original
actividad 7- Que los datos de la Dependencia
anterior. estén correctos.
8- En caso de consorcios y uniones
B temporales que esté otorgada por
cada uno de los integrantes.

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PUNTO RESPONSABL ÁREA

# DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA) TIEMPO REGISTRO OBSERVACIONES
CONTROL E INVOLUCRADA

Cuando las garantías no son conformes

con los estudios previos, pliegos
Profesionales
NO definitivos y el contrato, el servidor
Un día para Contratación
Secretaría público realizará el requerimiento de
¿Las garantías hacer el y supervisor CON-FM-000
están conformes General ajuste de las garantías al contratista.
requerimiento cuando se Formato acta
4 con lo requerido (Contratación)/ Cuando el contrato se encuentre en
2 luego de trata de de aprobación
en los estudios Dependencia ejecución el supervisor será el
previos, pliegos revisaras las adiciones, de póliza.
ejecutora responsable de informar el no
definitivos y el garantías. prórrogas y
contrato? cumplimiento de las obligaciones, con el
liquidaciones.
fin de que se tomen las medidas
SI necesarias.

Durante los 5
Una vez se verifica que la garantía
días hábiles CON-FM-000
Aprobar las garantías del siguientes a la Profesionales
Secretaría
Formato acta
cumple los requerimientos, se realiza el
5 contrato. General Acta de Aprobación de Garantías en el
suscripción Contratación. de aprobación
(Contratación) formato vigente.
del presente de póliza.
contrato

Firma del acta de aprobación de CON-FM-042

El acta de aprobación es suscrita por el
Secretario (a) Secretaría Formato acta
6 garantías Dos días Secretario General.
General General de aprobación
de póliza.

7 FIN DEL PROCEDIMIENTO

REVISIÓN Y APROBACIÓN:

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Elaborado y/o Actualizado por LÍDER: FECHA Revisado por RESPONSABLE del Proceso: Aprobado:

ABC
Firma:
Profesional Especializado o Líder del Proceso de Contratos-
Mes--- de
201--
Acompañamiento OAP
XYZ MNO JPQ
Ingeniero Industrial - Contratista OAP Secretario General Representante de la Alta Dirección

CONTROL DE CAMBIOS:

REVISIÓN APROBADO
DESCRIPCIÓN FECHA
No. Representante de la Alta Dirección
1 Creación Mes 201-- Jefe Oficina Asesora de Planeación

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