ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Nelson Enrique Medina Pardo

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN ELENTORNO LABORAL

 INTRODUCCIÓN

Este se dirige a la importancia de los archivos en donde se debe utilizar

terminología archivística, sobre las importancias de los archivos teniendo como
base su origen, evolución, cualidades, clasificación, categorización y aplicación en
el medio actual.

ARGUMENTACION
El archivo es fundamental desde el origen de la escritura, en resumen, desde el
inicio de los seres humanos, el significado de esta palabra nos demuestra una
gran importancia, la palabra archivo proviene del latín (archivum), demuestra las
importancias ante la evolución cultural, socio política, y científica de la humanidad,
los archivos representan la conservación de documentación y así mismo permiten
la consulta de la información. el presente ensayo busca analizar el uso de la
terminología archivística, propuesta por el Archivo General de la Nación

Los archivos existen desde los primeros imperios romanos y la archivística como
disciplina si bien es antigua, es reciente en su teoría, tratada desde finales del
siglo XIX. en Colombia la necesidad de normalización, se aborda la evolución y los
cambios terminológicos que ha sufrido la archivística a lo largo del tiempo,
cambios como la supresión de términos, adición de unos cuantos, adopción de
anglicismos, pero todo esto ligado al uso que le dan los archivistas a dichos
términos, y la necesidad de ampliar terminológicamente el alcance de la
archivística como disciplina. Pero también se enfatiza en la necesidad de que los
términos aporten conceptualmente a la evolución y desarrollo de la profesión ya
que por medio de estos se muestran conceptos, situaciones, contextos y
problemas archivísticos; dejando claro que la estandarización de conceptos es
solo el primer paso para la normalización archivística.
La terminología es fundamental para diferenciar las profesiones y esto es
necesario para el reconocimiento social de una disciplina, los conceptos usados
pueden ser una limitante para el acceso y el conocimiento de la disciplina por más
personas, ya que esto le da unas características distintas de las demás. Por lo
tanto la normalización de la terminología archivística ayudará con un aporte para
el reconocimiento que necesita dicha profesión.

En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel

o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistemas operativos, los archivos
son parte esencial de los recursos de información, en su documentación se
evidencia, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y
actividades. Su importancia parte del valor que tiene para: la administración,
investigación, desarrollo económico y social, los archivos recopilan, conservan y
difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o
persona en función de las actividades que ésta realiza.

CUALIDADES:
Los archivos sirven para una toma decisiones, un respaldo legal, memoria
institucional, refleja resultados, y demuestra los procedimientos únicos en la
historia, cumple como objetivo reunir de manera ordenada y calificada los
documentos para el archivo, asegurar y mantener una perfecta conservación de la
documentación e información y permite una rápida e ágil localización de la misma.
en siguiente se expone unas de las cualidades principales de un archivo.

 Económicos: deben servir a las necesidades de las empresas o entidades.

 Simples: la identificación de la información debe ser lo más sencilla
posibles.
 Funcionales: permiten efectuar con rapidez la operación de archivar y
consultar.
 Exactos: Reducir al máximo la probabilidad de archivar documentos
duplicados.
 Técnicos: dejar el menor numero de casos dudosos al consultor de la
información.

CLASES DE ARCHIVO
 Archivo centralizado: Tiene una sola dependencia, la cual controla y
maneja toda la documentación de la empresa o entidad.
  Archivo descentralizado: cada una de las dependencias es responsable
de recibir despachar y archivar toda documentación.
 Archivo descentralizado con control descentralizado: Tiene varias
dependencias que hacen la misma labor, con la diferencia que la
responsabilidad cae al jefe de cada una de ellas.
 Archivo descentralizado con control centralizado: Funciona según las
necesidades de ciertas dependencias sin embargo depende y es controlado
por un archivo central.

SEGÚN SU USO:
 Archivo Activo: es aquel donde el documento es consultado con
frecuencia, ya se por valor administrativo, legal, operativo, entre otras…
 Archivo semiactivo: Realiza la conservación de los documentos que
fueron retirados del archivo activo finalizando cada año fiscal.
 Archivo inactivo: Conserva documentos de consulta de poca frecuencia
que tiene utilidad temporal de acuerdo con su valor.

SICLO VITAL:
 Archivo de Gestión: reposan documentos generados por procesos de
gestión administrativa. el tiempo de permanencia de la documentación en
éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas
indicadas en las tablas de retención documental.
 Archivo Central: administra, custodia y conserva los documentos en
cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que
son transferidos por las diferentes oficinas de una empresa.
 Archivo Histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación
del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del
correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente.

CONCLUSIONES:
 El archivo es la memoria de una empresa o entidad pública o privada.
 El archivo constituye un centro de consulta de la información disponible en
todo momento.
 El archivo satisface las necesidades de información eficaz a consultar.
 El archivo debe ser funcional y técnico, de fácil manejo y consulta.
 El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en el.
 CIBERGRAFIA

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