Diseño de Sistemas de Información: Módulo 3

Contenidos

Análisis de los sistemas contables

Un sistema contable consta del personal, los procedimientos, los mecanismos y los registros
utilizados por una organización para desarrollar la información contable para transmitir esta
información a quienes toman decisiones. El diseño y las capacidades de estos sistemas varían
muchísimo de una organización a otra. En los negocios muy pequeños, el sistema contable
puede constar de un poco as que una caja registradora, algo de efectivo o chequera y un
especialista para la liquidación de los impuestos (renta, IVA u otros).
En las empresas grandes, el sistema contable incluye computadores, personal altamente
capacitado e informes contables que afectan las operaciones diarias de cada departamento.
Pero en cada caso el sistema contable debe satisfacer las necesidades de la organización de
información contable en la forma más eficiente posible.
El análisis de un sistema contable, es verificar que la información procesada por el sistema se
está efectuando de acuerdo a los estándares establecidos por la empresa
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos
tanto como para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos
usuarios externos de la información.

Objetivos del análisis de sistemas contables

1. Asegurar la integridad de los datos
2. Adecuar al registro y procedimiento de las operaciones
3. Presentar la información financiera en forma confiable
4. Garantizar la oportunidad en la presentación de la información

Aspectos que incluyen los sistemas contables

El análisis de un sistema contable, es verificar que la información procesada por el sistema se
está efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. Adecuar el
registro y procesamiento de las operaciones. Garantizar la oportunidad en la presentación de la
información.
La profesión contable es una de las ramas del comportamiento humano, en la cual descansa el
control de gran parte de las actividades del hombre. A la contabilidad se le ha llamado el
lenguaje de los negocios. Efectivamente, es la forma como se traduce en términos monetarios,
toda la actividad de los negocios. Un sistema como se vio en la unidad I, es una serie de
elementos relacionados entre sí y con ciertos atributos. Los sistemas de contabilidad son
sistemas que ayudan en el procesamiento de todas las operaciones mercantiles y en ausencia
de ellos, los estados financieros, jamás estarían al día o razonablemente al día. Algunas
empresas que están sujetas a regulaciones de tipo legal, por lo general cumplen con la
presentación de los estados financieros en forma oportuna a las correspondientes autoridades
reguladoras. En Estados Unidos la SEC Security and Exchange Commissión, requiere la
presentación de cierto tipo de información financiera a las empresas controladas por esa
comisión. En Venezuela, la Comisión Nacional de Valores CNV dicta normas de tipo contable,
para elaborar estados financieros para las empresas que se encuentran bajo su tutela. En
Colombia se estableció un plan único de cuentas para los comerciantes, el cual comenzó a
aplicarse a partir del 1° de enero de 1993, a nivel de reporte, a sociedades y comerciantes legal
o estatutariamente obligados a tener revisor fiscal; a partir del 1° de enero de 1994, a nivel de
documento fuente, a sociedades y comerciantes con revisor fiscal y a partir del 1° de enero de
1995, rige para todos los comerciantes obligados a llevar contabilidad. En Perú existe un Plan
Contable en vigencia desde hace varios años; y así cada país establece regulaciones de tipo
legal que tienen incidencia en el diseño de los sistemas contables de las empresas.
Normalmente la mayoría de las empresas que están sujetas a regulaciones de tipo legal, tratan
de establecer sistemas tanto manuales como mecanizados que permiten cumplir con las
obligaciones a las cuales están sujetas. El mundo actual de los negocios, requiere que los
gerentes establezcan sistemas enfocados a la generación de información financiera oportuna.
Es común encontrar empresas con atrasos en la información contable de cuatro o más meses,
lo cual se podría subsanar mediante el desarrollo de sistemas de información contables
eficientes. La contabilidad financiera registra operaciones que han sucedido, pero que es
importante conocerlas para planear sobre el futuro.
Planeamiento de sistemas contables
En el proceso administrativo, se tiene como etapa inicial la Planeación, la cual consiste en la
formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en éste plantear
cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para
alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos
humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización.
La planeación comprende la selección de las metas de la organización, la predicción de
resultados de acuerdo con varias alternativas, la decisión en torno a cómo lograr las metas
deseadas, y la comunicación de las metas y cómo hacerlas saber a toda la organización.

El contador administrativo se presenta como un socio del negocio en estas actividades de

planeación para ayudar a desarrollar las estrategias en los diferentes procesos del negocio y
trabajando en equipo con un mismo fin. Los contadores administrativos ayudan a los gerentes
a tomar mejores decisiones y a perfeccionar el desempeño.

Principios de la planeación
Los principios pueden definirse como verdades de aplicación y guías generales. Deben de
tomarse en cuenta y realizarse de todas las situaciones de carácter administrativo:
1. Factibilidad: los planes que se establezcan deben ser acordes a la realidad y medio donde
se van a realizar. No es válido manejar planes inoperables e inalcanzables. Cuando se
diseñen los planes, debe hacerse con la plena conciencia de que pueden ser factibles, es
decir realizables.
2. Objetividad y cuantificación: ambas características implican tomar como referencia datos
estadísticos reales (porcentajes, volúmenes, etc) que permitan planear resultados
verdaderos y cuantificables. No es correcto que se tomen datos subjetivos o
especulaciones
3. Flexibilidad: cuando se elabore un plan, lo más conveniente es tener o establecer de
antemano un margen de holgura, con la finalidad de que se puedan atender situaciones
imprevistas y corregir y formular nuevamente el plan.
4. Unidad: todo programa que se establezca dentro de la organización debe estar sujeto al
plan general de la misma. En otras palabras, todos los planes deben de estar en equilibrio
para poder alcanzar satisfactoriamente el objetivo general de la organización
5. Del cambio de estrategias: este principio está en función de los tiempos establecidos para
el cumplimiento de los objetivos y propósitos de la organización. Cuando se ha excedido
este lapso sin obtener resultados esperados, será necesario replantear las estrategias,
procedimientos, programas y presupuestos que permitan alcanzar el objetivo planteado.

Información requerida, análisis, diagnóstico y diseño general e implantación del sistema

La implantación del enfoque estratégico se desarrolla a través de todo un proceso en el que
pueden distinguir las siguientes fases comunes para cualquier tipo de organización
1. Diagnóstico de la empresa desde una doble perspectiva:
 Análisis externo del entorno empresarial, lo que permitirá detectar las
oportunidades y amenazas que presenta. A su vez cabe distinguir aquí entre:
- Entorno general o macroentorno, común a todas las organizaciones y que
recoge aspectos como situación económica, nivel tecnológico y regulación
legal, entre otros.
- Entorno específico o microentorno, propio de cada organización y referido tanto
a clientes como proveedores y competidores de la Unidad
 Análisis interno de la organización, con el que se pretende identificar los puntos
fuertes y débiles que influirán en su capacidad para afrontar las oportunidades y las
amenazas del entorno. Con este análisis se aíslan las actividades creadoras de
valor para los clientes, abarcando desde la adquisición de materiales hasta el uso
final del producto una vez que esté en posesión del cliente.
 La confrontación de los resultados obtenidos en los análisis procedentes permitirá
conocer la situación competitiva actual de la organización, posibilitando aprovechar
las oportunidades o contrarrestar las amenazas del entorno, mediante del
desarrollo de sus puntos fuertes o la mejora de las debilidades actuales
2. Definición de objetivos y metas: conocida la pasión competitiva de la organización se
procederá a establecer los objetivos a alcanzar:
 3. Formulación de la estrategia: que consistirá en el análisis de diferentes opciones y
elección de aquella que mejor contribuya al logro de los objetivos fijados. Esto conlleva
asimismo aspectos tales como la identificación de los responsables para su
cumplimiento de los medios a emplear para su consecución y un plan temporal de
actuación
4. Elaboración del plan estratégico: concretado en la confección de planes y presupuestos
operativos para las diferentes áreas de responsabilidad
5. Implantación de la estrategia: con el que se trata de evaluar el grado de éxito
alcanzado con la implantación de la estrategia en función del logro de los objetivos

Informes contables y toma de decisiones, informes básicos, anexos y otros

La mayoría de los datos son procesado a través de Sistemas Contables, por lo cual, podemos
decir que la Contabilidad es una parte del sistema de información de un ente, que proporciona
datos para facilitar la toma de decisiones. La información que se procesa por el sistema
contable se refiere al patrimonio de una empresa en un momento dado y a su evolución en el
tiempo. La información no solo sirve a los integrantes de la empresa sino a terceros que
interactúan con la empresa. La contabilidad utiliza para procesar los datos, una técnica, un
conjunto de reglas que tienen como fin el registro de las operaciones que se producen en la
empresa.
Los informes contables deben considerar las necesidades de los usuarios, los Estados
Contables son aquellos que, en determinado tiempo y lugar, proporcionan la información
suficiente para que los usufructuarios puedan formarse una opinión sobre la situación
patrimonial, económica y financiera del ente.

Estructura de los Estados Contables:

1. Estado de Situación Patrimonial
El Estado de Situación Patrimonial muestra los valores de los activos, pasivos y patrimonio
a la fecha del Estado Contable, Los elementos son: Activo, Pasivo y Patrimonio.
2. Estado de Resultados
El Estado de Resultado muestra la evolución del ente durante el período cubierto por los
Estados Contables, mide los resultados de la gestión del ente. Los elementos del Estado
de Resultado son las pérdidas y las ganancias
3. Anexos a los Estados Contables
Los Anexos a los Estados Contables pueden variar de un país a otro, En Uruguay hoy es el
Anexo 1: informa de los bienes de uso, intangibles e inversiones en inmuebles, sus
movimientos y la depreciación.
4. Notas a los Estados Contables
Notas a los Estados contables: sirven para aclarar ciertas situaciones que no surgen de la
simple lectura de los mismos. Son variables según el país, en Uruguay según el Decreto
103/91 aplicable a las sociedades comerciales, se debe ampliar datos de:
• Información básica de la empresa: naturaleza jurídica, actividad principal, etc.
• Principales políticas contables utilizadas en la preparación de los estados
contables.
• Información referente a los activos y pasivos –criterios de valuación, etc.-
• Información referente a bienes de terceros en poder de la empresa e información
sobre contingencias
5. Estado de Evolución del Patrimonio
6. Estado de Origen y Aplicación de Fondos

Informes contables financieros y de gestión

El informe financiero es el documento que prepara el contador o revisor fiscal de la empresa, al
finalizar un periodo, tomando como base los estados financieros, para informar a los
propietarios del negocio sobre el resultado de las operaciones registradas en los libros y demás
documentos de contabilidad.
La situación financiera de una empresa nunca es igual a la de otra. Por ello, es lógico pensar
que sus responsables acudan al modelo de estados financieros que mejor se adapten a lo que
buscan. Los hay de diversas clases:
 Estado de flujo de efectivo:
Es uno de los estados financieros más básicos que existen. Su principal utilidad es informar
sobre los movimientos de efectivo en la empresa y sus equivalentes. Para ello, se tienen en
 cuenta tres elementos: inversión, financiamiento y actividades cooperativas. Recuerda que
el flujo de efectivo es el que permite que las empresas puedan sostener su actividad en el
corto y medio plazo.
 Estado de resultados:
En este caso, el objetivo de los responsables contables es dar cuenta de cómo se ha
logrado un resultado concreto en un determinado plazo. Es más breve y sintético que un
informe financiero general, y suele usarse principalmente como recurso para la toma de
decisiones puntuales.
 Estado de evolución de patrimonio neto:
Partiendo de patrones como las transacciones con los propietarios y el resultado de un
determinado período contable, este documento recopila información relativa a la cuantía
del patrimonio neto de una organización o empresa, es decir, de todos los bienes
materiales o inmateriales que posee. Por este motivo, suele describir todos los cambios
patrimoniales que experimenta un negocio.
 Estado de inversiones:
Este tipo de informe habla del estado y evolución de las inversiones realizadas por una
empresa en un período determinado. A menos que se trata de inversiones de carácter
puntual, los estados financieros de este tipo se elaboran en plazos largos, y en muchos
casos su función es meramente informativa.
 Balance financiero general:
Describe la situación actual por la que atraviesa una empresa basándose en tres aspectos
fundamentales: los activos, los pasivos y el patrimonio neto.

Un informe de gestión es un documento que incluye las actividades de coordinación, gestión,

administración y dirección que se han efectuado durante un período de tiempo en una
empresa. Aunque depende del tipo de actividades que refleje, lo más habitual es que se realice
trimestral, semestral o anualmente.
El informe de gestión habrá de contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios
y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e
incertidumbres a los que se enfrenta.
La exposición consistirá en un análisis equilibrado y exhaustivo de la evolución y los resultados
de los negocios y la situación de la sociedad, teniendo en cuenta la magnitud y la complejidad
de la misma.
En la medida necesaria para la comprensión de la evolución, los resultados o la situación de la
sociedad, este análisis incluirá tanto indicadores claves financieros como, cuando proceda, de
carácter no financiero, que sean pertinentes respecto de la actividad empresarial concreta,
incluida información sobre cuestiones relativas al medio ambiente y al personal. Se exceptúa
de la obligación de incluir información de carácter no financiero, a las sociedades que puedan
presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada.

1. Al proporcionar este análisis, el informe de gestión incluirá, si procede, referencias y

explicaciones complementarias sobre los importes detallados en las cuentas anuales.

2. Informará igualmente sobre los acontecimientos importantes para la sociedad ocurridos

después del cierre del ejercicio, la evolución previsible de aquélla, las actividades en materia de
investigación y desarrollo y, en los términos establecidos en esta Ley, las adquisiciones de
acciones propias.

3. Las sociedades que formulen balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados
no estarán obligadas a elaborar el informe de gestión. En ese caso, si la sociedad hubiera
adquirido acciones propias o de su sociedad dominante, deberá incluir en la memoria, como
mínimo, las menciones exigidas por la letra d del artículo 148.

4. Con respecto al uso de instrumentos financieros por la sociedad, y cuando resulte relevante
para la valoración de sus activos, pasivos, situación financiera y resultados, el informe de
gestión incluirá lo siguiente:
a. Objetivos y políticas de gestión del riesgo financiero de la sociedad, incluida la política
aplicada para cubrir cada tipo significativo de transacción prevista para la que se utilice la
contabilidad de cobertura.

b. La exposición de la sociedad al riesgo de precio, riesgo de crédito, riesgo de liquidez y

riesgo de flujo de efectivo.

6. La información contenida en el informe de gestión, en ningún caso, justificará su

ausencia en las cuentas anuales cuando esta información deba incluirse en éstas de
conformidad con lo previsto en los artículos anteriores y las disposiciones que los
desarrollan"
Normas internacionales de información financiera pertinentes
Las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS por sus siglas en inglés) son el
conjunto de estándares internacionales de contabilidad promulgadas por el International
Accounting Standars Board (IASB), que establece los requisitos de reconocimiento, medición,
presentación e información a revelar sobre las transacciones y hechos económicos que afectan
a una empresa y que se reflejan en los estados financieros.
El mundo actual está cambiando constantemente, el entorno nunca es el mismo, las personas y
las empresas buscan una evolución continua; es por esto que las NIIF/IFRS buscan un punto
en común, una homologación y consistencia en los temas.
La adopción de las NIIF/IFRS ofrece una oportunidad para mejorar la función financiera a
través de una mayor consistencia en las políticas contables, obteniendo beneficios potenciales
de mayor transparencia, incremento en la comparabilidad y mejora en la eficiencia. Entre otros
podemos destacar:
 Acceso a mercados de capital
 Transparencia en las cifras de los Estados Financieros
 Información consistente y comparable
 Mismo lenguaje contable y financiero
 Reducción de costos
 Herramienta para la alta gerencia en la toma de decisiones
 Modernización de la Información financiera
 Simplificar la preparación de los Estados Financieros

Las NIIF son usadas en muchas partes del mundo, entre los que se incluye la Unión Europea,
Hong-Kong, Australia, Chile, Colombia, Malasia, Pakistán, India, Panamá, Guatemala, Perú,
Rusia, Sudáfrica, Singapur, Turquía, Ecuador, Venezuela, Nicaragua y El Salvador. Desde el
28 de marzo de 2008, alrededor de 75 países obligan el uso de las NIIF, o parte de ellas.
Otros muchos países han decidido adoptar las normas en el futuro, bien mediante su
aplicación directa o mediante su adaptación a las legislaciones nacionales de los distintos
países.
Desde 2002 se ha producido también un acercamiento entre el IASB International Accounting
Standards Board y el FASB Financial Accounting Standards Board, entidad encargada de la
elaboración de las normas contables en Estados Unidos para tratar de armonizar las normas
internacionales con las norteamericanas. En Estados Unidos las entidades cotizadas en bolsa
tendrán la posibilidad de elegir si presentan sus estados financieros bajo US GAAP (el
estándar nacional) o bajo NIC.
Las NIIF han sido adoptadas oficialmente por la Unión Europea como sus normas contables,
pero sólo después de pasar por la revisión del EFRAG, por lo que para comprobar cuáles son
aplicables en la que hay que comprobar su estatuto oficial.
 NIIF 1 Adopción por primera vez de las normas internacionales de información financiera
 NIIF 2 Pagos basados en acciones
 NIIF 3 Combinaciones de negocios
 NIIF 4 Contratos de seguro
 NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones discontinuadas
 NIIF 6 Exploración y evaluación de recursos minerales
 NIIF 7 Instrumentos financieros: Información a revelar
 NIIF 8 Segmentos de operación
 NIIF 9 Instrumentos Financieros
 NIIF 10 Estados Financieros Consolidados
 NIIF 11 Acuerdos Conjuntos
 NIIF 12 Información a Revelar sobre Participaciones en Otras Entidades
 NIIF 13 Mediciones del Valor Razonable
 NIIF 14 Cuentas de Diferimientos de Actividades Reguladas
 NIIF 15 Ingresos de Actividades Ordinarias Procedentes de Contratos con Clientes
 NIIF 16 Arrendamientos
 NIIF 17 Contratos de seguro