FORMATO 3 ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

FORMATO 3

GESTIÓN DEL TALENTO

HUMANO POR
COMPETENCIAS

Estado actual de la Organización

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Objetivo General

Describir la situación actual de la organización como insumo para implementar la

metodología de gestión del talento humano por competencias.

El diligenciamiento de este formato es voluntario y la información suministrada se

mantendrá bajo estricta confidencialidad.

I. IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN:
INTEGRAL DE DISTRIBUCIONES Y SERVICIOS
Nombre:
LTDA.
Nit:  800 004 254 -4
Sector: Servicios
Dirección:  CRA 69M #69-70
Teléfono:  5407979
Tipo de sociedad:  Limitada
Nombre del Gerente:  Jjjjjjjj
Correo electrónico:  idysservicio@idys.com
Nombre del Jefe de Recursos Humanos: jjjjjjjjjjjjjjjj
Correo electrónico:  idysservicio@idys.com

II. ASPECTO ORGANIZACIONAL

Enuncie la Misión de la Organización:

Servicios Ltda., tiene como misión el suministro institucional de productos y elementos

de aseo, cafetería, papelería y medicamentos de primeros auxilios aplicando el sistema
outsourcing con el propósito de sobrepasar las expectativas de servicio de sus clientes
prestando atención a sus necesidades en forma honesta y eficiente, diagnosticando
problemas y ofreciendo soluciones con responsabilidad, calidad y conocimiento
sustentado por su capacidad administrativa, operativa y financiera.

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Enuncie la Visión de la Organización:

Servicios Ltda. se propone ser el líder del sistema outsourcing del sector institucional
en la ciudad de Bogotá a partir del año 2012 prestando los servicios integrales de
suministro de productos y elementos de aseo, cafetería, papelería, medicamentos de
primeros auxilios y la iniciación de la prestación de los servicios de limpieza y
mantenimiento.

¿Qué Entidades la regulan?

 DIAN.
 ICA .
 INVIMA.
 MINISTERIO DEL TRABAJO
 MINISTERIO DE PROTECCIÓN SOCIAL
 MINISTERIO DE AMBIENTE
 EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ
 SECRETARIA DE MOVILIDAD DE BOGOTÁ.

¿Qué normativa aplica en la Organización?

 NTC ISO 9001 VERSION 2008.

 Código sustantivo de trabajo.
 Ley 100 1993
 Ley 1016 de 2006
 Decreto Ley 1295
 Otros de carácter legislativo, económico y ambiental

¿Cuentan con certificaciones de Sistemas Integrados de Gestión?

En caso de ser positiva la respuesta indique cuales:

 NTC ISO 9001 versión 2008 

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¿A qué Organizaciones y Gremios pertenece?

  Socios y proveedores estratégicos Caja de Compensación COMPENSAR

Enuncie las mejores prácticas (reconocimientos) desarrolladas por la Organización

en sus procesos.

 Premio como proveedor estratégico Caja de Compensación COMPENSAR

Relacione los indicadores de mayor relevancia, para medir los resultados de la

gestión en la Organización.

 Indicador Control de producto no conforme

 Indicador Oportunidad de entrega
 Indicador PQRS
 Indicador Veracidad del inventario
 Indicador Porcentaje de recaudo

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Grafique el Mapa de Procesos de la Organización:

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Grafique el Organigrama de la Organización:

Colocar el organigrama de la empresa si lo tiene

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¿Cuenta con un modelo de gestión del talento humano por competencias?

SI _____ NO ___X___
Observaciones:

 Se basa en el modelo mecanicista.

La Organización cuenta con Manual de Funciones: SI _X_ NO______

Observaciones:

 La empresa tiene documentado los manuales de funciones pero no

basados en competencias laborales.

Relacione las etapas o subprocesos que desarrolla para la gestión del talento
humano.
1. Selección y contratación (Selección y vinculación)
1.1. Documentar los perfiles
1.2. Selección del personal
1.3. Vinculación legal
1.4. Inducción

2. Evaluación y formación (Desarrollo y mantenimiento)

2.1. Evaluación del desempeño
2.2. Formación básica (calidad, Excel, sistemas de información)

3. Nomina (Compensación)
3.1. Prenomina y liquidación de nomina
3.2. Ajuste salarial básico legal
3.3. Pago parafiscales y SSS.

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¿Cuáles son las formas de vinculación laboral utilizadas en la Organización?

 Contrato termino fijo

 Contrato término indefinido
 Contrato prestación de servicios (servicio de reparto de pedidos)

¿Conoce el proceso de evaluación y certificación de competencias laborales?

SI___ NO __X__
Si la respuesta es SI, relacione las normas de competencia laboral en las que ha
adelantado el proceso.

¿Se han realizado estudios de clima organizacional? SI _X__ NO____

Si la respuesta es SI, relacione las acciones que se han adelantado y su impacto en la
gestión del talento humano.

 Se ha realizado una encuesta básica acerca del clima laboral con el fin de
cumplir un requerimiento normativo; de tal modo, no existe ningún impacto
en la mejora de los factores negativos.

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III. ASPECTO TECNOLÓGICO

Describa la(s) tecnología(s) utilizada(s) por la Organización, asociadas a cada

proceso:

PROCESO TECNOLOGÍA

Responsabilidad por la Dirección Computadora, sistema de información NOVASOFT

Mercadeo y Ventas

Computadora, sistema de información NOVASOFT y

Servicio al Cliente
ANTARES, conmutador, portal de ventas virtual.

Compras

Computadora, sistema de información ANTARES, Software

Logística y Despachos
RFID, sistema de localización satelital para vehículos.

Facturación Computadora, sistema de información NOVASOFT y

ANTARES, conmutador, impresora facturas POS
Cobros (inalámbrica portátil).

Computadora, sistema de información ANTARES, Software

Gestión de Calidad RFID, sistema de localización satelital para vehículos.

Computadora, sistema de información NOVASOFT y

Gestión de Recursos ANTARES, conmutador.

IV. ASPECTO ECONÓMICO

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¿Cuáles son los productos o servicios ofrecidos por su Organización?

ID&S maneja 5 grupos o líneas principales de PRODUCTOS:

 LÍNEA DE ASEO

Elementos de aseo:
Ambientadores: • Aerosol • Líquidos • Decorativos • Pastas • Polvo • Blanqueadores: •
Ajax • Clorox • Decol • Hipocloro • Límpido JGB •Ceras: • Brillo Instantáneo • Emulsionada
• Escarlata • Selladores • Desengrasantes • Removedores •Desinfectantes: • Baño •
Destapadores • Insecticidas •Jabones de baño: • Líquidos • Pasta • Jaboneras
(dispensadores) • Jabones de piso y ropa: • Líquidos • Polvo • Pasta • Suavizantes.
Limpiadores: • Alfombra • Automóviles • Cocina • Computadores • Hornos• Loza •
Vidrios. •Lustradores: • Calzado • Metales • Muebles.

Utensilios de aseo:
Atomizadores • Baldes • Canecas • Ceniceros • Recipientes plásticos • Bolsas aspiradora •
Bolsas basura • Telas Toalla • Bayetillas • Esponjas • Esponjillas • Paños absorbentes •
Paños abrasivos • Delantales plásticos • Guantes • Mascarillas • Tapetes • Araganes •
Brilladores • Cepillo de mano • Cepillo piso • Cepillo sanitario • Coletas • Chupas •
Churruscos • Escobas • Mechas • Portatraperos • Plumeros • Recogedores • Traperos.

 LÍNEA DE ASEO PERSONAL

Aseo personal:
• Jabones • Talcos • Desodorantes • Shampoos • Rinse • Gel • Toallas higiénicas •
Cremas cuerpo • Cremas dentales • Lociones • Prestobarba. • Medicamentos de Primeros
Auxilios • Botiquín • Genérica
Papeles:
• Papeles Higiénicos: • Regulares • Jumbos • Institucionales. • Limpiones y toallas
multiusos • Pañuelos faciales • Pañitos húmedos • Servilletas • Toallas de mano

 LÍNEA DE CAFETERÍA

Artículos de Cafetería:
• Aromáticas • Azúcar • Café • Caldos • Cremas no lácteas • Chocolates • Galletas •
Leches • Maní • Té • Uvas • Vinagre.

Elementos de Cafetería:
• Azucareras • Bandejas • Cafeteras • Cubiertos • Desechables • Filtros • Grecas • Jarras •
Limpiones • Papel aluminio • Papel Cristaflex • Termos • Vajillas Corona • Vasos cristal •
Vasos plásticos

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¿Cuál es el mercado objetivo Nacional e Internacional de su Organización?

La empresa hace parte del sector outsourcing en suministro institucional de productos de aseo,
cafetería y papelería; del cual hacen parte muy representativas empresas, ente las más
importantes se encuentran:

-Panamericana Outsourcing
-Office Express
-Detalgraff
-Sumimas
-Punto Aseo

ID&S se encuentra dentro de las principales empresas del sector, gracias a tener dentro de sus
clientes grandes corporaciones y grupos empresariales de diversos sectores. ID&S presta el
servicio a empresas del sector privado y público a nivel nacional.

Algunas empresas del sector han sufrido los embates de la crisis, lo que se ha reflejado en más
oportunidades de mercado para ID&S, puesto que al ser una empresa reconocida en el mercado
por su solidez y ética, se presenta que los clientes referencien a nuevas compañías para que sean
atentidos por ID&S.

Durante los últimos 3 años hemos tratado de segmentar el mercado, sin embargo se ha
detectado que el 40% de los clientes nuevos son clientes referenciados por clientes satisfechos

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¿Cuáles son los tipos de clientes?

ID&S enfoca su mercado a empresas clientes que posean un ratio de consumo alto, que se
pueda considerar como de uso institucional o gran formato; así como también, aquellos clientes
que usan productos en presentación genérica pero su volumen y reiteración de compra es alta.
Los clientes de ID&S están distribuidos en los siguientes sectores:

 SECTOR SERVICIOS Y SALUD:

Hacen parte de éste segmento todas las clínicas, centros de salud y estética corporal,
consultorios médicos y odontológicos.
 SECTOR FINANCIERO Y ASEGURADOR:
Hacen parte de este sector los Bancos, Fiduciarias, Compañías de financiamiento, Aseguradoras.
 SECTOR EDUCATIVO:
Jardines infantiles, Colegios y Universidades.
 INDUSTRIA
Constructoras, empresas manufactureras.

¿Cuáles son las tendencias y riesgos, que afectan la sostenibilidad de su

Organización?
DEBILIDADES AMENAZAS
 Demora en el montaje del software  Nuevas formas de contratación.
NOVASOFT.  Competencia desleal.
 Dependencia del espacio físico.  Entradas al mercado de empresas tipo
 Falta de investigación de mercados. grandes superficies.
 Problemas en administración de  Empresas productoras sin requisitos
Stocks y tiempos de suministros legales.
cortos en épocas de picos de trabajo.  Entrada de nuevas productoras de
papel.
 Fallas en la logística durante los
periodos de alto trabajo.

V. ASPECTO EDUCATIVO

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¿Cuáles son los oferentes de formación para su talento humano?

 Proveedores de Sistema de Información
 Compensar – Mi Planilla
 ARL SURA
 Formación interna

¿Qué formación académica tienen sus colaboradores de acuerdo con los niveles
organizacionales?
FORMACIÓN /NIVEL GERENCIAL PROFESIONAL TÉCNICO AUXILIAR TOTAL
SIN EDUCACIÓN - - - 4 4
PRIMARIA - - - 3 3
BACHILLER 1 - 3 20 24
PROFESIONAL 2 3 2 - 7
POSTGRADO 1 1 - - 2
TOTAL 4 4 5 20 40

¿Cuáles son las necesidades de capacitación que ha identificado?

 Manejo de personal
 Servicio al cliente y protocolo
 Técnicas de ventas presenciales y tele mercadeo.
 Logística de distribución

VI. ASPECTO AMBIENTAL

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¿Qué normativa ambiental afecta su Organización?

 NTC 5131 ETIQUETAS AMBIENTALES TIPO I. SELLO AMBIENTAL COLOMBIANO.

CRITERIOS PARA PRODUCTOS LIMPIADORES INSTITUCIONALES, INDUSTRIALES Y
PARA USO DOMÉSTICO

 Ley 99 de 1993 por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena
el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y
los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental,
SINA, y se dictan otras disposiciones.

 Decreto 1753 de 1994 por el cual se reglamentan parcialmente los Títulos VIII y
XII de la Ley 99 de 1993 sobre licencias ambientales.

 Decreto 1594 de 1984 Por el cual se reglamenta parcialmente el Título I de la Ley

09 de 1979, así como el Capítulo II del Título VI - Parte III - Libro II y el Título III de
la Parte III Libro I del Decreto 2811 de 1974 en cuanto a usos del agua y residuos
líquidos.

 Resolución No. 009 de 1987 Por la cual se reglamenta en el Territorio Nacional la

importación, fabricación, distribución, transporte y uso de Acetona, Cloroformo,
Eter Etílico, Acido Clorhídrico y demás sustancias a que hace referencia el literal
f) del Artículo 20 de la Ley 30 de 1986.

 Resolución No. 0006 de 2000: Control para el manejo de Sustancias Químicas

¿Qué acciones implementa su Organización para minimizar el impacto

ambiental?
 El uso adecuado del agua durante los procesos productivos de mezclas químicas.
 La instalación de tuberías y medios desagüe que permiten evacuar de manera
controlad los residuos líquidos y químicos hacia depósitos autorizados.
 La producción de sustancias químicas que generen el mínimo impacto ambiental.

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