Definición de diagrama

Un diagrama es un gráfico que puede ser simple o complejo, con pocos o muchos
elementos, pero que sirve para simplificar la comunicación y la información sobre un
proceso o un sistema determinado. Existen diversos tipos de diagrama que se aplican
según la necesidad comunicacional o el objeto de estudio:existen diagramas de flujo,
conceptuales, florales, sinópticos y decenas más.

Cómo se conforma un diagrama

Las áreas más importantes que utilizan los diagramas explicativos son la educación, la
comunicación y la propia ciencia. Un diagrama por lo general se conforma de
pequeños recuadros, globos y flechas que conectan las partes para elaborar un todo.
Generalmente se trata de un resumen completo, que debe ser ayudado de un texto o
un orador, que complete la finalidad del diagrama, detallando con palabras lo que no
diga el propio dibujo.

Diagrama de flujo: suele ser el más reconocido y el más utilizado en las áreas

laborales y también informáticas. Detallan paso a paso la red de funciones y
componentes en un sistema. Se caracteriza por tener un óvalo como punto de
partida y de cierre, un rectángulo para detallar una acción, un rombo para
graficar la ejecución de una decisión, el círculo como componente conector y
los triángulos para explicar los archivos o documentos necesarios.

FLUJOGRAMA Y SUS CARACTERISTICAS

QUÉ ES UN FLUJOGRAMA ?

Flujograma o diagrama de flujo Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones

movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. Nos servirá para entender
más fácilmente el funcionamiento de nuestras OIRS, considerando sus diferentes pasos ,
los actores que participan de él y los tiempos involucrados. Características fundamentales
Sintético : debe quedar resumido en una hoja para que sea práctico Simbolizado : la
simbología adecuada evita anotaciones excesivas Da una forma visible : Nos permite
observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. *
OJO Nos permite ver las cargas de trabajo y las responsabilidades

¿QUE ES?

Es una representación gráfica de la secuencia de

actividades de un proceso.

Además de la secuencia de actividades, el flujograma

muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o
servicios que entran y salen del proceso, las decisiones
que deben ser tomadas y las personas involucradas (en
la cadena cliente/proveedor)

El flujograma hace más fácil el análisis de un proceso

para la identificación de:

Las entradas de proveedores; las salidas de sus clientes

y de los puntos críticos del proceso.

SIMBOLOS

El flujograma utiliza un conjunto de símbolos para

representar las etapas del proceso, las personas o los
sectores involucrados, la secuencia de las operaciones y
la circulación de los datos y los documentos.

Los símbolos más comunes utilizados son los siguientes:

Límites: Este símbolo se usa para identificar el inicio y el

fin de un proceso: 

Operación: Representa una

etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la

Operación

ejecuta se registran al interior del rectángulo: 

Documento: Simboliza al

documento resultante de la operación respectiva. En su

interior se anota el nombre que corresponda:

Decisión: Representa al punto del

proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta

se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del
rombo muestran la dirección del proceso, en función de la
respuesta real: 

Sentido del flujo: Significa el sentido y la secuencia de las

etapas del proceso:

SE USA PARA:

Entender un proceso e identificar las oportunidades de

mejora de la situación actual.
Diseñar un nuevo proceso, incorporando las mejoras

(situación deseada).

Facilitar la comunicación entre las personas involucradas en

el mismo proceso.

Divulgar, en forma clara y concisa, informaciones sobre

Procesos

¿CÓMO USARLO?

Defina el proceso que se va a realizar.

Escoja un proceso relacionado con el producto o servicio

más importante, desde el punto de vista del cliente.

Elabore un flujo del proceso, identificando sus grandes

bloques de actividades.

Organice, para la elaboración del flujograma, un grupo

compuesto por las personas involucradas en las actividades
del proceso.

Defina detalladamente las etapas del proceso y describa las

actividades y los productos o los servicios que resulten de
cada una de ellas.

Identifique los responsables para la realización de cada

actividad identificada.

Chequee si el flujograma diseñado corresponde a la forma

como se ejecuta el proceso en la práctica, y haga las
correcciones que considere necesarias.

1.USOS DE UN FLUJOGRAMA

*Refleja las actividades asignadas por una o varias oficinas.

*Enumera las tareas realizadas por cada empleado para el logro de la actividad.
 *Recoge en forma completa y detallada los pasos que incluye un procedimiento.

* Documenta los procedimientos en un diagrama mediante figuras . 5. Evalúa si el trabajo

realizado responde a los objetivos de la unidad. 6. Garantiza el uso efectivo de los
recursos humanos, fiscales y físicos.

2.Operación (acciones) Límites documento Varios documentos Identifica el inicio y el fin

de un proceso Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y quien la
ejecuta se registra al interior del rectángulo Simboliza el documento resultante de la
operación respectiva, en su interior se anota el nombre que corresponda Varios
documentos o copias Simbología de los flujogramas

3.SUGERENCIAS PARA HACER UN FLUJOGRAMA

*Hacer un Flujograma borrador entre el Operador OIRS y encargado de Participación.

(Flujograma del proceso de gestión de 1 reclamo en el CES).
*Se sugiere aprovechar la ocasión para revisar también los procedimientos frente a una
felicitación y una sugerencia).

* Convocar una reunión interna con la mayor cantidad de funcionarios o representantes de

las diferentes unidades o servicios.

* Trabajar en conjunto el Flujograma “borrador”, y sancionarlo en dicha reunión

CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJO-GRAMAS

                       Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar

resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan
su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
                       Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en
su interpretación.

                       De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos

permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas
extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que
contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos
rasgos o detalles principales.
Técnicas de
flujograma
lunes, 2 de febrero de 2015

TECNICAS DE FLUJO GRAMA

FLUJO-GRAMA
Es una de las primeras técnicas de diagramación de algoritmos. Debido a su simpleza y a
su vez fácil comprensión la convierte en una de las técnicas más solicitadas al momento
de representar un algoritmo. Gracias a su fácil manejo esta ha sido implementada en
procesos de programación, enfocada principalmente a un tipo estructurado. Hay que
hacer notar que el flujograma no constituye una técnica estructurada, ya que esta no
presenta un sistema jerarquizado de procesos y es tan solo secuencia.
¿CUÁL ES EL PROPÓSITO DEL FLUJO-GRAMA?
Uno de los principales propósitos del flujograma es ayudar a una mejor comprensión y un
rápido análisis de algoritmos, haciendo énfasis en sus procesos. Tal como lo indica su
nombre consta de flujos de datos los cuales pueden ser procesados por distintos tipos de
módulos que se presentan como operadores secuenciales, selectivos y repetitivos.

CARACTERÍSTICAS
Entre las características más destacables del flujograma esta la muestra en forma clara y
lógica de módulos que representan procesos, estos a su vez son fáciles de dibujar, leer y
modificar. Además es detallado y puede ser generado a partir de un pseudocódigo. Como
desventaja el flujograma no muestra la entrada o salida de datos para cada uno de sus
procesos y como ya se menciono antes no presenta a sus módulos de forma jerárquica.

Hay que mencionar que existen dos principales tipos de flujograma, existe el flujograma
de sistemas y flujograma de programas. El flujograma de sistemas muestra al usuario los
datos de entrada, los procesos (sin especificar estos) y las salidas de manera que se
caracteriza por que cada modulo representa un subprograma logrando así poder
diagramar un programa completo sin mayores dificultades. El flujograma de programas
muestra al usuario los procesos internos de los datos ingresados de forma secuencial y
detallada sin mostrar los datos ingresados y las salidas sino solo el procesamiento de
estos.
El diagrama de flujo o flujograma está presente en la fase de diseño del programa para la
resolución de un algoritmo siendo así indispensable para el análisis de los procesos.

QUÉ ES UN DIAGRAMA DE FLUJO

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del
proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de
la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con
flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

 El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un
proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de
cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las
ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso,
las operaciones de interdepartamentales… Facilita también la selección de indicadores de
proceso

BENEFICIOS DEL DIAGRAMA DE FLUJO

 En primer lugar, facilita la obtención de una visión transparente del proceso,
mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un
proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender
ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando
las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros
procesos y subprocesos.
 Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan
evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos)
involucrados.
 El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo
determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades
y expectativas.
 Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo
más factible generar alternativas útiles.
 Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje
común, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas
personas que entrarán en contacto con la diagramación.
 Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las
actividades que componen el proceso.
 Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de
control y medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas
operaciones llevadas a cabo.
 Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las
variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente,  en la mejora de la
eficacia y la eficiencia.
 Constituyen el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora  o
reingeniería.
 Implicadas. Un modelo una representación de una realidad compleja) puede dar la
oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema. El diagrama de
flujo de proceso constituye la primera actividad para modelar un proceso.

Pero ¿qué es un modelo? Un modelo es una representación Todas estas razones

apuntan hacia el diagrama de flujo como un instrumento primordial para la correcta
gestión de los procesos.

 La realización de un diagrama de flujo es una actividad íntimamente ligada al hecho de

modelar un proceso, que es por sí mismo un componente esencial en la gestión de
procesos.

Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una

organización) son difíciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples
puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y
personas de una realidad compleja. Modelar es desarrollar una descripción lo más exacta
posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en él.

Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama de

flujo de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre
distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros
procesos, así como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los
problemas pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio de
acciones de mejora.

ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas
personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que con
frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico.

 Determinar el proceso a diagramar.

 Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede
mostrar a grandes rasgos la información sobre el flujo general de actividades principales,
o ser desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de
decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de llevar realizar un análisis
más exhaustivo del proceso.
 Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el
orden en que son llevados a cabo.
 Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados
símbolos. Cada organización puede definir su propio grupo de símbolos. En la figura
anterior se mostraba un conjunto de símbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe
decir que en la figura “Conector de proceso” es frecuentemente utilizado un círculo como
símbolo. Para la elaboración de un diagrama de flujo, los símbolos estándar han sido
normalizados, entro otros, el 

  Revisar el diagrama de flujo del proceso. Flujos