FORMATO DE TABLA PARA LA OPTIMIZACIÓN DE BASES DE

DATOS DE VENTA

Una herramienta muy útil que posee Excel para optimizar las bases de datos
y poder realizar cálculos a partir de ellas es el Formato de Tabla.

Mediante esta herramienta es posible optimizar la presentación de bases

de datos y exponer de forma rápida y visual la información que contienen,
ya sea que se hubiesen creado en Excel o bien si fuera descargada desde
algún sistema que posea la empresa.

Ejemplo:

MODA S.A. es una empresa dedicada a la venta de ropa de vestir para hombres y
mujeres. Cuenta con 3 tiendas ubicadas en: San Miguel, Cercado de Lima
y Jesús María.

Actualmente ofrece a sus clientes 4 tipo de productos: Camisa, Pantalon,

Blusa y Falda, los cuales a su vez tienen diversas variantes.

A continuación, se le muestra una base de datos que contiene el resumen

de ventas por distrito y tipo de producto:

Distrito Tipo de producto Venta

Jesus Maria Camisa $ 47,998
San Miguel Blusa $ 60,140
San Miguel Pantalon $ 46,647
Cercado Camisa $ 64,651
Cercado Pantalon $ 65,418
San Miguel Blusa $ 60,284
Jesus Maria Falda $ 41,605

MODA S.A.C. requiere estimar los siguientes puntos:

A Ventas globales
B Venta promedio general
C Cantidad de ventas realizadas
D Venta más alta
E Menor venta
F Venta por distrito
G Venta por tipo de producto
Diseñe usted una presentación de la base de datos que permita
exponer rápidamente los puntos solicitados

SOLUCIÓN

1. Copiar los datos de la base de datos recibida:

Distrito Tipo de producto Venta

Jesus Maria Camisa $ 47,998
San Miguel Blusa $ 60,140
San Miguel Pantalon $ 46,647
Cercado Camisa $ 64,651
Cercado Pantalon $ 65,418
San Miguel Blusa $ 60,284
Jesus Maria Falda $ 41,605

2. Seleccionar toda la base de datos y asignarle formato de tabla de la

siguiente manera:

a) Ir a inicio -> Dar Formato de como Tabla -> Seleccionar un estilo:

b) En el cuadro de diálogo que aparecerá, de clic en Aceptar:

c) La tabla lucirá de la siguiente manera:

Distrito Tipo de producto Venta

Jesus Maria Camisa $ 47,998
San Miguel Blusa $ 60,140
San Miguel Pantalon $ 46,647
Cercado Camisa $ 64,651
Cercado Pantalon $ 65,418
San Miguel Blusa $ 60,284
Jesus Maria Falda $ 41,605

3. Para resolver lo solicitado:

A. Ventas globales

Posicionarse en la celda inmediatamente inferior a la última venta

de la base de datos e ir a:

Inicio -> Autosuma

La tabla nos mostrará el monto de venta globales

B. Venta Promedio General

En la última fila creada con anterioridad, desplegar la lista de opciones que

aparece y seleccionar PROMEDIO:

La tabla quedará así:

C. Cantidad de ventas realizadas

En la última fila creada con anterioridad, desplegar la lista de opciones que

aparece y seleccionar RECUENTO:
La tabla quedará así:

D. VENTA MÁS ALTA

En la última fila creada con anterioridad, desplegar la lista de opciones que

aparece y seleccionar MÁX:
La tabla quedará así:

E. MENOR VENTA

En la última fila creada con anterioridad, desplegar la lista de opciones que

aparece y seleccionar MÍN:
La tabla quedará así:

F. VENTA POR DISTRITO

Esta parte puede lograrse de dos maneras:

F.1. Con los filtros que tiene La tabla

Desplegar la opciones de distrito y seleccionar el distrito que se desea

analizar: Jesus Maria, Cercado o San Miguel:
Filtrando Jesus Maria Filtrando San Miguel

F.2. Con segmentación de datos

Posicionarse en cualquier parte de la tabla. Aparecerá un nuevo Menú denominado "Herramientas de Tabla"

Dentro de diseño de tabla dar clic en "Insertar Segmentación de Datos"

En el menú que aparecerá seleccionar Distrito y dar clic en Aceptar:

Aparecerá la siguiente botonera:

Tal como se puede apreciar, cuando se da click en "Cercado", la tabla solo muestra los valores de ese distrito:

Cuando se presione el botón de Jesus Maria y San Miguel se mostrarán los valores correspondientes a esos dist

G. VENTA POR TIPO DE PRODUCTO

Al igual que lo descrito en F, esto se puede lograr mediante los filtros de la tabla o bien mediante una segmenta

G.1. Con filtros

Vamos a seleccionar "Blusa":

La tabla quedará así:

G.2. Con segmentación de datos

Clic en cualquier parte de la tabla -> Herramienta de Tabla -> Insertar Segmentación de datos:
Clic en Aceptar, seleccionar Blusa en la botonera que aparecerá y la tabla quedará así:
do San Miguel Filtrando Cercado

nado "Herramientas de Tabla"

stra los valores de ese distrito:

ores correspondientes a esos distritos.

a o bien mediante una segmentación de datos

ación de datos:
Esta forma representa una
segmentación de tabla. Las MODA S.A.C
segmentaciones de tabla no
se admiten en esta versión
de Excel. Distrito Tipo de producto Venta
Jesus Maria Camisa $47,998
Si la forma se modificó en San Miguel Blusa $60,140
una versión anterior de
Esta
Excelforma
o si elrepresenta una
libro se guardó San Miguel Pantalon $46,647
segmentación
en Excel 2007de tabla.
o en unaLas Cercado Camisa $64,651
segmentaciones
versión anterior,de notabla no
se podrá Cercado Pantalon $65,418
se admiten
usar en esta versión
la segmentación. San Miguel Blusa $60,284
de Excel.
Jesus Maria Falda $41,605
Si la forma se modificó en $386,743
una versión anterior de
Excel o si el libro se guardó
en Excel 2007 o en una
versión anterior, no se podrá
usar la segmentación.
A Ventas globales
B Venta promedio general
C Cantidad de ventas realizadas
D Venta más alta
E Menor venta
F Venta por distrito
G Venta por tipo de producto
 CASO: DISTRIBUIDORA "LA SIEMBRA"

La distribuidora de Abarrotes LA SIEMBRA S.A. lo ha contratado y necesita analizar uno de sus productos de may
en la presentación de 1Kg para las siguientes marcas: Costeño, Paisana y Hoja Redonda para los meses de agost
El jefe de ventas le hace entrega de la base de datos que ha descargado del sistema para las especificaciones ind
anterioridad y requiere calcular lo siguiente:

1 Monto total de Ventas para las 3 marcas 10

2 Monto promedio de venta de las 3 marcas 11
3 Venta más alta y más baja a nivel general 12
4 Monto de venta por mes 13
5 Monto de venta por cliente 14
6 Monto de venta por vendedor 15
7 Monto de venta popor marca 16
8 Monto de venta popor lugar 17
9 Venta más alta por marca 18

Mes Cliente Lugar Vendedor Producto Marca

Agosto Wong San Miguel Romero Arroz x 1Kg Costeño
Agosto Metro Lima Vargas Arroz x 1Kg Paisana
Agosto Wong Chorrillos Lopez Arroz x 1Kg Paisana
Agosto Metro Lima Vargas Arroz x 1Kg Hoja Redonda
Agosto Vea San Miguel Lopez Arroz x 1Kg Costeño
Setiembre Tottus Lima Romero Arroz x 1Kg Hoja Redonda
Setiembre Wong San Miguel Romero Arroz x 1Kg Paisana
Setiembre Metro Lima Vargas Arroz x 1Kg Hoja Redonda
Setiembre Vea Chorrillos Lopez Arroz x 1Kg Paisana
Setiembre Tottus Lima Romero Arroz x 1Kg Hoja Redonda
Setiembre Vea Chorrillos Vargas Arroz x 1Kg Costeño
Setiembre Wong San Miguel Lopez Arroz x 1Kg Hoja Redonda
Setiembre Metro San Miguel Vargas Arroz x 1Kg Paisana
Setiembre Vea Lima Romero Arroz x 1Kg Costeño
Setiembre Tottus Chorrillos Vargas Arroz x 1Kg Paisana
SIEMBRA"

no de sus productos de mayor venta: Arroz

nda para los meses de agosto y setiembre.
para las especificaciones indicadas con

Venta más baja por marca

Venta más alta por Vendedor
Venta más baja por Vendedor
Venta más alta por Lugar
Venta más baja por Lugar
Venta más alta por Cliente
Venta más baja por Cliente
Venta más alta por mes
Venta más baja por mes

Cantidad Precio Unit. Monto Total

121 S/ 3.90 S/ 471.90
60 S/ 4.00 S/ 240.00
57 S/ 4.00 S/ 228.00
126 S/ 4.10 S/ 516.60 Esta forma representa una segmentación de tabla. Las
119 S/ 3.90 S/ 464.10 segmentaciones de tabla no se admiten en esta versión
78 S/ 4.10 S/ 319.80 de Excel.
137 S/ 4.00 S/ 548.00
Si la forma se modificó en una versión anterior de
67 S/ 4.10 S/ 274.70 Excel o si el libro se guardó en Excel 2007 o en una
Esta forma representa Esta forma representa una
119 S/ 4.00 S/ 476.00 versión anterior, no seuna
podrá usar la segmentación.
segmentación de tabla. Las segmentación de tabla. Las
121 S/ 4.10 S/ 496.10 segmentaciones de tabla no se
segmentaciones de tabla no se
64 S/ 3.90 S/ 249.60 admiten en esta versión de admiten en esta versión de
111 S/ 4.10 S/ 455.10 Excel. Excel.
65 S/ 4.00 S/ 260.00
Si la forma se modificó en una Si la forma se modificó en una
89 S/ 3.90 S/ 347.10
versión anterior de Excel o si versión anterior de Excel o si el
109 S/ 4.00 S/ 436.00 el libro se guardó en Excel libro se guardó en Excel 2007 o
S/ 548.00 2007 o en una versión anterior, en una versión anterior, no se
no se podrá usar la podrá usar la segmentación.
segmentación.
 Esta forma representa una
de tabla. Las segmentación de tabla. Las
n esta versión segmentaciones de tabla no se
admiten en esta versión de
Excel.
terior de
7 o en una Si la forma se modificó en una
rma representa una versiónEsta formade
anterior representa
Excel o siuna
el
entación.
tación de tabla. Las libro se segmentación de tabla.
guardó en Excel 2007Las
o
taciones de tabla no se en unasegmentaciones deno
versión anterior, tabla
se no se
n en esta versión de podráadmiten en esta versión de
usar la segmentación.
Excel.

rma se modificó en una Si la forma se modificó en una

anterior de Excel o si el
guardó en Excel 2007 o
versión anterior, no se
sar la segmentación.
versión anterior de Excel o si
el libro se guardó en Excel
2007 o en una versión anterior,
no se podrá usar la
segmentación.
 CASO: GOLOSINEX

La empresa GOLOSINEX S.A.C. actualmente opera en 3 países: Perú, Ecuador y Colombia.

En su cartera tiene 5 productos: Galleta, Chocolate, Caramelo, Chupetín y Chicle
La empresa necesita contratar a una persona que sepa Excel para la elaboración de reportes del área de ventas.
Usted se encuentra postulando para el cargo, motivo por el cual debe pasar la prueba que se le ha asignado:

A partir de la base de datos mostrada, encuentre una forma rápida de exponer lo que se le solicita a continuación
(no es necesario emplear gráficos)

1 Monto global de ventas para el mes de Enero 7

2 Monto promedio de ventas para el mes de Enero 8
3 Venta más alta y más baja para Enero 9
4 Cantidad de Ventas realizadas en Enero 10
5 Monto de ventas por país 11
6 Cantidad de ventas por país 12

MES PAÍS PRODUCTO VENTAS

ENERO PERU GALLETA $ 967,575
ENERO PERU CHOCOLATE $ 774,250
ENERO PERU CARAMELO $ 606,930
ENERO PERU CHUPETÍN $ 712,870
ENERO PERU CHICLE $ 768,864
ENERO ECUADOR GALLETA $ 819,027
ENERO ECUADOR CHOCOLATE $ 617,131
ENERO ECUADOR CARAMELO $ 932,916
ENERO ECUADOR CHUPETÍN $ 697,448
ENERO ECUADOR CHICLE $ 754,986
ENERO COLOMBIA GALLETA $ 610,761
ENERO COLOMBIA CHOCOLATE $ 689,717
ENERO COLOMBIA CARAMELO $ 783,142
ENERO COLOMBIA CHUPETÍN $ 754,766
ENERO COLOMBIA CHICLE $ 771,796
eportes del área de ventas.
a que se le ha asignado:

e se le solicita a continuación

Monto de ventas por Producto

Cantidad de ventas por Producto
Venta más alta por país
Venta más baja por país
Venta más alta por producto
Venta más baja por producto
 SUPERMERCADO DELUXE

A partir de la siguiente base de datos usted deberá exponer para el gerente comercial los siguientes puntos:

1 Monto total de Ventas 7

2 Monto promedio de ventas 8
3 Cantidad de ventas realizadas en ambos meses 9
4 Venta más alta y más baja general 10
5 Monto total Ventas de Enero 11
6 Monto total Ventas de Febrero 12

Mes Cód. Vend. Vend. Producto Precio Unit.

Enero PX01 Juan Durand Arroz S/ 3.70
Enero PX01 Juan Durand Arroz S/ 3.70
Enero PX02 Roberto SalazAzúcar S/ 2.80
Enero PX02 Roberto SalazAzúcar S/ 2.80
Enero PX03 Roxana JimenAceite S/ 4.50
Enero PX02 Roberto SalazAzúcar S/ 2.80
Enero PX02 Roberto SalazAzúcar S/ 2.80
Enero PX04 Federico Pra Fideos S/ 2.40
Enero PX03 Roxana JimenAceite S/ 4.50
Febrero PX02 Roberto SalazAzúcar S/ 2.80
Febrero PX02 Roberto SalazAzúcar S/ 2.80
Febrero PX05 Miriam SalazaLeche S/ 3.30
Febrero PX05 Miriam SalazaLeche S/ 3.30
Febrero PX02 Roberto SalazAzúcar S/ 2.80
Febrero PX03 Roxana JimenAceite S/ 4.50
Febrero PX04 Federico Pra Fideos S/ 2.40
Febrero PX01 Juan Durand Arroz S/ 3.70
Febrero PX02 Roberto SalazAzúcar S/ 2.80
Febrero PX04 Federico Pra Fideos S/ 2.40
Febrero PX05 Miriam SalazaLeche S/ 3.30
E

ercial los siguientes puntos:

Monto total de Ventas por producto

Cantidad total vendida por producto
Venta más alta por producto
Venta más baja por producto
Venta más alta por vendedor
Venta más baja por vendedor

Cant. Vend. Total Esta forma representa una segmentación de tabla. Las segmentaciones de
14351 S/ 53,098.70 tabla no se admiten en esta versión de Excel.
11772 S/ 43,556.40
12243 S/ 34,280.40 Si la forma se modificó en una versión anterior de Excel o si el libro se
guardó en Excel 2007 o en una versión anterior, no se podrá usar la
10021 S/ 28,058.80 segmentación.
Esta forma representa una Esta forma representa una
10121 S/ 45,544.50 segmentación de tabla. Las segmentación de tabla. Las
10219 S/ 28,613.20 segmentaciones de tabla no segmentaciones de tabla no
11411 S/ 31,950.80 se admiten en esta versión se admiten en esta versión
13847 S/ 33,232.80 de Excel. de Excel.
14292 S/ 64,314.00 Si la forma se modificó en Si la forma se modificó en
12044 S/ 33,723.20 una versión anterior de una versión anterior de
12559 S/ 35,165.20 Excel o si el libro se guardó Excel o si el libro se guardó
11358 S/ 37,481.40 en Excel 2007 o en una en Excel 2007 o en una
versión anterior, no se podrá versión anterior, no se podrá
11864 S/ 39,151.20
usar la segmentación. usar la segmentación.
14074 S/ 39,407.20
14073 S/ 63,328.50
13763 S/ 33,031.20
10211 S/ 37,780.70
12316 S/ 34,484.80
11103 S/ 26,647.20
11418 S/ 37,679.40
S/ 64,314.00
s segmentaciones de

xcel o si el libro se
e podrá usar la
senta una
tabla. Las
de tabla no
ta versión

odificó en
rior de
o se guardó
en una
no se podrá
ción.