EL GASTO EN ALIMENTOS BÁSICOS 2014

indicadoRes paRa La
meJoRa de La cadena
de sUministRo

El impulso quE tu supply chain nEcEsita

Retos en opeRaciones
JUL.15 y Logística
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E Indicadores para la mejora de la cadena de suministro 2

índICE
JUL.15
RETOS EN OPERACIONES
Y LOGÍSTICA

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Qué son los indicadores y para

2
qué se utilizan 4

La efectividad de los indicadores

3
de gestión logística 4

La formulación de KPIs 5

4
No todos los indicadores valen 5

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DIEZ Indicadores para la gestión
de la cadena de suministro 7
E Indicadores para la mejora de la cadena de suministro. El impulso que tu supply chain necesita

Indicadores para la mejora de la cadena

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de suministro.
El impulso que tu supply chain necesita

Mantenerse actualizado de procesos, operaciones y normas y saber exactamente el lugar que

ocupa cada cosa puede ser una pesadilla logística si no se cuenta con la estrategia adecuada y
falta el respaldo de los KPIs más relevantes. La elección de los indicadores de gestión logística
es de importancia crítica para lograr las métricas que aseguran la perspectiva necesaria, único
modo de mantener las operaciones en marcha sin problemas.
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01 Qué son los indicadores y para qué se utilizan

Un indicador clave rendimiento, también conocido como KPI, es un valor mensurable que demuestra la
eficacia con que una compañía está logrando los objetivos clave de su negocio. Las organizaciones uti-
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lizan indicadores clave de rendimiento en múltiples niveles para evaluar su éxito en relación a las metas
planteadas a medio y largo plazo. Mientras que los KPI de alto nivel pueden centrarse en el rendimiento
global de la empresa, su establecimiento se puede complementar con el de otros, de un nivel inferior, que
se destinen a monitorizar los procesos en las diferentes áreas de la organización, como los departamen-
tos de ventas, marketing o producción.

Aplicados a la gestión logística, los indicadores de mayor alcance podrían destinarse a la recogida de
métricas sobre el desempeño general de la cadena de suministro de extremo a extremo, mientras que
los de alcance menor se ocuparían de medir el rendimiento de partes concretas de cada proceso.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que, la simple recogida de los datos que estos indicadores propor-
cionan carece de utilidad alguna para el negocio. Para que los KPI aporten valor es necesario que:

- Se establezcan en función de unos objetivos o metas.

- Queden respaldados por una estrategia empresarial.
- Se definan en un contexto de cultura organizacional adecuado.
- Las métricas que se recojan sean el impulsor de una acción, y no simple parte de un informe,
relegado al olvido.

02 La efectividad de los indicadores de gestión logística

Al igual que en cualquier otra área de negocio, en lo relativo a la
gestión de la cadena de suministro, los indicadores han de estar
definidos de forma que reflejen la realidad del negocio. Un KPI es tan
valioso como la acción que inspira y, con demasiada frecuencia, las
organizaciones los adoptan a ciegas, a falta de una autoevaluación
previa que ayude a determinar dónde se encuentra el negocio, hacia
dónde se quiere dirigir y cuáles son sus necesidades.

Cuando no se sigue este proceso introspectivo previo, los KPI no sir-

ven para instar el cambio positivo, no pueden aplicarse a la mejora
continua y, se corre el riesgo de que se trate de una simple fuente de
gasto de recursos.

Además, uno de los aspectos más importantes sobre los indicado-

res de gestión logística, y que a menudo se pasa por alto, es que son
una forma de comunicación idónea por su claridad, objetividad y
precisión, para:

- El intercambio de datos entre usuarios de negocio.

- La conectividad interdepartamental.
- Fortalecer la relación con proveedores y clientes.
- Exportar las mejores prácticas de unas áreas a
otras que lo necesiten.
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03 La formulación de KPIs
En términos de desarrollo de una estrategia para la formulación de indicadores clave de rendimiento,
se debe empezar con lo básico. Los pasos a seguir serían los siguientes:

1. Determinar los objetivos organizacionales.

2. Definir el modo de alcanzarlos.
3. Designar roles y responsabilidades.
4. Establecer los recursos necesarios para la implementación de la
estrategia de medida del desempeño.
5. Fijar la frecuencia y obligaciones de recogida de métricas y reporting.
Esto debería ser un proceso iterativo, en el que la retroalimentación ha de considerarse como un elemen-
to clave. A través de cada dato se logra un hallazgo que será la base para lograr un mejor entendimien-
to de los procesos de negocio.

04 No todos los indicadores valen

Una forma de evaluar la pertinencia de un KPI es teniendo en cuenta su utilidad. Para ello, cada indica-
dor que se plantee debe ser:

1. E specífico: ha de ser concreto y claro, entendible y posible de

determinar.
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2. M edible: ha de ser posible cuantificar el progreso hacia la meta fijada,

no vale lo abstracto.
3. A lcanzable: los KPIs han de ser realistas, de nada sirve medir algo si
el gasto en recursos no es justificable o si, caso de detectarse la
necesidad de cambio en un área, no sería posible de implementar debido a
limitaciones de algún tipo.
4. Relevante: debe ser importante para la organización y sus objetivos.
Tiene que reflejar su identidad y necesidades y responder al momento
que atraviesa el negocio en el presente.
5. Sujeto a un plazo: tiene que establecerse una fecha límite para la
consecución del objetivo sobre el que se toman las métricas.
Además, es fundamental someterlos a revisión. Un indicador que es relevante a principios de año puede
no serlo a final de ejercicio. Lo mismo sucede cuando la meta que se busca alcanzar gracias a la aporta-
ción del KPI se consigue. Cuando se superan objetivos se debe determinar si ello sucede porque se han
fijado metas demasiado bajas o si es atribuible a algún otro factor.

En cualquier caso, el que un indicador haya sido definido correctamente y en base a los 5 criterios men-
cionados en líneas precedentes no es suficiente para lograr que se genere el valor esperado. Es preciso
además que se den:

- Iteración.
- Comunicación.
- Acción.
- Corrección.
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05 DIEZ Indicadores para la gestión de la cadena

de suministro
Los datos bien elegidos y adecuadamente utilizados ayudan a gestionar eficazmente la cadena de sumi-
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nistro. Las métricas que se recogen de cada indicador permiten realizar un seguimiento de la situación
actual de los envíos, controlar los niveles de inventario y asegurar que todas las órdenes enviadas son
del todo correctas. En otras palabras, los KPIs permiten tomar el control del supply chain que garantiza
que las operaciones marchan sin problemas.

Algunos de estos indicadores son:

1. Costo de inventario: este indicador ayuda a conocer

a cuánto ascienden los costes de almacén para un
periodo determinado. Las métricas de inventario
revelan el gasto asociado a cada pieza de inventario,
ya sea en concepto de trabajo, riesgo, seguros,
almacenamiento o transporte de mercancías. Gracias
a ellas se pueden controlar los costes y la rotación
de inventario:
- Calculando la cantidad de beneficio que se puede lograr en
base al inventario actual.
- Optimizando los ciclos de producción de los proveedores.
- Mejorando la coordinación entre abastecimiento, transporte y última milla.

2. Rotación de inventario: mide la frecuencia con la que la empresa es capaz de vender

la totalidad del inventario en un periodo de tiempo determinado, generalmente
de un año. Este KPI es un importante indicador de la eficiencia de la cadena de
suministro, la calidad y la demanda del inventario y la idoneidad de las prácticas
de abastecimiento. En términos generales, una tasa de rotación más alta es lo
preferible, mientras que un índice de rotación inferior sugiere ineficiencia y
dificultad para convertir en stock en ingresos.
3. Seguimiento de los pedidos: sirve para monitorizar la precisión con que las órdenes
se envían a los clientes. Lo ideal es planificar la recogida de datos en tiempo real,
para permitir a los equipos elaborar una respuesta a tiempo, caso de plantearse
situaciones que así lo requieran. Algunas de las métricas que ayudan a llevar a
cabo esta supervisión son las relacionadas con:
- Departamentos encargados de tramitar los envíos en cada pedido.
- Tiempos de salida y llegada.
- Número de unidades vendidas y unidades vendidas por área geográfica.
- Porcentaje de pedidos que se envían sin incidencias.
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4. Relación entre inventario y ventas: determina si la relación entre la proporción de

artículos en stock y la cantidad de pedidos es proporcional o si existe una pérdida
de alineación. Este es uno de los indicadores más importantes para la gestión de
la cadena de suministro ya que está estrechamente ligado al índice de rotación de
inventario y habla a la estabilidad financiera de su organización. Por eso:
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- Ayuda a conocer el desempeño de la organización.

- Informa sobre las condiciones económicas prevalecientes.
- Contribuye a mejorar la capacidad de reacción de la organización.

5. Unidades por transacción: mide el número promedio de unidades adquiridas en cada

operación permitiendo establecer líneas de base y comparar esos valores con
los valores objetivo. Este KPI proporciona datos importantes sobre:
- Las tendencias de compra de los clientes.
- La eficacia de los equipos de ventas en relación con un determinado producto.
- La evolución del negocio, en comparación con datos históricos y con información sobre los
principales competidores.
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6. Tasa de devoluciones: mide la velocidad a la que los artículos enviados son

devueltos y permite clasificarlos en función de las razones que motivaron
devolución. Este KPI hace posible:
- Identificar tendencias.
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- Reducir su tasa de devoluciones.

- Aumentar la rentabilidad.
- Resolver cuestiones en su origen.
- Fomentar la innovación.
- Mejorar el servicio al cliente.

7. Estado del pedido: para tomar un control total sobre el supply chain es preciso
conocer a cada momento cuál es el estado de cada pedido y las medidas
adoptadas. La dificultad de la recogida de métricas en este caso radica en que
estos datos se puede presentar de muchas maneras diferentes, ya que incorporan
información relacionada a las circunstancias específicas de la cadena de
suministro.
8. Precisión de inventario: compara los niveles de inventario según lo registrado
automáticamente con los niveles de existencias reales a nivel de almacén. Base
de datos vs realidad es un duelo que puede revelar importantes debilidades
a nivel de sistema, todas ellas con capacidad suficiente como para afectar
negativamente el buen curso de las operaciones. Un seguimiento de inventario
inexacto puede resultar en:
- Mayores costos.
- Elevadas tasas de imprecisión en lo relativo a los pedidos.
- Niveles de satisfacción del cliente bajos.

9. Tasa de pedidos en espera: mide el número de pedidos que no pueden ser satisfechos
en el momento en que se realiza la orden. Si la tasa es alta, los clientes se ven
obligados a esperar, lo que afectará negativamente a su satisfacción y retención
en el largo plazo. Para evitarla es necesario:
- Aumentar la precisión del inventario.
- Controlar el porcentaje de artículos agotados.
- Conocer las tendencias, como la demanda estacional, que pueden afectar al rendimiento.

10. Tasa de pedidos sin incidencias: revela la cantidad de pedidos que se envían a
los clientes sin ningún tipo de incidencias y que son recibidos en perfectas
condiciones en cuanto a su calidad, tipo de producto, plazo de entrega y
ausencia de daños. La consecución de un alto índice de pedidos exactos y sin
incidencias debería ser la meta de toda cadena de suministro, ya que indica la
eficiencia organizativa y conduce a un elevado índice de satisfacción del cliente.
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