Dirección y gestión de proyectos de software

Flor Nancy Díaz Piraquive

Proceso de Inicio
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Temario

Ítem Tema

1 De la idea al proyecto

2 Desarrollo del acta del proyecto

3 Reunión de arranque del proyecto

4 Tareas, conocimientos y habilidades en el proceso de inicio

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Grupo de procesos de inicio

Grupo de procesos
de planificación

Desarrollar el acta
de constitución del
proyecto

Grupo de procesos
de ejecución

Desarrollar el enunciado
del alcance del
proyecto preliminar

Grupo de procesos
de control y seguimiento

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Fases del ciclo de vida del proyecto

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 Objetivo
El objetivo principal del proceso de iniciación es
autorizar de manera formal el comienzo del proyecto.
equipo del Proyecto
origen

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

Carta
constitución plan avance entrega
alcance aceptación PRODUCTO

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Adicionalmente…

 Con la ejecución de este proceso se asigna un gerente de

proyecto
 Se identifican los principales stakeholders y
 Se genera el Acta de Constitución del Proyecto en el cual
se consigna el objetivo, el alcance y se definen las
principales condiciones y restricciones que se deben tener
en cuenta durante su ejecución.

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Finalidades…

 Obtención de la autorización para comenzar el proyecto o fase.

 Comprometer a la organización con un proyecto o una fase.
 Fijar la orientación de la solución global.
 Definir los objetivos de alto nivel.
 Confirmar la alineación con los objetivos estratégicos.
 Asegurar las aprobaciones y recursos necesarios.
 Identificar las localizaciones geográficas involucradas.
 Identificar las responsabilidades de gestión.
 Asignar a un director de proyectos.
 Identificar y asignar otras posiciones o líderes clave.
 Identificar y documentar limitaciones y asunciones.
 Tomar las decisiones estratégicas sobre aprovisionamiento
 Identificar a los suministradores cualificados
 Identificar a los stakeholders.
 Negociar, escribir y refinar el acta del proyecto.

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Entradas y salidas…

Entradas Salidas

Documentación inicio del

Autoridad proyecto:
para iniciar el • Definición del proyecto
proyecto • Business Case
• Estructura del equipo de gestión
• Descripción de roles
Inicio del • Documentos de estrategias
Expediente del • Plan de proyecto
proyecto proyecto • Controles de proyecto

Evaluación de beneficios del

Plan de la fase plan del proyecto
de inicio

Solicitud de entrega
del proyecto

Plan de Fase: Primera entrega

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En general…

Involucrar a los clientes y a otros interesados durante la iniciación,

mejora la probabilidad de contar con propiedad compartida, con la
aceptación de los entregables y con la satisfacción del cliente y
demás interesados

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… De la idea al proyecto …

Estudio de viabilidad técnica

Identificación de capacidad
Evaluación financiero económica
Análisis de riesgo e incertidumbre

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Parea aumentar la probabilidad de éxito…

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Definición del problema u oportunidad de negocio

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Definición de objetivos

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Acta de constitución del Proyecto
En esta actividad se realiza el documento que autorice
formalmente al proyecto.

El documento debe estar basado en la plantilla definida

como entrada del proceso y se le debe adjuntar el
resultado de todas las actividades.

Una vez revisado este documento por los participantes,

debe ser aprobado y firmado por los miembros del
equipo.

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Asignación del Líder del Proyecto
En esta actividad se escoge al Gerente del proyecto.

La decisión es tomada por todos los miembros del grupo

y generalmente es aprobada por medio de un consenso.

La entrada principal de esta actividad es la conformación

del equipo del proyecto

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Alcance del proyecto
Esta actividad se basa en realizar la definición preliminar
del alcance del proyecto.

El alcance hace referencia a los productos y servicios que

se van a generar durante la ejecución del proyecto.

Aquí se especifican los límites del proyecto y se describe

explícitamente lo que no incluye el proyecto.

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Reunión de arranque del Proyecto

kick-off. En esta reunión se espera que las

organizaciones funcionales reconozcan su participación
y se comprometan con el éxito del proyecto, reconozcan
la autoridad el líder del proyecto, doten al proyecto del
equipo de proyecto necesario y de los recursos
necesarios.

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Proceso de Inicio – Ejemplo de aplicación

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Memorandum of Understanding
Apreciados Participantes

Durante el desarrollo del módulo, ustedes deberán adelantar un trabajo

integrador, que se desarrolla paulatinamente, “sin prisa, pero sin pausa”

El proyecto deberá cumplir con algunos requisitos de inicio:

 Tener aprobado, el modelo o caso de negocio (Business Case), que

demuestra que el proyecto es viable.
 Tener aprobado el presupuesto (Budget) de ejecución, el cual debe estar
cercano a US$ 1’500.000 con un rango de diferencia de más o menos 20%
 Tener aprobada la programación en el tiempo (Cronograma), la cual deberá
ser “aproximadamente” de 1 año.
 Tener aproximadamente 5 subproyectos (Infraestructura, hardware, software,
comunicaciones, energía, soporte, etc.). Si el proyecto trata de un sistema de
información, debe contener mínimo 5 módulos o desarrollos de aplicación
para la gestión integral.

Presenten la propuesta en la primera sesión de avance junto al resumen de

contrato y al acta de inicio.
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Contrato o indicaciones del patrocinador o cliente (resumen)

Objeto:

Fecha de inicio:

Plazo:

Valor:

Forma de pago:

Productos entregables:

Responsable:

Observaciones:

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Acta de nombramiento del Gerente del Proyecto
Asunto:

Lugar y Fecha:

Asignado a:

Responsabilidades del Gerente de Proyecto:




Presupuesto:

Equipo del proyecto:




Entregables e hitos del proyecto:

Entregable Fecha de Finalización Planeada

Los términos de esta Acta fueron validados y ajustados previamente con todos los miembros asistente
a la reunión, en constancia de lo cual se suscribe.

NNNNNNNNNNN NNNNNNNNNN
Gerente General Gerente de Oficina de Proyectos

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Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter)

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Project Scope Statement

Project ID Date:
Project Name
Project Objectives
Product Scope Definition
Project Requirements
Project Boundaries
Project Deliverables
Product Acceptance Criteria
Project Constraints
Project Assumptions
Initial Project Organization
Schedule Milestones
Fund Limitation
Approval Requirements

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Situación actual Vs. Situación propuesta…
Archivo de
Actualización
Entidades
Entidades Externas 2
Externas

WS
Sitio Central
Sitio Central 3

Notificación de rechazo
Notificación de rechazo
Oficinas4
Oficinas

Notificación de
producción
Notificación de

Notificación de
producción

producción
Envío del documento Envío del documento

Inter Inte
net rnet
1

Punto de mejora

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