Documentos

de Gestión
Son instrumentos técnicos normativos que orientan la organización
y el funcionamiento de las entidades estatales. Observemos el siguiente
cuadro donde encontraremos todos los documentos de gestión según
su utilidad.

Reglamento de Organización y Funciones -ROF

Se materializa en el organigrama donde se definen funciones y
responsabilidades primero de la entidad en general, y luego de cada
una de las áreas que componen su estructura. Es muy importante que
toda entidad cuente con este documento para que funcione.

Plan Estratégico Institucional - PEI

Este documento tiene como fin dar especificidad a las funciones

que la entidad pública posee, en objetivos y metas. Es importante tener
en cuenta que estos planes no son rígidos, dependen del contexto y de
factores externos que pueden afectar a las entidades.
 Plan Operativo Institucional – POI

Es un documento de planificación a corto plazo. En este

documento se definen las metas inmediatas y metas para el año a las
que se deben l legar, a través de actividades y proyectos, para cumplir
con el Plan estratégico institucional.

Cuadro de Asignación de Personal – CAP

En este documento se definen los puestos o cargos que existen en
la entidad. Todos esos cargos están vinculados al ROF.

Para acceder a un puesto o cargo, las entidades deben

convocar a concurso público para seleccionar a su personal, y verificar
que cumplan con los requisitos. Sin embargo, existen algunos cargos
que no. Por ejemplo: La selección de los Ministros o los denominados
puestos de confianza, lo cual tiene un tope de 5% del personal.

Presupuesto Analítico de Personal – PAP

Es un documento complementario al CAP, donde se determina el

presupuesto aprobado para pagar a las personas que ocupan puestos
establecidos en el CAP. Evalúa solo costos en personal.
 Cuadro de Puesto de la Entidad – CPE

Es un nuevo documento de gestión que consolida el contenido

del CAP y el PAP en un solo documento. Se aplicará para las entidades
que se vayan acogiendo al nuevo régimen de servicio civil.

Manual de Organizaciones y Funciones –

MOF

Es un documento más detallado, de cada puesto establecido en

el CAP. Señala las funciones y responsabilidades de cada puesto. Este
documento sirve para verificar que todas las responsabilidades y
funciones estén asignadas y se cumplan a cabalidad.

Manual de Perfiles de Puestos – MPP

Este es un documento, que con el nuevo régimen del servicio civil

estará sustituyendo al MOF. Describe de manera estructurada los perfiles
de puestos de una entidad, desarrollados a partir del ROF, CAP (o CPE).

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 Manual de Gestión de Procesos y
Procedimientos

Describe los procesos que se realizan en una entidad. En un

proceso intervienen diferentes sujetos y áreas. Este documento define
en cada proceso o flujo, quiénes intervienen, los pasos o acciones que
se realizan y a dónde se deriva. Este es un documento que todas las
entidades deberían tener.

Texto Único de Procedimientos

Administrativos - TUPA

Es un compendio o consolidado de los procedimientos

administrativos que los ciudadanos pueden seguir ante una entidad. En
el TUPA se hace referencia a los requisitos, plazos de resolución,
autoridad, ante la que se inicia el trámite, el pago que se debe realizar
y otras obligaciones que tienen sustento legal.