Documentos

de Gestión
Son instrumentos técnicos normativos que orientan la organización y el
funcionamiento de las entidades estatales. Observemos el siguiente cuadro donde
encontraremos todos los documentos de gestión según su utilidad.

▪ Reglamento de Organización y Funciones -ROF

Se materializa en el organigrama donde se definen funciones y responsabilidades

primero de la entidad en general, y luego de cada una de las áreas que componen
su estructura. Es muy importante que toda entidad cuente con este documento
para que funcione.

▪ Plan Estratégico Institucional - PEI

Este documento tiene como fin dar especificidad a las funciones que la entidad
pública posee, en objetivos y metas. Es importante tener en cuenta que estos
planes no son rígidos, dependen del contexto y de factores externos que pueden
afectar a las entidades.

▪ Plan Operativo Institucional – POI

Es un documento de planificación a corto plazo. En este documento se definen las

metas inmediatas y metas para el año a las que se deben l legar, a través de
actividades y proyectos, para cumplir con el Plan estratégico institucional.
▪ Cuadro de Asignación de Personal – CAP
En este documento se definen los puestos o cargos que existen en la entidad. Todos
esos cargos están vinculados al ROF.

Para acceder a un puesto o cargo, las entidades deben convocar a concurso

público para seleccionar a su personal, y verificar que cumplan con los requisitos. Sin
embargo, existen algunos cargos que no. Por ejemplo: La selección de los ministros o
los denominados puestos de confianza, lo cual tiene un tope de 5% del personal.

▪ Presupuesto Analítico de Personal – PAP

Es un documento complementario al CAP, donde se determina el presupuesto

aprobado para pagar a las personas que ocupan puestos establecidos en el CAP.
Evalúa solo costos en personal.

▪ Cuadro de Puesto de la Entidad – CPE

Es un nuevo documento de gestión que consolida el contenido del CAP y el PAP en un
solo documento. Se aplicará para las entidades que se vayan acogiendo al nuevo
régimen de servicio civil.

▪ Manual de Organizaciones y Funciones – MOF

Es un documento más detallado, de cada puesto establecido en el CAP. Señala las

funciones y responsabilidades de cada puesto. Este documento sirve para verificar que
todas las responsabilidades y funciones estén asignadas y se cumplan a cabalidad.
▪ Manual de Perfiles de Puestos – MPP
Este es un documento, que con el nuevo régimen del servicio civil estará
sustituyendo al MOF. Describe de manera estructurada los perfiles de puestos de
una entidad, desarrollados a partir del ROF, CAP (o CPE).

▪ Manual de Gestión de Procesos y

Procedimientos

Describe los procesos que se realizan en una entidad. En un proceso intervienen

diferentes sujetos y áreas. Este documento define en cada proceso o flujo,
quiénes intervienen, los pasos o acciones que se realizan y a dónde se deriva.
Este es un documento que todas las entidades deberían tener.

▪ Texto Único de Procedimientos

Administrativos - TUPA

Es un compendio o consolidado de los procedimientos administrativos que los

ciudadanos pueden seguir ante una entidad. En el TUPA se hace referencia a los
requisitos, plazos de resolución, autoridad, ante la que se inicia el trámite, el pago
que se debe realizar y otras obligaciones que tienen sustento legal.