ORIENTACIONES PARA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN

LA PLATAFORMA COMUNIDAD VIRTUAL.

Consideración.
El informe de la auditoría realizada por parte del ICONTEC al macroproceso “D” Gestión de la Calidad
Educativa de la Secretaría de Educación Departamental, reconoce el proceso innovador del uso de
la plataforma “Comunidad Virtual” www.enjambre.gov.co a partir de la ejecución del proyecto
"Fortalecimiento de la cultura ciudadana, virtual, digital y democrática en ciencia, tecnología e
innovación, a través de la investigación como estrategia pedagógica apoyada en las TIC en
instituciones educativas de Norte de Santander". En este sentido, se destaca la política de cero papel
con el cargue de documentos digitales institucionales en la plataforma, en este sentido, se destaca
que los establecimientos educativos, estén aplicando lineamientos del uso y apropiación de
tecnologías de información y comunicación.

Por lo anterior, y con el propósito de seguir cualificando el uso de la plataforma con criterio de
eficiencia y pertinencia, se presentan recomendaciones a los rectores y directores para que con sus
equipos de gestión revisen la organización y cargue de archivos digitales.

Como criterio de reorganización de los documentos se propone lo siguiente:

Se sugiere seguir el siguiente protocolo:

• Organizar todos los archivos digitales asignando nombre a cada uno. Ejemplo: PEI IE. San
Francisco versión ____; PMI IE. San francisco versión___ ) que permita el cargue posterior.
Cuando se tengan todos los archivos organizados, proceda a eliminar de la plataforma las
carpetas existentes con sus archivos allí cargados.
• Crear las siguientes carpetas:
o Carpeta con el nombre GESTION DEL PEI: Contiene los siguientes documentos en
formato pdf:
▪ Documento PEI versión actual (se asigna el nombre: Ejemplo. PEI IE. San
Francisco versión___ )
▪ Anexo 1. Manual de funciones.
▪ Anexo 2. Manual de procedimientos.
▪ Anexo 3. Manual de Convivencia.
▪ Anexo 4. Sistema Institucional de Evaluación.
▪ Anexo 5. Documento Plan de Gestión del Riesgo
▪ Anexo 6. Diagnóstico situacional (lectura de contexto)
▪ Acuerdo del consejo directivo de aprobación del PEI.
▪ Acuerdo Consejo Directivo aprobación del SIE y manual de convivencia.
▪ Actas de Socialización del PEI, Manual de convivencia y SIE.
▪ Formato Registro PEI. Formato D02.02.F04 versión 2.
o Carpeta Autoevaluación Institucional: Debe contener entre otros los siguientes
documentos:
▪ Formato en Excel de la Autoevaluación. Formato D01.03. F01 versión 3. que
contiene las autoevaluaciones de los años 2015 al 2018
▪ Reporte de los índices de inclusión. Formato Excel
▪ Documento pdf. Análisis de los resultados de las pruebas internas y externas
años 2015-2016 Y 2017.
 ▪ Documento pdf. Acuerdo por la excelencia (Tres últimos años. 2016-2018)
▪ Documento PDF. Análisis supérate con el SABER. (conforme orientaciones
plataforma supérate con el SABER 2.0.
▪ Eficiencia interna 2016, 2017, 2018. Formato Excel
o Carpeta Gestión del Plan de Mejoramiento Institucional que debe contener entre
otros los siguientes documentos:
▪ Formato Excel del PMI versión 4. PMI 2017-2019.
▪ PMI 2018 Formato D02.03.F01 versión 5.
▪ Acuerdo Consejo Directivo adopción PMI.
▪ Formato de seguimiento y evaluación PMI 2017. Formato D02.03.F03
Versión 1.
▪ Formato seguimiento PMI 2018 Formato D02.03.F03 versión 2.
o Carpeta Proyectos Pedagógicos Transversales. Se cargan los siguientes documentos:
▪ Ficha de transversalidad. Formato D02.05.F01
▪ Resumen ejecutivo de los proyectos que se encuentran en implementación
(Atendiendo documento orientador de la SED). Educación para la sexualidad
y construcción de ciudadanía; educación para el ejercicio de los derechos
humanos; proyecto ambiental escolar PRAE, Hábitos y estilo de vida
saludable; movilidad segura; educación económica y financiera, cátedra de
la Paz.
o Carpeta Articulación. Articulación con el SENA o educación superior: Contiene los
siguientes documentos:
▪ Propuesta de articulación con el SENA o con instituciones de educación
superior.
▪ Carta aval de la SED.
▪ Carta aval del SENA.
▪ Convenio interadministrativo con el SENA.
▪ En articulación con primera infancia. Debe contener lo siguiente:
• Documento informe de la implementación de los derechos básicos
de aprendizaje de transición.
• Documento informe sobre el acompañamiento de las transiciones de
los niños y niñas en el entorno educativo atendiendo la orientación
del referente del MEN Todos Listos. (caja siempre día E).
o Carpeta TIC. Contiene los siguientes documentos:
▪ Plan institucional del uso y apropiación de medios y tecnologías. (referente
documento orientador elaborado por la SED).
▪ Matriz de diagnóstico institucional de infraestructura tecnológica. Formato
Excel D02.07.F01
o Carpeta de experiencias significativas. Contiene los siguientes documentos.
▪ Ficha de registro de experiencias.
▪ Documento pfd descriptivo resumen de las experiencias.
▪ Direcciones de enlace para acceder a videos de las experiencias.
(documento Word)
Para acceder a la plataforma seguir los siguientes pasos:

• Ingresar con el usuario y contraseña asignada.

• Buscar el establecimiento educativo. Dar click en instituciones.

• Escriba el nombre del establecimiento educativo

• Seleccione el Establecimiento. Dar clik

• Dar click en el enlace documentos institucionales.

• Revisar carpetas y archivos. ( Para reorganizar puedes eliminar las carpetas y volver a crearlas
conforme se está orientando) para eliminar dar click en la (x) y para crear acceder en la opción
crear carpeta