UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

DEPARTAMENTO DE TITULACIÓN

TRABAJO DE TITULACIÓN

PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

LICENCIADO EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

TEMA
ESTUDIO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA GESTOR DOCUMENTAL
ALFRESCO PARA EL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA EMPRESA
ECUAFLEX S.A.

AUTOR:
BORIS JOSÉ MONTOYA OLIVO

DIRECTOR:

ING. FRAKLIN CABEZAS GALARZA

2016

GUAYAQUIL-ECUADOR
Contenido

1.-Tema.............................................................................................................................................3
2.-Introducción.................................................................................................................................3
3.-Objeto de la investigación............................................................................................................4
4.-Justificación..................................................................................................................................5
5.-Objetivos.......................................................................................................................................6
5.1.-General..................................................................................................................................6
5.2.-Específico...............................................................................................................................6
Marco Teórico....................................................................................................................................7
Metodología.......................................................................................................................................7
Cronograma........................................................................................................................................7
Bibliografía........................................................................................................................................7
1.-Tema

ESTUDIO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA GESTOR DOCUMENTAL

ALFRESCO PARA EL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA EMPRESA
ECUAFLEX S.A.

2.-Introducción

La información es un recurso necesario e importante que se genera gracias al uso de los

sistemas de información, a través de una gestión adecuada de cada uno de los procesos de
la empresa, el uso excesivo de documentos en las organizaciones se presenta como un
problema a nivel general apoyando la ralentización de procesos que se basan en estos
documentos y haciendo un cuello de botella en el flujo de información, generando gastos
innecesarios y hasta contribuyendo con la destrucción del ecosistema.

La digitalización de documentos es un mecanismo sencillo, rentable y eficiente para

almacenar, administrar y consultar gran volumen de datos en forma de imágenes digitales y
se presenta como una solución para mitigar este problema.

Alfresco una herramienta basada en licencia “Open Source” se muestra como una
alternativa para disminuir el impacto de este problema, como una solución al uso excesivo
de papel, carpetas archivadas, la contratación de compañías externas de almacenamiento y
custodia de documentos, proporcionando lo necesario para evitar el uso desmesurado de
papel que es lo que se desea conseguir con este proyecto y al mismo tiempo contribuyendo
con el medio ambiente y optimizando procesos en las compañías, disminuyendo de esta
manera el tiempo que se tarda en la toma de decisiones y agilizando el flujo de información
de los procesos.
3.-Objeto de la investigación

Actualmente en el departamento Contable de la Compañía ECUAFLEX S.A. ubicada en el

Km 10.5 vía a la Costa toda la documentación perteneciente a facturas, notas de crédito,
vales de caja y todos los documentos que se realicen son almacenados en una carpeta y
posteriormente son ubicadas en perchas dentro de un cuarto de Archivo.

Muchas veces los documentos no son bien archivados puesto a que los ubican en carpetas
pertenecientes a otras fechas lo cual genera un gran problema al momento de consultar un
documento y mucho más aún si este se necesita con suma urgencia.

En base a este problema es que se necesita automatizar este proceso para así disminuir el
impacto que pueda generarse con la pérdida total de los datos, y para eso se pretende
implementar el sistema de Gestión documental basado en Alfresco para de esta manera
poder digitalizar e indexar todos los documentos generados por este departamento,
permitiendo que su búsqueda sea rápida y ordenada, su almacenamiento no sea un
problema a futuro para la compañía y tener que disminuir gastos al contratar entes externos
para almacenamiento de la información y también evitar la pérdida total de la
documentación.
4.-Justificación

El proyecto en mención se presenta como una solución para erradicar el problema latente
en la compañía el uso excesivo de papel por documentos que se utilizan una sola vez y se
archivan en cajas dentro de un departamento que ocupa espacio, consume recursos y genera
pérdida de tiempo a los colaboradores de la empresa.

La correcta organización de estos documentos un proceso sumamente eficiente y rentable

que permite agregar productividad y valor agregado a las actividades diarias, originados por
el fácil y rápido acceso a la información.

Desde el punto de vista informático mantener la información digitalizada es muy

importante y de esta manera se evita tener que imprimir un documento innecesariamente
garantizando las siguientes razones:

Innovación: la gestión documental al establecerse como un proceso nuevo para hacer las
cosas brinda un valor agregado ya que la empresa estaría adaptando nuevas tecnologías.

Disponibilidad: Acceso a la información de manera rápida y eficiente.

Integridad: Protección totalmente garantizada de los documentos digitalizados.

Conveniencia: Este proyecto tiene una gran conveniencia porque ahorra recursos, tiempo y
dinero.
5.-Objetivos

5.1.-General

Optimizar los procesos del departamento mediante la herramienta de gestión documental

que contribuirá con el crecimiento de la empresa al mejorar sus procesos de documentación
con mayor eficacia seguridad e integridad y también mejorando la productividad de los
colaboradores

5.2.-Específico

 Configurar, Administrar el almacenamiento y respaldo de los documentos

ingresados en el sistema de Gestión documental Alfresco.

 Ahorrar recursos evitar gastos innecesarios y contribuir con el medio ambiente en el

uso de cero papeles.

 Aumentar la productividad de los colaboradores de la empresa.

Marco Teórico

Metodología

Cronograma

Bibliografía