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PRESUPUESTO BASADO EN ACTIVIDADES

Nos encontramos en un mundo globalizado en donde cada vez hay mayor incertidumbre sobre
las variables internas y externas que pueden afectar positiva o negativamente a la contabilidad
y las operaciones en las empresas, donde la competitividad y la demanda es cada vez más
selectiva y donde la calidad como estrategia competitiva es la diferenciación; es aquí donde el
tema de presupuestar juega un papel de gran relevancia, puesto que con aspectos dados del
entorno económico y del conocimiento que poseamos de la empresa, podemos pronosticar el
comportamiento que tendrán las cifras económicas, para saber de esta forma si estamos
generando valor o si por el contrario se necesitan estrategias para mejorar constantemente en
las operaciones de la compañía. La presupuestación debe ser parte fundamental de la función
de Planeación, especialmente la económica; su proyección debe poner en manos de la Alta
Dirección el diagnóstico, balances y necesidades de los principales recursos materiales y
financieros para apoyar a la toma de decisiones. De ahí que el presupuesto sea una excelente
herramienta de planeación, control y toma de decisiones.

En un principio se necesita definir un presupuesto, este se entiende como un plan integrador y

coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que
forman parte de una empresa para un período determinado y bajo ciertas condiciones, con el
fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia aplicados a cada centro de responsabilidad
de la organización.1

Los presupuestos se pueden clasificar según su flexibilidad, según el período que cubran, según
el campo de aplicabilidad en la empresa, según el sector en el cual se utilicen, según su
contenido, según su reflejo en los Estados Financieros, según las finalidades que pretende, por
programas, por objetivos, por resultados, por actividades, maestro, base cero.

El presupuesto basado en actividades parte del análisis y configuración de un programa de

tareas, actividades y consiguientemente procesos, con el fin de lograr mayor eficiencia, por
medio de la mejora continua y la eliminación de aquellas actividades que no generan valor, es
considerado en la actualidad, dentro de la gestión empresarial, como una herramienta para
tener éxito en el uso adecuado de la información para la toma de decisiones internas y externas.

Su ejecución es más fácil en aquellas empresas u organizaciones que tengan importantes

recursos financieros y que utilicen el Sistema de Costos y Gestión ABC/ABM que basa su
operatoria también en las actividades.

El Sistema de Costos Basado en Actividades basa su operatoria en una adecuada identificación

de las actividades de una empresa, y en un sistema de cálculo e imputación progresiva de los
costos a través de éstas.

"Este boletín es de carácter informativo y no compromete la opinión de La Universidad EAFIT."

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Los elementos de costo se reparten entre todas las actividades con el objeto, tanto de conocer
el costo de estas, como de controlarlo en el tiempo. Son dichas actividades las que vierten
posteriormente sus costos a los distintos objetivos de costo, que pueden ser no sólo los productos
de la empresa, sino otros como los clientes, las líneas de producto, los mercados, entre otros.
Según este sistema el costo final de los productos se calcula por agregación de los costos de
aquellas actividades que generan valor y han intervenido en su proceso de producción.

Propósito del Presupuesto Basado en actividades (ABB)

El presupuesto basado en actividades - ABB es una herramienta que se utiliza con el propósito
de controlar y manejar efectivamente los gastos e ingresos en una empresa, por esto se hace
imprescindible la clasificación de las partidas que avalan las cuentas de dicho presupuesto. Es
la adaptación de la filosofía del Costo Basado en Actividades -ABC al proceso de formulación
de presupuestos.

Con la utilización del ABB se pretende que éste se centre en las actividades, pues son éstas las
generadoras de costos y se estiman los recursos a utilizar teniendo en cuenta los outputs a
obtener y los factores que causan los costos de las actividades a desarrollar.

El ABB requiere del conocimiento de los procesos y de la estructura de los productos, a través de
una definición apropiada de las actividades.

El Presupuesto Basado en Actividades da la posibilidad de desarrollar ventajas competitivas a las

organizaciones que utilicen esta herramienta de gestión empresarial juntamente con los Sistemas
de Gestión y Costos Basados en las Actividades (ABC/ABM).

Los presupuestos basados en actividades son más útiles para las necesidades de las empresas
con diversidad de productos, ya que significa que se requiere del conjunto más rico posible de
generadores de costos basado en actividades para describir su estructura de costos.

Cómo se realiza el presupuesto basado en actividades

El presupuesto basado en actividades comienza con los resultados finales y después determina
los recursos necesarios para generar tales resultados, la organización traduce su visión en una
estrategia con objetivos definibles al objeto de crear valor. Entre las formas de crear valor se
encuentra la participación del mercado creciente, el mejoramiento de las tasas de ventas, la
reducción de gastos, los incrementos de márgenes de utilidad, el aumento en la productividad
y la reducción del costo de capital.

Podemos analizar el presupuesto de un Departamento a partir de tres perspectivas: un enfoque

tradicional basado en funciones, un enfoque de presupuestos flexibles y un enfoque basado en
actividades. Los presupuestos tradicionales se fundamentan en el uso de rubros de líneas que se

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basan en las funciones, tales como los salarios, los suministros, la depreciación del equipo y así
sucesivamente. El presupuesto flexible utiliza el conocimiento del comportamiento de los costos
para dividir los rubros de las líneas basadas en las funciones en componentes fijos y variables. Los
presupuestos basados en actividades trabajan hacia atrás con respecto a las actividades y a sus
generadores para los costos fundamentales.

Pasos para la elaboración del presupuesto basado en actividades

Para elaborar un presupuesto basado en actividades se necesita de cuatro pasos:

1. Se debe determinar la producción final de un Departamento

2. Hay que identificar las actividades necesarias para entregar los productos finales, junto con
sus respectivos generadores

3. Se debe estimar la demanda de cada actividad

4. Hay que determinar el costo de los recursos requeridos para realizar las actividades relevantes.

Es de gran importancia ver que el ABB se basa en la producción esperada. El presupuesto

tradicional con frecuencia planea hacia adelante a partir de las experiencias del año anterior,
mientras que el ABB planea hacia atrás partiendo de la producción final del año siguiente.

El enfoque ABB que usa recursos y actividades para generar la producción final, le proporciona
al administrador mucha más información, así como la capacidad de considerar la eliminación
de las actividades que no agregan valor.

Ventajas del presupuesto basado en actividades

El presupuesto basado en actividades – ABB, es una excelente herramienta de gestión que

puede contribuir a calcular y gestionar los costos de forma más eficiente.

Dado que es una adaptación de la técnica ABC al proceso de elaboración del presupuesto,
facilita la aplicación de dicha técnica, logrando un mayor perfeccionamiento de las áreas
económicas.

El presupuesto puede ser más efectivo si se elabora desde el principio de las actividades, debido
a que los responsables de las diferentes áreas de la empresa seguirán unos cursos de acción más
críticos si valoran la eficiencia, eficacia y necesidad de las actividades.

A través del presupuesto por actividades - ABB quedarán expresados cuáles son los costos de
éstas y cómo se desenvolverán los mismos durante el ejercicio económico. Esta situación lleva a

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los Directivos de la empresa tener que conocer de forma más exacta la información sobre los
distintos costos, las causas que los originan y los cambios que éstos sufrirán ante las fluctuaciones
de los niveles de actividad.

Algunos expertos indican que de todo el esfuerzo de ABB sólo el 20% requiere elementos técnicos,
el 80% restante es cambio de cultura para usar y generar resultados a través de la información
que se tiene.

Un análisis del comportamiento de los costos utilizando el enfoque de las actividades permite
tomar decisiones acertadas para una mejor gestión, así como diseñar sistemas eficaces de
control administrativo.

Diferencia entre el presupuesto basado en actividades y el presupuesto tradicional

Para el caso de las empresas que tengan implantado un sistema de costes basado en
actividades – ABC, se presenta el sistema de confección de un presupuesto basado en las
actividades - ABB. En la figura 2.8 se observan las diferencias entre este tipo de presupuesto y los
más tradicionales.

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