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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y PRADM_01_v16

LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE VIAJE
Fecha: 28-Jun-19

1. OBJETIVO: Gestionar y controlar la solicitud, autorización y legalización de los gastos

de viaje a nivel nacional e Internacional.

2. ALCANCE: Aplica para todo el personal que requiere realizar viajes de representación
de la Compañía a nivel nacional e internacional.

3. DEFINICIONES

 Convenio corporativo: Es una negociación entre Cueros Vélez y un proveedor de

servicios, donde se obtienen beneficios para la empresa a nivel financiero.

 Itinerario: Ruta que realizará el viajero con días y horas definidas con el fin de
realizar la consecución de tiquetes aéreos y hospedajes.

 Penalidades: Es la suma de dinero que el empleado o Cueros Vélez debe asumir

como sanción, en caso de su cambios u omisiones para cumplir con los términos o
las condiciones acordados, aplica tanto para viajes aéreos y reservas de hotel.

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4. DESCRIPCION DEL PROCESO

4.1 SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE TIQUETES AÉREOS NACIONALES

Viajero Aux. Administrativo Aux. Administrativo

¿El viaje esta 3. Comunicar al
INICIO 1. Realizar solicitud 2. Revisar solicitud presupuestado?
NO FIN
viajero y al jefe
de viaje de viaje
inmediato

SI
Aux. Administrativo Aux. Administrativo Jefe Inmediato/ Viajero
Gerente Proceso
¿La cotización es Ir al
4. Revisar aprobada?
NO 7. Especificar paso 1
5. Realizar cotización 6. Revisar y aprobar
presupuesto modificaciones
cotización

Aux. Administrativo
8. Emitir tiquete de
viaje
SI
Aux. Administrativo ¿Es necesario Aux. Administrativo
¿La causa de la
modificar el itinerario Ir al
9. Enviar tiquete después de la compra SI modificación es por SI 10. Modificar itinerario
la empresa? y cargar penalidad al paso 5
definitivo al viajero de tiquete?
centro de costos

NO
NO
Coordinador Administrativo Coordinador Administrativo

12. Realizar
11. Cargar penalidad seguimiento a la
al empleado penalización

FIN

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4.2 SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE TIQUETES AÉREOS INTERNACIONALES

Viajero Aux. Administrativo Aux. Administrativo Aux. Administrativo Gerencia del Proceso

3. Notificar a
INICIO 1. Realizar solicitud 2. Revisar solicitud 5. Revisar y aprobar
contratación 4. Realizar cotización
de viaje de viaje cotización
solicitud de viaje

Gerente General Viajero

¿Se requieren Ir al
6. Solicitar aprobación ¿La cotización
es aprobada?
NO cambios en la SI 7. Modificar la paso 4
del viaje a la Gerencia cotización? solicitud
General
SI
NO
Aux. Administrativo
FIN
8. Enviar informe a
contratación de los
viajes

Aux. Administrativo Aux. Administrativo Aux. Administrativo

¿Es necesario
¿La causa de la
modificar el itinerario 11. Modificar itinerario Ir al
9. Emitir tiquete de 10. Expedir y enviar después de la compra SI modificación es por SI paso 4
la empresa? y cargar penalidad al
viaje tiquete definitivo de tiquete? centro de costos

NO
NO
Coordinador Administrativo Coordinador Administrativo

13. Realizar
12. Cargar penalidad seguimiento a las
al empleado sanciones

FIN

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4.3 SOLICITUD Y LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE VIAJE NACIONALES E

INTERNACIONALES

Viajero Jefe Inmediato Viajero

1. Diligenciar formato 2. Autorizar pago de ¿Cumple las Ir al
INICIO
políticas? NO 3. Verificar paso 1
pago anticipo de anticipo de gastos
gastos de viaje de viaje políticas

SI

Viajero Analista contable Analista Tesorería Viajero Viajero

4. Entregar formato
diligenciado y firmado de 5. Contabilizar 6. Transferir 7. Recopilar 8. Relacionar
anticipo de gastos de orden de pago anticipo facturas gastos
viaje al área contable

Jefe Inmediato Viajero Analista Tesorería Viajero

¿Existe saldo a
favor de la SI 10.Entregar dinero 11. Generar recibo 12. Anexar recibo
9. Autorizar gastos compañía? a la compañía de caja de caja

NO

Analista Contable Analista Contable Analista Tesorería

14. Entregar
13. Registrar saldo a 15. Transferir al FIN
formato de relación
favor del empleado
de gastos de viaje empleado

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5. POLÍTICAS O DIRECTRICES GENERALES:

5.1. Todos los gastos de viajes nacionales e internacionales deben tener asignado
presupuesto y ser autorizados por los Jefes / Gerencias respectivas.

5.2. Se debe cumplir con el plazo mínimo para la solicitud y compra de tiquetes esto con
la finalidad de lograr la mejor tarifa en la mejor aerolínea así:
 Viajes nacionales 20 días calendario.
 Viajes internacionales 30 días calendario. (Depende de la necesidad de emitir
visa, ver política 5.31 de este procedimiento).

5.3. Todos los viajes nacionales deben ser verificados y autorizados por el jefe inmediato
del viajero. Se debe escalar a la Gerencia General aquellos viajes nacionales que
excedan o que no tengan presupuesto asignado, o que no cumplan la política de plazo
mínimo de solicitud.

5.4. Todos los viajes internacionales deben ser verificados y autorizados por el jefe
inmediato y la gerencia del respectivo proceso. La Gerencia General autoriza todos
los viajes internacionales.

5.5. No se autorizarán viajes internacionales a personas que no hayan finalizado el

periodo de prueba.

5.6. No se autorizan viajes nacionales o internacionales a practicantes o aprendices.

5.7. Cuando se programe un viaje internacional para ferias, cursos, seminarios,

actividades académicas, el empleado deberá firmar un otro sí al contrato; sin la
legalización de este documento NO se expedirán tiquetes. La Coordinadora de
contratación informará si este requisito esta cumplido.

5.8. La compra de los tiquetes aéreos se efectúa por medio de la agencia que tiene
convenio con la compañía, los tiquetes se adquieren en la aerolínea que ofrezca las
tarifas más económicas del mercado, siempre y cuando se ajusten al itinerario
requerido, para lo cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
 Seleccione un itinerario adecuado que posibilite optimizar el tiempo y hacer que
el viaje sea productivo. (Hora de salida y de llegada).
 Verifique si requiere hacer escala en ciudades intermedias, esto puede generar
gastos no presupuestados y tiempos de tránsito.
 No se tiene autorizado viajar en tarifa ejecutiva.
 Verifique si requiere transportes adicionales entre aeropuertos y su destino final.

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5.9. No se podrán comprar tiquetes aéreos a nivel nacional o internacional que no

admitan cambios, cancelaciones, no sean reembolsables, endosables, ni
revisables. Cualquier excepción debe ser aprobada por la Gerencia General.

5.10. Los beneficios que se obtengan por compras de tiquetes y noches de hotel con las
tarjetas corporativas vigentes se acumularán en el convenio corporativo (pesos
corporativos y no millas corporativas), se utilizarán de acuerdo con las directrices
de la presidencia de Cueros Vélez S.A.S.

5.11. Gastos de viajes asociados a proyectos de apertura de tiendas se deben manejar

así:
 Cargo a gastos Diferido cuando NO se haya finalizado el proyecto y la tienda
NO esté abierta al público.
 Cargo al centro de costos asignado cuando la tienda ya se encuentre abierta
al público.

5.12. Los reintegros de dinero en pesos colombianos deben ser trasladados a las cuentas
de Cueros Vélez S.A.S., las cuales serán suministradas por el personal de tesorería;
no se recibirá dinero en efectivo. Sólo en el caso de reintegro de Dólares y Euros se
podrán recibir en efectivo.

5.13. En los casos donde el viajero no haga uso de su tiquete y/u hospedaje, tendrá un
plazo máximo de 5 días calendario para reportar la novedad a la coordinación
administrativa. Los casos que no sean reportados serán escalados a las áreas de
Control Interno y Gestión Humana para su respectivo análisis.

5.14. No está permitido solicitar un nuevo anticipo sin la legalización de un anticipo vigente.
El seguimiento, control y utilización del anticipo es responsabilidad del solicitante y su
jefe inmediato. Recuerde que después de realizado el viaje se tienen 5 días hábiles
para legalizarlos. Ver Políticas o directrices generales para la legalización de anticipos
en el procedimiento PRCONT_01(Solicitud y legalización de anticipos)

5.15. Cualquier modificación de itinerario, posterior a la compra del tiquete aéreo deberá
ser aprobado por su jefe inmediato.

5.16. El costo de las penalidades generadas por incumplimiento a la fecha de viaje, cambio
de trayecto, cambio de nombres y cualquier situación generada por voluntad propia o
por motivos personales del viajero se cargarán a dicho empleado. (Se exceptúan
calamidades domésticas)

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5.17. Dado el caso que al cierre del mes o que por auditoría interna se identifique que no
se está cumpliendo la política de plazos de legalización de los gastos de viaje, se le
otorgará al empleado un máximo 3 días calendario más, para presentar su
legalización. Pasado dicho plazo, el 100% del valor del anticipo se le descontará al
empleado de su próximo pago de nómina.

5.18. Cualquier compra de tiquetes que no se haya realizado según este procedimiento no
será autorizado su pago, deberán tener justificación, firma de autorización del jefe
inmediato y del Director Administrativo.

GASTOS DE HOTELES

5.19. La Coordinación administrativa es la única responsable de realizar las reservas de los

hoteles y de autorizar su pago. Los empleados viajeros pueden realizar
recomendaciones sobre el hotel donde desean hospedarse, en todos los casos éste
debe cumplir con las políticas de la compañía, respecto al costo y a la cercanía del
lugar de trabajo. No se autoriza la legalización de hoteles que no se hagan por este
conducto. Ver excepción en la política gastos de viajes para auditores (5.39 a 5.42)

5.20. Para la reserva de hoteles se tendrán en cuenta los convenios vigentes que tiene la
compañía en las principales ciudades, buscando en todo momento economía, cercanía
al lugar de trabajo y la comodidad del empleado. Siempre se debe incluir el desayuno.

5.21. No está autorizada la compra de hospedaje a través de la plataforma de AirBNB,, ya

que éstos constituyen un gasto no reembolsable para la Compañía. Cualquier
excepción debe ser aprobada por la Gerencia General.

5.22. El valor autorizado para hospedaje en hoteles norteamericanos es de máximo USD 160
(dólares) noche y para Europa, un máximo de 187 Euros noche.

5.23. Para los casos donde el alojamiento es en una residencia familiar o de personas
allegadas, se determina que el valor diario reconocido es 3 SMDLV a nivel nacional
(año 2019– 82.812) y 40 USD a nivel internacional. Para efectos de la legalización
deberán registrarlo en un recibo de caja menor por concepto de transporte especial.

5.24. El servicio de lavandería sólo se puede utilizar cuando el viaje supere 8 días de estadía.
(presentando factura)

5.25. En ningún caso se podrá ejecutar gastos adicionales no autorizados como licores,
propinas de auxiliares de servicio (Botones), medicamentos, elementos de aseo entre

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otros. Para el caso de propinas de Restaurantes se autoriza sólo para directores y

Gerentes, debe estar incluido en la factura que se presenta.

5.26. Los gastos autorizados con tarjeta de crédito corporativa se deben realizar de acuerdo
con lo establecido en el procedimiento de Tesorería, PRTESO 01 (Tarjetas de crédito)
publicado en la intranet corporativa.

GASTOS DE ALIMENTACIÓN

5.27. Para el cálculo de los gastos de alimentación a nivel nacional, se tendrá en cuenta la
siguiente escala:

Gastos diarios Observaciones

CARGOS autorizados (valor diario para
en S.M.D.L.V * 2019)
Gerentes o integrantes del Comité de 4.5 $124.217
Ejecutivo

Directores, Diseñadores, Especialistas y 3.0 $82.812

Jefes

Coordinadores y analistas (incluye 2,5 $69.010

Asesores comerciales )
*Estos valores se calculan con el salario mínimo diario legal vigente del año en curso.

5.28. Para el cálculo de los gastos de alimentación a nivel Internacional, se tendrá en

cuenta la siguiente escala:

Gastos diarios
CARGOS autorizados en Dólares Observaciones
según TRM vigente

Gerentes o integrantes del 87,75 USD

Comité de Ejecutivo
Se aplica el 35% adicional
de lo autorizado a nivel
Directores, Diseñadores, nacional.
Especialistas , Jefes, 60,75 USD
Coordinadores y Analistas

5.29. En Régimen simplificado: Si la compra se realiza a un proveedor con régimen

simplificado (no están obligados a facturar), se le debe solicitar copia del Rut. Sin esté
documento no podrá aceptarle la cuenta de cobro.

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GASTOS DE DESPLAZAMIENTO TERRESTRE

5.30. Para el desplazamiento terrestre se debe hacer uso de los convenios que tiene
establecidos la Compañía utilizando el “servicio pago por vales”, dado el caso en que
se utilice servicio público en la ciudad que visita, se debe detallar en la legalización
del anticipo, las rutas realizadas y los valores pagados.

5.31. Para los desplazamientos entre ciudades que tienen un trayecto igual o inferior a 3
horas por tierra, solo se autoriza utilizar transporte público; sin embargo se deben
considerar aspectos como: los riesgos del transporte, de la ruta, los costos, la
comodidad de las personas y la productividad (horario de trabajo). Ver política para el
servicio de alimentación y transporte POADM_01.

5.32. El alquiler de vehículos solo se autoriza para el personal que viaja al exterior y que
requiere múltiples desplazamientos, previa autorización de la Gerencia General.

PARA TRÁMITES DE VISAS

5.33. Para la expedición (primera vez) y/o renovación de cualquier VISA se debe solicitar
autorización de la Gerencia General. La empresa no asume el valor del Pasaporte.

5.34. El trámite de las visas se deberá realizar con anticipación de acuerdo a lo exigido por
cada embajada:

Documento Primera vez o Renovación

Visa Americana 60 días
Visa China 90 días
Visa Europea (países No
90 días
exentos de visado)
(*) Esta información cambiará de acuerdo con las determinaciones de cada embajada.

5.35. Cueros Vélez S.A.S asumirá los gastos de trámites de renovación y expedición
(primera vez) de visas, siempre y cuando el viajero se encuentren en misión de la
compañía.

5.36. El empleado que solicita la visa debe entregar a la coordinación administrativa todos
los documentos de tipo personal requeridos por la embajada para su verificación.

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5.37. Los empleados que requieren expedir visa por primera vez o renovación para viajes
personales, no podrán utilizar la misión de Cueros Vélez como benefactor de su
otorgamiento.

5.38. La compañía otorgará los certificados laborales correspondientes para los trámites
de expedición (primera vez) y renovación de visas, tanto personales como laborales.

5.39. Cuando el trámite de la visa requiera asistencia médica esta deberá ser tramitada
inicialmente por medio de la ARL SURA, dado el caso que no lo expidan para el lugar
de destino, deberá ser tramitada a través de viajes Vélez.

GASTOS DE VIAJES PARA AUDITORES

5.40. Para el caso de los auditores que realicen viajes, el valor máximo autorizado por
concepto de hospedaje o valor noche a nivel nacional es de $ 150.000 (más IVA). Los
viajes internacionales y nacionales que excedan esta tarifa deben contar con la
autorización del Jefe de Auditoría de Inventarios.

5.41. Si durante el viaje los auditores presentan dolencias médicas producto de su estadía,
como intoxicaciones y deshidratación, el área de Auditoría de Inventarios asumirá el
gasto médico.

5.42. A los auditores que tengan una estadía mayor a 8 días en sus viajes, les serán
reconocidos los gastos de lavandería.

5.43. La reserva de Hoteles y la legalización de las facturas son aprobadas por el Jefe de
Auditoria de Inventarios.

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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

6.1. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE TIQUETES AÉREOS NACIONALES

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1. Realizar solicitud de viaje. El viajero diligencia el formato
FTGFI_06 (Autorización de tiquetes y hoteles) en los FTADM _06
campos que le corresponden y lo envía al correo (Autorización de
Viajero
viajesvelez@cuerosvelez.com, con copia a su jefe tiquetes y hoteles) en
inmediato, como mínimo con 20 días de antelación a la magnético
fecha de salida
2. Revisar solicitud de viaje. Verificando que el formato este
FTADM _06
completamente diligenciado especificando claramente el Auxiliar administrativo (a)
(Autorización de
itinerario, necesidades del viaje y que disponga del o persona encargada
tiquetes y hoteles)
presupuesto asignado para el año en curso.
¿El viaje está presupuestado?
Auxiliar administrativo (a) Correo electrónico
3. NO. Comunicar al viajero y a su jefe inmediato. Dado el
o persona encargada con Notificación
caso que el viaje se deba realizar debe tener aprobación del
Gerente del Proceso. FIN.
FTADM _06
(Autorización de
4. SI. Revisar presupuesto: Según el centro de costo definido Auxiliar administrativo (a)
tiquetes y hoteles) con
por el viajero y el presupuesto del año en curso. o persona encargada
presupuesto asignado
Correo electrónico

5. Realizar cotización. Con la agencia de viajes u operadores Correo electrónico

Auxiliar administrativo (a) Cotización del tiquete
definidos, cumpliendo siempre con las políticas de la o persona encargada aéreo / cotización de
compañía y necesidades establecidas por el viajero. hospedaje.

6. Revisar y aprobar cotización. Esta cotización se debe

enviar por correo electrónico, al jefe inmediato y al viajero Correo electrónico
Jefe inmediato/
para su respectiva revisión y aprobación. Gerente de Proceso
Autorización de la
Nota: Dado el caso que no se cumpla con políticas la cotización
aprobación la debe realizar el Gerente del Proceso.
¿La cotización es aprobada?
Correo electrónico
Viajero
7. NO. Especificar modificaciones en ruta, itinerario, horario. con Modificación
Ir al Paso 5.
FTADM _06
8. SI. Emitir tiquete de viaje. Dejando constancia magnética (Autorización de
de los soportes de esta autorización para iniciar proceso de Auxiliar administrativo (a) tiquetes y hoteles) en
facturación con la agencia de viajes. o persona encargada PDF en la unidad de
red (Autorizaciones
viajes)

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DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Correo electrónico y
tiquete electrónico en
9. Enviar tiquete definitivo al viajero. Por correo electrónico, Auxiliar administrativo (a) o
PDF en la unidad de
especificando el itinerario programado, horario y aerolínea. persona encargada
red (Autorizaciones
viajes)
¿Es necesario realizar modificación del itinerario?
(Posterior a la compra del tiquete)

NO: FIN.
Correo electrónico con
SI: ¿La causa de la modificación es generada por la justificación de
modificación autorizada
empresa? Auxiliar administrativo (a) o
por el jefe inmediato en
persona encargada
PDF en la unidad de
10. SI: Modificar itinerario y cargar la penalidad al centro de red (Autorizaciones
costo definido en la autorización de éste. En todos los casos viajes)
debe quedar soporte magnético de justificación de cambio
autorizada por el jefe inmediato.
Ir al Paso 5.

11. NO: Cargar penalidad al empleado. Enviar valor de

penalidad al área de gestión humana para el descuento por Autorización descuento
Coordinador (a)
nómina, previa aprobación de éste en el formato preimpreso de nómina firmado por
Administrativo
“comprobante de préstamos y autorización especial de viajero
descuento”.

12. Realizar seguimiento a las penalidades identificadas.

Trimestralmente la coordinación administrativa genera un
Coordinador (a) Informe gastos de viaje
informe por centros de costos, con las penalidades generadas
administrativo (penalidades)
por incumplimiento en las fechas de viajes, las causas
identificadas y las penalidades establecidas. FIN.

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6.2. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE TIQUETES AÉREOS INTERNACIONALES

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1. Realizar solicitud de viaje. El viajero diligencia el formato
FTGFI_06 (Autorización de tiquetes y hoteles) en los campos
que le corresponden y lo envía al correo FTADM _06
(Autorización de
viajesvelez@cuerosvelez.com, con copia a su jefe inmediato, y Viajero
tiquetes y hoteles) en
como mínimo con 30 días de antelación a la fecha de salida. magnético
Tenga en cuenta los tiempos necesarios para la emisión de
visas.
2. Revisar solicitud de viaje. Verificar que el formato este
FTADM _06
completamente diligenciado, especificando claramente el Auxiliar Administrativo (a)
(Autorización de
itinerario, necesidades del viaje y completando los campos que o persona encargada
tiquetes y hoteles)
le correspondan.
3. Notificar a contratación solicitud de viaje. El auxiliar
administrativo o persona encargada debe notificar a través del Correo electrónico
Auxiliar Administrativo (a)
correo electrónico a contratación la solicitud recibida, o persona encargada
con información
especificando nombre del viajero, destino, motivo de viajes y solicitada.
fechas estimadas.
Correo electrónico
con Cotización del
4. Realizar cotización. Se cotiza con la agencia de viajes u tiquete aéreo
Auxiliar administrativo (a)
operadores definidos, cumpliendo siempre con las políticas de o persona encargada
aprobado en PDF en
la compañía y necesidades establecidas por el viajero. la unidad de red
(Autorizaciones
viajes)
5. Revisar y aprobar cotización. Esta cotización se debe enviar
por correo electrónico a la Gerencia del Proceso, al jefe Correo electrónico
inmediato y al viajero para su respectiva revisión y aprobación. Gerente de Proceso con Autorización de
Nota: La aprobación la debe realizar tanto el jefe como la la cotización
Gerencia del Proceso.

Correo electrónico
6. Solicitar aprobación del viaje a la Gerencia General. Enviar
Gerente General con Autorización de
la cotización solicitando su aprobación. la cotización

¿La cotización es aprobada? SI: Ir al paso 9, previa

validación con contracción de la firma del otrosí.

NO: ¿Se requieren cambios en la cotización?

Correo electrónico
Viajero
7. SI: Modificar la solicitud según requerimiento de la Gerencia. con modificación
Ir al Paso 4.

NO: FIN

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DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

8. Si: Enviar informe a contratación de los viajes
internacionales: El auxiliar administrativo o persona
Correo electrónico
encargada debe enviar a través del correo electrónico un Auxiliar administrativo (a)
informe semanal de
informe semanal al área de contratación de los viajes o persona encargada
viajes internacionales
internacionales aprobados, con las fechas definitivas para la
elaboración del otrosí en los contratos.
FTADM _06
9. Emitir tiquete de viaje: Dejando constancia magnética de los (Autorización de
soportes de esta autorización para iniciar proceso de Auxiliar administrativa o tiquetes y hoteles) en
facturación con la agencia de viajes. persona encargada PDF en la unidad de
red (Autorizaciones
viajes)
10. Expedir y enviar tiquete definitivo al viajero. Por correo
electrónico, especificando el itinerario programado, horario y Auxiliar administrativo (a) Correo electrónico y
aerolínea. Cuando aplique se envía también reserva de hoteles o persona encargada tiquete electrónico.
y se inicia proceso de legalización de pago.
¿Es necesario realizar modificación del itinerario?
(Posterior a la compra del tiquete)

NO: FIN.
Correo electrónico
SI: ¿La causa de la modificación es generada por la con justificación de
Auxiliar administrativo (a)
empresa? modificación
o persona encargada
autorizada por el jefe
11. SI Modificar itinerario y cargar la penalidad al centro de inmediato
costo definido en la autorización de este. En todos los casos
debe quedar soporte físico de justificación de cambio
autorizada por el gerente general y notificar cambios de fechas
o de viajeros a contracción. Ir al Paso 4.
12. NO: Cargar penalidad al empleado. Enviar valor de penalidad
al área de gestión humana para el descuento por nómina, Autorización
Coordinador (a)
previa aprobación de éste en el formato preimpreso Administrativa
descuento de nómina
“comprobante de préstamos y autorización especial de firmado por viajero
descuento”.
13. Realizar seguimiento a las penalidades identificadas.
Trimestralmente la coordinación administrativa genera un informe
por centros de costos, con las penalidades generadas por Coordinador (a) Informe gastos de
incumplimiento en las fechas de viajes, las causas identificadas y Administrativa viaje (penalidades)
las penalidades establecidas.
FIN.

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6.3. SOLICITUD Y LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE VIAJE NACIONALES E

INTERNACIONALES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1. Diligenciar formato pago anticipo de gastos de
viajes. Se diligencia el formato acorde con las
directrices especificadas en este procedimiento, en
cuanto a tiquetes aéreos, alojamiento, gastos de
alimentación y transporte. Formato (FTADM_01
Pago anticipos de
Nota: Si el anticipo de gastos de viajes no es Viajero gastos de viajes)
utilizado se debe reintegrar el dinero al área de
tesorería. Ver Políticas o directrices generales para
la legalización de anticipos en PRCONT_01
(Solicitud y legalización de anticipos).
Este formato se debe imprimir (2) veces.
2. Autorizar pago de anticipo de gastos de viaje. En
todos los casos debe ser autorizado por el jefe Formato (FTADM _01
Pago anticipos de
inmediato. El cual debe validar con las políticas Jefe inmediato gastos de viajes)
establecidas por la compañía.

¿Cumple las políticas establecidas?

3. NO: verificar políticas. De acuerdo con las Formato (FTADM _01

directrices especificadas en este procedimiento, en Pago anticipos de
Viajero gastos de viajes)
cuanto a tiquetes aéreos, alojamiento, gastos de
alimentación y transporte.
Ir al Paso 1.

4. SI: Entregar anticipo de gastos de viaje. Se debe

entregar el formato diligenciado y firmado al área
Contable de lunes a miércoles para ser pagado el
viernes de la misma semana por el área de Formato impreso y
tesorería, es de aclarar que los gastos de viaje que firmado (FTADM _01
Viajero Pago anticipos de
se entreguen después del miércoles serán pagados
la semana siguiente. gastos de viajes)
Nota: Se debe dejar una copia del formato en
contabilidad y la otra copia queda para el
usuario con la firma de recibido de contabilidad.

5. Contabilizar orden de pago.

Analista Contable Transacción en SAP
En módulo FI de SAP.

6. Transferir anticipo. En módulo FI de SAP. Los

pagos de anticipos serán abonados a la cuenta del
Comprobante de
empleado los viernes. Tener en cuenta esta Analista de Tesorería.
egreso
programación de acuerdo con el itinerario del viaje.

7. Recopilar facturas. Se debe soportar con facturas

legalmente válidas a nombre de Cueros Vélez Facturas o
S.A.S, en caso de alimentación se debe describir Viajero comprobantes de
los nombres de las personas o empleados que pago
realizaron el consumo.

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DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

8. Relacionar gastos. Se debe diligenciar el formato
FTADM_02 Relación de Gastos de viaje y Formato (FTADM _02
Viajero
entregarlo físico al área de contabilidad. Tenga en Relación de Gastos)
cuenta los plazos establecidos para su legalización.

9. Autorizar gastos. En todos los casos debe ser

Formato (FTADM _02
autorizada por el jefe inmediato. En el caso de la Jefe inmediato.
Relación de Gastos)
Gerencia General, dichos gastos serán revisados
Con soportes anexos
por el área de auditoría interna.

¿Existe saldo a favor de la compañía?

NO: Ir al Paso 13.

Comprobante de
10. SI: Entregar dinero a la compañía. De acuerdo
Viajero transferencia
con el saldo a favor de la Compañía, realizar
electrónica
transferencia según indicaciones del personal de
tesorería.
Ver política 5.8 de este procedimiento.

11. Generar recibo de caja. En módulo FI de SAP, de

Analista de Tesorería Recibo de caja
acuerdo con las instrucciones establecidas

12. Anexar recibo de caja. Entregar relación de gastos Formato

de viaje al analista contable, anexando el recibo de (FTADM 02_Relación
Viajero
caja al formato de relación de gastos. de Gastos)
FIN Con soportes anexos

NO: Existe saldo a favor de la compañía.

13. Registrar saldo a favor del empleado. En módulo Analista de Contabilidad Transacción en SAP
FI de SAP, de acuerdo con las instrucciones
establecidas

14. Entregar formato de relación de gastos: El área

Transacción en SAP
contable registra saldo a favor en módulo FI de
SAP, de acuerdo con las instrucciones
Analista de Contabilidad (FTADM 02_Relación
establecidas y entregar al área de tesorería para el
de Gastos)
pago el formato (FTADM 02_Relación de Gastos)

15. Transferir al empleado. En módulo FI de SAP, de

acuerdo con las instrucciones establecidas. Comprobante de
Analista de Tesorería
Egreso.
FIN.

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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y PRADM_01_v16
LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE VIAJE
Fecha: 28-Jun-19

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

 POADM_01. Política para el servicio de alimentación y transporte

 MACONT_ 01. Manual para la gestión contable.
 PRCONT_01. Solicitud y legalización de anticipos.
 PRTESO_01. Tarjetas de crédito.

8. ANEXOS:

Sin anexos

9. CONTROL DE REGISTROS:

Responsa
Recuperación Tiempo de Disposición
Código Nombre ble de
(Ubicación / Ruta) conservación final
archivar
Unidad de Red
N:\Coordinacion
Autorización Administrativa\GASTOS
Coordinadora
FTADM _06 tiquetes y DE 5 años Eliminar
administrativa
hoteles VIAJES\AUTORIZACION
ES VIAJES

Unidad de Red
N:\Coordinacion
Informe de Coordinadora
Sin código Administrativa\GASTOS 5 años Eliminar
penalidades administrativa
DE VIAJES\RESUMEN
GASTOS DE VIAJE

Proyección de Analista de
FTADM _01 Archivo contabilidad 10 años Destrucción
anticipos tesorería

Relación de
FTADM _02 Contabilidad Archivo contabilidad 10 años Destrucción
gastos de viaje

Documento
Comprobante Transacción Back up Base de Transacción
generado en Base de datos SAP
de Egreso SAP datos SAP SAP
SAP

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LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE VIAJE
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10. CONTROL DE CAMBIOS:

FECHA DE
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
VIGENCIA
13-Sep-2011 0 Liberación y divulgación del documento.

18-May-2012 1 Se anexan 2 nuevas políticas la 3.4 y 3.5.

Incluir en el flujograma 4.1, la actividad de autorización de la solicitud
18-Oct-2012 2 de tiquetes aéreos y hoteles; además de algunas políticas para el
control de los gastos de viajes.
Ajustes generales de las políticas del procedimiento respecto a la
autorización de los viajes, tiempo de antelación para la reserva de
18-Dic-2012 3
hotel y solicitud de las visas, selección del hotel, tipo de transporte
según el viaje.
Inclusión de políticas relacionadas a la expedición y renovación de
15-Mar-2013 4 visas: autorización de visa americana, entrega de certificados
laborales, gastos de trámites y autorizaciones de renovación
Redefinición, clasificación de políticas por temas y actualización de
montos autorizados para el cálculo de los gastos de viajes.
19-May-2014 5
Redefinición total de las actividades para la solicitud y autorización
de tiquetes aéreos.
Se ajustan actividades en el procedimiento para que la autorización
del viaje por parte de la gerencia general se realice en dos pasos:
(Autorización de la solicitud del viaje y Autorización del costo del
10-Jul-2014 6 viaje).
Se separan en capítulos diferentes las actividades para solicitud y
autorización de viajes nacionales y solicitud y autorización de viajes
internacionales.
Se anexa política 3.5.
03-Feb-2015 7
Se ajusta política 3.20.
Se ajusta política 3.5. “Gastos de viajes asociados a proyectos
de apertura de tiendas”
Actualización de las tarifas para el cálculo de los gastos de
25-Mar-2015 8 alimentación a nivel Nacional, de acuerdo con el salario mínimo diario
legal vigente del año 2015. Ver política 3.13.
Ajuste a la política .3.22 que hace referencia al trámite de las visas
de acuerdo a lo exigido por cada embajada.
- Ajustes en la actividad 7 del capítulo 4.3.
Los pagos de anticipos serán abonados a la cuenta del empleado los
14-Jul-2015 9 días viernes.

- Se anexan políticas 3.6 y 3.7

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FECHA DE
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
VIGENCIA
- Se anexan políticas 3.8, 3.9 y 3.11

2-Feb-2016 10 - Se actualizan los valores dados en salarios mínimos de acuerdo

al aumento salarial de 2016

- Se anexa Nota aclaratoria en la política 3.10.

10-Mar-2016 11
- Se incluyen políticas de viaje para los auditores: 3.32 y 3.33

- Se ajusta política 3.4.

18-Jul-2016 12
- Se anexan políticas 3.6 y 3.7.

- Se Anexa política 3.12

- Se ajusta actividad 10 del capítulo 4.1. Solicitud y autorización

21-Nov-2016 13 de tiquetes aéreos nacionales

- Se ajusta política 3.8 del procedimiento.

- Se actualizan los valores de acuerdo al salario mínimo

02-Feb-2017 14 establecido para el 2017

- Se actualizan los flujogramas.

- Se revisan y se actualizan la totalidad de las políticas.
18- Oct-18 15 - Se cambia el nombre del formato FTADM_01
- Se cambia códigos de formatos FTADM

- Se redefinen las políticas 5.2, 5.3, 5.4, 5.22, 5.23, 5.27, 5.28,
5.31
- Se incluyen las políticas 5.6, 5.9, 5.21
28-Jun- 19 16
- Se incluye la actividad No.3 para la emisión de tiquetes
internacionales.

REVISÓ APROBÓ

Coordinador (a) Administrativo Director (a) Administrativo

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