Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Cartilla - Libros Oficiales
Cartilla - Libros Oficiales
Libros Oficiales
Cartilla
I
Tabla de Contenido
Presentación………………………………………………………………………………………………………. 3
1. ¿Qué son Libros Oficiales?
2. ¿Qué Libros Oficiales se deben registrar?
3. ¿Cuáles son los requisitos que deben cumplir los Libros Oficiales?
4. ¿Qué proceso se debe realizar en SIIGO, antes de generar Libros Oficiales?
5. ¿Qué Libros Oficiales y Auxiliares se Pueden Generar en el Programa?
6. ¿Cuál es la Ruta para Generar Libros Oficiales y Auxiliar?
7. ¿Cómo se Generan y que Funcion Cumplen cada uno de los Libros Oficiales y
Auxiliar?
Libros Oficiales
7.1 Libro Diario
7.1.1 ¿Qué es el Libro Diario?
7.1.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Diario?
7.2 Libro Diario Resumido
7.2.1 ¿Qué es el Libro Diario Resumido?
7.2.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Diario
Resumido?
7.3 Libro Mayor
7.3.1 ¿Qué es el Libro Mayor?
7.3.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Mayor?
7.4 Libro Inventarios y Balance
7.4.1 ¿Qué es el Libro Inventarios y Balance?
7.4.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro
Inventarios y Balance?
7.5 Libro Único Oficial
7.5.1 ¿Qué es el Libro Único Oficial?
7.5.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Único
Oficial?
7.6 Libro de Ventas
7.6.1 ¿Qué es el Libro de Ventas?
7.6.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro de
Ventas?
7.7 Libro de Compras
7.7.1 ¿Qué es el Libro de Compras?
7.7.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro de
Compras?
Libro Auxiliar
7.8 Libro Auxiliar por Terceros
7.8.1 ¿Qué es el Libro Único Oficial?
7.8.2 ¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Único
Oficial?
Presentación
El presente documento ofrece una guía sobre los libros oficiales que permite generar el
sistema y otros libros auxiliares que sirven como soporte de los hechos económicos
registrados en el software por medio de comprobantes contables, estos libros están
diseñados de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
LIBROS OFICIALES
Los Libros Oficiales son documentos donde se registran las transacciones y hechos
económicos que constituyen el sistema contable y son el fundamento de los Estados
Financieros; la forma de llevar los libros de contabilidad se establece en el Decreto
2649 de 1993
Importante:
Solamente se pueden registrar libros en blanco, SIN información
impresa o escrita en forma manual.
Para Sociedades:
a) Libro Mayor y Balances
b) Libro de Inventarios y Balances
c) Libro Diario
d) Libro de Actas de Asamblea, de Registro de Socios, de Asambleas y de Juntas,
según el caso
Importante:
El registro de libros de contabilidad se realiza ante las autoridades o
entidades competentes tales como: Las Cámaras de Comercio,
Ministerios, Gobernaciones, Dirección de Impuestos y Aduanales
Nacionales, Consejo Nacional Electoral, Inspecciones de Trabajo y las
alcaldías, entre otros.
La Cámara de Comercio registra los Libros de Oficiales, pero NO ejerce control sobre el
manejo de ellos, como si lo puede realizar la Administración de Impuestos Y Aduanas
Nacionales y los organismos de inspección, vigilancia y control de las sociedades.
3. ¿Cuáles son los requisitos que deben cumplir los Libros
Oficiales?
Importante:
La impresión del Numerador de Libros Oficiales, solo será enviada a
Vista Preliminar o Impresora; NO maneja envió a Excel.
A nivel de SIIGO se pueden generar ocho (8) Libros; siete (7) de ellos son Oficiales y
uno (1) es Auxiliar:
Libros Oficiales:
1. Libro Diario
2. Libro Diario Resumido
3. Libro Mayor
4. Libro Inventarios y Balance
5. Libro Único Oficial
6. Libro de Ventas
7. Libro de Compras
Libro Auxiliar:
1. Libro Auxiliar por Terceros
6. ¿Cuál es la Ruta para Generar Libros Oficiales y Auxiliar?
La ruta para generar Libros Oficiales es: Contabilidad – Informes y Consultas – Libros
Oficiales:
Libros Oficiales
1. Libro Diario
Es un libro en el cual se discriminan en orden cronológico (día por día) todas las
operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior
a un mes. Los asientos que se registran en este libro son cada uno de los
comprobantes contables.
Ej. Presentación en Excel del Libro Diario ordenado por Cuenta Contable
Importante:
El Libro Oficial Diario se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o
2. Libro Diario Resumido
Excel.
Este Libro presenta la misma información que el Libro Diario, pero permite imprimir
documento por página y adicionalmente escribir algún comentario respecto a cada tipo
de comprobante
¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Diario Resumido?
Ej. Presentación Preliminar del Libro Diario Resumido SIN corte por Tipo de
Comprobante por Página y CON Comentarios por tipo de Documento
Importante:
El Libro Oficial Diario Resumido se puede enviar a Vista Preliminar,
Impresión o Excel.
3. Libro Mayor
Este libro registra de forma resumida los valores de todas las cuentas o rubros de las
transacciones del período respectivo. Muestra los saldos del período anterior, los
valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal,
quincenal o mensual) y por último el saldo final, los cuáles serán la base o saldos
anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales
registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes
Importante:
El Libro Oficial Mayor; también es llamado Libro Mayor y Balances
Importante:
El Libro Oficial Mayor se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o
Excel.
Como se estipula en el artículo 52 del Código de Comercio todo comerciante que inicie
actividades comerciales por lo menos una vez al año debe elaborar un inventario y un
balance general; para ello se emplea este libro oficial, para registrar en cada periodo
contable los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o
el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción
mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios.
Importante:
Dependiendo las opciones marcadas para la presentación de este
Libro, su generación puede demorar unos minutos dependiendo del
nivel de información y la capacidad de la maquina
Ej. Presentación Preliminar del Libro de Inventarios y Balance seleccionando la opción
de desagregar los productos en las cuentas de Inventarios
Ej. Presentación en Excel del Libro de Inventarios y Balance detallado por Terceros
Importante:
El Libro Oficial de Inventarios y Balance se puede enviar a Vista
Preliminar, Impresión o Excel.
5. Libro Único Oficial
¿Qué es el Libro Único Oficial?
Este libro permite ver detalladamente por cuenta contable al máximo nivel (sub-
auxiliar) del programa cual es su saldo anterior, movimiento debito y crédito y el saldo
actual.
¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro Único Oficial?
6. Libro de Ventas
Este Libro permite conocer toda la facturación realizada por el ente económico, dentro
de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las facturas de
venta (Documentos Tipo F) realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales
son exentas del impuesto a las ventas
Rango de Mes y Día: Para la generación de este Libro el sistema solo solicita
el periodo contable por el cual se quiere presentar (mes/día)
Cuentas de IVA: Asignar el rango de cuentas de IVA, utilizadas UNICAMENTE
en los Documentos Tipo C - Notas Crédito y/o Documentos Tipo D - Notas
Debito que no afecten o estén parametrizadas en los Documentos Tipo F –
Factura de Venta.
Importante:
Es muy importante asignar estas cuentas contables si fueron
utilizadas en los documentos Tipo D y Tipo C y NO utilizadas en los
documentos Tipo F; de no hacerse aparecerá el Libro de ventas en la
columna de exentos valores cuando no deben mostrar cifras.
Cuentas Contado: En esta pantalla se deben colocar las cuentas contables
como los solicita el mensaje; de igual forma se debe digitar el rango de cuentas
contables Detalladas como Retención utilizadas UNICAMENTE en los
Documentos Tipo C y Tipo D (notas crédito y debito), los cuales aparecerán en
el informe como descuentos
Importante:
También se pueden asociar las cuentas contables por cobrar
(130000), pero cuando no se tiene el modulo, por que estas NO
deben estar Detalladas Por Cobrar
Importante:
Se deben colocar allí este rango de cuentas para que la información
tomada de las facturas sea correcta, de lo contrario, aparecerá ceros
la columna de grabados y exentos.
Cuentas de Cargos (GRAVADAS – EXCENTAS): Se asignan UNICAMENTE
los rangos de cuentas contables utilizados para cargos gravados y exentos, que
se hayan utilizado en las facturas de venta. Estos cargos son los
parametrizados en la definición del documento factura de venta, en la pantalla
de descuentos y cargos (Son los dos primeros cargos, pues generalmente el
tercero, se utiliza para el manejo del IVA).
Importante:
Se deben colocar allí este rango de cuentas, de no colocarse, en las
columnas de gravado o exento cambiara el valor respecto al valor de
la factura de venta.
Importante:
El Libro de Ventas se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o
Excel.
7. Libro de Compras
Este Libro permite conocer todas las compras realizadas por el ente económico, dentro
de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las compras
(Documentos Tipo P) realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son
exentas del impuesto a las ventas pagado
¿Qué datos solicita el programa para la generación del Libro de Compras?
Importante:
Es muy importante asignar estas cuentas contables de no colocar un
rango de cuentas el sistema en el informe refleja valores
inconsistentes en las columnas de valor neto y valor de IVA.
Cuentas Contado: Digitar los rangos de cuentas contables de contado que
fueron afectadas en el momento de la elaboración del Documento Tipo P –
Compras, (generalmente corresponde a la cuenta de caja).
Importante:
También se pueden asociar las cuentas contables por pagar (220000),
pero cuando no se tiene el modulo, por que estas NO deben estar
Detalladas Por Pagar
Importante:
En caso de NO colocar este rango de cuentas y los Documentos Tipo –
P hayan sido afectados por ella, la información que se refleje el
informe en la columna de Valor Neto no corresponderá al Valor
Grabado Real
Cuentas que NO se desena incluir en el Informe: Se asignan las cuentas
que por necesidades o caracteristicas del usuario no desea visualizar o
presentar
Importante:
El Libro de Compras se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o
Excel. Libro Auxiliar
1. Libro Auxiliar por Tercero
Este Libro es un anexo de los libros oficiales y sirve como respaldo para realizar
comparación de información contable, muestra cada una de las cuentas que
documentos contables la afectaron (Tipo – Numero – Fecha) y el tercero al cual fue
contabilizado el documento
Importante:
No es necesario que la cuenta contable este detallada por Tercero
Imprime Detalle a:
Una Línea: Corresponde a la forma de impresión y al marcar esta opción, la
impresión se genera de la siguiente manera:
Ej. Presentación en Excel del Libro Auxiliar por Tercero con solo cuentas Detalladas por
Tercero
Importante:
El Libro Auxiliar por Tercero se puede enviar a Vista Preliminar,
Impresión o Excel; con o sin el código de la cuenta contable