Libros contables ADRINFOR S.L.

Libros contables

Indice
7- Libros contables..............................................................................................................................................1 Conexin de la impresora........................................................................................................................1 El Libro Diario.........................................................................................................................................5 El Libro Mayor......................................................................................................................................13 El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales...........................................................................................15 Inventario inicial y final..................................................................................................................16 Balances trimestrales de comprobacin..........................................................................................18 Balance............................................................................................................................................19 Cuenta de Prdidas y Ganancias.....................................................................................................22 El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)...................................................................25 El Estado de Flujos de Efectivo (EFE) ............................................................................................28 Memoria..........................................................................................................................................30 Ejercicios............................................................................................................................................................37 Ejercicio 1..............................................................................................................................................37 Ejercicio 2..............................................................................................................................................37 Recursos.............................................................................................................................................................39 Enlaces de Inters..................................................................................................................................39

7- Libros contables
La contabilidad, como sistema de informacin que es, debe ser comunicada a los distintos usuarios de la misma. Para ello es preciso que dicha informacin est convenientemente preparada, apareciendo siempre de la forma ms adecuada para el fin que se precise. As, mientras que un experto podra realizar un anlisis econmico con una Cuenta de Prdidas y Ganancias, un proveedor sin conocimientos de contabilidad vera ms clara dicha informacin con la ayuda de los grficos. En este tema nos vamos a centrar en los informes exigidos a las sociedades por la legislacin mercantil: los libros de contabilidad, que son: Libro Diario. Libro Mayor. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

Conexin de la impresora
No se puede imprimir un informe contable si la impresora no est configurada y, en el caso de ContaPlus, es una tarea que deberemos realizar. Accederemos al men Util, opcin Perfiles de usuarios, colores, perifricos, y elegiremos la subopcin 2. Perifricos.

All nos encontraremos con la siguiente pantalla:

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Pinchando sobre el botn Windows:

accederemos a la lista de impresoras instaladas y reconocidas por

Elegiremos una de ellas pulsando un doble clic sobre su nombre. Tambin podremos asignarle una descripcin. Una vez terminado, aceptaremos y ya tendremos habilitadas las opciones de impresin en todos los informes.

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Desde este momento, podremos configurar parmetros de impresin como la calidad de impresin, el tipo y tamao del papel, la orientacin, etc. Para ello pincharemos sobre el botn driver de nuestra impresora. Esta pantalla es diferente para cada modelo de impresora: y accederemos al

Por otro lado, si el tamao o tipo de letra de los informes no fuera el adecuado, podr cambiarlo pinchando sobre el botn , que nos llevar a la siguiente pantalla: 3

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En esta pantalla conviene conocer el significado de las diferentes opciones: Interlineado: es la separacin en milmetros entre lneas. Pie de pgina: nmero de lneas para el margen inferior de la pgina. Lneas por pgina: este nmero es variable, ya que depende de las fuentes y los pasos elegidos. Paso fijo : muestra las fuentes (tipos de letra) de paso fijo (todos los caracteres tienen el mismo ancho). True Type: muestra las fuentes True type (sus caracteres son escalables en un rango de tamao). En la siguiente pantalla se han cambiado las fuentes ya que el listado del Diario exceda los lmites de una hoja tipo A4 orientada verticalmente:

Puede observarse cmo se ha utilizado una fuente True type y se ha reducido el tamao de los tres tipos de letra. El interlineado, las lneas por pgina y los datos de columnas, se han variado automticamente.

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Cmo conectar y configurar la impresora

El Libro Diario
El Libro Diario es un registro, da a da, de todas las operaciones con valor econmico de la empresa. Es decir, muestra el detalle individualizado, de los hechos contables acaecidos durante un ejercicio econmico. No obstante, la legislacin mercantil dice que tambin es vlida la anotacin conjunta de las operaciones por perodos no superiores al mes, siempre que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate. El listado del Libro Diario se efectuar desde el men Financiera, Opciones de diario, listados de diario, o bien pinchando directamente sobre el icono Diario Alt y D para acceder a este informe. . Tambin podr emplearse la combinacin de teclas

Tambin podemos acceder al Libro Diario desde el Panel de Exploracin:

En todos los casos se abrir la siguiente ventana:

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El modelo Borrador del Diario es el que emplearemos habitualmente por aportar mayor informacin (comentarios y datos relativos al IVA). A la hora de dar lmites al listado se usan habitualmente las fechas (si deseo los apuntes de un determinado perodo) y los nmeros de asiento (si deseo los ltimos apuntes introducidos). Tambin pueden obtenerse los asientos de un determinado cliente, proveedor, banco, etc. (ordenar por subcuenta), o de un determinado departamento/proyecto de la empresa (ordenar por proyecto). El Libro Diario oficial es uno de los dos libros que, obligatoriamente, han de presentarse para su legalizacin en el Registro Mercantil, y en el mes posterior a su realizacin. Es decir, para una contabilidad que finaliza el 31-12-2010, tendr un plazo de tres meses para cerrar las cuentas y elaborar los libros de contabilidad (hasta el 31-03-2011) y un mes ms para legalizar los libros contables (hasta el 30-04-2011). El Registro Mercantil legaliza los libros mediante el sellado o taladrado de todas sus pginas.

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La pantalla anterior nos muestra un ejemplo de listado del Libro Diario para el tramo correspondiente a febrero. La pantalla Valores Iniciales permitir que, a pesar de imprimirse en 12 partes, las pginas del Libro Diario estn correctamente numeradas:

Libros contables A continuacin, y slo en el caso del modelo oficial del Diario, el programa abre una ventana con 3 opciones para numerar los asientos contables:

El significado de las opciones es el siguiente: Numeracin existente: el Diario Oficial llevar los mismos nmeros de asiento que se asignaron durante su introduccin. Renumeracin automtica: el Diario Oficial llevar una numeracin correlativa, sin saltos. Sin embargo, esta renumeracin no es definitiva, sino que slo sirve para este listado. Numeracin real continua: hasta el 31/12/2002 exista la posibilidad de realizar asientos en pesetas como consecuencia de tener el documento origen en pesetas (por ejemplo, una factura) y contabilizar los cobros o pagos en euros. Esta opcin es similar a la denominada "numeracin existente", salvo por el hecho de que aparece una nota informativa en los asientos introducidos en moneda distinta a la empleada para listar el Diario Oficial. Para terminar, cabe realizar dos consideraciones: El Diario Oficial mensual da la posibilidad de incluir los dgitos del desglose de los asientos contables. El programa propone el mismo nivel de desglose de las subcuentas contables, pero podemos cambiarlo libremente.

Adems, en la carpeta de valores iniciales puede listarse el asiento de apertura por separado de los dems:

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Si obtengo un listado por pantalla del Diario podr, haciendo doble clic sobre dicho asiento, incluir comentarios a los mismos. Los asientos con comentarios se distinguen por presentar un asterisco:

Una vez introducidas las condiciones del Diario, pinchar el botn pantalla, comn al resto de informes:

y me aparecer la siguiente

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Las opciones que permite esta pantalla son: Solicita el nmero de copias que deseamos obtener del listado (en caso de imprimirlo) Permite seleccionar entre las cabeceras (encabezamientos de los listados) existentes en ContaPlus Margen izquierdo (en columnas) del contenido del listado. De especial utilidad a la hora de imprimir los libros si se van a encuadernar Lanza el listado por la impresora que tenemos configurada por defecto como impresora predeterminada o impresora 1 Se accede a la configuracin de las impresoras instaladas en ContaPlus Da la posibilidad de lanzar el listado por otra impresora, configurada en ContaPlus, que no sea la predeterminada El listado se obtiene por pantalla, pudiendo imprimirse posteriormente El listado se guarda en un archivo de texto dentro de la carpeta que nosotros designemos El listado se guarda en un archivo con extensin htm dentro de la carpeta que nosotros designemos (1) Se abre el programa gestor de correo electrnico que usemos y se genera un mensaje con archivos adjuntos (con extensin htm) que contienen el Diario (2) El listado se guarda en un archivo con extensin xls dentro de la carpeta que nosotros designemos (3)

La versin DEMO slo permite listar el Libro Diario por PANTALLA, estando inhabilitados los listados por impresora o en ficheros de texto.

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Libros contables (1) Pantalla que se abre cuando listamos un Diario con el botn :

(2) Mensaje de correo electrnico que se crea automticamente al listar el Diario con el botn :

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(3) Archivo de Microsoft Excel que se crea al listar el Diario con el botn

Descripcin del Video

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El Libro Mayor
El Libro Mayor es, como el Diario, un registro de todas las operaciones con valor econmico de la empresa. Sin embargo, en lugar de registrar da a da los hechos contables, lo hace cuenta a cuenta. Otra diferencia con respecto al Diario es la no obligatoriedad de su legalizacin en el Registro Mercantil. Por esta razn, no encontraremos la diferencia entre modelos oficiales y borrador. El listado del Libro Mayor se efectuar desde el men Financiera, Opciones de Diario, Listados de mayor, o bien pinchando directamente sobre el icono Mayor Alt y M para acceder a este informe. . Tambin podr emplearse la combinacin de teclas

Y tambin podemos acceder al Libro Mayor desde el Panel de Exploracin:

En todos los casos se abrir la siguiente ventana:

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Al igual que con el Libro Diario, para conseguir hacer del Mayor un libro correctamente numerado, deberemos cumplimentar tambin la ficha de Valores iniciales si lo listamos por tramos de subcuentas. En este ejemplo se est listando el mayor correspondiente al grupo 4 y al ejercicio econmico de 2010:

Por ltimo cabe sealar que, haciendo doble clic sobre un apunte, se abrir una nueva ventana con informacin sobre el asiento completo.

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Listado del Libro Mayor

El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Este libro se compone de varios informes contables: Inventario. Balances de comprobacin. Cuentas anuales: Balance. Cuenta de Prdidas y Ganancias. Estado de cambio en el Patrimonio Neto (ECPN). Estado de Flujos de Efectivo (EFE), en su caso. Memoria.

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Inventario inicial y final

El inventario es una relacin valorada de la totalidad de bienes, derechos y obligaciones que conforman el patrimonio de la empresa. El grado de detalle del mismo no est especificado por Ley, pero en la prctica (generalizada por la costumbre) se emplea la clasificacin de las cuentas del P.G.C. en su mayor desglose posible (al nivel de las subcuentas). Hay que transcribir los inventarios de inicio y final del ejercicio al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Este informe se obtiene a partir del Balance de sumas y saldos desglosado al nivel de las subcuentas contables. A este listado se accede desde el men Financiera, Balances, Sumas y Saldos, o bien pinchando directamente sobre el icono Sumas/Saldos para acceder a este informe. . Tambin podr emplearse la combinacin de teclas Alt y X

Tambin se puede acceder al Balance de Sumas y Saldos desde el Panel de Exploracin:

En todos los casos se abrir la siguiente ventana:

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Aunque un balance de sumas y saldos puede ser acotado por subcuentas, tratndose de inventarios comprender todas las subcuentas de la empresa. Este listado contiene una serie de opciones: Reflejar acumulado: refleja o no el acumulado hasta la fecha. Para que aparezca el acumulado, la fecha inicial debe ser superior a la fecha de inicio del ejercicio. Saldo cero: aparecern tambin en el balance, aquellas cuentas que teniendo movimientos en el periodo solicitado, en este momento su saldo es cero. En nuestro caso, un slo balance reflejar el inventario inicial (obsrvese la fecha inicial y la opcin de acumulados) y final (obsrvese la fecha final). Tambin deberemos cumplimentar la ficha Configuracin del Balance:

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En esta pantalla se decidir el desglose del balance de sumas y saldos a listar. En nuestro caso, y por tratarse de un inventario, el desglose ser siempre el mayor posible.

Balances trimestrales de comprobacin

Los balances de comprobacin son instrumentos de control que permiten asegurar la correcta anotacin de las operaciones, y a partir de los cuales se obtiene el Balance de Situacin y la Cuenta de Prdidas y Ganancias. Los balances de comprobacin se transcriben trimestralmente al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Este informe se obtiene tambin a partir del Balance de sumas y saldos. Las diferencias respecto al inventario estriban en las fechas (4 balances, uno por trimestre) y el desglose (a nivel de cuentas). Detalle de los datos del balance de comprobacin correspondiente al segundo trimestre:

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Libros contables Detalle de la configuracin del mismo balance:

Listados de inventarios y balances trimestrales

Balance
El Balance refleja la situacin esttica del patrimonio de la empresa (cuentas de los grupos 1 al 5) en un momento determinado. De cara al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, el Balance de Situacin debe comprender un ejercicio econmico entero y aportar los datos comparativos del ejercicio anterior. A este listado se accede desde el men Financiera, Balances, Situacin. Tambin podr emplearse la combinacin de teclas Alt y Z para acceder a este informe. Tambin podemos obtener un Balance de Situacin desde el Panel de Exploracin:

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En todos los casos se abrir la siguiente ventana:

El modelo Oficial realiza el Balance siguiendo la normativa del Boletn Oficial del Estado para la presentacin en el Registro Mercantil de las Cuentas Anuales. 20

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Adems, tanto en el Balance de Situacin, como en la Cuenta de Prdidas y Ganancias, y tambin en los balances de sumas y saldos, al listarlos en pantalla, si hacemos doble clic sobre un apunte, se acceder al mayor de la cuenta o subcuenta elegida.

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Cuenta de Prdidas y Ganancias

La Cuenta de Prdidas y Ganancias cuantifica la renta de la empresa. Comprende los ingresos y gastos de un perodo de tiempo (cuentas de los grupos 6 y 7) y, por diferencia, el resultado del mismo. De cara al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, la Cuenta de Prdidas y Ganancias debe comprender un ejercicio econmico entero y aportar los datos comparativos del ejercicio anterior. A este listado se accede desde el men Financiera, Balances, Prdidas y Ganancias. Tambin podr emplearse la combinacin de teclas Alt y Y para acceder a este informe. Tambin podemos obtener una Cuenta de Prdidas y Ganancias desde el Panel de Exploracin:

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En ambos casos se abrir la siguiente ventana:

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El modelo Oficial realiza el Balance siguiendo la normativa del Boletn Oficial del Estado para la presentacin en el Registro Mercantil de las Cuentas Anuales.

La opcin Mantenimiento y formulacin permite personalizar la cuenta de resultados de la empresa. La estructura de partida es la que se asign al aadir la empresa, es decir, la del Plan General de Contabilidad (normal o abreviada) o la del Plan General de Contabilidad para PYMES.

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Balance y Cuenta de Prdidas y Ganancias

El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)

El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto es un informe que refleja el valor neto contable de la empresa (patrimonio neto), as como su evolucin a lo largo del ejercicio que se cierra y el anterior. Accederemos al ECPN desde el men Financiera, Balances, Estado Cambios Patrimonio Neto.

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La opcin llamada E.C.P.N. da acceso a la siguiente pantalla:

El botn

modificar importes lnea nos permite introducir valores en las lneas que conforman el ECPN:

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El botn borrar importes deja a cero los valores de una lnea del ECPN. El botn recalcular mantiene los valores introducidos manualmente y aade los que provengan de frmulas establecidas. El botn nos muestra el informe en formato de texto:

La versin DEMO no contiene esta ltima opcin. Por otro lado, la opcin Formular E.C.P.N. nos permite definir el contenido de cada apartado del ECPN para que ContaPlus pueda calcularlo de forma automtica:

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El Estado de Flujos de Efectivo (EFE)

El Estado de Flujos de Efectivo es un informe que muestra las entradas y salidas de efectivo distribuidas en tres categoras: actividades operativas, de inversin y de financiacin. Slo las empresas creadas con el Plan General de Contabilidad normal (no el abreviado o el PGC de PYMES) disponen de esta opcin activa. Llegaremos al EFE desde el men Financiera, Balances, Memoria y EFE.

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El botn modificar EFE:

permite al usuario cambiar frmulas e importes contenidos en las distintas lneas del

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Libros contables El botn recalcular mantiene los valores introducidos manualmente y aade los que provengan de nos muestra la plantilla del informe en formato de texto:

frmulas establecidas. El botn ver plantilla

El botn

generar EFE nos presentar el resultado final:

El ECPN y el EFE

Memoria
La Memoria es un informe que explica y ampla la informacin financiera y patrimonial de la empresa aportada en los anteriores estados financieros. Debe contener una serie de apartados, debidamente 30

Libros contables especificados en el P.G.C. ContaPlus incluye un archivo con el texto oficial de la memoria, y facilita su cumplimentacin gracias a la inclusin de frmulas que se obtienen de la contabilidad de la empresa. Accedemos a la Memoria desde el men Financiera, Balances, Memoria y E.F.E.:

Podremos acceder a las frmulas desde la opcin Formular Memoria:

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La opcin Editar Memoria, al igual que Visualizar Memoria, abren un archivo de texto con los datos de la Memoria. La nica diferencia entre ambas opciones es que la segunda presenta las frmulas ya calculadas, con datos. A continuacin, podemos observar el archivo de texto con la Memoria de ContaPlus desde editar memoria

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y desde visualizar memoria. Obsrvese la diferencia:

Desde editar memoria se realizan los cambios necesarios en el texto de la misma, permaneciendo las frmulas con sus cdigos y no siendo visibles. Desde visualizar memoria accedemos al resultado final de la memoria, 33

Libros contables con frmulas (formular memoria) y textos (editar memoria) ya personalizados.

Configuracin y listado de la Memoria

La versin DEMO slo facilita una plantilla y ser el usuario quien deba confeccionar este estado financiero.

NOTA 1: Si no se ha cumplimentado correctamente el campo Ruta editor a la hora de aadir la empresa (ver unidad 3), no se podrn visualizar los archivos de Memoria y Cuadro de Financiacin:

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NOTA 2 (Comprobacin de planes): Esta opcin compara los Planes Contables que ContaPlus entrega como Originales, con los creados en la empresa Activa. Las Funciones de Memoria y E.O.A.F. estn calculadas a partir de los planes originales de ContaPlus. Si en esta comparacin aparecen diferencias, stas pueden desvirtuar los resultados. Para corregirlo se debern actualizar las Funciones segn las indicaciones que aparezcan.

El programa ha detectado esta cuenta (528 Acreedores a c/p por arrendamiento financiero) que no aparece en las frmulas de la memoria.

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A continuacin, deber incluirla en las frmulas correspondientes de la Memoria y Cuadro de Financiacin. La versin DEMO no contiene esta ltima opcin.

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Ejercicios
Ejercicio 1
La impresora es el perifrico ms importante de un PC para el contable. De hecho, la contabilidad de un ejercicio econmico se resume en unos Libros Contables que habr que imprimir. Se propone que el alumno conecte a ContaPlus y configure la impresora de acuerdo a las siguientes instrucciones: 1. Aade, en la opcin de Perifricos, la impresora que tengas conectada a tu PC. Descrbela como "Impresora ContaPlus". 2. Asegrate de que vas a emplear papel tamao A4 y que est orientado verticalmente. Utiliza para ello el botn . 3. Utiliza las siguientes fuentes True type en los listados: Normal: Comprimida: Expandida: Arial 11 Arial 7 Arial 16 .

Utiliza para ello el botn

Ejercicio 2
El listado de informes contables no slo se realiza tras el cierre de cuentas. A lo largo de todo el ejercicio econmico es corriente que imprimamos Mayores y Balances de Sumas y Saldos a efectos de repaso de errores, Balances y Cuentas de Prdidas y Ganancias para los bancos, etc. Se propone que el alumno practique este aspecto listando los siguientes informes: 1. Lista el Libro Diario Oficial de la empresa X0. Realiza esta operacin en 2 fases, obteniendo primero los apuntes correspondientes al mes de enero, y posteriormente los correspondientes al resto del ao. Ten en cuenta que habrs de rellenar la pantalla de datos iniciales. 2. Lista y visualiza por pantalla el Libro Mayor de la empresa X0 para las cuentas del grupo 4. 3. Lista y visualiza por pantalla el Inventario final de la empresa X0. 4. Lista y visualiza por pantalla el Balance de comprobacin del primer trimestre correspondiente a la empresa X0. Ten en cuenta que habrs de rellenar la pantalla "Configuracin del Balance", a fin de que slo se vean las cuentas y no las subcuentas. 5. Lista y visualiza por pantalla el Balance de Situacin borrador de la empresa X1. Comprueba que tambin aparezcan datos correspondientes a la empresa X0.

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Libros contables 6. Lista y visualiza por pantalla, la Cuenta de Prdidas y Ganancias borrador de la empresa X0. Asegrate de que se ven los cdigos de los epgrafes. IMPORTANTE! Al descargar las soluciones de los ejercicios, debers utilizar nuevas claves para poder acceder al programa, la clave utilizada en la soluciones es: 12345678

Usuarios DEMO: cmo descargar las soluciones de los ejercicios

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Recursos
Enlaces de Inters
http://asesores.com/contabilidad/conta32.htm: Libros de los empresarios http://www.gabilos.com/comosehace/LibrosEmpresarios/LibrosDefiniciones.htm: Definiciones de los libros contables

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