Objetivos plan de libros

Mostrar la situación en que se encuentra la empresa en periodos económicos, distintos,

sujetándose a las disposiciones legales y a una técnica contable.

Tipos de libros

Libros contables obligatorios

A continuación enumeraremos los libros obligatorios en contabilidad. Deberemos
cumplir con todos ellos, a no ser que tengamos menos de 5 empleados. Entonces el libro
de remuneraciones no sería de obligado cumplimiento. Pero veamos cuáles son estos
libros obligatorios en contabilidad:

o Libro diario: este libro registra cronológicamente todas las operaciones que una
empresa realiza diariamente.
o Libro de inventarios y cuentas anuales: se debe realizar al menos una vez al año.
Se debe hacer un inventario de todos los bienes, derechos y obligaciones que tenga la
empresa. En las cuentas anuales se incluye el balance de la empresa, que registra tanto
las pérdidas como las ganancias que hayamos tenido durante el año, el estado de
cambios en el patrimonio neto, el flujo de efectivos y la memoria de actividad.

Libros contables voluntarios

Hay quien a estos libros voluntarios en contabilidad los denomina libros contables
auxiliares. Esto es porque aunque no es obligatorio cumplir con ellos, sí es conveniente
tenerlos. La principal razón es porque nos pueden servir de apoyo para gestionar los
libros obligatorios en contabilidad que vimos anteriormente.  Estos libros voluntarios o
auxiliares son:

o Libro de caja. Controlan la entrada y salida de efectivo de nuestra empresa.

o Libro de banco. En él se registran todas las operaciones de las cuentas
bancarias que tenga nuestra empresa.
o Libro de entradas y salidas de almacén.  Como su propio nombre indica, en él
registraremos todas aquellas operaciones que se realizan en el almacén.
o Libro auxiliar de vencimientos. Este es de vital importancia ya que nos ayuda
a estar al tanto de los vencimientos de deudas.
o Libro fondo de utilidades tributarias (FUT). Es muy útil para controlar las
declaraciones de renta.
o Libro mayor. En este se resumen los movimientos de cada una de las cuentas
del libro diario (recordemos que este último es un libro contable obligatorio). De aquí se
extrae el saldo de deuda o la deuda que hay que reclamar por cada una de las cuentas.
Después este registro se traslada al balance.

Todos estos libros ya sean obligatorios o ya sean voluntarios en contabilidad, se rigen

por unas determinadas leyes, plazos y procedimientos. Asimismo cada uno tiene una
forma de presentación propia.

Modelos de libros
Formulario o formas de contabilidad

Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el
registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad.  La aplicación de los
formularios es sumamente amplia en los negocios.  Por ejemplo, cuando usted efectúa
un depósito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para
dejar evidencia de la transacción realizada; una copia del documento le  es entregada,
luego de ser validada por el cajero en señal de conformidad.

Todas las instituciones requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia de

todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos.  La
gran mayoría  de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo la
entidad, son plasmadas en formularios.

Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo

sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las
operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciadas,
autorizadas y procesadas en forma electrónicas, en donde inclusive las personas que
transan las operaciones no llegan a conocerse personalmente.

Objetivos formulario o formas de contabilidad

Todos estos ayudan a hacer un formulario. El objetivo de los formularios es facilitar el
flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los
procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a
determinadas transacciones. Por lo tanto tiene una gran importancia el ámbito
administrativo ya que todos los trabajos que se hacen en la empresa son guiados por
formularios, además de cualquier acto administrativo también sirven de soporte a las
transacciones.

OBJETIVOS DE LOS FORMULARIOS

 Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas.

 Controlar el proceso de facturación.
 Efectuar un seguimiento a los pedidos de los clientes
 Cumplir con el manejo de las políticas de inventario.

 Solicitud de empleo
 Ficha del trabajador
 Planificación de vacaciones
 Contrato de trabajo
 Evaluación del personal
 Liquidación de prestaciones
 Control de asistencia
 Requisición de personal
 Servir de documentos probatorios o de soporte de las operaciones
realizadas.
 Registrar la información de las operaciones y demás hechos contables en su
fase inicial para su posterior registro en los libros.
 Estandarizar el registro inicial de las operaciones y demás hechos contables.
 Permitir la rotación del personal sin causar interrupciones al sistema.

Tipos de formularios

Existen dos tipos de formularios estos son.

Formularios pre-impresos estos son los que se envían a una industria gráfica para su
confección.
Formularios electrónicos pueden contener campos de texto de una longitud prefijada, o
bien de longitud variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones
de entre las cuales el usuario debe elegir una.
Formularios Pre-impresos.
Los formularios que se envían a una industria gráfica para su confección, pueden ser de
diferente tipo:
Hojas Sueltas. Son los formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a
quién se solicite el trabajo (industria gráfica o imprenta), el sistema de impresión varía
entre máquinas tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar la hoja suelta).
 Se utilizan hojas sueltas cuando la información a consignarse normalmente es
manuscrita o máquina de escribir.
Hojas Continuas. Son formularios cuya producción se realiza en máquinas rotativas.
Permiten que la información que se consigne sea impresa por una impresora Ejemplos
de formularios continuos: Cheques, Roles de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas,
etc.
Tarjetas. Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en cartulina.
El gramaje dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta. Existen tarjetas de
presentación, tarjetas de Control de Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.
Sobres. Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen
sobres tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de
enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de
enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para
permitir el manipuleo continuo y transportación del contenido sin riesgos.
Formularios electrónicos
Los formularios electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los que
se presentan en papel. Es posible diseñar un formulario electrónico de manera que
contenga información de ayuda para la persona que tenga que rellenarlo. Estos
formularios electrónicos pueden contener campos de texto de una longitud prefijada, o
bien de longitud variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones
de entre las cuales el usuario debe elegir una. Para las respuestas del tipo "si" o "no",
puede crearse campos con casillas de verificación de forma que el usuario se puede
limitar a hacer clic con el ratón para que aparezca una "X" en la casilla
adecuada.También es posible especificar una serie de respuestas "por omisión" en
campos específicos, con vistas a facilitar aún más la labor de cumplimentación del
formulario. Puesto que el formulario se rellena desde la propia computadora, se evitan
todos los posibles problemas de interpretación de los datos introducidos, como sucede
con los formularios en papel rellenos a mano. Además, si la computadora está conectada
a una red, los formularios electrónicos pueden ser cumplimentados y compartidos de la
misma forma que se comparte cualquier otro tipo de documento, eliminando así por
completo la necesidad de los formularios en papel.Windows viene con
muchos programas accesorios útiles, incluyendo un procesador de texto elemental
(WordPad), un programa de gráficos (Paint) y un programa
de comunicación (HyperTerminal). También proporciona varias herramientas útiles,
como Calculadora (Calculator) y Block de notas (Notepad). Para otras funciones (de
acuerdo a las necesidades), se utiliza el Microsoft Office, en el cual es posible diseñar
formularios electrónicos que garantizan una rápida y correcta recogida de información.

Los formularios pueden ser clasificados:

De acuerdo a su presentación pueden ser:

-          Simples
-          Compuestos

Los formularios simples son aquellos documentos que están representados por una sola
forma y que no poseen copias anexas.  En algunos casos, tales como los depósitos a una
 cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta
correspondiente.  Las cartas con membretes de la Empresa, son otro ejemplo de este tipo
de formularios.

Los formularios compuestos poseen más de una hoja y son elaborados con base en un
formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial.  Dentro
de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:

-          De bloques
-          Talonarios
-          Formas continua.

De Acuerdo a su Uso Pueden Ser:

Los formularios para originar una acción, tienen el objetivo de iniciar el proceso o
procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo.  Por ejemplo, la emisión
de una requisición de materiales puede dar origen a la emisión de una orden de compra.

Los formularios para registrar una acción están orientados a guardar información que
puede ser consultada posteriormente.  Por esta razón, su llenado correcto es importante
desde el principio, dado que cualquier información omitida puede ser requerida después.

Los formularios para informar resultados, son aquellos que son usados para mostrar
cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados. 

De acuerdo a su elaboración pueden ser:

-          Manuales
-          Semimecanizados
-          Mecanizados

Los formularios manuales son formatos que son llenados en forma totalmente manual,
es decir, no interviene el elemento máquina para su confección.

Los formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a través

de un elemento máquina como una computadora o una máquina de escribir.

Los formularios mecanizados, son aquellos que son elaborados totalmente por una
computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

Modelos de formularios

1.- Cheques: Es un formulario utilizado para pagar a las personas o instituciones que se

le adeuda algún bien o tipo de servicio. 

2.- Recibo de Caja Chica: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de todos
los pagos realizados por el fondo de caja chica.
3.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de todo el
dinero recibido de los clientes.

4.- Depósito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de los

depósitos realizados en el Banco Popular Dominicano.

5.- Depósito de Tarjeta: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia

de los depósitos de tarjetas realizados en el Banco Popular Dominicano.

6.- Factura a crédito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de

las ventas a crédito al por mayor y detalle.

7.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado con la finalidad de tener control

sobre los ingresos diarios que tenga la Empresa.

8.- Nota de Crédito: Este formulario es utilizado básicamente para dejar constancia de

los descuentos y devoluciones concedidos.

9.- Orden de Compra: Este formulario es utilizado con la finalidad de realizar

determinadas compras. 

Plan de asiento de contabilidad

se denomina asiento contable al conjunto de anotaciones o apuntes contables que se

hacen en el libro diario de contabilidad, que se realizan con la finalidad de registrar un
hecho económico que provoca una modificación cuantitativa o cualitativa en la
composición del patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en
las cuentas de una empresa.

Forma parte de un Sistema de Contabilidad General y constituye una descripción

detallada de todos los registros y procedimientos contables que usa la empresa para
cumplir con sus necesidades rutinarias de información contable, donde se cumplen con
las NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD, permitiendo así la
generación de los Estados Financieros.

Objetivo de plan de asiento Servir como guía al nuevo personal que labore en el área
contable.
• Garantizar la generación de información contable adecuada para la elaboración de
Estados Financieros.
• Dar consistencia al registro de las operaciones contables
• Registrar todas las operaciones y hechos contables que se presentan en la empresa
durante un periodo mediante el uso de los asientos estándar
• Servir de guía en el registro de las transacciones relacionadas con el proceso de ajuste,
cierre y distribución de la utilidad
Todas las contabilizaciones de las operaciones que efectúen las empresas deberán de
registrarse mediante asientos contables a los cuales se les aplicara la partida doble.
Entonces:
• Todo cargo pertenece un abono (debe) (haber).
• La suma de los cargos debe ser igual a los abonos o viceversa.
• Tiene una doble afectación, es decir, que hay cargos que significan un aumento y
algunas veces una disminución, en algunas ocasiones es al contrario un cargo significa
una disminución y un abono significa un aumento.
• Deben hacerse bajo un registro ordenado y cronológico de acciones que realiza una
empresa

Clases de asiento

Asiento de Apertura o Reapertura: este asiento contable viene a partir del inventario

inicial o el estado de situación inicial, es decir, recoge la situación económica financiera
de la empresa al momento de su apertura o reapertura.

Asiento Operativo o de Gestión: estos registran en orden cronológico, las operaciones

diarias que realiza la empresa al desarrollar sus actividades económicas a lo largo del
ejercicio.

Asiento de Ajuste: estos corrigen las diferencias o distorsiones que al cierre del

ejercicio se encontraron, esto con el fin de lograr tener una imagen real de la situación
económica financiera y patrimonial de la empresa.

Asiento de Regulación: estos consisten en saldar y cerrar todas las cuentas de gastos e

ingresos a lo largo del ejercicio económico, y trasladar su saldo a la cuenta de pérdidas
y ganancias

Asiento de Cierre: este asiento da como finalizado el proceso contable y consiste en

cerrar todas las cuentas de balance (activo, pasivo y capital) que muestren saldo, para
esto se requiere acreditar el saldo que tengan las cuentas de activo y cargar el saldo que
tengan las cuentas de pasivo y capital.
Frecuencia de elaboración

La frecuencia diaria, que a veces se aumenta y se realiza por turno e incluso por hora, se
reserva a las actividades de mantenim vaiento realizadas por el personal de operación,
que son casi exclusivamente de dos tipos: inspecciones sensoriales y tomas de datos.

La frecuencia mensual se reserva exclusivamente para aquellas tareas mecánicas o

eléctricas que no pueden realizarse con periodicidades mayores. En muchas ocasiones
están relacionadas con elementos que sufren ensuciamiento o desajustes, aunque en
algún caso se refieren al reemplazo de algún elemento.

La frecuencia trimestral es la más utilizada cuando se trata de establecer la periodicidad

con la que realizar tareas de mantenimiento predictivo. También se emplea para
determinados trabajos eléctricos elementales.

Hay que tener en cuenta que en una instalación industrial la mayor parte de tareas
rutinarias que se realizan a lo largo del año son de tipo condicional: se basan en
inspecciones, verificaciones o pruebas, y solo se actúa si se detecta algún problema.
Solo en el caso de las paradas anuales y las paradas mayores se realizan tareas
sistemáticas que implican desmontajes o sustitución de piezas.

La frecuencia anual es la más utilizada para trabajos mecánicos, eléctricos y de

instrumentación. Nótese que la frecuencia anual se ha dividido en dos:

Anual distribuida, que se reserva para aquellas tareas de frecuencia anual que pueden
realizarse en cualquier momento del año.
Anual en parada, que se reserva para aquellas tareas de frecuencia anual que debe ser
realizadas exclusivamente coincidiendo con la parada anual que muchas instalaciones
organizan, y que supone la base del mantenimiento en muchos casos.

Plan de reportes

Los reportes contables son estados financieros preparados por contadores o por
despachos para mostrar la situación financiera de una empresa en un periodo de tiempo
definido. Los administradores utilizan reportes contables para apoyarse en la toma de
decisiones, los accionistas los utilizan para tomar decisiones de inversión y los
proveedores los usan para evaluar la capacidad de crédito de sus clientes. Existen cuatro
reportes contables y estados financieros que comúnmente las empresas elaboran y que
son compartidos públicamente por empresas que cotizan en bolsas de valores.

Objetivos plan de reportes

PERMITIR EL ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS PARA EL REGISTRO DE
LAS OPERACIONES.

 ESTRUCTURAR LA ORGANIZACIÓN DE LAS CUENTAS POR SECCIONES.

GARANTIZAR LA CORRECTA FORMULACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

PERMITIR LA REALIZACIÓN DE CAMBIOS QUE SE PRESENTEN, TALES COMO LA
ELIMINACIÓN O INCLUSIÓN DE CUENTAS.

Tipos de plan de reportes

Los informes contables los utilizan los contadores para acceder a la condición financiera
de la empresa.
Los informes financieros se utilizan para analizar la situación financiera de las
empresas, grandes y pequeñas. Hay cuatro informes financieros primarios que indican el
bienestar de una empresa: balance general, estado de resultados, estado de capital y
estado de flujo de efectivo. Estos informes proporcionan información suficiente para
que un contador pueda pronosticar el desempeño futuro y, recomendar los cambios
necesarios para mantener una empresa alineada con el plan de negocios.

Estado de balance
Los estados de balance son ecuaciones que comparan los activos contra pasivos y el
patrimonio. Los activos corrientes son el inventario y cuentas por cobrar que se pueden
convertir en dinero en efectivo en menos de un año. Los activos no corrientes son
propiedades o activos financieros que requerirán más tiempo para convertirse en
efectivo. Los pasivos corrientes son las obligaciones por pagar en un año o menos y, los
pasivos no corrientes son deudas a largo plazo. El patrimonio representa la inversión del
propietario o accionistas, más las ganancias desde el comienzo de la empresa o de otro
período de referencia.

Estado de resultados
Los estados de resultados son los informes financieros que muestran los ingresos
obtenidos durante un período de presentación de informes anuales. Los estados de
resultados restan los gastos de los ingresos para el período que cubre el informe,
indicando si hubo una pérdida o ganancia. Una parte de los beneficios se distribuyen a
los accionistas y otra parte, se reporta como ganancias retenidas, que se reinvierten en la
compañía. La línea superior indica los ingresos brutos por las ventas y, la línea final
indica la pérdida o ganancia neta después que se han restado los gastos.

Estado de capital
Los estados de capital muestra el aumento o disminución en las cuentas de capital de los
propietarios a través del tiempo. El análisis histórico de los estados de capital durante
varios años te indicará cómo la inversión de los propietarios ha aumentado o
disminuido. Las cuentas de capital incluyen las inversiones directas en efectivo, las
tenencias de valores, bonos, préstamos, cuentas bancarias y las divisas en reserva. Los
estados de capital se producen después de que se preparan los estados de resultados, por
lo que se pueden hacer ajustes a las cuentas de capital del propietario.

El estado de flujo de efectivo

El estado de flujo de efectivo es la herramienta de presupuesto principal que se utiliza
para analizar el desempeño pasado y, predecir futuras fluctuaciones de flujo de caja. Los
estados de flujos de efectivo registran cada entrada y salida de efectivo durante un
período que reporta el listado de gastos de operación, las inversiones y los ingresos en
efectivo. Estos informes se utilizan para planificar las compras de inventario, de equipo
y para determinar si la empresa tiene un flujo de caja suficiente para soportar el
aumento de la deuda para la expansión empresarial.
Modelos plan de reportes