1 Procedimiento Control de Documentos 7.5.2-01

PC 7.5.
2-01
MANUAL DE Fecha Elaboración: Junio 2018
Fecha Revisión: Junio de 2018
PROCEDIMIENTOS Fecha Aprobación: Julio de 2018
Versión 00
Control de Documentos Página: 1 de 13
PC 7.5.2-01
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Calidad Administración y RR.HH Gerente General

ESTE PROCEDIMIENTO ES PROPIEDAD DE MCI SPA. Y ES ASIGNADO CON CARÁCTER CONFIDENCIAL. LA
INFORMACIÓN QUE EN EL SE RECOGE NO PODRÁ REPRODUCIRSE SIN CONSENTIMIENTO EXPRESO DE
MCI SPA.
“MCI SPA.” Los Chincoles Nº 730, Villa Sur – LOS ANGELES

Correo Electrónico: mci.mantencion@mcimantencion.cl - www.mcmantencion.cl Fono: 43-2-320917
PC 7.5.2-01
MANUAL DE Fecha Elaboración: Septiembre de 2013
Fecha Revisión: Septiembre de 2013
PROCEDIMIENTOS Fecha Aprobación: Octubre de 2013
Versión 00
REG 7.5.2-01-01
TABLA DE DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL

Rev. 00
Nº Destinatario / Fecha Fecha

Versión Firma Firma
Copia Departamento Entrega Devolución
Encargado de
01 00 Calidad/
Administración

Correo Electrónico: mci.mantencion@mcimantencion.cl - www.mcimantencion.cl Fono: 43-2-320917
PC 7.5.2-01
Versión 00
REG 7.5.2-01-02
TABLA DE REVISIONES
Rev. 00
Capitulo o
Fecha Revisión Descripción de la modificación
Sub capitulo

PC 7.5.2-01
Versión 00
1. OBJETIVO
El presente documento tiene el objetivo de describir el control a ejercer sobre la

documentación interna y externa y los datos, para asegurar que se revisan y aprueban
antes de su distribución, que están disponibles y vigentes en los puntos en que se
necesitan, que se retiran e identifican los documentos y los datos obsoletos y que se
mantienen legibles y fácilmente identificables en su lugar de uso.
2. ALCANCE
A todos los documentos internos y externos relacionados con los requisitos del Sistema
de Gestión de Calidad, según la norma de referencia ISO 9001:2015.
3. DOCUMENTO DE REFERENCIA
• Manual de Calidad
• ISO 9001:2015
4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
• Definidos en el Procedimiento
5. DEFINICIONES
• Procedimiento, es un documento que describe una actividad general dentro de la

organización.
• Anexo, es un elemento necesario para la realización del procedimiento. Puede

consistir, por ejemplo, en un gráfico, diagrama de flujo.
• Documento, es cualquier información escrita acerca de cómo realizar una

actividad, describiendo el proceso, asignando responsabilidades y especificando
los registros asociados.
6. DESCRIPCIÓN
6.1. Preparación de documentos del Sistema de la Calidad
Los documentos derivados del sistema de gestión de calidad los elabora y prepara el
Encargado de Calidad con el apoyo del responsable del área involucrada. Para la

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Versión 00
elaboración documental el Encargado de calidad tiene un formato magnético coherente

con la estructura documental de ambas normas.
6.2. Revisión y Aprobación de Documentos.
Una vez redactados los documentos por el Encargado de Calidad, estos serán
revisados por Administración y RR.HH, para determinar si son conformes a lo descrito
en el Manual de Calidad y en las Normas de referencia. Si están conformes, serán
aprobados por el Gerente General y entraran en vigor a partir de la fecha consignada.
6.3. Identificación
6.3.1. Manual de Calidad.
Este documento se identifica en su cabecera de página con el nombre “MANUAL DE

CALIDAD” en la parte central. En el lado derecho se especifica la fecha de elaboración,
fecha revisión, fecha de aprobación, número de versión y número de página, y en el
lado izquierdo va el logo de la organización.
En el pie de página de la primera hoja se encuentran los recuadros donde se especifica:
• elaborador por
• revisado por
• y aprobado por, con sus respectivas firmas.
6.3.2. Manual de Procedimientos.
Estos documentos se identifican mediante la siguiente codificación:
PC A.B.C – DE
Donde:
PC : Procedimiento de Calidad
A.B.C : Corresponde al capítulo del manual de calidad de referencia.
DE : Corresponde al número correlativo de procedimiento.
Este documento se identifica en su cabecera de página con el nombre “MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS”, en la parte central, mientras que en la parte derecha se identifica
la codificación del procedimiento, fecha elaboración, fecha revisión, fecha de

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Versión 00
aprobación, versión y número de página. En el sector izquierdo va el logo de “MCI

SPA.”, bajo este recuadro se especifica el nombre del procedimiento.
La identificación de la elaboración, revisión y aprobación, está estructurada de la misma

manera que en el Manual de Calidad en el pie de la primera página, las cuales deben
estar con sus respectivas firmas ya sea original y copias controladas (si aplica).
6.3.3 Instructivo de Trabajo.
Estos documentos se identifican mediante la siguiente codificación:
IT A.B.C.- H. I.J.
Dónde:
IT : Instructivo de trabajo
A.B.C : Corresponde al Procedimiento de Calidad de referencia.
H : Corresponde al número correlativo de Instructivo del PC.
IJ : Corresponde al número correlativo del Registro dentro del Instructivo.
Este documento se identificará en su cabecera de página con el nombre

“INSTRUCTIVO”, en la parte central, mientras que en la parte derecha se identifica la
codificación del Instructivo, fecha elaboración, fecha aprobación y fecha revisión,
numero de versión y número de página. En el sector izquierdo va el logo de “MCI SPA.”,
bajo este recuadro se especifica el nombre del Instructivo.
La identificación de la elaboración, revisión y aprobación, está estructurada en el pie de

la primera pagina de la misma manera que en el Manual de Calidad y Procedimientos,
las cuales deben estar con sus respectivas firmas ya sea original y copias controladas
(si aplica).
6.4. Distribución y Retiro de Documentación
Los Procedimientos y el Manual de Calidad que forman parte del Sistema de la Calidad
son documentos CONFIDENCIALES propiedad de “MCI SPA.”, no pueden ser
distribuidos a personas ajenas a la organización, ni reproducirlos total o parcialmente,
sin la autorización previa del Gerente General.
El Encargado de Calidad distribuye las copias a los destinatarios (si aplica) y lo registra
en la “Tabla de Distribución Documental” (REG 7.5.2-01-01) ubicada en la página 2

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del Manual de Calidad, de cada Procedimiento e Instructivo del SGC, para acuse de
recibo de la documentación, siendo este documento firmado por el receptor. Estas
copias de documentos tienen numeración correlativa en la tabla y se identifican como
tales (VIGENTE).
Toda la documentación distribuida debe ser registrada por el Encargado de calidad, si

esta documentación es retirada, el Encargado de calidad debe firmar en la misma tabla.
Los documentos retirados tendrán la categoría de obsoletos y serán destruidos.
Los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentran
disponibles en papel y/o medio electrónico (carpeta denominada SGC “MCI SPA.”) y se
mantendrán solamente en administración, como copia controlada, y la lista de
distribución será firmada por el Gerente General al momento de su distribución.
El Encargado de Calidad mantendrá actualizada la documentación en “Lista Maestra

de Documentos” (REG 7.5.2-01-04).
6.5. Modificación
Las modificaciones propuestas en los documentos de calidad se recogen en la “Tabla

de Revisiones” (REG 7.5.2-01-02), ubicada en la página 3 de cada Procedimiento,
Instructivo y Manual de Calidad. En cada documento nuevo queda la modificación
realizada. Cada vez que se detalle una o varias modificaciones y estén aprobados los
cambios, se liberara el documento.
La modificación también se registra en el anexo (REG 7.5.2-01-01) por el Encargado de

Calidad, el cual mantiene esta hoja junto a la copia devuelta ya obsoleta.
El Encargado de calidad será el responsable de realizar todas aquellas actividades que

impliquen cambios de un documento o realizar las correspondientes modificaciones y
de mantenerlo siempre actualizado, siendo estas modificaciones revisadas y aprobadas
por el Gerente General.
En caso de retiro de documentos, el Encargado de Calidad marca la copia sustituida

con la palabra OBSOLETO y lo/s destruye, dejando las nuevas copias controladas en
un lugar disponible nuevamente. Esto debe quedar gestionado de igual manera en la
“Tabla de Distribución Documental (REG 7.5.2-01-01)”.

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6.6. Documentos externos
La documentación externa es aquella se considera como importante para el sistema de

gestión de calidad, los cuales pueden ser:
• Legislación aplicable a la actividad.

• Normativas aplicables (ISO, NCh, etc.).
• Cualquier otra documentación de origen externo, que afecte directa o
indirectamente al sistema de calidad o actividad de la empresa.
En el caso de la documentación externa el recepcionista de los documentos los entrega

al Encargado de Calidad el cual los registra en la “Tabla de Documentación Externa”
(REG 7.5.2-01-03) y en caso de distribución, este específica el título del documento, la
fecha de entrega y el responsable con su respectiva firma.
La documentación sustituida se retira, y se distribuyen las copias llegadas. Las nuevas

copias se registran nuevamente en la tabla de documentación externa; los documentos
obsoletos serán guardados en un lugar definido por el Encargado de Calidad por un
periodo estipulado según la legislación legal vigente y la decisión final será del Gerente
General.
El responsable de la documentación externa deberá velar por su correcta manipulación.
La documentación externa es actualizada cada vez que llegue información de los

diferentes organismos públicos y privados, etc., tanto a través de boletines informativos,
como de las páginas web correspondientes, por el Encargado de Calidad.
6.7. Registro, Archivo y Protección
Los documentos internos generados del SGC se mantendrán guardados en computador

de encargado gestión SGC, con respaldo en tiempo real en la nube del administrador
(medio virtual), estando estos disponibles para cualquier persona del SGC según
corresponda.
La documentación del SGC será protegido por medio de disco duro externo que serán
mantenidos en dependencias de Administrativas de “MCI SPA.”, siendo responsable el
Encargado de Calidad.

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7. REGISTROS.
1. REG 7.5.2-01-01 Tabla de Distribución Documental.

2. REG 7.5.2-01-02 Tabla de Revisiones.
3. REG 7.5.2-01-03 Tabla de Documentación Externa.
4. REG 7.5.2-01-04 Tabla Maestra de Documentos.
8. ANEXOS
1. REG 7.5.2-01-01 Tabla de Distribución Documental.

2. REG 7.5.2-01-02 Tabla de Revisiones.
3. REG 7.5.2-01-03 Tabla de Documentación Externa.
4. REG 7.5.2-01-04 Tabla Maestra de Documentos.

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Versión 00
REG 7.5.2-01-01
TABLA DE DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL

Rev. 00
Destinatario / Fecha Fecha

Nº Copia Revisión Firma Firma
Departamento Entrega Devolución

PC 7.5.2-01
Versión 00
REG 7.5.2-01-02
TABLA DE REVISIONES
Rev. 00
Capitulo o
Fecha Revisión Descripción de la modificación
Sub capitulo

PC 7.5.2-01
Versión 00
REG 7.5.2-01-03
TABLA DE DOCUMENTACIÓN EXTERNA

Rev. 00
Soporte Responsable y
Nombre Documento Fecha Ingreso Estado
Documento Firma

PC 7.5.2-01
Versión 00
REG 7.5.2-01-04
TABLA MAESTRA DE DOCUMENTOS

Rev. 00
Nº Fecha
Nº Copia Código Nombre Documento Lugar Estado
Revisión Aprobación


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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Encargado de Calidad Administración y RR.HH Gerente General

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Control de Documentos Página: 2 de 13

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Nº Destinatario / Fecha Fecha

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Control de Documentos Página: 3 de 13

“MCI SPA.” Los Chincoles Nº 730, Villa Sur – LOS ANGELES

Control de Documentos Página: 4 de 13

El presente documento tiene el objetivo de describir el control a ejercer sobre la

• Procedimiento, es un documento que describe una actividad general dentro de la

• Anexo, es un elemento necesario para la realización del procedimiento. Puede

• Documento, es cualquier información escrita acerca de cómo realizar una

6.1. Preparación de documentos del Sistema de la Calidad

“MCI SPA.” Los Chincoles Nº 730, Villa Sur – LOS ANGELES

Control de Documentos Página: 5 de 13

elaboración documental el Encargado de calidad tiene un formato magnético coherente

6.2. Revisión y Aprobación de Documentos.

6.3.1. Manual de Calidad.

Este documento se identifica en su cabecera de página con el nombre “MANUAL DE

En el pie de página de la primera hoja se encuentran los recuadros donde se especifica:

6.3.2. Manual de Procedimientos.

Estos documentos se identifican mediante la siguiente codificación:

Este documento se identifica en su cabecera de página con el nombre “MANUAL DE

“MCI SPA.” Los Chincoles Nº 730, Villa Sur – LOS ANGELES

Control de Documentos Página: 6 de 13

aprobación, versión y número de página. En el sector izquierdo va el logo de “MCI

La identificación de la elaboración, revisión y aprobación, está estructurada de la misma

6.3.3 Instructivo de Trabajo.

Estos documentos se identifican mediante la siguiente codificación:

Este documento se identificará en su cabecera de página con el nombre

La identificación de la elaboración, revisión y aprobación, está estructurada en el pie de

6.4. Distribución y Retiro de Documentación

“MCI SPA.” Los Chincoles Nº 730, Villa Sur – LOS ANGELES

Control de Documentos Página: 7 de 13

Toda la documentación distribuida debe ser registrada por el Encargado de calidad, si

El Encargado de Calidad mantendrá actualizada la documentación en “Lista Maestra

Las modificaciones propuestas en los documentos de calidad se recogen en la “Tabla

La modificación también se registra en el anexo (REG 7.5.2-01-01) por el Encargado de

El Encargado de calidad será el responsable de realizar todas aquellas actividades que

En caso de retiro de documentos, el Encargado de Calidad marca la copia sustituida

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6.6. Documentos externos

La documentación externa es aquella se considera como importante para el sistema de

• Legislación aplicable a la actividad.

En el caso de la documentación externa el recepcionista de los documentos los entrega

La documentación sustituida se retira, y se distribuyen las copias llegadas. Las nuevas

El responsable de la documentación externa deberá velar por su correcta manipulación.

La documentación externa es actualizada cada vez que llegue información de los

6.7. Registro, Archivo y Protección

Los documentos internos generados del SGC se mantendrán guardados en computador

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1. REG 7.5.2-01-01 Tabla de Distribución Documental.

1. REG 7.5.2-01-01 Tabla de Distribución Documental.

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