MODULO II

MICROSOFT EXCEL

1. Objetivo

Aprender a utilizar las principales funciones del programa “Microsoft Excel” como
instrumentos facilitador del trabajo con datos, nombres y notas de los alumnos.

2. Definición.

Es una hoja electrónica que permite el manejo de información de tipo numérico en forma general permitiendo
la creación de diferentes formas de trabajo como planillas, libros diarios, gráficos estadísticos, etc.

Excel 2010 es útil para hacer tareas de la vida cotidiana como el presupuesto mensual de tus gastos;
también, para actividades laborales como manejar las calificaciones y promedios de tus estudiantes. Todo lo
que tiene que ver con operaciones matemáticas podrá hacerlo con Excel 2010.

3. Entorno De Trabajo.

En este programa los documentos tienen una estructura de cuadricula, cuyo elemento básico de trabajo es
la celda. Cada una de ellas se identifica por una letra y un número que corresponde a la columna y a la fila
donde está situada.
4. Nombre de la celda 5.Barra de fórmulas 1. Fila.-Es el grupo de cuadro que
van desde el lado izquierdo de la página
hacia la derecha. Se identifican por
números.
2. Columna
2. Columna Es el grupo de cuadros
que van desde la parte superior de la
página hacia abajo. Se identifican por
letras, y marcan las celdas de manera
1.Fila 3. Celda vertical.
s 3. Celda Una celda es el rectángulo
en donde se unen una fila y una columna.
4. Nombre de celda.- Esta casilla te
indica el nombre la celda sobre la que
estás trabajando, donde se une la fila y la
columna es una coordenada, por ejemplo
6. Hojas de cálculo Columna C fila 8: C8
5. Barra de fórmulas.- Nos muestra
el contenido de la celda activa, es decir,
la celda donde estamos situados. Aquí se
pueden escribir o editar los datos que contiene una celda específica. Revela las fórmulas
que contiene la celda.

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 MODULO II

6. Hojas de cálculo.- Los archivos de Excel se llaman libros. Cada libro tiene una o más
hojas (también conocidas como hojas de cálculo). Permite movernos por las distintas hojas
del libro de trabajo, y crear nuevas dentro del mismo documento.

4. Empezando a trabajar con Excel

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como
manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de una hoja de cálculo.

Introducir Datos.

En cada celda de la hoja de cálculo, es posible introducir texto, números o fórmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y escriba lo que desees
introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas:

Celda activa o Barra de fórmulas

seleccionada (1A)

Los datos no se establecen en la celda sino hasta que mueve el cursor, para esto se puede hace

Enter, usar las teclas de movimiento (flechas), o hacer clic en el botón de la barra de fórmulas,
al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá
siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la

celda, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la
barra de fórmulas. Mouse como
flechas divergentes
Cambiar el Tamaño de las Columnas

1. Identifique la columna que desea agrandar o reducir

(Ejemplo: Columna A).
2. Ubique el apuntador del mouse en la línea que
divide las letras de las columnas hasta que este se
convierta en unas flechas divergentes.
(Ejemplo: la línea que divide la columna A de la B).
3. Haga doble clic, sobre la línea para ajustar
automáticamente el tamaño de la columna,

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 MODULO II

4. Si desea ampliar la celda o reducirla, manteniendo el clic sobre la intersección mueva el cursor
del mouse a la derecha para ampliar o a la izquierda para reducir.

5. EL CURSOR Y SUS FORMAS

El Cursor o mouse adopta diferentes formas según la

acción que realiza y el lugar donde está, fíjate

Forma del Mouse o cursor Nombre Función

Selecciona las celdas, haga clic
Seleccionar continuo y mueva el cursor para
seleccionar celdas.
Permite mover el contenido de la
celda, entero de un lugar a otro, de la
misma manera haga clic y sin soltarlo
Mover
mueva el cursos a donde quiere
trasladar el contenido de la celda y
suelte el clic.
Ubíquelo en la línea que divide un
Cambiar
columna de otra y muévalo de
tamaño fila
izquierda a derecha para ampliar o
o columnas
reducir el tamaña de la columna o fila.

Ubique el cursor sobre la letra o

Seleccionar número de la columna o fila y con un
todo clic podrá seleccionar toda la fila o
columna.

Reconoce el contenido de la celda y lo

Controlador copia, o continúa secuencialmente,
de relleno también duplica formulas a otras
selecciones.

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 MODULO II

También puedes seleccionar

utilizando la tecla
“mayúsculas” y las flechas

Y para seleccionar todas las celdas,

haga clic en el cuadro donde se unen
las filas y columnas.

6. PESTAÑA INICIO
Excel contiene una barra de herramientas muy parecida a la de Word, los grupos que se repiten
entre Word y Excel son: “Portapapeles” y “Fuente” donde los íconos cumplen las mismas funciones
que en Word. Los grupos nuevos dentro de la pestaña inicio son:

ALINEACIÓN NÚMERO ESTILO CELDAS MODIFICAR

6.1. Grupo alineación

Este grupo esta encargado de todo lo que le da un formato al texto dentro de la celda,
su ubicación, espacio y dirección utilizando cualquiera de las siguientes iconos:

GRUPO ALINEACION

Icono Nombre Función

Alinear en la parte Alinea el texto con respecto al tamaño de la celda. De
superior, media, inferior manera vertical y horizontal
Alinea el texto de manera horizontal. Se puede asignar
Alineación a izquierda,
formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos
centro, y derecha
queden alineados u orientados de una forma determinada.
Gira el texto a un ángulo diagonal o a una orientación
vertical. Se utiliza para etiquetar columnas estrechas.
Orientación Vuelva a hacer clic sobre el ícono para restablecer la
orientación normal del texto. Despliegue el submenú para
ver las diferentes opciones.
Disminuir o aumentar
Aumenta el margen entre el borde y el texto de la celda
sangría

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 MODULO II

Hace que todo el contenido de una celda sea visible

Ajuntar texto
mostrándolo en varias líneas
Une las celdas seleccionadas en una celda de mayor
tamaño y centra en contenido en una nueva celda.
Combinar y centrar
Generalmente se utiliza para crear etiquetas que abarcan
barias columnas.

También se puede alinear el texto que está dentro de las celdas utilizando la opción “formato de
celda” en la pestaña “Alinear” que presenta opciones más específicas, el menú se verá así:

Pestaña
Alineación
4.Orientación
de texto
1.Alineación de
texto horizontal

2.Alineación de
texto vertical

3.Control
de texto

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada.

1. Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas

horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha
de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones de la imagen.

2. Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas

verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido
si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones de la imagen.

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 MODULO II

3. Control de texto:

a. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe,
utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si
activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar
exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se
visualizará en varias filas dentro de la celda.
b. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la
celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
c. Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en
una sola.

4. Orientación de texto: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se
muestre en horizontal, de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido
opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel ajusta
automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se
fije explícitamente la altura de ésta.

6.2. Grupo Número

Al ser un software especializado en datos numéricos, Excel nos permite modificar la

visualización de los números en la celda, usted puede utilizar cualquiera de los
siguientes iconos:
GRUPO NÚMERO

Icono Nombre Función

Elige la manera en que se mostrarán los valores en una
Formato de celda: porcentaje moneda, facha y hora. Despliegue el
número submenú para visualizar las diferentes opciones de
número.
Selecciona un formato de moneda alternativo los
números de las celdas seleccionadas se convertirán a
Formato de formato moneda (el símbolo dependerá de cómo
número de
tenemos definido el tipo moneda en la configuración
contabilidad
regional de Windows, seguramente tendremos el
símbolo €).
Muestra el valor de la celda como un porcentaje.
Estilo porcentual Para asignar el formato de porcentaje multiplicará el
número por 100 y le añadirá el símbolo %.

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 MODULO II

Muestra el valor de la celda como miles. Esta opción

cambiará el formato de la celda a contabilidad sin un
Estilo millares
símbolo de moneda con separador de miles y cambio de
alineación.
Aumentar o Muestra valores más precisos aumentado los
disminuir decimales.
decimales Redondea el valor disminuyendo los decimales.

Otra manera de darle formato a las celdas con respecto al número es utilizar el menú de “Formato

Pestaña
número

Opciones de
Categorías especificación de
datos de acuerdo
a la categoría
elegida.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro “Categoría” se

elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda.
1. General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato
predeterminado que utiliza Excel. Este admite enteros, decimales, números en
forma exponencial si la cifra no entra por completo en la celda.
2. Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de
decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de
visualizar los números negativos.
3. Moneda: Permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo
monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.

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 MODULO II

4. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y
las comas decimales en una columna.
5. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos la visualización de la fecha.
6. Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos la visualización de la hora.
7. Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la
celda por 100 y se le asigna el símbolo % por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,15 como 15%.
8. Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
9. Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos
escoger el número de decimales.
10. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el
texto se encuentre algún número.
11. Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de
formato.

6.3. Grupo Estilos

El grupo Estilo se encarga de modificar la tabla en la hoja de cálculo. Sus funciones son similares
a las de la opción "Celdas" con la excepción de que éstas involucran lo que es la tabla en general.
De derecha a izquierda, las opciones son: “Formato Condicional” “Dar Formato como Tabla”, y
“Estilos de Celdas”

GRUPO ESTILOS

Icono Nombre Función

Resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco usuales y
Formato visualiza datos usando barra de datos, escalas de color y
condicional conjunto de iconos basados en criterios. Despliegue el
submenú para ver las diferentes opciones.
Da formato rápidamente a un conjunto de celdas y lo
Dar formato convierte en una tabla seleccionando un Estilo de tabla
como tabla predefinido. Despliegue el submenú para ver las diferentes
opciones de estilos predeterminados.
Aplica rápidamente un formato a una celda con los estilos
predefinidos. También puede definir estilos propios para las
Estilos de celda celdas. Despliegue el submenú para ver las diferentes
opciones de estilos predeterminados para celdas.

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 MODULO II

Otra manera de darle formato a la celda es mediante la opción “formato de tabla” con la pestaña
bordes.

Pestaña Bordes

1. Preestablecido 3. Estilo de línea

2. Borde 4. Color

Excel nos permite establecer qué líneas del borde serán visibles en las celdas, incluso configurar
el color, estilo y grosos de las mismas.

1. Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

 Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
 Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
 Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección.

2. Borde: permite establecer qué bordes serán visibles de manera personalizada, simplemente
haga clic sobre los iconos correspondientes o en el recuadro central.
3. Estilo: propone distintos estilos del línea: punteada, guiones, puntos etc.
4. Color: permite elegir el color para la línea de borde despliegue el submenú y tendrá más
opciones de color.

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 MODULO II

6.4. Grupo Celdas

El “Grupo Celdas” permite insertar filas, columnas y establecer el tamaño del ancho y alto
de una celda en específico, también se puede eliminar filas y columnas.

GRUPO CELDAS

Icono Nombre Función

Inserta celdas, filas o columnas en la hoja o tabla.
Insertar Despliegue el submenú para ver las diferentes opciones.
Elimina celdas, filas o columnas en la hoja o tabla.
Eliminar Despliegue el submenú para ver las diferentes maneras
de eliminar filas o columnas.
Cambia el alto de las filas o el ancho de las columnas,
Formato organiza las hojas, o protege y oculta las celdas.
Despliegue el submenú para ver las diferentes opciones.

6.5. Grupo Modificar

Los íconos o botones del grupo modificar se encargan de realizar operaciones sencillas y
directas con los datos de las celdas, como: obtener la sumatoria, el recuento de datos,
ordenar alfabéticamente, etc.
GRUPO MODIFICAR

Icono Nombre Función

Muestra el resultado de la suma de las celdas
Autosuma seleccionadas, directamente después de la celda
seleccionada.
Continua un modelo en una o más celdas adyacentes,
Rellenar puede rellenar celdas en cualquier dirección y en
cualquier rango de celda adyacente.
Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el
Borrar formato, el contenido o los comentarios.

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 MODULO II

Organiza los datos para facilitar el análisis.

Puede ordenar los datos seleccionados en orden
Ordenar y filtrar ascendente o descendente, o filtrar temporalmente
valores específicos.
Busca o selecciona un texto, un formato o un tipo de
información específico dentro de un documento.
Buscar y seleccionar También puede reemplazar la información con nuevo
texto.

Hasta aquí ya vimos Ahora veremos

cómo darle formato a cómo procesar
celdas y texto. datos

7. Cómo obtener la suma total

La función SUMA, suma todos los números que especifica como argumentos. Cada
argumento puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, o el
resultado de otra función. Por ejemplo, SUMA(A1:A5) suma todos los números que están
contenidos en las celdas A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA(A1; A3; A5) suma los números
que están contenidos en las celdas A1, A3 y A5.

Para obtener la sumatoria de datos numerales, primero debemos ingresarlos en la hoja de

cálculo, haga clic en la celda y escriba los números o los nombres, ésta lista no tiene
límites de cantidad de datos o de cifras:

1. Seleccione las celdas de las que quiere obtener la sumatoria.

2. Haga clic en autosuma en el botón “autosuma”

3. Se realizara la operación correspondiente y aparecerá en la celda debajo de los datos.

Seleccione los
Haga clic en
datos que Obtendrá la
“autosuma”
desee sumar suma total

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 MODULO II

Otra manera de obtener la suma mediante la función “SUMA”:

1° ingresamos el signo de = (igual)
2° escribimos la palabra “SUMA” con letras mayúsculas
3° abrimos paréntesis y seleccionamos los números que queremos sumar
4° cerramos paréntesis y presione Enter. De ésta manera:

1° escriba = 3° Abra
paréntesis (
Cierre paréntesis
Fórmula y presione Enter
=SUMA(H7:H12)

4° Rango.- Seleccione las

2° escriba celdas con los datos que
“SUMA” quiere sumar.

En caso de que quisiera sumar datos que no estén en celdas seguidas, selecciónelas una
por una separándolas con un “ ; ” (punto y coma). Su fórmula se verá así:

Fórmula
=SUMA(Rango)

=PROMEDIO(número1;número2;número3)

Por otro lado, para operar datos o fórmulas siempre debe iniciar con el signo (=) con esto
Excel comprende que los datos que ingresen serán procesados u operados.

Para operar datos o fórmulas siempre debe

iniciar con el signo (=) igual seguido de
los números o referencias a celdas. Con
esto Excel comprende que los datos
ingresados serán procesados.

No olvides que dentro de

una fórmula no se utiliza la
barra espaciadora.

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 MODULO II

8. CÓMO OBTENER PROMEDIO:

Es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de números y dividiéndolos entre la

cantidad de números. A continuación por el recuento de dichos números. Por ejemplo, el
promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5. Para obtener el promedio de
alguien

PROCEDIMIENTO

1° ingresamos el signo de = (igual)

2° escribimos la palabra “PROMEDIO”.
3° abrimos paréntesis y seleccionamos el rango de las celdas con los números que
queremos promediar.
4° cerramos paréntesis y presione Enter. De ésta manera:

1° escriba = 3° Abra Cierre paréntesis

paréntesis ( y presione Enter
Fórmula

=PROMEDIO(C3:C6)

4° Rango.- Seleccione las

2° escriba
celdas con los datos que
“PROMEDIO”
quiere promediar.

Importante.-No debe poner espacios entre los paréntesis ni el nombre de las celdas,
toda la fórmula debe ser seguida. En caso de que quisiera sumar datos que no estén en
celdas seguidas, selecciónelas con el mouse una por una separándolas con un “ ; ”
(punto y coma). Su fórmula se verá así:

Fórmula
=PROMEDIO(Rango)

=PROMEDIO(número1;número2;número3)

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 MODULO II

9. CÓMO OBTENER EL VALOR MÁS ALTO

Esta función sirve para encontrar el valor máximo, es decir, el número más alto entre un
conjunto de valores. Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
=MAX(número1;número2; ...)

PROCEDIMIENTO
1° ingresamos el signo de = (igual).
2° escribimos la palabra “MAX”
3° abrimos paréntesis y seleccionamos las celdas de las cuales queremos obtener el valor
máximo.
4° cerramos paréntesis y presione Enter. De ésta manera:

1° escriba = 3° Abra Cierre paréntesis

paréntesis ( y presione Enter
Fórmula

=MAX(C3:C6)

4° Rango.- Seleccione las celdas con los

2° escriba
datos de las que quiere el valor
“MAX”
máximo.

En caso de que quisiera sumar datos que no estén en celdas seguidas, selecciónelas una
por una separándolas con un “ ; ” (punto y coma). Su fórmula se verá así:

Fórmula
=MAX(Rango)

=MAX(número1;número2;número3)

Todas las fórmulas pueden ser replicadas

a otras celdas con el “controlador de
relleno” ubique el cursor en el extremo
inferior derecho de la celda haga cuando
éste sea una cruz negra y arrástrelo.
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 MODULO II

10. CÓMO ENCONTRAR VALOR MÍNIMO.

La función MIN, nos devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Los argumentos
de la función MIN pueden ser los números, las celdas o los rangos que contienen los
valores que deseamos evaluar.

PROCEDIMIENTO

1° ingresamos el signo de = (igual).

2° escribimos la palabra “MIN”.
3° abrimos paréntesis y seleccionamos las celdas de las cuales queremos el valor mínimo.
4° cerramos paréntesis y presione Enter. De ésta manera:

1° escriba = 3° Abra Cierre paréntesis

paréntesis ( y presione Enter
Fórmula
=MIN(C3:C6)

2° escriba 4° Rango.- Seleccione las

“MIN” celdas con los datos de las que
quiere el valor mínimo.

En caso de que quisiera sumar datos que no estén en celdas seguidas, selecciónelas una
por una separándolas con un “ ; ” (punto y coma). Su fórmula se verá así:

Fórmula
=MIN(Rango)

=MIN(número1; número2;número3)

11. FUNCIÓN CONTAR NÚMEROS.

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los
números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la

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 MODULO II

cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. Por

ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango A1:A20:

PROCEDIMIENTO
1° ingresamos el signo de = (igual).
2° escribimos la palabra “contar”.
3° abrimos paréntesis y seleccionamos las celdas que queremos contar.
4° cerramos paréntesis y presione Enter. De ésta manera:

1° escriba = 3° Abra Cierre paréntesis

paréntesis ( y presione Enter

Fórmula =CONTAR(C3:C6)

4° Rango.- Seleccione las celdas

2° escriba
que quiere contar.
“CONTAR”

En caso de que quisiera sumar datos que no estén en celdas seguidas, selecciónelas una
por una separándolas con un “ ; ” (punto y coma). Su fórmula se verá así:

Fórmula
=CONTAR(Rango)

=CONTAR(número1;número2;número3)

12. FUNCION “SI”

La función SI es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una
condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para
tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica. Por ejemplo “si el
valor es mayor que…..entonces…

 Sintaxis de la función SI
Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar
valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.

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 MODULO II

 Prueba lógica: Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es
verdadero o falso. Es decir la CONDICIÓN.
 Valor si verdadero: El valor que se devolverá en caso de que el resultado de la
Prueba lógica sea verdadero. O sea, la consecuencia cuando SE CUMPLE la
condición.
 Valor si falso: El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es falso.
Es decir la consecuencia cuando NO SE CUMPLE la condición.

PROCEDIMIENTO
1° ingresamos el signo de = (igual).
2° escribimos la palabra “SI”
3° abrimos paréntesis y seleccionamos la celda con la que queremos trabajar.
4° ingresamos la “prueba lógica”, es decir la condición, ésta puede estar con el signo >
(mayor que) o < (menor que) = (igual) o ambos (>= ó <=) seguido de un número, por
ejemplo “si el valor es mayor o igual que 35” se expresa de la siguiente manera:
=SI(H3>=35….
5° escribimos punto y como ( ; )
6° escribimos entre comillas el “valor_si_verdadero” o sea la consecuencia en caso de que
se cumpla la condición, ésta puede ser una o más palabras incluso números. Siguiendo el
ejemplo: =SI(H3>=35;“aprobado”…
7° ahora escribimos dos puntos seguido del “valor_si_falso” es decir la consecuencia en
caso de que la condición no se cumpla, esta puede ser una o más palabras o números y
deben estar entre comillas. Según el ejemplo: =SI(H3>=35;“aprobado”;“reprobado”…
8° cerramos paréntesis, y presionamos Enter.

2° Abra 5°escriba “;” 7° escriba “;”

paréntesis (

=SI(K13>=35;“APROBADO”;“REPROBADO”)

1° escriba =SI 8°escriba entre comillas

4° expresión la consecuencia si NO se
lógica (condición) cumple la condición

3° Seleccione 6°escriba entre

la celda comillas la
consecuencia si se
cumple la condición
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 MODULO II

Arrastre la formula ubicando el cursor en el extremo inferior derecho de la celda, con esto
se copiara ésta fórmula a las demás celdas y le quedará de ésta manera:

Cuando se cumple la
condición dice
“aprobado”

Cuando se NO
cumple la condición
dice “reprobado”

En esta fórmula no hace falta marcar un rango, trabaja con el valor de una sola celda, y
luego arrástrela con el controlador de relleno.
Así la formula se escribe de la siguiente manera:

=SI(K7>=35;“APROBADO”;”REPROBADO”)

Fórmula

=SI(prueba_logica;[valor_si_verdadero];[valor_si_falso])

13. FUNCIÓN “CONTAR SI”

La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un

sólo criterio especifico. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que comienzan con
cierta letra, o bien todas las celdas que contienen un número mayor o menor que un
número específico. Contiene dos datos importantes: el Rango y el Criterio:

 Rango: El rango que contiene los valores que se desean contar, señala un grupo
de celdas; desde dónde, hasta dónde se realiza la cuenta, el rango estará dividido
por “:” (dos puntos) por ejemplo el rango de las celdas C4:C13

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 MODULO II

 Criterio: Es la condición que determinará las celdas que serán contadas, por
ejemplo si queremos contar cuantas mujeres y cuantos hombres tiene un grupo de
personas, identificamos cada uno con una letra M de masculino y una F de
Femenino esta función permite contar todas las celdas que tiene la letra M (este
sería el criterio) dentro del rango desde la C4 hasta la C13

El criterio puede ser una o más palabras, una letra o un número, y debe ser escrito
entre comillas.

PROCEDIMIENTO
1° ingresamos el signo de = (igual).
2° escriba la palabra “CONTAR” luego punto “ . ” y la palabra SI de esta manera:
CONTAR.SI
3° abrimos paréntesis y seleccionamos el rango de las celdas que queremos contar:
CONTAR.SI(C4:C13
4° ponemos ; (punto y coma) para anunciar el criterio de esta manera
CONTAR.SI(C4:C13;
5° escribimos el criterio entre comillas y cerramos paréntesis. Por ejemplo si queremos
contar las casillas que tengas la letra F, nuestra fórmula quedaría así:
CONTAR.SI(C4:C13;“F”)

1° escriba =CONTAR.SI 3°seleccione

el rango

5°Cierre paréntesis
=CONTAR.SI(C4:C13;“F”) y presione Enter

2° Abra 4° escriba el
paréntesis ( criterio entre
comillas

Su fórmula se verá así:

=CONTAR.SI(número1;número2;número3;“criterio”)

Fórmula
=CONTAR.SI(Rango;“Criterio”)
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 MODULO II

También se puede escribir criterios con el signo > ó < (mayor que o menor que) = (igual) o

=CONTAR.SI(H7:H12; “>=35”)

Rango Criterio entre comillas: “mayor

o igual que 36”

14. FUNCIÓN “REDONDEO”

Nos ayuda a redondear cualquier número a la cantidad de decimales que especifiquemos,

cuando trabajamos con resultados que tienen decimales, pero requerimos que éstos sean
números enteros, introducimos la siguiente fórmula.

PROCEDIMIENTO

1°Escriba =
2° Escriba “REDONDEAR”
3° Abra paréntesis y seleccione la o las celdas con los datos que desee redondear
4° escriba “;” punto y coma
5° escriba la cantidad de decimales con la que quiera trabajar, si no quiere ningún escriba
cero “0” y presione Enter.

Cantidad de decimales, en este caso: “0”

Fórmula
=REDONDEAR(H7;0)

Celda

Esta fórmula redondea el número a cero decimales.

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 MODULO II
15. FUNCIÓN “SI (Y…)”

Esta fórmula se utiliza cuando existe más de una condición, por ejemplo cuando se trabaja con indicadores en una libreta
de calificaciones, con esta fórmula usted puede escribir el indicador que dirá según la nota de cada estudiante.

Se trata de una fórmula dentro de otra donde se trabaja con más de una condición lógica, estas son sus partes:

 Si.-quiere decir que ésta será una fórmula condicionante.

 Y.-Significa que en la fórmula se incluirá más de una condición.
 Condición lógica.- expresión lógica que evaluará el valor para ver si se cumple o no la condición, puede
expresarse como un rango numérico, por ejemplo: todos los estudiantes que tengan una calificación entre 36 a 45
son “regulares”, quienes tengan una nota entre 46 a 55 son “Buenos” y los que tengan entre 56 a 70 son “muy
buenos” la expresión “desde 36 a 45” significa el rango de una condición lógica. En Excel lo expresamos así:
SI(K7>=36;k7<=45) que se lee si el valor de esta celda (k7) es mayor o igual que 36 (>= 36) o es menor o
igual que 45 (<=45)….
 Consecuencia.- si se cumple la condición entonces se escribe la consecuencia entre comillas, por ejemplo si
su calificación esta entre 36 a 45 la consecuencia diría “Debe asistir a recuperación” en Excel se expresa así:
SI(K7>=36;k7<=45);“Debe asistir a recuperación”.
Para trabajar con indicadores de acuerda a la nota que tenga, basta con programar esta fórmula una sola vez y aplicarla
a toda la nómina de notas.
Cierre de un paréntesis
Consecuencia si se Tercera por cada fórmula
Condición lógica, 1º fórmula Segunda
cumple la 1º condición condición lógica condición lógica

Fórmula
=SI(Y(condición lógica 1);“REPROBADO”;SI(Y(condición lógica 2);“REGULAR”;SI(condición lógica 3);“BUENO”)))

53
 MODULO II

Se debe suscribir una fórmula dentro de otra, cada condición lógica se trabajaría así:

La condición señala un rango que puede variar, siguiendo

el Ejemplo. Todas las notas mayores o iguales a 25 pero Divida con un ; (punto y coma) y escriba otra
menores o iguales a 50, es decir las que estén en el rango condición dentro de la misma fórmula.
de 25 a 50 dirán “Reprobado”.

=SI(Y(K7>=25;K7<=50);“REPROBADO”;

El texto que dirá puede variar, y

Debe unir en una sola SI(Y(K7>=51;K7<=70);“REGULAR”; puede contener más palabras
fórmula todas estas siempre entre comillas.
condiciones lógicas

SI(Y(K7>=71;K7<=80);“BUENO”;

Al finalizar debe cerrar

=SI(Y(K7>=81;K7<=100);“EXCELENTE”)))) paréntesis por cada
fórmula que contenga
Su
fórmula
se verá
así

Fórmula

=SI(Y(K7>=25;K7<=70);“REPROBADO”;SI(Y(K7>=51;K7<=70);“REGULAR”;SI(Y(K7>=71;K7<=80);“BUENO”;SI(Y(K7>=81;K7<=100);“EXCELENTE”))))

54
 MODULO II

16. FORMATO CONDICIONAL

Esta función permite resaltar las celdas que cumplan un criterio, por ejemplo que se pinten
de rojo los números menores que 51 o que se resalte el texto que dice “Reprobado”.

Resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco usuales y visualiza datos usando barra
de datos, escalas de color y conjunto de iconos basados en criterios

Pasos para resaltar valores.

1º Seleccione las celdas que quiera someter a la fórmula.

2º Haga clic en el icono que dice “formato condicional” que está en el

grupo Estilos, dentro de la pestaña Inicio.

3º Despliegue el submenú y elija la opción “resaltar reglas de celdas”

4º Se desplegará otro menú que contienen varias opciones de reglas para resaltar, de
acuerdo a su necesitad elija una, por ejemplo queremos que resalten todas los valores
menores a 51, elegimos la opción “es menor que”.
5º Aparecerá un cuadro de diálogo donde pide especificar el valor máximo, arriba del
recuadro dice “aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE”: anoto “51”
6º puede elegir cómo serán resaltadas en el siguiente cuadro dice “con” “relleno rojo claro
con texto rojo oscuro” puedo elegir otras opciones de color desplegando la pestaña.
7º hago clic en aceptar y todos los números menores a 51 quedarán resaltados.

4º Elija la opción 5º En el recuadro anote

“Es menor que” el valor máximo, se 6º Especifica la manera
resaltará todos los con la que quiera
valores menores a “51” resaltar sus valores

55 7º haga clic en aceptar

 MODULO II

Pasos para resaltar texto.

Cuando se trabaja con valores se pueden utilizar condiciones como “mayor que” o menor
que, porque Excel es capaz de procesarlos, pero eso no sucede cuando se trata de texto,
para resaltar casillas que tienen un determinado texto, se sigue el mismo procedimiento
pero se elige la opción “TEXTO QUE CONTIENE”

1º Seleccione las celdas que quiera someter a la fórmula.

1
2º Haga clic en el icono que dice “formato condicional” que está en el grupo
Estilos, dentro de la pestaña Inicio.
3º Despliegue el submenú y elija la opción “Resaltar reglas de celdas”

4º Elija la opción “texto que contiene…”

5º Aparecerá un cuadro de diálogo donde pide especificar el texto que será resaltado arriba
del recuadro dice “aplicar formato a las celdas que contengan el texto…, por ejemplo que
digan “REPROBADO” es importante anotar el texto tal cual está en la tabla.
6º Elija la manera en que resaltará el texto en el siguiente cuadro dice “con” “relleno rojo
claro con texto rojo oscuro” puedo elegir otras opciones de color desplegando la pestaña.
7º hago clic en aceptar y todos las celdas que dicen “reprobado serán resaltadas
automáticamente.
4º En el recuadro 5º Especifica la
anote el texto que manera con la que
quiere resaltar quiera resaltar

3º Elija la opción
“texto que contiene”

6º haga clic en aceptar

56
 MODULO II

Su tabla ser verá así:

Las celdas que

Los valores menores a contienen el texto
51 están resaltados “REPROBADO”
están resaltadas
automáticamente

ALGUNAS
MAÑAS
IMPORTANTES

PARA COPIAR DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO A LA OTRA.

Cuando quiera trabar o copiar los datos de una hoja de cálculo a otra,
en la nueva hoja presione = (igual) diríjase a la hoja de la que quiere
copiar los datos, seleccione la celda que tiene los datos y presione
Enter. Automáticamente volverá a la hoja nueva y el contenido de la
celda seleccionada estará ahí, puede arrastrar esta fórmula y los datos
se copiarán automáticamente. La ventaja de trabajar así es que si se
altera los datos en una de las hojas también se cambiarán en la otra.
Esto no sucede cuando se usa la función copiar pegar.

PARA ESCRIBIR DOS RENGLONES EN UNA CELDA

Cuando dentro de la misma celda usted quiera escribir dos
renglones de texto, debe apretar ALT ENTER el cursor
bajará dentro de la misma celda.

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