Microsoft Excel Básico

Sesión #1
Logro de sesión:
Al finalizar la sesión, el estudiante conoce el entorno de Excel y elabora
fórmulas básicas utilizando los diferentes tipos de celdas.
Tema de la clase: Introducción a las
hojas de cálculo
 Entorno de trabajo de Microsoft Excel
 Configuraciones básicas
 Fórmulas básicas con referencia de celdas
 Selección de celdas, rangos, filas y columnas
 Desplazamiento de celdas
 Tipos de celdas
 Funciones básicas
 Fórmulas con datos de otras hojas
 • ¿Por qué Excel es el software más utilizado en las oficinas y
por las empresas?

INTRODUC¿Qué ventajas nos ofrece hacer cuadros con referencia de

•

CIÓN Aceldas en las fórmulas?.

EXCEL
 QUÉ ES MICROSOFT EXCEL
Es una inmensa cuadrícula o tabla
organizada en filas y columnas. Las
columnas tiene rótulos identificados por
letras (A hasta Z, después AA hasta AZ y
así sucesivamente hasta la columna XFD)
haciendo un total de 16,384 columnas.
Las filas están identificadas por números,
haciendo un total 1’048,576 filas.
La auténtica potencia de Excel radica en
su capacidad de realizar operaciones,
analizar y representar gráficamente los
datos almacenados en ella, trabajando a
través de bases de datos.
CONFIGURACIONES BÁSICAS
ENTORNO DE TRABAJO
DE EXCEL
 CAMBIAR TIEMPO DE GRABACIÓN
• Seleccionar menú Archivo
• Seleccionar Opciones
• Seleccionar Guardar
• Cambiar el tiempo de
autorecuperación

CONFIG
URACIO
NES UBICACIÓN DE
BÁSICAS AUTORECUPERACIÓN
• Copiar ruta de
autorecuperación en
explorador de archivos.
• Revisar la carpeta donde se
efectúan los autoguardados
automáticos
 ACTIVAR ÍCONOS MAS UTILIZADOS
• Hacer clic en ícono Personalizar barra de herramienta de acceso rápido
• Hacer clic en cada una de las opciones a activar
• Hacer clic en cada ícono para realizar acciones.

PERSON
ALIZAR
BARRA
DE
ACCESO
RÁPIDO
 AGREGAR ÍCONOS MAS UTILIZADOS
• Hacer clic en ícono Personalizar barra de herramienta de acceso rápido
• Hacer clic en opción Más comandos
• Seleccionar ícono en ventana lado izquierdo y hacer clic en botón Agregar
• Luego cambiar el orden del ícono con los botones

PERSON
ALIZAR
BARRA
DE
ACCESO
RÁPIDO
 AGREGAR OTROS ÍCONOS: EJEMPLO ÍCONO CALCULADORA
• Hacer clic en ícono Personalizar barra de herramienta de acceso rápido
• Hacer clic en opción Más comandos
• Seleccionar Todos los comandos
• Seleccionar ícono Calculadora en ventana lado izquierdo y hacer clic en
botón Agregar y Aceptar.
PERSON • Desde el menú de calculadora puede cambiar el tipo a científica y otros,
como hacer conversiones a pulgadas, pesos, longitudes, masas y otras
ALIZAR operaciones.

BARRA
DE
ACCESO
RÁPIDO
 LIBRO DE TRABAJO
Un libro de trabajo en Excel es el archivo
compuesto por múltiples Hojas de trabajo que
pueden guardar relación o no entre sus datos.
Ejm. Libro: Control _ ventas
Hojas :
Hoja1 : Artículos
Hoja2 : Clientes
Hoja3: Proveedores, etc.
LIBROS
Y
HOJAS
HOJA
Compuesta por un conjunto de celdas, que permiten
almacenar una información determinada.
 Para Seleccionar Descripción
Hacer clic en la celda o utilice teclas
Una celda: direccionales

Un rango de celdas: Hacer clic en la primera celda y arrastre el

Seleccionar Rango
SELECCI Un rango de celdas con
puntero hasta la última celda.
Ubicarse en la primera celda y pulsar Shift sin
teclado soltar desplazar las teclas direccionales a la
ÓN DE última celda.
Celdas no adyacentes: Seleccione celda o rango y manteniendo la tecla
CELDAS, Seleccionar Filas
Control, continúe seleccionando los demás
rangos.

FILAS, Una columna completa: Pulse el rótulo de la columna

COLUMN Una fila completa: Pulse el rótulo de la fila

AS,
RANGOS Seleccionar Columnas Arrastre el puntero sobre el rótulo de las filas o
Filas o Columnas adyacentes: columnas

Filas o Columnas no Seleccione la primera fila o columna y

adyacentes: manteniendo pulsada la tecla Control, continúe
seleccionando las siguientes filas o columnas sin
soltar Control.
 Teclas Descripción

Control + flecha direccional Ir hasta el extremo del bloque de datos

actual
Inicio Ir al comienzo de una fila

Control + Inicio Ir al inicio de la hoja de calculo

Control + Fin Ir al final de la hoja de calculo

TECLA Av. Pág Desplazarse una pantalla hacia abajo

S DE Re. Pág

Alt+Av. Pág
Desplazarse una pantalla hacia arriba

Desplazarse una pantalla hacia la derecha

DESPL Alt+ Re. Pág Desplazarse una pantalla hacia la izquierda

AZAMI Control+Av. Pág Ir a la siguiente hoja del libro

ENTO
Control+Re. Pág Ir a la hoja anterior del libro

Control + Shift + Tab Ir al libro a la ventana anterior

F2 Edita la celda

F5 Ir a una celda específica

Ctrl+ F6 Ir a siguiente libro

F6 + Ctrl + F6 Ir al libro anterior

 • Hacer clic en la celda donde desea introducir datos
• Escribir los datos y pulsar Enter, Tab o Tecla
direccional
TIPOS DE DATOS
 Textos.- Acepta valores de tipo texto (A..Z) y se
INTR ubica el valor a la izquierda de la celda.
ODUC  Numéricos.- Acepta valores numéricos (0..9) + - y se
ubica el valor a la derecha de la celda.
CIÓN  Alfanuméricos.- Almacena valores de tipo texto y
números. Se ubica el valor a la izquierda de la
DE celda.
 Fecha.- Acepta valores en el formato DD/MM/AA. Se
DATO ubica el valor a la derecha de la celda.
S  Formula.- Inicia con el signo igual, seguido de los
elementos que van a calcularse.
Ejm. = 4 + 3 * 15
INICIAR FÓRMULA
 Ubicarse en la celda donde desea insertar fórmula
 Pulsar Shift + = (igual).
 Introducir la fórmula.
 REFERENCIAS DE CELDAS
Las referencias o direcciones de celdas se construyen
combinando las referencias de columna seguida de la
referencia de número. Ejm. C3, está en la intersección
de la columna C y la fila 3.

REFERE Dirección
NCIA
DE
COLUMNA
CELDAS
FILA
 OPERADORES DE PRIORIDAD DE OPERADORES
CÁLCULO
^ : Operador de Exponente
OPERA + Suma * y / : Multiplicación y División
- Resta + y - : Suma y Resta
DORES & : Operador de
* Multiplicación
DE concatenación
/ División
CÁLCU () : para cambiar el orden de
prioridades, escriba entre
LO
paréntesis la parte de la
formula que se debe calcular
en primer lugar.
 ACTIVIDAD 1

FORM
ATOS
Y
FÓRM
ULAS
 ESCRIBIR FÓRMULA DE TRES FORMAS:
1. Escribir la dirección de la celda a operar:
a) Ubicar el cursor en la celda donde quiere crear
fórmulas.
b) Pulsar la tecla SHIFT+ =
c) Escribir la dirección de celdas y el operador
matemático.

FORMA 2. Seleccionar las celdas a operar con el puntero del mouse

a) Ubicar el cursor en la celda donde quiere crear
TOS Y fórmula.
b) Pulsar la tecla SHIFT + =, para iniciar fórmula.
FÓRMU c) Usando el mouse, hacer clic en la celda que quiere
operar y pulsar el operador matemático.
LAS d) Repetir este mismo proceso para otras celdas a operar.

3. Seleccionar las celdas a operar con las teclas

direccionales
a) Ubicar el cursor en la celda donde quiere crear
fórmula.
b) Pulsar la tecla SHIFT+ =.
c) Pulsar la tecla direccional   y ubicarse en la
celda a operar, y pulsar el operador matemático.
d) Repetir este mismo proceso para otras celdas a
 RELLENAR CELDAS
•Arrastrar el controlador de relleno
(Cuadradito de la esquina inferior
derecha).

FORMA •Si la celda tiene una fecha u hora, día Controlador de relleno

de la semana o mes se incrementará

TOS Y automáticamente en las nuevas celdas.
FÓRMU
• Seleccione celdas que contenga los
LAS datos que desea copiar,
• arrastre el botón de relleno,
• libere en la celda indicada.
 ASIGNAR FORMATOS NUMÉRICOS
• Seleccionar rango de celdas.

• Hacer clic en los íconos de Disminuir y

Aumentar decimales para asignar los decimales
FORMA que desea.

TOS Y • El ícono estilo de millares permite asignar

formato numérico a los informes contables o
FÓRMU económicos, mostrando los números con dos
decimales y separador de miles.
LAS
• El ícono Formato de número permite asignar
símbolo monetario o cambiar a otro tipo de
formato.
 AUTOSUMA

• Seleccionar rango de celdas a sumar.

• Seleccionar la cinta INICIO.

FORMA
• Hacer clic en ícono Autosuma.
TOS Y
FÓRMU • Puede seleccionar varias columnas o filas
LAS para aplicar autosuma de manera
automática a un conjunto de datos.
 COMBINAR Y CENTRAR
• Seleccionar rango de celdas para que el
título se vea centrado con respecto a un
cuadro.
• Hacer clic en ícono Combinar y centrar.
FORMA
TOS Y CENTRADO VERTICAL Y
HORIZONTAL
FÓRMU • Seleccionar rango de celdas para centrar
LAS el valor con respecto al ancho de la
celda.
• Seleccionar rango de celdas para centrar
el valor con respecto a la altura de la
celda.
 BORDES DE CELDAS
• Seleccionar rango de celdas.
• Seleccionar tipo de borde.

FORMA TIPOS DE LETRA

• Seleccionar rango de celdas.
TOS Y • Seleccionar ícono Fuente y elegir tipo de
FÓRMU letra.

LAS COLOR DE RELLENO DE CELDA

• Seleccionar rango de celdas.
• Seleccionar relleno y elegir el color que
desea.
 ACTIVIDAD 2

CREA
R
FÓRM
ULAS
 TIPOS DE CELDAS

 Celdas Relativas: Son celdas cuya

dirección es variable : E11, E12, E13

CREAR
 Celdas Absolutas : Son celdas cuya
FÓRMU dirección no varia, Pulsar la tecla F4
LAS para convertir celdas absolutas: $C$5

 Celdas Mixtas: Son celdas que combinan

una fila o columna absoluta o relativa :
$C7, C$7
 FUNCIONES

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos,

CREAR utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un
FÓRMU orden determinado. Los argumentos pueden ser números, textos,
valores lógicos, matrices, valores de error o referencia de celdas u
LAS otras funciones.
 INTRODUCIR FORMULA CON FUNCIONES
• Active la celda donde desea insertar
fórmula
• Pulsar el signo = (Igual) y escriba el
nombre de la función
Otra forma
• Seleccione el botón Funciones
• Seleccionar la categoría
CREAR • Introduzca argumentos apropiados para la
FÓRM fórmula
• Una vez completa la fórmula, pulse INTRO.
ULAS MODIFICAR FORMULA
• Seleccione la celda donde se encuentra la
fórmula
• Hacer clic en la Barra de Fórmula o pulsar
F2
• Modifique los argumentos y pulsar ENTER.
 FUNCIONES
• SUMA( ) Suma todos los números de un rango.
Sintaxis:
SUMA(número1;número2; ...)
Ejemplos
Si las celdas A1:A5 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:
SUMA(A1:A5) es igual a 140

CREAR SUMA(A1,A3,A5) es igual a 85

SUMA(A1:A2,A5) es igual 70

FÓRMU • PROMEDIO() Calcula el promedio aritmético de un

bloque de celdas numéricas
LAS • MAX() Calcula el valor máximo de un rango o bloque
de celdas numéricas
• MIN() Calcula el valor mínimo de un rango o bloque de
celdas numéricas
• CONTARA(): Cuenta el número de celdas ocupadas

de referencia Significado
:(dos puntos) Operador de referencia de celdas
, ( coma) Operador de unión que combina varias celdas
 CONTAR.SI()
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen los criterios
especificados.
Sintaxis
CONTAR.SI (rango, criterio)
Rango: es la celda o las celdas que se van a contar; deben contener números, o
nombres.
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que
CREAR determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse
como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
FÓRMU CONTAR.SI(), Usando valor de criterio fijo

LAS

CONTAR.SI(), Usando como valor de criterio referencia de celda,

lo cual hacer el trabajo mas productivo
 ACTIVIDAD 3

FORM
ATO
DE
CELD
AS
 Para tener una presentación de datos de tipo texto, número, fechas y mejorar la
distribución de los títulos sin perder el espacio de cada columna podemos usar:
• Ajustar texto
• Formatos numéricos
• Formatos personalizados
• Formatos de Fecha
• Pulsar Ctrl + 1 para activar ventana de formatos
FORMA
TO DE
CELDA
S