VICERRECTORÍA GENERAL
INFORME DE AVANCE CONSOLIDADO
SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN – UN SIMEGE
MAYO 2007-DICIEMBRE 2008
Bogotá, Diciembre de 2008
INFORME DE AVANCE CONSOLIDADO
SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN – UN SIMEGE
DIRECCIÓN
*BEATRIZ SANCHEZ HERRERA, Vicerrectora General
ASESORÍA
*LUISA FERNANDA PONCE DE LEON, FACULTAD DE CIENCIAS
*HUMBERTO VERGARA P., FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS
*JORGE IVÁN BULA E., FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
EQUIPO DE COORDINACIÓN
GLORIA AMPARO ACOSTA, Coordinadora General
GLORIA YINETH MEDINA
YULLY QUIROGA FORERO
MIRIAM PUENTES
NELSON RODRIGUEZ
SHIRLEY GALEANO
COORDINADORES NODOS UN-SIMEGE
YOLANDA PLATA PRADA, Sede Palmira
ANGEL MUNERA, Sede Medellín
ALBERTO ANTONIO AGUDELO AGUIRRE, Sede Manizales
EDISON JAIR DUQUE OLIVA, Sede Bogotá
YULLY QUIROGA FORERO, Nivel Nacional
JOSE ERNESTO MANCERA, Sede Caribe
JULIO COLMENARES, Sede Orinoquia
CARLOS ZARATE, Sede Amazonia
COORDINADORES SUBPROYECTOS
JOSE VIDAL BETANCUR VELASQUEZ, Direccionamiento Estratégico
GILMA GLADYS MORA SERRANO, Ajuste Institucional
JORGE ERNESTO DURÀN PINZÒN, Ordenamiento Jurídico
ALBA ESTHER VILLAMIL OCAMPO, Gestión Del Talento Humano
JUAN CAMILO RESTREPO, Sistema Bienestar
MARÍA DEL PILAR RODRIGUEZ CORDOBA, Entorno Ético
MARIA LUCIA NAVARRO, Seguridad Y Salud Ocupacional
LAURA OSORIO, Política Ambiental
LUIS H. BLANCO, Gestión Ambiental
EQUIPO TÉCNICO
ROSA DUEÑAS CRISTI QUIROGA
DIANA FERNANDEZ PATRÍCIA RINCÓN
LAUREN GOMEZ LORENA ROMERO
JOHANA LAVERDE DANIEL SILVA
FRANCISCO MURCIA MARITZA TORRES
ISABEL OTÁLORA
*Profesores Universidad Nacional de Colombia
SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
INFORME DE AVANCE CONSOLIDADO
MAYO DE 2007 – DICIEMBRE DE 2008
El sistema de mejor gestión de la Universidad Nacional de Colombia (UN –
SIEMEGE) nace de la voluntad de la UN por mejorar su gestión y de la
necesidad de dar cumplimiento a las normas legales: Calidad NTC GP 1000:
2004, Modelo Estándar de Control Interno MECI y el Sistema de Desarrollo
Administrativo SISTEDA.
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
2
Para lograr el propósito se desarrolló una estrategia de articulación de las tres
normas y la propuesta institucional con base en el ciclo PHVA (planear, hacer,
verificar, actuar).
La fase de planear incluye el diseñó del UN-SIMEGE, el hacer, su
implementación, el verificar la auto evaluación y auditorias y el actuar el
mejoramiento institucional.
1. Planear.
Planear el UN-SIMEGE significó recorrer la historia de las múltiples
experiencias que en este sentido tiene la Universidad Nacional de Colombia.
Dentro de ellas algunos proyectos desarrollados desde el nivel central con
instituciones como la Price Waterhouse, que caracterizó los procesos del área
financiera y administrativa, uno liderado por el Ingeniero Víctor Yela que retomó
la metodología del proyecto anterior y documentó los procedimientos de
tesorería y otro desarrollado por el Dr. Albert De la Cruz que documentó los
procesos en Bienestar Universitario.
En ese camino se encontraron catorce experiencias exitosas de mejoramiento
en unidades de la Institución con algunos procesos certificados. Vale la pena
señalar en ellas la experiencia de UNISALUD y las de algunos laboratorios,
Institutos de Investigación, centros de extensión y clínicas médicas y
odontológicas, entre otras.
1.1 Diagnóstico
Un diagnóstico elaborado por la Vicerrectoría General en diciembre de 2007
permitió señalar que la Universidad Nacional de Colombia en su conjunto se
encontraba en el 11% de la implementación de las normas de ley1.
Fig. 1 Situación de la UN frente al desarrollo de un sistema de mejor gestión en
Diciembre de 2007
1
Diagnóstico UN SIMEGE. Noviembre de 2007.
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
3
Fuente: Diagnóstico UN SIMEGE, 2007
1.2 Manual de procesos y procedimientos
Reconociendo el nivel de avance se procedió a construir un mapa que definiera
cuáles son los grandes procesos que adelanta la institución. Es así como se
presentó a la comunidad académica una primera versión de 22 macroprocesos
que con base en análisis posteriores, talleres, reflexiones de los grupos de
trabajo con la comunidad universitaria llegó a contener 15 macroprocesos. En
la figura 2 se presenta la versión final de esta construcción en la cual aparecen
cuatro (4) macroprocesos estratégicos, (3) macroprocesos misionales, siete (7)
macroprocesos de apoyo y un(1) macroproceso de evaluación, además de los
resultados del servicio que genera la universidad de acuerdo con su función
misional2.
Fig. 2. Mapa de Macroprocesos de la Universidad Nacional de Colombia
MAPA DE MACROPROCESOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS
ADMINISTRACIÓN Y RELACIONES
DIRECCIONAMIENTO
MEJORAMIENTO INTERINSTITUCIO- COMUNICACIÓN
INSTITUCIONAL
DEL SIMEGÉ NALES
-Desarrollos y asesorÍas Sociales, Técnicos , Tecnológicos, Científicos y Culturales
PROCESOS MISIONALES
LA SOCIEDAD (CUMPLIMIENTO, NECESIDADES Y EXPECTATIVAS)
-Alternativas de desarrollo Social, Técnico, Tecnológico y Científico
INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN
LA SOCIEDAD (NECESIDADES Y EXPECTATIVAS)
FORMACIÓN
-Conciencia Critica de la Sociedad
-Formación de Profesionales
-Profesionales Formados
ENTRADAS
EXTENSION
SALIDAS
PROCESOS DE APOYO
GESTIÓN DE
BIENESTAR GESTIÓN DEL RECURSOS Y GESTIÓN DE
UNIVERSITARIO TALENTO HUMANO SERVICIOS LABORATORIOS
BIBLIOTECARIOS
GESTIÓN DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA Y GESTIÓN JURIDICA
INFORMACIÓN
FINANCIERA
PROCESOS DE EVALUACIÓN
EVALUACION
INDEPENDIENTE
VERSIÓN 1.0
08-08-08
2
Decreto ley 1210 de 1993.
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
4
Fuente: UN SIMEGE, 2008
Con base en este mapa se procedió a caracterizar los procesos que se
encuentran al interior de cada uno de los macroprocesos. Ejemplo de ello es el
macroproceso de formación que tiene en su interior procesos como la
admisión, la inscripción, registro y matrícula, la programación curricular, etc.,
para finalizar con grados y seguimiento a egresados.
Para poder caracterizar los procesos, se levantó un inventario de los mismos y
se hizo una revisión inicial con el grupo técnico UN SIMEGE, se procedió a la
validación con la sede encargada del levantamiento, luego se envío para
validación a todas las sedes y al nivel nacional, se coordinó una recepción de
ajustes al proceso tipo y con los ajustes sugeridos se procedió a la divulgación
de la versión inicial del proceso. Así, con la participación de todas las sedes y
el nivel nacional de la Universidad, el UN SIMEGÉ caracterizó un total de
sesenta y cuatro (64) procesos3.
A partir de estos procesos se levantaron los procedimientos que suman en total
ochocientos quince (815). El resultado final de este ejercicio permite a la
institución contar con el manual de procesos y procedimientos.
Fig. 3 Manual de procesos y procedimientos de la Universidad Nacional de Colombia
Fuente: UN SIMEGE, 20084
3
Ver página http://www.simege.unal.edu.co/simege.html
4
Ver página http://www.simege.unal.edu.co/simege.html
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
5
1.3 Política y objetivos de mejor gestión
Una vez generado el manual se definió y divulgó la política y objetivos de mejor
gestión. Para ello se retomó lo expresado por la comunidad académica dentro
del Plan de Desarrollo institucional. Ver figura 4.
Fig. 4 Política y objetivos de mejor gestión de la Universidad Nacional de Colombia
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
6
Fuente: UN SIMEGE, 20085
1.4 Estilo de dirección
El proyecto trabajó además en el estilo de dirección institucional. EN primera
instancia definió las competencias laborales de un Decano con el grupo de
decanos 2006-2008 y en segundo las validó con los Decanos 2008-2010.
Posteriormente definió las competencias laborales de un jefe administrativo con
el grupo de directivos de carácter nacional de las dependencias de la
Vicerrectoría General. Esta fue la base para construir una estrategia gerencial
que consta de cuatro componentes: el dominio personal, la visión compartida,
aprendizaje en equipo y pensamiento sistémico. Ver figura 5. La estrategia
gerencial se presentó para todos los directivos de la Universidad con variantes
en algunas sedes.
Fig. 5 Imagen de lanzamiento de la estrategia gerencial
Fuente: UN
SIMEGE,20086
1.5 Normograma
Simultáneamente se fue elaborando el normograma que consiste en la
compilación y clasificación de normas que soportan legalmente cada uno de los
procesos de la universidad. El normograma se encuentra publicado en la
página del proyecto. Ver figura 6.
Fig. 6 Ejemplo Normograma UN SIMEGE
5
Ver página http://www.simege.unal.edu.co/simege.html
6
Ver página http://www.simege.unal.edu.co/simege.html
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
7
Fuente: UN SIMEGE,20087
1.6 Mapa y política de riesgos
Posteriormente para cada uno de los procesos institucionales junto con grupos
representativos de los mismos, se identificaron los riesgos, se valoraron y
establecieron controles de situaciones indeseables que impiden el logro de los
objetivos de los procesos. Figura 7.
Fig. 7 Ejemplo del mapa de riesgos
Fuente: UN SIMEGE, 20088
Se definió una política de riesgos que establece orientaciones para la
prevención, mitigación y manejo de los mismos en la institución. Esta política
fue divulgada ampliamente y publicada en la página del proyecto. Ver figura 8.
Fig. 8 Política de riesgos de la Universidad Nacional de Colombia
7
Ver página http://www.simege.unal.edu.co/simege.html
8
Ver página http://www.simege.unal.edu.co/simege.html
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
8
Fuente: UN SIMEGE9
1.7 Procedimientos obligatorios de la norma
Dentro de los procedimientos obligatorios de las normas se dio cumplimiento a
los siguientes:
construcción de una guía de mejoramiento que establece la metodología
para mejorar trámites y procesos
una guía de control documental establece el manejo y la codificación de los
documentos del sistema
acciones preventivas y correctivas establece metodología para prevenir los
y corregir las no conformidades
servicio o producto no conforme establece metodología para la reutilización
de productos no conformes
auditorias internas establece metodología para verificar el cumplimiento de
los requisitos
revisión por la alta dirección establece metodología para compilar
resultados y análisis que se entregan a la alta dirección
Se elaboraron además guías de cómo hacer cada uno de los pasos
enunciados anteriormente. Estas incluyen entre otras:
Guía para la elaboración de un indicador.
Guía para la construcción de una política.
Guía para la caracterización de un proceso.
Guía para el levantamiento de un procedimiento.
Guía para identificar y controlar riesgos.
Todas las guías están disponibles para consultar en la página del proyecto.
9
Ver página http://www.simege.unal.edu.co/simege.html
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
9
Por último se construyo una guía para la construcción de sistemas de servicio
que busca la satisfacción del usuario de los servicios de la Universidad y las
fichas de producto que establece las especificaciones de los servicios
misionales de la Universidad. En las figura 9 se presenta un ejemplo de la guía
de servicio. La consolidación de estos servicios permitió a la Universidad
unirse a la página “Gobierno en línea” para abrir el acceso a cualquier
ciudadano.
Fig. 9 Guía de la Universidad Nacional de Colombia
para la construcción de sistemas de servicio
Fuente: UN SIMEGE,
2008
Finalmente se construyó una metodología para definir las políticas operativas y
se alista con base en ella un prototipo informático.
1.8 Otros avances del Sistema
Los avances que este numeral reporta hacen referencia a los subproyectos que
hacen parte del sistema de mejor gestión universitaria UN SIMEGE. Ellos son,
el direccionamiento estratégico, el ajuste organizacional, el diseño de un
sistema de bienestar universitario, la seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente, el ordenamiento jurídico, la gestión del talento humano y el entorno
ético. Hace parte de este esquema de mejoramiento el proyecto de
acreditación institucional que por su magnitud tiene un reporte independiente
que la Universidad presentó al Consejo Nacional de Acreditación en trabajo
liderado por la Vicerrectoría Académica10. Se espera que los avances
reportados en este aparte tengan un logro del 100% en abril de 2009.
10
Documento de Acreditación Institucional Universidad Nacional de Colombia, 2008.
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
10
1.8.1 Direccionamiento estratégico.
El proyecto buscó como un elemento fundamental para la mejor gestión
establecer los lineamientos, los procesos y las herramientas que permitan
fortalecer el direccionamiento estratégico en la Universidad Nacional de
Colombia. En este aspecto avanzó en la elaboración, validación y
presentación de un estatuto de planeación para la institución en un 80%, en la
elaboración de una matriz sobre responsabilidades en las unidades de gestión
de la Universidad en un 100% y en la elaboración de un documento preliminar
de actores involucrados en el direccionamiento estratégico, su articulación y
responsabilidades en un 60%.
Fig. 10 Subproyecto Direccionamiento Estratégico, Diciembre 2008
Logro diciembre de 2008
Avance esperado para abril 2009
Fuente: UN SIMEGE, 2008
1.8.2 Ajuste institucional
La mejor gestión institucional requiere formular e implementar con visión
integral y de conjunto, una propuesta de estructura organizacional moderna y
funcional que facilite la coordinación y articulación de la gestión entre los
diferentes niveles y dependencias de la entidad, así como la agilización y
simplificación de los macroprocesos y procesos, dentro de las políticas, planes
y programas estratégicos definidos en los planes globales de desarrollo.
Este proyecto avanzó en términos de un estudio técnico del diagnóstico de la
estructura interna y funcional en un 100%, en el estudio técnico del diagnóstico
de la estructura organizacional complementado con análisis de planta de
personal en un 93.5%, en la formulación de una propuesta de diseño
organizacional de la Universidad en un 73%, en asesorar el debate y discusión
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
11
de la propuesta de ajuste institucional, un 65% y tiene pendiente iniciar la
elaboración de actos administrativos para la implementación de la propuesta.
Fig. 11 Subproyecto Ajuste Institucional, Diciembre 2008
Logro diciembre de 2008
Avance esperado para abril 2009
Fuente: UN SIMEGE, 2008
1.8.3 Diseño del sistema de bienestar universitario.
El diseño del sistema de bienestar universitario pretendió delimitar las acciones
pertinentes para enmarcar las políticas de las áreas del bienestar universitario.
En este campo logró hacer el 100% de un análisis comparativo de las normas
elaboradas para los programas de bienestar universitario y el 93.5% de la
recolección y análisis sobre las acciones implementadas en las áreas de salud,
promoción socioeconómica y desarrollo humano del bienestar universitario.
Fig. 12 Subproyecto Sistema Bienestar Universitario, Diciembre 2008
Logro diciembre de 2008
Avance esperado para abril 2009
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
12
Fuente: UN SIMEGE, 2008
1.8.4 Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
Apoyar la integración de la gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente en las Sedes de la Universidad Nacional de Colombia.
En términos de implementar el sistema de ostión ambiental en cada una de las
sedes de la Universidad Nacional de Colombia, se avanzó en un 60%, en el
desarrollo del plan institucional ambiental (PIGA) y el desarrollo del Proyecto
ambiental Universitario (PRAUS), se avanzó en un 52%, la política ambiental
de la universidad Nacional de Colombia a cargo del Instituto del medio
ambiente (IDEA), avanzó en un 46.3 %, la formulación del plan maestro de
salud ocupacional en un 74% y en un 6.5% el ajuste a la política de seguridad y
salud ocupacional de la universidad.
Fig. 13 Subproyecto Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, Diciembre 2008
Logro diciembre de 2008
Avance esperado para abril 2009
Fuente: UN SIMEGE, 2008
1.8.5 Ordenamiento jurídico.
Parte esencial de mejorar la gestión es adelantar un esquema de ordenamiento
jurídico sistemático, lógico y coherente para la Universidad Nacional de
Colombia, que regule su misión, su estructura y su funcionalidad, con el fin de
coadyuvar al mejoramiento de la gestión.
El subproyecto ordenamiento jurídico avanzó en un 48% en términos de
establecer el universo normativo de la Universidad Nacional de Colombia
tomando como referencia el año 1993, en un 52% en determinar la vigencia de
la normatividad de la Universidad Nacional de Colombia, en un 49% en
armonizar la normatividad de la Universidad con la doctrina y jurisprudencia a
partir de 1993, y tiene pendiente sistematizar la normatividad vigente para lo
cual ya definió un software, está entrenando algunos funcionarios en su empleo
y lo estará implementando en el primer semestre del próximo año en la
Universidad.
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
13
Fig. 14 Subproyecto Ordenamiento Jurídico, Diciembre 2008
Logro diciembre de 2008
Avance esperado para abril 2009
Fuente: UN SIMEGE, 2008
1.8.6 Gestión del talento humano.
Consolidar herramientas de gestión que garanticen el desarrollo del talento
humano de la Universidad Nacional de Colombia, y brinden el soporte
administrativo requerido a las actividades misionales de la institución.
Este componente avanzó en la consolidación y difusión de políticas del talento
humano entre el nivel nacional y las sedes de la Universidad en un 94% y en el
estudio, actualización y modificación del estatuto de personal administrativo y
la normatividad interna de carrera administrativa en un 70%.
Fig. 15 Subproyecto Gestión del Talento Humano, Diciembre 2008
Logro diciembre de 2008
Avance esperado para abril 2009
Fuente: UN SIMEGE, 2008
1.8.7 Entorno ético.
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
14
Fortalecer el entorno ético a través de la definición de acuerdos, compromisos,
protocolos y prácticas de gobierno universitario en una institución autónoma de
carácter nacional y público.
En el subproyecto de entorno ético se desarrolló el foro de Prácticas de
Gobierno y autonomía universitaria, se adelantó un estudio sobre el trabajo de
la Universidad en el campo de lo público en los últimos diez años que
complementa un documento inicial sobre autonomía universitaria y que dio
como resultado un avance del 70% en la construcción de referentes, se
desarrolló la construcción colectiva del compromiso ético con un 100% de
avance, se avanzó en un 25% en el diseño de un modelo de gestión del
entorno ético y está pendiente elaborar su plan de acción e implementación.
Fig. 16 Subproyecto Entorno Ético, Diciembre 2008
Logro diciembre de 2008
Avance esperado para abril 2009
Fuente: UN SIMEGE, 2008
1.9 Cultura de la mejor gestión
En el análisis realizado por el grupo asesor de UN SIMEGE desde su inicio se
comprendió rápidamente que la Universidad Nacional de Colombia tiene en su
interior el conocimiento y la energía que requiere montar un sistema de mejor
gestión. El proyecto por tanto no ha pretendido importar de otras instituciones
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
15
el conocimiento sino que ha buscado coordinar y motivar a los funcionarios
docentes y administrativos de la Universidad para avanzar en este campo.
Inicialmente el grupo asesor constituido por tres profesores nombrados por la
alta dirección de la Universidad se fue ampliando y hoy cuenta con un grupo
asesor con representantes en el nivel nacional y en cada una de las sedes.
La convocatoria abierta a gestores permitió que llegaran 322 personas a
prestar su apoyo voluntario para poner en marcha el sistema. Todos ellos han
recibido capacitación en los elementos básicos del mismo. Se han capacitado
además 60 coordinadores de Mejor Gestión y 64 Comités de mejor gestión de
las diferentes dependencias de la Universidad.
Junto con el Centro de investigaciones para el desarrollo CID de la
Universidad, se diseñó un diplomado para la gestión de instituciones
universitarias que contó con la participación de destacados profesores de las
ciencias económicas, humanas y sociales y que formó y acompaño a una gran
parte del grupo asesor en la comprensión y definición de los componentes del
sistema. El diplomado que fue montado además con una estrategia virtual
certificó en el programa completo o en sus diferentes módulos a ciento un (101)
participantes en el UN SIMEGE entre profesores, personal administrativo y
contratistas involucrados en el desarrollo del sistema.
Complementan estas acciones un diplomado en alta gerencia desarrollado por
la sede Medellín para su grupo directivo en el que se capacitaron cuarenta y
siete funcionarios (47) y un diplomado sobre las normas de calidad y control
interno que adelantó la sede Manizales en el cual capacitó a treinta
funcionarios (30).
Se suman al esfuerzo anterior la capacitación de 96 auditores (30 en
Manizales, 60 en Medellín y 6 entre Bogotá y el Nivel Nacional) que se
adelantó en el último semestre. Complementarán este número 87 auditores
que serán capacitados en el primer trimestre de 2009 para Bogotá, el Nivel
Nacional y las Sedes Amazonia, Caribe, Palmira y Orinoquia.
Por último, en temas de capacitación el UN SIMEGE hizo llegar a todos los
funcionarios que participaron en el concurso de ascenso de la carrera
administrativa información sobre el proyecto como parte de su capacitación.
Puede afirmarse que ha sido el equipo, el trabajo conjunto y armonizado con
un compromiso evidente de todas las partes lo que ha permitido el avance
significativo del UN SIMEGE.
1.10 Manual de mejor gestión
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
16
El UN SIMEGE elaboró el Manual de mejor gestión en el cual establece
orientaciones de cómo se estructura y funciona cada uno de los elementos
que conforma el Sistema de Mejor Gestión. El manual se encuentra publicado
en la página Web del UN SIMEGE11.
Fig. 17 Manual de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia
Fuente: UN SIMEGE, 200812
2. HACER
Para este segundo componente del ciclo PHVA, el UN SIMEGE diseñó una
estrategia denominada Premio de Mejor Gestión. Esta estrategia buscó, a
diferencia de incentivos anteriores, fortalecer el trabajo en equipo de la
Universidad. Para ello convocó mediante un Acuerdo del Consejo Superior
Universitario13 la creación y participación de equipos de gestión en calidades de
básicos intermedios y avanzados.
Al cierre de las inscripciones del Premio para el año 2008 se presentaron 84
equipos de gestión, 22 en el nodo nacional que incluye a las sedes Amazonia,
Caribe y Orinoquia, 27 en Bogotá, 1 en Manizales donde ya han adelantado
iniciativas de esta naturaleza con muy buen resultado, 18 en Medellín y 16 en
Palmira. Estos equipos incluyen a la mayor parte de las Facultades, Centros e
institutos de la Universidad así, como a varias dependencias administrativas.
11
Ver página http://www.simege.unal.edu.co/simege.html
12
Ver página http://www.simege.unal.edu.co/simege.html
13
Acuerdo 22 del CSU de 2008. “Por el cual se crea el Premio de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de
Colombia”
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
17
El premio establece paso a paso cómo implementar el sistema por cada uno de
los equipos participantes. Para aquellas unidades cuyos equipos no quisieron
ser parte de la estrategia propuesta, se garantiza el acompañamiento y
asesoría permanente para que puedan lograr con estrategias diferentes el
objetivo común de la institución de tener implementado el UN SIMEGE y
fortalecer de manera permanente la cultura de la mejor gestión en le
Universidad.
Fig. 18 Factores de evaluación de implementación del Premio de Mejor Gestión
NO FACTOR PUNTAJ PARTICIPACIÓN
E EVALUACIÓN
FINAL
1 Designación del coordinador del Sistema Mejor Gestión UN SIMEGE 03 03%
2 Constitución del Comité del Sistema Mejor Gestión UN SIMEGÉ 03 03%
3 Validación y adopción de la caracterización de procesos del Equipo de Gestión 06 06%
Participante (EG)
4 Levantamiento, estandarización, documentación e implementación de los procedimientos 07 07%
del EG
5 Racionalización y simplificación del proceso de contratación. 09 09%
6 Participación del grupo directivo del EG en la Estrategia Gerencial 05 05%
7 Construcción y socialización de la misión, visión, del EG. 02 02%
8 Implementación del Procedimiento de Control de Documentos 05 05%
9 Diligenciamiento del Formato de Control de Documentos (Anexo 3) 03 03%
10 Validación y socialización del Ideario ético 04 O4%
11 Planeación operativa del EG del año 2009 03 03%
12 Diseño e Implementación de la estrategia de servicio. 05 05%
TOTAL 55 55%
Fuente: Cartilla de instrucciones Premio de Mejor Gestión, 2008
Los criterios de evaluación del premio de mejor gestión fueron establecidos en
Resolución de Rectoría y difundidos ampliamente a la comunidad Universitaria.
En la figura 19 se presentan los criterios de evaluación establecidos.
Fig. 19 Componentes Generales de Evaluación de la Universidad Nacional de Colombia
No. COMPONENTES PUNTAJE %
1 Implementación del Sistema de mejor Gestión en el EG 55 55%
2 Participación de los servidores públicos del EG 25 25%
3 Informe del Proyecto 10 10%
4 Exposición del representante de la alta dirección del EG 10 10%
TOTAL 100 100%
Fuente: Cartilla de instrucciones Premio de Mejor Gestión, 2008
3. VERIFICAR
Verificar incluye la auto evaluación y auditoria. El UN SIMEGE estableció el
procedimiento para las auditorias al interior de la Universidad. La capacitación
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
18
de 96 auditores a la fecha y 84 en el primer trimestre del año 2009 darán paso
a realizar esta etapa.
De otra parte el UN SIMEGE concursó en una convocatoria del Ministerio de
Educación Nacional para recibir un acompañamiento permanente el cual se ha
llevado a cabo en el último año.
Por su parte la Oficina Nacional de Control Interno y sus funcionarios en las
Sedes Bogotá, Manizales, Medellín y Palmira han dado un acompañamiento
permanente al UN SIMEGE en calidad de evaluadores independientes han
generado con base en ello un informe trimestral que se entrega al Comité
Nacional de Control Interno de la Universidad. Resúmenes ejecutivos de los
seis informes generados hasta la fecha, se han publicado en la página del UN
SIMEGE y los informes detallados se han remitido a los coordinadores de los
Nodos de trabajo en el nivel nacional y en cada sede de la Universidad para su
conocimiento y fines pertinentes.
De otra parte tanto los objetivos, como los avances del proyecto se reportan a
través del sistema BPUN y las actas de las reuniones al igual que toda la
contratación adelantada se encuentra publicada en la página.
4. ACTUAR
El último componente del ciclo PHVA, actuar, se ha centrado en establecer una
metodología y estrategias de mejoramiento continuo. El UN SIMEGE creó un
mecanismo de interlocución directa con el usuario de los servicios de la
universidad denominado “UN por el buen trámite”.
Esta comunicación ha permitido detectar ciento cuarenta y un malos trámites
de la institución y resolver 99 de ellos (70%). Se han conformado equipos de
mejoramiento alrededor del trabajo en el Manual de Contratación que han sido
liderados por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y la Oficina
Jurídica Nacional para atender las solicitudes de simplificación de estos
trámites. La versión de ajuste a la propuesta del Manual de Contratación
vigente será puesta en funcionamiento al iniciar el año 2009.
El UN SIMEGE debe crear una red de trabajo de este sistema que permita una
atención en cada sede y se acompañe en la revisión y resolución de malos
trámites.
El trabajo de mejoramiento que debe adelantar la UN cuenta con toda la
plataforma desarrollada para iniciarlo de manera sistematizada y poder
evaluarlo en forma permanente.
En conclusión puede afirmarse que con base en el ciclo PHVA la Universidad
logró su propósito de armonizar su voluntad de mejoramiento y dar
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
19
cumplimiento a los requisitos de ley que le exigen tener un Sistema de Gestión
de Calidad, un Modelo Estándar de Control Interno y un Sistema de Desarrollo
Administrativo. La Universidad Nacional de Colombia a través de UN SIMEGE
ha demostrado que la gestión universitaria que es más compleja que los
esquemas previstos por la ley puede hacerse en el marco de la autonomía
universitaria y respaldando el cumplimiento de los aspectos misionales de la
institución.
5. PRESUPUESTO
El presupuesto total asignado al proyecto Sistema de Mejor Gestión UN-
SIMEGE para la Universidad Nacional de Colombia, en su I y II Etapa de
ejecución corresponde a $1.131.335.401 en total, $290.645.583 en la I etapa y
$840.689.758 en la II etapa, como se registra en la Ficha BPUN 1075
correspondiente al proyecto.
A su vez estos recursos fueron distribuidos según las necesidades
manifestadas por cada Nodo en el cumplimiento de UN-SIMEGE de la
siguiente manera:
Fig. 20 Distribución del Presupuesto UN-SIMEGE
Fuente: UN-SIMEGE, 2008
El porcentaje de ejecución logrado a la fecha corresponde al 67.5%
6. ESTRATEGIA COMUNICATIVA
La estrategia comunicativa del UN SIMEGE ha sido asesorada por
UNIMEDIOS y apoyada por la Dirección Nacional de Informática y
comunicaciones DNIC, la Dirección Nacional de Servicios Académicos
Virtuales y la Secretaria General.
La estrategia ha incluido entre otros:
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
20
6.1 Una página Web activa y permanentemente utilizada que ha
fortalecido la cultura de ahorro de papel en la institución. Página web:
http://www.simege.unal.edu.co/simege.html
6.2 El desarrollo de campañas que incluyen invitaciones, lanzamientos y
material publicitario y que han acompañado al Proyecto desde el
lanzamiento del UN SIMEGE el día 21 de septiembre de 2007
conmemorando la fiesta de los 140 años de la Universidad y el día del
empleado administrativo, hasta la fecha comentando a la comunidad
universitaria cada uno e los pasos mencionados en este informe.
Fig. 21 Material Publicitario utilizado en UN-SIMEGE
Fuente: UN SIMEGE
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
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6.3 Chats interactivos. Desarrollo de presentaciones como la
convocatoria a gestores y a directivos para poder recibir
retroalimentación de los participantes.
6.4 Videoconferencias semanales entre las siete sedes y el nivel
nacional con la coordinación central del UN SIMEGE. Estas
videoconferencias son convocadas por la Vicerrectoría General y
acompañadas permanentemente por la Vicerrectora.
6.5 Envío de correos masivos para mantener informada a toda la
comunidad universitaria.
6.6 Emisión de boletines en “agencia de noticias”. En 2008 se han
generado 113 boletines sobre el UN SIMEGE, muchos de ellos con
videos.
6.7 Notas en “Carta Universitaria”. En agosto de 2008 se publicaron los
avances del buen trámite.
6.8 Publicación en “Claves para el Debate Público”. EL UN SIMEGE
sacó el número de autonomía universitaria y el denominado UN
SIMEGE, Sistema de mejoramiento Universitario.
6.9 Comunicación para el buen trámite. Un sistema diseñado y
publicitado para que los usuarios de los servicios aporten en su
cualificación.
Fig. 22 Material Publicitario utilizado en Mal Tramite y Buen Tramite
VOLANTE
BANERS
Fuente: UN SIMEGE
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
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6.10 El apoyo a gestores. El UN SIMEGE creó un material de apoyo a los
gestores del proyecto para que una vez formados puedan actualizarse,
sentirse motivados y tener herramientas de trabajo con sus equipos.
Nace así el personaje “mejorando” que acompaña y fomenta el trabajo
de ISO gestores en la Universidad.
Fig. 23 Material Publicitario de apoyo UN-SIMEGE
Fuente: UN SIMEGE, 2008
6.11 Estrategia de comunicación con los docentes. Considerando el
papel estratégico del cuerpo docente dentro de la institución, el UN
SIMEGE ha desarrollado una estrategia de comunicación dirigida
específicamente a ellos. Dentro de la misma se han empleado
convocatorias, correos masivos, cartas y reuniones entre otras.
Fig. 24 Material Publicitario de apoyo UN-SIMEGE
Fuente: UN SIMEGE, 2008
6.12 El Premio de mejor gestión. El premio que ha sido base en la
implementación del UN SIMEGE, es además una forma de divulgación
que ha permitido llegar a todos los niveles de la organización. El
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
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material de apoyo como cartillas, afiches, notas y pendones ha sido
desarrollado por UNIMEDIOS.
Fig. 25 Material para divulgación y capacitación Premio Mejor Gestión
Fuente: UN SIMEGE,
2008
6.13 Cartillas y guías. Todo lo que el proyecto ha desarrollado se ha ido
plasmando por escrito en diferentes cartillas o guías que den elementos
de socialización y respaldo a la continuidad del UN SIMEGE al futuro.
Ejemplo de estas cartillas son la cartilla de estrategia gerencial y la
cartilla de servicio. Se cuentan dentro de estas todas las que se
mencionan en este informe en la fase de planeación.
Fig. 26 Cartillas de Estrategia Gerencial y Estrategia de Servicio
Fuente: UN SIMEGE, 2008
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
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De otra parte, las Sedes y el nivel nacional han expresado su mayor creatividad
en el tema de la comunicación del UN SIMEGE en la institución.
Fig. 27 Resumen estrategias de comunicación en las Sedes
Medellín:
Grupo de comunicadores corporativos
3 presentaciones de socialización de UN-SIMEGE en las
facultades de Ciencias Agropecuarias, Minas y Ciencias
Implementación del portal de UN-SIMEGE
“www2.unalmed.edu.co/simege”
Reunión de reporte de avance para las Directivas
Académicas y Administrativas
100 ejemplares de material escrito sobre normas para
Auditores.
Palmira:
Mensajes cortos a través de correos
electrónicos Manizales
Separadores con mensajes. Boletín Coleccionable Noti-Simege
Divulgación “Para Qué el SIMEGE”, y Afiche mensual UN-SIMEGE (Cambio de cultura, evento
“Avances de SIMEGE a la fecha” especial)
Consulta de Opinión Publicación de Noticias, Web de la Sede
Calendarios UN-SIMEGE Concurso EL MAS SIMEGE DE LA SEDE
Concurso EL CONTRATISTA MAS SIMEGE DE LA SEDE
Fuente: UN SIMEGE, 2008
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
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De esta forma, el UN SIMEGE ha cumplido con los objetivos previstos para el
año 2008 y se encuentra estructurado para continuar avanzando en las fases
de implementación y mejoramiento institucional a partir del 2009.
UN SIMEGE, informe de avances 2007 - 2008
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