RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN
El jefe de almacén o quien haga sus veces efectuará la recepción administrativa y
el director del servicio farmacéutico o la persona que éste delegue, realizará la
recepción técnica de los medicamentos y dispositivos médicos adquiridos
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN
La recepción de los productos debe cumplir con los procedimientos administrativos
y técnicos de verificación para su ingreso al sistema contable del almacén o
servicio farmacéutico. El proceso tiene dos momentos importantes: la recepción
administrativa y la técnica.
RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA
- Estudio de la documentación Se estudiará previamente la documentación que
permita establecer las siguientes condiciones: La entrada al almacén desde el
punto de vista contable contiene tres informaciones: Qué producto ingresa, el valor
(compra) y el proveedor del mismo (factura). Para que el responsable del
inventario pueda verificar estas variables es necesario que oportunamente haya
recibido el contrato de suministro o la orden de compra de los productos que van a
ingresar al almacén o servicio farmacéutico. Se debe asegurar que los productos
se reciban de acuerdo con lo pactado en el momento de la compra.
RECEPCIÓN Y ESTUDIO DE LA DOCUMENTACIÓN QUE ENTREGA EL
PROVEEDOR
El jefe de almacén verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor
seleccionado, en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el
contrato de suministro o la orden de compra. Se constata que exista una
correspondencia de lo recibido con lo pactado y si el producto cumple o no con las
condiciones pactadas en la compra.
g Nombre genérico (o denominación común internacional) del producto solicitado
vs. El despachado.
g Concentración y forma farmacéutica en el caso de medicamentos.
g Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) acordados.
g Fecha y hora de entrega.
g Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.
4.2 RECEPCIÓN TÉCNICA - INSPECCIÓN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS
Se procederá por el director del servicio farmacéutico, o la persona que delegue, a
realizar una inspección de los medicamentos y dispositivos médicos para verificar
las condiciones técnicas, la cantidad de unidades, el número de lote, fechas de
vencimiento, registro sanitario, laboratorio fabricante, condiciones de
almacenamiento durante el transporte, manipulación, embalaje, material de
empaque y envase y las condiciones administrativas y técnicas establecidas en la
negociación. Para tal efecto se escogerá una muestra al azar del total del lote
recibido. Es importante que durante la recepción se cuente con la ficha técnica del
medicamento y/o dispositivo médico, sobre la información de las especificaciones
del producto, tiempo de vida útil, condiciones de almacenamiento y la información
que la institución considere necesaria. Esta información es brindada por el
proveedor al momento de cotizar los productos. Se prohíbe la recepción o
tenencia de muestras médicas en el servicio farmacéutico o almacén. Los
medicamentos de control especial que son monopolio del Estado, una vez se
realice la respectiva recepción técnica, deberán almacenarse bajo seguridad y en
un sitio independiente de los demás medicamentos. Cuando los medicamentos no
cumplan con las especificaciones técnicas se comunicará al proveedor y al jefe de
compras o quien gaga sus veces. Se debe garantizar que los productos recibidos
cumplan con todas las especificaciones técnicas y las establecidas en el momento
de la compra.
Se debe garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las
especificaciones técnicas y las establecidas en el momento de la compra.
Producto: En los medicamentos debe garantizarse que el principio activo sea
exactamente al solicitado, en la forma farmacéutica y concentración estipulada.
Fecha de vencimiento: No debe recibirse el producto que tenga menos de dos
terceras partes de su vida útil, o por lo menos, un año para su vencimiento.
Número de lote: El número de lote es importante porque en caso de presentarse
un problema de calidad orienta el seguimiento. En lo posible no se debe aceptar
más de dos lotes en un mismo pedido de un producto.
Certificaciones solicitadas: Si el contrato de suministro o la orden de compra así lo
estipula, debe entregarse con el pedido ciertos documentos que acrediten
aspectos de calidad, como el registro sanitario INVIMA y el protocolo de calidad.
Embalaje: Sellados en buen estado y secos.
g Envase: Hermeticidad en cierre, sin perforaciones, contenido completo.
g Tapas: Presencia de banda de seguridad.
g Etiqueta: Impresión firme y clara.
g Blíster: Sellados, llenos, con información básica.
Otros aspectos a tener en cuenta:
g Análisis organoléptico: Se refiere al análisis de las características que se pueden
percibir por
los sentidos (color, olor, textura) de un producto por parte de responsable del
almacén.
g Inspección visual: Examina características de uniformidad en el color, acabado,
etc.
g Control de “pasa, no pasa”: Evalúa si una característica está por debajo o por
encima de un
límite fijado.
g Defecto: Cualquier desviación del producto a las especificaciones previamente
establecidas.
Se clasifica en:
g Defecto crítico: El que puede llegar a impedir la utilización del producto.
g Defecto Mayor: Sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente
el uso del
producto.
g Defecto menor: No reduce materialmente el uso del producto.
ACTA DE RECEPCIÓN
Se elaborará un acta que recoja detalladamente la información que arroje el
procedimiento de recepción, fecha y hora de entrega, nombre del producto en su
denominación genérica y comercial, cantidad de unidades, número de lote,
registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de transporte, manipulación,
embalaje, material de empaque y envase, condiciones administrativas
y técnicas establecidas en la negociación y la que permita identificar en todo
momento la muestra tomada. El acta será firmada por la persona que realiza la
recepción técnica para su archivo en el almacén y copia del acta para el servicio
farmacéutico. Anexo 3 Formato recepción técnica
REGISTRO DE INGRESO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS
Una vez autorizada la recepción del producto, se produce su incorporación al
sistema contable del almacén.
El almacén o servicio farmacéutico registrará en los medios existentes para tal fin,
preferiblemente computarizados, la cantidad, fecha, valor unitario, valor total,
proveedor, etc., de los medicamentos
y dispositivos médicos recibidos.
RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y REACTIVOS IN VITRO QUE REQUIEREN
CADENA DE FRÍO:
Para la recepción de medicamentos y reactivos in vitro que requieren cadena de
frío, estos deberán ser recepcionados de manera prioritaria debido a sus
condiciones de almacenamiento. Al recepcionarse deberá tomarse la temperatura
por 10 minutos, para ello deberá emplearse un termómetro digital o
termohigrómetro. Se lleva control específico de la temperatura con la cual son
entregados por el proveedor y el no cumplimiento de la misma amerita la
devolución inmediata. Se debe registrar la temperatura de recepción en el formato
de recepción técnica.
Nota: Para los reactivos in vitro de la Unidad de Medicina Transfusional se realiza
la recepción administrativa por parte del Coordinador o bacteriólogos, y
posteriormente se almacenan los reactivos en un espacio de cuarentena al interior
de la nevera y se le comunica al Director Técnico y/o Regente de Farmacia para
que éste realice la recepción técnica, ésta puede ser realizada por auxiliares de
farmacia capacitados para esta tarea con verificación del Director Técnico de la
Institución o el Director Técnico del Servicio Farmacéutico en caso de que el
primero no se encuentre disponible. Todas las NO conformidades o
inconsistencias identificadas durante la recepción deberán registrarse en el acta
de recepción. Para gases medicinales ver Manual de gases medicinales
