CASO n° 1: OLPC Perú

CASO N°2: UN PROYECTO QUE ESPERA 24 AÑOS

CURSO: GESTIÓN DE PROYECTOS

PROFESOR:
Ph.D., MBA, Msc. Ing., PgMP., PM., RMP

Integrantes:
 OBJETIVO
CASO n° 1: OLPC Perú

Implementar la línea 1 del Metro de Lima para Julio del 2011

atendiendo a 125 000 pasajeros por día.

???? aumentar
 POSICIÓN
CASO n° 1: OLPC Perú
▪ No se desarrolló adecuadamente un Plan de Gestión de
Adquisiciones: No se contó con una clara definición de las
características técnicas de los trenes (no se tenía definido el
alcance), lo que entorpeció el proceso de licitación y compra
generando que se utilicen más recursos de lo planificado
(sobrevaloración), además de que no se contaban con
proveedores definidos.

▪ No se desarrolló adecuadamente un Plan de Gestión del

Cronograma: No se consideraron las consecuencias de una
mala o nula gestión de los cambios, los cuales condujeron a la
demora en los entregables.
 EVIDENCIAS
CASO n° 1: OLPC Perú

• Tiempos muy ajustados para la eficiente

implementación del proyecto.

Al aplicar una reducción en el tiempo de

implementación del proyecto (de 3 años a 18 meses),
se debió realizar una exhaustiva y detallada gestión de
control de cambios, ya que no se consideraron los
tiempos de fabricación y entrega de los trenes que se
pretendía adquirir. (Éstos requerían de 2.5 años para
su fabricación por encargo).
 EVIDENCIAS
CASO n° 1: OLPC Perú

▪ Carencia de un Plan de Gestión de Adquisiciones.

La falta de definición de las características técnicas de
los trenes demuestra que el proyecto no contaba con
un Plan de Gestión de Adquisiciones. La falta de
planificación y sus consecuencias impactó de manera
negativa en el cumplimiento de los plazos de entrega
incurriendo en variaciones en el cronograma y
generando incertidumbre.
 EVIDENCIAS
CASO n° 1: OLPC Perú

▪ Deficiente Gestión del tiempo.

No se realizo adecuadamente el
Cronograma del Proyecto, ya que, no se
tomo en cuenta las adquisiciones de los 10
nuevos trenes que faltaban para que el
tiempo prudencial de espera sea 6 minutos.
En otras palabras no se actualizó la ruta
crítica del proyectos una ves reducido el
tiempo del proyecto.
 ANÁLISIS DE PROBLEMÁTICA
CASO n° 1: OLPC Perú
MALA GESTIÓN DE LOS PLAZOS:
▪ Se designó la fecha de inauguración (julio 2011) sin haber adquirido la flota mínima de trenes.
(Ningún proveedor se adecua a calendario político de la inauguración).

DEFICIENTE GESTIÓN DE ADQUISICIÓN DE TRENES:

▪ No se puede iniciar licitación por no estar definidas las Especificaciones Técnicas de los trenes.
▪ Los trenes nuevos se piden con 2.5 años de anticipación por su tiempo de producción.
▪ Adquisición de los trenes usados a empresas japonesas fue rechazado por no cumplir con la fecha
solicitada, se ofrece para septiembre del 2011.
▪ La compra de trenes usados depende de que las empresas operadoras de trenes estén renovando su
flota y que esta sea compatible con la línea del tren eléctrico de Lima.

DEMANDA MAL PLANEADA:

▪ Inicialmente se planteó una demanda de 125 mil personas, luego se modificó la proyección a 250 mil
personas diarias.
 ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DE
CASO n° 1: OLPCADQUISICIONES
Perú
¿Qué pudo haberse hecho de forma diferente para asegurar un proceso exitoso?

▪ El Ministerio de Transporte y Pro Inversión debieron preparan un expediente técnico para convocar la licitación pública para la
adquisición de trenes.

▪ Se debió implementar un proceso eficiente de adquisiciones, lo que implica el desarrollo de varios procesos secuenciados,
como la evaluación y selección de proveedores calificados, la gestión de contratos, control de los riesgos y control de solicitudes
de cambios durante la ejecución del proyecto

▪ Se debió haber contado con el liderazgo de un experto en la dirección y ejecución de proyectos, con conocimientos suficientes
para gestionar las contingencias y anticiparse a los imprevistos.

▪ Se debió elaborar la EDT del proyecto para tener mapeadas las tareas que debieron cumplirse en los plazos establecidos.

▪ Designar a un equipo de proyecto que se enfoque en los procesos de monitoreo y control de las adquisiciones, estableciendo
planes de respuesta frente a posibles variaciones en la gestión de adquisiciones.
 PLAN DE ADQUISICIONES
CASO n° 1: OLPC Perú
Planificar las Adquisiciones

Planificar la Contratación

Solicitar respuestas de proveedores

Selección de proveedores

Administración del contrato

Cierre del contrato

 PLAN DE GESTIÓN DE
CASO n° 1: OLPCADQUISICIONES
Perú

1. Título del proyecto:

Proyecto Metro de Lima – Línea 1
2. Siglas del proyecto:
PML
3. Gerente de proyecto
XXX reporta al Sponsor principal.
4. Acciones para gestionar las adquisiciones
 PLAN DE GESTIÓN DE
CASO n° 1: OLPCADQUISICIONES
Perú
5. Tipos de contratos a utilizar
Precio Fijo
6. Documentos de adquisiciones estandarizados
• Modelo de contrato de adquisición.
• Modelo de subcontratos o servicios complementarios.

7. Gestión de múltiples proveedores

• Se gestionará la compra mediante licitación – concurso público con la participación de distintos proveedores. Se
seleccionará un proveedor que suministre el total de trenes requeridos (maquinaria) teniendo en consideración la
mejor oferta técnico – económica global. Se elaborará una OC que especifique todas las condiciones comerciales
ofrecidas y las condiciones generales de compras del proyecto, con ello se realizará seguimiento a la compra realizada
para el cumplimiento de entrega del plazo ofrecido.
• Para el caso de servicios y subcontratos se realizarán X contratos los cuales comprenderán la ejecución de
ensamblaje, mantenimiento de Infraestructura, instalaciones eléctricas, entre otros especificados en el contrato. El
control de cada uno de los contratos se realizará con visitas en campo del avance realizado dentro del periodo
establecido. Semanalmente se valorizará el avance y con ello se gestionará el pago del subcontrato o servicio.
 PLAN DE GESTIÓN DE
CASO n° 1: OLPCADQUISICIONES
Perú
8. Coordinación de adquisiciones con otras áreas del proyecto
• El área de logística coordinará directamente con las áreas relacionadas a las adquisiciones:
• Área de Planeamiento: Para la identificación de los equipos a comprar y en el plazo requerido.
• Área Gerencia de Proyecto: Para la evaluación de los proveedores y elección de la mejor oferta técnico – económica.
• Área de Administración y Finanzas: Para la coordinación de las fechas de pago a los proveedores.
9. Restricciones y asunciones
Restricciones
• La variación del precio del dólar.
• Disponibilidad inmediata de equipos especializados.
• La compra de equipos cuenta con servicio de instalación.
Asunciones
• Mercado diverso en la adquisición de la maquinaria.
• Los plazos de entrega ofrecidos por los proveedores y subcontratistas serán cumplidos los cuales estarán dentro del
cronograma del proyecto.
• Todos los proveedores que entregan materiales en el proyecto y subcontratistas cuentan con SCTR y EPP´s.
• La compra de la maquinaria cuenta con un taller de capacitación de su correcto uso y mantenimiento.
 PLAN DE GESTIÓN DE
CASO n° 1: OLPCADQUISICIONES
Perú
10. Hitos
Hito Fecha tope
3. COMPRA DE TRENES XX/XX/XXXX
XX/XX/XXXX
3.1 Convocar un comité de expertos para definir los requerimientos técnicos de los trenes.
3.2 Elaboración de informe técnico de requisitos – Definición del alcance XX/XX/XXXX
3.3 Elaboración de Plan de Licitación y concurso público. XX/XX/XXXX
3.4 Recepción de propuestas. XX/XX/XXXX

3.4 Evaluación de proveedores y elección de proveedor mejor calificado / mejor propuesta. XX/XX/XXXX

3.6 Elaboración de contrato de compra. XX/XX/XXXX

3.7 Firma de contrato. XX/XX/XXXX
3.8 Ejecución, entrega en el plazo según contrato. XX/XX/XXXX

11. Proveedores pre-calificados

• ALSTOM S.A.

12. Métricas
• Cuadro comparativo para la evaluación técnico-económica.
• Contrato con cláusulas de confidencialidad.
• Tiempo de entrega.
 MATRIZ DE ADQUISICIONES
CASO n° 1: OLPC Perú
CONTROL DE VERSIONES
Aprobada
Versión Hecha por Revisada por Fecha Motivo
por
1.0 Equipo del Proyecto 10/11/2011 Creación del documento

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Proyecto Metro de Lima – Línea 1 PML

CRONOGRAMA DE ADQUISICIONES REQUERIDAS

PRODUCTO
Planifi
CÓDIGO DE FORMA DE ÁREA/ROL/PERSO MANEJO DE PROVEEDORES Solicit. Cerrar
O SERVICIO TIPO DE PROCEDIMIENTO c. Selecc. Admin.
ELEMENTO CONTACTAR NA RESPONSABLE MÚLTIPLES PRE- Respues Contrat
A CONTRATO DE CONTRATACIÓN Contra Proveed. Contrato
WBS PROVEEDORES DE LA COMPRA PROVEEDORES CALIFICADOS ta o
ADQUIRIR to
Del al Del al Del al Del al Del al
TRENES 3.2 • ALSTOM XX/XX XX/XX XX/XX XX/XX XX/XX
Cotización y • Solicitud de S.A. /XXXX /XXXX /XXXX /XXXX /XXXX
• Solicitud de
Compra de Cotización
información
maquinaria. • Revisión de
Contrato mediante correo Proveedor
-TR Cotización
precio electrónico. Logística único elegido
• Negociación
fijo • Entrevistas por licitación
de Contrato.
• Coordinaciones
• Firma de
telefónicas.
Contrato
 ANÁLISIS DE GESTIÓN
CASO n° 1: OLPC DEL
PerúTIEMPO

ACTIVIDADES CRÍTICAS

✓En el 2009, el Ministerio de Transporte y Comunicaciones retomó el proyecto a fin de terminar con el 1er tramo
de la línea 1.
✓El tiempo estaba en contra porque solo disponían de 2 años para culminar este proyecto (2009-2011).
✓Otro factor importante fue que este proyecto tenía que adecuarse al calendario político del Presidente García
(terminarlo para ser inaugurado el 11 de Julio de 2011).
✓En Mayo 2010, notan que no había suficientes trenes para el tren eléctrico.
✓En Setiembre 2010, la licitación para adquirir los trenes sufrió un atraso de 3 meses. Optaron por comprar
trenes usados ya que comprar trenes nuevos tardaría 2 años y medio por lo que esta opción fue descartada.
✓No se identificaron la ruta crítica del proyecto con la respectiva estimación de tiempo por cada entregable.
 ANÁLISIS DE GESTIÓN
CASO n° 1: OLPC DEL
PerúTIEMPO

Planificar la Gestión del Cronograma

Definir las actividades

Secuenciar las actividades

Estimar los recursos de las actividades

Estimar la duración de las actividades

Desarrollar el Cronograma

Controlar el Cronograma
 PLAN DE GESTIÓN
CASO n° 1: OLPC
DEL Perú
CRONOGRAMA
 PLAN DE GESTIÓN
CASO n° 1: OLPC DE
Perú
RIESGOS

Desarrolle un plan de gestión de riesgos para la segunda etapa del proyecto del Tren Eléctrico.
 PLAN DE ACCIÓN
CASO n° 1: OLPC Perú

▪ DESARROLLAR MÁS

▪ Para mejorar la efectividad del proyecto línea 1 del Metro de Lima se tiene
que realizar un plan de gestión de adquisiciones desde el inicio del proyecto.

▪ Realizar una adecuada gestión de cambios, para que nos permita conocer
que efectos produce en las otras partes del proyecto.

▪ Por cada cambio que se acepte se tiene que actualizar el cronograma del
proyecto, para tener actualizado y controlado la ruta crítica del proyecto.