PAPELES DE TRABAJO

Resumen de Normas Internacionales de Auditoria

4. PAPELES DE TRABAJO.
4.1. Papeles de trabajo.
Los auditores deben preparar los papeles de trabajo de auditoría con el suficiente detalle
para proporcionar una comprensión clara del trabajo realizado, de la evidencia obtenida y
de las conclusiones alcanzadas y para permitir que un auditor experimentado, sin
conocimiento previo de la auditoría, comprenda lo siguiente: los tiempos de ejecución, la
relación entre el asunto/materia examinado, los criterios, el alcance de la auditoría, la
evaluación de riesgos, la estrategia y plan de auditoría así como la naturaleza,
oportunidad, el alcance y los resultados de los procedimientos realizados; la evidencia
obtenida en apoyo a las conclusiones y recomendaciones de auditoría, el razonamiento
detrás de todos los asuntos significativos que requirieron del ejercicio del juicio
profesional y las conclusiones relacionadas.

El auditor debe preparar los papeles de trabajo de la auditoría antes de emitir el Informe
de Auditoría y conservarlos durante un período de tiempo razonable.

Los papeles de trabajo de una auditoría son importantes por las razones siguientes:

 Confirma y respalda los dictámenes e informes del auditor;

 Sirve como fuente de información para preparar informes o responder a
cualquier consulta por parte de la organización auditada o de alguna otra
parte;
 Sirve como evidencia de que el auditor cumplió con las normas de auditoría;
 Facilita la planeación, supervisión y revisión;
 Ayuda al desarrollo profesional del auditor;
 Ayuda a asegurar que el trabajo delegado ha sido ejecutado a satisfacción, y
 Proporciona evidencia del trabajo hecho para futuras referencias.

4.2. Definición de Papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo son aquellos documentos y otros medios donde el auditor registra
la información obtenida durante su examen, los resultados de las pruebas realizadas y la
descripción y sustento de las situaciones identificadas en el proceso de la auditoría y
reveladas en su informe.

Consecuentemente, el concepto papeles de trabajo incluye documentos elaborados por el

auditor, la entidad auditada o terceros, originales o copias. Igualmente incluye registros,

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reportes o cualquier otra forma de entrega de información de equipos de procesamiento

automáticos de datos, fotografías, películas y otros.

Los papeles de trabajo vinculan la labor realizada por el auditor durante las etapas de
planeamiento y ejecución de la auditoría con el producto final de la misma, el informe de
auditoría.

4.3. Objetivo de Papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo de una auditoría cumplen los objetivos siguientes:

a. Contribuir al planeamiento y ejecución de la auditoría.

La revisión de los papeles de trabajo de auditorías anteriores y de información actualizada

relativa a la entidad por auditar facilita el planeamiento de una auditoría específica por
cuanto permite conocer, por anticipado, aspectos tales como la naturaleza de la entidad,
base legal, actividades y magnitud y otros, permitiendo el conocimiento de la entidad en
menor tiempo, con el consiguiente ahorro de recursos. Asimismo, el auditor puede prever
sobre bases más sólidas sus requerimientos de personal regular y especialistas.

Igualmente, la ejecución de la auditoría es facilitada en su doble perspectiva:

Las experiencias de auditorías anteriores pueden ser adaptadas a nuevas auditorías, tanto
en el contenido como en la estructura de los papeles de trabajo.

Documenta el trabajo realizado, facilitando posibles ajustes.

b. Sustentar el informe de auditoría.

Este objetivo es el más importante de los papeles de trabajo. Al retirarse el auditor de la

entidad, la única evidencia del trabajo realizado estará constituida por estos documentos,
que deberán sustentar completamente el informe, ante los niveles pertinentes y/o ante las
instancias administrativas o judiciales que la ley determine.

c. Permitir una adecuada ejecución, revisión y supervisión del trabajo efectuado.

Los papeles de trabajo, al proporcionar un registro sistemático de la labor realizada,

constituyen un elemento valioso para evaluar el avance del trabajo en relación con el
programa de auditoría, facilitando la toma de decisiones sobre este particular.

Asimismo, teniendo en cuenta la delegación de funciones que caracteriza a las

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actividades del equipo de auditoría, el trabajo de los asistentes y auxiliares, así como de
los especialistas, deberá ser revisado y aprobado por el auditor responsable. Esta actividad
sería imposible de cumplir si no se contara con la evidencia del trabajo realizado, en la
forma de papeles de trabajo.

Finalmente, el trabajo y resultados alcanzados por el auditor encargado son a su vez

revisados por el supervisor, así como por otros niveles de la entidad auditora apegándose
de esta manera a la formulación de informes de auditoría de calidad apropiada para la
toma de decisiones al más alto nivel.

d. Constituir evidencia del trabajo realizado.

El informe de auditoría es responsabilidad del auditor. Consecuentemente, es responsable

de los dictámenes, comentarios, conclusiones y recomendaciones emitidos en dicho
documento y deberá estar en condiciones de sustentarlo las veces que así sea requerido.

Los papeles de trabajo son los únicos documentos que evidencian las pruebas a que fue
sometida la información obtenida por el auditor, así como los resultados de las mismas.

e. Permitir las revisiones de control de calidad.

Las revisiones de control de calidad, a que hacen referencia las NIA´s proporcionan
seguridad adicional. Las firmas de contadores son responsables en cuanto a la calidad del
trabajo de auditoría y el producto final del mismo, por cuanto significan una revisión
adicional e independiente de ambos aspectos, así como de la total aplicación de las NIA´s.

Las revisiones internas de control de calidad son realizadas en forma permanente por la
entidad fiscalizadora. En forma eventual, por los niveles que sean designados
expresamente por la entidad fiscalizadora. Cuando se estime apropiado se decidirá la
revisión externa del control de calidad, que podrá ser practicada por un Organismo o por
otra Firma de Contadores Públicos del exterior, con suficiente competencia profesional.

4.4. Calidad de Papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo deberán ser completos en todo sentido y no requerir

explicaciones adicionales posteriormente. Por lo tanto, cada cédula debe contener,
por lo menos, la información siguiente:

- Fuente de la información:  por ejemplo, cuenta del mayor general, hojas de

conteo físico de la Empresa, etc.

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-Descripción clara del trabajo de auditoría desarrollado. Esto debe incluir una
cuidadosa explicación de la documentación examinada.

En los papeles de trabajo principales de cada sección deben mostrarse las

conclusiones a que hemos llegado como resultado del trabajo de auditoría
efectuado. Estas conclusiones deben reunir los siguientes requisitos: a)
representar la opinión de la persona que efectuó el trabajo, b) ser definitivas y
precisas y c) responder a los objetivos de la auditoría. Las conclusiones no deben
ser alteradas o cambiadas por otras personas y los comentarios adicionales o
modificaciones por parte del encargado superior o socio, deben consignarse por
separado y firmarse.

Los análisis efectuados deben resumir e interpretar los datos y no representar,

simplemente, una copia o transcripción de las cuentas. Evítense las observaciones
a la ligera, los comentarios no justificados y las conclusiones precipitadas, que no
se fundamenten en los hechos.

Debe tenerse cuidado, asimismo, en no anotar conclusiones o comentarios que

salgan del campo de nuestra competencia y responsabilidad. No deben
expresarse, conclusiones ligeras y sin respaldo en tales campos. Esto no quiere
decir que limitemos nuestro interés o nuestras investigaciones y preguntas en
asuntos legales, política de mantenimiento, cobertura de seguros y otros asuntos
de naturaleza similar que afecten la auditoría, sino que indica, únicamente, que no
debemos llegar a lo que signifique o pueda interpretarse como conclusiones de un
perito en campos ajenos a nuestra práctica y competencia.

Las dudas o notas sobre determinados asuntos que requieran investigación

adicional deben incluirse en las hojas de puntos, y no en las cédulas de auditoría.
Los papeles de trabajo nunca deben contener puntos o dudas pendientes de
aclaración.

Los papeles de trabajo de auditoría deberán cumplir los siguientes

requisitos que indican que se han preparados con la calidad requerida:
a. Completos y exactos
El legajo (archivo) de papeles de trabajo acumulado al concluir una auditoría no
debe requerir documentación o explicación adicional para sustentar
apropiadamente los comentarios, conclusiones y recomendaciones del
informe así como la naturaleza y alcance de las pruebas llevadas a cabo
para evaluar la validez de la evidencia.

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La exactitud de los papeles de trabajo está referida al equilibrio que debe

guardarse entre la concisión y la claridad e integridad. Esto es, deberá tenerse en
cuenta que si bien ser conciso en las expresiones es una virtud, no deberá
abusarse de ella en detrimento de la claridad de las expresiones o, por una
economía de papeles mal entendida, dejar aspectos del informe insuficientemente
documentados.
b. Claros, comprensibles y detallados.
Los papeles de trabajo deberán ser de una claridad suficiente, para permitir que
una persona que no haya intervenido en el proceso de la auditoría, de su sola
lectura y sin requerir de explicaciones orales, llegue a las mismas conclusiones
incluidas en el informe de auditoría.
La comprensión de los papeles de trabajo está relacionada con el empleo de un
lenguaje común y corriente, evitando el uso de términos técnicos (a menos que
resulten indispensables) y de párrafos largos y densos, considerando que el
contenido del informe de auditoría debe siempre fluir de los papeles de trabajo.
El grado de detalle de los papeles de trabajo guarda relación con la claridad y con
la naturaleza de los comentarios, conclusiones y recomendaciones del informe de
auditoría. Si se considera que el comentario de un hallazgo de auditoria resultará
controversial, deberá incluirse mayores detalles en la evidencia acumulada, en
previsión de futuras revisiones, supervisiones y/o acciones judiciales.
c. Legibles y ordenados.
Deberá tenerse en cuenta que un documento escrito con letra clara, limpio, donde
se ha separado debidamente, sin perder su coherencia, pruebas, resultados y
apreciaciones del auditor, facilita su lectura. Por el contrario, un papel de trabajo
que no ha sido elaborado teniendo en consideración las pautas anteriores, será
difícilmente entendido y, por ende, rechazado.

El orden de los papeles de trabajo está relacionado con los procedimientos

adoptados para su identificación y archivo, para facilitar su inmediata ubicación en
caso de ser requerido. Asimismo, con el diseño de los papeles de trabajo, para
facilitar su lectura.
d. Relevantes.
Los papeles de trabajo deben contener sólo información relevante; esto es,
solamente lo relacionado con la información suficiente y adecuada, relacionada
directamente con los objetivos específicos de la actividad o área examinada y con
los objetivos generales de la auditoría.

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En este aspecto también deberá tenerse en cuenta la necesidad de programar

adecuadamente la auditoría, para minimizar los riesgos de trabajo innecesario o
irrelevante. En todo caso, con conocimiento y autorización del auditor encargado y
del supervisor, deberá procederse a retirar de los papeles de trabajo aquellos
documentos que resulten irrelevantes o innecesarios para fines de sustentar el
trabajo realizado y los resultados de la auditoría.

4.5. Tipos de Papeles de trabajo.

En auditoría existen dos clases o tipos de papeles de trabajo. Los papeles de
trabajo de tipo “cédulas” que son los elaborados directamente por los auditores y
los de tipo “documento” que son los elaborados por la entidad auditada, terceros o
personas diferentes a los auditores.

Clasificación de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo pueden ser clasificados o archivados en dos grupos
básicos:
a. Papeles de trabajo permanentes.
b. Papeles de trabajo corrientes.

Papeles de trabajo permanente.

Son aquellos documentos u otros medios que conservan su vigencia e importancia
de año en año, por la naturaleza de la información en ellos acumulada. Permiten
obtener una visión rápida de la entidad por examinar, reduciendo el tiempo
necesario para obtener el conocimiento básico de la misma, facilitando asimismo
la programación de una auditoría específica.

Papeles de trabajo corrientes.

Son aquellos documentos u otros medios obtenidos durante una auditoría llevada
a cabo en el año en curso y de interés sólo para dicha auditoría.

El contenido de los papeles de trabajo corrientes también varía según el tipo de

Entidad u Organismo que se está auditando y los objetivos específicos de la
auditoría. Sin embargo, ellos pueden ser agrupados en las categorías siguientes:
 Papeles de trabajo corrientes generales
 Papeles de trabajo corrientes específicos.

Papeles de trabajo corrientes generales.

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Los papeles de trabajo corrientes generales tienen relación con aspectos

generales o administrativos de la auditoría; esto es, con toda clase de información
que no corresponda a una cuenta u operación específica. Al término de la
auditoría deberá evaluarse la conveniencia de transferir la información contenida
en estos papeles al archivo permanente.
Papeles de trabajo corrientes específicos.
Los papeles de trabajo corrientes específicos son los documentos u otros medios
elaborados u obtenidos por los auditores gubernamentales que tienen relación
directa con una cuenta o cuentas relacionadas entre sí o, con una área u
operación determinada.

4.6. Organización y Estructura de los Papeles de Trabajo.

Organización de los papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo de cada auditoría deberán ser organizados y archivados
utilizando para este fin carpetas. Deberán evitarse las carpetas excesivamente
voluminosas, por ser de difícil manipulación y fácil deterioro.

Es aconsejable que exista uniformidad razonable en la organización de los legajos

(archivos o expedientes) de auditoría. Por consiguiente, el marco en que se
encuadran los papeles de trabajo de auditoría puede describirse en hojas de
trabajo.

Hojas de Trabajo. Las hojas de trabajo deben elaborarse con los conceptos y
cifras en el mismo orden de los estados financieros para facilitar la presentación
de los mismos o el cotejo de estos contra nuestros papeles de trabajo. Las hojas
de trabajo se organizan en cedulas sumarias, cedulas de detalle y cedulas de
análisis.

La cubierta de cada archivo deberá identificar:

 Nombre de la Dirección de Auditoría
 Nombre y ubicación de la Entidad u Organismo Auditado
 Período auditado
 De ser varias carpetas, el número que le corresponde en el grupo (Ej. 2 de 5)
 Numero asignado para su archivo.
 Clasificación de seguridad, de ser el caso.

Además, en cada archivo deberá incluirse un índice de su contenido.

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Notas en los papeles de trabajo.

El auditor, al formular notas o comentarios en los papeles de trabajo, deberá
asegurarse que éstas sean claras, concisas y de fácil lectura. De incluir opiniones
ajenas (funcionarios de la entidad auditada o terceros), deberá identificar la fuente
de la información, nombres y cargos.
Asimismo, deberá llegar a conclusiones en torno a los objetivos específicos de
cada papel o grupo de papeles de trabajo. Bajo ninguna circunstancia deberán
quedar puntos pendientes en los papeles de trabajo y no deberá quedar a la
imaginación del lector lo que se quiso expresar.
Finalmente, deberá tenerse cuidado que las notas que aparezcan en distintos
papeles de trabajo sean consistentes y n o sean contradictorias entre si.

Control de los papeles de trabajo.

Considerando que los papeles de trabajo son propiedad de la entidad auditora
Unidad de Auditoria Interna o Firma Privada de Contadores Públicos, y que
además constituyen la evidencia del trabajo realizado y el soporte de los
resultados obtenidos e informados, es importante que estos documentos y demás
medios sean protegidos en formas adecuadas y controladas en todo momento.
Deberán adoptarse las precauciones necesarias para evitar el acceso de personal
no autorizado a los papeles de trabajo, los cuales deberán ser guardados
apropiadamente cuando el auditor deja el ambiente asignado para el equipo, en
horas de refrigerio, las noches o los fines de semana. De esta manera se evitará la
divulgación de su contenido, de los resultados de las pruebas llevadas a cabo, así
como de posibles alteraciones o sustracciones de evidencias.
Los registros y documentos de la Entidad u Organismo auditado, utilizados
durante el proceso de la auditoría, deberán protegerse con igual cuidado que los
papeles de trabajo. Ello significa, entre otros:
 Observar los procedimientos de la Entidad u Organismo auditado para la
entrega y devolución de documentos.
 Salvaguardar la integridad de los registros y documentos.
 Tener en cuenta las medidas de confidencialidad dispuestas.

Estructura de los papeles de trabajo.

Para facilitar las acciones de supervisión y de revisión que sean convenidas, los
auditores formularán los papeles de trabajo de las auditorías que lleven a cabo de
acuerdo con la siguiente estructura, requisitos formales y técnicas siguientes:

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En todos los papeles de trabajo elaborados por el auditor deberá utilizarse lápiz de
grafito, para facilitar posibles modificaciones. Quedan exceptuados de este
requisito:
 Reportes u otros generados mediante el uso de equipo de computo
 Correspondencia
 Cédulas elaboradas por el auditor u otros, que deban ser firmadas por personal
de la entidad auditada y/o terceros (Ejemplos: actas de arqueo, declaraciones,
testimonios).
 Cédulas elaboradas por el auditor por medios electrónicos.
 Otros, de acuerdo a las circunstancias.

Identificación apropiada del papel de trabajo

El encabezado o título deberá contener todos los elementos para la identificación
adecuada de cada papel. En la parte central superior de cada papel de trabajo se
deberá anotar:
 Nombre de la Entidad u Organismo auditado.
 Nombre de la cuenta o área revisada.
 Título apropiado que identifique el contenido de los papeles de trabajo.
 Período auditado o fecha correspondiente.

Índice de los papeles de trabajo

En la parte superior derecha de cada papel de trabajo se deberá anotar:
 El índice asignado a la cedula u hoja de trabajo
 De ser la hoja parte de un grupo, el número que le corresponde en dicha
agrupación (Ej. 1 de 4)

Identificación del responsable de su formulación y de su revisión.

En la parte superior derecha de cada papel de trabajo, inmediatamente a
continuación del índice, se deberá anotar los datos siguientes:
 Iniciales de la persona que preparó el papel de trabajo
 Fecha de la preparación
 Iniciales de la persona que revisó el papel de trabajo
 Fecha de la revisión.

Fuente de la información.
Los papeles de trabajo que contengan evidencia de auditoría deberán especificar
la fuente de la información, inclusive nombre y cargo del empleado que la
proporcionó.
Los papeles de trabajo preparados por computadora deberán incluir además el
nombre del archivo de dónde provino la información, el número de la rutina y/o la

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fórmula que se aplicó para obtener la información en el listado (secuencia

numérica).
Cuando se utilicen papeles de trabajo preparados por la Entidad u Organismo
auditado, deberá ser especificado en la cédula.

Referencia cruzada.
Siempre que sea posible, los papeles de trabajo deben tener una referencia
cruzada con otros papeles relacionados. Una referencia cruzada oportuna
disminuye la necesidad de copiar la misma información en dos o más papeles
distintos. En otros casos, permite comprobar la corrección de los datos en dos
cuentas relacionadas. Ejemplos:
Depreciación año 2005: información que figurará en:
PT Activo Fijo
 PT Depreciación Acumulada
 PT Cuentas de Costos o Gastos.
Cálculo morosidad año 2019: información que figurará en:
 PT Cuentas por Cobrar-Clientes
 PT Ventas
 PT Provisión Cuentas Morosas
 PT Gastos.
Al efectuarse cualquier ajuste o reclasificación de las cifras de la entidad auditada,
deberá hacerse la modificación correspondiente en todos los papeles de trabajo
donde aparezcan dichas cifras.

4.7. Cedulas Sumarias, de Detalles y de Análisis.

Los papeles de trabajo donde se expresan el total de una cuenta o de una partida,
los papeles de trabajo donde se detallan las sub cuentas o los rubros que
conforman una partida y los papeles donde se escribe el análisis realizado por el
auditor a cada una de las cuenta o partidas se le dan el nombre de cedulas.
A su vez las cédulas pueden ser:
CEDULAS SUMARIAS, son aquellas que contienen la información completa
tomada de los estados financieros en su conjunto.
Cédulas Sumarias.- Por cada concepto o partida principal de los estados
financieros debe existir una cédula sumaria,  en estas se deben relacionar las
cuentas individuales del mayor general que se agrupan como una partida de los
estados financieros.

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La cédula sumaria de los inventarios, por ejemplo, podrá incluir las cuentas del
mayor general para materias primas, productos en proceso, productos terminados 
y materiales y suministros.
CEDULAS DE DETALLE son aquellas que contienen la integración de una cuenta
específica revelada en las cédulas sumarias.
Cedulas de detalle o de relación de cuentas.-  Cuando las cuentas de mayor
tienen subcuentas se requiere de cédulas llamadas de relaciones o de detalles
que integran el saldo de dichas cuentas, deberán elaborarse las relaciones a fin de
integrar cada cuenta de control o acumulativa.
CEDULAS DE ANÁLISIS que contienen el análisis del auditor de una cuenta
determinada.
Así como no existe un formato único de papeles sumarias, tampoco existe de
papeles analíticos. En tal sentido, el auditor debe diseñarlos de acuerdo a las
circunstancias específicas de cada auditoria. Muchas veces los análisis iniciales
son proporcionados por la propia entidad auditada.
Cédulas de Detalle o Analítica. - Generalmente hay una o varias cédulas de
detalle para cada cuenta del mayor que es objeto de trabajo de auditoría, estas
cédulas deben contener la evidencia de los análisis y pruebas efectuadas para
formar una opinión sobre el saldo de la cuenta.
El saldo final que se muestra en la cédula sumaria debe coincidir con el saldo de
la cuenta individual que aparece en la sumaria. Si fuese necesario, se presentaran
sub cédulas para registrar pruebas de los datos que respaldan las transacciones o
para desarrollar otros trabajos de auditoría necesarios.

4.8. Expediente Continuo de Auditoria.

Según la NIA 230 Documentación de auditoría archivo de auditoria, se debe elaborar un
Expediente Continuo de Auditoria ECA.

El Expediente Continuo de Auditoria (ECA) consiste en una o más carpetas u otro medio
de almacenamiento, en forma física o electrónica, que contienen los registros que
comprenden la documentación de auditoría para un trabajo específico.

El archivo permanente de auditoría contiene aquellos papeles de trabajo que conservan

su importancia por un periodo de tiempo más o menos largo, superior a un año y hacen
referencia a la información general necesaria para el conocimiento de la entidad auditada.

El proceso de integración del expediente continuo de auditoría se inicia desde la etapa de

planeación de la auditoría, al obtener información general sobre las características de la
organización, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de información.

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Además de la información anterior, deben incorporarse tanto los objetivos de la auditoría

como el programa específico de revisión, el marco conceptual y el cronograma de
actividades.

El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener

disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta
información cada año.

Objetivos que cumple el archivo permanente:

a. Sirve de memoria para el auditor acerca de partidas aplicables en un periodo de

varios años.
b. Proporcionar a los nuevos miembros del cuerpo de auditores, un breve sumario de
las políticas y de la organización del cliente.
c. Conservar los papeles de trabajo correspondientes a partidas que muestren
relativamente poco o ningún cambio, eliminando consecuentemente, la necesidad
de su preparación año tras año.
d. Información contenida en el archivo permanente:
e. Extracto del acta constitutiva de la empresa.
f. Catálogo de cuentas, manuales de procedimiento y políticas contables
establecidas.
g. Contratos de arredramientos, participación de utilidades y bonificaciones.
h. Graficas de organización y alcance de la autoridad y responsabilidad de los
funcionarios.
i. Extracto del acta de la asamblea de accionistas.
j. Análisis de cuentas (terrenos, capital social, pasivo a largo plazo)

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