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Presentación Formador
FORMADOR
ING. LEONARDO SALAZAR
• INGENIERO INDUSTRIAL
• ESPECIALISTA EN RIEGOS LABORALES Y SALUD OCUPACIONAL
• MAGÍSTER EN DIRECCIÓN FINANCIERA EJECUTIVA
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Objetivo principal
Que el participante:
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Anexo SL
El anexo SL, es un documento publicado a finales del año 2012. Se constituye
en el Pilar de la Normalización de los estándares de sistemas gestión para
lograr una estructura uniforme, un marco de sistemas de gestión genérico, que
sea más fácil de manejar y otorgue beneficio a Organizaciones o Entidades que
cuenten con más de un Sistema de Gestión.
PERMITE
Definiciones comunes
Las cosas no se perciben ”tal como son”. No existe una “verdad”, toda
percepción de la realidad es una interpretación mediada por la historia y la
experiencia personal.
Conceptos
SISTEMA
UN SISTEMA ES UN
CONJUNTO DE ELEMENTOS
MUTUAMENTE RELACIONADOS
O QUE INTERACTÚAN.
Conceptos
Conjunto de políticas,
Criterios de
procedimientos o requisitos
Auditoria utilizados como referencia
Partes de una
Auditoria
Conceptos
Registros, declaraciones
de hechos o cualquier otra
Evidencia de información que son pertinentes
la Auditoria para los
Criterios de auditoría y que
son verificables
Resultados de la evaluación
de la evidencia de la auditoría Hallazgos de
recogida frente a los criterios La Auditoria
de la auditoría
SIG o SGI
SGI SIG
GESTIÓN
ESTRATÉGICA CALIDAD
GESTIÓN GESTIÓN
DE LA DE AMBIENTE SST
CULTURA PROCESOS
Estructura de la ISO 19011:2018
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Evaluá pero no se limita a:
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Tipos de Auditoria
Auditor Auditado
Otra
Segunda Parte Organización Organización
(Auditoria Externa)
Tercera Parte Organismo
Organización
(Auditoria Externa) Independiente
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Definiciones
Proceso sistemático,
independiente y documentado
para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva
AUDITORÍA con el fin de determinar
el alcance en el que se
cumplen los criterios
de auditoría.
ISO 9001:2015 (3.1)
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Definiciones
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Principios de una Auditoria
1. INTEGRIDAD
2. PRESENTACIÓN IMPARCIAL
3. DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL
4. CONFIDENCIALIDAD
5. INDEPENDENCIA
6. ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIA
7. ENFOQUE BASADO EN RIESGOS
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Etapas de la Auditoria
1. Reunión de apertura
Ejecución 2. Recopilación y verificación de información
3. Hallazgos de la auditoría y reuniones de enlace
4. Comunicación con el cliente y el responsable del
proceso auditado ( reuniones de retroalimentación)
Informe 5. Preparación de la reunión de cierre
6. Reunión de cierre
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Etapas del programa de Auditorias
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Que Analizar / Tener en Cuenta
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Que debe Incluir
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Evaluación de Riesgos y Oportunidades
del Programa de la Auditoria
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Establecimiento del Programa de la
Auditoria
a) establecer la extensión del programa de auditoría de acuerdo con los objetivos
pertinentes y cualquier restricción conocida;
b) determinar las cuestiones externas e internas, y los riesgos y oportunidades que
pueden afectar al programa de auditoría, e implementar acciones para abordarlos,
integrando estas acciones en todas las actividades de auditoría pertinentes, según sea
apropiado;
c) asegurar la selección de los equipos auditores y la competencia general para las
actividades de auditoría, asignando roles, responsabilidades y autoridades, y
respaldando al liderazgo, según sea apropiado
d) establecer todos los procesos pertinentes,
e) determinar y asegurar la provisión de todos los recursos necesarios;
f) asegurarse de que se prepara y mantiene la información documentada apropiada,
incluyendo los registros del programa de auditoría;
g) hacer el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría;
h) comunicar el programa de auditoría al cliente de la auditoría y, según sea apropiado, a
las partes interesadas pertinentes.
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Conocimiento y Competencia de los
Responsables del Programa de la
Auditoria
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Responsabilidades del Auditor Líder en
el Programa de Auditorias
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Etapas de la Realización de una
Auditoria
Inicio de la Auditoria
- Contacto con el Auditado
- Determinación de la Viabilidad de la Auditoria
Preparación de las Actividades de la Auditoria
- Revisión de la Información Documentada
- Planificación de la Auditoria
- Asignación de las tareas al equipo auditor
- Preparación de la información documentada para la auditoría
Realización de las actividades de auditoría
- Asignación de roles y responsabilidades de los guías y los observadores
- Realización de la reunión de apertura
- Comunicación durante la auditoría
- Disponibilidad y acceso de la información de auditoría
- Revisión de la información documentada durante la auditoría
- Recopilación y verificación de la información
- Generación de hallazgos de la auditoría
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Etapas de la Realización de una
Auditoria
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Planificación de la Auditoria
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Que se debe referenciar en el Plan de
Auditoria (como mínimo)
1. los objetivos de la auditoría;
2. el alcance de la auditoría, incluyendo la identificación de la organización y de
sus funciones, así como los procesos que van a auditarse;
3. los criterios de auditoría y cualquier información documentada;
4. las ubicaciones (físicas y virtuales), las fechas, el horario y la duración
previstos de las actividades de auditoría que se van a llevar a cabo, incluyendo
las reuniones con la dirección del auditado;
5. la necesidad de que el equipo auditor se familiarice con las instalaciones y
procesos del auditado (por ejemplo, realizando una visita a las ubicaciones
físicas, o revisando las tecnologías de la información y las comunicaciones);
6. los métodos de auditoría que se van a usar, incluyendo el grado en que se
necesita el muestreo de la auditoría para obtener las evidencias de auditoría
suficientes;
7. los roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, así como los
guías y los observadores o intérpretes;
8. la asignación de los recursos apropiados basada en la consideración de los
riesgos y oportunidades relacionados con las actividades que se han de
auditar.
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Que se debe tener en cuenta para la
Planificación de la Auditoria
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Que Información se debe Preparar en
la Planificación de la Auditoria
Información audiovisual.
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El Plan de Auditoria debe ser:
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Agenda de la Reunión de Apertura
Confirmación del Plan;
Presentar al equipo auditor y sus roles, así como
otros participantes;
Asegurarse de que se pueden realizar todas las
actividades de auditoría planificadas;
Los métodos de auditoría.
Los objetivos, alcance y criterios de la auditoría;
Agenda;
Los canales de comunicación;
El idioma;
Hallazgos
Confidencialidad y la seguridad de la información;
Acceso, seguridad y salud, seguridad física,
emergencia
las actividades en el sitio que pueden tener
impacto en la realización de la auditoría.
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Además se debe presentar
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Acerca del Proceso Tener en Cuenta
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Desarrollo de la Auditoria
LA ENTREVISTA
LA OBSERVACIÓN Y
LA REVISIÓN DE DOCUMENTOS
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Recolección y Verificación de la
Información
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Evaluación de Evidencias o Información
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Recolección de Evidencias
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Que se Examina Sobre la Documentación
EL FONDO
Cubrimiento del tema
Quién, qué, cuándo, cómo. . . ?
Exactitud de las referencias a otros
documentos
Secuencia adecuada
Coherencia
Actualizado
LA FORMA
Conformidad con la norma fundamental de
la empresa
Identificación
LA APLICACIÓN
Adecuada difusión
Efectiva implementación
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Como se Deben Hacer las Preguntas
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HALLAZGOS DE UNA AUDITORIA
CONFORMIDAD
OPORTUNIDAD DE MEJORA
OBSERVACIÓN
NO CONFORMIDAD
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No conformidades
No cumplimiento de un Requiso
ISO 9000:2015
Mayor menor
Un requisito de la norma o Incumplimiento puntual o
criterio de auditoría no se ha aislado de algún requisito de
tomado en cuenta, no se ha la norma o criterio de
implementado. auditoría. Falla no sistemática.
Alguna desviación o
incumplimiento pone en riesgo Nota: Se puede levantar una
el desempeño de todo el no conformidad mayor por la
sistema de gestión de calidad. acumulación de varias no
Existe producto no conforme y conformidades menores del
es enviado al cliente mismo requisito o criterio
deliberadamente en ese
estado.
Falla sistemática en cumplir
un requisito.
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Redacción de una No Conformidad
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Conclusiones de la auditoria
El informe debe:
1. Emitirse dentro del período de tiempo
convenido. Si no es posible, las razones del
retraso deben ser informadas al cliente y debe
acordarse una fecha revisada de emisión.
2. Ser fechado y firmado por el líder del equipo
auditor, revisado y aprobado como está definido
en los procedimientos documentados.
3. Distribuirse a los destinatarios designados
por el cliente de la auditoría.
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Que debe Contener
a) los objetivos de la auditoría;
b) el alcance de la auditoría, particularmente la identificación de
la organización (el auditado) y de las funciones o procesos
auditados;
c) la identificación del cliente de la auditoría;
d) la identificación del equipo auditor y de los participantes del
auditado en la auditoría;
e) las fechas y ubicaciones donde se realizaron las actividades
de auditoría;
f) los criterios de auditoría;
g) los hallazgos de la auditoría y las evidencias relacionadas;
h) las conclusiones de la auditoría;
i) una declaración del grado en el que se han cumplido los
criterios de la auditoría;
j) cualquier opinión divergente sin resolver entre el equipo
auditor y el auditado;
k) las auditorías, por naturaleza, son un ejercicio de muestreo;
como tales, hay un riesgo de que las evidencias de la auditoría
examinadas no sean representativas.
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Seguimiento a los Hallazgos
Auditor Auditado
Identifica Explica y Acuerda
Propone la Acción
Evalúa y Aprueba
de Mejora
Implementa, Verifica,
Revisa la Eficacia
Evalúa Y Notifica
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Finalización de la Auditoria
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Que Tener en Cuenta Para la Selección del
Equipo Auditor
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Comportamiento y Valores
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Conocimiento y Habilidades
Auditorias
Normas a evaluar en versiones vigentes
Sector y actividades a evaluar
Riesgos y oportunidades del proceso de auditorias
Comunicación asertiva
Organización y su contexto
Requisitos legales y reglamentarios
Requisitos y principios de sistemas de gestión
Técnicas de entrevista
Sinergia entre sistemas de gestión
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Responsabilidades del Auditor
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Competencias del Auditor Líder
Planificación de auditorias
Discusión critica de riesgos y oportunidades
Trabajo en Equipo
Liderazgo
Gestión de un proceso de Auditoria
Representación y empoderamiento
Preparación y presentación de informes
Alta capacidad de organización y dirección
Gestión Eficiente de Recursos
Experticia en Conceptos de gestión integral y su implementación
Experticia en la implementación y evaluación de las Normas a
evaluar
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Responsabilidades del Auditor Líder
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