GuiaAlertas 03042019

GUÍA PARA SOLUCIÓN DE ALERTAS Fecha: 11/ 03/ 2019
Versión 2.1
Dirección de Vigilancia de las Regalías
Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación Página 1 de 67
GUÍA PARA SOLUCIÓN DE ALERTAS

DEL SMSCE - SGR
Versión 2.1
Departamento Nacional de Planeación

Dirección de Vigilancia de las Regalías –DVR
Subdirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación
Bogotá D.C. – Marzo de 2019
Versión 2.1
Contenido
INTRODUCCION ........................................................................................................................... 4
1. MARCO LEGAL ................................................................................................................ 5
2. GENERALIDADES ............................................................................................................ 7
3. DESCRIPCIÓN DE LAS ALERTAS .................................................................................. 9
3.1. ALERTA POR NO REPORTE DE INFORMACIÓN........................................................... 9
Evento EJ-1-01 (Automática) ...................................................................................................... 9
Evento EJ-1-02 (Automática) .....................................................................................................11
3.2. ALERTA POR INFORMACIÓN INCONSISTENTE ..........................................................15
Evento EJ-2-17 (Manual) ............................................................................................................28
Evento ST-4-03 (Automática) .....................................................................................................30
3.3. ALERTA POR INFORMACIÓN INCOMPLETA ...............................................................36
Versión 2.1
Evento EJ-2-19 (Manual) ............................................................................................................49
4. ALERTAS GENERADAS HASTA EL CUARTO TRIMESTRE DE 2014..........................59
Evento EJ-1-18 (Manual) ............................................................................................................61
Evento EJ-2-07 (Manual) ............................................................................................................62
Evento EJ-2-08 (Manual) ............................................................................................................62
Evento EJ-2-09 (Manual) ............................................................................................................63
5. GENERACIÓN DEL REPORTE ALERTAS SMSCE EN GESPROY SGR ......................63
6. ASISTENCIA ....................................................................................................................66
Versión 2.1
INTRODUCCION
Corresponde al Departamento Nacional de Planeación - DNP administrar el Sistema de Monitoreo,

Seguimiento, Control y Evaluación – SMSCE, conforme a lo establecido en los artículos 9 y 100
de la Ley 1530 de 20121 y Decreto 1082 de 20152, dicha labor es de naturaleza administrativa y
se desarrolla de manera selectiva, con énfasis en acciones preventivas entre las que se
encuentran alertas de monitoreo.
En el marco de dicha labor y a la luz del modelo de control preventivo el SMSCE ha dispuesto
herramientas informáticas que tienen como objeto facilitar la gestión y el reporte de información de
las entidades beneficiarias y ejecutoras de recursos del SGR.
Es así como a partir del análisis a la información reportada se realiza retroalimentación a las
entidades a través de la generación de alertas preventivas que permiten a la entidad identificar
situaciones a mejorar respecto de la gestión de los recursos, proyectos o reporte de información y
de esta forma adelantar acciones conducentes para su atención.
En el presente documento se encuentra la información necesaria para conocer la tipología de

alertas, los eventos que las integran, las definiciones para su generación, así como la forma de
subsanarlas.
1 Por la cual se regula la organización y el funcionamiento del Sistema General de Regalías.

2 Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de Planeación Nacional
Versión 2.1
1. MARCO LEGAL
• Ley 1530 de 2012 - Por la cual se regula la organización y el funcionamiento del Sistema
General de Regalías.
• Decreto 3402 de 2007- Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 31 de la Ley
962 de 2005 y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 1525 de 2008 - Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los
recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial.
• Decreto 1082 de 2015 - Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del
sector administrativo de Planeación Nacional.
• Decreto 1544 de 2017 - Por el cual se modifica el Decreto 1082 de 2015, en lo relacionado
al ciclo de los proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del
Sistema General de Regalías.
• Acuerdo 45 de 2017 Comisión rectora Por medio del cual se expide el Acuerdo Único
del Sistema General de Regalías (SGR), y se dictan otras disposiciones.
• Resolución 1789 de 2013 - Por la cual se dictan normas relacionadas con la operación y
registro de las cuentas maestras para el manejo de los recursos del Sistema General de
Regalías y se dictan otras disposiciones.
• Resolución 2596 de 2013 - Por la cual se modifica la Resolución 1789 de 2013 y se dictan
otras disposiciones
• Circular 001 de 2012 - Orientaciones del administrador del SMSCE para socializar,
divulgar, reportar ejecutar recursos del SGR.
• Circular 002 de 2012 - Cargue y reporte de información de cuentas autorizadas o
registradas e inversión temporal de excedentes de liquidez de los recursos SGR a través
de la web.
• Circular 007 de 2012 - Orientaciones para la apertura, autorización, manejo y reporte de
información de la cuenta única para la administración de recursos de las asignaciones
directas del SGR.
• Circular 0041 de 2012 - Orientaciones para manejo de recursos de funcionamiento del
SGR distribuidos por la Comisión Rectora y reporte al Sistema de Monitoreo, Seguimiento,
Control y Evaluación.
• Circular 062 de 2013 - Herramienta informática de gestión y monitoreo a la ejecución de
proyectos GESPROY –SGR.
• Circular 064 de 2014 - Gestión y monitoreo ejecución de recursos de funcionamiento del
SGR y Sistema de monitoreo, seguimiento, control y evaluación - SMSCE
• Circular 234 de 2015 - Orientaciones del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y
Evaluación (SMSCE) en el ciclo de los proyectos de inversión.
• Circular 05-4 de 2017- Insumo para la toma de decisiones en la aprobación y ejecución
de proyectos de inversión financiados con recursos del SGR, y suministro de información
para el control, vigilancia y seguimiento de aquellos financiados con recursos de regalías
causados a 31 de diciembre de 2011.
• Circular 06-4 de 2017 - Informes de gestión técnica y financiera recursos funcionamiento
SGR.
Versión 2.1
• Circular 04-4-2018 Orientaciones para la apertura, autorización manejo y reporte de
información de la cuenta maestra para la administración de recursos del FONPET del
Sistema General de Regalías.
• Circular 15-4 - 2018 Alertas y consideraciones sobre la administración de recursos del
Sistema General de Regalías – SGR en las cuentas maestras.
Versión 2.1
2. GENERALIDADES
DEFINICIONES
Alertas: Eventos identificados respecto del no reporte de información y la calidad de los datos
reportados en los aplicativos del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación –
SMSCE, así como la información de gestión de los proyectos de inversión por las entidades
beneficiarias de recursos, ejecutoras de los proyectos y Secretarías Técnicas de los OCAD, con
el fin de adelantar acciones que contribuyan al uso eficiente y eficaz de los recursos del SGR.
Evento: Situación que se genera a partir de la información reportada o no reportada, por las
entidades a través de los aplicativos SUIFP-SGR, GESPROY-SGR y CUENTAS-SGR y que están
relacionadas con las alertas establecidas por el SMSCE.
TIPOLOGÍAS
A continuación, se describen los tres tipos de alertas de monitoreo:
CÓDIGO NOMBRE
NRI No reporte de información
II Información inconsistente
ICO Información incompleta
Los 3 tres tipos alertas son el resultado de la validación de la información que se reporta
periódicamente en los aplicativos Gesproy-SGR, Cuentas-SGR y SUIFP SGR, establecidos por el
SMSCE del SGR, así:
Número de Eventos según Tipo de Alerta, Destinatario y Herramienta de Información
DESTINATARIO
Ejecutor de Proyectos o Secretarías
Código Nombre Recursos Técnicas Total
Gesproy-
Cuentas-SGR
SGR SUIFP-SGR
No reporte de
NRI 2 1 3
información
Información
II 7 5 3 15
Inconsistente
ICO Información incompleta 9 7 1 17
Total 18 13 4 35
Versión 2.1
GENERACIÓN DE EVENTOS
Forma de generación
• Automático: Son los eventos que se generan en los aplicativos de forma automática,
teniendo en cuenta los criterios definidos para cada uno y que no requieren validación.
• Manual: Son los eventos que se generan a partir de validaciones de información que no
se encuentran integrada a la base de datos del SMSCE y que involucra actuaciones de
los profesionales que prestan sus servicios a la Dirección de Vigilancia de las Regalías
para su generación y subsanación.
Periodicidad de Generación y subsanación
• La generación de los Eventos Automáticos se realiza de forma diaria mediante

proceso automático en el aplicativos Gesproy SGR y Cuentas SGR según
corresponda, disponiéndolos para visualización de la entidad respectivamente. Así
mismo, de forma diaria podrá visualizarse la subsanación de los eventos en el caso
que el hecho generador del mismo haya sido atendido.
Es de resaltar que el proceso diario se interrumpe trimestralmente, cuando se adelanta

el proceso de comunicación de las alertas a las entidades.
• Para los Eventos manuales la periodicidad de generación es mensual, los

profesionales que prestan sus servicios a la Dirección de Vigilancia de las Regalías
revisan la información y adelantan las validaciones necesarias que permiten la
generación o subsanación de los eventos de alertas manuales.
Proceso de Comunicación de las alertas
• De forma trimestral, dentro de los 20 días siguientes al cumplimiento del plazo para la
aprobación y envío en los aplicativos del SMSCE, de la información del último mes del
trimestre, se adelantará el proceso de comunicación de las alertas y sus eventos a las
entidades beneficiarias de recursos del SGR y ejecutoras de proyectos, mediante
oficio enviado a los correos registrados de los usuarios vigentes para la entidad.
Como se señaló anteriormente, mientras se adelanta el envío de los oficios, el proceso

diario de generación se encuentra suspendido.
ESTADOS DE LOS EVENTOS
• Sin Subsanar: El hecho que dio origen al evento no ha sido corregido, ajustado o
reportado, razón por la cual el evento y por consiguiente la alerta se encuentra vigente.
• Subsanada: El hecho que dio origen al evento fue corregido, ajustado o reportado.
Versión 2.1
3. DESCRIPCIÓN DE LAS ALERTAS
3.1. ALERTA POR NO REPORTE DE INFORMACIÓN
Código Evento EJ-1-01 (Automática)

Descripción: Proyectos sin información registrada en Gesproy-SGR.
Observación: Proyectos aprobados que de acuerdo con su estado no han registrado la
totalidad de la información.
Para Subsanar: Desde el aplicativo Gesproy-SGR, se debe verificar que cada una de las pestañas
cuente con el registro ACTUALIZADO de la información, de las variables mínimas requeridas de
acuerdo con el estado en que se encuentre el proyecto (Sin contratar, en proceso de contratación,
contratado sin acta de inicio, contratado en ejecución, terminado, para cierre y cerrado). Se
precisa, que, si alguna de las causales del evento de alerta no ha sido superado, la alerta no se
subsanara.
A continuación, se relaciona el listado de las variables mínimas requeridas para cada uno de los
estados de los proyectos, si el estado del proyecto al corte de comunicación de la alerta tiene
asociado un estado diferente al registrado al momento de validación, se deben subsanar las
variables que correspondan con el ultimo estado del proyecto registrado.
Versión 2.1
En Proceso Contratado Contratado
Gesproy SGR Sin Para
Variable de Sin Acta en Terminado Cerrado
Modulo y Sección Contratar Cierre
Contratación de Inicio Ejecución
Entidades
Representante Legal Todas las variables X X X X X X X
Contactos Proyecto Todas las variables X X X X X X X
Acuerdos
Acuerdo Aprobación Todas las variables X X X X X X X
Requisitos
Cumplimiento
Todas las variables X X X X X X
Requisitos
Presupuestal
Rubros Descripción del Rubro X X X X X X X
Incorporación
Todas las variables X X X X X X X
Presupuestal
Información de CDPS Todas las variables X X X X X X
Detalle de los CDP Todas las variables X X X X X X
Planeación
Programación
Todas las variables X X X X X X X
Precontractual
Programación Inicial Todas las variables X X X X X X X
Contratación Todas las variables X X X X X
Ejecución Todas las variables X X X X
Procesos
Proceso Precontractual Todas las variables X X X X X X
Numero de CDP
CDP (asociación) X X X X X X
relacionado
Contratos
Adicionar Contrato Todas las variables X X X X X
Contrato Obra y
Relacionar contrato Contrato de X X X X
Interventoría
Valor Aportado al
Recursos Regalías X X X X X
contrato
Todas las variables
Registro Presupuestal Afectación CDP X X X X X
y Detalle de fuentes
Acta de inicio o su
X X X X
similar
Actas de Contratos Acta de liquidación o
acta de liquidación no X X
requiere
Amparos Contrato Todas las variables X X X X
Pagos del Contrato Todas las variables X X
Registro Fotográfico Todas las variables X X X X
En Proceso Contratado Contratado

Gesproy SGR Sin Para
Variable de Sin Acta en Terminado Cerrado
Modulo y Sección Contratar Cierre
Contratación de Inicio Ejecución
Indicadores
Reportar Avance meta
Todas las variables X X X
de producto
Reportar Avance meta
Todas las variables X X X
de indicador
Aprobación
Ingresar Aprobación Todas las variables X X X X X X X
Cierre
Ingresar acto
Todas las variables X
administrativo de cierre
Previo al cargue y reporte de información se debe verificar con el perfil de “Aprueba y envía” en
el botón de “Administrador de Usuarios” que el perfil del usuario “Elabora y Revisa” para el
aplicativo Gesproy – SGR se encuentre habilitado para modificar el respectivo proyecto, es decir
que el proyecto se encuentre asociado al usuario que va a registrar la información.
Versión 2.1
Para orientaciones referentes al registro de información en cada una de las pestañas del aplicativo
Gesproy-SGR consulte el material complementario y los videos tutoriales que se encuentran en la
página del SGR. https://www.sgr.gov.co/Inicio.aspx
Nota: Se recomienda que el registro de información se realice de manera secuencial cronológica.

Se incorporo en la generación de la alerta la información que debe ser registrada por parte de la
entidad designada para la interventoría, cuando dicha entidad sea diferente al ejecutor del
proyecto.

Descripción: Proyectos sin aprobación y envío del último período de corte en Gesproy-SGR.
Observación: Este evento se genera cuando se ha registrado la información en Gesproy-
SGR, pero no se ha surtido el paso correspondiente a la pestaña “Aprobación
información” por parte del usuario del perfil de “Aprueba y Envía”, en alguno
de los proyectos ejecutados por la entidad. Es de precisar que el plazo para que
la entidad ejecutora registre, apruebe y envíe la información de la ejecución de
los proyectos, es hasta el día 15 del mes siguiente al de su reporte3.
Para Subsanar: Ingrese al aplicativo con el usuario y contraseña del perfil de “Aprueba y Envía”
el cual es asignado al Representante Legal de la entidad ejecutora del proyecto o a quien este
haya delegado.
3
Circular 062 del 11 de septiembre de 2013
Versión 2.1
1. Ingrese al proyecto que le está generando el evento dando clic sobre el hipervínculo que se
encuentra en el número BPIN.
2. Verifique que la información registrada en cada una de las pestañas del aplicativo corresponde
con el estado actual del proyecto y que es consistente con los documentos que lo soportan,
de lo contrario a través del perfil “Elabora y Revisa” se debe realizar el registro de información
respectiva.
Versión 2.1
3. Una vez verificado que la información registrada en el aplicativo se corresponde con el estado
actual del proyecto y de la gestión adelantada, con el perfil de “Aprueba y Envía” se ingresa
a la pestaña “Aprobación”.
4. Desde el botón “Adicionar Aprobación de reporte de información”, apruebe el período

(mes) o los períodos que se encuentran pendientes de ser aprobados, iniciando desde el más
antiguo al más reciente (siempre que aplique). Si requiere realizar un comentario que sea
relevante a tener en cuenta, descríbalo en el campo sugerido para ello.
Una vez ingresada la información de clic al botón “GUARDAR”.
Recuerde que la entidad ejecutora tiene hasta el día 15 (puede hacerse antes del 15) del mes
siguiente de cada período para aprobar y enviar la información actualizada del proyecto, por
ejemplo, para reportar, aprobar y enviar la información de noviembre de manera oportuna,
tiene hasta el día 15 de diciembre. La información podrá ser aprobada con posterioridad al día
indicado, pero será considerada extemporánea.
Recuerde que todos los períodos deben ser aprobados desde que el proyecto migre
desde la plataforma SUIFP-SGR al aplicativo GESPROY-SGR y hasta que el proyecto
cuente con acto administrativo de cierre y tal información se registre y apruebe en el Gesproy-
SGR.
Si el proyecto se encuentra en estado “terminado”, continúe aprobando y enviando la

información mensualmente dentro de los plazos establecidos, hasta que el mismo se
encuentre en estado “Cerrado” en el Aplicativo Gesproy, una vez el proyecto ha alcanzado
este último estado, se aprobó y envió el período en el cual se subió el acto administrativo de
cierre, cesa la obligación de la entidad para el reporte de información para ese proyecto.
Si el proyecto fue desaprobado por el OCAD respectivo, el acuerdo de desaprobación fue

registrado y el proyecto fue actualizado en SUIFP con el estado “Desaprobado”, esto no es
suficiente para que migre dicha información a GESPROY, el equipo de monitoreo realiza una
validación previa que consiste en validar que el proyecto no tenga alertas, procesos
precontractuales y pagos registrados, una vez se confirma tal situación se solicita
internamente el cambio de estado en GESPROY.
Es preciso aclarar que durante el tiempo que tarde en migrar el estado desaprobado de la
plataforma SUIFP a GESPROY-SGR, la entidad tiene la obligación de aprobar y enviar el
informe mensual hasta que sea actualizado el estado en GESPROY-SGR.
Versión 2.1

Descripción: Cuenta (s) Maestras sin Aprobación y Envío del último período de corte en
CUENTAS-SGR
Observación: Consolida el no reporte de información de las 3 cuentas maestras o la cuenta
maestra que pertenezca a la entidad.4
Las entidades beneficiarias de asignaciones directas, Fondos y SGR-Fonpet del SGR que cuenten
con cuenta maestra autorizada en el marco del artículo 44 de la Ley 1530 de 2012 5 reportarán la
información de la cuenta bancaria y las inversiones temporales de liquidez constituidas con dichos
recursos dentro de los 15 primeros días de cada mes a través del aplicativo de cuentas – SGR.
Para Subsanar: Una vez la entidad ingrese a la plataforma debe reportar la información de la
cuenta maestra autorizada en el módulo denominado: “Reporte de Asignaciones Directas,
reporte Desahorro Fonpet-SGR y Reporte de fondos SGR” conforme la imagen:
Las entidades beneficiarias de recursos de Fortalecimiento y de los Fondos del SGR (FDR, FCR,
FCTeI y 0,5% Municipios Ribereños del Río Grande de la Magdalena y Canal del Dique) que
cuenten con cuenta maestra registrada en marco del artículo 4 del Decreto 817 de 20146 compilado
en el Artículo 2.2.4.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015 deben reportar la información de la cuenta
bancaria y las inversiones temporales de liquidez constituidas con dichos recursos dentro de los
15 primeros días de cada mes a través del aplicativo de Cuentas – SGR.
Las entidades que hayan efectuado desahorros de FONPET-SGR, deberán reportar la cuenta
bancaria y las inversiones temporales de liquidez constituidas con dichos recursos dentro de los
15 primeros días de cada mes a través del aplicativo de Cuentas – SGR.
4 Circular No. 002 del 8 de noviembre de 2012

5 Por la cual se regula la organización y funcionamiento del Sistema General de Regalías
6 Por el cual se modifican parcialmente los decretos 1949 de 2012 y 414 de 2013 y se dictan otras disposiciones, en relación con
el Sistema General de Regalías

Versión 2.1
La cuenta y el periodo de aprobación y envió de Asignaciones Directas, Desahorro Fonpet-SGR y

Reporte de fondos SGR, se visualizará en la observación del evento de alerta generado.
Para orientación de la forma del reporte de información puede consultar el manual de usuario, los
videos tutoriales y el material de ayuda dispuesto en el vínculo https://www.sgr.gov.co/Inicio.aspx.
Nota: Las entidades, que tengan vigentes los eventos de alerta EJ-2-01 “Cuenta de Asignaciones
Directas sin Aprobación y Envío del último período de corte en CUENTAS-SGR” y EJ-2-02 “Cuenta
de Fondos SGR sin Aprobación y Envío del último período de corte en CUENTAS-SGR” los cuales
fueron unificados en el evento de alerta relacionado anteriormente, deberán ser reportados hasta
el periodo para el cual se generó la alerta de forma independiente.
3.2. ALERTA POR INFORMACIÓN INCONSISTENTE

Proyectos con contratos en GESPROY-SGR sin registro de acta de inicio o
Descripción:
similar.
Observación: Este evento se genera cuando para los contratos registrados en el proyecto,
no se ha reportado el acta de inicio en la sección “actas de contrato” que se
encuentra en la pestaña “Contratos Proyecto”.
Nota: Si la entidad ha suscrito contratos o ha expedido actos administrativos
que ejecutan los recursos del proyecto que por su naturaleza no requieren
acta de inicio, seleccione en “Tipo de Acta”, la opción “Acta de Inicio No
Requiere”
Para Subsanar:
1. Ingrese a la pestaña “Contratos”

Versión 2.1
2. De clic en el icono “binóculo” en el margen izquierdo del contrato.
3. Desplace el cursor hacia abajo de la pantalla y busque la sección “Actas del contrato” y
de clic en crear Actas del contrato.
4. Despliegue las opciones que se presentan en tipo de acta y escoja “Acta de Inicio”
Versión 2.1
5. Diligencie la información solicitada en los campos con base en el documento; al terminar

de clic en el botón “GUARDAR”
En caso de que el contrato por su naturaleza no requiera acta de inicio, se deben seguir los mismos
pasos, no obstante, se registra “Acta de inicio no requiere”

Descripción: Proyectos con tiempo de programación terminado y con avance físico menor
al 100%
Observación: Este evento se genera cuando el tiempo programado por la entidad ejecutora
para la ejecución de las actividades en la programación inicial o programación
actual del proyecto se ha cumplido, sin embargo, a la fecha de generación de
la alerta la ejecución física reportada es inferior al 100%.
Este evento es de tipo informativo y busca poner de presente al ejecutor del no cumplimiento de
la oportunidad en la ejecución del proyecto de acuerdo a su programación.
Versión 2.1
Para Subsanar:
1. Verifique en la pestaña de “Planeación”, el horizonte de ejecución programado que

actualmente tiene registrado el proyecto:
2. Si a la fecha de corte, la programación inicial o actual no refleja la realidad del avance físico
del proyecto, se procede a realizar la actualización de la información, según corresponda y
sea consistente con la realidad, conforme las instrucciones del Manual de Usuario “Cargue de
ejecución”.
3. Si el último mes de la programación registrada en el Gesproy-SGR es anterior frente a la fecha

de corte y la ejecución física del proyecto aún no ha alcanzado el 100%, proceda a realizar la
reprogramación en tiempo de este, ajustando el horizonte de ejecución mediante el
procedimiento descrito en el Manual de Usuario “Cargue de reprogramación”.

Descripción: Proyectos con pagos registrados en CUENTAS-SGR y sin contrato registrado
GESPROY-SGR
Versión 2.1
Observación: Este evento se genera cuando se identifican pagos ingresados en el aplicativo
de Cuentas-SGR respecto de contratos que no se encuentran registrados en
el aplicativo Gesproy–SGR.
Para Subsanar: La situación antes señalada puede derivar de tres razones posibles, la primera
que el contrato no se encuentre registrado en el aplicativo Gesproy-SGR, la segunda, que
teniendo el contrato no esté afectado el CDP con el registro presupuestal RP y la tercera, que
encontrándose registrado, en el aplicativo de cuentas al momento de informar el pago no se asoció
de forma adecuada el código BPIN del proyecto y el número de contrato sobre el cual se adelantó
el egreso de los recursos.
1. En el primer evento, cuando el contrato no se encuentra registrado en el aplicativo

Gesproy-SGR, en la pestaña de “Contratos”, se debe proceder a registrarlo, para lo cual
debe adelantar las instrucciones del Manual de Usuario Gesproy-SGR, Sección
CONTRATOS OBRA – INTERVENTORIA / Pasos Creación Contratos.
2. Para el segundo caso, se debe asociar el RP al CDP y detallar las fuentes de financiación
del contrato.
3. Para el tercer caso se debe verificar en el aplicativo Cuentas-SGR, módulo de

“Homologación de Contratos Cuentas – Gesproy-SGR” los pagos allí registrados,
validando si en dicho módulo se encuentra relacionado un pago asociado al código BPIN
del proyecto que generó el evento, caso en el cual debe asociarse dicho pago al contrato
correspondiente.

Descripción: Proyectos con monto de contratación mayor al valor del proyecto.
Observación: El evento se genera en el caso que la sumatoria de valores contratados para
un proyecto en particular sea mayor a los valores de las fuentes aprobadas al
mismo por el OCAD y registradas en SUIFP-SGR (MGA).
Para Subsanar:
1. Verifique en la pestaña de “Contratos” que los contratos cargados en el aplicativo Gesproy-

SGR y sus valores sean los correctos. Así mismo, valide si el valor del contrato incluye montos
de recursos que corresponden a otros proyectos, caso en el cual el contrato debe tener
marcada la opción de “contratos multiproyecto” y debe tener diferenciado el monto del contrato
que sí corresponde al proyecto objeto de validación.
2. Si los contratos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR no ejecutan múltiples proyectos y

sus valores son correctos, el evento se genera debido a que el valor de las Fuentes de
Financiación aprobadas por el OCAD, es insuficiente para cubrir dichos compromisos; por lo
cual debe verificar si para la financiación del contrato se consideraron fuentes o montos
adicionales a los aprobados por el OCAD, caso en el cual deben registrarse en la pestaña de
“Fuentes”, ingresando por Otras Fuentes de financiación, conforme las instrucciones del
manual de usuario Gesproy- SGR opción FUENTES
Versión 2.1
3. En caso de que haya sido un error por parte de la entidad al registrar el valor del contrato,
debe ajustar el valor del contrato. Ahora bien, para los casos en que el contrato es
multiproyecto, tendrá que modificar el valor del contrato y el valor del contrato para el proyecto
editando la sección “Detalle Proyectos Destino por Contrato” (ver manual de Gesproy -Detalle
Proyectos Destino por Contrato-)
4. De otra parte, si los contratos registran el valor correcto, pero corresponden a contratos
multiproyecto que no se encuentra registrados de esta forma, realice los ajustes respectivos,
conforme el manual de usuario Gesproy-SGR numeral Sección Detalle- Pestaña Información
de Contratos Opción “Detalle proyectos destino por contrato”.

Descripción: Proyectos con más de 6 meses de aprobados y sin registro de contratación
en Gesproy-SGR
Observación: Este evento se genera cuando han transcurrido más de 6 meses desde la
aprobación y migración del proyecto al aplicativo Gesproy-SGR y no registra
inicio de procesos precontractuales o adjudicación de contratos.
Para Subsanar: El evento se puede derivar de dos situaciones: la primera, que la entidad no haya
registrado la información de procesos de selección o contratos adelantados con cargo al proyecto;
y la segunda, que a la fecha de reporte de la información no se haya adelantado procesos de
selección o suscritos contratos con cargo a los recursos del proyecto.
1. En el primer caso se debe realizar el registro de la información pendiente, para lo cual en la

pestaña de “Gestión precontractual” registre el(los) proceso(s) de contratación llevados a
cabo en desarrollo del proyecto, conforme el Manual de Usuario Gesproy-SGR o en la pestaña
de “Contratos Proyecto” registre el(los) contrato(s) suscrito(s) a través de los procesos de
contratación cargados en el módulo “Gestión Precontractual”; conforme el Manual de
Usuario Gesproy-SGR.
2. En el segundo caso, se aprueba y envía la información disponible y actualizada del proyecto.

Versión 2.1
Descripción: Proyectos en estado TERMINADO con ejecución de indicadores por valor
inferior al 100% o inconsistente superior al 120% de la meta programada.
Observación: El aplicativo identifica los proyectos terminados con indicadores cuya
ejecución es inferior al 100% o inconsistente superior al 120%.
Para Subsanar: Ingrese a la pestaña de “Indicadores” para efectos de verificar el cumplimiento

de las metas de producto, una vez confirmada esta información, proceda a ingresar a la pestaña
citada en donde se registrará el avance de ejecución correspondiente a los indicadores del
proyecto.
En caso de que alguno de los indicadores del proyecto terminado sea menor del 100%, podrá
seleccionar de una batería de opciones la justificación correspondiente para la no ejecución de los
indicadores de producto y poder así cerrar el proyecto.

Descripción: Proyectos en ejecución sin reporte de variación en el avance físico en los
últimos tres meses
Observación: El aplicativo identifica los proyectos en estado CONTRATADO EN

EJECUCION y que en los últimos 3 meses a la validación de la alerta no
presenta variación en el avance físico
Para Subsanar: En la pestaña de planeación se verifica que alguna de las actividades presente
ejecución física y que en los tres periodos anteriores al actual no registre información de avance
físico, una vez confirmada esta información, proceda a registrar o actualizar el avance físico del
proyecto por cada una de las actividades programadas.
Nota: La alerta NO se genera cuando el proyecto no presenta movimiento en el avance en los

últimos tres meses y todos sus contratos están liquidados o suspendido, y las actas
correspondientes se encuentran debidamente registradas en el aplicativo.
Versión 2.1

Descripción: Proyectos con pagos registrados por valor superior al monto aprobado.
Observación: El evento se genera cuando la sumatoria del valor bruto de los pagos
aplicados al proyecto (en los aplicativos de cuentas–SGR (para recursos
SGR) y Gesproy-SGR (para los recursos diferentes del SGR)) es superior al
valor total del proyecto.
Para Subsanar:
1. Inicialmente verifique en la pestaña “Proyecto” que las fuentes de financiación

correspondan a los valores aprobados por el OCAD y registrados en SUIFP, dado que
estos migran directamente al aplicativo GESPROY-SGR.
2. En caso en que las fuentes registradas en SUIFP no correspondan a lo definido en el

acuerdo del OCAD, acudir a la Secretaría Técnica del OCAD y solicitar se realice la
corrección correspondiente en el aplicativo SUIFP-SGR, de tal forma que la información
de las fuentes de financiación corresponda con el acuerdo de aprobación del proyecto.
3. Verifique que los pagos realizados a cada uno de los contratos del proyecto “Contratos”
ingresando por el “ ” que se encuentra en margen izquierda y pestaña “Pagos del
contrato” parte superior izquierda que lo registrado se encuentra de manera correcta,
debidamente actualizado y corresponda a la realidad del proyecto.
Versión 2.1
Recuerde que los pagos con recursos del SGR (Fondos de Compensación Regional,
Fondo de Desarrollo Regional y recursos de Asignaciones Directas y 0,5% de Municipios
Rivereños del Rio Grande de la Magdalena y Canal del Dique) y recursos de Desahorro
Fonpet-SGR se registran en el aplicativo Cuentas-SGR, de donde migran al Gesproy-
SGR, conforme a la circular externa 002 del 8 de noviembre de 2012 expedida por el DNP.
Los pagos con recursos del SGR cuya fecha sea previa al 1 de marzo de 2013 y los pagos
efectuados con fuentes de financiación diferentes del SGR (independientemente de la
fecha de realización) deben registrarse manualmente desde el aplicativo Gesproy-SGR,
ingresando por módulo de “Contratos” allí en la opción “Pagos del contrato” se crea
manualmente el pago.
Verifique si la sumatoria de los pagos reportados en cada contrato equivale a los pagos
realizados a la fecha, en caso contrario, se debe validar las situaciones señaladas en los
numerales 3, 4 y 5 siguientes.
4. Si ha registrado un mismo pago en el aplicativo de Cuentas-SGR y de forma manual en el

Gesproy-SGR, debe realizar el ajuste correspondiente de acuerdo a su fuente de
financiación, conforme a las reglas definidas en el numeral 3 anterior.
Versión 2.1
5. Si la inconsistencia se presenta en los pagos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR,
deben realizarse los respectivos ajustes con el perfil “Elabora y Revisa”.
6. Recuerde verificar para aquellos contratos sobre los que se realizaron pagos de anticipos
que fueron registrados en el aplicativo, que en los pagos siguientes se haya afectado
debidamente la amortización de tal anticipo.
7. Por último, valide si el proyecto es financiado con recursos que no fueron aprobados por
el OCAD, de ser afirmativo deben registrarse en la pestaña de “Fuentes”, ingresando por
Otras Fuentes de financiación, conforme las instrucciones del manual de usuario Gesproy-
SGR opción FUENTES
Si se evidencian inconsistencias en la información reportada desde la Tesorería o Secretaria de

Hacienda de la entidad, se debe proceder a efectuar los ajustes en el aplicativo de Cuentas –SGR.
La elaboracion de ajustes se compone por dos pasos, los cuales deben ser seguidos en su orden
estricto.
PRIMER PASO: Anulación del movimiento equivocado en un periodo anterior ya cerrado.
Determine si el ajuste procede en la cuenta de Asignaciones directas, en la cuenta de Fondos y

de desahorro FONPET-SGR oprima sobre la opcion, según corresponda.
Siguiente: Los ajustes proceden en un mes actual, en un periodo es estado “En elaboración”;
ingrese a dicho mes como si fuese a reportar un movimiento:
Versión 2.1
Siguiente: Agregar Movimientos Consolidados de la cuenta:
Siguiente: Se selecciona la opción que se va a ajustar, si es INGRESO o EGRESO y en el

concepto, ubicar la opción “Ajuste (cancelación de detalles reportes anteriores)”:
Siguiente:
Cual: Se debe indicar el por qué se realiza el ajuste y cuál es el periodo que se ajusta.
Justificación: La entidad debe justificar por qué se realiza el ajuste.
Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el periodo (que siempre será anterior)
y la cuenta bancaria sobre la cual se está efectuando el ajuste.
Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el movimiento o concepto que va a
ajustar, allí se debe ubicar la opción concepto y valor.
Versión 2.1
Al picar sobre el botón “Guardar” se entenderá que el movimiento anterior fue anulado y con esto
se habrá efectuado el primero paso del ajuste.
Siguiente: Si el concepto que está ajustando, tiene detalle de movimiento, se debe ingresar el
ajuste hasta dicho detalle y escoger el movimiento, para el caso, el sistema habilitara una flecha
de color verde, si no, cerciórese que el valor ajustado este en valor “negativo”
SEGUNDO PASO: Creacion del nuevo movimiento corregido
Para ingresar el nuevo movimiento, se debe entrar a la opción “Agregar Movimientos Consolidados
de la Cuenta”:
Versión 2.1
Tipo: se debe ingresar el tipo de movimiento INGRESO o EGRESO, es de aclarar que debe
corresponder al mismo tipo del movimiento que se anuló en los pasos anteriores.
Concepto: ingresar el concepto de pago o ingreso corregido, este puede obedecer a pagos de
proyectos, pagos de recursos de fortalecimiento, entre otros.
Este detalle del movimiento hace parte de una corrección: es imprescindible que la respuesta
sea SI.
Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el periodo y la cuenta sobre la cual se
está ajustando, debe ser igual al ajustado en los pasos anteriores.
Al picar sobre el botón “Guardar” se entenderá que el nuevo movimiento fue creado, si el concepto
ingresado tiene detalle se debe registrar, en caso contrario allí mismo aparecerá la opción de valor.
Como datos adicionales, siempre tenga en cuenta que el ajuste se compone de dos pasos, estos
se deben efectuar uno a uno.
Si solo realiza el paso uno (1) los saldos en bancos del periodo anterior se modificarán.
Versión 2.1
Los pagos registrados en el aplicativo Cuentas-SGR, se deben realizar los ajustes en dicho
aplicativo, conforme los pasos consignados en el presente documento en la alerta EJ-2-05.

Descripción: Pagos registrados por valor superior al monto asignado para el
Fortalecimiento (de la gestión y reporte de información al SMSCE y de la
secretaría técnica del OCAD).
Observación: El evento se genera cuando los pagos registrados (en el aplicativo de cuentas
– SGR) por concepto de fortalecimiento de la gestión y reporte de información
al SMSCE y de fortalecimiento de las secretarias técnicas del OCAD, supera
los recursos asignados para fortalecimiento a la entidad.
Para Subsanar:
1. Verificar el valor de las asignaciones por concepto de fortalecimiento de la gestión y

reporte de información al SMSCE y de fortalecimiento de las secretarias técnicas del
OCAD, para ello puede utilizar como herramienta la pestaña de saldos del aplicativo
Cuentas-SGR. Para lo cual debe ingresar al módulo de fortalecimiento – SMSCE, dar clic
en la pestaña de saldos y realizar el análisis respectivo del reporte.
2. Validar que los pagos realizados a través del aplicativo Cuentas-SGR, sean consistentes
con los soportes documentales, con los conceptos de fortalecimiento de la gestión y
reporte de información al SMSCE y de fortalecimiento de las secretarias técnicas del
OCAD, y en caso de encontrar diferencias deben realizar el procedimiento denominado
ajuste, consignado en el presente documento en el evento EJ-2-05.
Código Evento EJ-2-17 (Manual)

Información reportada en CUENTAS-SGR Inconsistente frente al sistema
Descripción: PISIS (Plataforma por medio del cual la entidad Bancaria reporta en medio
electrónico el extracto de bancos al SMSCE del SGR).
Observación: Una vez realizada la revisión por parte de la Dirección de la Vigilancia de las
Regalías del DNP de la información reportada en el aplicativo de Cuentas-
SGR por la entidad y la información reportada por las entidades bancarias a
través del aplicativo PISIS se evidencian diferencias en los pagos, sus fechas
y/o beneficiarios.
Para Subsanar: La entidad ejecutora debe realizar un diagnóstico de la información registrada en

el aplicativo de Cuentas SGR, frente a los movimientos realmente consignados en el extracto
bancario. Primero, determine el número de la cuenta sobre la cual se generó la alerta (cuenta de
directas, cuenta de fondos o cuenta de Desahorro Fonpet), después, revise la cifra que está
generando la diferencia entre registros.
Si la alerta se generó por una equivocación en el registro de información en el aplicativo de

Cuentas- SGR, debe proceder a efectuar los ajustes respectivos, buscando que las cifras o los
beneficiarios de los pagos coincidan con los registrados en los extractos bancarios; para el efecto,
se deben hacer los ajustes que se consideren en el aplicativo, conforme los pasos señalados en
el presente documento en el evento EJ-2-05.
Versión 2.1

Descripción: Reporte de movimiento por redención de inversiones en CUENTAS - SGR sin
registro de la constitución de inversiones financieras.
Observación: El evento deriva del reporte por parte de la entidad de un movimiento de
ingreso por la redención de inversiones financieras, en una cuenta bancaria
del SGR sobre la que en los períodos anteriores no ha reportado la
constitución de inversiones financieras.
Para Subsanar: La entidad territorial debe revisar la información reportada para analizar y
evidenciar el movimiento que generó el evento y verificar si realmente se efectuó redención de
inversiones financieras con los recursos del SGR, caso en el cual pueden presentarse las
siguientes situaciones:
1. La entidad realizó inversiones financieras y no registró la misma en el período correspondiente

o registró de forma errónea el mencionado egreso, caso en el cual debe proceder a registrar
o ajustar la información del egreso en el período que se encuentre en elaboración.
2. La entidad no adelantó inversiones financieras con cargo a los recursos del SGR, caso en el
cual se debe efectuar la correspondiente corrección del registro de ingreso que originó el
evento, y en caso de encontrar diferencias deben realizar el procedimiento denominado ajuste,
consignado en el presente documento en el evento EJ-2-05.

Descripción: Proyectos desaprobados con transferencias o giro de recursos sin reintegrar
Observación: El evento deriva en el momento que el Ministerio de Hacienda y Crédito
Publico gira recursos de los Fondos –SGR a una entidad ejecutora y el
proyecto de inversión al cual se situaron los recursos aparece desaprobado
en el sistema SUIFP – SGR.
Para Subsanar: El evento se subsana en dos pasos:
1. La entidad debe efectuar el reintegro del total de los recursos girados y no ejecutados del
proyecto desaprobado al Ministerio de Hacienda y Crédito Público conforme las directrices
para estos reintegros, para el caso, la Circular Externa 14 de 2014 expedida por dicha
entidad.
2. En el mes que se efectúa el reintegro, la entidad debe registrar en el aplicativo de Cuentas

- SGR dentro de la pestaña de la cuenta registrada que recibió los recursos del proyecto,
un egreso bajo el concepto de “Devolución de recursos por desaprobación de proyectos”;
este reintegro debe coincidir exactamente con el valor girado inicialmente por el Ministerio.
Versión 2.1
Código Evento ST-4-03 (Automática)
Descripción: Proyectos con valor aprobado registrado el sistema SUIFP-SGR diferente al
valor solicitado.
Observación: Los Órganos Colegiados de Administración y Decisión serán los encargados
de viabilizar y aprobar los proyectos de inversión que se financiarán con cargo
a los recursos del Sistema General de Regalías, previa verificación de la
disponibilidad de recursos certificado por el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público. 7
Una vez realizada la sesión de un OCAD, corresponde a la Secretaría Técnica

del mismo registrar en el SUIFP las decisiones tomadas en la sesión. En este
caso particular realizar el registro de la aprobación del proyecto o proyectos
aprobados.
Para SUBSANAR:
1. Ingresar al SUIFP-SGR por el enlace https://suifp-sgr.dnp.gov.co (Se recomienda el

navegador Mozilla Firefox)
2. En tipo de documento: seleccionar cédula, en número de documento de
identificación: digitar el usuario, finalmente escribir la contraseña y dar clic en ingresar.
7 Artículo 27 Ley 1530 de 2012.

Versión 2.1
3. Seleccionar el Rol de Secretaría Técnica.
NOTA: Sí se encuentra dentro del aplicativo SUIFP-SGR y requiere cambiar el rol a

Secretaría Técnica debe dirigirse a la parte superior derecha de la pantalla y seleccionar el rol.
4. Seleccionar del Menú y después la opción

“CORRECCIONES” como lo podemos ver en el siguiente cuadro:
Versión 2.1
5. Seleccionar la opción “Priorizar y Aprobar” como aparece en el círculo rojo del gráfico:
6. Seleccionar el OCAD al que se presentó el proyecto, digitar el número BPIN, seleccionar

la vigencia del proyecto de la lista desplegable y dar Clic en el botón :
7. Seguidamente le aparece la siguiente ventana, con información del proyecto al que se le

desea corregir la aprobación, haga clic en el lápiz :
Versión 2.1
8. Seleccionar la opción “Corregir Aprobación” ubicada en la parte inferior de la pantalla:
9. Una vez se haga el paso anterior se va a habilitar la opción de presupuestar y se podrá

diligenciar el valor correcto de aprobación, según el acuerdo de aprobación por favor
realizar lo siguiente:
a. Responder la pregunta si tiene o no Vigencias futuras.

b. Dar Clic en el botón “Presupuestar”.
c. Asociar el valor que aparece en la columna de Valor Solicitado con las columnas
de Vigencia Presupuestal (2012, 2013 – 2014, 2015 – 2016, 2017 – 2018) a la
cual pertenecen los recursos aprobados. (Haciendo Clic y escribiendo el valor
correspondiente).
d. Seleccionar la “Fecha de Aprobación” y “Número Acuerdo de Aprobación”, para
lo cual debe tener en cuenta el Acuerdo de Aprobación del proyecto.
e. Proceder a indicar el concepto de los tres delegados del OCAD y posteriormente
ingresar las observaciones de la aprobación.
f. Seleccionar “SI/NO” a la pregunta “¿El proyecto está financiado con
Rendimientos Financieros? Al seleccionar la opción SI se debe diligenciar el
valor del Rendimiento.
g. Dar clic en el botón “Verificar”.
GUÍA PARA SOLUCIÓN DE ALERTAS Fecha: 05 / 12 / 2018
Versión 2.1
10. Aparecerá el siguiente aviso:
11. Dar Clic en la opción APROBAR
12. Seleccionar en “Tipo de Documento” la opción Acuerdo de Aprobación, haga Clic en el botón
“Examinar” busque el Acuerdo de Aprobación del Proyecto o ajuste de este y haga Clic en la opción
“Subir Archivo”,
13. Aparecerá el siguiente aviso:
Calle 26 # 13 – 19 Código Postal 110311 Bogotá, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
DVR – SMSE - Equipo de Monitoreo Página 34 de 67

Versión 2.1
De esta manera se termina el proceso de corrección de la aprobación del proyecto.

Entidades que han aprobado recursos SGR por valor superior al límite del monto definitivo
Descripción:
de los recursos distribuidos y autorizados
Observación: Esta alerta verifica dos parámetros, en primer lugar, el valor de recursos del SGR aprobados
en los proyectos de inversión de la Entidad y el segundo parámetro el monto definitivo de
los recursos distribuidos y autorizados para la Entidad.
Para Subsanar: la entidad territorial deberá revisar para cada proyecto aprobado, los valores aprobados del
recurso del SGR constatando que lo consignado en los Acuerdos (Fuentes, Valores y Vigencias Presupuestales)
sea exactamente igual a lo registrado en el módulo de Aprobación del SUIFP-SGR. Esto respecto a la aprobación.
En segundo lugar, la entidad en cabeza de la tesorería o secretaría de hacienda, debe identificar los valores
distribuidos a la entidad por fuentes de financiación información contenida en SICODIS y la información de
proyectos aprobados en SUIFP v/s información que migra a GESPROY de dónde toma los recursos distribuidos
y autorizados.
Hecho lo anterior, la entidad podrá identificar si el problema es en la aprobación o en los recursos distribuidos…si
el problema es la aprobación, la entidad deberá realizar el proceso de corrección de la aprobación. Si el problema
es en los recursos, no sé realmente cómo subsanar.
1. Ingresar al SUIFP-SGR por el enlace https://suifp-sgr.dnp.gov.co (Se recomienda el navegador Mozilla

Firefox).
2. Ingresar al SICODIS por el enlace:
https://sicodis.dnp.gov.co/Reportes/EstadoPresupuestalSGR_v6.aspx

Versión 2.1

Proyectos aprobados sin registro en SUIFP del valor aprobado o con valor registrado de
Descripción:
aprobación de cero (0) pesos
Observación: Los Órganos Colegiados de Administración y Decisión serán los encargados de viabilizar y
aprobar los proyectos de inversión que se financiarán con cargo a los recursos del Sistema
General de Regalías, previa verificación de la disponibilidad de recursos certificado por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 8
Una vez realizada la sesión de un OCAD, corresponde a la Secretaría Técnica del mismo
registrar en el SUIFP las decisiones tomadas en la sesión. En este caso particular realizar
el registro de la aprobación del proyecto o proyectos aprobados.
Para SUBSANAR:
Seguir las indicaciones dadas para la subsanación de la Alerta ST – 4 - 03
3.3. ALERTA POR INFORMACIÓN INCOMPLETA

Descripción: Proyectos entre 6 y 12 meses desde la aprobación, sin registro de la certificación del
cumplimiento de requisitos de ejecución en Gesproy-SGR.
Observación: Este evento se genera de forma preventiva al mes 4, para los proyectos que no tienen
registrado en el aplicativo Gesproy-SGR, la información referente a la certificación de
cumplimiento de requisitos previos al acto administrativo de apertura de procesos de
selección.
Para Subsanar:
1. Verifique que la Secretaría Técnica del OCAD que aprobó el proyecto haya emitido la certificación de
cumplimiento de requisitos conforme a lo descrito en el Artículo 2.2.4.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015
y que dispone de dicho soporte.
2. Ingrese a la pestaña “Requisitos”
8 Artículo 27 Ley 1530 de 2012.


Versión 2.1
3. De clic en el Botón “Crear cumplimiento requisitos para contratación”
4. Ingrese la información que se solicita en la pantalla que se despliega, una vez registrada la información
de clic al botón “GUARDAR”

Versión 2.1
En el caso que el proyecto corresponda a fase 3, y requieran licencias y permisos deberá proceder con lo
indicado en el numeral (5).
5. En la pestaña de requisitos información tipo de proyecto (fase 3), registrará la información de solicitud y
aprobación de prorroga efectuada ante la secretaría técnica del OCAD (la cual debe ser antes del
vencimiento para que se expida el certificado de acreditación de requisitos de ejecución.
Nota: La alerta se genera en el proceso diario de manera preventiva a los 4 meses desde la fecha de aprobación
del proyecto y a los 10 meses si prorrogo el plazo en el registro del cumplimiento de requisitos.

Descripción: Proyectos con más de 12 meses desde la aprobación, sin registro de la certificación
del cumplimiento de requisitos de ejecución en Gesproy-SGR.
Observación: Este evento se genera cuando el proyecto cuenta con más de 12 meses desde su
aprobación y no se ha registrado en el Gesproy-SGR la certificación de cumplimiento
de requisitos previos al acto administrativo de apertura de procesos de selección
expedido por la Secretaría Técnica del OCAD que aprobó o las que aprobaron el
proyecto.

Versión 2.1
Para Subsanar:
1. Verifique que la Secretaría Técnica del OCAD que aprobó el proyecto haya emitido la certificación de
cumplimiento de requisitos conforme a lo descrito en el Artículo 2.2.4.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015
y que dispone de dicho soporte.
2. Ingrese a la pestaña “Cumplimiento de Requisitos”
3. De clic en el Botón “Crear cumplimiento requisitos para contratación”
4. Ingrese la información que se solicita en la pantalla que se despliega, una vez registrada la información
de clic al botón “GUARDAR”, es de precisar que dicho documento se expide posterior a la fecha del
acuerdo de aprobación del proyecto por parte del OCAD.

Versión 2.1
Si han transcurrido los 6 meses iniciales otorgados por la norma y la entidad ejecutora no cuenta con la
Certificación de Cumplimiento de requisitos previos al acto administrativo de apertura de procesos de selección
y solicitó prórroga al OCAD a través de la Secretaría Técnica del mismo por otros 6 meses, si la decisión del
OCAD es que el proyecto no ha cumplido con los requisitos, debe indicar las razones dadas por la secretaría
técnica para la no expedición de dicho documento y proceder a la liberación de recursos.

Descripción: Proyectos sin programación con más de 6 meses de aprobación o en estado “Contratado
en ejecución”
Observación: Este evento se genera cuando la entidad ejecutora no ha cargado la programación inicial
en la pestaña de “Planeación” del aplicativo Gesproy.
Para Subsanar:
1. Ingrese a la pestaña “Planeación”.

2. Proceda con el registro de la programación inicial conforme a lo descrito en el Manual de usuario
GESPROY – SGR Cargue PROGRAMACIÓN INICIAL

Versión 2.1

Descripción: Proyectos con contratos de obra pública en ejecución o terminados sin cargue de registro
fotográfico en GESPROY-SGR.
Observación: Este evento se genera cuando la entidad ejecutora ha registrado información de contratación
o ejecución física parcial o total del contrato o contratos, pero no ha reportado el registro
fotográfico del mismo.
Para Subsanar: Realice el cargue del registro fotográfico del proyecto, para lo cual debe proceder con lo descrito
en el Manual de usuario GESPROY–SGR Sección Detalle – Pestaña Registro Fotográfico.

Descripción: Proyectos contratados sin registro en GESPROY-SGR del contrato de interventoría y/o
designación de Supervisión.
Observación: Este evento se genera cuando en la pestaña de contratos la entidad ejecutora ha registrado
contratos del proyecto sobre los que no se ha definido o asociado la supervisión de contratos
y/o contratos de Interventoría.
Para Subsanar: Proceda a registrar la información de los contratos de Interventoría o la designación de la

supervisión, según sea el caso, de acuerdo con lo descrito en el Manual de usuario GESPROY – SGR Sección
Supervisión de contratos, y/o Sección CONTRATOS DE OBRA – INTERVENTORÍA.

Descripción: Proyectos sin registro de acuerdo y fecha de aprobación en GESPROY-SGR.
Observación: Este evento se genera cuando en el aplicativo Gesproy-SGR no se ha registrado la
información del Acuerdo de Aprobación del proyecto.
Para Subsanar: En la pestaña “Acuerdos”, registre la información del Acuerdo expedido por el respectivo OCAD
en el cual se da cuenta de la aprobación del proyecto (Número del acuerdo, fecha, y OCAD que lo emite).

Descripción: Contratos sin Asociación de fuentes de financiación o con valor asociado diferente del
mismo.
Observación: Este evento se genera cuando al (a los) contrato(s) registrado(s) en el aplicativo Gesproy-
SGR no se le ha asociado fuente de financiación que soporte el valor total del mismo, o el
valor total de las fuentes es diferente al valor total del contrato.

Versión 2.1
Para Subsanar: Remítase al manual del usuario de Gesproy y en la sección “Aspectos Financieros del
Contrato” “Pasos relacionar Fuentes Financiación a Contratos” verifique el caso en el que aplique y siga los
pasos.

Descripción: Proyectos con más de 6 meses de TERMINADO sin registro de cierre en el aplicativo
GESPROY-SGR
Observación: Este evento se genera cuando el proyecto ha cumplido con los criterios establecidos para
registrar el estado terminado y no ha registrado el cierre del mismo.
Para Subsanar: La entidad debe dar clic en el botón “VERIFICAR REQUISITOS CIERRE” para que el sistema
verifique los requisitos exigidos para el cierre del proyecto. Si la entidad cumple todos los requisitos exigidos
excepto la alerta en mención, debe volver a pulsar el botón “VERIFICAR REQUISITOS CIERRE” para que
subsane la alerta y le deje avanzar de estado terminado, ha estado “para cierre” y de esta manera se activa el
botón correspondiente para que la entidad pueda proceder a incluir el “Acto Administrativo de Cierre”, una vez
confirmada esta información, proceda a ingresar el acto administrativo de cierre del proyecto. (El archivo a cargar
no puede exceder más de 3 megabyte)

Versión 2.1

Descripción: Proyectos en riesgo de liberación de recursos sin la apertura del proceso de selección
Observación: El aplicativo identifica los proyectos que tienen reportado el certificado de cumplimiento de
requisitos previos al inicio de la ejecución y no han registrado el inicio del proceso de
selección al periodo de corte.
Para Subsanar: En la pestaña de contratos-procesos se debe crear el correspondiente proceso precontractual

en el caso de asignaciones directas y de especificas o de impacto local, cuando se trate de proyectos aprobados
con fondos y que migre información desde el SPGR, se edita y se registra la información faltante.
Nota: La alerta se genera en el proceso diario de manera preventiva al mes de haber acreditado los requisitos
de ejecución y el no registro del proceso de selección.
Es importante señalar, que la entidad deberá validar la normativa vigente que le aplica para el inicio del proceso
a partir de la certificación de acreditación de requisitos de ejecución del proyecto.

Descripción: Proyectos con programación inconsistente
Observación: Esta alerta tiene como objeto incentivar a las entidades a planear sus proyectos de acuerdo
con su horizonte real y del mismo modo, a mantenerlo actualizado de conformidad a las
condiciones de ejecución.
La alerta se genera cuando la programación que una entidad elabora para la ejecución de
un proyecto a su cargo incurre en cualquiera de los siguientes cuatro criterios de
inconsistencia, así:

Versión 2.1
1. Existencia de la programación: Un proyecto con más de 6 meses después de

aprobado, sin programación de actividades registrada en Gesproy-SGR.
2. Fecha de inicio de la programación:

a. Si la fecha de inicio de la programación es anterior su fecha de aprobación.
b. Para los proyectos sin contratos9, cuando la fecha de inicio de su
programación actual es posterior a la fecha de aprobación más un año.
c. Para los proyectos con ejecución reportada: si la fecha de inicio de la
programación actual es posterior a la primera ejecución reportada.
d. Para los proyectos con acta de inicio sin ejecución reportada: cuando la
fecha de inicio de su programación actual es posterior a la fecha de
suscripción del acta de inicio del primer contrato más un mes.
e. Para los proyectos sin acta de inicio ni ejecución reportada: cuando la fecha
de inicio de su programación actual es posterior a la fecha de suscripción
del primer contrato más dos meses.
3. Plazo programado: Se valida que el plazo programado, contemple al menos el

tiempo entre el inicio del primer contrato y la fecha de terminación de último contrato.
4. Valor programado: la proporción del valor programado actual respecto del valor total
del proyecto es inferior al 80% o superior al 100%.
Para Subsanar: En la pestaña de contratos-procesos se debe crear el correspondiente proceso precontractual

en el caso de asignaciones directas y de especificas o de impacto local, cuando se trate de proyectos aprobados
con fondos y que migre información desde el SPGR, se edita y se registra la información faltante.
Si el proyecto no cuenta con programación inicial registre en el menor tiempo posible la programación de su
proyecto considerando:
- Un análisis detallado del horizonte del proyecto, previendo entregables duración y costo de los
paquetes de trabajo, secuencia lógica de las actividades y definición del cronograma.10
- Para determinar el mes de inicio de ejecución de actividades, tenga en cuenta los tiempos que
requiere la entidad para: cumplir requisitos de ejecución, adelantar procesos precontractuales,
suscribir y legalizar contratos y firmar acta de inicio; esto con el fin de que el mes de inicio programado
sea lo más aproximado al inicio real de las actividades.
Si la programación es inconsistente, debe registrar una reprogramación. Recuerde que una reprogramación se
realiza sobre el proyecto total, por tanto, tenga en cuenta:
La fecha de inicio (Año inicio reprogramado y mes inicio reprogramado) debe corresponder con
la fecha de inicio de la primera actividad del proyecto.
9No se tienen en cuenta para la generación de la alerta contratos de interventoría ni contratos multiproyecto.
10Se recomienda que las programaciones sean registradas posteriormente a haber obtenido la planeación del proyecto incluyendo el concepto de EDT, entregables y
paquetes de trabajo.

Versión 2.1
o La ejecución de las actividades registrada en periodos previos a la reprogramación es

visualizada en la plantilla de Excel de reprogramación.
o Los cambios que incluya la reprogramación se realizarán sobre las cantidades y actividades
pendientes de ejecutar para llegar al 100% de lo previsto en el proyecto aprobado.
o Cuando el proyecto es objeto de prórrogas y/o suspensiones, la reprogramación de actividades
y su distribución en el tiempo deben realizarse desde la suscripción del acta de inicio hasta el
período en el que fue prorrogado y/o extendido.
o En ese orden de ideas, una reprogramación incluirá TODO el proyecto.
• Si la inconsistencia es por valor programado, la entidad registrar la reprogramación del proyecto

contemplando el valor aprobado del mismo y en cualquier caso, no menos del 80% del valor del proyecto.
• Si la inconsistencia es por plazo programado, debe validar cual es el inicio de su primer contrato y la
fecha máxima de terminación de sus contratos, este plazo debe estar contenido en el plazo de la
programación.

Descripción: Pagos reportados bajo el concepto de "Otros pagos" sin identificar el proyecto o concepto
de gasto correspondiente.
Observación: El aplicativo de cuentas - SGR identifica pagos reportados sin descripción del concepto
respectivo.
Para Subsanar: Todos los pagos efectuados desde las cuentas maestras de SGR deben corresponder a
beneficiarios de pagos producto de la ejecución de los proyectos de inversión financiados con recursos del SGR
o a pagos en la ejecución de recursos de Fortalecimiento, no obstante, existe un concepto genérico denominado
"Otros pagos" el cual genera un Evento que debe ser atendido por la entidad; para ello, debe ajustarse el concepto
de pago y asociarlo al proyecto desde el cual, se efectuó el desembolso o remitir al DNP la explicación pertinente
por parte del representante legal de la razón por la cual se utiliza el concepto "Otros pagos", mediante oficio
debidamente firmado al correo rtamasivas@dnp.gov.co.

Versión 2.1
Ahora bien, en el caso que el registro no corresponda, producto del análisis efectuado por la entidad se deberá
realizar los siguientes pasos:
1. Para realizar el ajuste al concepto, es necesario considerar que los ajustes proceden en un período que se
encuentre en estado “En elaboración”.
2. Para efectuar el ajuste al movimiento anterior, la entidad debe reportar un movimiento de ingreso o egreso
según corresponda y tomar el concepto “Ajuste (cancelación de detalles reportes anteriores)” y ubicar dentro
de los campos solicitados, el período y el movimiento que se solicita ajustar.
Posterior a la realización del paso anterior, se debe proceder a realizar el movimiento de INGRESO /
EGRESO corregido. Al momento de realizarlo el aplicativo generara la pregunta ¿Este detalle de movimiento
hace parte de una corrección? Para mayor ilustración, el procedimiento denominado ajuste, se encuentra
consignado paso a paso en el presente documento en el evento EJ-2-05.

Descripción: Egresos registrados en la cuenta maestra a favor de la misma entidad.
Observación: Todos los pagos efectuados desde las cuentas maestras deben corresponder a beneficiarios
de pagos producto de la ejecución de los proyectos de inversión financiados con recursos
del SGR o a pagos en la ejecución de recursos de Fortalecimiento, no obstante, el evento
se genera cuando se registra información de pagos en el aplicativo de cuentas – SGR donde
se relaciona un beneficiario de pago y se evidencia que dicho beneficiario corresponde a la
misma entidad ejecutora de los recursos del SGR
Para Subsanar: El evento se puede derivar de dos situaciones:
La primera, que la entidad registró de forma errónea el beneficiario del pago; y
La segunda, que la entidad efectivamente adelantó egresos a su favor derivados de tasas, impuestos y
gravámenes o de pago de servicios generados en el marco de la ejecución de un proyecto de inversión, en

Versión 2.1
aquellos casos donde la entidad ejecutora desarrolla de forma directa la ejecución de algunas actividades (como
es el caso de las universidades con servicios de diplomados o especializaciones o maestrías que se realizan en
la misma universidad o casos similares).
1. En el primer caso, la entidad debe realizar el ajuste en el aplicativo Cuentas-SGR al beneficiario de pago,
registrando el que sea correcto de acuerdo con los soportes de las operaciones y en caso de encontrar
diferencias deben realizar el procedimiento denominado ajuste, consignado en el presente documento
en el evento EJ-2-05.
2. En el segundo caso, el representante legal de la entidad debe enviar comunicación suscrita por medio
de correo electrónico a la cuenta rtamasivas@dnp.gov.co, donde se señale las razones que soportan el
egreso de recursos a favor de la misma entidad.
En todo caso, cuando dicho egreso corresponda a la ejecución de actividades de forma directa para el
desarrollo del proyecto, el mismo debe encontrarse soportado en un contrato o acto administrativo de
ordenación del gasto, el cual debe estar registrado en el aplicativo Gesproy-SGR, con base en el cual se
afectará el egreso en el aplicativo de Cuentas-SGR, indicando el código BPIN del proyecto y el número de
contrato o acto administrativo de ordenación de gasto al que corresponde el pago.

Descripción: Cuenta maestra de Asignaciones Directas sin registro de marcación en el módulo de
CUENTAS-SGR.
Observación: El evento se genera cuando la entidad territorial no ha realizado la marcación de la cuenta
maestra para el manejo de los recursos de asignaciones directas en el aplicativo Cuentas-
SGR, de conformidad con el numeral 3 del artículo 3º de la Resolución 1789 de 2013 11
expedida por el DNP.
Para Subsanar:
1. Debe realizarse el registro de marcación como cuenta maestra en el aplicativo de Cuentas-SGR, para lo cual,
la entidad en un período que se encuentre en elaboración debe dar clic en la flecha para reporte de “Datos
del período Movimientos, Embargos e Inversiones con excedentes”.
2. En la pantalla que aparece dar clic en la opción “Editar”,
11Por la cual se dictan normas relacionadas con la operación y registro de las cuentas maestras para el manejo de los recursos del Sistema General
de Regalías y se dictan otras disposiciones

Versión 2.1
3. Se despliega una ventana con la siguiente pregunta: “¿para la cuenta objeto del reporte se suscribió convenio
de manejo de cuenta maestra –SGR ante la entidad bancaria de acuerdo con la Resolución DNP 1789 de
2013?”, escoger opción “SI”:
4. Para completar el proceso de marcación, el aplicativo le solicitará anexar la certificación bancaria que
soporte la marcación, en la que se acredite de forma expresa que la cuenta del SGR está registrada como
maestra, conforme lo dispone la resolución 1789 de 2013 expedida por el DNP, para lo cual en la pestaña
“Soportes” se debe cargar la copia del respectivo documento bancario.

Descripción: Cuenta maestra de Fondos sin registro de marcación en el módulo de CUENTAS - SGR.
Observación: El evento se genera cuando la entidad ejecutora no ha realizado la marcación de la cuenta
maestra para el manejo de los recursos Fondos del SGR en el aplicativo dispuesto por el
DNP, de conformidad con el numeral 3 del artículo 3º de la Resolución 1789 de 2013
expedida por el DNP.
Para Subsanar: Adelante el mismo procedimiento descrito para el evento anterior (Evento EJ-2-10).

Descripción: Cuentas sin registro de ingresos por rendimientos financieros.
Observación: El evento se genera por cuanto la entidad no registra ingresos por concepto de rendimientos
financieros en el aplicativo de Cuentas-SGR, sobre los recursos del SGR depositados en
cuentas bancarias.
Para Subsanar: El evento puede derivar de tres situaciones: la primera, que la entidad no está reportando en el
aplicativo de Cuentas–SGR los intereses generados sobre la cuenta bancaria; la segunda, que la cuenta bancaria
no esté generando intereses y la tercera, que la entidad registró de manera errada el movimiento en el aplicativo.

Versión 2.1
1. En el primer caso, la cuenta bancaria del SGR genera rendimientos financieros y la entidad omitió el reporte
de información, por lo cual, debe realizarse el registro pertinente de dicho movimiento conforme se dispone
el Manual del Usuario del aplicativo “CARGUE REPORTE DE INFORMACIÓN DE CUENTAS Y
EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE RECURSOS DEL SGR”, numeral 2.1.1.1.2. “Registro consolidado por tipo
de movimiento de la Cuenta Autorizada”, por el tipo de movimiento de Ingresos, concepto “rendimientos
financieros”, el cual se encuentra publicado en el material complementario de los aplicativos, en el vínculo:
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioCuentas.aspx.
2. En el segundo caso, la entidad beneficiaria o ejecutora debe realizar la gestión ante la entidad bancaria donde
se tiene la cuenta maestra del SGR, para que genere rentabilidad sobre todos los recursos depositados en
la misma, y una vez se generen, adelantar el reporte de este conforme se definió en el numeral anterior.
3. En el tercer caso, se debe realizar el ajuste conforme el procedimiento consignado en el presente documento
en el evento EJ-2-05.

Descripción: Entidad designada como ejecutora por el OCAD, sin registro de cuenta maestra.
Observación: El evento se genera cuando una entidad designada para la ejecución de proyectos de
inversión con recursos del SGR no tiene registrada cuenta maestra para la administración
de dichos recursos.
Para Subsanar: La entidad designada como ejecutora de recursos del Sistema General de Regalías SGR,
deberá adelantar el trámite de registro de cuenta maestra ante la Dirección de la Vigilancia de las Regalías del
DNP conforme a lo establecido en el artículo 4 del Decreto 817 de 201412 compilado en el Artículo 2.2.4.1.2.2.3
del Decreto 1082 de 2015.
La entidad para efectos de la solicitud debe tener en cuenta el tipo de recursos del SGR sobre los que ha sido
designada por el OCAD como ejecutora y tener en cuenta lo siguiente:
• Si los recursos aprobados corresponden a asignaciones directas la entidad debe adelantar trámite de registro
de cuenta maestra conforme a lo establecido en la Circular del DNP 007 de 2012.
• En el evento que los recursos correspondan al Fondo de Desarrollo Regional FDR, Fondo de Compensación
Regional FCR o Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación FCTI o 0,5% de Municipios Rivereños del Rio
Grande de la Magdalena y Canal del Dique, la entidad debe adelantar el trámite de registro de cuenta maestra
según lo establecido en la Circular 041 de 201213.
12 Por el cual se modifican parcialmente los decretos 1949 de 2012 y 414 de 2013 y se dictan otras disposiciones, en relación con el Sistema General
de Regalías
13 Orientaciones para el manejo de los recursos de funcionamiento del Sistema General de Regalías distribuidos por la Comisión Rectora y reporte de
información al Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación- SMSCE del SGR

Versión 2.1
• Si los recursos aprobados corresponden a Desahorro Fonpet - SGR la entidad debe adelantar trámite de
registro de cuenta maestra conforme a lo establecido en la Circular del DNP 04-4 de 2017.
Es de indicar que las mencionadas cuentas sobre las que se solicite registro deben ser marcadas como cuentas
maestras ante la entidad bancaria, conforme lo establece la Resolución 1789 de 2013.

Descripción: Pagos a proyectos no registrados en GESPROY-SGR
Observación: Dentro de la labor de Monitoreo a cargo del DNP se estableció que existen pagos reportados
en el Aplicativo de Cuentas-SGR, a proyectos BPIN que no han migrado al sistema Gesproy-
SGR.
Para Subsanar: La entidad debe adelantar las gestiones ante la Secretaría Técnica del OCAD donde se aprobó
el proyecto, de tal forma que a través de ésta se registre en el aplicativo SUIFP–SGR la información de aprobación
de dicho proyecto, para que de esta manera el proyecto en cuestión migre al Gesproy-SGR y así la entidad pueda
proceder a la actualización del registro de información en éste aplicativo.

Descripción: Proyectos aprobados en SUIFP-SGR sin registro de ejecutor designado.
Observación: Los proyectos de inversión que se financien con cargo al Sistema General de Regalías serán
ejecutados por quién designe el respectivo OCAD, con estricta sujeción al régimen
presupuestal definido en esta Ley y al de contratación pública y aplicable y el ejecutor
garantizará la correcta ejecución de los recursos asignados al proyecto de inversión, así
como el suministro y registro de la información requerida por el SMSCE 14
Una vez realizada la sesión de un OCAD, corresponde a la Secretaría Técnica del mismo
registrar en el SUIFP-SGR las decisiones tomadas en la sesión. En este caso particular
realizar el registro del ejecutor e interventor del proyecto o proyectos aprobados.
Para SUBSANAR:
3. Ingresar al SUIFP-SGR por el enlace https://suifp-sgr.dnp.gov.co (Se recomienda el navegador Mozilla
Firefox)
4. En tipo de documento: seleccionar cédula, en número de documento de identificación: digitar el
usuario, finalmente escribir la contraseña y dar clic en ingresar.
14 Ley 1530 de 2012, artículo 28. Ejecución de Proyectos de Inversión.


Versión 2.1
5. Seleccionar el Rol de Secretaría Técnica.

Versión 2.1
NOTA: Sí se encuentra dentro del aplicativo SUIFP-SGR y requiere cambiar el rol a Secretaría Técnica
debe dirigirse a la parte superior derecha de la pantalla y seleccionar el rol.
6. Seleccionar el menú Trámites.
7. Dar clic en la opción Ejecutor e interventor.

Versión 2.1
8. Posteriormente se despliega una ventana con dos opciones (Se refiere a la primera vez que
se va a asociar un ejecutor) (Se refiere al cambio de un ejecutor ya asociado), como lo que
se quiere es asociar ejecutor, da clic en la opción “asociar”
9. Se despliega una ventana de búsqueda de proyectos, allí digita el BPIN del proyecto o puede utilizar
alguna opción de búsqueda y da clic en lo binóculos .
Ingresar BPIN
de proyecto.
Clic

Versión 2.1
10. Dar clic en el lápiz para acceder a la información del proyecto al que se le desea asignar Ejecutor e
Interventor.
Una vez ingrese al proyecto, debe marcar si el proyecto tiene interventoría y seleccionar el botón continuar. De
esto, depende que pueda o no asociar una entidad interventora.
11. Aparece una ventana para ingresar la información del ejecutor que corresponde al NIT y al nombre del
ejecutor para proceder a la búsqueda de este dando clic en los binóculos de búsqueda . 15
15
Se recomienda buscar el Ejecutor por nombre con el filtro “Contenga”. Por ejemplo, si desea buscar al municipio de San José de Pare, debe
seleccionar en la opción de criterios de búsqueda “Contenga” y en el nombre del ejecutor “Pare”.

Versión 2.1
Ingreso de la
información del
ejecutor
Clic búsqueda
12. Se reflejarán en la parte inferior de la pantalla las opciones de ejecutores relacionados con los criterios
de búsqueda que ha ingresado.
13. Dar clic en el lápiz del ejecutor que asociará para la ejecución de su proyecto; allí el sistema le mostrará
la elección de ejecutor que ha realizado y le preguntará si el interventor es el mismo que el ejecutor
donde usted podrá responder si o no según sea el caso.
14. Por último, debe dar clic en la opción que le ofrece el sistema.

Versión 2.1
Asociar interventor
Asociar interventor diferente al ejecutor
a. Si en la asociación de interventor señala la opción “No”, el sistema le desplegará una ventana

para digitar un criterio de búsqueda del respectivo interventor para ser asociado; da clic en
binóculos de búsqueda y aparecerá en la parte inferior el interventor con el criterio que ha
elegido.
b. Dar clic en el lápiz para que le salga la opción de “asociar”.

Versión 2.1
15. Finalmente, se debe seleccionar la fecha de aceptación del ejecutor y anexar la carta de aceptación del
ejecutor en los documentos anexos del proyecto en SUIFP-SGR. En el menú “alojar documentos” se
debe escoger del menú desplegable la opción “carta de aceptación ejecutor”. Posteriormente, se debe
darle clic en el botón “examinar” y se adjunta la carta de aceptación en formato pdf.
Finalmente, el SUIFP-SGR muestra un mensaje evidenciando que el archivo fue correctamente cargado.

Versión 2.1
Si ha ejecutado correctamente la operación el sistema le mostrará un mensaje que le indica
De esta manera se termina el proceso de designación de Ejecutor e Interventor para el proyecto.

Versión 2.1
4. ALERTAS GENERADAS HASTA EL CUARTO TRIMESTRE DE 2014
A continuación, se detallan los eventos identificados hasta el cuarto trimestre del 2014 y que fueron eliminados
del listado de alertas para los períodos posteriores al mencionado. Cabe resaltar que los eventos generados
con anterioridad al periodo en mención continuarán visualizándose a la entidad y sólo serán retirados
una vez se subsane por la entidad el hecho que los generó.

Descripción: Entidades territoriales con asignación de recursos y sin registro de aprobación de proyectos
Observación: Este evento se genera cuando existen entidades que tienen presupuesto asignado del SGR,
pero no se ha registrado en SUIFP-SGR la aprobación de proyectos con cargo a estos
recursos.
Para Subsanar: Dado que es una Evento de tipo informativo el representante legal de la entidad debe enviar
respuesta mediante correo electrónico a la cuenta rtamasivas@dnp.gov.co confirmando que efectivamente
cuenta con los recursos de asignaciones del SGR y no ha hecho uso de los mismos, o en el evento que se hayan
aprobado proyecto con cargo a estos, registrar tal aprobación el aplicativo SUIFP-SGR, a través de la Secretaría
Técnica del OCAD.

Descripción: Proyectos con registro de pagos en CUENTAS-SGR que muestran porcentaje de avance
financiero superior al 100%
Observación: Este evento se genera cuando sumatoria del valor de los pagos registrado al proyecto (a
través del aplicativo de Cuentas-SGR, para los recursos del SGR o manuales en el Gesproy-
SGR para los recursos de cofinanciación diferentes de SGR) son superiores al valor del
proyecto.
Para Subsanar:
1. Inicialmente verifique en la pestaña “Proyecto” que las fuentes de financiación correspondan a los valores
aprobados por el OCAD. Si la información no es correcta continúe con el numeral 2.
2. En caso contrario se debe acudir a la Secretaría Técnica del OCAD y solicitar se realice la corrección
correspondiente en el aplicativo SUIFP-SGR, de tal forma que la información de tales fuentes se
corresponda con lo registrado en el acuerdo de aprobación del proyecto.

Versión 2.1
3. Verifique que los pagos realizados al proyecto (en la opción “Pagos del Contrato” ingresando por el botón
de “Detalle” que se encuentra en la pestaña “Contratos”) se encuentren registrados de manera correcta
y debidamente actualizados.
Recuerde que los pagos con recursos del SGR (Fondos de Compensación Regional, Fondo de
Desarrollo Regional y recursos de Asignaciones Directas y 0,5% de Municipios Rivereños del Rio Grande
de la Magdalena y Canal del Dique) se registran en el aplicativo Cuentas-SGR, de donde migran al
Gesproy-SGR, conforme a la circular externa 002 del 8 de noviembre de 2012 expedida por el DNP.
Los pagos con recursos del SGR cuya fecha sea previa al 1 de marzo de 2013 y los pagos efectuados
con fuentes de financiación diferentes del SGR (independientemente de la fecha de realización) deben
registrarse desde el aplicativo Gesproy-SGR, ingresando por el botón de “Detalle” que se encuentra en
la pestaña “Contratos Proyecto”.

Versión 2.1
Verifique si la sumatoria de los pagos reportados en cada contrato equivale a los pagos realizados a la
fecha, en caso contrario se deben validar las situaciones señaladas en los numerales 3, 4 y 5 siguientes.
4. Si ha registrado un mismo pago en el aplicativo de Cuentas-SGR y de forma manual en el Gesproy-SGR,

debe realizar el ajuste correspondiente de acuerdo con su fuente de financiación, conforme a las reglas
definidas en el numeral 2.
5. Si se evidencian inconsistencias en los pagos registrados en el aplicativo Cuentas-SGR, se deben

realizar los ajustes en dicho aplicativo, conforme los pasos consignados en el en el evento EJ-2-05.
Recuerde verificar para aquellos contratos sobre los que se realizaron pagos de anticipos que fueron
registrados en el aplicativo, que en los pagos siguientes se haya afectado debidamente la amortización
de tal anticipo.
6. Si, por el contrario, la inconsistencia se presenta en los pagos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR,
deben realizarse los respectivos ajustes con el perfil “Elabora y Revisa”.

Descripción: Proyectos con giro de recursos de Fondos SGR sin registro de información en Gesproy –
SGR
Observación: Este evento se genera cuando se evidencia giros de recursos del SGR por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público sobre proyectos que no han migrado desde el aplicativo SUIFP
a Gesproy-SGR.
Para Subsanar: La situación debe validarse con la Secretaría Técnica del OCAD que en principio aprobó el
proyecto, para que, de encontrarse aprobado, tal aprobación se registre en el aplicativo SUIFP-SGR (con fuentes
de financiación) junto con la definición de la entidad pública designada para la ejecución, de tal forma que dicha
información pueda migrar al aplicativo Gesproy-SGR.

Versión 2.1

Descripción: Cuenta con registro de medida cautelar.
Observación: El evento se genera cuando se presentan embargos sobre los recursos del SGR
depositados en las cuentas maestras autorizadas o registradas.
Para Subsanar: Este evento se puede derivar de dos situaciones: la primera, que la entidad registró de forma
errónea el concepto de egreso “egreso por medidas cautelares”; y la segunda, que sobre los recursos del SGR
en las cuentas de la entidad efectivamente se presentaron medidas cautelares de embargo.
1. En el primer caso se debe realizar el ajuste del registro en dicho aplicativo, conforme los pasos
consignados en el presente documento en el evento EJ-2-05
2. En el segundo caso, con base en el principio de inembargabilidad de los recursos del SGR dispuesto en
el artículo 70 de la Ley 1530 de 2012, la entidad debe adelantar las gestiones pertinentes para que se
levante la medida cautelar de embargo. Una vez la medida cautelar sea levantada y los recursos del
SGR sean devueltos a la entidad, se debe registrar en el aplicativo de Cuentas-SGR el movimiento de
Ingreso a través del concepto “Reintegro medidas cautelares”.
En este sentido, para que el evento no se continúe generando, el valor del ingreso por reintegro de
medidas cautelares debe ser al menos igual al egreso generado en su momento por el embargo de los
recursos.

Recursos asignados para el fortalecimiento de la gestión y reporte de información al
Descripción:
SMSCE sin registro de pagos en CUENTAS-SGR.
Observación: El evento se genera cuando se asignan recursos para la gestión en reporte de información
del SMSCE y no se registran pagos por este concepto.
Para Subsanar:
1. Se debe revisar si la entidad ha constituido compromisos con cargo a los recursos asignados para
atender el fortalecimiento del SMSCE
2. En caso de ser afirmativo el punto anterior se debe revisar si la entidad a la fecha ya ha ejecutado pagos
con cargo a esos recursos.
3. Se deben revisar que los pagos registrados con cargo a los recursos asignados para atender el
fortalecimiento del SMSCE, se asocien al mismo.

Pagos registrados en CUENTAS–SGR por valor superior al monto asignado para el
Descripción:
fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD.
Observación: El evento se genera cuando los pagos registrados de recursos para el fortalecimiento de la
secretaría técnica del OCAD superan el monto asignado del mismo.

Versión 2.1
Para Subsanar:
fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD, correspondan a dicho concepto.
2. En caso contrario si se registraron pagos que no corresponden al concepto, se debe realizar el respectivo
ajuste.

Recursos asignados para el fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD sin registro
Descripción:
de pagos en CUENTAS-SGR.
Observación: El evento se genera cuando se asignan recursos para el fortalecimiento de la secretaría
técnica del OCAD y no se registran pagos por este concepto.
Para Subsanar:
1. Se debe revisar si la entidad ha constituido compromisos con cargo a los recursos asignados para
atender el fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD
2. En caso de ser afirmativo el punto anterior se debe revisar si la entidad a la fecha ya ha ejecutado pagos
con cargo a esos recursos.
fortalecimiento de la secretaría técnica del OCAD, se asocien al mismo.
5. GENERACIÓN DEL REPORTE ALERTAS SMSCE EN GESPROY SGR
En la página de ingreso a los módulos seleccionar dar clic en el botón denominado “Reportes Específicos de
Excel”.

Versión 2.1
En la ventana emergente denominada “Reportes específicos Excel” desplegar la lista de “Consulta a ejecutar”
y seleccionar la opción “Alertas SMSCE” y en las opciones de parámetros del reporte seleccionar departamento
y nombre de la entidad. Finalmente dar clic en el botón generar archivo.
En el archivo de Excel que se genera se puede consultar la información de los eventos como el período de
generación, estado, código, descripción, entre otros.
Para conocer los eventos que actualmente tiene la entidad sin subsanar realice los siguientes pasos en el archivo
de Excel que género:
1. Seleccione la fila 2 y en el menú Datos active la opción FILTRO
2. En la columna C en la opción “ESTADO” filtre seleccionando SIN SUBSANAR y de clic en el botón

“Aceptar”

Versión 2.1
3. Tenga en cuenta que los eventos cambian de estado a “Subsanada” dependiendo de su “Tipo de
Generación”. Los eventos de generación “Automática” cambian de estado aproximadamente 48 horas
después de ajustar las variables en los aplicativos y se puede consultar la fecha de subsanación en la
columna D.

Versión 2.1
6. ASISTENCIA
En el evento que la información contenida en el presente documento sea insuficiente para la solución de la alerta,
para efectos de la asistencia y orientación puede comunicarse a través de la mesa de ayuda, a cualquiera de las
oficinas del SMSCE del DNP en el país, o con el Equipo de la SMSE de la Dirección de Vigilancia de las regalías
así:
MESA DE AYUDA DNP
Correo Electrónico infosgr@dnp.gov.co
Sedes DNP en el país:
REGIONAL CARIBE I
(La Guajira, Cesar, Magdalena, Atlántico)
Dirección Sede: Calle 15 No. 3-25 Piso 7 Edificio BCH, Santa Marta
Teléfono Fijo: 075-4230570 Santa Marta
Usuarios Skype: SMSCE.CARIBE.01 y SMSCE.CARIBE.01-
REGIONAL CARIBE II
(Córdoba, Sucre, Bolívar y San Andrés Islas)
Dirección Sede: Carrera 5a No. 63-15 Of. 302 edificio Bancolombia. Montería
Teléfono Fijo: 094-7892848 Montería
Usuarios Skype: SMSCE.CARIBE.02 y SMSCE.CARIBE.02-
REGIONAL PACIFICO
Dirección Sede: Calle 6 No. 1 - 42 Piso 5 Edificio Torre Centenario. Cali
Teléfono Fijo: 3116007805 / 2- 6606969 – Cali
Usuarios Skype: SMSCE.PACIFICO.01 y SMSCE.PACIFICO.02
REGIONAL EJE CAFETERO

Dirección Sede: Carrera 43 A No. 1 Sur-220 Of. 601, Edificio Porvenir. Barrió El Poblado. Medellín
Teléfono Fijo: 094-2669652 Medellín
Usuarios Skype: SMSCE.EJECAFETERO.01 y SMSCE.EJECAFETERO.02
REGIONAL CENTRO ORIENTE

Dirección Sede: Carrera 26 No. 36-14 Piso 9 Edificio Fénix. Bucaramanga
Teléfono Fijo: 7-6804285 Bucaramanga
Usuarios Skype: SMSCE.CENTROORIENTE.01 y SMSCE.CENTROORIENTE.02
REGIONAL CENTRO SUR

Dirección Sede: Carrera 7 No. 7-06 Edificio Séptima Avenida. Neiva Huila
Teléfono Fijo: 098-8715795 Neiva
Usuarios Skype: SMSCE.CENTROSUR.01, SMSCE.CENTROSUR.02 y SMSCE.CENTROSUR.03
REGIONAL LLANOS
Dirección Sede: Calle 15 No. 40-10 oficina 540 Centro Comercial Primavera Urbana. Villavicencio -Meta
Teléfono Fijo: 078-6730581 Villavicencio
Usuarios Skype: SMSCE.LLANOS.02

Versión 2.1

GuiaAlertas 03042019

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GUÍA PARA SOLUCIÓN DE ALERTAS Fecha: 11/ 03/ 2019

GUÍA PARA SOLUCIÓN DE ALERTAS

Departamento Nacional de Planeación

Corresponde al Departamento Nacional de Planeación - DNP administrar el Sistema de Monitoreo,

En el presente documento se encuentra la información necesaria para conocer la tipología de

1 Por la cual se regula la organización y el funcionamiento del Sistema General de Regalías.

A continuación, se describen los tres tipos de alertas de monitoreo:

Número de Eventos según Tipo de Alerta, Destinatario y Herramienta de Información

Periodicidad de Generación y subsanación

• La generación de los Eventos Automáticos se realiza de forma diaria mediante

Es de resaltar que el proceso diario se interrumpe trimestralmente, cuando se adelanta

• Para los Eventos manuales la periodicidad de generación es mensual, los

Proceso de Comunicación de las alertas

Como se señaló anteriormente, mientras se adelanta el envío de los oficios, el proceso

ESTADOS DE LOS EVENTOS

3. DESCRIPCIÓN DE LAS ALERTAS

3.1. ALERTA POR NO REPORTE DE INFORMACIÓN

Código Evento EJ-1-01 (Automática)

En Proceso Contratado Contratado

Nota: Se recomienda que el registro de información se realice de manera secuencial cronológica.

Código Evento EJ-1-02 (Automática)

4. Desde el botón “Adicionar Aprobación de reporte de información”, apruebe el período

Una vez ingresada la información de clic al botón “GUARDAR”.

Si el proyecto se encuentra en estado “terminado”, continúe aprobando y enviando la

Si el proyecto fue desaprobado por el OCAD respectivo, el acuerdo de desaprobación fue

Código Evento EJ-2-23 (Automática)

4 Circular No. 002 del 8 de noviembre de 2012

el Sistema General de Regalías

La cuenta y el periodo de aprobación y envió de Asignaciones Directas, Desahorro Fonpet-SGR y

3.2. ALERTA POR INFORMACIÓN INCONSISTENTE

Código Evento EJ-1-09 (Automática)

1. Ingrese a la pestaña “Contratos”

2. De clic en el icono “binóculo” en el margen izquierdo del contrato.

5. Diligencie la información solicitada en los campos con base en el documento; al terminar

Código Evento EJ-1-11 (Automática)

1. Verifique en la pestaña de “Planeación”, el horizonte de ejecución programado que

3. Si el último mes de la programación registrada en el Gesproy-SGR es anterior frente a la fecha

Código Evento EJ-1-14 (Automática)

1. En el primer evento, cuando el contrato no se encuentra registrado en el aplicativo

3. Para el tercer caso se debe verificar en el aplicativo Cuentas-SGR, módulo de

Código Evento EJ-1-15 (Automática)

1. Verifique en la pestaña de “Contratos” que los contratos cargados en el aplicativo Gesproy-

2. Si los contratos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR no ejecutan múltiples proyectos y

Código Evento EJ-1-17 (Automática)

1. En el primer caso se debe realizar el registro de la información pendiente, para lo cual en la

2. En el segundo caso, se aprueba y envía la información disponible y actualizada del proyecto.

Código Evento EJ-1-22 (Automática)

Para Subsanar: Ingrese a la pestaña de “Indicadores” para efectos de verificar el cumplimiento

Código Evento EJ-1-23 (Automática)

Observación: El aplicativo identifica los proyectos en estado CONTRATADO EN

Nota: La alerta NO se genera cuando el proyecto no presenta movimiento en el avance en los

Código Evento EJ-2-05 (Automática)

1. Inicialmente verifique en la pestaña “Proyecto” que las fuentes de financiación

2. En caso en que las fuentes registradas en SUIFP no correspondan a lo definido en el

4. Si ha registrado un mismo pago en el aplicativo de Cuentas-SGR y de forma manual en el

Si se evidencian inconsistencias en la información reportada desde la Tesorería o Secretaria de

PRIMER PASO: Anulación del movimiento equivocado en un periodo anterior ya cerrado.

Determine si el ajuste procede en la cuenta de Asignaciones directas, en la cuenta de Fondos y

Siguiente: Se selecciona la opción que se va a ajustar, si es INGRESO o EGRESO y en el

Justificación: La entidad debe justificar por qué se realiza el ajuste.

SEGUNDO PASO: Creacion del nuevo movimiento corregido

Código Evento EJ-2-06 (Automática)

1. Verificar el valor de las asignaciones por concepto de fortalecimiento de la gestión y