INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ZACATECAS

INGENIERÍA INDUSTRIAL

MATERIA: ADMIISTRACION DE OPERACIONES l

PORTAFOLIO UNIDAD V

PRESENTA:

YESENIA DELGADO ROBLES

N. CONTROL

18450421

Docente :

ADOLFO RUIZ PEÑA

Zacatecas, Zac. Enero de 2021

 Administración de Almacenes

La administración de almacenes y el control de los inventarios son conocimientos

y funciones que todo director de empresa debe conocer y diferenciar con toda
claridad, con el fin de optimizar las operaciones logísticas de su empresa. En la
obra se destaca la importancia que cada actividad tiene y cuáles son sus
principales diferencias. El manejo indiscriminado de la Administración de
Almacenes y el Control de Inventarios, conduce sin lugar a dudas, a una sub
optimización de los procesos operativos de las organizaciones y con especial
énfasis a las que se ocupan de la logística de producción. Por ello es muy
importante separar la gestión de control de inventarios de la gestión de
almacenamiento.
La función de almacenamiento se enfoca a dos aspectos principales: Uno
consiste en preservar la calidad de los productos desde que se internan en el
almacén gasta que salen para ser usados como materias primas en producción
o para ser vendidos todos los productos que ya se han terminado.
La segunda función se refiere al hecho de mantener siempre en correspondencia
las existencias físicas con las existencias registradas en tarjetas o en sistemas
electrónicos.

Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se

utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser
utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su
trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o
por la demora en la entrega por parte del proveedor. Los inventarios varían en
razón de su consumo o la venta de cada artículo que los componen, lo que da
lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y
salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los
materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación. El
movimiento que se produce en los almacenes, de cada artículo en existencia,
obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe
estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo
En el almacén para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores.
Almacenes Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de
mercancía. La formulación de una política de inventario para un departamento
de almacén depende de la información respecto a tiempos de adelantos,
disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de
compras. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos
inventariados, de ahí que se deben establecer resguardos físicos adecuados
para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a
procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y de robos. Los registros
que deben mantener, facilitan la localización inmediata de los artículos.
En lo relacionado con el control de inventarios existen varias situaciones de los
mismos que se refieren al momento y a la forma con que deben controlarse. Así
tenemos inventarios en tránsito (inventarios en el proceso de adquisición y
entrega); inventarios físicos; inventarios teóricos, e inventarios comprometidos.
Explicado lo anterior es claro que el término de materiales o existencias en un
almacén es totalmente diferente a un control de inventarios.
Por estas razones y otras de mayor trascendencia, entre los objetivos de este
libro se encuentra explicar en primer lugar, como influyen el almacenamiento y
los inventarios en la optimización de los recursos financieros, que son la esencia
de cualquier administración.

Los directivos de empresas cada vez más conscientes y preocupados de

los inventarios porque son inversiones que representan un alto porcentaje en el
renglón de los activos, día a día le están presentando mayor atención tanto al
control de los mismos como a su manejo, preservación y custodia.
Tomando en consideración la importancia que reviste para cualquier institución
empresarial el buen manejo de materiales de consumo general, de refacciones,
de artículos de oficina, los materiales de envase, empaque, materias primas y
productos terminados, es imperativo administrar los inventarios de acuerdo a las
mejores prácticas de conservación y mantenimiento de los mismos. De igual
manera los indicadores financieros basados en la rotación de inventarios y en
las nuevas tendencias de las filosofías "Justo a Tiempo", y "Calidad Total" entre
otras, que afectan los principios de finanzas, producción, mercadotecnia
y manejo de materiales en cualquier empresa o institución, nos orientan en el
sentido de aplicar los procedimientos más avanzados para planificar, organizar,
dirigir y controlar los inventarios.

El descuido en el manejo de los inventarios, nos conlleva a tres aspectos

primordiales que toda organización quiere evitar:

 Exceso
 Desperdicio
 Variabilidad

Los inventarios excesivos ocultan los problemas, propician los daños y la

obsolescencia de los materiales y ensanchan el horizonte de la planeación
creando mayor incertidumbre.

5.1 Funciones y manejo físico de los inventarios, recepción,

organización, despacho, mantenimiento de los registros.

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de

una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos y algunas de estas
funciones son:

 Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

 Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias
almacenadas.
 Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre
las existencias reales de materia prima.
 Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas
y salidas)
 Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos). Función de
las Existencias:

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende

de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la
empresa, el grado de descentralización deseado, a variedad de productos
fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y
de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio
eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

 Recepción de Materiales
 Registro de entradas y salidas del Almacén.
 Almacenamiento de materiales.
 Mantenimiento de materiales y de almacén.
 Despacho de materiales.
 Coordinación del almacén con los departamentos de control de
inventarios
 Coordinación del almacén con los departamentos de control de
contabilidad.

Pese a lo que podría indicar su nombre la función de un almacén, en general, no

es el almacenar productos sino hacer que estos circulen. Excepto en el caso de
los almacenes de custodia a largo plazo, un almacén debe tratar de conseguir
que el producto dé el servicio esperado mientras hace que las mercancías
circulen lo más rápidamente posible. Por este motivo es de especial interés
analizar la secuencia de operaciones que en cualquier almacén sigue un
producto.

En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un

medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la
empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal
necesario cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades.
Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las de:

 Ventas
 Compras
 control de inventarios
 producción
 distribución.

También se le da al almacén la altura que debe de tener dentro de la

organización en la selección de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe
del almacén o de control de inventarios, hasta el último puesto de mozo o
cargador. Se estudia científicamente su localización, las medidas adecuadas de
su área y la división de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo
de productos y materiales, los diseños más indicados de estantería y, muy
especialmente, los procedimientos y prácticas administrativas que han de
normar su funcionamiento económico y eficiente. Todo esto debe partir de la
definición y establecimiento de objetivos y políticas.

La función del almacén se integra en el concepto de gestión general de la

empresa y la gestión se define como la administración y dirección de una
empresa atendiendo a una serie de procedimientos y reglas que, mediante la
coordinación y organización de los recursos disponibles, persigue cumplir los
objetivos prefijados de la manera más eficaz posible.

El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información

precisa y comprensible de tales objetivos para que él y su personal orienten sus
esfuerzos hacia ellos, y para que puedan delinear las funciones del almacén para
proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo
tipo de almacenes:

 Recepción de materiales en el almacén.

 Registro de entradas y salidas del almacén.
 Almacenamiento de materiales.
 Mantenimiento de materiales y del almacén.
 Despacho de materiales.
 Coordinación del almacén con los departamentos de control de
inventarios y de contabilidad.

Función de los Almacenes:

 Mantienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

 Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias
almacenadas.
  Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre
las existencias reales de materia prima.
 Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas
y salidas)
 Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Función de las Existencias: Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos

de:

 Retraso en el abastecimiento de materiales.

 Abastecimiento parcial
 Compra o producción en totales económicos.
 Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

5.2 Localización y distribución de almacenes.

Manejo Físico De Inventario
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario
del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para
su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las
materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías
para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios;
empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios;

de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este
manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así
como también conocer al final del período contable un estado confiable de la
situación económica de la empresa.

El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del

periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión,
el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el
depósito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes
razones:
  Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias y las
existencias físicas (cantidad real en existencia).
 Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en
valores monetarios.
 Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables),
para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre
del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones: El inventario

físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de
inventario, conforme la legislación. El inventario físico satisface la necesidad
contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación
del consumo real.

Recepción De Inventarios

Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe

tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación.

 Recepción
 Almacenamiento
 Entrega

El tamaño y distribución de estas áreas depende del volumen de operaciones y

de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar
completamente separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de un
solo local cerrado. Cuando se presenta este último caso, basta con señalar las
áreas en el piso o levantar divisiones. El flujo rápido del material que entra, para
que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación
del área de recepción y de su óptima utilización. El objetivo que persigue toda
empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la
mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de

mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella se deben
estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las
maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de
recepción. Estas maniobras pueden realizarse en un andén elevado a la altura
aproximada de las plataformas de los vehículos o bien al ras del piso de almacén,
en este caso se puede usar una plataforma telescópica para levantar la
mercancía.

En cualesquiera de estas instalaciones los medios más usuales son:

 El montacargas eléctrico (de gasolina o diésel)

 La carretilla neumática
 La carretilla manual
 Las tarimas de madera
 Los contenedores
 Los carros especiales
 Los transportes de rodillos

La Zona De Inspección el flujo rápido de los materiales que se reciben, requiere

de un espacio óptimo para descarga y almacenamiento provisional, para revisión
y cotejo con la remisión del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la
documentación de entrada. El almacén y su andén, elevados del piso de tránsito
como lo está el edificio de la planta. Se sugiere un andén de tipo sierra para
descargar hasta cuatro camionetas, camiones o tráileres. En él la parte trasera
de los vehículos queda arrimada diagonalmente al andén. De esta manera se
ahorra el espacio que ocuparían los vehículos si se colocaran
perpendicularmente al andén.

Área De Almacenamiento

La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada

grupo de materiales o mercancías con características similares, requiere un
conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo,
protección y manejo. En seguida se dan algunas recomendaciones:

1. Para aminorar el riesgo de incendio:

  Aislar los productos inflamables como cartón, papel, estopa, trapo, telas,
tintas, thinner, pintura, etc.
 Prevenir la combustión de espontánea de estopa, trapo o papel
impregnados de aceite o grasa oxidante.
 Se requiere un lugar aparte, con recipientes a prueba de fuego, y donde
haya una libre ventilación.
 Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacén.
 Revisar periódicamente los extinguidores.
 Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores; separar los materiales
de fácil combustión con un espacio mínimo de 45 cm.

2. Para evitar la corrosión

 Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubería de

agua o vapor.
 Corregir las goteras de techos y tuberías
 Evitar la humedad en pisos y paredes.
 Alejar los productos y materiales de los recipientes con ácidos que
despidan gases corrosivos.
 Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz
especial.
 Colocar productos químicos absorbentes de humedad en las áreas de
almacenamiento de aceros.
 Evitar derrames de aguas o líquidos en el piso.

Para que no se estropeen

 Evitar que los productos sean golpeados unos contra otros,

especialmente cuando se almacenan en grandes tambores o recipientes,
o por los equipos de manejo de materiales
 No permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los
artículos.
 Los materiales de cristal o frágiles deben quedar lejos de máquinas o
tráfico dentro del área de almacenamiento
  Proteger los materiales
 productos contra el polvo tapando la entrada y salida de los estantes con
alguna tela.

4. Para evitar el deterioro

 Proteger de la luz de las ventanas o guardar en lugares con poca

iluminación los materiales
 Productos que se decoloren con la luz.
 Evitar que se ensucien o manchen las mercancías
 Materiales al manejarlos o almacenarlos.
 Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras.

Área De Entrega:

 La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada

al área de entrega debe:
 Ser trasladada con el medio mecánico adecuado.
 Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una
factura o una factura remisión.
 Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía
con el documento de salida.
 Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del
almacén de material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad.
 Las mesas, la báscula y las herramientas de fleje, de engomado, y útiles
necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de
manejo de los productos y de empaque.

Mantenimiento y registro de inventarios

Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir
que cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios,
estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes:

Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico:

la mercancía que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de
realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta
separada.

Sistema de registros de Inventario Perpetuo:

la mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En

este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada
momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia,
es decir, los cargos o créditos, o más bien, las compras y las ventas de
inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o
movimientos.

Localización y registro de inventario

La localización de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos

emplazamientos alternativos. Y teniendo como restricción fundamental el tiempo
máximo de respuesta a los pedidos de los clientes.

Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una
protección adecuada. El principal recurso de los almacenes es el espacio, por lo
que se busca cubrir el objetivo principal del almacén aprovechando al máximo el
espacio disponible, para lograr este es indispensable una cuidadosa planeación.

Determinar la ubicación de un almacén es uno de los aspectos primordiales que

hay que considerar antes de su instalación. La localización del almacén es un
factor que influye no sólo en el aspecto constructivo, sino, sobre todo, en el
estratégico, y puede ser decisivo en el éxito o el fracaso del negocio.

El estudio de la ubicación de un almacén será más largo y complejo cuanto

mayor sea el tamaño de la empresa y, en consecuencia, su sistema de
distribución. En cualquier caso, este estudio deberá realizarse mediante el
examen de cuatro factores básicos: la producción, los costos, la demanda y la
competencia.
Stock base.

Llamamos stock base a la cantidad promedio de ese producto entre dos pedidos
o también a la media de lotes promedios durante un periodo; es decir, la
existencia media en almacén de ese producto. Como calcular el stock base:
como hemos dicho el stock base equivale, a la mitad de los lotes de
aprovisionamiento. Pero en la práctica los lotes de aprovisionamiento no son
iguales, lo que obliga a utilizar el promedio de lotes del producto en un periodo.

Stock de seguridad. Tanto la demanda como el periodo de aprovisionamiento

entre dos lotes de un mismo producto, no son por lo habitual constantes; por ello,
las empresas necesitan cubrir la posibilidad de contingencias en ambos casos.
Esto se soluciona con un stock adicional denominado stock de seguridad. El
cálculo de seguridad dependerá de:

 La variabilidad de la demanda.
 Del grado de cobertura que pretendamos dar.
 Del tiempo de aprovisionamiento y de la variabilidad del mismo.
 Del tiempo y la cantidad a que se refiera la previsión de ventas.

Stock estacional.

Hay productos que su demanda está en función del periodo del año en el que
nos encontramos, como helados, ropa de invierno, etc. Stock para atender a
pedidos especiales.

En ocasiones puede ocurrir que se produzcan pedidos de clientes que –por su

tamaño o sus características se salgan del sistema de programación general de
la empresa.

 Stocks administrativos
 Stocks de productos obsoletos.
 Stocks de subproductos.
 Stocks de piezas de repuestos y accesorios.

Tipos de demanda es conocer de antemano la demanda de un producto resulta

en algunas ocasiones complicado la demanda puede ser:
  Demanda determinada: es la demanda conocida el cliente nos dice con
anticipación las unidades que va a necesitar.
 Demanda uniforme: siempre nos solicitan la misma cantidad de un
producto.
 Demanda variable, cantidades no son fijas, puede ser:
 Demanda estacional, productos típicos de una época.
 Demanda creciente: cuando va aumentando a lo largo del tiempo.
 Demanda decreciente.

En cada uno de esos elementos se deben observar dos criterios de valoración

para poder realizar el análisis de la manera más ajustada a la realidad, como son
el económico y el comercial. Teniendo esto en cuenta se deben analizar algunas
variables:

 En primer lugar, en lo que respecta al producto, se debe evaluar su

tipología y la cantidad total que se necesita almacenar.
 En cuanto a los costos, se analizarán aquellos relativos a las
infraestructuras (terrenos, edificación y equipos),
 La mano de obra directa
 La mano de obra indirecta
 El costo del transporte
 Costo de la manipulación
 Los costos paralelos a la actividad, así como los servicios y seguros que
se hayan de contratar.
 En tercer lugar, en lo que respecta a la demanda, se habrá de estimar la
cantidad y localización de los consumidores, el número y tamaño de los
pedidos
 La curva de la demanda, la importancia relativa de la proximidad, así como
la velocidad de entrega.
 Por último, en cuanto a la competencia, se examinará la localización de
sus almacenes, así como la eficacia y servicio de los mismos.

El estudio para la ubicación de las instalaciones debe realizarse mediante el

examen de esas variables y el análisis de otros cuatro parámetros que se irán
exponiendo en los próximos apartados, como son las características del
producto, la capacidad de fabricación de la industria y las particularidades de la
red de distribución necesaria.

Durabilidad

Esta característica determina cuánto más o menos próximos han de estar

ubicados los almacenes de distribución respecto de los puntos de consumo.

Así, los productos de muy poca durabilidad (como las frutas y verduras
frescas) requieren instalaciones muy próximas a los puntos de adquisición
final ya que el tiempo que transcurre entre su producción o recolección y su
consumo debe ser muy corto. Por lo tanto, estos artículos no admiten la
posibilidad de utilizar almacenes de tránsito en los que se emplea un tiempo que,
por muy pequeño que sea, resulta fatal para la conservación del producto.

Detalle de una tarima.

Por el contrario, los productos de gran durabilidad, como casi todos los
industriales, no precisan almacenes muy próximos al punto de consumo, a
menos en lo relativo a cómo influye el tiempo en su calidad, ya que éste tiene
muy poca o ninguna influencia en su conservación. Así pues, este tipo de
artículos puede ser albergado en cualquiera de los diferentes tipos de
almacenes, ya sean centrales, regionales o de tránsito.

Estabilidad intrínseca

Por estabilidad intrínseca se entiende la que posee el producto por sí mismo.

Esto puede afectar a su transporte y a la seguridad. Si el producto es muy
inestable intrínsecamente, necesitará instalaciones especiales de almacenaje ya
que esa condición puede afectar a la seguridad física del lugar e incluso a la
salud de la población circundante. Un ejemplo típico puede ser el de los
productos químicos, en los que este factor hace que se recomiende que la
localización de los almacenes que los manejen se encuentren solamente en dos
lugares, el de producción y el de consumo, sin centros intermedios.
En el ejemplo comentado, el tamaño de las instalaciones deberá ser muy distinto,
ya que en el lugar de producción se podrá establecer un centro de volumen
(verdadero almacén), mientras que en el lugar de consumo solamente se
establecerá un depósito de unas dimensiones adaptadas a la demanda y al
tiempo de transporte medio empleado entre ambas localizaciones.

Cuando se trata de almacenar mercancías de gran estabilidad intrínseca, este

factor no es determinante, ya que se puede usar cualquier posibilidad de las que
se proponen en este manual.

Manejabilidad

Las alternativas y facilidad que ofrece un producto para ser manejado puede
suponer una característica restrictiva del número de movimientos que se puedan
realizar con el artículo.

Los productos que son muy poco manejables (como los líquidos y los áridos a
granel) deben ser almacenados en el menor número de lugares posible ya que
sus características hacen que su costo aumente exponencialmente a medida
que se realizan trasvases o transferencias. Incluso, en la mayoría de los casos,
pueden producirse deterioros de la calidad, así como pérdidas de volumen. Lo
ideal es contar con dos tipos de almacén solamente: el central que estará situado
en la planta de producción y el de materias primas que deberá estar localizado
en la planta de envasado del producto.

Estos artículos pasan a la categoría de muy manejables una vez envasados y la

ubicación del almacén es totalmente independiente de su manejabilidad.

La capacidad de fabricación

La capacidad de fabricación de la industria a la que dé servicio el almacén

determina la cantidad de mercancía que se necesita albergar. Se trata de un
factor relativo, cuya valoración deberá ser realizada también en función de la
demanda del producto en cuestión.

Su influencia, en cuanto a la localización de los distintos tipos de almacén, se

puede medir en función del grado de transformación que realice la industria.
El grado de transformación del producto

No todas las industrias aplican el mismo grado de transformación a un producto,

depende de su especialización, su preparación y, sobre todo, de su capacidad.
Para estudiar las posibles ubicaciones de los almacenes, este factor se puede
clasificar en tres niveles: bajo, medio y alto.

1. El nivel bajo es el que practican aquellas industrias que, bien por la

naturaleza del producto o por su propia capacidad, se limitan a realizar
únicamente una clasificación y envasado de la materia prima. Es el caso,
por ejemplo, de las empresas alimentarias del sector primario.
Únicamente es necesario un almacén central, ubicado en la misma planta
de producción y, a lo sumo, la instalación deberá contar con dos
secciones: una para las materias primas y otra para el producto envasado.
En cualquier caso, su ubicación no depende de la cantidad de mercancía
que se deba alojar.
2. El grado de transformación de tipo medio es aquel en el que se recibe una
materia prima, se clasifica y se transforma en varios productos diferentes.
En este tipo de industrias, la cantidad de mercancía que se debe alojar sí
empieza a ser un factor que influye en la ubicación de los almacenes. Por
regla general, estas industrias necesitan de tres almacenes
independientes: uno para las materias primas, otro para los productos
empleados en su transformación y un tercero para las unidades
terminadas dado que la producción se suele efectuar en grandes series
(tanto si producen un único producto o de varios en paralelo). Si la
cantidad de artículos almacenados es pequeña, probablemente los tres
almacenes pueden estar localizados en el mismo lugar que la planta de
fabricación, pero cuando la producción es muy grande, es necesario
instalar almacenes locales o regionales e incluso intermedios para los
semi productos o de tránsito para los productos terminados.
3. Por último, las industrias con un alto grado de transformación están
también muy influenciadas por la cantidad de producto obtenido y por lo
tanto su caso es prácticamente igual al de las de nivel medio, con la
diferencia de que, casi con total seguridad, será necesario utilizar
almacenes intermedios para regular las distintas fases de producción.
La red de distribución necesaria

La composición y disposición de la red necesaria para la comercialización de un

artículo influirá en la localización, en el número y en el tipo de almacenes que se
necesitarán para cubrirla.

Para entender sus características es preciso analizar dos factores distintos:

 La influencia de la composición: La red de distribución puede estar

compuesta de concesionarios autónomos (como empresas
independientes) o de agencias propias. En el primer caso, la cantidad de
producto que se debe almacenar se determina exclusivamente en función
de la demanda y del número de pedidos que se reciban de esta red. En
ningún caso se debe realizar un almacenamiento de primera necesidad,
ya que es la propia red la que se encarga de ello. Cuando se trata de
agencias propias, además de contar con los clásicos almacenes
centrales, regionales y de tránsito, se debe situar un centro de primera
necesidad en cada uno de los puntos de distribución y éstos deben
hallarse lo más cerca posible de las áreas de demanda.
 La influencia de la distribución en la red de comercialización: El reparto
geográfico de la red de distribución influye en la ubicación, el número y
tipo de almacenes de los que se deba disponer. Al igual que en el anterior
factor, hay dos posibilidades, como son que la red esté formada por
concesionarios autónomos o por agencias propias.

La distribución de la red de comercialización supone un factor determinante en

el proyecto del almacén o almacenes. En el primer caso, en el que se ha de tratar
con una red de comercialización ajena, su posicionamiento en el territorio y su
zona de influencia pueden estar ajustados o no a la demanda real del producto.

 Si el posicionamiento de los agentes es el correcto, se les debe tener en

cuenta como si cada uno fuera un almacén de depósito. En los sitios
estratégicos se sitúa un centro de distribución y, si la demanda de una
zona concreta lo requiere, se establece la correspondiente instalación de
tránsito. El fin de esta estrategia es reducir al mínimo imprescindible el
 tiempo necesario para abastecer a los agentes, que deben ser
contemplados como puntos de consumo.
 Cuando las ubicaciones de los concesionarios no son las más adecuadas
para la comercialización del producto en cuestión, la primera medida que
se debe tomar es corregir este aspecto y una vez resuelta esa limitación,
actuar como se ha indicado en el párrafo anterior. Una red de
comercialización inadecuadamente posicionada dentro de un territorio
puede implicar, con toda seguridad, un aumento de los almacenes de
tránsito e incluso puede suponer un retraso en el abastecimiento a los
puntos de consumo, dos cuestiones que provocan un aumento de los
costos de distribución del producto y, por consiguiente, una pérdida de
competitividad en el mercado.

Por otra parte, en el caso de que la red de comercialización esté formada por
agencias propias, también es necesario cuidar su correcto posicionamiento
territorial, con el fin de evitar en la medida de lo posible la necesidad de
establecer más almacenes de tránsito que los estrictamente imprescindibles y
procurar que el tiempo de abastecimiento a los puntos de consumo esté
perfectamente conjugado con la demanda.

En cualquier caso, ya sea en lo que respecta a la distribución física, como la

comercial, se puede operar sin centros intermedios o regionales si se dispone de
un buen servicio de transporte y distribución, trabajando sólo con un almacén
central.

5.3 Selección de Mobiliario Y Selección De Equipo De Almacén

En el sistema total de manejo de materiales, el almacenamiento incluye

instalaciones, equipo, personal y técnicas requeridos para recibir, almacenar y
embarcar materia prima, productos en proceso y productos terminados. Las
instalaciones, equipo y técnicas para almacenamiento varían mucho según la
naturaleza del material que se va a manejar. Las características del material
como tamaño, peso, durabilidad, duración (vida) en estantería y tamaño de los
lotes son factores a tomar en cuenta para el diseño de un sistema de
almacenamiento y para resolver los problemas relacionados.
Los aspectos económicos también son muy importantes en el diseño de sistemas
de almacenamiento. Se incurre en costos de almacenamiento y retiro, pero no
agregan ningún valor a los productos.

Por tanto, la inversión en equipo para almacenamiento y manejo y la superficie

destinada a ello se deben basar en la minimización de los costos unitarios de
almacenamiento y manejo. Otros factores que deben considerarse al diseñar
sistemas de almacenamiento incluyen el control de tamaño del inventario y la
ubicación, medidas respecto a la inspección de la calidad, medidas relativas a la
selección y empaquetamiento, apilamiento para recibir y embarcar, números
apropiados de andenes para embarcar y recibir, y mantenimiento de registros
para contener y proteger los artículos hasta que se utilizan o embarcan, en la
forma que sea más eficiente en costo. El logro eficiente de las actividades de
almacenamiento depende de una planeación minuciosa.

Consideraciones para planear los almacenes:

 Tipo y Numero de Materiales

El tipo y número de materiales que se van a almacenar y manejar constituyen la

base para planear los almacenes. Las características físicas del material, en gran
parte, determinan los métodos para almacenamiento y manejo. Los factores
físicos incluyen dimensiones, peso, forma y durabilidad. Como primer paso en la
planeación de los almacenes, hay que identificar todos los materiales que se
almacenarán y sus características físicas.

Se debe establecer la cantidad de cada material que se va a almacenar. El

planeador puede necesitar ayuda del gerente de ventas en cuanto a niveles de
inventario de productos terminados y del gerente de producción a fin de
establecer los niveles de materia prima y artículos en proceso. Los factores como
el consumo estacional, cambios en la mezcla de productos y rotación esperada
de inventarios, influyen en la determinación de niveles de inventarios

Administración de almacenes

Una vez determinado el nivel de inventario de cada artículo almacenado, se

selecciona una unidad de almacenamiento, la cual es el número mínimo de
artículos que se almacenan como unidad. Los ejemplos son un refrigerador en
su empaque individual, una tarima que contiene 20 cajas de artículos enlatados
o un atado de tubos. La unidad de almacenamiento se suele seleccionar de
acuerdo con las características físicas del material, el equipo disponible para
manejo y almacenamiento, la cantidad y la forma en la cual se recibe o embarca
el material.

Movimientos de Alta Almacenaría: Comprende el registro de incorporación de los

bienes muebles que ingresen a las existencias en los almacenes y en su caso al
registro del padrón o inventario de las empresas o dependencias, por algún
procedimiento legal que acredite su procedencia u origen, siendo éstos:
 Compra
 Donación
 Permuta
 Dación en pago
 Producción
 Reaprovechamiento total o parcial
 Reposición
 Transferencia

El valor de los bienes muebles al momento de efectuar su alta en los inventarios

será el de su adquisición; respecto de los bienes producidos, el valor se asignará
de acuerdo al costo de producción y en el caso de semovientes deberá ser
estimando su valor de manera independiente considerando aspectos tales como:
sexo, aspecto, integridad física, capacidad reproductiva, variedad o subespecie,
importancia de exhibición, riesgo de extinción, entre otros.

En caso de que carezca de valor algún bien mueble, el mismo podrá ser
determinado para fines administrativos de inventario por la empresa, para lo cual
deberán elaborar acta circunstanciada considerando el valor de otros bienes con
características similares o el avalúo que se obtenga en términos de la
normatividad en su defecto el que se obtenga a través de otros mecanismos que
juzgue pertinentes. Los controles y registros de los bienes deberán efectuarse
en forma documental y en sistema electrónico. Los bienes muebles adquiridos o
producidos para su posterior comercialización, así como aquellos que serán
sometidos a procesos productivos, no deberán incorporarse a los inventarios y
estarán sujetos únicamente a registro de entrada y salida en almacén, y a la
verificación física con la periodicidad que permita su mejor control.

Los factores que influyen en los niveles mínimos de unidades para surtir pedidos
incluyen cantidad, volumen y las características físicas ya citadas. Por ejemplo,
los tornillos para lámina, pueden ser suficientes para tres meses, mientras que
la existencia de artículos enlatados y empacados será apenas para 8 horas.

Equipo para Almacenamiento

Después de establecer las unidades y niveles de almacenamiento de inventarios

almacenamiento para reserva y para surtir pedidos, se hace la selección del
equipo para almacenamiento.

En la selección de equipo para un edificio existente, hay que tener en cuenta las
restricciones de la construcción. El equipo para almacenamiento debe ser
compatible con la capacidad de carga de los pisos, altura libre debajo de
rociadores contra incendio y acero estructural, espaciamiento entre columnas y
la ubicación de andenes para recibo y embarque, etc.

Una vez determinado el nivel de inventario de cada artículo almacenado, se

selecciona una unidad de almacenamiento, la cual es el número mínimo de
artículos que se almacenan como unidad. Los ejemplos son un refrigerador en
su empaque individual, una tarima que contiene 20 cajas de artículos enlatados
o un atado de tubos. La unidad de almacenamiento se suele seleccionar de
acuerdo con las características físicas del material, el equipo disponible para
manejo y almacenamiento, la cantidad y la forma en la cual se recibe o los
factores que influyen en los niveles mínimos de unidades para surtir pedidos
incluyen cantidad, volumen y las características físicas ya citadas. Por ejemplo,
los tornillos para lámina, pueden ser suficientes para tres meses, mientras que
la existencia de artículos enlatados y empacados será apenas para 8 horas.

Después de establecer las unidades y niveles de almacenamiento de inventarios

almacenamiento para reserva y para surtir pedidos, se hace la selección del
equipo para almacenamiento. En la selección de equipo para un edificio
existente, hay que tener en cuenta las restricciones de la construcción. El equipo
para almacenamiento debe ser compatible con la capacidad de carga de los
pisos, altura libre debajo de rociadores contra incendio y acero estructural,
espaciamiento entre columnas y la ubicación de andenes para recibo y
embarque, etc.

Las características de la unidad de almacenamiento, como tarimas, tambores,

atados, etc., determinan el tipo de equipo necesario.

Los niveles de inventario que se deben mantener determinan el número de

unidades del equipo de almacenamiento. Las características de los materiales y
su volumen de movimiento son factores decisivos en la selección del equipo para
manejo de materiales. Por lo general, el equipo para almacenamiento, consiste
en estanterías ("racks") para usos generales o especiales, de altura, fondo y
capacidad de carga variables. El piso del almacén se puede utilizar en parte o
en su totalidad en vez de equipo.

Las unidades de almacenamiento, como tarimas con productos enlatados

empacados, que tienen rigidez y estabilidad para soportar otras hileras, se
suelen apilar en el piso. Los rollos y bobinas de papel o acero se almacenan
sobre un extremo (de pie). Cuando hay muchas unidades de almacenamiento
que tienen rigidez y resistencia, se suelen apilar en el piso. Las unidades de
almacenamiento pesadas o voluminosas y carentes de rigidez y cuyo número es
pequeño se almacenan mejor en estanterías. Las unidades de almacenamiento
pequeñas, como relojes de pulsera o tornillería se almacenan en estanterías y
casilleros

Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos

que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En
algunas compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías,
los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y
contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de
uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes
especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.

La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un

transportador común, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra
fuente u otro departamento de la compañía, las actividades de construcción, el
procedimiento será el mismo.

Importancia:
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia,
ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia
centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones
principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples. La recepción
está estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los
casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

Proceso:

Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está en orden

y en buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el número
de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente
inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por él envió, esto es
esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como
se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos
ocultos.

De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía

también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles
en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se
detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe
rechazar.

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento,

origen, condiciones físicas y situación legal:

• Por su Naturaleza:

Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o

medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que
tienen una vida útil prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse
individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio del Instituto.
Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilización en el desarrollo
de las actividades que se realizan en el Instituto, tienen un desgaste parcial, total
o que tienen un periodo de vida corto y que además no pueden ser inventariados
en forma individual.

Por su aprovechamiento:

Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las

actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de
algún dispositivo para su operación.

Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el desarrollo de las
actividades y que requieren de dispositivos para su operación (computadoras,
cámaras fotográficas y de vídeo, máquinas de escribir, calculadoras, etc.)

Por su Origen:

Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio
y que fueron incorporados a través de su adquisición con recursos federales o
con recursos de proyectos externos, donados al Instituto por terceros o
producidos por la misma institución.

Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas físicas y

morales) y que a través de un contrato o convenio. Transitoriamente están a
disposición del Instituto para su uso y aprovechamiento.

Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores

públicos del Instituto para su uso personal, (radios, cámaras fotográficas,
computadoras, etc.) y que el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad sobre
ellos.

Por sus Condiciones Físicas:

Bien útil: Mobiliario y equipo que todavía permite su uso y operación con
seguridad.
Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas
mínimas de seguridad para su operación.

Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su

rehabilitación es mayor o casi igual que su valor de reposición o que su
mantenimiento es muy alto.

Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones físicas

prácticamente deplorables y que ya no es posible su rehabilitación.

Por su situación legal:

Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su ubicación

por extravío, y cuya causa puede ser imputable a él.

Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin
violencia.

Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufrió un deterioro a causa de un

accidente y que puede ser reclamada su indemnización a la compañía de
seguros.

5.4 Sistema Informático De Administración De Inventario

La función de un sistema de administración de almacenes es apoyar los

procesos de almacenamiento en la cadena de abastecimiento. Su meta es
encontrar la solución óptima a la configuración del almacén y agilizar el proceso
de la gestión de inventarios.

Sus ventajas son minimizar las pérdidas de inventario, le reducir los costos
operativos, incrementar la capacidad del almacén y la exactitud del inventario,
un control de operación en tiempo real, e incrementar el nivel del servicio al
cliente. Debe señalarse que los sistemas pueden ser independientes o hacer
parte de un sistema de planificación de recursos empresariales y puede incluir
una tecnología compleja como la identificación por radiofrecuencia y
reconocimiento de voz. Sin embargo, el principio básico del sistema de
almacenamiento sigue siendo la misma, que es proporcionar información para
permitir un control eficaz de los elementos ubicados en el almacén.

Un sistema informático para la administración de inventarios debe permitir una

alta precisión y velocidad en la captura de datos, y facilitar las entradas y salidas
de materiales. Estos programas son utilizados por medio de una computadora,
esta permite llevar el control y la administración de los productos que se
encuentran dentro del almacén.

La función de un sistema de administración de almacenes es apoyar los

procesos de almacenamiento en la cadena de abastecimiento. Su meta es
encontrar la solución óptima a la configuración del almacén y agilizar el proceso
de la gestión de inventarios.

Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden,
además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o
mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la
prestación de servicios, empaques y envases y los inventarios en tránsito.

Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente,

así como también conocer al final del periodo contable un estado contable de la
situación económica de la empresa ahora bien, el inventario construye las
paradas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella
mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de
adquisición, para la venta o actividades productivas y por medio del siguiente
trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a
los inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.

Sus ventas son minimizar las pérdidas de inventario, le reducir los costos
operativos, incrementar la capacidad del almacén y la exactitud del inventario,
un control de operación en tiempo real, e incrementar el nivel del servicio al
cliente que los sistemas pueden ser independientes o parte de un sistema de
planificación de recursos empresariales y puede incluir una tecnología completa
como la identificación por radiofrecuencia y reconocimiento de voz. Sin embargo,
el principio básico del sistema de almacenamiento sigue siendo la misma, que
es proporcionar información para permitir un control eficaz de los elementos
ubicados en el almacén.

En relación a los inventarios, ay una enorme cantidad de programas de

computación que facilita esta gestión, algunos sistemas informáticos de
administración más recientes de inventarios son los siguientes

integrada de inventarios el objetivo es tener la mercadería adecuada en el sitio

apropiado en el momento necesario. Mediante unidades de almacenamiento de
inventarios se registran los artículos a su llegada y en el momento de su venta.
con una simple lectura del código de barras en el punto de compra, el nombre
del producto, el precio de venta y el costo se registran en las bases de datos de
la empresa.

La optimización y la dinámica de inventarios es una técnica altamente eficaz en

el manejo de las existencias. 6ue permite administrar y controlar stocks de
productos terminados que se adquieren para ser usados o vendidos, y que

tienenla característica de tener una demanda futura incierta.

Los sistemas, según su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes:

 Determinísticos.
 Probabilísticas.
 Abiertos.
 Cerrados.

El proceso de diseño de los sistemas de información comprende tanto el diseño

de uno nuevo como el rediseño de un sistema que se encuentre en operación.
Un nuevo sistema se requiere cuando la organización inicia sus operaciones o
cuando una nueva división solicita por primera vez el proceso de datos de un
cierto sistema.

Los sistemas en operación normalmente necesitan ser rediseñados o

modificados parcialmente en forma periódica para asegurar que estén acordes
con lo actual y no con los requerimientos históricos. Una organización se puede
clasificar como un sistema total, y sus subsistemas son:

 Subsistema administrativo.
 Subsistema operativo.
 Subsistema de información.

Éstos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la

organización.

Información Financiera

Todas las compañías tienen algún sistema de información financiera. Esta

categoría de la información es la que ahora se usa más comúnmente. La base
del sistema es el flujo de dólares en toda la organización, y si están diseñados
correctamente los sistemas de contabilidad, y de responsabilidad, siguen la
estructura de la organización.

Esos sistemas comprenden grandes cantidades de datos, relacionados

primordialmente con información histórica e interna, aunque en algunas zonas
del planeamiento financiero el sistema proporciona el criterio futurista asociado,
con el planeamiento

En general la conversión de un sistema, financiero, manual a otro basado en

computadoras, no podrá tener tantas mejoras como mecanismo administrativo
como ocurre en otros tipos de sistemas de información.

Desde un punto de vista de manejo de datos y de costo, ordinariamente los

sistemas financieros son los que se prefieren para conversión, pero no hay la
misma oportunidad de mejorar el sistema de información debido a la naturaleza
de sus operaciones, que ordinariamente se ocupan sobre todo del control
presupuestal. La mejoría consistirá en la prontitud y la exactitud de los informes.

Es probable que el sistema financiero sea el más importante sistema de

información aislado de la compañía, y en la mayor parte de las empresas, es el
más antiguo y el mejor desarrollado. La principal preocupación de ese sistema
consiste en las actividades necesarias de diseño para convertirlo en un
importante instrumento para la operación y el planeamiento.