Gestión de las personas - Capítulo 5 - Análisis y diseño de puestos

Las compañías para actuar proactivamente necesitan conocer la información sobre el capital humano que tiene su
empresa y el que necesita obtener. A medida que la organización incrementa su grado de complejidad se
necesitan programas más complejos como él SAP,ERP p Meta4.

Dos grandes tipos de software para capital humano son:

Sistemas duros: nace desde la nómina del personal o como un módulo más de software que, a medida que
transcurre el tiempo incorpora la funcionalidad estratégica de recursos humanos.

Sistemas blandos: Se focalizan en la gestión estratégica de RRHH, incluye evaluaciones de identificación de

habilidades y potencial, competencias, autogestión del empleado de su desarrollo de carrera, cuadro de
sucesiones.

La actividad RRHH se basa en información disponible sobre los puestos de trabajo que hay en la organización.
Estos constituyen la productividad. Si están bien diseñados, la organización podrá sacar los perfiles idóneos para
lograr sus objetivos; sino la productividad se verá afectada.

Los resultados obtenidos de los programas justifican el tiempo y esfuerzo que implica la estructuración de un
sistema completo información sobre el capital humano. El esfuerzo común permite construir un sistema de
información que sirve como plataforma para todos los pasos posteriores.

Información sobre el análisis de los puestos: Perspectiva general

Los puestos contienen las actividades o funciones que debe desarrollar cada miembro de la organización de
acuerdo con la descripción del puesto que ocupa. Los puestos forman parte de la estructura organizacional. A
medida que las actividades de administración son mas complejas, el reclutamiento y compensación se delega a
RRHH.

Análisis de puestos: recopilación, evaluación y organización sistemática de información acerca de diferentes

trabajos

Analistas repuestos: especialistas encargados de obtener datos sobre los puestos de trabajo que existen en una
organización.

Organigrama: documento que ayuda al análisis de puestos. Permite ver de manera gráfica la ubicación de cada
puesto, su interrelación y las líneas jerárquicas y de comunicación.

Relevancia del análisis de puestos

La información que se obtiene del análisis de puestos determina la mayor parte de las actividades de
administración de capital humano. En las empresas grandes o internacionales, es esencial racionalizar al máximo
en proceso, es decir desechar todo aspecto requisito que no sea estrictamente profesional.

Obtención de información para el análisis de puesto

Antes de realizar el análisis de puestos es necesario informar a los empleados sobre las razones por qué se
realizará esto. Si esto no se hace, los empleados pueden sentirse amenazados y resistirse a cooperar en el proceso
de colecta de información. Una vez que los empleados comprenden el objetivo de obtener información para el
análisis de puestos y que el analista tiene bastante conocimiento sobre el entorno, organización, trabajo y los
empleados puede:

 identificar los puestos que es necesario analizar.

 desarrollar un cuestionario para hacerlo.
 obtener información del análisis del puesto.

Identificación del puesto: Antes de obtener la información, los analistas necesitan conocer cuáles son los distintos
puestos que existen en la organización. Se puede utilizar listas obtenidas de organigramas y de discusiones con los
trabajadores y supervisores.
Desarrollo del cuestionario de análisis de puesto

Los analistas desarrollan una serie de cuestionarios para obtener información sobre su objeto de estudio. Se
identifican las tareas, responsabilidades, habilidades y nivel de desempeño del puesto que se es investigar. Es
importante utilizar cuestionarios idénticos para puestos similares. La información obtenida debe reflejar las
diferencias reales que puede haber en un puesto y otro. El área de capital humano no está limitada, ni debe
limitarse, al empleo de un solo formulario para obtener información sobrepuestos muy diferentes entre sí.

Nivel e identificación: El cuestionario comienza con la identificación clara del puesto y cómo se encaja dentro de
un departamento y una división de la empresa.

Deberes y responsabilidades: El formulario debe establecer el propósito u objetivo del puesto, una descripción de
las tareas que la persona debe realizar para cumplir con sus obligaciones y las condiciones en que se realizan.

Características individuales del trabajo: Se debe obtener datos sobre los aspectos de la persona, como formación
académica, experiencia, habilidades y aptitudes. Determinados aspectos no considerados esenciales son
relevantes en ciertos campos profesionales. Por ejemplo, un aspirante a trabajar en el departamento de
reparación de neumáticos necesita, la fuerza física necesaria para mover las ruedas de vehículos pesados.

Niveles de desempeño: El cuestionario debe incluir información sobre los niveles de desempeño que se utilizan
para evaluar si el empleado está logrando satisfactoriamente sus objetivos. Previamente deben fijar los niveles de
desempeño adecuados.

Obtención de datos

Existen diversas maneras de obtener información; se deben analizar las ventajas y desventajas de cada una.

Entrevistas: Son una manera eficaz de obtener información sobre un puesto. El analista debe tener una lista de
verificación para no omitir ningún aspecto esencial. Al principio, el analista entrevista un número limitado de
personas. A continuación lo hace con el supervisor para verificar la información que obtuvo. Permite lograr un
alto nivel de precisión.

Grupos de expertos: Consiste en recabar las opiniones de un grupo de expertos reunidos para analizar un puesto,
lo que permite lograr resultados de alta confiabilidad, aunque sea costoso y de lenta ejecución.

Cuestionarios por medios electrónicos: es más rápido y menos costoso, qué consiste en distribuir por mail un
cuestionario. Este método es menos preciso debido a que algunas preguntas no se comprenden bien, las
respuestas son incompletas.

Bitácora de empleados: Consiste en dar instrucciones a cada empleado para que lleve un diario de sus actividades
diarias.

Observación: La observación es lenta, costosa y cuando se aplican gran escala resulta menos precisa y confiable.
Es el método idóneo en cuanto a labores manuales y repetitivas.

Combinaciones: como los métodos tienen ventajas y desventajas, los analistas combinan técnicas, utilizando dos
o más al mismo tiempo.

Aplicaciones de la información que genera el análisis de puestos:

Al llevar a cabo las fases de preparación y recolección de datos, los departamentos de RRHH obtienen información
esencial sobre las actividades que se llevan a cabo en la organización. Su aplicación inmediata la transforma en
descripciones de puesto, especificaciones de puesto y estándares de rendimiento. En su conjunto se convierten
en elementos esenciales del sistema informativo del departamento de capital humano.

Descripción de puestos

Consiste en una declaración por escrito en la que se explican las responsabilidades, condiciones de trabajo y otros
aspectos del puesto. Los 3 elementos básicos de la descripción de puestos son:
 Código: puede indicar el departamento al que pertenece el trabajador, si está sindicalizado o no y el
número de personas que desempeñan la misma labor.
 Fecha: es esencial para determinar cuándo se actualizó la descripción por última vez.
 Identificación de la persona que describió el puesto: sirve para verificar la calidad del desempeño del
trabajador y poder proporcionar realimentación a sus análisis.

Resumen del puesto y sus responsabilidades: Está conformada por un sumario que describe el puesto de trabajo.
Se especifica qué es el puesto, cómo se lleva a cabo, por qué y para qué.

Condiciones de trabajo: Se describen las circunstancias y las condiciones en las que se realiza el trabajo.

Aprobaciones: El supervisor y los gerentes deben compartir la responsabilidad de verificar que el trabajo de
obtener datos sobre el puesto se llevó a cabo de manera correcta.

Especificaciones del puesto: Inventario de las características humanas que debe poseer el individuo que va a
desempeñar una labor.

Niveles de desempeño del puesto:

Se constituyen en objetivos de desempeño, que los trabajadores aspiran. Cuando no existen niveles adecuados, la
moral y motivación de los trabajadores desciende. Estos niveles permiten medir el grado en que se están
alcanzando las metas para las cuales estableció la labor. Permiten evaluar, y controlar el desempeño general

Los sistemas de control poseen cuatro características: tienen parámetros, efectuar mediciones, requieren
correcciones y proporcionan realimentación. Esta última permite efectuar cambios en los parámetros
establecidos, cuando han sido fijados de manera equivocada, o cambiar las normas que rigen las labores diarias.

Definición del perfil del puesto: El administrador de RRHH establece un perfil general de determinada ocupación.

identificación de las competencias

Las competencias son en la capacidad de realizar una actividad laboral (acción, comportamiento y resultado) con
éxito. Para identificarlas es necesario realizar un análisis cualitativo del trabajo, para definir los conocimientos,
habilidades y destrezas esenciales para desempeñar una función laboral eficazmente. Están integradas por: saber,
saber hacer, saber ser y saber estar.

Ventajas de la identificación de competencias:

Técnicas de identificación de competencias: El proceso de identificación de competencias determina las

competencias necesarias para llevar con efectividad una actividad. Hay varias técnicas como:

El sistema de información sobre capital humano

La información se suplementa y enriquece mediante planes de capital humano, información provista por los
postulantes, resultados en el desempeño. El proceso de toma de decisiones sobre capital humano se simplifica, se
hace más sólido y confiable cuando se efectúa con base en información establecida.
Organización de la base de datos: La información sobre un puesto se puede guardar en diversos formatos. La
familia de puestos son grupos de empleo relacionados en de deberes y responsabilidades, actividades y
elementos de la labor que se lleva a cabo. Determinar las similitudes permite a RRHH facilitar las transferencias de
puestos, capacitación, la compensación.

Administración de capital humano mediante bases de datos y software especial: Administrar el capital humano
puede engorroso si no se usa tecnología moderna. Los software están preparados genéricamente, sin adaptarse a
las necesidades específicas de la empresa.

En muchas ocasiones la organización debe cambiar para ajustarse a las necesidades de un software. Es necesario
que éste sea adaptable a las necesidades de la organización, que permitan que el empleado se proporcione a si
mismo información y los servicios que requiere.

Perspectiva general del diseño de puestos:

Los puestos bien diseñados son importantes para atraer y retener personal. Empowerment es facultar al personal
para tomar decisiones, implica delegarle poder, autoridad y hacerles sentir que son dueños de su propio trabajo.

La forma en que las personas se desempeñan y realizan sus labores es causada por las características que tiene su
puesto. Tanto la productividad como la calidad de vida laboral dependen del diseño de puestos de la empresa.

El diseño de cada puesto debe reflejar las expectativas organizacionales, ambientales y conductuales. El
especialista debe considerar estos elementos para crear puestos que sean productivos y satisfactorios.

Elementos organizacionales

Los elementos organizacionales de un puesto se remiten a su eficiencia. Cuando se limita a los trabajadores a
realizar pocas tareas repetitivas, el rendimiento tiende a incrementarse. Cuando el nivel de repetición sube al
máximo se incrementa el nivel de errores que cometen los operarios.

Enfoqué mecánico: Técnica en la cual se identifican todos los movimientos y /o labores de un puesto para
estructurarlos de manera que se minimice el tiempo y esfuerzo necesario para realizarlo. Este enfoque permite
alcanzar niveles máximos de eficiencia, tiempo, costos, capacitación y aprendizaje. Suele utilizarse en operaciones
industriales con operarios de educación mínima.

Flujo de trabajo: El producto o servicio que se pretende obtener requiere un equilibrio con los distintos puestos,
para que el trabajo se lleve a cabo de manera eficiente.

Ergonomía: Se estudia la interacción entre el ser humano, y los equipos /herramientas que ópera. Las tareas que
se llevan a cabo no varían, se evalúa facilidad relativa de uso del lugar de las herramientas, y líneas de montaje.

Prácticas laborales: conjunto de métodos y actividades que permiten llevar a cabo la tarea diaria. Los métodos
que se emplean pueden originarse en prácticas tradicionales o en deseos de los trabajadores. Cuando las
empresas pasan por alto estas prácticas, surgen conflictos internos.

Elementos del entorno: Se enfoca asuntos como el grado de preparación de los trabajadores disponibles, la
abundancia o escasez de éstos y sus expectativas sociales.

Habilidades y disponibilidad del empleo: Las expectativas de eficiencia en el trabajo se deben armar en base al
grado de preparación de los trabajadores disponibles, la oferta de trabajo y las expectativas que cada trabajador
trae a su lugar de trabajo.

Expectativas sociales y culturales: Las expectativas son muy importantes en el proceso de diseñar puestos. Por ej,
el nivel general de educación sea elevado y con él el nivel de expectativas de los trabajadores.

Algunos elementos, como días festivos, horarios de trabajo, vacaciones, las pausas para break, afectan el diseño
de puestos, mas aun en compañías que operan varios países. Cuando esto no se tiene en cuenta, puede
deteriorarse la satisfacción y motivación y, una baja calidad del entorno laboral.
Empowerment o delegación de facultades de decisión: Un aspecto del Empowerment es ser responsable de las
labores que la persona lleva a cabo, también en la libertad de controlar las respuestas en el entorno de trabajo. La
ausencia del mismo puede provocar que los empleados se desempeñen de manera insuficiente.

Diversificación de un puesto: La falta de cambios produce monotonía y aburrimiento. Esto genera fatiga y provoca
errores. El Empowerment y la diversificación del puesto deben apuntar a mejores niveles de satisfacción laboral.

Identificación de la tarea: el problema de algunos trabajadores es que no se identifican con la tarea que llevan a
cabo. Esto ocurre porque contemplan un aspecto muy parcial de la labor y nunca ven un producto terminado.
Esta circunstancia conduce a que el trabajador no sienta responsabilidad y orgullo por su trabajo.

Relevancia de la tarea: saber que el trabajo que se realiza es importante para varias personas dentro y fuera de la
empresa

Punto equilibrio entre elementos conductuales y eficiencia

Los elementos conductuales del diseño de un puesto informan si conviene agregar Empowerment, diversificación,
relevancia y retroalimentación de la tarea. Incrementar el nivel de eficiencia de un puesto puede hacerlo menos
satisfactorio. También, los trabajos muy satisfactorios pueden ser menos eficientes. Por lo tanto se trata de
encontrar un punto de equilibrio entre los elementos conductuales y de eficiencia.

A: productividad comparada con B: satisfacción comparada con especialización

especialización
A medida que se incrementa el grado de
especialización, la productividad asciende
hasta que elementos conductuales
(aburrimiento) hacen que baje.
Al inicio, el nivel de satisfacción sube con la
especialización, pero un aumento de ésta provoca que
disminuya rápido. La satisfacción disminuye debido a la
falta de variedad, identificación de la tarea y
Empowerment.

un nivel aceptable más rápido que en los

puestos especializados.
C: aprendizaje comparado con
especialización

El aprendizaje es necesario ya que una tarea
especializada requiere menos tiempo que
una general. La tasa de aprendizaje alcanza
D: rotación de personal comparada con especialización
Aunque los puestos muy especializados son más fáciles
de aprender, tienen niveles de satisfacción más bajos.
Pueden conducir altas tasas de rotación de personal.

Técnicas para rediseñar puestos:

Bajo nivel de especialización: cuando los puestos no están claramente especializados, los diseñadores pueden
optar por simplificarlos. Las tareas que antes implicaban un solo puesto de trabajo, se pueden repartir entre 2 o +;
se identifica y elimina toda labor que no sea necesaria. El riesgo que se corre al simplificar un puesto de trabajo es
que la labor puede incrementar su grado de monotonía y provocar errores o que la persona se aburra y se vaya.

Alto nivel de especialización: Los trabajos rutinarios muy especializados, son de poco interés para profesionales
que lo aceptan sólo por necesidad económica. Estos trabajos ofrecen pocas oportunidades de autorrealización,
reconocimiento, etc.

Rotación de puestos: Se permite que el empleado cambie de puestos sin modificar la labor. Esto rompe la
monotonía de las tareas especializadas. La organización se beneficia porque los trabajadores adquieren
competencia en distintos puestos.

Inclusión de nuevas tareas: Permite incrementar el número de funciones que se llevan a cabo en un puesto.
Reduce la monotonía, expande el ciclo de trabajo y requiere una gama más amplia de habilidades del trabajador.

Enriquecimiento del puesto

Consiste en incrementar los niveles de planeación control. El enriquecimiento y la inclusión de nuevas tareas en
un determinado puesto pueden provocar resistencia del trabajador, o del sindicato; antes de llevar a cabo esta
modificación el supervisor y el de RRHH deben verificar que no se generen tensiones imprevistas.

Grupos autónomos de trabajo: Estos grupos de trabajadores llevan a cabo tareas dentro de una gama de
responsabilidades. Están integrados por operarios (de 3 a 15) que se preparan para realizar cualquier labor por la
que es responsable el equipo.

El equipo toma decisiones colectivas, no hay responsabilidades entre los integrantes, pero se permite a los
trabajadores intercambiar tareas entre sí para evitar el cansancio. La presión del grupo garantiza que todos
contribuyan a los objetivos. Con esto se puede lograr alta productividad y calidad, tambien como mejorar la
calidad de la vida laboral.

En última instancia, el desafío de los especialistas de administración del capital humano, de los gerentes de línea y
de los diseñadores de puestos en especiales encontrar y establecer un balance adecuado entre la calidad de vida
laboral y los resultados financieros de la compañía.