Diseño y construcción de un sistema de información

Yasna Reygadas Flores

Control de gestión

Instituto IACC

13.12.2020
ITEM I: Dentro de los contenidos de la semana 7 se nombraron tres tipos de sistemas de

tecnología de la información: sistemas a la medida, ERP y sistemas web-based. Para cada uno de

estos sistemas nombre un ejemplo e investíguelo a través de internet, comentando de qué se

trata el sistema, sus características, sus ventajas, sus principales usuarios, etc

SISTEMAS A LA MEDIDA.

Se llama justamente “a medida” porque el sistema o software se adapta a los procesos de gestión

que la empresa ya tiene consolidados. En el desarrollo de un sistema a medida, siempre se realiza

una primera etapa de análisis, en la cual se estudian los procesos de la empresa, se determina

como intervendrá el nuevo sistema en estos procesos y siempre es un muy buen momento para

repensar los procesos y mejorarlos. Es el software el que se adapta a la empresa.

http://www.neosystems.es/soluciones-y-servicios-neosystems/desarrollo-de-software-a-medida

Se habla de la construcción de un nuevo sistema de información en base a las especificaciones de

los usuarios. Los sistemas hechos a la medida pueden impulsar la eficiencia en la operación de la

empresa y aumentar las ventas considerablemente.

Características

- Tiene su tiempo de desarrollo.

- Se adapta a las necesidades específicas de la empresa.

- Es probable que pueda contener errores y se pueda mejorar

- En general, es más caro que el software estándar.

- Los sistemas hechos a la medida pueden proporcionar todo lo necesario para resolver de

modo eficiente y rápido los problemas en las empresas, con la finalidad de tener un

mayor manejo de los recursos y productividad.

 - Permiten tener relación entre los resultados logrados y los resultados propuestos,

permitiendo medir el grado de cumplimiento de los objetivos logrados.

- Generan gráficas de resultado

Ventajas

- Alta adaptación a las necesidades actuales.

- Una vez funcionando, alta estabilidad.

- Gran conocimiento de la herramienta.

- Reducción de gastos.

- Ahorro de tiempo

- Garantía de calidad

- Facilidad de mantenimiento

Inconvenientes.

- Se gasta mucho tiempo en construir un nuevo sistema con el testeo necesario y su

retroalimentación.

- Crecimiento del software en base a la experiencia de la empresa, no en base a multitud de

experiencias, lo que supone una limitación finalmente en funcionalidad y prestaciones.

- Implementación a medida de cada nuevo cambio legal o fiscal.

- Costes altos de implantación.

- No hay actualizaciones, o en su defecto, cuando las haya tendrán costes importantes por

la necesidad de re-implementar los desarrollos a medida.

- Toda nueva funcionalidad (o cambio) requerirá invertir en nuevos desarrollos.

- Dependencia de un proveedor tecnológico.

Usuarios.

Principalmente las usan las empresas distribuidoras, de servicios, de arriendos de equipos,

centros de belleza.

EJEMPLO

Software de seguimiento de correo electrónico para monitorear los correos electrónicos en

una empresa estatal.

Las herramientas de seguimiento de correo electrónico son útiles para la entrega de información
y funciones que son esenciales, integran el aviso de que sabemos cuándo abrió el destinatario sus
correos electrónicos enviados y si se hizo clic en alguno de los enlaces incluidos en ellos, entre
otras cosas.

Hay muchos programas de seguimiento de correo electrónico accesibles en línea, algunos de

ellos gratuitos y otros de pago.

Funciones.

Permite rastrear todos los correos electrónicos que hayan sido enviados y compila las estadísticas
sobre sus campañas de correo electrónico.

Tiene acceso a los datos sobre las aperturas de correo electrónico, los clics, las páginas visitadas
etc.

Da la oportunidad de ver el porcentaje de sus destinatarios que abren sus mensajes de correo
electrónico.

Puede saber con qué frecuencia los usuarios hacen clic en los enlaces y en qué enlaces se hace
clic principalmente en una campaña de correo seleccionada.

Puede consultar el tamaño de lectores extranjeros y de su país.

MODULOS ERP.

Son sistemas de gestión de información que integran y automatizan recursos de la organización

asociados con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Son también sistemas de

gestión de información para la toma de decisiones en la organización, planifican los recursos,

mediante un conjunto de módulos funcionales y utilizan arquitectura de software que facilita el

flujo de información.

Características.

- Son sistemas integrales, dado que consiente el control de los distintos procesos de la

empresa, captando que todos los departamentos de una organización se relacionan entre

sí, vale decir, que el resultado de un proceso es punto de partida del siguiente.

- Son sistemas modulares. Bale decir, los ERP saben que una empresa es una unión de

departamentos que se relacionan entre sí de acuerdo a la información que comparten

entre ellos y que se origina a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, ya sea

económica como técnica, es que la funcionalidad se divide en módulos, los que pueden

instalarse de acuerdo con las exigencias del cliente.

- Son adaptables, vale decir, son producidos para adaptarse a las necesidades concretas de

cada organización.

Objetivos principales.

- Mejorar el acceso a la información. Base de datos centralizada.

- Perfeccionar la gestión de recursos y procesos.

- Mejorar las intervenciones internacionales, soportando diferentes estructuras de tasas,

bancos, sistemas de facturación, monedas, idiomas, etc.

 - Disminución de la documentación impresa, resultado de presentar la información en línea

para todos los usuarios.

Beneficios.

Un ERP permite unificar, clasificar y ordenar la totalidad de los datos ingresados por la

organización, transformándolos en información y almacenándolos en un solo lugar. Esta

información se encuentra en línea en el instante para cualquier usuario, posibilitando la toma de

decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP se puede

tener la empresa bajo control e incrementar la calidad de los servicios y productos. La

implantación de un ERP permite la eliminación de barreras interdepartamentales, al estar todos

interconectados en un solo sistema. Esto trae como resultado:

- Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales.

- Integración entre las funciones de las aplicaciones

- Reduce los costos de gerencia.

- Incrementa el retorno de inversión.

- Infraestructura escalable.

Usuarios.

Distintas áreas de la empresa, como producción, proyectos, RRHH, ventas, compras,

contabilidad, finanzas e inventario.

EJEMPLO.

Los procesos que se relacionan con el personal, ya sea remuneraciones, gestión de documentos y

vacaciones, etc., con un sistema ERP pueden llegar a perfeccionarse al máximo. De esta forma se

podrá agilizar el pago de remuneraciones, colocar en una misma plataforma la totalidad de los

documentos importantes para los trabajadores. También se puede automatizar las preguntas más
habituales de los trabajadores, permitiendo de esta manera que el personal de recursos humanos

de la empresa, se pueda ocupar de labores más estratégicas.

SISTEMAS WEB-BASED

Es un sistema que se ejecuta vía internet. Vale decir, que los datos o archivos en los que se

trabaja, son procesados y almacenados dentro de la web. Por lo general, estas aplicaciones no

necesitan ser instaladas en un computador. El concepto de aplicaciones web, está relacionado

con el respaldo de información en la “nube”. Toda información se almacena de forma

permanente en grandes servidores. Lo ventajoso es que, en cualquier momento, lugar y desde

cualquier dispositivo se puede acceder a este servicio, solo se requiere una conexión a internet y

datos de acceso que, por lo general, son el nombre de usuario y contraseña.

Ventajas.

- Muchas aplicaciones web no tienen costo monetario.

- Se puede tener acceso a la información trabajada en cualquier lugar e instante.

- No tiene dependencia de un computador o de algún equipo particular, dado que el

contenido está acumulado en la web.

- Muchas personas pueden trabajar simultáneamente en ellas.

- Los documentos y archivos no se pierden, a menos que el usuario así lo disponga.

Características.

- Disponibilidad. Una aplicación web puede ser alojada en un servidor propio, o contratar

data centers que brinden la garantía para que el sistema responda cuando se requiera.

Cuando se construye una aplicación web-based se cuenta con una amplia gama de

opciones para su alojamiento, en servidores disponibles en todo el mundo que proveen

 diversas técnicas de redundancia tanto de hardware, alimentación eléctrica, conexiones a

internet, etc. Esto da la garantía de alta disponibilidad para las aplicaciones.

- Escalabilidad: las aplicaciones web son naturalmente escalables, aunque esto tiene que

ver con la forma en como hayan sido construidas. En un modelo de varias capas una

aplicación web-based tiene la capacidad para cambiar su tamaño y adaptarse a nuevas

circunstancias. Es posible, por ejemplo, instalar varios servidores web para aumentar la

capacidad y asistir a más usuarios al mismo tiempo.

- Portabilidad. El que una aplicación web-based realice su procesamiento a través de un

navegador o web browser, aumenta sus posibilidades en la medida en que hoy día

cualquier dispositivo cuenta con un navegador (notebook, tablets, celulares, televisores,

dispositivos de audio, vídeo juegos, etc.). Deben tener acceso a internet y contar con una

aplicación que pueda adaptarse a cada dispositivo, condiciones que en la actualidad se

dan en la mayoría de las empresas y hogares.

- Seguridad. Estas aplicaciones brindan un alto nivel de seguridad, producto a la forma en

como fueron desarrolladas y el lugar donde están alojadas; un buen data center está

protegido contra muchos de los ataques que realizan los hackers y se mantienen

actualizados con los últimos parches de seguridad disponibles.

Usuarios.

Empresas mineras, estatales, retails, bancos, farmacias, zapaterías, tiendas de ropa,

personas naturales, etc.

 EJEMPLO.

Netflix. Es una de las plataformas de video en streaming (video club en inernet, donde se

puede elegir lo que deseamos ver, si queremos poner pausa, en qué momento lo vemos, o

verlo más adelante), más importante de la actualidad.

Los usuarios pueden seguir las series o películas cuando deseen, dado que no existe una

limitación de tiempo ni horario para disfrutar de ello. Donde nos encontremos al

momento de ver el contenido, no tiene importancia, dado que, es un servicio

multiplataforma, compatible con todos los sistemas operativos.

Su forma de funcionar es sencilla. Se accede a la aplicación o a la página web e

introducimos nuestro usuario y clave. Ya dentro de la plataforma, podremos buscar la

película o serie que queremos ver.

ITEM II: La empresa Sinfonía S.A. es una empresa que lleva tan solo dos años en el mercado y

es de tamaño pequeño, de rubro confección de calzado infantil. El dueño de la empresa, desea

incorporar sistemas de información a su gestión, debido a que actualmente todo funciona sobre la

marcha y no hay un orden establecido. Ante esto le consulta a usted como contador auditor, que

es lo necesario para incorporar un sistema de información a su gestión, si existen etapas, si se

debe diseñar a la medida o hay sistemas de mercado, etc.

Se pide:

Realice un informe formal al dueño de la empresa, explicándole cuales son las actividades que

deben realizarse para las etapas de diseño y construcción de un sistema de información para su

empresa, debe considerar en su elaboración que el dueño de la empresa no es entendido en el

tema y además se debe proponer un sistema adecuado al tamaño y rubro de la empresa

 INFORME EMPRESA SINFONÍA SA

CONFECCION CALZADO INFANTIL

Actividades para la realización etapas de diseño.

Sistema de información y tecnologías de información.

Construcción de un sistema de información.

Definición.

Un sistema de información es un conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin común.

También se puede definir como un conjunto de tecnologías, aplicaciones de negocios, procesos y

software disponibles para las personas dentro de una empresa.

Existen tres tipos de sistema de información: A la Medida, el ERP y Web-Based.

Se debe cumplir col los siguientes componentes básicos que interactúan entre sí.

1. El hardware, equipo físico utilizado para procesar y almacenar datos.

2. El software y los procedimientos utilizados para transformar y extraer información.

3. Los datos que representan las actividades de la empresa.

4. La red que permite compartir recursos entre computadoras y dispositivos

5. Las personas que desarrollan, mantienen y utilizan el sistema.

Actividades.

Se encuentran cuatro actividades en un sistema de información que producen la información que

las empresas necesitan para la toma de decisiones, el poder controlar operaciones, analizar los

problemas y producir nuevos productos o servicios. Estas actividades son:

1. Recopilación: Hace referencia a la captura de datos en bruto tanto del interior de la

empresa como de su entorno exterior.

2. Almacenamiento: Guarda de forma estructurada la información que se ha recopilado.

3. Procesamiento: Permite convertir ese flujo de datos en una forma más significativa.

4. Distribución: Traspasa la información ya procesada a las personas quienes harán uso de

ella.

Los sistemas de información también necesitan retroalimentarse, que es la salida que se devuelve

al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada.

Ciclo de vida de un sistema de información.

Existen pautas básicas para el desarrollo de un sistema de información para una empresa:

 Codificación: con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de

programación establecido (programación) en la etapa anterior, es decir, en códigos que la

máquina pueda interpretar y ejecutar.

 Conocimiento de la organización: analizar y conocer todos los sistemas que forman

parte de la empresa, así como los futuros usuarios del sistema de información.
 Determinar las necesidades: Se procede identificar a través de algún método de

recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante para

el sistema de información que se propondrá.

 Diagnóstico: en este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos y

negativos de la organización. Este informe formará parte de la propuesta del sistema de

información y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.

 Diseño del sistema: una vez que el proyecto se haya aprobado, se inicia con la

elaboración del diseño lógico del sistema de información.

 Identificación de problemas y oportunidades: el segundo paso es relevar las

situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva

(Por ejemplo: una empresa con un personal capacitado en manejo informático reduce el

costo de capacitación de los usuarios), así como las situaciones desventajosas o limitaciones

que hay que sortear o que tomar en cuenta (Por ejemplo: el edificio de una empresa que

cuenta con un espacio muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadores).

 Implementación: Se hace referencia todas las actividades que se requieren para la

instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación de la aplicación(programa)

generada en la etapa de Codificación.

 Mantenimiento: proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la

corrección, el mejoramiento o la adaptación del sistema de información ya creado a otro

entorno de trabajo o plataforma.

 Propuesta: Cuando se cuente con toda la información necesaria acerca de la empresa, se

puede elaborar una propuesta formal que deberá ser dirigida hacia la organización donde se
 indique el presupuesto, la relación costo-beneficio y la presentación del proyecto de

desarrollo del sistema de información.

Dado que Empresa Sinfonía, es una entidad que lleva tan solo dos años en el mercado y es de

tamaño pequeño, de rubro confección de calzado infantil, de acuerdo a ello la necesidad de

crecer y posicionarse en el mercado, el sistema que más le serviría es el Web-based.

Su ejecución es vía internet. Dentro de la web se pueden almacenar y procesar los datos de la

organización, sin tener la necesidad de ser instalada en un computador.

Mediante este sistema se podría utilizar los correos electrónicos para poder enviar y recibir

mensajes de forma inmediata, organizar reuniones, mantener la agenda de clientes. Con ello la

comunicación con sus proveedores y clientes será más expedita y rápida, ya sea para solicitar

cotizaciones, hacer pedidos, enviar y recibir comprobantes de pagos, etc.

También se podrá utilizar el Google Docs, que al igual que los correos electrónicos, su

funcionamiento es mediante el navegador, pudiendo crear documentos, hojas de cálculo, etc.

Todos los documentos se podrán almacenar en la nube, lo que permitirá que puedan ser editados

y compartidos de manera simultánea.

Con este sistema, la organización podrá ahorrar en los costos, dado que no incurrirá en costos de

implementación del software, puesta en marcha, mantención, etc.

Se podrá tener acceso a la información de la empresa desde cualquier dispositivo y en cualquier

momento, lugar y tiempo.

Los documentos y archivos no se perderán, a menos que ud. quiera hacerlo.

Las ventajas que tendrá al implementar este sistema serían.

Ahorra dinero al usar esta aplicación web.

Su tiempo será empleado de mejor manera, puesto que no tendrá que ocuparse de estar

aprendiendo a manejar programas nuevos, ni preocuparse de su mantención.

Podrá trabajar desde cualquier lugar.

Será más eficiente y eficaz.

Podrá ganar más y gastará menos.

Simplifica tareas y procesos.

Comunicación ágil y directa con los colaboradores y clientes.

Permite sustituir procedimientos que son manuales consumidores de mucho tiempo y energía del

equipo de trabajo.

Por ejemplo:

“Al tener una aplicación web con registro de clientes, se puede llevar una relación muy detallada

de las compras, gastos, pagos pendientes, facturación, e incluso información sobre el tipo de

productos que consume el cliente y cuáles podrían interesarle. Este tipo de datos es muy valioso

para tener un conocimiento bien exhaustivo de tus consumidores, y así poder planificar qué

otras acciones u opciones es posible brindarles según sus gustos, hábitos de consumo y

necesidades”.
YASNA REYGADAS FLORES

INGENIERO ADMINISTRACION DE EMPRESAS

 Bibliografía

IACC (2018). Tipos de sistemas de tecnología de la información (TI). Control de Gestión.

Semana 7
http://www.neosystems.es/soluciones-y-servicios-neosystems/desarrollo-de-software-a-medida

https://mundowin.com/5-mejores-software-de-seguimiento-de-correo-electronico-para-
monitorear-sus-correos-electronicos/

https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n

https://www.fuegoyamana.com/blog/aplicacion-web-o-de-escritorio-para-tu-negocio/