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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

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Fecha:
FORMATO DE MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
Página:

TIPO DE
COMUNICACIÓN
QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA POR QUÉ MEDIO CUANDO LO COMUNICA COMO LO COMUNICA
INTERNA EXTERNA

Política del Sistema
X Cartelera.
Integrado de Gestión.
Director HSEQ.
Lider Nacional HSE
Folletos.
Personal nuevo. Ingreso de personal.
Pagina web.
Todo el personal de la empresa. Reinducción.
Correo electronico. Comunicación verbal.
A todas las partes interesadas de la Cuando se realicen cambios en las politicas.
Acta de reuniones.
empresa. Durante la implementación del sistema.
Inducción y/o Reinducción Acta de capacitaciones.
Contratistas. Cuando se diseñe y actualice.
Circulares. Registro de induccion y
Proveedores. En campañas de motivación.
Tablón de anuncios reinduccion.

Informe de revision por la

Alta dirección.
Director HSEQ.
X Objetivos y metas del SIG
Lideres del proceso.
Coordinadores HSE de Proyecto
Procedimientos y programas Director HSEQ.
X definidos en el Sistema Lider Nacional HSE
Integrado de Gestión. Coordinadores HSE de Proyecto
Reuniones. direccion.
Anualmente.
Revision por la dirección. Acta de capacitaciones.
Líderes de proceso. Durante la implementación del sistema.
Inducción y/o Reinducción Actas de reunión.
Personal nuevo. Cuando se diseñe y actualice.
Correo electronico. Registro de inducción y
Partes interesadas. En campañas de motivación.
Carteleras reinducción.
Ingreso de personal.
Tablón de anuncios. Comunicación
verbal.
Comunicación verbal.
Lideres de proceso.
Reuniones. Cuando se diseñe, modifique o actualice la Entrega del documento.
Partes interesadas de la empresa.
Inducción y/o Reinducción documentación. Actas de reunión.
Contratistas.
Ingreso de personal. Registro de induccion y
Proveedores.
reinduccion.

Personal nuevo. Comunicación verbal.

Todo el personal de la empresa.
Matriz de identificación de A todas las partes interesadas de la
X Director HSEQ.
riesgos y oportunidades. empresa.
Contratistas.
Proveedores.
Reuniones.
Acta de capacitaciones.
Charlas Durante la implementación del sistema.
Actas de reunión.
Circulares Cuando se diseñe y modifique.
Registro de inducción.
Carteleras. En campañas de motivación y sostenimiento.

Ingreso de personal.
Personal nuevo. Reinducción.
Reuniones. Acta de reuniones.
Matriz de identificación de Todo el personal de la empresa. Cuando se realicen cambios en la matriz.
Circulares Acta de capacitaciones.
peligros, evaluación, Lider Nacional HSE A todas las partes interesadas de la Durante la implementación del sistema.
X Carteleras Registro de induccion y
valoración de Riesgos y Coordinadores HSE de Proyecto empresa. Cuando se presenten incidentes y accidentes
Tablón de anuncios. reinduccion.
Determinación de Controles. Contratistas. laborales.
Inducción y/o Reinducción Comunicación verbal.
Proveedores. En campañas de sensibilización.
Capacitación
Cambios de funciones.

Ingreso de personal.
Circulares
Personal nuevo. Reinducción.
Carteleras
Todo el personal de la empresa. Cuando se realicen cambios en la matriz. Comunicación verbal.
Tablón de anuncios
Identificacion de aspectos e Coordinador de Seguridad y A todas las partes interesadas de la Durante la implementación del sistema. Acta de reuniones.
X Inducción y/o Reinducción
impactos ambientales Salud en el Trabajo empresa. Cuando se presenten incidentes y accidentes Acta de capacitaciones.
Capacitaciones.
Contratistas. ambientales. Registro de induccion y
Correo electrónico
Proveedores. En campañas de sensibilización. reinduccion.
Reuniones.
Cambios de funciones.

Asesor juridico Reuniones. Acta de reuniones.

Director HSEQ Inducción y/o Reinducción Acta de capacitaciones.
Identificación de requisitos
X Lider Nacional HSE Partes interesadas de la empresa. Capacitación. Cuando se presente una nueva norma. Registro de induccion y
legales.
Coordinadores HSE de Proyecto Correo electrónico. reinduccion.
Director del Talento Humano Asesorías.
 Funciones, Perfil de funciones. Comunicación verbal.
Ingreso de personal.
Responsabilidades, Director del Talento Humano. Inducción y/o Reinducción Comunicación escrita.
Reinducción.
X Rendición de Cuentas y Director HSEQ Partes interesadas de la empresa. Capacitaciones.
Durante la implementación del sistema.
Autoridades en el Sistema Lider Nacional HSE Correo electrónico.
En campañas de sensibilización.
integrado de Gestión. Tablón de anuncios.
Cambios de funciones.

Inducción y/o Reinducción Comunicación verbal.

Ingreso a las instalaciones de la compañia,
Lider Nacional HSE Capacitaciones. Comunicación escrita.
Prevención, preparación y Simulacros de emergencia,
X Coordinadores HSE de Proyecto Partes interesadas de la empresa. Correo electrónico.
respuesta ante emergencias Actualización del documento.
Jefe de Brigada. Tablón de anuncios.
Ingreso de personal.
Reuniones.

Comunicación verbal.
Correo electronico.
Cuando se adjudique un contrato. Comunicación escrita.
Reuniones.
X Necesidades de personal Directores y/o Lideres de proceso. Director del Talento Humano. Cuando lo soliciten los procesos de la
Cartelera.
empresa.
Página web.
Comunicación verbal.
Correo electronico. Cuando se adjudique un contrato. Comunicación escrita.
Necesidad de equipos,
X Directores y/o Lideres de proceso. Coordinador de compras y logistica. Reuniones. Cuando lo soliciten los procesos de la
materiales, insumos
Requisición. empresa.

Circulares.
Inducción y/o Reinducción
Director HSEQ. Implementación y actualización en el Verbal y/o escrito
X Documentos del SIG Partes interesadas de la empresa. Capacitaciones.
Lider Nacional HSE documento. Reuniones.
Correo electrónico

Cuando se establezca la necesidad de

Director del Talento Humano. Comunicación verbal.
X Solicitud de capacitaciones Directores y/o Lideres de proceso. Correo electronico. entrenamiento, concientizacion, competencia,
Director HSEQ. Comunicación escrita.
formación y toma de conciencia.

Directores y/o Lideres de proceso. Cuando se evalue el sistema. Informes de auditorías

Desempeño del sistema Director HSEQ. Reuniones
X COPASST. Cuando se reciban los resultados de la Informes de quejas y reclamos
integrado de gestión. Lider Nacional HSE Correo electrónico
Personas involucradas. auditoria. Informe verbal / escrito

Director HSEQ. Directores y/o Lideres de proceso. Reuniones Cuando se definan, modifiquen o surja la Evaluación del indicador.
X Desempeño de indicadores
Lider Nacional HSE Responsable del proceso SIG. Correo electrónico necesidad de crear un nuevo indicador. Informe escrito

X Lecciones aprendidas
Lección aprendida
COPASST. Reuniones
Reporte de
Director del Talento Humano Partes interesadas de la empresa. Correo electrónico. Cuando surja un accidente o incidente laboral
Incidentes/Accidentes
Lider Nacional HSE Capacitaciones.
Informe verbal / escrito

Resultados de la revisión COPASST cuando sea realizada la revisión por la Alta Informe y acta de revisión por
X Director HSEQ. Reuniones.
por la Alta Dirección Directores y/o Lideres de proceso. Dirección. la Alta Dirección

Acciones preventivas y
Directores y/o Lideres de proceso.
acciones correctivas Cuando surja las acciones preventivas o Informe verbal / escrito
X Director HSEQ. Alta dirección. Reuniones.
tomadas en el Sistema correctivas Documento de acción tomada
Partes interesadas.
Integrado de Gestión.
Comunicación verbal.
Partes interesadas. Comunicación escrita.
Petición, Quejas, reclamos, Director del Talento Humano Correo electrónico Cuando se presente una queja, reclamo o
X Organismos de control.
sugerencias. Director HSEQ. Reuniones. sugerencia.
Personal de la empresa.

Circulares Comunicación verbal.

Carteleras Comunicación escrita.
Planeacion de actividades Cuando se establezca la necesidad.
X Directores y/o Lideres de proceso. Personal de la empresa. Tablón de anuncios
(Eventos o reuniones) Normatividad colombiana.
Correo electrónico
Reuniones.

X Solicitudes de servicio.
Director HSEQ.
Correo electronico. Cuando se requiera capacitaciones. Correo electrónico
Lider Nacional HSE ARL y proveedores
Cronograma de capacitaciones. Ordenes de servicio, entre otros. Llamadas telefónicas
Director del Talento Humano.
 Comunicación verbal.
Comunicación escrita.
Requerimiento de materiales Coordinador de compras y Corrreo electronico. cuando exista requerimientos de equipos,
X Proveedores y contratistas
e insumo logistica. Via telefonico. materiales, insumos y servicios.

X Realización de simulacros
Empresas vecinas,
Director HSEQ.
visitantes.
Lider Nacional HSE
Organismos de control,
Coordinadores HSE de Proyecto
Comunidad.
Circulares
Comunicación verbal.
Carteleras
Comunicación escrita.
Tablón de anuncios
Antes de realizar el simulacro
Capacitaciones.
Correo electrónico
Reuniones.

Comunicación verbal.
Circulares
Director HSEQ. Comunicación escrita.
Petición, Quejas, reclamos, Partes interesadas. Cuando se presente una queja, reclamo o
X Lider Nacional HSE
sugerencias. Organismos de control. Correo electrónico sugerencia.
Director de proyecto.
Reuniones.

Cuando se realice excavacion,

Director HSEQ.
Lider Nacional HSE
Planeación y ejecución de la
X Coordinadores HSE de Proyecto
actividad
Director de proyecto.
Coordinador técnico de proyecto
desenergización e interrupciones que afecten
Comunicación verbal.
Circulares su entorno.
Comunicación escrita.
Cuando se requiera el ingreso de personal a
Comunidad
Correo electrónico predios privados.
Reuniones. Cuando se realicen actividades que requiera
el acompañamiento y participación de la
comunidad.

Requerimiento de los entes Comunicación escrita.

x de control de SST,
ambiental
Director HSEQ. Correo electronico.
Entes solicitantes Dentro de los terminos establecidos.
Lider Nacional HSE Correo fisico certificado.
Directores de proyecto.

OBSERVACIONES:

CONTROL DE CAMBIOS.
VERSIÓN CAMBIO FECHA
Nuevo documento. 1/5/2018
1.0
Actualización de la información a comunicar y los diferentes cargos responsables 4/29/2019