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[Nombre de la Compañía] Número de Procedimiento

PSIG 14.2

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO Página


DE GESTIÓN 1 de 8

Tema: Fecha de Emisión:

ACCIÓN PREVENTIVA
Revisión N° 1

Escrito por: Aprobado por : Fecha de Aprobación:

1. Propósito:

El propósito de este procedimiento es definir los pasos a seguir para iniciar, ejecutar, y
documentar la acción preventiva tomada en respuesta a las deficiencias del Sistema Integrado de
Gestión. Específicamente, el Procedimiento de Acción Preventiva incluye los siguientes temas
de acuerdo a lo requerido en la cláusula 4.14.3 de ISO 9001-1994 y en la cláusula 4.5.2 de ISO
14001-1996:

a) El uso de fuentes apropiadas de información, tales como procesos y operaciones


de trabajo que afectan la calidad del producto, resultados de las auditorías,
registros ambientales y de calidad, reglamentaciones regulatorias e informes de
quejas de los clientes para: detectar, analizar y eliminar las causas potenciales
de no conformidades;

b) La determinación de los pasos necesarios para tratar cualquier problema que


requiere una acción preventiva;

c) La iniciación de una acción preventiva y la aplicación de controles para


asegurar que sea efectiva;

d) La presentación para la Revisión de Gerencia (véase 4.1.3), de la información


relacionada con las acciones preventivas que se han realizado;

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2. Alcance:

Este procedimiento se aplica a todos los departamentos en [Nombre de la Compañía] donde se


identifica la debilidad de su cumplimiento con los requerimientos de calidad y medio ambiente o
con los requerimientos del cliente y que por tanto requieren de la aplicación de una acción
preventiva

Este procedimiento está relacionado con las cláusulas 4.14.3 de ISO 9001- 1994 y 4.5.2 de ISO
14001-1996 y con la Sección 14 del Manual del SIG de [Nombre de la Compañía].

3. Procedimientos Relacionados y Otros Documentos:

Nº de Procedimiento Descripción del Procedimiento


PSIG 02.1 Preparación & Control de la Documentación del Sistema de
Gestión
PSIG 09.1 Preparación & Control de las Instrucciones de Operación y
Monitoreo del Proceso
PSIG 05.1 Control de Documentos y Datos Externos
PSIG 13.2 Sistema de Gestión de Fallas - GEFA
Otros Documentos Descripción de Documentos
FORM. 14.2.0.1 Formulario de Solicitud de Acción Preventiva (SAP)

4.- Responsabilidades:

Responsable principal : JACMA


Responsable de apoyo : Gerente/Jefe de Area

5.- Vocabulario Especial :

Acción Preventiva : En nuestro Sistema Integrado de Gestión, se llama acción preventiva a


aquella que se realiza para eliminar la causa raíz de una no conformidad.
potencial.

6. Procedimiento:

6.1 El Jefe de Aseguramiento de Calidad y Medio Ambiente (JACMA), en base a los


gatilladores (Ver Nota 1), inicia una solicitud de acción preventiva . Para ello utiliza el
GEFA que, en su módulo de Control de Acciones Preventivas, le proporciona un
Formulario de Solicitud de Acción Preventiva (SAP), FORM. 14.2.0.1 (Ver
formulario en página 6 de 8) con un Número de Control. En ese Formulario de la SAP –
Sección 1, describe la deficiencia y designa al Gerente/Jefe de Area que será responsable
de su implementación.
A continuación saca 3 copias impresas de la SAP, y las envía al gerente/ Jefe de Area,
designado para realizar la acción preventiva , pidiendo que devuelva una copia cuando
se haya determinado el plan de implementación de la acción preventiva y la fecha de
terminación esperada.
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NOTA 1: La necesidad de acciones preventivas se identifica o gatilla típicamente por


las siguientes situaciones :
 Para atender las sugerencias del personal, relacionadas con el
mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, que llegan a través
del Sistema de Sugerencias de la empresa

 Para resolver las debilidades identificadas como “Oportunidades


de Mejoramiento” durante las “Auditorías Internas” o “Revisiones
de Gerencia”

 Para eliminar la ocurrencia de no conformidades potenciales que se


deducen al analizar los datos provenientes de :

- Registros de calidad y ambientales


- Quejas de clientes

6.2 El Gerente / Jefe de Area (departamento) responsable determina la extensión e impacto


del problema; y organiza la investigación de la causa raiz designando al personal que
estará a cargo de la investigación. Para tal efecto, utiliza la SAP llenando la Sección 2, y
envía al Jefe del Equipo designado una copia de la SAP donde se le pide que se inicie
la investigación de la causa raiz y que presente una proposición de “acción preventiva ”
para que sea revisada antes de iniciarla.

6.3 El Equipo designado por el Gerente/Jefe de Area determina la causa raiz aplicando, si
fuese necesario, la Instrucción de Trabajo ITSIG 14.1.1 – Método de la espina de
pescado para identificar la causa raiz de los problemas.
Terminada la identificación de la causa raíz, el Jefe del Equipo designado documenta los
resultados en su copia de la SAC, en su Sección 3.

6.4 El Equipo designado determina el plan para implementar la acción preventiva; lo


documenta en la SAP, en su Sección 3, junto con la Fecha de Término Esperada y; su
Jefe entrega la SAP al Gerente /Jefe de Area para su aprobación.

6.5 El Gerente/ Jefe de Area revisa el plan de acción preventiva con la fecha esperada de su
término presentado por el Jefe del Equipo designado.

6.5.1 Si el plan propuesto es aceptable, entonces diríjase al paso 6.7

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6.6 Si el plan propuesto no es aceptable, el Gerente / Jefe de Area comunica al Jefe del
Equipo designado los motivos del rechazo para su corrección. Diríjase al paso 6.4

6.7 Si el plan propuesto es aceptable, el Gerente/ Jefe de Area firma el formulario de la


SAP aprobando el plan de implementación, notifica al Jefe del personal designado para
que proceda con el plan de acción preventiva y envía una copia de la SAP al JACMA.

6.8 El JACMA ingresa los datos de la SAP en el sistema GEFA

6.9 El Equipo designado inicia y lleva a cabo la acción preventiva de acuerdo con el plan.

6.10 El JACMA revisa en el GEFA todas las solicitudes de acción preventiva “abiertas”, cada
2 semanas, solicitando a los Gerentes/Jefes de Area responsables el estado de las acciones
preventivas, según sea necesario, al examinar las fechas de término esperadas.

6.10.1 Si parece que la acción preventiva se completará a tiempo, entonces diríjase


al paso 6.15

6.11 Si la acción preventiva tiene atrasos El JACMA lleva a cabo las acciones apropiadas
para posibilitar la terminación exitosa de la SAP.

6.12 El Gerente / Jefe de Area responsable verifica que las acciones preventivas
especificadas en la SAP están terminadas y que sus resultados son eficaces. Registra esta
verificación
en la SAP en su Sección 4.

6.12.1 Si las acciones preventivas “terminadas” son efectivas, entonces diríjase al paso
6.14.

6.13 Si las acciones preventivas no son efectivas, el Gerente/Jefe de Area responsable pide la
emisión de una nueva SAP. Diríjase al paso 6.1.

6.14 El Gerente responsable implementa los cambios en los procedimientos del sistema de
Gestión, instrucciones de trabajo, formularios, etc., que resultan de la acción preventiva
de acuerdo con la Preparación y Control de la Documentación del Sistema de
Gestión, PSIG 02.1 ; Control de los Documentos y Datos Externos, PSIG 05.1 ; y/o
Preparación y Control de las Instrucciones de Operación y Monitoreo del Proceso,
PSIG 09.1.
Una vez terminados los cambios, documenta este término en la SAP, en su Sección 5, y
la envía al JACMA para su cierre.

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6.15 Con la recepción del SAP el JACMA mediante el GEFA cierra el Formulario, en su
Sección 6, y emite copias a las Areas involucradas. El JACMA se asegura que el
Formulario de la SAP se guarde durante un período de cuatro años.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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FORM. 14.2.0.1
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[Nombre de la Compañía]
SOLICITUD DE ACCIÓN PREVENTIVA (SAP)

Nº de Referencia de la SAP ________ Fecha de Emisión /____/_____/_____

SECCIÓN 1.- DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL/ DEFICIENCIA DEL


SISTEMA
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________

SECCIÓN 2.- ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD DE LA SAP


Depto/Area. ________________________________

JACMA Firma ________________

SECCIÓN 3.- INVESTIGACIÓN


3.1.- Responsable de la Investigación :__________________________________
3.2.- Causa Raiz : ( Si fuera necesario, adjuntar antecedentes) : _______________________
______________________________________________________________________________
3.3.- Descripción del Plan de Acción Preventiva (Si fuera necesario, incluir Carta Gantt)
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
______________________

Fecha de Término Esperada: / / Aprobación del Gerente/Jefe de Area ___________


Fecha de Termino Real : : / /

SECCIÓN 4 .- VERIFICACIÓN DE TERMINO Y EFICACIA DE LA ACCION PREVENTIVA


4.1.Conforme 
4.2. No Conforme  Observaciones
____________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________

Aprobación por el Gerente /Jefe de Area ______________ Fecha de Verificación / /

SECCIÓN 5.- CORRECCIÓN DE DOCUMENTOS.-

Fecha de Corrección/Re-emisión de Documentos de Calidad – Medio Ambiente / / /


Aprobación del Gerente/Jefe de Area ___________

SECCION 6.- CIERRE


6.1.- Emisión de la SAP a los siguientes departamentos para la siguiente revisión de gerencia
____________________________________________________________________________________________

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________________________________________________________________
6.2.- Fecha de Cierre de Acción Preventiva / /

Firma JACMA . : ______________

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PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
6.1 JACMA
FORM. 14.2.0.1
GATILLADORES Inicia en el GEFA la solicitud para la acción preventiva Solicitud de
- Sugerencias del personal en el Formulario de SAP -FORM. 14.2.0.1 Acción Preventiva
relacionadas con el Llena la Sección 1 del SAP, saca 3 copias y SAP
mejoramiento del SIG, las entrega al Gerente/Jefe de Area desgnado Sección 1
que llegan a través del para implementar la acción preventiva
Sistema de Sugerencias
de la empresa
6.2 Gerente/Jefe de Area + 3 Copias
- Debilidades identificadas como
"Oportunidades de Mejoramiento"
por las Auditorías Internas y Determina la importancia y naturaleza FORM. 14.2.0.1
las Revisiones de Gerencia de la deficiencia; designa al Solicitud de
responsable de resolverla; le pide Acción Preventiva
-No conformidades potenciales que inicie la investigación de la causa SAP
al analizar los datos de: raíz del problema y; que presente Sección 2
1) Registros de Calidad una proposición de acción preventiva.
y Ambientales Usa la SAP, llenando la Sección 2
2) Quejas de los Clientes

6.3 Equipo designado

Determina Causa - Raíz, aplicando


la ITSIG 14 1 1, si fuera necesario.
Registra los resultados en la SAP,
FORM. 14.2.0.1 en su Sección 3.
Solicitud de
Acción Preventiva 6.4 Equipo designado FORM. 14.2.0.1
SAP Solicitud de
Determina el plan para la acción Preventiva, Acción Preventiva
y la fecha para su término. SAP
Llena la SAP en su Sección 3 y lo entrega Sección 3
ITSIG 14.1.1 a su Gerente/Jefe de Area para su aprobación
Método de la espina
de pescado
para identificar 6.5 Gerente/Jefe de Area
la causa raiz
de los problemas
Revisa el plan para la acción preventiva

No Si
¿Es aceptable?

6.6 Gerente/Jefe de Area

Comunica al Equipo los motivos


del rechazo para su corrección
Ir al 6.7

Ir al 6.4

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PROCESO
ENTRADAS SALIDAS
6.7 Gerente/Jefe de Area

Firma en la SAP aprobación del plan,


notifica al Jefe del Equipo designado
que proceda con el plan y envía una
copia de la SAP al JACMA

6.8 JACMA
Ingresa los antecedentes de la SAP
en el GEFA

6.9 Equipo designado


Realiza las acciones preventivas
de acuerdo al plan

6.10 JACMA
Revisa en el GEFA, cada 2 semana,
las solicitudes SAP que están abiertas

Si ¿Se completará la No
acción preventiva a
tiempo?
6.11 JACMA

Lleva a cabo las acción apropiada


Ir al 6.15 para posibilitar la terminación
de la acción preventiva
Gerente/
6.12 FORM. 14.2.0.1
Jefe de Area
Solicitud de
Verifica si la Acción preventiva Acción Preventiva
está terminada y si es eficaz. SAP
Llena en la SAP la Sección 4 Sección 4

No Si
¿La acción preventiva
está teminada
y es eficaz?

Gerente/
6.13
Jefe de Area

Solicita al JACMA la emisión


PSIG 2.1 de una nueva SAP
Preparación de la
Documentación del
Sistema de Gestión

Gerente/
6.14
Jefe de Area
PSIG 5.1 Diríjase al 4.3
Introduce los cambios en los FORM. 14.2.0.1
Control de Documentos Solicitud de
procedimientos del sistema de calidad
y Acción Preventiva
de acuerdo al PSIG 05.1, PSIG 02.1
Datos Externos SAP
& PSIG 09.1. Una vez terminados
documenta este término en la SAP, Sección 5
en su Sección 5, y envía una copia
de la SAP al JACMA

6.15 JACMA
PSIG 9.1 FORM. 14.2.0.1
Control del Proceso Cuando recibe la SAP, la cierra llenando la Solicitud de
Sección 6. Mediante el GEFA, emite copias Acción Preventiva
Corporación de Investigación Tecnológica de Chile INTEC a las partes involucradas y se asegura que
la SAP esté disponible en archivo durante
SAP
Sección 6
un período de 4 años

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