30-07.

12

Buenaventura, agosto 16 de 2018

Dra.
VIVIANA GONZALEZ VIVAS.
Directora Administrativa, Financiera y de Gestión Humana.
E. S. D.
Ciudad.

Asunto: Informe de documentos por dependencia y necesidades del Archivo

Central.

Con el siguiente documento me permito rendir un informe de la conformación por

dependencias del Archivo Central, así como los implementos que se necesitan
para la seguridad y conservación de la documentación depositada en este lugar.

1- Numero de cajas por dependencias y el lugar que ocupan.

Unidad Bloque Cuerpo Estante Numero de
Administrativa Cajas.
Direccionamiento 2 7 7 2
Estratégico
Responsabilidad 1 1y2 1y2 40
Fiscal
Control Fiscal 1 4,5,6,7,8, 4,5,6,7,8, 117

Control Fiscal 2 8 8 14

Control Interno 2 7 7 1

Dirección 2 5,6 5,6 50

Administrativa
Financiera y de G.H
Tesorería- Libros 2 1,2,3,4, 1,2,3,4, 1

Calle 2 No. 3-04 Edificio CAD Piso 7 TEL 24-16224 Web: www.contraloriabuenaventura.gov.co
Email: contraloria@contraloriabuenaventura.gov.co
Buenaventura-Valle-Colombia
(391 Libros)
Archivos Varias 2 4 4 6
Unidades.
Total, Cajas Archivo Central 229

Conformación del Archivo Central por Unidades Administrativas

Dependencia Cajas.
Direccionamiento Estratégico 2
Control Fiscal 131
Responsabilidad Fiscal 40
Dirección Administrativa 51
Control Interno. 1

Grafica 1- Conformación Archivo Central.

Chart Title
140
120
100
80 131
60
40 0 40 51
20 1
0
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Archivo Histórico Número de Cajas

Estantería Metálica 1er Salom 9
Documentos a Eliminar 23

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 2- Equipamiento Necesario para la Seguridad y Conservación de los
Documentos en el Archivo Central.

Con el propósito de mejorar la seguridad del acceso y la conservación de los

documentos depositados en el Archivo Central, le sugiero la consecución de los
siguientes implementos:

2.1. Seguridad y Emergencias.

- Alarmas
-Chapa de seguridad y control de acceso digital.
- Extinguidor SOLKAFLAM
- 4 Persianas de 1, 20 mts
-Ruta de evacuación

2.2. Aspectos de Preservación

-Limpieza y verificación de:
Instalaciones.
Mobiliario.
Unidades de conservación.

2.3. Medición de Condiciones Ambientales.

-Termohigrómetro
-Luxómetro

2.4. Bioseguridad
-Batas de Algodón y de mangas largas.
-Batas desechables
-Tapabocas y guantes desechables
-Alcohol antiséptico

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2.5. Mobiliarios.
- Escritorio
- Computador.
- Archivador.
- Scanner.
-Impresora.

2.6. Papelería.
Unidades de Conservación. Cajas x 200 200
“ Cajas x 300 100
Carpetas desacidificadas x 25 8

Atentamente.

Damián Tadeo Mosquera Palacios

Apoyo a la Dirección Administrativa, Financiera y de G. H.

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