LA DIRECCION SECCIONALDE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

DE
IPIALES

HACE CONSTAR QUE:

LAURA LUCÍA MORENO TORO

Identificado(a) con cedula de ciudadanía No 1.085.911.154 recibio el

entrenamiento en el puesto de trabajo.

DEPENDENCIA: Despacho
PUESTO DE TRABAJO: Proceso de gestión humana
LUGAR: Dirección seccional de impuestos y Aduanas de Ipiales
FECHA DE ENTRENAMIENTO AL PUESTO DE TRABAJO DEL: 15 de mayo
al 9 de junio de 2017
NUMERO DE HORAS: 80 horas
CARGO: Responsable del proceso de personal.
TIPO DE VINCULO: Provisional.
TEMAS DESARROLLADOS:

NOMINA:

Manejo del aplicativo kactus en lo referente a inclusión de novedades tales

como incapacidades, horas extras, descuentos por libranza y aportes,
ausentismo, ubicaciones, aplazamiento e interrupción de vacaciones,
comisiones, asignaciones, generación de para el manejo aplicativo.

NOTA:

Se debe leer minuciosamente los correos remitidos por el jefe de la constitución

de nómina.

-Horas extras y compensatorios:

*Se efectúa explicación del manejo y uso de los formatos 1327 y1328 y los
conceptos de cada una de sus casillas como es horas extras, diurnas,
nocturnas, dominicales y festivas, así como la aplicación de los conceptos de
recargo y trabajo ordinario en dominical y festivo y compensatorios, al igual que
de los soportes que se deben exigir para una adecuada revisión.
*Procedimiento para el registro de la novedad en el aplicativo kactus.
*Procedimiento para la elaboración del acto administrativo en caso de
compensatorios tanto de reconocimiento como de disfrute.
*Se hace entrega de la base de datos donde se lleva el registro de los
antecedentes de los compensatorios.

-Incapacidades:

Desde la recepción de la incapacidad.

*Procedimiento de recobro con la EPS a las cuales se encuentra afiliados los
funcionarios (Cafesalud, Sanitas, Coomeva, Nueva Eps).
*Procedimiento para efectuar el acto administrativo.
*Procedimiento para el registro en el sistema (carpeta pública), nómina y
aplicativo kactus.
*Procedimiento para la remisión a la coordinación de historias laborales.
*Procedimiento para el archivo en las carpetas de individuales de salud
ocupacional de cada funcionario.

-Libranzas y Aportes

Desde la recepción de la información de las distintas entidades con las que la

DIAN tiene convenio y con las cuales los funcionarios realizan sus
transacciones ya sea de aporte sindical o de fondos y libranzas.
*Procedimiento para verificación de capacidad de endeudamiento en el
aplicativo kactus.

Igualmente se realiza la correspondiente capacitación del procedimiento a

seguir en caso de desafiliación y pago de libranzas por parte de los
funcionarios (para el caso de las libranzas con entidades bancarias es
indispensable solicitar el paz y salvo de la deuda para proceder a desactivar el
descuento).

-Ausentismos:

*Procedimiento para la recepción y verificación de la información en el formato

establecido para el fin FT-GH-1907.
*Procedimiento para la inclusión en el aplicativo kactus.
*Procedimiento para la revisión a historias laborales.
*cuando los permisos son de un día hasta tres días, se hace la correspondiente
inducción para el registro en “Mi portal”.

Nota: se hace la recomendación de a los jefes de área que este tipo de

permisos se debe entrar a solicitar (mínimo con tres días de antelación) y a
autorizar en los aplicativos destinados para el fin.

-Licencias no remuneradas:

Procedimiento para la solicitud de las licencias no remuneradas:

*Diligenciamiento del formato de solicitud de licencia por parte del funcionario.
*Vistos buenos de la Dirección, jefe inmediato y responsable de personal.
*Remisión al nivel central para la liquidación del tiempo solicitado.
*Consignación del valor liquidado por parte del funcionario solicitante.
*Elaboración acto administrativo de reconocimiento de la licencia.
*Remisión a la Tesorería del Nivel Central el escáner del acto administrativo
con sus respectivos soportes.
*inclusión de la novedad en Kactus.
*Remisión de soportes a la coordinación de historias laborales del NC.

*Ubicaciones:
Para el procedimiento de ubicaciones se debe de tener en cuenta que afecta la
valoración individual del desempeño, por ende, es importante, una vez se
efectue el cambio en el aplicativo kactus, solicitar al nuevo jefe realice la
verificación del movimiento el usuario líder de “Mi portal”, de no haber cambio,
remitir un correo a Yenny Lopez Alfonso en el Nivel Central informando la
novedad para que el proceso lo efectúen manualmente.

Aplazamiento e interrupción de vacaciones:

Los aplazamientos se presentan cuando por cualquier situación administrativa

de las contempladas en el artículo 14 del decreto 1045 de 1978, el funcionario
debe permanecer en la entidad desempeñando sus funciones, el aplazamiento
se efectúa a través de acto administrativo, por lo anterior, el jefe inmediato
deberá remitir al Despacho la correspondiente justificación que amerite el
aplazamiento.

Las interrupciones se dan cuando el funcionario, encontrándose disfrutando de

sus vacaciones debe reintegrarse a sus labores antes de haber terminado el
disfrute delos días reconocidos.

Una vez efectuado el acto administrativo se deberá realizar la comunicación y

posteriormente la inclusión en el aplicativo kactus, en las fechas programadas
por la coordinación de nómina y que son dadas a conocer mensualmente.

Es de anotar que en el momento de la inclusión se debe ingresar dos veces

información la primera por interrupción o aplazamiento y la segunda por
reanude, se debe tener en cuenta el consecutivo que arroja el aplicativo.

*Conclusiones:

Para este procedimiento es importante tener en cuenta que la labor que vaya a
desempeñar el funcionario comisionado se encuentre dentro de su rol. Una vez
elaborado el acto administrativo se debe comunicar, para posteriormente
incluirlo en el aplicativo kactus.

*Asignaciones:

Las asignaciones se efectúan en ausencia del funcionario jefe titular, son de

competencia del Director seccional y se deben desempeñar sin perjuicio de las
funciones desarrolladas según el rol comunicativo.
Se efectúan mediante acto administrativo el cual debe ser comunicado e
incluido en el aplicativo kactus

Nota:
1. Todos los actos administrativos sin excepción debe ser remitidos
mensualmente a la Coordinación de Historias Laborales.

2. Mensualmente se debe remitir al Nivel Central la certificación de nómina,

la cual debe ir con la firma de la Directora Seccional y de la funcionaria
encargada de las labores de personal.
-Proceso de vinculación.

Todos los trámites que se deben agotar para su registro en los aplicativos
institucionales esto incluye:
*Documentos de revisión para la posesión (uso lista de chequeo).
*Elaboración de acta.
*Procedimiento para el registro en nómina (es indispensable la remisión de
documentos para habilitación del usuario tales como de posesión, fotocopia,
cedula formularios de afiliación a salud, pensión, ARL, caja de compensación
familiar, Cesantías, fotocopia de la tarjeta profesional en caso de ser requisito,
fotocopia de libreta militar para los varones, declaración juramentada de
bienes, hoja de vida de la función pública, carta de aceptación al cargo y carta
de no tener procesos alimenticios pendientes).
*Procedimiento para la creación de cuenta.
*Procedimiento para la expedición de carne.
*Procedimiento para la habilitación del usuario.
*Procedimiento para inicio del proceso de inducción para nuevos funcionarios.
*Procedimiento para remisión a la Coordinación de historias laborales

-Certificaciones Exfuncionarios:

Se realiza por solicitud de parte o por solicitud de la Coordinación de Seguridad

Social, para tal fin se debe expedir el formato 3B del tiempo del servicio
solicitado.

Se debe tener en cuenta que en ocasiones los exfuncionarios solicitan

certificación de todos los devengos y deducidos, para lo cual se hace entrega
de un formato en el cual se puede ingresar la información solicitada.

Las respuestas se deben remitir según las especificaciones de las solicitudes.

-Valoración individual del desempeño:

Es responsabilidad del funcionario encargado de las funciones de personal

consolidar y remitir a la Coordinación de Historias Laborales los documentos
generados en el proceso de valoración del desempeño de acuerdo a lo
estipulado en la resolución 1276 de 2008, que se generen en cada una de las
áreas de la Dirección Seccional.

-Vinculación Pasantes y Aprendices:

*Verificación se existe convenio entre la entidad y la institución educativa.

*Recepción de la hoja de vida (adicionalmente debe anexar la carta de
presentación del centro educativo y certificación de afiliación a salud).

*Remisión de los datos de los estudiantes vinculados en el cuadro destinado

para tal fin a la Coordinación de Seguridad Social. (Se hace entrega del archivo
virtual y los datos de la persona encargada de estas actividades en el NC).
*Elaboración del acta de inicio de la pasantía o práctica.
*Una vez se culmine el periodo de vinculación se debe elaborar la certificación
correspondiente de terminación.
*Entrega de planillas para control de ingreso y salida de los nuevos
estudiantes.
*Su duración en tres meses como mínimo y seis meses como máximo.

-Vinculación Judicantes:
*se debe dar cumplimiento a lo establecido en la resolución No 006358 de
fecha 8 de junio de 2011, en cuanto a requisitos para el inicio del estudiante en
calidad de Auxiliar Jurídico Ad-honorem.
*Recepcionada la hoja de vida, verificar los certificados expedidos por la
Contraloría, Policía y Fiscalía y la certificación de afiliación a salud.
*Elaboración de la Resolución de vinculación.
*Elaboración del acta de posesión.
*Remisión de la información a la escuela-DIAN.
*Al finalizar la judicatura se deberá realizar la correspondiente certificación de
culminación.
*Su duración es de nueve meses.

NOTA:

Teniendo en cuenta que las afiliaciones a la ARL solo se efectúan los primeros
cinco días hábiles de cada mes, es recomendable que las vinculaciones se
hagan en esta misma fecha, lo anterior, teniendo en cuenta, que, en caso de
presentarse accidentes de tipo laboral, se encuentren cubiertos por la ARL.

-Bienestar Laboral:

Inducción en temas relacionados con clima labor, se entrega base de datos de

los compromisos remitidos por cada división de acuerdo a los resultados
obtenidos en la encuesta practicada en el 2016.

Se hace una breve explicación de la metodología utilizada en el año anterior,

teniendo en cuenta que a la fecha de entrega del puesto de trabajo, aún no han
llegado los lineamientos para la vigencia 2017, en lo referente a las actividades
de bienestar a desarrollar.

-Sistema general de salud y seguridad en el trabajo:

Se debe tener en cuenta lo establecido en la norma, Decreto 1072 de 2015, se

hace la correspondiente explicación con los cronogramas remitidos por el Nivel
Central para la vigencia 2016.

Como principales actividades se tiene:

*Coordinar la elección del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

– COPASST. (Vigencia dos años).
*Participar en todas las reuniones de COPASST, como invitado permanente.
*hacer parte del comité de investigación en caso de accidentes o incidentes
laborales.
*Coordinar la elección del Comité de convivencia (vigencia dos años).
*Participar en las reuniones del Comité como invitado permanente.
*Teniendo en cuenta las nuevas disposiciones legales, solicitar copia de las
actas tanto del Comité de Convivencia como del COPASST, para llevar el
correspondiente archivo. (Solicitar información a la funcionaria Mónica Yolima
Escobar Jimenez en el Nivel Central para iniciar el proceso de inclusión de
información a través de Mi Portal en lo referente al tema).
*Mantener actualizadas las carpetas salud ocupacional de cada trabajador.
*Hacer oficios de solicitud de servicios de P y P a las empresas de salud a las
cuales se encuentren afiliados los trabajadores.

Informe:

Los informes que deben presentar el área son:

-IGR- informe de presentación Trimestral (se entrega archivo electrónico del

último informe presentado).
-Informe al Nivel Central del ausentismo sindical – se entrega base de datos y
datos del funcionario encargado de consolidación en el NC.
-Inclusión informe de gestión: Según especificaciones del plan operativo. (Se
entrega archivo virtual del plan operativo del área para la vigencia 2017).
-Certificaciones de nómina – se entrega archivo virtual del modelo utilizado.
-Vinculación a ARL y formato de remisión de novedades al Nivel Central, se
debe reportar únicamente las incapacidades que efectivamente han sido
reconocidas y pagadas por la EPS.

NOTA:

*Se hace entrega electrónica de todos los archivos manejados en el área de

personal, así como las bases de datos electrónicas de los históricos de los
años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015 y 2016 y parte del año 2017.
*Entrega de carpeta virtual de normatividad aplicada en el área

Dada en Ipiales a los (9) días del mes de junio de 2017.

Johana Patricia Moreno Benavides Laura Lucía Moreno Toro

Funcionario que realiza el Funcionario que recibe el

entrenamiento entrenamiento