Gestión documental para

ingreso

MARZO 2022
Objetivo

01 Identificar los requisitos y flujo

de gestión para tramitar
ingreso del personal
contratista y/o proveedor a las
instalaciones de Malteria
tropical.

2
 Revisión de seguridad social

Para la aprobación de ingreso a las Instalaciones Malteria Tropical se deberá contar seguridad social vigente (ARL, EPS,
FONDO DE PENSION), y enviar documentación al correo (Seguridadsocialmalteria@hotmail.com), con asunto
"Seguridad Social - FIRMA CONTRATISTA“ En planilla debe quedar resaltado las personas que van a ingresar a Malteria.
Estos documentos serán revisados en Salud ocupacional y deberán ser enviados con anticipación:

• Soportes de la planilla de seguridad social pagada en mes vigente, acorde a los dos últimos dígitos del NIT.
• En caso de ser ingreso nuevo a la firma soportes de afiliación a Salud, Pensión y ARL, con radicado de EPS y La
afiliación ARL debe ser mínimo con 24 horas previas al ingreso a planta.
• El nivel de riesgo cotizado debe corresponder al riesgo de nuestro centro de trabajo NIVEL 4
• Anexar al correo Formato diligenciado "Base de Datos Contratista“(Anexo1), para este caso en el primer correo se
debe realizar la relación completa de todo el personal que se encuentra en nuestra operación, a partir del segundo
correo remitido solo se relaciona personal nuevo, en caso de tenerlo.
• El envió de la documentación será de Lunes a Jueves hasta las 12:00pm de cada semana, previo al lunes de
inducción
• Validación de documentación cargado en link y remitida por correo. (Jueves de 12:00pm hasta las 03:00pm)
• Remisión de correo a las firmas contratistas con la descripción de novedades e indicaciones de tiempos de
respuesta (Jueves de cada semana de 03:00pm a 04:00pm)
• Firma de Formatos diligenciado "Autorización Ingreso Contratistas“ los Viernes de cada semana de 11:00am a
12:00am y de 1:00pm a 2:30pm
Si presenta duda revisar flujograma de seguridad social (ANEXO 3)
 Gestión de Inducción
Toda empresa contratista deberá tramitar el proceso de inducción de seguridad, este lo habilita para cumplir con la
gestión del riesgo de Malteria Tropical, sin esta aprobación ninguna empresa estará autorizada para ejecutar
trabajos dentro de la operación.
Para la solicitud, la empresa contratista/proveedor deberá enviar un correo (andyvillegas1@hotmail.com),
solicitando la incorporación del personal en el proceso de inducción, esta información será revisada los días viernes
2:00 Pm donde se dará respuesta a su requerimiento.

Tener en cuenta:
• En la solicitud Adjuntar el formato de control de inducción (ANEXO 2), en este deberá relacionar las personas
programadas con el fin de asignar los cupos y controlar la asistencia.
• La inducción de seguridad se realizará de forma presencial los días Lunes de 8:00am a 12:00pm (presentarse en
portería 15 minutos antes)
• si requiere la inducción de forma virtual deberá coordinar con el interventor, el cual realizara la solicitud al Jefe
Safety (Jorge Piragua) para la autorización y envió del (Zoom).
• Todo personal Contratista deberá presentar al final de la inducción de seguridad una evaluación digital, con base
en lo presentado (Las personas que pierdan mas de tres preguntas deberá repetir la inducción).

La revisión de inducción será por parte del encargado de la ARL de Malteria Tropical en el edificio administrativo, los días habilitados para este proceso
son: Lunes, miércoles y viernes de 2:00 a 4:00 pm, en el caso de q la planilla pierda vigencia en otras fechas deberá agilizar el proceso una semana antes.
 Registro en plataforma WIXSITE
El contratista deberá Registrar el personal que ingresara a las instalaciones, para esto deberá genera un usuario y
contraseña en la plataforma https://san16813.wixsite.com/maltcart, donde podrá cargar la documentación y
certificados de cada persona (por individual)

• Concepto Exámenes Médicos Vigentes: Debe ser acorde a las actividades realizadas por el contratista (altura,
espacio confinados)
• Copia Carnet Vacunación Covid-19 o resultado pruebas PCR o Antígenos (en caso de no estar vacunado, NO
mayor a 7 días) El carnet de vacunación debe estar registrado en la aplicación de SAFETY360
• Certificados y competencias de cada persona, registrando en este la fecha de vigencia del certificado (Trabajo
seguro en altura, espacio confinado, Manipulación de sustancias, coordinador de altura, Etc.)
• Licencia profesional

Esta información es importante para validar las competencia y asignaran insignias por parte del área de Safety y
salud ocupacional al tramitar el ingreso.

NOTA: Este paso deberá estar diligenciado con anticipación para la firma del control de ingreso
NOTA: Cada empresa deberá efectuar el cambio o recertificación de competencias una vez dejen de estar
vigentes
 Safety 360
Toda persona que ingrese a las instalaciones de Malteria tropical deberá descargar (App Safety-360), Una vez
efectuado este proceso se deberá registrar creando usuario y contraseña, al ingresar por alguna de las porterías
debe presentar el código QR generado una vez se ha visto un video de seguridad y respondido una evaluación
(vigencia 6 meses).
Cada empresa con
contratación habitual es
responsable de cumplir con
los reportes de
comportamientos y
condiciones:
1 comportamiento
Toda persona deberá cargar en el espacio Info> la
prueba covid o carnet de vacunación, teniendo en
1 condición
cuenta que para este solo se puede cargar un solo X persona
documento (eje: carnet covid una imagen de ambos
lados). Esta información será revisada por la medico
NOTA: los porcentajes de
de planta una vez se gestione el ingreso cumplimientos deberán
registrase en la pirámide de
En este espacio cada operario desde su seguridad
celular podrá reportar comportamientos y
condiciones en la operación (seguras o
inseguras).
 Ingreso personal SST
Para tramitar el ingreso del personal SST por primera vez, debe Presentar una Evaluación de
conocimiento en seguridad industrial, donde deberá aprobarla con el 80% del total evaluado, en caso de
no lograr el puntaje requerido la persona podrá repetir nuevamente la evaluación después de un periodo
de 30 Días.

NOTA ACLARATORIA: Bajo ninguna circunstancia el analista SST podrá ejercer otro rol distinto
dentro de la operación, una vez presentando como responsable de seguridad. Su incumplimiento
generara aplicación de administración de consecuencias para la empresa contratista.

El personal de Seguridad industrial que se encuentra activo en planta y debe presentar el examen
anualmente, de igual forma aprobará la evaluación con el 80% del resultado obtenido, en caso NO
aprobar, tendrá una oportunidad adicional con un nuevo examen
SOLICITUD:
Jorge Piragua Contacto:3166914148 Día siguiente recibirán respuesta
Andy Yisela Villegas (ARL) Contacto:3222538268 relacionando al personal que aprobó y no
Tener en cuenta reuniones de seguridad presencial en salón de
entrenamiento para HSEQ (VIERNES 7:00AM)
aprobó la evaluación, este listado se
remitirá por parte de la gerencia de
seguridad industrial
Plan de seguridad
Para la aprobación de actividades en planta se deberá enviar por correo al interventor y Jefe de seguridad
designado por AB-Inbev, diligenciado y actualizado el plan de Seguridad (ANEXO 4) y sus documentos,
una vez enviado, se deberán acercar con la declaración de método de cada orden de trabajo o contrato
asignado (Anexo 5) Declaración de método (en medio físico con todos los documentos anexos).

NOTA: La declaración de método deberá tener la revisión y firma del interventor de las actividades, de
igual modo la del personal operativo.

• Una vez se tenga la aprobación de seguridad de trabajos, ya podrá dar inicio a sus labores en campo,
diligencie los permisos, (El permiso de trabajo general con sus respectivos certificados de apoyo.
(Según el requerimiento de la actividad)
• Como material de apoyo se le suministra una cartilla donde se explica con detalle cómo se deben
diligenciar los permisos de trabajo.

RECUERDE:
- Los pre-operacionales, correspondiente a los equipos y herramientas que serán utilizados.
- Permiso general, diligenciado firmado por el Líder Ejecutante (Quien realiza la tarea), Firma del interventor o
autorizador, firma del líder de área.
- Last-Check, diligenciado y validado por el interventor y firmado por el Líder ejecutante de la empresa contratista.
- Declaración de método firmada por contratista, interventor y personal operativo.
 Permiso de trabajo
El contratista deberá seleccionar de la carpeta de permisos (ANEXO 6), Los formatos que apliquen a la
actividad a realizar, para esto deberá tener en cuenta:

RECUERDE:
- Los permisos de trabajo deberán ser impresos a color
- Cada permiso cuenta con un color diferente que les permitirá
identificarlos
- Permiso general esta identificado con color azul y este aplica para
trabajos en Frio y caliente (en caso de caliente anexar certificado de
apoyo)
- El permisos es valido para frio o caliente pero no se podrá realizar
ambos en la misma autorización (permiso) o actividad al tiempo.
- El permisos será revalido máximo hasta dos turnos
- Se deberá anexar los certificados de apoyo según la actividad a
realizar
- Deberán estar firmados por todo el personal operativo antes de
solicitar las firmas al personal de Malteria Tropical.
- Declaración de método firmada por contratista, interventor y personal Se enviara (ANEXO 9)
operativo. con procedimientos y
- En caso de trabajo en altura, confinado o Izaje se deberá anexar flujograma para
Formato auto reporte de condiciones de salud (ANEXO 7). diligenciar permisos
- Cada paquete de permiso de trabajo deberá contar con el
diligenciamiento del formato ultima revisión. (ANEXO 8)
 Inspecciones de herramientas
Las inspecciones de herramientas se validan en dos partes:

• Inspección de Ingreso: Toda herramienta eléctrica deberá ser inspeccionada y certificado por
personal competente de Malteria tropical (Extensiones, taladros, Maquinas de soldar, equipos de
oxicorte, pulidoras, etc.) para esto se instalara precinto de seguridad con código.

• Inspección preoperacional: Esta inspección se realizara por cada actividad que requiera el uso y
revisión preoperacional, para esto cada empresa garantizara el cumplimiento del estándar de
herramientas eléctricas y validara que se encuentren en condiciones seguras para su uso
NOTA: cada inspección de herramienta a usara deberá ser anexa al permiso de trabajo.

RECUERDE:

• El personal de seguridad deberá validar en campo el cumplimiento de lo estipulado en la inspección y será responsable de
reportar o notificar el deterioro y daño de estas durante la permanencia en las instalaciones.
• Cada herramienta que no cumpla con el estándar deberá ser Inhabilitadas y salir de forma inmediata de la planta
• Se usaran los formatos de Malteria Tropical (ANEXOS 10) En ambos casos

NOTA: Se auditara periódicamente en las áreas el cumplimiento del procedimiento (sin previo aviso)
 CERTIFICACION DE HERRAMIENTAS (Ingreso)
Una vez las herramientas ingresen, deberán ser inspeccionadas por personal eléctrico/mecánico de
planta, estas personas revisaran la herramienta con el fin de garantizar que cumplan con las medidas de
seguridad requeridas para la ejecución de trabajos, esta solicitud deberá ser notificada al interventor con
un día de anticipación (programar la inspección).

Las herramientas deberán cumplir con los siguientes requisitos:

• El equipo cuenta con botón de confirmación de operación (hombre caído).
• El equipo cuenta con sistema de embrague que se activa si se presenta un atasco para evitar romper
(proyectar) disco.
• El disco usado en la herramienta no es de menor RPM que las RPM estándar del equipo
• El cable de alimentación debe estar buenas condiciones y su sistema de aterrizaje no debe estar
modificado.
• El mango de fuerza debe estar sin ningún tipo de daño.
• El protector del disco debe estar sin ningún tipo de daño.
• El motor funciona en perfectas condiciones.
• Las extensiones deben contar con tomacorriente tipo GFCI
 Ingreso de herramientas
Para el ingreso de herramientas deberá diligenciar el formato de control de ingreso (ANEXO 11) el cual
al finalizar el proyecto le permitirá sacar las herramientas sin inconvenientes.

• Notificar al interventor sobre el ingreso de herramientas (este deberá autorizar a portería)

• El líder de la empresa contratista o HSEQ deberá verificar las herramientas con el vigilante en turno
(Malteria Tropical) teniendo en cuenta las relacionadas en el formato.
• Al finalizar el proyecto deberán validar las herramientas que saldrán de las instalación, teniendo en
cuenta la lista inicial.
Toda empresa deberá cumplir con estándar de señalización de
herramientas (deberá realizar inspecciones mensuales para validar que
se encuentran en buen estado y operativas, se identificaran con cintas
de colores según el mes de revisión)
(herramientas eléctricas, manuales y sistema de protección contra caídas)

Se deberá reportar mes a mes en el grupo de seguridad

(WHATSAPP), la gestión de seguridad por medio de fotos o
videos cortos.
 Qué debemos asegurar

1. Las cintas las empresas contratistas aliadas, deberán cambiar sus cintas de forma autónoma mes a mes.
2. Por cada tipo herramienta debe existir un check list mensual, disponible para cada vez que se solicite.
3. Las herramientas deben contar con la LUP, esta debe estar disponible en cualquier momento.
4. Los inventarios deben permanecer actualizados.
5. Los cambios de cintas deben estar alineados con el color inmediatamente inicia el mes.
Requisitos para Trabajo en altura
En el caso de trabajos en altura se deberá tener en cuenta: ANEXO 12: Carpeta de altura

• Inventario de equipos
• Permisos de trabajo
• Sistema de protección contra caídas y equipos para rescate certificados.
• Personal apto y certificado
• Sistemas de acceso certificados (Andamios, Escalera, Etc.)
• Etiquetar según estándar (Andamios y escaleras portátiles)
• Los sistema de acceso deberán permanecer aseguradas con candado
para controlar el acceso solo con permisos de trabajo
Requisitos para equipos de izaje ANEXO 13: Carpeta Izaje

Son todos los elementos de izaje necesarios para poder realizar una maniobra de elevación o
descarga, para esto debemos tener en cuenta condiciones del terreno y validación previa del
operador del equipo
Documentación:
1. certificados del equipo de izaje, Tabla de
capacidad en punto critico, mantenimiento, Certificado de apoyo
revisión técnica, permiso de circulación, LMI (sólo para grúas
cap. >40 ton) Plan de izaje
2. Certificado del operador y aparejador del equipo
3. Licencia del operador
4. Permiso de trabajo – certificado de apoyo
5. Inspección del equipo de izaje
6. Plan de izaje
7. Inventario de equipos de izaje y certificados

Lista de chequeo de
De Grúa

Etiqueta de
equipos
(estibadoras)
Sustancias químicas ANEXO 13: Carpeta sustancias Quimicas

Las sustancias químicas peligrosas son aquellas que pueden producir daños la salud de las
personas o al medio ambiente, debido a sus propiedades fisicoquímicas, químicas o toxicológicas.

Documentación:
1. Para el ingreso de sustancias químicas se deberá realizar inventario y enviar a Safety (Jorge.Piragua@ab-
inbev.com)
2. MSDS (Hoja de datos de seguridad) Vigencia 5 años, estas deben estar aterrizadas a Colombia y contar con la
actualización de los números de emergencia.
3. Etiquetado de sustancias según SGA.
4. Kit de derrames.
5. Diques de contención.
6. Se debe establecer en declaración del método que las sustancias no pueden ser reenvasadas, ni
almacenadas dentro de la planta
7. Se deberá realizar capacitación al personal sobre las MSDS de cada sustancia, estas deberán ser evaluadas
y notificar al área de Safety para autorización de Ingreso.
8. Matriz de compatibilidad de sustancias químicas (según aplique)

NOTA: cada empresa contratista podrá definir el modelo de evaluación (tener en cuenta atención en caso de
emergencia, almacenamiento, pictogramas, medidas de control de derrames, ETC)
Trabajos en caliente
Se consideran trabajos en caliente a todas aquellas tareas que producen llamas abiertas, calor o
chispas capaces de causar incendios o explosiones. Los siguientes son ejemplos de trabajos en
caliente: soldadura, corte, esmerilado, aplicación de recubrimientos de techo con soplete, etc.
Teniendo en cuenta el riesgo de explosión se deberá
Controles:
coordinar este tipo de trabajo con interventoría y
safety, en las siguientes áreas:
1. Permisos de trabajos
1. Plataforma de silos 2. Aseo total del área.
2. Torre de limpieza de cebada y malta 3. Inhabilitación de equipos generadores de
3. Tostadores atmosferas explosivas.
4. Silos, Bines, Tolvas. 4. Retirar el confinamiento de los equipos.
5. Trasportadores de cebada y malta 5. humedecer antes durante y después del
6. Base de elevadores
trabajo.
7. Torre de recibo
8. Banda transportadora 6. Contar con equipos de emergencia en el área
7. Personal capacitado en el área.

NOTA: PARA TRABAJOS CRITICOS EN

AREAS CLASIFICADAS SE REQUIERE
AUTORIZACION ZBS
Espacios confinados

Para realizar trabajos en espacios confinados como mínimo se requiere:

1. Personal capacitado: entrante, vigía, supervisor

2. Medidores de gases calibrados y certificados
3. Personal HSEQ con certificación en el uso adecuado medidores de gases.
4. Equipos de emergencia y rescate
Equipos para traslado de materiales

Los equipos deben ser seguros, contar con 4 puntos de apoyo y protección para las manos en el área
frontal y a los costados

• Etiqueta según estándar para carretillas

• SOP para el uso de los equipos de transporte
Pirámide de seguridad

Ejemplo

1. La información de la pirámide
de seguridad será teniendo en
cuenta los días que lleva cada
empresa sin accidentes
2. El área de actos y condiciones
inseguras se relaciona
teniendo en cuenta el total de
reportes realizado por
personal operativo de cada
empresa en el mes
3. Cada empresa deberá reportar
1 acto y una condición
insegura por empleado.
NOTA: con el fin de realizar
seguimiento a su personal podrás
realizar solicitud de reportes al
correo: Jorge.piragua@ab-
inbev.com
CERO TOLERANCIA
Los líderes debemos poner las reglas, para el equipo deben estar claras las consecuencias
de romper las normas de seguridad, esta es una medida de eliminar los patrones de
comportamiento peligroso.
CERO TOLERANCIA
La cero tolerancia es un proceso gradual, de hecho nuestro modelo habla de cuatro pasos
de la cero tolerancia que pueden saltarse al paso cuatro si se rompe una regla de oro por
ejemplo.
En caso de dudas comunicar al área de Safety:

SOLICITUD:
Jorge Piragua Contacto:3166914148
Andy Yisela Villegas (ARL) Contacto:3222538268