AUDITORÍA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRO: PRUEBA DE CONTROLES Y PRUEBA SUSTANTIVA

DE TRANSACCIONES

La elección es simple, únicamente en el control interno

City Finance es el cliente más grande administrado desde la oficina de Pittsburgh de una firma
Big Four. Es un conglomerado de servicios financieros con casi 1.000 oficinas en Estados
Unidos y Canadá, así como oficinas corresponsales en el extranjero. Los registros de la
empresa contienen más de un millón de cuentas por cobrar y procesa millones de ventas y
otras transacciones anualmente.

El centro de datos informáticos de la empresa se encuentra en una gran sala con control
ambiental que contiene varios servidores informáticos grandes y una gran cantidad de equipos
auxiliares. hay dos sistemas en línea completos, uno que sirve como respaldo del otro, ya que
una falla en los sistemas impediría las operaciones en todas las sucursales de la empresa.

la empresa tiene un sistema inusual de controles y balances en el que los registros de

transacciones de las sucursales se concilian a diario con los controles de procesamiento de
datos, que, a su vez, se concilian mensualmente con los registros de las cuentas bancarias
externas. Siempre que este proceso de conciliación indique una condición de desequilibrio
significativo, se inician procedimientos para resolver el problema lo más rápido posible. Un
gran personal de auditoría interna supervisa cualquier esfuerzo de investigación especial.

Debido a que City Finance es una gran empresa pública, debe presentar su informe financiero
anual, incluido el informe de la administración sobre el control interno sobre los informes
financieros, en el Formulario 10-K ante la Comisión de Bolsa y Valores dentro de los 60 días
posteriores al cierre del año fiscal. Además, a la empresa le gusta anunciar las ganancias
anuales y emitir su informe anual tan pronto como sea razonablemente posible después del fin
de año. En estas circunstancias, siempre existe una gran presión sobre la firma de CPa para
completar la auditoría rápidamente.

La firma de CPa debe realizar una auditoría integrada de los estados financieros y el control
interno sobre los informes financieros de acuerdo con el Estándar 5 de PCaOB. En el caso de
City Finance, no hay duda de que el auditor debe confiar ampliamente en el control interno en
la auditoría integrada y probar exhaustivamente el control interno sobre los informes
financieros. Incluso si los requisitos de las normas de auditoría no existieran, sería difícil
completar la auditoría dentro de los plazos de presentación de informes sin depender
ampliamente de los controles clave. Con toda honestidad, si City Finance no tuviera excelentes
controles internos, la firma CPa admite que simplemente no se pudo realizar una auditoría de
los estados financieros.
Las circunstancias de City Finance en la historia de apertura ilustran una auditoría en la que
una amplia dependencia de los controles internos en el ciclo de ventas y cobranza
probablemente requerirá que el auditor realice pruebas exhaustivas de controles y pruebas
sustantivas de transacciones. En otras situaciones que no involucran la auditoría de una
empresa pública de presentación acelerada, el auditor puede depender mucho menos de los
controles internos pero, como se mostró en el Capítulo 12, aún necesitará comprender los
controles internos sobre las ventas y los recibos de efectivo. Los auditores deben saber cuándo
deben depender ampliamente de los controles internos y cuándo deben confiar menos en los
controles. Este capítulo estudia la evaluación del riesgo de control y el diseño de pruebas de
controles y pruebas sustantivas de transacciones para cada una de las clases de transacciones
en el ciclo de ventas y cobranza.

Antes de estudiar en detalle la evaluación del riesgo de control y el diseño de pruebas de

controles y pruebas sustantivas de transacciones para cada clase de transacciones, cubriremos
dos temas relacionados.

1. Necesita conocer las clases de ciclo de ventas y cobranza de transacciones y saldos de

cuenta en una empresa típica. Los discutimos anteriormente, pero los revisamos nuevamente
aquí.

2. Debido a que una parte considerable de la auditoría de transacciones en el ciclo de ventas y

cobranza involucra documentos y registros, es esencial comprender los documentos y registros
típicos utilizados en el ciclo.

CUENTAS Y CLASES DE OPERACIONES EN EL CICLO DE VENTA Y COBRO.

El objetivo general de la auditoría del ciclo de ventas y cobranza es evaluar si los saldos de las
cuentas afectadas por el ciclo se presentan razonablemente de acuerdo con las normas
contables. La Figura 14-1 muestra las cuentas típicas incluidas en el ciclo de ventas y cobranza
utilizando cuentas T. La naturaleza de las cuentas puede variar, por supuesto, dependiendo de
la industria y el cliente involucrado. Existen diferencias en la naturaleza y los títulos de cuenta
para una industria de servicios, una empresa minorista y una empresa de seguros, pero los
conceptos clave siguen siendo los mismos. Para proporcionar un marco de referencia para
comprender el material de este capítulo, supongamos que estamos tratando con una empresa
de comercialización mayorista.
OBJETIVO 14.1
Identificar las cuentas y las clases de transacciones en el ciclo de ventas y cobranza.

La figura 14-1 muestra la forma en que fluye la información contable a través de las diversas
cuentas en el ciclo
de ventas y
cobranza. Esta
figura muestra
que hay cinco
clases de
transacciones en
el ciclo de ventas y
cobranza:
 1. Ventas (efectivo y ventas a cuenta)

2. Recibos de efectivo

3. Devoluciones de ventas y bonificaciones

4. Cancelación de cuentas incobrables

5. Estimación del gasto por insolvencia

La Figura 14-1 también muestra que, con la excepción de las ventas en efectivo, cada
transacción y monto se incluye en última instancia en una de las dos cuentas del balance,
cuentas por cobrar o provisión para cuentas incobrables. Para simplificar, asumimos que
existen los mismos controles internos para las ventas en efectivo y a crédito.

FUNCIONES COMERCIALES DEL CICLO Y DOCUMENTOS RELACIONADOS Y REGISTROS

El ciclo de ventas y cobranza involucra las decisiones y procesos necesarios para

la transferencia de la propiedad de los bienes y servicios a los clientes después de que estén
disponibles para la venta. Comienza con una solicitud de un cliente y termina con la conversión
de material o servicio en una cuenta por cobrar y, finalmente, en efectivo.

Las ocho funciones comerciales para el ciclo de ventas y cobranza se muestran en la tercera
columna de la Tabla 14-1. Ocurren en todos los negocios en el registro de las cinco clases de
transacciones en el ciclo de ventas y cobranza. En “Funciones comerciales”, observe que los
primeros cuatro procesos son para registrar ventas, mientras que todas las demás clases de
transacciones incluyen solo una función comercial. En esta sección, explicaremos cada una de
las ocho funciones comerciales y describiremos los documentos y registros típicos para cada
función, que aparecen en la cuarta columna de la Tabla 14-1.

OBJETIVO 14-2
Describir las funciones comerciales y los documentos y registros relacionados en el ciclo de ventas y cobranza.
Antes de que los auditores puedan evaluar el riesgo de control y diseñar pruebas de controles
y pruebas sustantivas de transacciones, deben comprender las funciones comerciales y los
documentos y registros de una empresa.

La solicitud de bienes de un cliente inicia todo el ciclo. Legalmente, es una oferta para comprar
bienes en términos específicos. La recepción de un pedido de cliente a menudo da como
resultado la creación inmediata de un pedido de cliente.

Pedido del cliente. -

Un pedido de cliente es una solicitud de mercancía por parte de un cliente. Puede recibirse
por teléfono, carta, un formulario impreso que se ha enviado a clientes potenciales y
existentes, a través de vendedores, envío electrónico del pedido del cliente a través de
Internet u otro enlace de red entre el proveedor y el cliente.

Órdenes de venta. -

Una orden de venta es un documento para comunicar la descripción, la cantidad y la

información relacionada de las mercancías solicitadas por un cliente. Esto se usa a menudo
para indicar la aprobación de crédito y la autorización para el envío.

Cliente de procesamiento
Pedidos
 Concesión de crédito

Antes de que se envíen los productos, una persona debidamente autorizada debe aprobar el
crédito al cliente por las ventas a cuenta. Las prácticas débiles en la aprobación de crédito a
menudo dan como resultado deudas incobrables excesivas y cuentas por cobrar que pueden
ser incobrables. Una indicación de aprobación de crédito en la orden de venta a menudo sirve
como aprobación para enviar las mercancías. En muchas empresas, la computadora aprueba
automáticamente una venta a crédito basada en límites de crédito pre aprobados que se
mantienen en un archivo maestro del cliente. La computadora permite que la venta continúe
solo cuando el total de la orden de venta propuesta más el saldo del cliente existente es menor
que el límite de crédito en el archivo maestro.

Envío de mercancías

Esta función crítica es el primer punto del ciclo en el que la empresa transfiere la propiedad de
los activos. La mayoría de las empresas reconocen las ventas cuando se envían las mercancías.
Se prepara un documento de envío en el momento del envío, que se puede hacer
automáticamente por computadora, según la información de la orden de venta. El documento
de envío, que a menudo es un conocimiento de embarque de varias copias, es esencial para la
facturación adecuada de los envíos a los clientes. Las empresas que mantienen registros de
inventario perpetuos también los actualizan en función de los registros de envío.

Documento de envío

Se prepara un documento de envío para iniciar el envío de la mercancía, indicando la

descripción de la mercancía, la cantidad enviada y otros datos relevantes. La empresa envía el
original al cliente y conserva una o más copias. El documento de envío sirve como señal para
facturar al cliente y puede estar en formato electrónico o en papel.

Un tipo de documento de envío es un conocimiento de embarque, que es un contrato escrito

entre el transportista y el vendedor del recibo y envío de mercancías. A menudo, los
conocimientos de embarque incluyen solo el número de cajas o libras enviadas, en lugar de
detalles completos de cantidad y descripción. (Para el propósito de este capítulo del libro de
texto, sin embargo, asumiremos que los detalles completos están incluidos en los
conocimientos de embarque).

El conocimiento de embarque a menudo se transmite electrónicamente, una vez que se han

enviado las mercancías, y genera automáticamente la factura de venta relacionada, así como la
entrada en el diario de ventas. Muchas empresas utilizan códigos de barras y computadoras de
mano para registrar la eliminación del inventario del almacén. Esta información se utiliza para
actualizar los registros de inventario perpetuo.

Facturar clientes y registrar

ventas

Debido a que la facturación a los clientes es el medio por el cual se informa al cliente del
monto adeudado por los bienes, debe realizarse de manera correcta y oportuna. Los aspectos
más importantes de la facturación son:
• Todos los envíos realizados han sido facturados (integridad)

• Ningún envío ha sido facturado más de una vez (ocurrencia)

• Cada uno se factura por la cantidad adecuada (precisión)

Facturar la cantidad adecuada depende de cobrar al cliente la cantidad enviada al precio

autorizado, que incluye la consideración de los gastos de transporte, el seguro y las
condiciones de pago.

LA EMPRESA CARGÓ PARA

RECONOCIMIENTO DE INGRESOS
PREMATUROS PARA LAS VENTAS EN LA RED
DE COMPRAS A DOMICILIO