1.1.1. Significado de "significado" En este captulo voy a exponer una serie de cuestiones generales y a introducir ciertas distinciones que se darn por sentadas en todo lo que sigue. Quiero llamar la atencin del lector especialmente en el hecho de que todo trmino que aqu se presente con una interpretacin tcnica ser utilizado exclusivamente en este sentido, a lo largo de todo el libro, en tanto que sea empleado como termino tcnico. Siempre que se introduzca en un sentido tcnico, aqu o en los sucesivos captulos, se escribir en forma espaciada , lo mismo que ms adelante, cuando convenga recordar al lector que el sentido tcnico de un trmino no debe confundirse con ninguno de sus otros sentidos posibles. En todo caso, los trminos espaciados se explican en el cuerpo del texto o en nota al pie. En general, se define la semntica como el estudio del significado (en ingls, "meaning), definicin que acogeremos provisionalmente mientras no aclaremos con precisin lo que se entiende en este contexto por "meaning <significado>. Desde que Ogden y Richards (1923) publicaron su obra clsica sobre esta cuestin, y de hecho mucho antes, los semantistas han destacado habitualmente el hecho (admitimos que se trata de un hecho) de que (en ingls) el nombre "meaning y el verbo "to mean, <<significar>>, contienen muchos significados discernibles. 1 Para hacernos una idea del campo que abarcan sus aceptaciones, consideremos las siguientes oraciones:
1 Leech (1974: 1 y ss.) apunta que la razn por la cual <<los semantistas parecen haber gastado a menudo una cantidad exagerada de tiempo desentraando los "significados de meaning" como prembulo presuntamente necesario para el estudio de su especialidad>> de debe a que han intentado "explicar la semntica a travs de otras disciplinas. A mi entender, hay algo ms que esto. Pero cabe efectivamente sostener que no puede comprenderse o explicarse el significado lingstico como no sea a partir de otros tipos de significados no lingsticos. ESTUDO Y EVALUCACN DEL CONTROL NTERNO DEL CCLO DE NGRESOS
eneraIidades
Introduccin
El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedido de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a los clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en el que el control fsico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinacin del costo de ventas es una funcin contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.
Las funciones, los asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de ingresos que se describen ms adelante, son aquellos que podran considerarse como tpicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas debern servir tan solo como una gua general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisin del control interno, ya que la identificacin y determinacin de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se debern efectuar para cada caso en particular.
Funciones tpicas
Las funciones tipicas de un ciclo de ingresos podran ser:
1.- Otorgamiento del crdito 2. Toma de pedidos 3. Entrega o embarque de mercanca y/o prestacin del servicio 4. Facturacin 5. Contabilizacin de comisiones 6. Contabilizacin de garantas 7. Cuentas por cobrar . Cobranza 9. ngresos del efectivo 10. Ajuste a factura y/o notas de crdito 11. Determinacin del costo de ventas
sientos contabIes comunes
Dentro del ciclo de ingresos podramos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
P Ventas P Costo de ventas P ngresos de caja P Devoluciones y rebajas sobre ventas P Descuentos por pronto pago P Provisiones para cuentas de pago dudoso P Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables P Gastos de comisiones P Creacin de pasivos por el impuesto a las ventas P Provisiones para gastos de garantas
Formas y documentos importantes
Ejemplos de formas y documentos del ciclo de ingresos podran ser:
P Pedidos de clientes P rdenes de venta y embarques P Conocimiento de embarque P Facturacin de venta P Notas de crdito pro devoluciones y rebajas sobre ventas P Avisos de remesas de clientes P Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes.
ases usuaIes de datos
Las bases usuales de datos, estn representadas por archivos, catlogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:
a) Bases de referencia: representadas por informacin que se utiliza para el proceso de las transacciones. b) Bases dinmicas: representadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se esta modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podran ser las siguientes:
ases de referencia: P Listas y/o archivos maestros de clientes y de crdito P Catlogos de productos y listados o archivos de precios.
ases dinmicas: P Archivos de rdenes de clientes pendientes de surtir. P Auxiliares de clientes P Estadsticas de ventas P Diarios de ventas.
nIaces con otros cicIos
Dentro del ciclo de ingresos podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: O ngresos de caja que se enlazan con otro ciclo de tesorera O Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de produccin O Concentraciones de actividades (plizas de registro contable) que se enlazan con otro ciclo de informe financiero.
bjetivos especficos de controI interno deI cicIo de ingresos
bjetivos
Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 21 objetivos especficos de control interno, los cuales de acuerdo con los lineamientos establecidos en el boletn 3050, relativo al estudio y evaluacin del control interno, que han sido clasificados en cuatro clases como sigue: De autorizacin De procesamiento y clasificacin de transacciones De verificacin y evaluacin De salvaguarda fsica
4 De autorizacin: Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin y que estos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:
Los clientes deben autorizarse de acuerdo con las polticas establecidas por la administracin El precio y condiciones de las mercancas y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con las polticas establecidas por la administracin.
Las distribuciones de cuentas y los ajustes de ingresos, costo de ventas, gastos de venta y cuentas de clientes, deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin.
Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con las polticas establecidas por la administracin.
4 Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones: Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:
Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancas o servicios que se ajusten a polticas adecuadas establecidas por la administracin. Deben requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancas o servicios. Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente. Todos y nicamente los embarques efectuados y servicios prestados deben producir facturacin Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepcin, hasta su deposito Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Los costos de las mercancas y servicios vendidos, as como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente La informacin del efectivo recibido debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Los ajustes a los ingresos, costos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse concentrarse e informarse correcta y oportunamente Las facturas, cobros y ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costo de mercancas y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las polticas establecidas por la gerencia
La informacin para determinar bases de impuestos deriva de las actividades de ingresos de producirse correcta y oportunamente.
4 Objetivos de verificacin y evaluacin: Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, asi como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Este objetivo para el ciclo de ingresos es:
Deben verificarse y evaluarse en forma peridicas los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas.
4 Objetivos de salvaguarda fsica: Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos a los accesos a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimiento de proceso. Estos objetivos para el ciclo de los ingresos son:
El acceso al efectivo recibido debe permitirse nicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorera El acceso a los registros de embarque, facturacin, cobranza y cuentas por cobrar, as como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con las polticas adecuadas establecidas por la gerencia
Identificacin de objetivos con eI riesgo de no cumpIimiento
Una vez identificados los objetivos especficos de control interno para el ciclo de ingresos, es necesario identificar que tcnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dicho objetivos, y el riesgo que existe si dichas tcnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.
Lo anterior como se menciona en el Boletn 5030 metodologa para el estudio y evaluacin del control interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el enlace y oportunidad de las pruebas de auditoria que va a llevar a cabo el auditor.
El presente captulo de esta gua pretende precisamente mostrar ejemplos de las tcnicas de control interno que podra utilizar una empresa para lograr estos objetivos especficos, asi como los riesgos que existen en caso de no lograr o lograr parcialmente los mismos. En ningn caso se pretende que los ejemplos que aqu se proporcionan de tcnicas de control sean todos los que puedan existir en una empresa, sino mas bien que estos ejemplos sirvan como gua para el auditor para identificar aquellas tcnicas de control que realmente estn operando en al misma.
Los ejemplos de las tcnicas de control interno que ms adelante se mencionan incluyen en muchos casos, tcnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando estas cuentan con un sistema de procesamiento electrnico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado ya que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas de PED en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar tcnicas de control interno especficas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de tcnicas puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluacin del control interno de un ambiente de PED.
bjetivos de autorizacin
bjetivo 1: "Los clientes deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin
En los criterios de seleccin de clientes que utilizan las empresas, estas deben especificar estndares para los clientes potenciales respecto a asuntos tales como los siguientes:
Situacin financiera y estabilidad econmica Reputacin Historia anterior y antecedentes de crdito Restricciones legales (ejemplos: limitaciones para efectuar exportaciones, control de precios, etc.) Las polticas que tenga la empresa en relacin con transacciones que se celebren con compaas afiliadas, conflictos de inters, etc.
emplo de tcnicas para lograr el obetivo 1: Polticas por escrito para la seleccin de clientes y aprobacin de crdito Bases de datos como: listas de clientes aprobados o archivo maestro de clientes Procedimientos especficos para aadir, cambiar o eliminar datos de las bases de datos Tcnicas para probar la confiabilidad de la base de datos
Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito aprobados por personal autorizado.
Uso de formas estndar pre numeradas para documentar los cambios a las bases de datos, controles fsicos sobre el acceso a dichas formas y conciliacin de las formas usadas con los cambios realmente efectuados.
Revisin y aprobacin por personal autorizado de los informes de cambios efectuados a las bases de datos.
Verificar peridicamente que los clientes registrados en las bases de datos sean los autorizados y se apeguen a los criterios de seleccin aprobados por la administracin: por una persona independiente del proceso.
Pruebas peridicas por parte de auditoria interna de los archivos (verificacin de crdito, confirmaciones etc.)
En un medio de PED: P La revisin peridica de que los cambios a las bases de datos se hicieron correctamente P Conciliacin de cifras control del registro del conmutador P Limitaciones del acceso a la informacin contenida en las bases de datos P Uso de dgitos de verificacin sobre los cdigos de los clientes para el manteniendo de los archivos P Comprobacin de validez de datos importantes (nmero del cliente, lmite del crdito) emplo de riesgos si no se logra el obetivo 1
P Pueden efectuarse embarques a clientes no autorizados, lo cual podra resultar en posibles cuentas incobrables P Puede efectuarse ventas a personas o empresas en las que exista conflicto de intereses sin el conocimiento de la gerencia
bjetivo 2: "El precio y las condiciones de las mercancas y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben autorizarse de acuerdo con las polticas adecuadas establecidas por la administracin.
Las polticas para fijar precios y condiciones de las mercancas y servicios ofrecidos por la empresa pueden especificar lo siguiente:
P Mtodos a utilizar para establecer los precios de venta (costo ms un % de margen, competencia, compras para fijar precios a niveles estipulados, negociacin, etc.) P Mtodos a utilizar por la empresa para comunicar a los clientes potenciales sus precios de ventas (catlogos de precios, etiquetas de precios, etc.) P Condiciones para la venta que puede ofrecer la empresa tales como: 4 Puntos y fechas de entrega, puntos L. A. B. etc. 4 Condiciones de crdito y pago 4 Especificaciones de ingeniera y calidad
emplos de tcnicas para lograr el obetivo 2:
Polticas por escrito donde se expongan claramente los criterios a este respecto Archivos de precios de venta autorizados, condiciones para descuentos y embarques, etc. Procedimientos establecidos para aadir, cambiar o eliminar datos de las bases de datos
En el objetivo 1 se muestran ejemplos de tcnicas que pueden usarse para proteger la confiabilidad de las bases de datos; las siguientes tcnicas adicionales pueden usarse tambin con respecto a los archivos maestros que se identificaron en el inciso anterior.
Conciliacin de los controles totales de comprobacin sobre precios de venta en archivos maestros basados en el conmutador, con el registro de control preparado a mano o con el conmutador.
Comparaciones peridicas de precios marcados en las mercancas y catlogos, con el archivo maestro para establecer precios.
Revisin peridica de la informacin contenida en archivos maestros de precios por personal autorizado de produccin y ventas.
Conciliacin peridica del nmero de productos activos en el archivo maestro de precios y los registros de contabilidad de costos. P Listas de precios aprobados. P Especificaciones de ingeniera y control de calidad. P Condiciones aprobadas por escrito para el otorgamiento de crdito, entrega y pago. P Comparacin peridica por parte de personal independiente, de las condiciones autorizadas con las que aparece en las facturas de ventas. P Polticas escritas relativas a las garantas ofrecidas y revisin peridica de las transacciones relacionadas con dichas garantas, para verificar si estas se llevaron a cabo de conformidad con dichas polticas. P Procedimientos relativos a la revisin y aprobacin de los contratos de venta antes de que estos se formalicen. P Procedimientos para revisar y aprobar las rdenes para surtir productos o prestar servicios que se ajusten a los deseos del cliente.
emplo de riesgos si no logro el obetivo 2:
P Pueden aceptarse pedidos de clientes o precios no autorizados y condiciones inaceptables para la garanta. P Pueden aceptarse pedidos para productos y servicios con estndares de calidad que la empresa no puede cumplir. P Pueden efectuarse entregas de mercancas L. A. B. destino sin haberse considerado los costos de entrega en los precios de venta.
bjetivo 3: "Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de venta y cuenta de clientes, deben autorizarse de acuerdo con las polticas adecuadas establecidas por la administracin.
Como ejemplo de los ajustes antes mencionados tenemos los siguientes: O Correccin de facturaciones O Cancelacin de cuentas incobrables O Facturaciones especiales (ejemplos: facturas preparadas a mano en un sistema de PED) O Aplicaciones o reversiones de cargos por servicios o financiamiento O Bonificaciones especiales O Pueden efectuarse modificaciones a los programas para nulificar controles, cambiar las polticas contables o reducir la salvaguarda fsica sobre los activos. O Pueden efectuarse alteraciones en el flujo de la informacin para ocultar datos a las personas que han de recibirlos o bien facilitar estos datos a personas que no deben de recibirlos. O Pueden perderse datos cuando se llevan a cabo conversaciones a nuevos sistemas. O En algunos casos pueden no procesarse transacciones, O Las transacciones pueden procesarse incorrectamente por una persona a quien no le corresponde dicho procesamiento.
bjetivos de procesamiento y cIasificacin de Ias transacciones
bjetivo 5: "Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercanca o servicios que se ajusten a polticas adecuadas establecidas por la administracin.
emplo de tcnicas para logara el obetivo 5:
P Procedimientos documentados para iniciar, revisar ay aprobar pedidos de clientes. P Uso y control de formas pre numeradas (para pedidos telefnicos, ordenes de embarques, etc.) P Archivo de firmas autorizadas para aprobar pedidos P nspeccin peridica de las formas usadas para ver que estn completas y autorizadas P Aprobacin de funcionario autorizado para cada una de las clases de transacciones P Designacin de parte de la administracin o consejo de administracin de aquellas personas que puedan firmar ciertos documentos a nombre de la empresa P Comprobacin de los detalles importantes de cada pedido que se recibe con los criterios establecidos por la gerencia. Esta comparacin puede hacerse manualmente o con tcnicas de validacin del conmutador, por ejemplo: Comparacin de pedidos de clientes con los archivos maestros de clientes, precios de venta autorizados, condiciones para descuento y embarque, etc. Verificacin del crdito basado en el historial de pagos y del saldo de la cuenta del cliente. Preparacin de informes por excepcin de todos los pedidos recibidos durante un periodo. Aprobacin de los pedidos de venta en cuanto a precios, condiciones de crdito otorgados por empleados que no sean los vendedores o las personas que preparen los pedidos de ventas. Dgitos de verificacin sobre el cdigo de los clientes. Verificacin de los detalles esenciales en los pedidos ( ejemplos: clave del producto, precios , cantidades y cdigo de la cuenta del cliente)
P Limitaciones del acceso a los archivos o datos de pedidos, ya sean manuales o basados en el conmutador. P nformes por excepcin de los pedidos que no sean aceptados.
emplo de riesgos si no se logra el obetivo 5:
Los riesgos bsico s de no lograr el objetivo 5 son los mismos de no lograr los objetivos 1 y 2 mencionados anteriormente.
bjetivo 6: "Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancas o servicios.
bjetivo 7: "Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente.
Los objetivos 6 y 7 estn ntimamente relacionados entre s y por lo tanto, los riesgos si no se logran los objetivos, son iguales para los mismos.
emplo de tcnicas para lograr el obetivo 6:
P Acceso limitado a las mercancas que se tiene para la venta P Preparacin de rdenes de embarque o entrega pre numerados, por una persona independiente de la funcin de embarque P Autorizacin adecuada de las ordenes de embarque P Polticas y procedimientos por escrito que definan que documentos se requieren para despachar embarques. P Acceso limitado a las formas de rdenes de embarque, de conocimiento de embarque, y otras formas importantes P Establecer reas especficas de embarque P Supervisin minuciosa de las actividades de embarque.
emplo de tcnicas para lograr el obetivo 7:
P Polticas y procedimientos documentados para programar losa embarque P Procedimientos para informar e investigar oportunamente las mercancas no embarcadas P Comparacin del nmero y los totales de las mercancas embarcadas segn la orden de embarque contra las mercancas que aparecen en los conocimientos de embarque P Verificacin independiente de la mercanca embarcada por el transportador de la misma P Dobles conteos de los embarques P Sistema de computadora para preparar simultneamente la orden de embarque, el conocimiento de embarque y la facturacin de venta en la bsqueda (mediante el uso de rutinas fichadoras) del archivo de pedidos pendientes. P Supervisin y programacin del personal que ejecuta los servicios del embarque.
emplos de riesgos si no se logran los obetivos 6 y 7:
P Pueden embarcarse mercancas o prestarse servicios a quien no corresponde. P Pueden embarcarse mercancas o prestarse equivocados o bien puede embarcarse o prestarse una cantidad equivocada de mercancas o servicios P Las mercancas pueden embarcarse muy pronto o muy tarde o igual podra pasar con los servicios prestados P Pueden embarcarse mercancas o prestarse servicios a clientes que se han excedido en sus lmites de crdito P Pueden absorberse costos de embarque que debieron haber sido facturados.
bjetivo 8: "Todos y nicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturacin.
Las tcnicas de control y los riesgos de no cumplimiento del objetivo, estn orientados hacia situaciones en que el reconocimiento del ingreso esta iniciado por una facturacin. Sin embargo, en algunos casos la facturacin no produce necesariamente el reconocimiento de un ingreso, por ejemplo tenemos aquellos en que una empresa factura segn el progreso del servicio prestado facturaciones por honorarios anticipados, facturaciones contingentes a la aceptacin de hechos futuros, embarques a un consignatario, etc. Cualquiera de estos ejemplos, representan hechos que pueden procesarse y controlarse a pesar de que se difiere el reconocimiento del ingreso.
En las empresas en que difiere la fecha de embarque o facturacin con la del reconocimiento del ingreso, deben existir procedimientos y controles en el clico de ingresos para reconocer el ingreso como devengado de acuerdo con el mtodo autorizado de contabilidad que se usa, (Ejemplos: el mtodo de terminacin de obra, mtodo de la venta por el consignatario u otro mtodo apropiado). En cualquier caso el ingreso reconocido debe conciliarse con elementos tales como facturaciones segn el progreso, honorarios anticipados recibidos, etc.
emplos de tcnicas para lograr el obetivo 8:
P Conocimiento de embarque y ordenes de embarque pre numerados y controlados de tal forma que posteriormente se pueda comprobar que los mismos se facturaron P Proporcionar simultneamente los datos de embarque o entrega a una funcin de facturacin y registro permanente de inventarios P Establecer requisitos de aprobaciones especficas para efectuar facturaciones de mercancas sin costo tales como promociones, muestras, garantas, consignaciones, etc. P Conteos de control y conciliaciones posteriores de: Numero de rdenes y partidas contenidas en cada orden y los nmeros de partidas facturadas posteriormente. mporte de las rdenes con los importes facturados posteriormente. Totales de comprobacin de cantidades y nmero de las piezas embarcadas o de las horas utilizadas con totales semejantes a las partidas facturadas. P Procedimientos para informar e investigar en forma oportuna los embarques no facturados y las facturaciones no embarcadas. P nformes peridicos de los atrasos en el surtido de pedidos. P Polticas y procedimientos por escrito que definen los documentos que se requieren para despachar los embarques. P Comparacin y conciliacin en su caso, de las cantidades que salen de inventario segn se muestra en los registros permanentes, con las cantidades facturadas. P nvestigacin rpida y anlisis peridico de las quejas que se reciban de los clientes. P Separacin de funciones entre el personal que reciba las quejas de clientes y el que las analiza e investiga. P nventarios fsicos peridicos P En un ambiente PED:
Comprobacin de validez de campos de informacin (ejemplos: cantidad embarcada, clave del producto, numero del cliente y numero del pedido)
Control por lotes para cerciorarse de que todos los embarques fueron registrados en los archivos maestros o contabilizados en alguna otra forma.
Programas en la computadora que preparen automticamente facturas de venta basadas en un archivo de embarques despachados, as como procedimientos que controlen este proceso, comparando los totales de cantidades embarcadas con las facturas y que produzcan informes por excepcin de los artculos embarcados pero no facturados.
emplo de riesgos si no se logra el obetivo 8:
P Pueden embarcarse mercancas o prestarse servicios que nunca se facturen. P Pueden registrarse ingresos por mercancas no embarcadas o servicios no prestados.
bjetivo 9: "Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente.
emplos de tcnicas para lograr el obetivo 9:
P Verificacin o validacin de los datos contenidos en las facturas. P Comprobacin de los datos que aparecen en cada factura con el pedido, documentacin de embarques y listas de precios por un empleado que no est involucrado en la preparacin de la factura. P Recalculo manual o verificacin por pruebas de las facturas preparadas a mano o producidas por el conmutador, por un empleado que no est involucrado en la preparacin de la factura. P Separacin de funciones entre el personal que recibe quejas de clientes y el que efecta ajustes relativos a las facturas. P Proporcionar informacin de las ventas realizadas a los vendedores a comisin.
emplo de riesgo si no se logra el obetivo 9:
El riesgo bsico que existe si no se logra este objetivo es que pudieran emitirse facturaciones incorrectas y/o extemporneas.
bjetivo 10: "Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepcin hasta su depsito.
emplo de tcnicas para lograr el obetivo 10:
P Cajeros centrales P Cajas registradoras (nota: las maquinas deben ser verificadas rutinariamente por empleados que no tengan acceso al efectivo). P Preparar conciliacin diaria de los totales anotados en la cinta de la caja registradora con fichas de depsito del banco. P Contar con avisos de remesas de efectivo y documentos de cobranza pre numerados y controlados, de tal forma que se pueda llevar cuenta de los mismos con posterioridad. P Contar con tcnicas de control de efectivo, tales como arqueos frecuentes del efectivo en cajas, listas e informes de cobros, depsitos diarios, documentacin y verificacin de las transferencias de efectivo a bancos y anlisis de las tendencias de los cobros. P Segregacin de deberes entre el personal que maneja y relaciona los cobros recibidos y el personal que tiene la responsabilidad de: Registrar los pagos de los clientes a las cuentas individuales de estos Registrar el resumen de los cobros en las cuentas de mayor general. Registrar los cobros en los libros de ingresos de caja Preparar los depsitos bancarios P Contar con un control contable independiente fuera el departamento de caja, sobre los ingresos de caja miscelneos (ejemplo: alquileres, intereses, dividendos, venta de desperdicio, etc.) P Llevar a cabo auditorias de fuentes originales de confianza para verificar que se han registrado todos los cobros en efectivo. emplos de riesgo si no se logra el obetivo 10:
P Extravi y malversacin de fondos P Pudiera existir no informarse de ventas de mercancas al contado o ingresos miscelneos.
bjetivo 11: "las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
bjetivo 12: "Los costos de las mercancas y servicios vendidos, asi como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
bjetivo 13: "La informacin sobre objetivo recibido debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
bjetivo 14: "los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes, deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.
Los objetivos 11 a 14 antes mencionados estn ntimamente relacionados entre s y por lo tanto, los riesgos, si no se logran los objetivos, son iguales para los mismos.
emplo de tcnicas para lograr los obetivos 11 a 14:
P Procedimientos documentados para el proceso, corte y cierre de periodo. P dentificacin y clasificacin de las cuentas de clientes que estn documentadas. P Comprobacin de los resultados reales con los presupuestos y anlisis de variaciones. P El mantenimiento de registros cronolgicos en los lugares de embarque o cobranza que pueden usarse para:
4 Acumular ingresos en las fechas de la actividad, en vez de en las fechas del procesamiento, o 4 Comprobar la forma en que fueron completados los registros o diarios o ambas cosas. P nvestigacin de la falta de continuidad en la secuencia numrica de las formas utilizadas para el registro contable. P Conciliacin de las formas utilizadas con las registradas. P nventarios fsicos peridicos de formas y su conciliacin con los contables establecidos. P Revisin y seguimiento de los informes de excepcin de formas pendientes de procesar, tales como facturas, pedidos, etc. P Revisin y seguimiento de los archivos que controlan los datos u operaciones rechazadas hasta que estas se subsanen y procesen. P Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad y los cortes de procesamiento y produccin de informes peridicos relativos. P Contabilizacin simultanea de costos de venta y gastos relativos. P En un ambiente de PED: Totalizar los lotes y registrar los documentos de entrada (nmero de documentos e importes) y llevar a cabo una conciliacin de los totales de lotes con el total resultante del registro, diario, informe o archivo actualizado. Totales de control e identificacin de las fechas, encabezamientos, etc., en los informes. Dgitos de comprobacin en los nmeros de las cuentas de clientes.
emplos de riesgos si no se logran los obetivos del 11 a14:
P Los asientos en las cuentas de mayor general pueden ser incompletos e inexactos ocasionando diferencias entre estos y los auxiliares respectivos. P Se pueden registrar operaciones no autorizadas, duplicadas o errneas. P Pueden presentarse problemas de atraso por la obtencin de informacin contable y preparacin de estados financieros. P Los informes que se preparen pueden ser incorrectos en cuanto a la clasificacin de las transacciones o a los periodos en que ocurren los hechos.
bjetivo 15: "Las facturas, cobros y ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente.
emplos de tcnicas para lograr el obetivo 15:
P Efectuar una revisin minuciosa de los estados de cuenta que se enven a los clientes y efectuar investigaciones de las facturas vencidas, crditos y cobros no aplicados en forma oportuna, etc. P Rotar las labores del personal de contabilidad. P Efectuar comparaciones del detalle en las fichas de depsito con las remesas y los crditos de las cuentas de los clientes. P Conciliar en forma regular y peridica los saldos de auxiliares de clientes con los saldos de mayor general u otros totales de control. P En un ambiente de PED: 4 Pruebas de validacin para comprobar los asientos contables que afecten cuentas de clientes y dgitos de control. 4 Formar lotes y conciliar los totales de entrada (ejemplos: los importes de las facturas de venta y de las remesas de efectivo) con los totales del procesamiento y los nuevos saldos acumulados. 4 Establecer controles de programas para prevenir o detectar duplicidad en el pase de transacciones, as como la omisin de transacciones aceptadas. 4 Establecer rutinas de comprobacin de etiquetas de archivos de computadora (fecha y versin) para reducir la posibilidad de pasar la versin equivocada de un archivo maestro o usar el archivo de actividades errneo. 4 Revisin de los informes de "ero y es de la situacin de la cuenta.
emplos de riesgos si no se logra el obetivo 15:
P Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con los movimientos pasados al mayor general. P Las operaciones con clientes pudieran pasarse incorrectamente a sus auxiliares. P Pueden tomarse decisiones en base a informacin incompleta o inexacta que se encuentra en el auxiliar o registro de un cliente.
bjetivo 16: "En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancas y servicios vendidos, gastos relativos a la venta, efectivo recibido y ajustes relativos.
bjetivo 17: "Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las polticas establecidas por la gerencia.
Los objetivos 16 y 17 estn ntimamente relacionados entre s por lo tanto, los riesgos, si no se logran, son iguales para los mismos.
emplos de tcnicas para lograr los obetivos 16 y 17:
P Preparacin de un catlogo de cuentas contenido en una descripcin de cada cuenta, as como instrucciones de porque conceptos se deben afectar las mismas. P Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificacin de las cuentas. P Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificacin de cuentas y analizar las variaciones importantes entre los saldos reales y los presupuestados. P Procedimientos escritos de corte y cierre de periodo expresado por funcin, las fuentes que han de usarse para preparar los asientos contables, cortes a efectuar, acumulaciones que deben hacerse y quien es el responsable de hacer cada cosa. P Comparaciones de periodo a periodo del monto de asientos contables recurrentes. P Revisin y aprobacin de cada asiento contable por personal autorizado que non tenga participacin activa en su preparacin. P Registro de asientos contables fijos u otro control que pueda proporcionar certeza razonable de que se prepararon todos los asientos contables requeridos. P Formas pre numeradas de asientos contables y la verificacin correspondiente de que todos los asientos fueron registrados en el periodo. P En un ambiente de PED: 4 Conciliacin de los registros cronolgicos manuales con los registros contables producidos por el conmutador (ejemplo: comparacin de los totales de cobro mensuales, segn el departamento de caja en los crditos aplicados por el conmutador a las cuentas de clientes). 4 Comparacin con los nmeros de cuenta de cada asiento contable con el archivo maestro basado en el conmutador y rechazo e informe de los errores. 4 Comprobacin mediante el conmutador, de las partidas duplicadas. 4 Preparacin automtica de los asientos contables por un sistema basado en computador.
emplo de riesgos si no se logran los obetivos 16 y 17:
P los estados financieros podran no ser preparados en forma oportuna. P Los estados financieros puede presentarse incorrectamente debido a uno o ms de los siguientes factores: omisin en el registro de transacciones. omisin en el registro de algn asiento contable. Codificaciones incorrectas. Asientos contables duplicados. Cortes impropios.
P Pueden debilitarse o anularse el control presupuestal sobre las operaciones.
bjetivo 18: "La informacin para determinar bases de impuestos deriva de las actividades de ingreso debe producirse correcta y oportunamente.
Como ejemplos de la informacin que pudiera requerirse de este objetivo se incluyen los siguientes:
P Las bases que sirven para el pago del impuesto al valor agregado. P El ingreso reconocido con propsito de las utilidades realizadas en ventas en abonos, para efectos del impuesto sobre la renta. P Determinacin de reservas que no son deducibles para efectos del impuesto sobre la renta y la participacin de las utilidades a los trabajadores (ejemplos: reserva para garantas, reserva para devoluciones y rebajas sobre ventas).
emplo de tcnicas para lograr el obetivo 18:
P La existencia de procedimientos documentados para preparar, presumir o informar la informacin de impuestos requerida. P Revisin de las transacciones importantes por personal conocedor de los requisitos fiscales (ejemplos: contadores, abogados y especialistas de impuestos). P Una clasificacin de ventas, en un plan de codificacin u otros criterios para facilitar la clasificacin, resumen y obtencin automtica de la informacin de impuestos requerida. P Polticas por escrito referentes a los mtodos a usarse para calcular las reservas (reservas para garantas, cuentas de cobro dudoso, descuentos y rebajas, etc.) para los fines de impuestos, etc. P Revisiones por parte de auditores internos.
emplo de riesgos si no se logra el obetivo 18:
P Usar datos errneos en los clculos de impuestos P Pagar multas y recargos P Pagar impuestos en exceso
bjetivos de verificacin y evaIuacin
bjetivo 19: "Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos de cuentas por cobrar, otras cuentas del ciclo de ingresos y las transacciones relativas.
emplo de tcnicas para lograr el obetivo 19:
P Manuales de procedimientos y polticas graficas de organizacin y otra documentacin que: 4 Listen las cuentas, informes, actividades, polticas y procedimientos que deben verificarse y evaluarse, cuando van a ser estos verificados y evaluados y por quien ser supervisada la operacin. 4 Describan como debe ejecutarse la verificacin y evaluacin. 4 Describan como deben documentarse los resultados de la visin y a quien deben de comunicarse. P Tcnicas utilizadas para descubrir errores y omisiones: 4 Conciliacin de saldos y actividades registradas contra los saldos y actividades, informados por los custodios (ejemplo: conciliacin de los cobros registrados con los importes que muestran los estados bancarios). 4 Conciliacin con terceros. 4 Actuacin rpida sobre las quejas de los clientes. 4 Verificacin peridica de los informes de actividad con documentacin de respaldo. 4 Arqueos peridicos de la caja y la cartera de clientes y conciliacin de los importes registrados en libros. P Tcnicas usadas para proporcionar certeza razonable de que se valan en forma real los saldos registrados. 4 Anlisis de ndices tendencias y variaciones. 4 Revisiones peridicas de los mtodos y frmulas utilizadas para las acumulaciones, cancelaciones, etc. 4 Comparacin de los resultados y estadsticas con las tendencias d e la industria. 4 Ajustes por variaciones en el tipo de cambio de divisas.
emplos de riesgos si no se logra el obetivo 19:
P Los informes preparados por la gerencia pudieran presentar informacin errnea.
-nventarios fsicos peridicos o conteos cclicos para verificar los registros de inventario perpetuo e investigacin de las diferencias mayores de una cantidad prefijada.
-Ordenes de trabajo prenumeradas y controladas.
Mecanismos de recoleccin de datos de mano de obra que proporcionen informes de tiempo, tanto para fines de la nmina como para costeo del inventario mediante un sistema integrado.
-Sistemas de computadora en lnea para informar el material que entra en la produccin y la produccin terminada que se lleva a los almacenes de productos terminados.
-Revisin peridica de las rdenes de investigacin de las rdenes antiguas pendientes.
-Limitacin del acceso a los archivos de la computadora mediante contrasea o controles fsicos sobre las terminales en lnea.
-Balanceo por lotes, registro cronolgico y totales de comprobacin, para proveer certeza razonable de que todas las transacciones informables han sido registradas en los archivos maestros o contabilizadas de otro modo.
-Verificacin a teclado o validacin, o ambas, de los campos de datos esenciales.
emplos de riesgos si no se logran los obetivos 10 y 11:
-Pueden ponerse recursos en la produccin, pero no registrarse hasta que se tome inventario fsico y se compare con el importe segn libros; esto pudiera ocasionar una presentacin incorrecta de inventario y del costo de ventas.
-Puede completarse produccin pero no registrarse como disponible para la venta (inventario de producto en proceso); esto pudiera resultar en prdida de ventas o en solicitud de produccin adicional (uso inexistente de recursos).
-Pueden anotarse en los registros de inventario permanente cantidades o descripciones incorrectas, causando prdidas de ventas o dificultades en las operaciones.
-Pueden informarse salidas no autorizadas para ocultar faltantes, hurto, etc.
-Pueden manejarse incorrectamente los cortes.
Objetivo 12:
Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y oportunamente.
emplos de tcnicas para lograr el obetivo 12:
Las tcnicas que pueden usarse para logar este objetivo son iguales a las que pueden emplearse para lograr el objetivo 7, sin embargo, las siguientes son aplicables especialmente al objetivo.
-Acceso limitado a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo residuos o desperdicios y formas de control.
-Almacenes centrales y lugares centrales de recoleccin de residuos y chatarra.
-Formas prenumeradas y controladas, de las que se rinde cuenta posteriormente.
-Preparacin de formas de control (v. g., salidas de materiales, rdenes de produccin, hojas de ruta y boletas de traslado o movimiento) por una funcin independiente de control de produccin.
-Verificacin del material que entra a los almacenes centrales y que sale de estos.
emplo de riesgo si no se logra el obetivo 12:
Puede disponerse de propiedades y desechos sin registrarlos.
Objetivo 13:
Los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la produccin y la distribucin contable de tales costos debe efectuarse correcta y oportunamente.
Objetivo 14:
Los costos de las mercancas compradas y la distribucin contable de tales costos debe efectuarse correcta y oportunamente.
Objetivo 15:
La depreciacin de inmuebles, planta y equipo y la amortizacin de los costos diferidos, y su distribucin contable de tales costos deben efectuarse correcta y oportunamente.
emplos de tcnicas para lograr los obetivos 13 y 14:
-Revisiones peridicas y actualizaciones de los costos estndar utilizados para valuar el inventario y la produccin.
a)Conciliacin de las cantidades indicadas en las relaciones de materiales con las que realmente se usaron en la produccin.
b)Comparacin de los costos de los componentes en la relacin de materiales con las facturas de proveedores, catlogo de precios, etc.
c)Estudios de tiempo.
d)Comparacin de los tiempos de mano de obra estndar con los reales.
e)Comparacin de los coeficientes estndar de gastos de fabricacin con los coeficientes reales.
f)Anlisis de las variaciones en los gastos de fabricacin para determinar si los costos son del periodo o cargables al inventario.
g)Anlisis de los gastos indirectos para determinar si incluyen todos los costos que se deben llevar al inventario (costos inventariables) en base uniforme con las del periodo anterior. h)Comparacin de los volmenes supuestos usados para distribuir los gastos indirectos fijos con los niveles de volumen realmente incurridos.
-Validacin en la computadora y/o tcnicas de verificacin sobre los campos de datos esenciales tales como: clave del producto, cantidad, costos estndar, etc.
-Archivos de costos estndar computarizados, que transfieren automticamente los costos del inventario de un lugar de trabajo a otro.
-Procedimientos estndar para los cortes o de final de periodo.
-Sistema computarizado para el control de materias primas o produccin en proceso que este totalmente integrado con los sistemas de cuentas por pagar y nminas; tales sistemas aplican automticamente las compras o salidas de materiales y la mano de obra a rdenes de trabajo o a produccin a medida que se va incurriendo en el costo de materiales o de mano de obra.
-Procedimiento establecido para aadir, cambiar o eliminar informacin de las bases de datos, y tcnicas para proteger su integridad.
emplos de tcnicas para lograr el obetivo 15:
-Pudieran cargarse o acreditarse cantidades incorrectas a inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y otras cuentas de costos diferidos presentado incorrectamente la situacin financiera y los resultados de las operaciones.
-Las distribuciones contables pueden ser incorrectas (v. g., los costos de materiales, mano de obra y/o gastos de fabricacin pueden cargarse a gastos cuando debieran cargarse al inventario y viceversa)
-Los coeficientes de gastos de fabricacin usados para valuar los inventarios pueden ser incorrectos debido a:
a)Agrupacin incorrecta de los gastos de fabricacin,
b)ncluir en dicha agrupacin gastos del periodo (que no deben llevarse al inventario) o
c)Rases inexactas para las distribuciones de costos fijos.
-Los precios de venta pudieran establecerse en base a informacin incorrecta de costos, afectando con ello adversamente los resultados de las operaciones.
Objetivo 16:
El valor neto en libros de inmuebles, maquinaria y equipo vendido y el costo y otras disposiciones de bienes, deben contabilizarse correcta y oportunamente.
emplos de tcnicas para logar el obetivo 16:
-Conciliacin peridica de: a)las formas para disponer de equipo con las facturaciones y b) el importe de la facturacin por disposicin de equipo con los importes en los asientos contables.
-Conciliacin peridica de las formas para disponer de equipo (para el equipo desechado o desarmado) con los incluidos en los asientos contables relativos.
-nventarios fsicos peridicos del equipo y conciliacin con el registro analtico de propiedades para identificar para identificar cualquier disposicin de equipo no informada.
-Conciliacin peridica de las cantidades de residuos o desperdicio facturadas con los informes de residuos o desperdicios general generados.
emplo de riesgo si no se logra el obetivo 16:
Las cuentas de propiedades pueden acreditarse con cantidades incorrectas, no acreditarse por las bajas ocurridas y puede disponerse del desperdicio indebidamente.
Objetivo 17:
Los costos de materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la produccin y los ajustes relativos deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.
Objetivo 1:
Los costos de las mercancas producidas y los ajustes relativos deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.
Objetivo 19:
La depreciacin de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortizacin de costos diferidos y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse conrrecta y oportunamente.
Objetivo 20:
El costo de las operaciones relativas a ventas, retiros o bajas y otras disposiciones de bienes y las utilidades o prdidas relativas deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.
emplos de tcnicas para lograr los obetivos 17, 18, 19 y 20:
-Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo.
-Documentacin adecuada de la clasificacin de cuentas.
.que controlan los datos rechazados hasta que se subsanan y se les da entrada de nuevo. -Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad y los cortes del procesamiento y produccin de informes peridicos en la computadora.
-Totales de control e identificacin de las fechas, encabezamiento, etc., en los informes.
-Dgitos de comprobacin en los nmeros de las cuentas
-Anexos (cdulas) de informe de produccin y registros cronolgicos de distribucin en las operaciones de la computadora.
-Anlisis de las variaciones de fabricacin.
emplos de riesgos si no se logran los obetivos 17, 18, 19 y 20:
-Los asientos en las cuentas del mayor general pueden ser incompletos (por ejemplo, informes de produccin especficos pueden excluirse de los resmenes apropiados, intencionalmente o como resultado de errores).
-Los asientos en las cuentas de mayor general pueden ser inexactas (v.g., pueden cometerse errores en asientos o sumas)
-Datos no autorizados, duplicados, o errneos pueden ser parte de un resumen (v.g. pueden incluirse en un resumen de peticiones de material duplicadas para cubrir un faltante de inventario).
-Pueden presentarse problemas de tiempo (v.g., un atraso de los informes de produccin puede crear una presentacin incorrecta de los saldos de las cuentas de inventario).
-Limitacin del acceso a los archivos en lnea a personal autorizado mediante el uso de contraseas o de instalaciones de sistemas de administracin de las bases de datos.
-Revisin de los informes de la situacin de las mercancas en existencia e investigacin o seguimiento de los saldos acreedores, elevados, etc.
-Rotacin de funciones entre personal de contabilidad.
Ejemplos de riesgos si no se logar el objetivo 21:
-Que los saldos de auxiliares no coincidan con el mayor.
-Las transacciones pudieran registrarse incorrectamente en los auxiliares.
-Pueden tomarse decisiones en base a informacin incompleta o inexacta derivada de los auxiliares.
Objetivo 22:
En cada periodo contable deben prepararse asientos contable para los costos de los materiales, mano de obra y gastos utilizados en la produccin; los costos de las mercancas producidas; depreciacin de inmuebles, maquinaria y equipo y amortizacin de otros costos diferidos, ventas y otras disposiciones de propiedades y ajustes.
Objetivo 23:
Los asientos contables de produccin deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con el plan de administracin.
emplos de tcnicas para logar los obetivos 22 y 23:
-Uso de un catlogo de cuentas que contenga una descripcin de las transacciones que deben afectar a cada cuenta.
-nstrucciones escritas de codificacin.
-Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificacin de cuentas.
-Asignacin de la responsabilidad de cada cuenta a un empleo en particular.
-Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificacin de cuentas.
-Planes escritos de corte y cierre detallados hasta el nivel de los asientos contables individuales.
-Procedimientos escritos de corte y cierre expresado, por funcin, las fuentes que han de usarse para preparar los asientos contables, cortes a efectuarse, acumulaciones que deben hacerse y quin es responsable de hacer cada funcin.
-Comparaciones de periodo a periodo de las cantidades de las plizas fijas.
-Revisin y aprobacin de cada asiento por personal supervisor que no tenga participacin activa en su preparacin.
-Conciliacin de los registros cronolgicos manuales con los asientos contables producidos por la computadora.
-Uso de plizas fijas y verificacin de su total elaboracin en cada periodo.
-Formas prenumeradas de asientos contables y verificacin de que todos fueron registrados en cada periodo.
-Confrontacin de los nmeros de cuentas en cada asiento de diario con el archivo maestro basado en la computadora y rechazo e informe de errores.
-Comprobacin mediante computadora, de las partidas duplicadas.
-Preparacin automtica de asientos contables por un sistema basado en computadora.
-Comprobacin de la validez y verificacin de los campos de datos esenciales de cada asiento contable. -Restriccin a la entrada de asientos de diario mediante el uso de contraseas o de controles programados, que permitan la entrada de asientos contables solamente en terminales en lnea especficas.
emplos de riesgos si no se logran los obetivos 22 y 23:
-Los estados financieros pueden no ser preparados oportunamente.
-Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a una o ms de las siguientes causas:
a)Omisin de registros en los resmenes hachos para respaldar los asientos contables;
b)Omisin de un asiento contable;
c) Codificacin incorrecta;
d) Asientos contables duplicados;; y
e) Cortes incorrectos
3.- Puede debilitarse el control presupuestal sobre las operaciones.
Objetivo 24:
La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de produccin debe informarse correcta y oportunamente.
emplos de tcnicas para lograr el obetivo 24:
-Procedimientos documentados para preparar, resumir y comunicar la informacin requerida para clculos de impuestos.
-Revisin de transacciones importantes por personal conocedor de los requisitos fiscales (v.g., contadores y/o especialistas del departamento de impuestos).
-Una clasificacin de cuentas un plan de codificacin u otros criterios para facilitar la clasificacin, resumen y obtencin automtica de informacin de impuestos requerida.
-Polticas escritas respecto a mtodos y vidas tiles a usarse para calcular la depreciacin fiscal para evaluar el inventario para fines de impuesto, procedimientos pata transacciones entre compaas afiliadas, etc.
-Revisiones por auditores internos.
emplo de riesgo si no se logra el obetivo 24:
Pueden usarse datos errneos en los clculos del impuesto y resultar en pagos en exceso o de menos de los impuestos.
Objetivos de verificacin y evaluacin
Objetivo 25:
Deben verificarse y evaluarse en forma peridica las bases de datos, los saldos de inventarios propiedades y otros costos diferidos y las actividades de transacciones relativas.
emplos de tcnicas para lograr el obetivo 25:
-Manuales de procedimientos y polticas grficas de organizacin y otra documentacin que:
a)Enumeren los saldos, informes, actividades polticas y procedimientos que van a verificarse y evaluarse, cuando van a ser verificados y evaluados y por quin ser supervisada la actividad.
b)Describan como debe ejecutarse la verificacin y evaluacin y
c)Describan cmo deben documentarse los resultados de la revisin y a quin deben comunicarse.
-Tcnicas usadas para descubrir errores y omisiones:
a)Conciliacin de saldos y movimientos registrados con lo informado por los custodios.
b)Confirmacin con terceros, incluso custodios.
c)Conciliacin de los saldos del mayor con los saldos de auxiliar.
d)Verificacin peridica de los informes de actividad con la documentacin de respaldo.
e)Conteos peridicos de inventario y propiedades, y conciliacin con los importes registrados en libros.
f)Comparacin de los importes contabilizados con transacciones posteriores o con los importes preestablecidos.
g)Verificacin peridica de los saldos en libros y los movimientos mediante confirmacin de terceros.
-Tcnicas usadas para evaluar los saldos registrados:
a)Anlisis de ndices, tendencias y variaciones (v.g., rotacin del inventario, consumo comparado con ventas esperadas)
b)Comparacin peridica de los valores registrados con los valores de mercado.
c)Revisiones peridicas de los mtodos y frmulas utilizadas para las realizaciones acumulaciones, cancelaciones (castigos), etc. d)Comparacin de los resultados con las tendencias de la industria.
e)Servicios de informes legales y econmicos.
f)nspeccin peridica de la condicin fsica de los inventarios y propiedades.
emplos de riesgos si no se logra el obetivo 25:
-Los informes pudieran presentar datos errneos
-Las decisiones importantes pudieran basarse en informacin errnea.
Algunos errores y omisiones en la salvaguarda fsica, autorizacin y procesamiento de transacciones pudieran pasar inadvertidos y sin corregirse.
-Aunque muestren con exactitud los hechos histricos, los saldo registrados pueden no reflejar la situacin real de acuerdo con las condiciones existentes en una fecha determinada (v.g. los valores netos de realizacin de los inventarios pueden estar por debajo del costo)
Objetivo 26:
"Peridicamente debe revisarse la distribucin de costos a inventario, propiedades y otras cuentas de costos diferidos
emplos de tcnicas para lograr el obetivo 26:
-Procedimientos documentados para la capitalizacin de costos
-Revisiones peridicas mediante auditoria interna de las cantidades capitalizadas
-Lmites especficos de autorizacin para partidas que has de descapitalizarse.
-Evaluacin de las variaciones en la fabricacin y modificacin de los costos estndar segn sea necesario.
emplos de riesgos si no se logra el obetivo 26:
-Los costos de mantenimiento y reparaciones pudieran capitalizarse indebidamente.
-Pueden llevarse a inventarios o diferirse cargos que deben llevarse a gastos del periodo.
Objetivo de la salvaguarda fsica:
Objetivo 27:
El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse nicamente de acuerdo con las polticas adecuadas establecidas por la administracin.
emplos de tcnicas para lograr el obetivo 27: -Servicios externos (v.g., servicio de guardias)
-mpedimentos fsicos (v.g., puertas y gabinetes cerrados bajo llave, cercas, etc.)
-Restricciones para el acceso (v.g., dispositivos operados magnticamente, carteles o letreros de no pasar, gafetes de identificacin del empleado y registros de firma a la entrada)
-Dispositivos de deteccin y prevencin (v.g., alarmas contra incendios, dispositivos electrnicos de vigilancia, y guardias o policas privados)
-nvestigacin inicial y peridica de los custodios
-Seguros de fianzas de fidelidad
-Archivos de firmas del personal autorizado
-Disposicin de lugares de trabajo que permiten la visibilidad mxima a los supervisores, guardias, etc.
-Almacenaje oportuno de bienes.
-Personal independiente para control de faltantes.
-Control de llaves
-Procedimientos sistemticos de almacenamiento
-Examen de los materiales de desperdicio y residuos antes de disponer de ellos.
emplo de riesgos si no se cumple el obetivo 27:
Esos activos pueden sustraerse, perderse o destruirse.
Objetivo 2:
El acceso a los registros de produccin, contabilidad y costos, de inventarios y propiedades, as como las formas y documentos de control, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin.
emplo de tcnicas para lograr el obetivo 28:
-Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, biblioteca de seguridad de cintas y discos magnticos, almacenaje externo de reserva para registros y archivos de computadora, y para programas y otra documentacin relativa.
-Custodia contratada y prenumeracin de las formas de control (v.g., formas o modelos en blanco para produccin, formas para cambios en el archivo maestro), incluso la rendicin de cuenta peridica de dichas formas por personal independiente. -Segregacin de responsabilidades y restriccin al acceso, por ejemplo:
a)Segregacin de las responsabilidades de la produccin a almacenamiento del inventario de las actividades contables y responsabilidades de la custodia.
b)Segregacin de las actividades de programacin y documentacin de las actividades a procesar.
c)Limitacin del acceso en lnea a los archivos de la computadora mediante el uso de contraseas, cerraduras en las terminales o instalaciones de sistemas de administracin de bases de datos.
-Auditorias internas, peridicas, de cumplimiento.
-mpedimentos fsicos, restricciones al acceso y dispositivos de deteccin y documentos (vase objetivo 27)
-Seguros y fianzas de fidelidad, incluso cobertura de prdida de registros y documentos.
-Disposicin de lugares de trabajos que permitan la visibilidad mxima a los supervisores, guardias y auditores.
-Archivos de firmas del personal autorizado
-Providencias para la proteccin razonable contra incendio, explosin y la destruccin maliciosa de los registros y las instalaciones de procesamiento.
emplos de riesgos si no se logra el obetivo 28:
-Los registros pueden perderse o destruirse
-Los registros pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado en detrimento de la entidad, sus empleados, sus dueos o acreedores, proveedores o clientes.
-Los programas de computadora pudieran alterarse por personas no autorizadas.
-Las facultades de procesar, particularmente las de procesamiento con computadora, pudieran perderse, destruirse o alterarse por personas no autorizadas y pudieran resultar en:
a)Una incapacidad para informar
b)Una distorsin de las actividades informadas
Evaluacin del control interno
Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno del ciclo de produccin a travs de la ayuda que le pueda proporcionar esta gua, deber proceder como ya se menciono anteriormente, a identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos de control aplicables a cada funcin y preparar la documentacin de los procedimientos en cada funcin.
Una vez efectuado el trabajo anterior, estar en posibilidad de determinar en su caso las tcnicos de control interno que est usando la empresa en cada una de las funciones identificadas y as estas logran total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. La metodologa sugerida por esta Comisin para el estudio y evaluacin del control interno por ciclos de transacciones se describe claramente en el boletn 5030 emitido para tal efecto.
ESTUDO Y EVALUCON DEL CONTROL NTERNO DEL CCLO DE NOMNAS
ntroduccin
El ciclo de nminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:
-La contratacin y utilizacin de mano de obra -El pago de mano de obra -Clasificar, resumir e informar lo que se utiliz y pag de mano de obra.
El ciclo d nminas contiene la contratacin, utilizacin y pago de servicios personales. como por ejemplo: nminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin de los servicios del personal y el pago de los mismos, estn relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtencin de dichos recursos.
Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de nminas que se describen ms adelante, son aquellas que podran considerarse como tpicas de este ciclo. Sin embargo, deber tomarse en cuenta que las mismas debern de servir tan slo como una gua general para orientar al auditor que lleva a cabo la revisin del control interno, ya que la identificacin y determinacin de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deber efectuar para cada saco en particular.
Funciones tpicas
Las funciones tpicas de nminas podran ser:
-Reclutamiento y seleccin de personal -Contratacin de personal -Llevar las relaciones laborales -Preparar reportes de asistencia -Registro, informacin y control de nmina -Desembolso de efectivo -Promocin y evaluacin de personal
Asientos contables comunes
Dentro del ciclo de nminas podramos distinguir los siguientes asientos comunes:
-Pago de nminas -Anticipo de sueldos y prestamos a personal -Distribuciones de mano de obra -Otras prestaciones al personal -Ajustes de nminas
Formas y documentos importantes
Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nminas podran ser:
-Solicitud de empleo -Contratos de trabajo -nformes de tiempo -Tarjetas reloj -Autorizacin de ajustes de nmina -Autorizacin de pagos especiales -Recibos de pago -Cheques
ases usuaIes de datos
Las bases usuales de datos estn representadas por archivos, catlogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo, o bien, informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les d, se pueden clasificar como sigue:
a)Bases de referencia: Representadas por informacin que se utiliza para el proceso de transacciones
b)Bases dinmicas: Representadas por informacin resultante del preseco de transacciones y que como tal se est modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para nminas podrn ser las siguientes: -Archivo maestro de personal conteniendo nombres e informacin de referencia, tipos de retribucin, prestaciones a empleados, etc. -Registro de salarios a empleados.
Enlace con otros ciclos
Podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
-Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorera
-Todos los pagos de nminas deben efectuarse de acuerdo a polticas establecidas por la administracin.
-Los procedimientos del ciclo de nminas deben de estar de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.
b)Obetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones
Estos objetivos tratan de todos aquellos que deben establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en la empresa, as como los ajustes de stas. Estos objetivos para el ciclo de nminas son:
-Se deben aprobar aquellas solicitudes de utilizacin de mano de obra que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin.
-La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y de forma oportuna.
-Los montos adecuados al personal, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.
-Todos los pagos relacionado con la nmina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.
-Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.
-Los pagos y los ajustes relativos a nminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.
-Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a cuentas apropiadas del personal.
-Deben prepararse asientos contables adecuados al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.
-Los asientos contables de la nmina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.
-La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.
c)Obetivos de verificacin y evaluacin
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nminas son:
-Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldo registrados de cuentas de nminas y las transacciones relativas.
d)Obetivos de salvaguarda fsica
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Los objetivos para este ciclo son:
-El acceso a los registros de personal, nminas, formas, documentos y lugares de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.
dentificacin de objetivos con el riesgo de no cumplimiento
Una vez identificados los objetivos especficos de control interno para el ciclo de nminas, es necesario identificar qu tcnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe si dichas tcnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.
Lo anterior como se menciona en el Boletn 5030 "Metodologa para el estudio y evaluacin del control interno, tiene por objeto determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoria que va a llevar a cabo el auditor.
El presente captulo pretende precisamente mostrar ejemplos de tcnicas de control interno que podra utilizar una empresa para lograr estos objetivos especficos, y el riesgo que existe de no lograrse o lograr parcialmente los mismos. En ningn caso se pretende que los ejemplos que aqu se proporcionan de tcnicas de control interno sean todos los que pueden existir en un empresa, sino ms bien que estos ejemplos sirvan de gua al auditor para identificar aquellas tcnicas de control que realmente estn operando en la misma.
Los ejemplos de tcnicas de control interno que ms adelante se mencionan en muchos casos, tcnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando estas cuenten con un sistema de procesamiento electrnico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado ya que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas PED en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar las tcnicas de control interno especificas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de tcnicas puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluacin de control interno en un ambiente de PED.
bjetivos de Ia autorizacin
Objetivo 1:
El personal debe contratarse de acuerdo con las polticas establecidas por la administracin.
Los criterios de seleccin de personal que utilizan las empresas deben especificar estndares para los empleados potenciales, respecto a asuntos tales como:
-Niveles planeados para el personal -Experiencia y habilidades -Edad, sexo y estado fsico -Domicilio y ciudadana -Afiliacin sindical -ntegridad personal -Educacin -Restricciones legales -Polticas de la entidad acerca de conflicto de intereses y otros -Voluntad de viajar -Sueldo y prestaciones
Ejemplos de tcnicas para logar el objetivo 1:
-Polticas por escrito para la seleccin y contratacin del personal
-Bases de datos como archivo maestros de personal, lista de funcionarios y directivos, etc.
-Procedimientos especficos para aadir, cambiar o eliminar informacin de las bases de datos.
-Tcnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos como las siguientes:
a)Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito por personal autorizado.
b)Uso de formas estndar prenumeradas para documentar los cambios a las bases de datos de personal, controles fsicos sobre el acceso a dichas formas y conciliacin de las formas usadas con los cambios realmente efectuados.
c)Revisin y aprobacin, por personal autorizado, de los informes de cambios a las bases de datos.
d)Verificacin peridica por una persona independiente del proceso que al personal registrado en las bases de datos sean los autorizados y se apegan a las polticas de seleccin aprobadas por la administracin
e)Pruebas peridicas de los archivos por parte de auditoria interna (inventario de personal, etc.). f)En un modo de PED:
-La revisin peridica de que los cambios a las bases de datos se hicieron correctamente.
-Conciliacin de las cifras de control con los registros del computador.
-Limitacin del acceso a la informacin contenida en las bases de datos.
-Uso de dgitos de verificacin sobre los nmeros del personal para el mantenimiento del personal.
Pueden efectuarse desembolsos de efectivo por bienes, mercancas o servicios no recibidos o bien antes de recibirlos. Objetivo 11: Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Objetivo 12: Los pagos y los ajustes relativos a compras deben, clasificarse e informarse correcta y oportunamente. Los objetivos 11 y 12 estn ntimamente relacionados entre s por lo tanto, las tcnicas y los riesgos si no se logran los riesgos, son similares. Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos 11 y 12: Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo. Comparacin de resultados reales con los presupuestados y anlisis de las variaciones. nvestigaciones de las interrupciones en la secuencia numrica de formas prenumeradas. Arqueos peridicos de formas prenumeradas y su conciliacin con los controles establecidos para tal efecto. Revisin y seguimiento de los informes de recepcin sin comprobantes y rdenes de compra pendientes de surtir por los proveedores. Conciliacin peridica y oportuna de los saldos de bancos en libros con los estados de cuenta bancarios. nvestigacin de cheques antiguos que figuran en la conciliacin como no cobrados, o bien de cheques pendientes de entrega no recogidos. En un ambiente de P.E.D.: a) Sistemas de escritura simultanea o sistemas comparables basados en el computador, en que se preparan al mismo tiempo, una forma (ejemplo: un comprobante) el correspondiente registro y los auxiliares y mayores de las cuentas por pagar. b) Totalizar los documentos de entrada (nmero de documentos e importe) y conciliacin de los lotes con el total del registro, diario, informe o archivo actualizado. c) Conciliacin de las formas utilizadas con las anotaciones en los registros. d) Divisin y seguimiento de los archivos de cuentas en suspenso que controlan los datos rechazados hasta que estos se subsanan y se les da entrada. e) Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad de los cortes del procesamiento y produccin de informes peridicos en el computador. f) Dgitos de comprobacin en los dgitos de las cuentas de los proveedores. g) Conciliaciones de los totales de los lotes de comprobantes y totales de desembolso de efectivo con los cambios en los saldos del archivo maestro de cuentas por pagar. Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 11 y 12: Pueden no procesarse intencionalmente o como resultado de errores, comprobantes pendientes de pago o desembolso de pago o desembolso de efectivo. Pueden cometerse errores en los asientos contables. Puede duplicarse la contabilizacin de comprobantes. Pueden ocasionarse serios problemas para cerrar oportunamente un periodo de operaciones. Pueden existir errores en la clasificacin contable de los comprobantes a pagar y en desembolso de efectivo o bien no registrar los mismos en el periodo correspondiente. Objetivo 13: Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse correctamente y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada proveedor y acreedor. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 13: O Conciliacin en forma regular y peridica de los saldos de auxiliares de proveedores y acreedores, contra los saldos del mayor general u otros totales de control. O Revisin de la aplicacin correcta de los cdigos en los documentos fuente. O Pueden tomarse decisiones en base a informacin incompleta o inexacta que se encuentre en un auxiliar o registro de un proveedor. Objetivo 14: Deben prepararse asientos contables por las cantidades adecuadas a proveedores y acreedores, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable. Objetivo 15: Los asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con las polticas adecuadas establecidas por la administracin. Los objetivos 14 y 15 estn ntimamente relacionados entre s y por lo tanto, las tcnicas y los riesgos, si no se logran los objetivos, son similares. Ejemplo de tcnicas para lograr los objetivos 14 y 15: O Preparacin de un catalogo de cuentas conteniendo una descripcin de cada cuenta, as como instrucciones de que conceptos deben afectar a las mismas. O Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificacin de cuentas. O Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificacin de cuentas y analizar las variaciones importantes entre los saldos reales y los presupuestados. O Procedimientos escritos de corte y cierre de periodo, expresando, por funciones, las fuentes que han de usarse para preparar los asientos contables, cortes a efectuar, acumulaciones que deben hacerse y quien es responsable de hacer cada cosa. O Comparaciones de periodo a periodo de los montos de asientos contables recurrentes. O Revisin y aprobacin de cada asiento contable por personal supervisor que no tenga participacin activa en su preparacin. O Registro de asientos contables uniformes y otro control que pueda proporcionar certeza razonable de que se prepararon todos los asientos contables requeridos. O Formas prenumeradas de asientos contables y la verificacin correspondiente de que todos los asientos fueron registrados en el periodo. En un ambiente de P.E.D.: a) Conciliacin de los registros cronolgicos manuales con los asientos contables producidos por el computador (ejemplo: comparacin de los totales de pagos mensuales, segn el departamento de egresos, con los cargos aplicados por el computador a las cuentas de proveedores). b) Comparacin de los nmeros de cuentas en cada asiento contable, con el archivo maestro basado en el computador y rechazo e informe de los errores. c) Comprobacin mediante el computador de las partidas duplicadas. d) Preparacin automtica de los asientos contables por un sistema basado en el computador. e) Comprobacin de la validez y/o verificacin de los campos de datos de cada registro de asiento contable. Ejemplos de riesgo si no se logran los objetivos 14 y 15: O Los estados financieros podran no ser preparados en forma oportuna. O Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o ms de los siguientes factores:
a) Omisin en el registro de transacciones ( ejemplo: el registro de cheques de un da) b) Omisin en el registro de un asiento contable. c) Codificaciones incorrectas. d) Asientos contables duplicados. e) Cortes impropios. Puede debilitarse o anularse el control presupuestal sobre las operaciones. Objetivo 16: La informacin para determinar bases de impuestos deriva de la actividad de compras o egresos debe producirse correcta y oportunamente. Como ejemplos de la informacin que pudiera requerirse de este objetivo se incluye la siguiente: O Las bases que sirven para el control y pago del impuesto al valor agregado. O Las bases que sirven para el pago del impuesto sobre la renta por conceptos de pagos a acreedores extranjeros (intereses, regalas, etc.) O Gastos que por su naturaleza son no deducibles o bien, que deben capitalizarse para efectos del impuesto sobre la renta. O Desembolsos de efectivo que se difieren o capitalizan para efectos contables, pero que son deducibles para efectos del impuesto sobre la renta en un periodo diferente (por ejemplo: diferencias cambiarias). Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 16: O La existencia de procedimientos documentados para preparar concentrar y reportar la informacin de impuestos requerida. O Revisin de las transacciones importantes por personal conocedor de los requisitos fiscales (ejemplos: contadores, abogados y especialistas en impuestos). O Una clasificacin de cuentas, un plan de codificacin y otros criterios para facilitar la clasificacin, concentracin y obtencin automtica de la informacin de impuestos requerida. O Polticas por escrito relativas a documentacin requerida fiscalmente para justificar los gastos. O Revisiones por parte de auditores internos. Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 16: O Usar datos errneos en los clculos de los impuestos. O Pagar multas y recargos. O Pagar impuestos en exceso. Objetivos de verificacin y evaluacin. Objetivo 17: Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de transaccin relativas. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 17: O Manuales de procedimientos y polticas, graficas de organizacin y otra documentacin que: a) Liste las cuentas, informes, actividades, polticas y procedimientos que deben de verificarse y evaluarse; por quien ser supervisada la actividad. b) Describan como debe ejecutarse la verificacin y evaluacin. c) Describan como deben documentarse los resultados de la revisin y a quien deben comunicarse. Tcnicas utilizadas para descubrir errores y omisiones: a) Conciliacin de saldos y movimientos registrados, contra los saldos y movimientos informados por terceros (ejemplo: conciliacin de estados de cuenta recibidos de proveedores). b) Actuacin oportuna sobre las quejas de los proveedores. c) Conciliacin de los saldos del mayor general con los auxiliares, ya sea manualmente o a travs del computador. d) Verificacin peridica de los informes de actividad con la documentacin de respaldo (ejemplo: prueba de los asientos en los auxiliares de los proveedores mediante las facturas y documentacin relativa). e) Comparacin de los importes contabilizados con transacciones posteriores o con importes preestablecidos (ejemplo: examen de pagos posteriores en busca de pasivos no registrados, comparacin de los pagos reales con los pagos presupuestados, etc.) f) Verificacin peridica de los saldos en libros mediante confirmaciones. g) Valuacin de pasivos en moneda extranjera al tipo de cambio corriente. Tcnicas para evaluar los saldos: a) Anlisis de ndices, tendencias y variaciones. b) Comparaciones de los resultados y anlisis de las tendencias de la industria. Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 17: O Los informes preparados para la administracin pudieran presentar informacin errnea. O Las decisiones importantes que pudiera tomar la administracin podran basarse en informacin errnea. O Algunos errores y omisiones en la salvaguarda fsica, autorizacin y procesamiento de transacciones pudieran pasar inadvertidos y no ser corregidos. Objetivo 1: El acceso a los requisitos de compras, recepcin y pagos, as como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 1: Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, biblioteca segura de cintas y discos magnticos, almacenaje externo de reserva para registro y archivo del computador, as como para programas y otra documentacin relativa. Custodia controlada y prenumeracion de formas importantes (cheques en blanco, rdenes de compra, facsmil, etc.), incluso la rendicin de cuentas peridicas de dichas formas por personal independiente. Segregacin de responsabilidad y restricciones al acceso: a) Segregacin de las funciones de compras y seleccin de proveedores con las funciones de pago y contabilidad. b) Segregacin de las actividades de preparacin, firma y envi o entrega de cheques. c) Acceso restringido en los archivos del computador mediante el uso de contraseas o cerraduras en las terminales. Auditoras internas peridicas de cumplimiento. Seguros y fianzas de fidelidad, incluyendo la cobertura de prdida de registros y documentos. Archivo de firmas del personal autorizado. Disposicin de lugares de trabajo que permitan la visibilidad mxima a los supervisores. Tomar precauciones para la proteccin razonable contra incendios, explosin y la destruccin de mala fe de los registros y las instalaciones de procesamiento. Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 1: Los registros pueden destruirse o perderse, lo cual pudieran resultar en: a) mposibilidad para preparar informes financieros confiables. b) ncapacidad para efectuar pagos a proveedores por la prdida de datos de las cuentas por pagar, o hacerse pagos en forma indebida. Los registros pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado, en detrimento de la empresa o de sus proveedores. Los programas del computador pudieran alterarse por personas no autorizadas. Los medios de proceso de informacin, particularmente los del computador, pudieran perderse, destruirse o alterarse, lo cual poda resultar en: a) Una incapacidad para informar, o b) Una distorsin de las actividades informadas (ejemplo: una modificacin no descubierta de los programas del computador de las cuentas por pagar, podra ocasionar desembolsos no autorizados ni informados). ESTUDO Y EVALUACON DEL CONTROL NTERNO DEL CCLO DE PRODUCCON
Generalidades ntroduccin Muchos de los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, convierten, procesan, montan o ensamblan o se utilizan en otra forma. Las funciones del ciclo de produccin manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipo depreciable, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio. En un negocio de manufactura, montaje o proceso la actividad ms importante del ciclo de produccin es la obtencin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito; materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de produccin de una empresa de esa clase, incluir el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacn respectivo. Los embarques a clientes son parte del ciclo de ingresos. Las industrias usan distintos mtodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas sofisticados de costos para evaluar los recursos que se ponen en produccin, los artculos producidos y las mercancas vendidas. Otros utilizan in sistema de mercancas generales, basado en la comparacin de inventarios fsicos para determinar el costo produccin y ventas. Funciones tpicas de un ciclo de produccin podran ser: O Contabilidad de costos O Control de fabricacin. O Administracin de inventarios O Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo. Asientos contables comunes Dentro del ciclo de produccin podramos distinguir los siguientes asientos contables comunes: O Transferencias de inventarios (de materia prima a proceso y a producto terminado). O Aplicacin del costo de mano de obra O Aplicacin de gastos de fabricacin O Depreciacin y armonizacin de inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos O Variaciones ( incluyendo desperdicios) O Cambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles, maquinaria, equipo y otros costos diferidos. O Tambin se puede incluir como asiento contable comn los retiros o venta de inmuebles, maquinaria y equipo. Formas y documentos importantes Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de produccin podran ser: O Auxiliares de inventarios O Hojas de costos O Listado de valuacin de inventarios O Archivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipo O Anlisis de otros costos amortizables Enlaces con otros ciclos Dentro del ciclo de produccin podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: O Recepcin devienes, mercancas y servicios, con el ciclo de compras O Embarques de productos, con el ciclo de ingresos O Uso de mano de obra, con el ciclo de nominas O Resmenes de actividades ( asientos de diario) con el ciclo de informe financiero O Recepcin de servicios indirectos, con el ciclo de compras Objetivos especficos de control interno del ciclo de produccin Objetivos Para efectos del ciclo de produccin se han identificado objetivos especficos de control interno, los cuales de acuerdo con los lineamientos establecidos en el boletn 3050, relativo al estudio y evaluacin del control interno, se han clasificado como sigue: O De autorizacin O De procesamiento y clasificacin de transacciones O De verificacin y evaluacin O De salvaguarda fsica
a) Objetivos autorizados Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo polticas adecuadas establecidas por la administracin. Estos objetivos para el ciclo de produccin son: O El plan de produccin (v. g., que, cuanto, cuando y como se fabrica y los niveles de inventarios a mantenerse) debe autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. O El mtodo de valuacin de inventarios y el sistema de costos a seguir debe autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. O El mtodo de valuacin de inmuebles, maquinaria y el quipo y el sistema de actualizacin de valores debe autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. O Los mtodos y periodos de depreciacin de los inmuebles, maquinaria y equipo y la amortizacin de otros costos diferidos deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. O Las condiciones de las ventas u otras disposiciones de inmuebles maquinaria y equipo deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. O Los ajustes a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin.
b) Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a estas. Los objetivos para el ciclo de produccin son: O Establecer y mantener procedimientos de proceso del ciclo de produccin de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. O Solo debe aprobarse aquellas solicitudes de venta o disposicin de activos que se ajusten a polticas adecuadas establecidas por la administracin. O Solo deben procesarse aquellas solicitudes que se ajusten a polticas adecuadas establecidas por la administracin. O Los recursos utilizados en la produccin deben informarse correcta y oportunamente. O La produccin terminada debe informarse correcta y oportunamente. O Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y oportunamente. O Los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la produccin as como su distribucin contable deben calcularse correcta y oportunamente. O Los costos de las mercancas compradas y la distribucin contable de tales costos deben calcularse correcta y oportunamente. O La depreciacin de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortizacin de otros costos diferidos y la distribucin contable correspondiente deben calcularse correcta y oportunamente. O El valor neto en libros de inmuebles, maquinaria y equipo vendido y el costo, y otras disposiciones de bienes deben contabilizarse correcta y oportunamente. O Los costos de las mercancas producidas y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. O La depreciacin de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortizacin de costos diferidos y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informar se correcta y oportunamente. O El costo de las operaciones relativas a ventas, retiros o bajas y otras disposiciones de bines y las utilidades o perdidas relativas deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. O Los recursos utilizados, la produccin terminada, embarques, ventas y otras disposiciones de bienes y los ajustes relativos deben aplicarse correctamente a las cuentas apropiadas de inventarios y a los auxiliares y registros de propiedades. O En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la produccin, los costos de las mercancas producidas; depreciacin de inmuebles, maquinaria y amortizacin de costos diferidos; ventas y otras disposiciones de propiedad y ajustes relativos. O Los asientos contables de produccin deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con el plan de la administracin. O La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de produccin debe informarse correcta y oportunamente.
c) objetivos de verificacin y evaluacin. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de produccin son: O deben verificarse y evaluarse peridicamente las bases de los datos, los saldos de inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, y otros costos diferidos y las actividades de transacciones relativas. O Peridicamente deben de revisarse la distribucin de costos a inventarios, propiedades y otras cuentas de costos diferidos. d) Objetivos de salvaguarda fsica Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de produccin son: O El acceso el inventario y a las propiedades debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas, adecuadas establecidas por la administracin. O El acceso a los registros de produccin, contabilidad de costos, de inventarios de propiedades, as como a las formas y documentos de control, ligares y procedimientos de proceso, debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. dentificacin de objetivos con el riesgo de no cumplimiento Una vez identificados los objetivos especficos de control interno para el ciclo de produccin, es necesario identificar que tcnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos y el riesgo que existe si dichas tcnica no logran o logran parcialmente estos objetivos Lo anterior como se menciona en el boletn 5030 Metodologa para el estudio y evaluacin de control interno, tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditora que va a llevar a cabo el auditor. El presente capitulo pretende mostrar ejemplo de tcnicas de control interno que podra utilizar una empresa para lograr estos objetivos especficos, as como los riesgos que existen en caso de no lograr o lograr parcialmente los mismos. En ningn caso se pretende que los ejemplos que aqu se proporcionan de tcnicas de control sean todos los que pueden existir en una empresa, sino ms bien que estos ejemplos sirvan como gua al auditor para identificar aquellas tcnicas de control que realmente estn operando en la misma. Los ejemplos de tcnicas de control interno que ms adelante se menciona incluyen, en muchos casos, tcnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando estas cuentan con un sistema de procesamiento electrnico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado ya que dada la importancia que tiene actualmente los sistemas de PED en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar tcnicas de control interno especificas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de tcnicas puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluacin del control interno en un ambiente de PED.
Objetivos de autorizacin Objetivo 1 El plan de produccin (que, cuanto, cuando y como se fabrica y los niveles de inventario a mantenerse) debe autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. En los criterios de seleccin utilizados por las empresas, con frecuencia se especifican estndares con respecto a lo siguiente: O Pronostico de ventas O Requisitos de servicio al cliente ( tiempo de preparacin para surtir un pedido, productos sobre pedido frente a productos estndar en existencia, etc.,) O Costo de mantener en inventario (costo financiero, costo de almacenaje, mermas de inventario, etc.) contra costos de no tener inventario disponible. O Capacidad de la planta (disponibilidad de maquinaria y equipo, personal obrero, materiales y suministros, etc.) O Rotacin del inventario y riesgo de obsolescencia. O Factores econmicos en la decisin de fabricar o comprar O Calidad del producto y estndares de ingeniera. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 1: Solo se mantendr en inventarios aquellos productos terminados cuya venta se estime sobrepase un mnimo prefijado. Descripcin de: (i) los documentos que han de emitirse para documentar cambios y (ii) las pruebas o verificaciones que han de hacerse a los documentos o informacin obtenida. La integridad de las bases de datos puede protegerse con tcnicas tales como las siguientes: Especificar que los cambios deben aprobarse por escrito por ejecutivos o empleados supervisores (el gerente de contabilidad de costos para los cambios en los costos de productos o el jefe de ingeniera para los cambios en las relaciones de materiales, etc.) Formas prenumeradas estndar, con campos de claves precodificadas para documentar los cambios; controles fsicos sobre acceso a las formas y conciliacin de las usadas con una tabulacin de los cambios efectuados. Revisin y aprobacin de informes de cambios "era y es despus de cada actualizacin a las bases de datos preparados con la computadora. Adems de estas tcnicas para proteger la integridad de las bases de datos, pueden hacerse peridicamente revisiones de las caractersticas de los productos, propiedad y partidas de equipo enumeradas en los archivos maestros. Tales pruebas podran incluir determinaciones peridicas (tal vez en forma cclica) de si cada producto existente continua ajustndose a los criterios. Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 1: La empresa puede producir productos no autorizados o en cantidades que exceden los niveles autorizados; esto pudiera dar lugar a inventarios obsoletos, excesivos, de difcil realizacin. Puede incurrirse en costos excesivos o no previstos para mantener el inventario. Los niveles de inventario pueden exceder la capacidad de financiamiento; esto pudiera acarrear ventas forzadas de liquidacin. Puede ocasionar incumplimiento de servicios adecuados al cliente; esto pudiera resultar en clientes descontentos, inventarios de difcil realizacin o cuentas incobrables. nsuficiente utilizacin de la capacidad de la planta. La capacidad de la planta puede ser inadecuada, crendose as tiempo extra o incapacidad para satisfacer el servicio al cliente. Objetivo 2: El mtodo de valuacin de inventarios y el sistema de costos a seguir debe autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. Las polticas en esta rea deben especificar cules son los objetivos que persiguen la administracin y los resultados que espera de una informacin financiera que le d una correcta valuacin de inventarios y costos confiables, tanto para informacin externa como para control de las operaciones. Los criterios pueden incluir; Como se lograra que los inventarios estn constantemente valuados a costos actualizados. Como se lograra que le costo de ventas este a costo actualizados. O Si se establece un sistema de costos estndar, como se controlaran las variaciones. O Con que periodicidad se revisaran los costos estndar. Ejemplos de tcnicas para logra el objetivo 2: Establecer criterios de que pretende logra con el sistema de costos, tanto en valuacin del inventario como en los controles de produccin. Exposicin clara de los criterios para establecer costos estndar, mencionando: Como se determinara el costo de materia prima (proyecciones del departamento de compras, Contratos de compara con precios sujetos a escalasin, materias primas de importacin). Como se determinara el costo de mano de obra y gastos de fabricacin, como se prepararan los presupuestos de horas hombre a incurrir, de sueldos a pagar, de gastos relativos a gastos de fabricacin. Criterio para aplicar mano de obra y gastos de fabricacin por departamentos productivos, etc. Periodicidad para revisar los costos estndar (evitar que las explicaciones de las variaciones sean el costo que se determino hace meses). Como se manejaran las variaciones de costos reales a estndar, con objeto de que tengan un significado y responsabilizar a la direccin de produccin, compras, etc., de la misma. Clara especificacin de las cuentas y registros a utilizar y como se utilizaran. Especificacin de los formatos de los informes que generara el sistema de costos, a quien estarn dirigidos y quienes deben analizarlos y evaluarlos. Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 2: Los costos de inventario pueden ser irreales, distorsionando la situacin financiera. Los costos actuales de producciones desconocen y por lo tanto se ignora con que margen de utilidad se est vendiendo. No existe un control de la eficiencia de produccin a travs del sistema de costos. Objetivo 3: El mtodo de valuacin de inmuebles, maquinaria y equipo y el sistema de actualizacin de valores debe autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. En los criterios que se utilicen para establecer estas polticas habr que dar consideracin a: O Como se har la valuacin de construcciones en proceso O Tomando en consideracin si estas incluirn o no costo financiero. O Cul ser la poltica de capitalizacin de adiciones. O Cul ser la poltica de revaluacin de inmuebles, maquinaria y equipo. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 3: Deben establecerse lineamientos de los costos que se consideraran como capitalizables en las construcciones en proceso tales Requisitos de que todas las solicitudes para desembolso capitalizables incluyan la vida til y el mtodo de depreciacin sugeridos y que tales solicitudes, si exceden de una cantidad fijada, tengan aprobaciones mltiples. Revisiones peridicas por auditores internos de las vidas y mtodos para depreciar y amortizar el valor de los activos y de las solicitudes para desembolsos capitalizables. Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 4: Puede estimarse inadecuadamente la vida que se espera para una propiedad determinada el fijarse un periodo razonable durante el cual se depreciara su valor; esto pudiera resultar en gastos de depreciacin errneos y presentar los inmuebles, maquinaria y equipo con valores incorrectos. Pueden depreciarse inmuebles; maquinaria y equipo por el mtodo de lnea recta aunque pierda su utilidad ms rpidamente en la primera parte de su vida til, o de lo contario puede seleccionarse un mtodo de depreciacin acelerada cuando se espera que la utilidad disminuya de manera uniforme durante la vida til estimada. Las primas de seguros pueden aplicarse errneamente a gastos. Objetivo 5: Las condiciones de ventas u otras disposiciones de inmuebles, maquinaria y equipo deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. Las polticas pueden especificar lo siguiente: O Alternativas actuales o potenciales para usar los activos dentro de la entidad. O Precios de venta y condiciones para la entrega y el pago. O Situacin crediticia del comprador. O Uso que intenta dar el comprador a inmuebles, maquinaria y equipo (v. g., ser utilizada para competir con la empresa) O Restricciones legales. O Garantas expresas o implcitas que han de darse. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 5: Exposiciones claras de criterios por ejemplo: a) No se permitir que se disponga de maquinaria y equipo sin la aprobacin por escrito de ejecutivos autorizados en una forma o modelo estndar prenumerado. b) Prohibicin de vender inmuebles y equipo a competidores. c) No se desarmara equipo para usar las partes como pieza de repuesto sin la aprobacin por escrito de ciertos ejecutivos en forma estndar prenumerada. O Archivos maestros de inmuebles, maquinaria y equipo y procedimientos establecidos para dar de baja datos del archivo. O Contratos escritos, incluso clausulas de garanta deseadas, para todas las ventas de inmuebles, maquinaria y equipo. Ejemplo de riesgo si no se logra el objetivo 5: Pueden venderse o retirarse activos sin el conocimiento de la administracin; esto pudiera crear cuentas de inmuebles, maquinaria y equipo sobrevaluados y prdidas de ingresos o de capacidad de produccin o ambas cosas, en un momento crucial. Puede disponerse de un activo o un precio que no es el apropiado. Puede crearse una obligacin de garanta que no se tena intencin de crear, sometiendo con ello a la entidad a un pasivo real y contingente. Puede asumirse un riesgo de crdito impropio; esto pudiera producir una cuenta incobrable. Puede venderse activos que pudiera usarse en otras operaciones de la empresa. Objetivo 6 Los ajustes a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y cuentas de costos diferidos deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas por la administracin. Como ejemplo tenemos los siguientes: O Revaluacin de ajustes al activo fijo. O Ajustes del inventario en libros al inventario fsico. O Cambios en los costos estndar. O Ajustes por obsolescencia, cantidades excesivas, instalaciones no utilizadas, etc. O Correcciones de clasificaciones contables ( v. g., partidas de inventarios usadas para reparaciones y mantenimiento) O Capitalizacin de variaciones en el costo estndar. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 6: Exposiciones claras de los criterios y polticas, por ejemplo: a) Poltica escrita para determinar los ajustes por inventarios obsoletos o de lento movimiento; esto pudiera incluir ndices de rotacin, designacin de un comit revisor del inventario, la oportunidad de las revisiones, etc. b) Polticas para que se analicen, expliquen, revisen y aprueben todas las diferencias entre el inventario fsico y libros, entes de que se contabilicen los ajustes. c) Polticas de revisar y actualizar frecuentemente los costos estndar. d) Polticas para revisar y autorizar todos los cambios de los costos estndar por ms de un porcentaje fijado, por los supervisores de costos y fabricacin antes de procesarse. e) Polticas para analizar peridicamente las cuentas de variaciones y aprobar los ajustes para capitalizar las variaciones por anticipado.
Formas prenumeradas estndar y controladas para documentar los ajustes debidamente aprobados.
nformes regulares y anlisis peridicos de las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes.
Personal asignado especialmente, para investigar la necesidad de los ajustes y para proponerlos.
Autorizacin de los ajustes por un ejecutivo determinado en caso de que no existan, o se contradigan, las polticas establecidas por escrito.
Conciliacin de los estados totales manuales de los ajustes aprobados con totales de los informes de ajustes preparados por la computadora.
Uso de contraseas en las terminales para limitar el acceso a los archivos de computadora. Comprobaciones de validez sobre los campos de datos vitales y comprobaciones de lmites en cuanto a importes o cantidades. Rutinas de computadora para: (a) analizar inventarios por antigedad y generar listas de inventarios posiblemente obsoletos basndose en el uso y (b) preparar listas por excepcin de modificaciones de costos estndar que excedan de un porcentaje fijado.
Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 6: Pueden presentarse incorrectamente el inventario, los inmuebles, maquinaria y equipo y otras cuentas de costos diferidos debido a ajustes o reclasificaciones errneas. Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administracin (v. g., las variaciones del costo estndar pueden capitalizarse indebidamente, inventario vendible puede cancelarse impropiamente, etc.) esto pudiera ocasionar valuaciones incorrectas de los inventarios y afectar adversamente los resultados de las operaciones. Los estados financieros de periodos intermedios pueden alterarse para que dejen de reconocer oportunamente ajustes tales como mermas de inventarios, cambios en costos estndar y obsolescencia. Pueden registrarse ajustes para ocultar faltantes derivados del inventario fsico. Pueden cambiarse los costos estndar sin el conocimiento del personal supervisor correspondiente; esto pudiera producir que se lleven al inventario, costos del periodo o limitar esfuerzos de la administracin para detectar las variaciones de los costos estndar, o ambos. Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones Objetivo 7 Deben establecerse y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de produccin de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 7: Claras exposiciones de los procedimientos, atreves de: O Manuales de polticas O Manuales de procedimientos O Rutinas de entrenamiento O Requisitos de supervisin O Documentos de sistemas y programas O Versiones de produccin de programas de computadora Verificacin peridica de las aprobaciones de supervisin que se requiere para transferir responsabilidades, cambios en las formas, cambios en los sistemas de archivo, etc. Estndares aprobados para desarrollo de sistemas manuales o de PED, incluso estndares de programacin y documentacin. En un ambiente de PED: a) Verificacin peridica de las aprobaciones requeridas por las administracin y usuarios para: (i) nuevos sistemas y pro
O Todos los pagos de nominas deben efectuarse de acuerdo a las polticas establecida de acuerdo con las polticas de la administracin. O Los procedimientos del ciclo de nominas deben de estar de acuerdo con las polticas establecidas por la administracin. b) obetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones stos obetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los austes de estas. stos obetos para el ciclo de nominas son: O Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilizacin de mano de obra que austen a las polticas establecida por la administracin. O La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna. O Los montos adeudados al personal, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna. O Todos los pagos relacionados con la nomina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. O Los importes adeudados a la persona deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. O Los pagos y los austes relativos a nominas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. O Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los austes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal. O Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los austes relativos, en cada periodo contable. O Los asientos contables de nomina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con las polticas establecidas por la administracin. O La informacin para determinar las bases de impuestos derivada de las actividades de nominas debe producirse con exactitud y en forma oportuna. C) objetivo de evaluacin y verificacin Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan. As como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nominas son: O Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de cuentas de nominas y las transacciones relativas. d) obetivos de salvaguarda fsica Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos a acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso los objetivos para el ciclo son: O el accesos a los registros de personal, nominas, formas, documentos importantes y lugares de proceso deben permitirse nicamente de acuerdo con las polticas establecidas por la administracin. Identificacin de objetivos con el riesgo de no cumplimiento Una vez identificados los obetivos especficos de control interno para el ciclo de nominas, es necesario identificar que tcnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos obetivos, y el riesgo que existe si dichas tcnicas no logran parcialmente estos obetivos. Lo anterior, como se menciona en el boletn 5030 metodologa para el estudio y evaluacin del control interno tiene como obetivo determinar la naturaleza el alcance y la oportunidad de las pruebas de auditora que va llevar a cabo el auditor. l presente capitulo pretende mostrar eemplos de tcnicas de control interno que podr utilizar una empresa para lograr estos obetivos especficos as como los riesgos que existen en caso de no lograr parcialmente los mismos. Los eemplos de tcnicas de control interno que ms adelante se mencionan en muchos casos, tcnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando estas cuenten con un sistema de procedimiento electrnico de datos (PD). stos eemplos se han proporcionado ya que dada la importancia que tiene actualmente los sistemas PD, en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar tcnicas de control interno especificas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar eemplos de ese tipo de tcnicas pueden ser de gran ayuda en el estudio y evaluacin del control interno en un ambiente de PD. Objetivos de autorizacin Objetivo 1: l personal debe contratarse de acuerdo con las polticas establecidas por la administracin. Los criterios de la seleccin de personal que utilizan las empresas deben especificar estndares para los empleados potenciales, respecto a asuntos tales como: O niveles planeados para el personal O experiencia y habilidades O edad, sexo y estado fsico O domicilio y ciudadana O afiliacin sindical O integridad personal O educacin O restricciones legales O polticas de entidad acerca del conflicto de intereses y otras O voluntad para viaar O sueldo y prestaciones emplos de tcnicas para alcanzar el obetivo 1: O polticas por escrito para la seleccin y contratacin de personal. O ases de datos como archivo maestro de personal, lista de funcionarios y directivos, etc. O Procedimientos especficos para aadir cambiar o eliminar informacin de la bases de datos. O Tcnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos como las siguientes a) specificar que los cambios en archivo sean aprobados por escrito por personal autorizado b) Uso de formas estndar prenumeradas para documentar los cambios a las bases de datos de personal, controles fsicos sobre el acceso a dichas formas y conciliaciones de las formas usadas con los cambios realmente efectuados. c) Revisin y aprobacin, por personal autorizado, de los informes de cambios a las bases de datos. d) Verificar peridica por una persona independiente del proceso, que al personal registrado en las bases de datos sean los autorizados y se apegan a las polticas de seleccin aprobadas por la administracin. e) Pruebas peridicas de los archivos por parte de auditora interna f) n un medio de PD: O La revisin peridica de que los cambios a la bases de datos se hicieron correctamente. O Conciliacin de las cifras de control con los registros del computador. O Limitaciones del acceso a la informacin contenida en las bases de datos. O Uso de dgitos de verificacin sobre los nmeros del personal para el mantenimiento de los archivos. studio y evaluacin del control interno del ciclo de nominas
l ciclo de nominas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: O La contratacin y utilizacin de la mano de obra O l pago de mano de obra O Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra. l ciclo de nominas contiene la contratacin, y utilizacin del pago de servicios personales, como por eemplo nominas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, eecutiva administrativa etc. Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de nominas que se describen mas adelante, son aquellas que podran considerarse como tpicas de este ciclo. Sin embargo deben tomarse en cuenta que las mismas debern servir tan solo como una gua general que orienta al auditor cuando lleve cabo pedimentos y cambio de sistemas, procedimientos y programas. a) b) Verificacin peridica de las pruebas, aprobaciones y documentacin y documentacin de los cambios a la lgica programada. c) Comparacin peridica de los procedimientos con la documentacin y la autorizacin. d) Pruebas peridicas de razonabilidad que comparecen los resultados de los procedimientos del resultado calculados de antemano. jemplos de riesgos si no se logran el objetivo 7 O Los departamentos pueden ser reorganizados y cambiarse las asignaciones del personal de tal forma que se reduzca la segregacin de funciones. O Pueden llevarse a la prctica procedimientos que eviten las tcnicas de control interno existentes. O Pueden modificarse programas de computadora para evitar los controles, cambiar polticas contables reducir salvaguardas sobre los activos. O Pueden alterarse el fluo de la informacin para retener datos a quienes no deben recibirlos. O Pueden perderse datos durante las conversiones a nuevos sistemas. O Pueden no procesarse transacciones. O Las transacciones pueden procesarse incorrectamente por personas no autorizadas. O Pueden no eecutarse procedimientos de control. Objetivo 8 Solo deben aprobarse aquellas solicitudes para usar recursos que se austen a polticas adecuadas establecidas por la administracin. jemplo de tcnicas para lograr el objetivo 8 O Procedimientos documentales para indicar, revisar y aprobar solicitudes para usar recursos. O Formas importantes remuneradas y la correspondiente rendicin de cuentas de tales formas. O Archivos de firmas autorizadas. O Inspeccin peridica de las formas usadas, para ver que estn debidamente completadas y con firmas autorizadas. O Aprobacin de alto nivel para ciertas clases de usos de recursos. Objetivo 9 Solo deben procesarse aquellas solicitudes de venta o disposicin de activos que se austan a polticas adecuadas establecidas por la administracin. jemplos de tcnicas para lograr el objetivo 9 O Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar solicitudes para vender o disponer de los activos. O Formas importantes remuneradas y la correspondiente rendicin de cuentas de tales formas. O Archivos de firmas autorizadas. O Inspeccin peridica de las formas usadas para ver que estn debidamente elaboradas y con firmas autorizadas. O Limites de autorizacin para cada una de ciertas clases de venta y otras disposiciones. O Designar la administracin de los funcionarios que puedan firmar ciertos documentos a nombre de la empresa. O Comparacin de los puntos importantes de cada venta u otra disposicin que se propone, con criterios establecidos; esto puede hacerse manualmente o con tcnicas de validacin de computadora. O Inventarios fsicos peridicos o conteos cclicos para verificar los registros de inventarios perpetuos o la investigacin de las diferentes mayores de una cantidad prefiada. O Sistemas de computadora en lnea para informar el material que contra la produccin y la produccin terminada que se lleva a los almacenes de productos terminados. O Revisin peridica de las rdenes antiguas pendientes. O Limitacin del acceso a los archivos de la computadora mediante contrasea o controles fsicos sobre la terminacin en lnea. O Verificacin a teclado o validacin, o ambas de los campos escenciales11
jemplos de los riegos si no se logran los objetivos 10 y 11 O Pueden proponerse recursos en la produccin, pero no registrarse hasta que no se tome un inventario y se compare con el ms importante segn libros; esto pudiera ocasionar una presentacin incorrecta del inventario y del costo de ventas. O Pueden completarse produccin pero no registrarse como disponible para la venta esto pudiera resultar en perdida de ventas o en solicitud de produccin adicional. O Pueden anotarse en los registros de inventario permanente cantidades o descripciones incorrectas causando perdidas de ventas o dificultades en las operaciones. O Pueden informarse salidas no autorizadas para ocultar faltantes hurto. O Pueden conectarse incorrectamente las cortes. Objetivo 12 Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y oportunamente. jemplos de tcnicas para lograr el objetivo 12 O Acceso limitado a los inventarios, inmueble, maquinaria y equipo de residuos o desperdicios y formas de control. O Almacenes centrales y lugares centrales de recoleccin de residuos y chatarra. O Formas remuneradas y controladas, de las que se rinde cuenta posteriormente. O Preparacin de formas de control por una funcin de control independiente de control de produccin. O Verificacin del material que entra a los almacenes centrales y que salen de estos. jemplos de riesgos de propiedades y desechos sin registrarlos Objetivo 13 Los costos de los materiales mano de obra y los gastos indirectos utilizados en la produccin y la distribucin contable de tales costos deben efectuarse correcta y oportunamente. Objetivo 14 Los costos de las mercancas compradas y la distribucin contable de tales costos deben efectuarse correcta y oportunamente. Objetivo 15 La depreciacin de inmuebles, planta y equipo y la amortizacin de los costos diferidos, y su distribucin contable deben efectuarse correcta y oportunamente. O Revisin peridicas y actualizaciones de los costos estndares utilizados para valuar el inventarios y la produccin. a) Conciliacin de las cantidades indicadas en las relaciones de materiales con la que realmente se usaron en la produccin. b) Comparacin de los costos de los componentes en la relacin de materiales con la facturas de proveedores catlogos de precios etc. c) studio del tiempo. d) Comparacin de los coeficientes estndar de los gastos de fabricacin con los coeficientes reales. e) Anlisis de las variaciones en los gastos de fabricacin para determinar si los costos son del periodo o cargables al inventario. f) Analizaste variaciones en los gastos de fabricacin para la determinacin si los costos son del periodo o cargables al inventario. g) Anlisis de los gastos indirectos para determinar si incluyen todos los costos que se deben llevar al inventario en base uniforme con la del periodo anterior. h) Comparacin de los volmenes supuestos usados para distribuir los gastos indirectos fios con los niveles de volumen realmente incurridos. O Archivos de costos estndar computarizados, que se transfieren automticamente los costos de inventario de un lugar de trabao a otro. O Procedimiento estndar para los cortes diarios o final de periodo. O Procedimientos establecidos para aadir, cambiar o eliminar informacin de las bases de datos y tcnicas para proteger su integridad. jemplos de tcnicas para lograr el objetivo 15 O Revisin y pruebas de los anlisis de amortizacin y depreciacin por los auditores internos. jemplo de riesgos si no se logran los objetivos 13 14 15 O Las distribuciones contables pudieran ser incorrectas. O Los coeficientes de gastos de fabricacin usados para valuar los inventarios pueden ser incorrectos debido a: a) Agrupacin incorrecta de los gastos de fabricacin. b) Incluir en dicha agrupacin gastos del periodo c) ases inexactas para las distribuciones de costos fios. Objetivo 16 l valor neto en libros de inmuebles, maquinaria y equipo vendido y el costo y otras disposiciones de bienes, deben contabilizarse correcta y oportunamente. jemplo de tcnicas para lograr el objetivo 16 O Conciliacin peridica de las formas para disponer de equipo con los incluidos en los asientos contables relativos. O Inventarios fsico peridico del equipo y conciliacin con el registro analtico de propiedades para identificar cualquier disposicin de equipo no informada. O Conciliacin peridica de las cantidades de residuos o desperdicios general y generado. jemplo de riesgo si no se logra el objetivo16 Las cuentas de propiedades pueden acreditarse con cantidades incorrectas, no acreditarse por las baas ocurridas y pueden disponerse del desperdicio indebidamente. Objetivo 17 Los costos de materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la produccin y los austes relativos deben clasificarse, resumirse e informase correcta y oportunamente. Objetivo 18 Los costos de las mercancas producidas y los austes relativos deben clasificarse resumirse e informarse correcta y oportunamente. Objetivo 19 La depreciacin de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortizacin de costos diferidos y de los austes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. Objetivo 20 l costo de las operaciones relativas a ventas, retiros y baas y otras disposiciones de bienes y las utilidades o prdidas relativas debe clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. jemplo de tcnicas para lograr los objetivos 17 18 19 20 O Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo. O Documentacin adecuada de la clasificacin de cuentas. O Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad y los cortes del procesamiento y produccin de informes peridicos en la computadora. O Totales de control e identificacin de las fechas, encabezamiento etc. O Dgitos de comprobacin en los nmeros de las cuentas. O Anexos de informe de produccin y registros cronolgicos de distribucin en las operaciones de la computadora. O Anlisis de variaciones de fabricacin. jemplos de riesgos si no se cumplen los objetivos 17 18 19 20 O Los asientos en las cuentas de mayor general pueden ser incompletos. O Los asientos en las cuentas de mayor general pueden ser inexactos. O Datos no autorizados, duplicados o errneos pueden ser parte de un resumen. O Pueden presentarse problemas de tiempo. O Limitacin del acceso a los archivos en lnea personal autorizado mediante el uso de contraseas o de instalaciones de sistemas de la administracin de la base de datos O Revisin de los archivos de era y es de la situacin de la cuenta. O Revisin de los informe del la situacin de las mercancas en existencia e investigacin en seguimientos de los saldos acreedores, elevados etc. O Rotacin de funciones del personal de contabilidad. jemplo de riesgo si no se cumple el objetivo 21 O Que los saldos de los auxiliares no coincidan con el mayor. O Las transacciones pudieran no registrarse correctamente en los auxiliares. O Pueden tomarse decisiones en base a informacin incompleta o inexacta derivada de los auxiliares. Objetico 22 n cada periodo contable deben presentarse asientos contables para los costos de los materiales utilizados en la produccin, los costos de las mercancas producidas; depreciaciones de inmuebles, maquinaria y equipo y amortizacin de otros costos diferidos: ventas y otras disposiciones de propiedades y austes. Objetivo 23 Los asientos contables de produccin deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con el plan de administracin. jemplo de tcnicas para lograr el objetivo 22 23 O Uso de catalogo de cuentas que contenga una descripcin de las transacciones que deben afectar cada cuenta. O Introduccin escrita de codificacin. O Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificacin de cuentas, O Asignacin de la responsabilidad de cada cuenta a un empleo de lo particular. O Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificacin de cuentas. O Planes escritos de corte y cierre detallados hasta en el nivel de los asientos contables individuales. O Procedimientos escritos de cierre expresado, por funcin, las fuentes que en de usarse para preparacin de los asientos contables. Cortes a efectuarse acumulaciones que deben hacerse quien es responsable de hacerse cada funcin. O Comparaciones de periodos a periodos de las cantidades de las plizas fias. O Revisin y aprobacin de cada asiento por personal supervisor que no tenga participacin activa en su preparacin. O Conciliaciones de los registros cronolgicos manuales con los asientos contables producidos por la computadora. O Uso de plizas fias y clasificacin de su totalidad elaboracin en cada periodo. O Formas premune radas de los asientos y verificacin que todos fueron registrados en cada periodo. O Comprobacin, mediante computadora, de las partidas duplicadas. O Preparacin econmica de asientos contables basados en un sistema de computadora. O Comprobacin de validez y verificacin de los campos de datos esenciales de cada asiento contable. O Restriccin a la entrada de asientos de diario mediante el uso de contraseas o controles programados, que permitan la entrada de asientos contables solamente en terminales en lnea especificas. jemplos de riesgos si no se logran los objetivos 22 23 O Los estados financieros pueden no ser preparados oportunamente. O Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o ms de las siguientes causas. a) Omisin de los registros en los resmenes para respaldar los asientos contables. b) Omisin de un asiento contable. c) Codificacin incorrecta. d) Asientos contables duplicados e) Cortes incorrectos. Objetivo 24 La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de produccin debe informarse correcta y oportunamente. jemplo de tcnicas para lograr el objetivo 24 O Procedimiento de documentacin para preparar, resumir informacin requerida para clculos de impuestos. O Revisin de las transacciones importantes por el personal conocedor de los requisitos fiscales. O Una clasificacin de cuentas, un plan de codificacin u otros criterios para facilitar la clasificacin. O Polticas escritas respecto mtodos y vidas tiles para calcularse la depreciacin fiscal, para evaluar el inventario para fines de impuesto, procedimientos para transacciones entre cuentas. O Revisiones por auditores internos jemplo de riesgo si no se logra el objetivo 24 Pueden usarse datos errneos en el clculo de los impuestos y resultan en pagos en exceso o de menos de los impuestos Objetivo de verificacin y evaluacin. Objetivo 25 Deben verificarse y evaluarse en forman peridica las bases de datos, los sados de inventarios, propiedades y costos diferidos y las actividades de transacciones relativas. jemplos de tcnicas para lograr el objetivo 15 O Manuales de procedimientos y polticas graficas de organizacin y otra documentacin que: a) numeren los saldos, actividades, polticas y procedimientos que van a verificarse y evaluarse y por quien ser supervisada la actividad. b) Describan como deben eecutarse la verificacin y evaluacin. c) Describan como deben documentarse los resultados de la versin y a quien deben comunicarse. O Tcnicas usadas para descubrir errores y omisiones. a) Conciliacin de saldos y movimientos registrados con lo informado por los custodios. b) Confirmacin con terceros, incluidos con terceros. c) Conciliacin de los saldos de mayor con los saldos de auxiliar. d) Verificacin peridica de los informes de actividades con la informacin de respaldo. e) Conteos peridicos de inventarios, y propiedades, y conciliacin con los importes preestablecidos. f) Comparacin con los importes contabilizados con transacciones posteriores o con importes preestablecidos. g) Verificacin peridica con libros y movimientos mediante, confirmacin de terceros. O Tcnicas para evaluar los saldos registrados. a) anlisis de ndices, tendencias y variaciones. b) Comparacin peridica de los valorares registrados con los de valor de mercado. c) Revisin peridica de los mtodos y formulas utilizadas para la realizaciones, acumulaciones, cancelaciones. d) Comparacin con los resultados con la tendencia de la industria. e) Servicios de informes legales y econmicos. jemplos de riesgos si no se logra el objetivo 25 O Los informes pudieran presentar datos errneos. O Las decisiones importantes pudieran basarse en informacin errnea. O Aunque muestren con exactitud los datos histricos los saldos registrados pudieren registrar no la situacin real del acuerdo con las condiciones existentes en una fecha de informe determinada de las cuentas por pagar, podra ocasionar desembolsos no autorizados ni informados), evaluacin del control interno
Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno de ciclo de produccin a travs de la ayuda que le pueda proporcionar esta gua deber proceder como ya se mencion anteriormente, a identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada funcin y preparar la documentacin de los procedimientos de proceso en cada funcin. Una vez efectuado el trabajo anterior, estar en posibilidad de determinar en su caso las tcnicas de control interno que est usando la empresa en cada una de las funciones identificadas y si stas logran ("tal, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. La metodologa sugerida por esta Comisin para el estudio y evaluacin del control interno por ciclos de transacciones se describe claramente en el Boletn 5030 emitido para tal efecto.
ESTUDO Y EVALUACN DEL CONTROL NTERNO DEL CCLO DE TESORERA IC PRRAFOS Generalidades ........... 1 al 13 Objetivo especfico de control interno del ciclo de tesorera...........14 al 1 dentificacin de objetivo..........................19 al 22 Objetivo de autorizacin Objetivo 1...... .23 al 26 Objetivo 2...................... ....27 Objetivo 3........................2 al 31 Objetivo 4.....................32 al 35 Objetivo 5.....................36 al 3 Objetivo 6...................... .....39 Objetivo 7.................. ....40 al 43 Objetivo ...................... .....44 Objetivo 9...................... .....45 Objetivo 10.................... .....46 Objetivo 11 ..................47 al 50 Objetivo 12..... _ ........... ......51 Objetivo 13...................52 al 55 Objetivo 14...................56 al 5 Objetivo 15.................... ....59 Objetivo 16.............. .....60 al 63 Objetivo 17.................... ...64 Objetivo 1...................65 al 6 Objetivo 19.................... ....69 Objetivo 20 .................70 al 73 Objetivo 21 .................74 al 77 Objetivo 22 ............... .7 al 0 Objetivo 23................ .1 al 3 Objetivo 24.................4 al 6 Evaluacin del control interno 7 al
ESTUDO Y EVALUACN DEL CONTROL NTERNO DEL CCLO DE TESORERA Generalidades ntroduccin El ciclo de Tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital. Las funciones del ciclo de Tesorera ce inician con el reconocimiento 2 de las necesidades de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorera pueden efectuarse en la Tesorera de la empresa. Sin embargo, la Direccin Financiera, la Contratara, Personal, por ejemplo, tambin pueden tener participacin. Es frecuente que algunas funciones de la alta direccin estn encaminadas a la planeacin y control financiero.
FUNCONES TPCAS
Las funciones tpicas de un ciclo de Tesorera podran ser; 4
AORMAS Y PROCEDIXIIEA1OS DE AUDI1ORIA
CUIA OS - Relaciones con sociedades financieras y de crdito
Relaciones con accionistas - - Administracin del efectivo y las inversiones - - Acumulacin, cobro y pago de intereses y dividendos Custodia fsica del efectivo y los valores Administracin de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios - Administracin y vigilancia de la deuda (principal c intereses) - Operaciones de inversin y financiamiento - Administracin financiera de planes de beneficio a empleados - Administracin de seguros Asientos contables comunes Dentro del ciclo de Tesorera podramos distinguir los siguientes asientos contables comunes: - Obtencin y pago de financiamiento - Emisin y retiro de acciones Compra y venta de inversiones en valores - Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos - Amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos, en relacin con deudas e inversiones - Cambios en los valores segn libros de inversiones y deuda - Compra y venta de moneda extranjera Formas y documentos importantes Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorera podran ser: - Certificados provisionales de acciones AORMAS Y PROCEDIXIIEA1OS DE AUDI1ORIA
CUIA OS - Acciones emitidas - Obligaciones, bonos, papel comercial - Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones - Ttulos de crdito como cheques, pagars, cartas de crdito, etc. - Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura - Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleados - Plizas de seguro. Bases usuales de datos Las bases usuales datos representadas por archivos, catlogos, listas auxiliares, etc., contienen aquella informacin necesaria para poder procesar transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se producto como recitado del proceso de las transacciones, Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: a) Bases de referencia Representadas por informacin que se utiliza para el proceso de las transacciones. b) Bases dinmicas - Representadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se est modificando constantemente. Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorera podran ser las siguientes:
Bases de referencia'' Archivo maestro de accionistas - Cdulas de trabajo de intereses y dividendos - Libro de registro de accionistas y utilidades - Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de prestamos Bases dinmicas - Saldos de las cuentas bancarias - Cartera de inversiones AORMAS Y PROCEDIXIIEA1OS DE AUDI1ORIA
CUIA OS - Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores. Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de Tesorera varan de una empresa otra. Pueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribucin dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y ventas de inversiones. Existen otras transacciones que son un espordicas que no son necesarios procedimientos estandarizados para procesarlas, por ejemplo una oferta de acciones al pblico o una colocacin privada de bonos u obligaciones que podran registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o ms asientos contables diseados para ello. Enlaces con otros ciclos Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre 10 las funciones del ciclo de Tesorera mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de Tesorera, pero la entrada de efectivo tambin cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello, surge una duda sobre si la funcin de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de Tesorera, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras.
Muchas empresas crean especficamente una funcin de ingresos de efectivo y otra funcin de desembolsos de efectivo. En algn momento, tanto los ingresos del ciclo de Tesorera como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. Tambin, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorera y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una funcin comn de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorera o con el de ingreso, como tambin una funcin comn de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorera o con el de compras. Una forma prctica para decidir dnde situar una funcin comn es considerar el volumen de las AORMAS Y PROCEDIXIIEA1OS DE AUDI1ORIA
CUIA OS transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportacin a esa funcin comn. En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorera, o ambos, se procesan mediante sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es prctico identificar la funcin en ambos ciclos con el propsito de evaluar los controles internos. Dentro del ciclo de Tesorera podramos distinguir los siguientes 13 enlaces normales con otros ciclos: Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras - ngresos de efectivo con el ciclo de ingresos - Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compra., e ingresos - Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nminas. Objetivos especficos de control interno del ciclo de tesorera Para efectos de este ciclo se han identificado 24 objetivos especficos 14 de control interno, los cuales de acuerdo con el Boletn 3050 relativo al estudio y evaluacin del control interno, han sido clasificados en cuatro clases como sigue: - De autorizacin - De procesamiento y clasificacin de transacciones - De verificacin y evaluacin - De salvaguarda fsica a) Objetivos de autorizacin Los objetivos de autorizacin, traan todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin. Estos objetivos para este ciclo son: Las fuentes de inversin y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. AORMAS Y PROCEDIXIIEA1OS DE AUDI1ORIA
CUIA OS - Los importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capital deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. - Los importes, momento, entidades en que se invierte y las condiciones de las inversiones en valores deben autorizarse de a-cuerdo con polticas establecidas por la administracin. Los ajustes a las cuentas de inversin en valores, crditos bennos, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos y primas diferidos y la distribucin contable deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. Los procedimientos de proceso del ciclo de Tesorera deben de estar de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. b) Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas. Estos objetivos para el ciclo de Tesorera son: - Slo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtencin o entrega de recursos que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin. - Slo deben aprobarse aquellas solicitudes de compraventa de inversiones que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin , Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna. AORMAS Y PROCEDIXIIEA1OS DE AUDI1ORIA
CUIA OS Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, as como la distribucin contable de dichos adeudo* deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. Las cantidades adeudadas, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse cm exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma a oportuna. Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efecta cambie* a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse con exactitud y registrarse en forma oportuna, Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y oportunamente. - Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses y dividendos), tas entregas de los mismos y los ajustes relativos, deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedor. - Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte. - Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos, AORMAS Y PROCEDIXIIEA1OS DE AUDI1ORIA
CUIA OS - Los asientos contables de Tesorera deben concentrar y clasificar las transacciones, de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. - La informacin para determinar bases de impuestos derivados de las actividades de Tesorera deben producirse correcta y oportunamente. c) Objetivos de verificacin y evaluacin. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de Tesorera son: - Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transacciones relativas. d) Objetivos de salvaguarda fsica. Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: - El acceso al efectivo y los valores debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. - El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de inversiones, as como a las formas importantes, lugares y procedimiento de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. dentificacin de objetivos con eI riesgo de no cumplimiento Una vez identificados los objetivos especficos de control interno para el ciclo de Tesorera, es necesario identificar que tcnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y .l riesgo que existe si dichas tcnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.
Lo anterior, como se menciona en el Boletn 5030"Metodologa para el estudio y evaluacin del control interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditora que va a llevar a cabo el auditor. El presente captulo de esta gua pretende precisamente mostrar ejemplos de tcnicas de control interno que podra utilizar una empresa para lograr estos objetivos especficos, as como los riesgos que existen en caso de no lograr parcialmente los mismos. En ningn caso se pretende que los ejemplos que aqu se proporcionan de tcnicas de control sean todos los que pueden existir en una empresa, sino ms bien que estos ejemplos sirvan como gua al auditor para identificar aquellas tcnicas de control que realmente estn operando en la misma. Los ejemplos de tcnicas de control interno que mas adelante 22 se mencionan incluyen en muchos casos, tcnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando stas cuentan con un sistema de procesamiento electrnico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado ya que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas de PED, en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar tcnicas de control interno especificas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de tcnicas puede ser de gran a\uda en el estudio y evaluacin del control interno en un ambiente de PED. Objetivos de autorizacin Objetivo 1; Lis fuentes de inversin y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. En los criterios de seleccin de fuentes de inversin y financiamiento 24 utilizados por la empresa, stos deben especificar estndares, respecto a asuntos tales como:
- Capacidad actual y potencial, y disposicin para endeudar a la empresa o para invertir en ella - ntegridad y confiabilidad - Motivos para endeudar a la empresa o para invertir en ella - Conflictos de intereses existentes y potenciales - Restricciones legales - Cesto de capital Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo ; 25 - Polticas por escrito para la seleccin de fuentes de financiamiento. - Bases de datos como archivos maestros de accionistas, bonistas, entidades en que se invierte, etc. - Procedimientos especficos para aadir, cambiar o eliminar informacin de las bases de datos. - Tcnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos como las siguientes: a) Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito por personal autorizado. b) Uso de formas estndar pre numeradas para documentar los cambios a las bases de datos de fuentes de inversin o financiamiento, controles fsicos sobre el acceso a dichas formas y conciliacin de las formas usadas con los cambios realmente efectuados. c) Revisin y aprobacin, por personal autorizado, de los informes de cambios a las bases de datos. d) Verificacin peridica por una persona independiente del proceso, que las fuentes de inversin y financiamiento registradas en las bases de datos sean las autorizadas y se apeguen a las polticas de seleccin aprobadas por la administracin.
e) Pruebas peridicas de los archivos por parte de auditora interna.
f) En un medio de PED: - 1.a revisin peridica de que los cambios a Las bases de datos se hicieron correctamente - Conciliacin de las cifras de control con los registros del computador - Limitacin del acceso a la informacin contenida en Las bases de datos - Uso de dgitos de verificacin sobre los nmeros de los accionistas, bonistas y de entidades donde se tiene inversin, para el mantenimiento de La base de datos Comprobacin de validez de datos importantes Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 1: La empresa puede verse impedida de satisfacer sus necesidades de capital a medida que surgen. - los inversionista o los acreedores pueden tratar de obtener control de la empresa o de alguno de sus activos. - Los inversionistas o acreedores pueden retirarse en tiempo inoportuno. - La empresa puede obtener financiamiento con condiciones no satisfactorias (estipulaciones no autorizadas o excesivamente restrictivas). - Puede incurrirse en altos costos de capital. Objetivo 2: Los importes, momento y condiciones de las transacciones de financiamiento y capital deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.
Objetivo 3:
Polticas establecidas por la administracin. Los objetivos 2 y 3 estn ntegramente relacionados entre si y por lo tanto, las tcnicas y los riesgos si no se logran los objetivos, son similares. Las polticas establecidas por la administracin para el logro de estos objetivos pueden. especificar lo siguiente: - Cuando, en qu cantidad y en qu condiciones deben adquirirse recursos. - Polticas de inversin de valores:
a) Rendimiento aceptable de r: inversin. b) Niveles de riesgo aceptables. c) Requisitos de liquidez. d) Requisitos de diversificacin c) Requisitos de las reservas legales y operativas. - Polticas de dividendos. Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos 2 y 3: 30 Polticas por escrito donde se expongan claramente los criterios a este respecto, como pueden ser: a) Mantener un ndice determinado de pasivos a capital. b) Ofrecer al pblico hasta un porcentaje determinado de las acciones comunes de la empresa. c) No firmar un contrato de prstamo que viole las estipulaciones de los contratos existentes. d) Todas las opciones de compra de acciones y derechos a comprar acciones tendran la aprobacin previa de un comit directivo. e) Ningn prstamo a largo plazo exceder de un lmite determinado, ni devengar inters en exceso de la tasa de mercado ms un nmero de puntos AORMAS Y PROCEDMIEA1OS DE AUDI1ORIA 84 OUlA OS de porcentaje, o contendr el requisito de mantener un capital de trabajo mayor de una cantidad determinada. f) Slo se adquirirn inversiones que se espere produzcan un crdito determinado. g) La empresa no adquirir un porcentaje mayor de otras empresas a un lmite previamente establecido. h) Las inversiones en acciones de empresas se limitarn a los i exultados de una evaluacin financiera previa.. i) El departamento de Tesorera tratar de cubrirse contra ajustes cambiarios de divisas, mediante la celebracin de contratos de compra de divisas con entrega futura. - Bases de datos como archivo maestro de accionistas, bonistas, entidades en que se tiene invertido, etc., y procedimientos especficos para aadir, cambiar o eliminar informacin de las bases de datos. - Proyecciones de efectivo que se actualicen constantemente. - Tabla de fechas o tiempos para los prstamos que se desea obtener, para pago de prestamos y a participantes en el capital, y para inversiones de fondos. Cuestionario de cumplimiento de fas estipulaciones y restricciones de los prstamos. - Lista de inversiones aprobadas. Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 2 y 3: - Puede omitirse el cumplimiento de restricciones y clusulas legales o de los prstamos (ejemplo: un ndice de deuda a capital que se requiera). - Puede tenerse una estructura de capital no apropiada (Ejemplo; una empresa con altos pasivos a largo plazo que sufre una disminucin significativa en sus utilidades puede irse a la quiebra). AORMAS Y PROCEDMIEA1OS DE AUDI1ORIA 8 OUlA OS - Los recursos de capital pueden obtenerse a costos o en condiciones que no son los autorizados y que son inaceptables para la administracin. - Pueden hacerse inversiones ilegal mente o que contravienen las polticas establecidas por la administracin.
Objetivo 4: Los ajustes a las cuentas de inversin en valores, crditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos y primas diferidos y la distribucin contable, deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. Como ejemplos de las distribuciones y ajustes antes mencionados, 33 leemos los siguientes:
- Ajuste a las deudas a largo plazo debido a Ias condiciones de renegociacin - Ajuste a los valores en libros de las carteras de inversin - Ajuste del inters (o participacin) en las utilidades de la entidad en que se tiene inversin contabilizada segn el mtodo de participacin cuando cambia la estructura de capital de dicha entidad - Cambios en el valor nominal o asignado de las acciones de capital
Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 4 Exposiciones claras de criterios y polticas de la empresa relativas .i los ajustes por cambios en la participacin que se tiene invertido en una entidad o ajustes en las cuentas del inversionista, acreedor o entidad en donde se tiene invertido. - Uso y aprobacin de formas pre numeradas estndar para llevar a cabo los ajustes.
nvestigacin de ajustes que excedan una cantidad predeterminada. AORMAS Y PROCEDMIEA1OS DE AUDI1ORIA 8 OUlA OS ntuimos regulares y anlisis peridicos de las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes. Autorizacin especfica de ajustes, cuando stos no coinciden con las polticas establecidas. - En un ambiente de PED: a) Conciliacin de las cifras manuales de control de los ajustes aprobados, con los totales segn informes de ajustes preparados por el computador. b) Uso de contraseas en las terminales, para limitar el acceso a los archivos de la computadora. c) Comprobacin de validez de los campos de datos importantes y verificacin de lmites en cuanto a importes y nmero de ajustes preparados. Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 4: - Las cuentas pueden presentarse incorrectamente como consecuencia de ajustes o reclasificaciones errneas. Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administracin. Puede que no se reflejen adecuadamente en los estados financieros las utilidades de entidades en que se tiene invertido y que se contabilizan por el mtodo de participacin, - Pueden infringirse estipulaciones de prstamos como consecuencia de ajustes a cuentas de pasivo o capital. Objetivo 5: Los procedimientos de proceso del ciclo de Tesorera deben de estar de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 5: 37 Claras exposiciones de los procedimientos a travs de: - Manual de polticas y procesamiento. AORMAS Y PROCEDMIEA1OS DE AUDI1ORIA 87 OUlA OS - Requisitos de supervisin, y - Documentacin de sistemas y programas. - Verificacin peridica de las aprobaciones que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas, cambios en los sistemas de archivo, etc. - Estndares aprobados para el desarrollo de sistemas manuales o de PED, incluyendo estndares de programacin y documentacin. - En un ambiente de PED: a) Verificacin peridica de las aprobaciones requeridas por la administracin y usuarios para: - Nuevos sistemas y procedimientos, y - Cambios en sistemas, procedimientos y programas b) Verificacin peridica de las pruebas, aprobaciones y documentacin de los cambios a los programas. c) Comparacin peridica de los procedimientos reales de procesamiento con la documentacin y la autorizacin respectiva. d) Pruebas peridicas de razonabilidad que comparen los resultados del procesamiento con resultados calculados de antemano. e) Acceso restringido a las reas de procesamiento, a los proclamas y a n documentacin de los mismos. f) Segregacin de funciones entre los operadores del computador y los programas de sistemas y de aplicaciones. g) Procedimientos documentados y polticas obligatorias de las pruebas que deben efectuarse de los programas y de los sistemas. AORMAS Y PROCEDMIEA1OS DE AUDI1ORIA 88 OUlA OS h) Procedimientos que requieren que los programas del computador y todos los cambios sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de PED, y el jefe del departamento usuario. i) Sistemas programados en el computador que limiten el acceso a los programas nicamente a personas autorizadas, y que registren e informen todos los cambios a los programas a una persona independiente de la que efecta el cambio. j) Revisin peridica de los nuevos sistemas y de los programas. Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 5: - Los departamentos pueden ser reorganizados y cambiarse las asignaciones del personal de modo que se reduzca la segregacin de funciones. - Pueden llevarse a la prctica procedimientos que eviten las tcnicas de control interno existentes. - Pueden modificarse programas de computadora para evitar los controlen, cambiar polticas contables o reducir salvaguardas sobre los activos. - Puede alterarse el flujo de la informacin para retener datos de quienes han 1
de recibirlos o facilitarlos a quienes no deben recibirlos. pueden perderse datos durante las conversiones a nuevos sistemas. Objetivo 9: Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. Objetivo 10:
Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna. AORMAS Y PROCEDMIEA1OS DE AUDI1ORIA 89 OUlA OS Objetivo 11:
Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. objetivos , 9, 10 y 11 estn ntimamente relacionados entre si y por lo tanto, las tcnicas y los riesgos si no se logran los objetivos son similares.
Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos a 11: - Preparacin oportuna de las actas de asamblea y consejo de administracin. - Revisin peridica de las actas de asamblea y consejo por personal de tesorera para cumplir con los acuerdos de pagos de dividendos, compra de acciones de tesorera, contratacin de deudas a largo plazo, inversiones, etc... , - nformes manuales o con la computadora del estado que guardan los prstamos, en cuanto a pagos, intereses, vencimientos, re documentaciones, etc.
- Uso y control de formas pre numeradas importantes (ejemplo: 1 Certificados de acciones de capital, bonos, obligaciones, pagars, rdenes a corredores de compra o venta de inversiones, etc.). - nformes manuales o con computadora del estado que guardan las inversiones en cuanto a rendimientos, plazos, vencimientos, etc. - nforme sobre los contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura. - En un medio de PED: AORMAS Y PROCEDMIEA1OS DE AUDI1ORIA 9 OUlA OS a) Limitacin del acceso a la informacin contenida en las bases de datos del computador, mediante un uso de contraseas o controles fsicos sobre las terminales.
b) Uso de dgitos de verificacin sobre los cdigos de las inversiones, acreedores, accionistas, etc. c) Totales de control e identificacin de fechas en los informes. Ejemplos de riesgos s no se logran los objetivos a 11
- Podran no registrarse pasivos en que se ha incurrido. - Pueden registrarse incorrectamente o en un periodo equivocado el gasto de intereses, los ingresos por dividendos c intereses, y las ganancias y prdidas en inversiones. - Pueden distraerse, usarse indebidamente o hurtarse ingresos por intereses y dividendos. - Pueden no informarse cambios en la clasificacin de inversiones o financiamientos (ejemplos: inversiones de corto a largo plazo, re documentaciones, etc.). 5. Las utilidades y prdidas en moneda extranjera y los contratos de cambio para entrega futura de divisas pueden informarse incorrectamente. Objetivo 12: Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. Objetivo 13: Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como active, o pasivos en forma oportuna.
- 91 Los objetivos 12 y 13 estn ntimamente relacionados entre si y por lo tanto, las tcnicas y los riesgos si no se logran los objetivos, son similares. Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos 12 y 13: - Comparacin de los acuerdos de las actas de Consejo de Administracin con las transacciones registradas por una persona independiente a quien registra las plizas de Tesorera. - Comparacin de las rdenes de compra y venta de valores a corredores con los avisos de los corredores. Registro cronolgico de rdenes de compra y venta de valores para determinar que cada compra y venta se reconoce dentro del periodo de tiempo apropiado.
Conciliacin del total de dividendos a pagar con las acciones en circulacin. - Conciliacin de los intereses acumulados con las cantidades a pagar por deudas o a cobrar por inversiones. - Conciliacin de las transacciones registradas con los estados de cuenta de los corredores, bancos, fideicomisos, etc. - En un medio de P.E.D., procedimientos establecidos para aadir, cambiar o diminar bformacin de bases de datos y tcnicas para proteger la informacin contenida en dichas bases de datos. Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 12 y 13: - Pueden ser incorrectos los saldos de las cuentas de inversiones crditos bancarios, capital y de las cuentas por cobrar y pagar que le son relativas, Objetivo 14:
- 92 Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efecten cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse con exactitud y registrarse en forma oportuna. Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 14: - Procedimientos documentados para las comparaciones peridicas de los valores en libros con los valores de mercado. - Revisin de los cambios en los valores por personal independiente a quin los registr originalmente. - Utilizacin de servicios externos, por ejemplo: comisin Nacional de Valores, Comisin Nacional Bancaria en el departamento fiduciario de un banco, para informar cambios en LOS valores de mercado. Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 14: - Pueden ser incorrectos los saldos de las cuentas de inversiones crditos bancarios, capital y de las cuentas por cobrar y pagar que le son relativas. Objetivo 15: Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros y los ajustes relativos, deben clasificarse, concentrarse e informase correcta y oportunamente. Objetivo 16: Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos, deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Los objetivos 15 y 16 estn ntimamente relacionados entre s y por lo tanto, las tcnicas y los riegos si no se logran los objetivos, son similares
- 93
Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos 15 y 16: - Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo. - Comparacin de resultados reales con los presupuestados y anlisis de las variaciones.
- nvestigacin de las interrupciones en la secuencia numrica de formas pre numeradas. - Arqueos peridicos de firmas pre numeradas y su conciliacin con los controles establecidos para tal efecto, - Revisin y seguimiento de los informes de transacciones de Tesorera pendientes de procesar. - Mantener registros cronolgicos que puedan usarse para acumular o comprobar transacciones de Tesorera, - En un ambiente de PED:
a) Sistemas de escritura simultnea o sistemas comparables basados en el computador, en que se preparan al mismo tiempo, en una forma (ejemplo: un documento a pagar), el correspondiente registro y los auxiliares y mayores de las cuentas por pagar, b) Totalizar por lotes y registrar los documentos de entrada (nmero de documentos e importes) y conciliacin de los totales de lotes con el total resultante del registro, diario, informe o archivo actualizado. Conciliacin de las formas utilizadas con las anotadas en los registros. Divisin y seguimiento de archivos de cuentas en suspenso que controlan los datos rechazados hasta que stos se subsanan y se les da nueva entrada.
- 94 e) Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad de los cortes de procesamiento y produccin de informes peridicos en d computador. e) Revisin de los informes de "era y es" de la situacin de la cuenta. - Revisin de los estados de cuenta de los corredores, de valores o institucin bancaria, y pronta investigacin o seguimiento de las partidas vencidas, Revisin y seguimiento de las listas de excepciones de las cantidades adeudadas por entidades donde se tiene invertido pero no recibidas y de las cantidades adeudadas a acreedores y no pagadas. - Conciliacin de los estados de cuenta recibidos con los auxiliares correspondientes. Ejemplos de riesgos si no se logren los objetivos 17 y 1:
Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con los movimientos pasados al mayor. Las operaciones con instituciones financieras, corredores, etc., pueden pasarse incorrectamente en sus auxiliares y si los desembolsos se efectan con base en estos auxiliares, puede ocasionar pagos equivocados. - Pueden tomarse decisiones en base a informacin incompleta o inexacta que se encuentre en un auxiliar o registro de una institucin financiera o accionista.
Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos. . Objetivo 20: Los asientos contables de Tesorera deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con polticas establecidas por la administracin, AORMAS Y PROCEDIMIEA1OS DE AUDI1ORIA - 9 CUIA OS Los objetivos 19 y 20 estn ntimamente relacionados entre s y por lo tanto, las tcnicas y los riesgos, si no se logran los objetivos, son similares. Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivo 19 y 20: 72 - Preparacin de un catlogo de cuentas conteniendo una descripcin de cada cuenta, as como instrucciones de qu conceptos deben afectar las mismas. - Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificacin de cuentas. - Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificacin de cuentas y analizar varias acciones importantes entre los saldos reales y los presupuestados. - Procedimientos, escritos do corte y cierre de periodo expresando por funcin las fuentes que han de usarse para preparar los asientos contables, cortes a efectuar; acumulaciones que deben hacerse y quin es responsable de hacer cada cosa. - Comparaciones de periodo a periodo de los montos de asientes contables recurrentes. - Revisin y aprobacin de cada asiento contable por personal supervisor que no tenga participacin activa en su preparacin. Registro de asientos contables uniformes y otro control que pueda proporcionar certeza razonable de que se prepararon lodos los asientos contables requeridos, Tomas pre numeradas de asientos contables y h verificacin correspondiente de que todos los asientos fueron registrados en el periodo, En un ambiente de PED:
- 9 a) conciliacin de los registros cronolgicos manuales con los asientos contables producidos por el computador (ejemplo: comparacin de los totales de los desembolsos de efectivo para pago de prestamos, con los cargos aplicados por el computador a las cuentas de las instituciones financieras), b) Comparacin de los nmeros de cuentas en cada asiento contable, con el archivo maestro basado en el computador y rechazo e informe de errores. c ) comprobacin mediante el computador de las partidas duplicadas. d) Preparacin automtica de los asientos contables por un sistema basado en el computador, e) Comprobacin de la validez y/o verificacin de los campos de datos de cada asiento contable. Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 9 y 20: u Los estados financieros podran no ser preparados en forma oportuna.
- Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o ms de los siguientes factores: a) Omisin en el registro de transacciones (ejemplo; el registro de inversiones de una semana). b) Omisin en el registro de un asiento contable. . Codificaciones incorrectas. d) Asientos contables duplicados, c) Cortes impropios. Objetivo 21: La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de Tesorera debe producirse correcta y oportunamente. Como ejemplos de la informacin de impuestos que pudiera requerirse de este objetivo se incluye la siguiente:
- 97 Las bases quo sirven para el control y pago del impuesto sobre la renta en materia de dividendos. - Las bases que sirven para el pago del impuesto sobre la renta en materia de intereses pagados a bancos extranjeros. - Las bases que sirven para el pago del impuesto sobre la renta en el caso de enajenacin de acciones. - Gastos que por su naturaleza son no deducibles o que bien deben capitalizarse para efectos del impuesto sobre la renta. - Desembolsos de efectivo que se difieren o capitalizan para efectos contables, pero que son deducibles para efectos del impuesto sobre la renta en un periodo diferente. Tcnicas para lograr el objetivo 21: La existencia de procedimientos documentados para preparar, concentrar y comunicar la informacin de impuestos requerida. Revisin de las transacciones importantes por personal conocedor de los requisitos fiscales (ejemplos; contadores, abogados y especialistas en impuestos). - Una clasificacin de cuentas, un plan de codificacin y otros criterios para facilitar la clasificacin, concentracin y obtencin automtica de la informacin de impuestos requerida. - Polticas por escrito relativas a la documentacin requerida fiscalmente para justificar los gastos, - Revisiones por parte de auditores internos. Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 21: - Usar datos errneos en los clculos de los impuestos. - Pagar multas y recargos.
- 98 . Pagar impuestos en exceso. Objetivos de verificacin y evaluacin
Objetivo 22: Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamiento y capital y las actividades de transacciones relativas, Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo 22: - Manuales de procedimientos y polticas, grficas de organizacin y otra documentacin que: a) Listen las cuentas, informes, actividades, polticas y procedimientos que han de evaluarse; cundo van a ser estos verificados y evaluados y por quin ser supervisada la actividad, b) Describan cmo debe ejecutarse la verificacin y evaluacin. c) Describan cmo deben documentarse los resultados de la revisin y a quin debe comunicarse. - Tcnicas utilizadas para describir errores y omisiones: a) Conciliacin de saldos y movimientos registrados contra los saldos y movimientos informados por terceros (ejemplo: conciliacin de estados de cuenta recibidos de corredores). b) Actuacin oportuna sobre las quejas de inversionistas y acreedores. " c) Conciliacin de los saldos del mayor con los auxiliares, ya sea manualmente o a travs del computador. d) Verificacin peridica de los informes de actividad con la documentacin de respaldo (ejemplo: prueba de los aumentos de capital mediante referencia a las actas de Asamblea).
- 99 e) Comparacin de los importes contabilizados con transacciones ' posteriores o con importes preestablecidos (ejemplo: examen de pagos posteriores en busca de pasivos no registrados, comparacin de los pagos reales con los pagos presupuestados, etc). registros y archivos del computador, as como para programas v oir documentacin relativa. u Custodia controlada y pre numeracin de formas importantes (cheques en blanco, ordene^ de compra, facsmil, etc.), incluso la rendicin de cuentas peridicas de dichas formas por personal e independiente.' Segregacin de responsabilidades y restriccin al acceso, a) Segregacin de las funciones de compra y venta de inversiones con las funciones de pagos y contabilidad. b) Segregacin de las actividades de preparacin, firma y er.vio o entrega de cheques (intereses o dividendos) de la contabilizacin de esas operaciones. i) Acceso restringido en los archivos del computador mediante el uso de contraseas o cerraduras en las terminales. Auditorias internas peridicas de cumplimiento.
Seguros y fianzas de fidelidad, incluyendo la perdida de registros ilcitos Procedimientos sistemticos de archivos de informacin, Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 24: Los registros pueden destruirse o perderse, lo cual pudiera resultar en: a) mposibilidad para preparar informes financieros confiables. b) ncapacidad para realizar las inversiones en valores. AORMAS Y PROCEDIMIEA1OS DE AUDI1CJA 4 CUIA 5 - Los registros pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado en, detrimento de la empresa, los accionistas o acreedores. Los medios de proceso de informacin, particularmente los del computador, pudieran perderse, destruirse o alterarse, lo cual podra resultar en: a) Una incapacidad para informar. b) Una distorsin de las actividades informadas (ejemplo: una modificacin no descubierta de los programas usados para pagar dividendos puede originar desembolsos no autorizados e injustificados).' - vaIuacin deI controI interno Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno 7 del ciclo de tesorera a travs de la ayuda que le pueda proporciona esta gua, deber proceder como ya se mencion anteriormente, a identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada funcin y preparar la documentacin de los procedimientos de proceso en cada funcin. Una vez efectuado el trabajo anterior, estera en posibilidad de determinar en su caso las tcnicas de control interno que est usando la empresa en cada una de las funciones identificadas y si stas logran total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. AORMAS Y PROCEDIMIEA1OS DE AUDI1CJA