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Introduccin El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas

aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de stos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control fsico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinacin del costo de ventas es una funcin contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

Funciones tpica Las funciones tpicas de un ciclo de ingresos podran ser: - Otorgamiento de crdito. - Toma de pedidos. - Entrega o embarque de mercanca y/o prestacin del servicio. - Facturacin. - contabilizacin de comisiones. - Contabilizacin de garantas. - Cuentas por cobrar. - Cobranza. - Ingreso del efectivo. - Ajuste a facturas y/o notas de crdito. - Determinacin del costo de ventas.

Asientos contables comunes Dentro del ciclo de ingresos podramos distinguir los siguientes asientos contables comunes: - Ventas. - Costo de ventas. - Ingresos de caja. - Devoluciones y rebajas sobre ventas. - Descuentos por pronto pago. - Provisiones para cuentas de cobro dudoso - Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables. - Gastos de comisiones. - Creacin de pasivos por el impuesto a las ventas. - Provisiones para gastos de garanta.

Formas y documentos importantes

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podran ser: - Pedidos de clientes. - Ordenes de venta y embarque. - Conocimientos de embarque. - Facturas de venta. - Notas de crdito por devoluciones y rebajas sobre ventas. - Avisos de remesas de clientes. - Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes.

Bases usuales de datos Las bases usuales de datos, estn representadas por archivos, catlogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:

a) Bases de referencia. Representadas por informacin que se utiliza para el proceso de las transacciones. b) Bases dinmicas. Representadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se est modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podran ser las siguientes:

Bases de referencia - Listas y/o archivos maestros de clientes y de crdito. - Catlogos de productos y listados o archivos de precios. Bases dinmicas

- Archivos de rdenes de clientes pendientes de surtir. - Auxiliares de clientes. - Estadsticas de ventas. - Diarios de ventas.

Enlaces con otros ciclos Dentro del ciclo de ingresos podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: - Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorera. - Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de produccin. - Concentraciones de actividades (plizas de registro contable)que se enlazan con el ciclo de informe financiero.

Objetivos Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 20 objetivos especficos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue: - De autorizacin. - De procesamiento y clasificacin de transacciones - De verificacin y evaluacin. - De salvaguarda fsica.

a) Objetivos de autorizacin
Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin y que estos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

1. Los clientes deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 2. El precio y condiciones de las mercancas y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. 3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas gastos de venta y cuentas de clientes, deben de autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. 4. Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin.

b) Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

1. Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancas o servicios. 2. Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente. 3. Todos y nicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturacin. 4. Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente. 5. Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepcin, hasta su depsito.

6. Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 7. Los costos de las mercancas y servicios vendidos, as como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 8. La informacin del efectivo recibido debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

c) Objetivos de verificacin y evaluacin


Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento.

d) Objetivos de salvaguarda fsica Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: 1. El acceso al efectivo recibido debe permitirse nicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorera. 2. El acceso a los registros de embarque, facturacin, cobranza y cuentas por cobrar, as como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la gerencia.

Ejemplo Prctico a los ingresos de la Comercial

REPUESTOS MONCHI SRL

Ejemplo Prctico a los ingresos del Comercial REPUESTOS MONCHI SRL

INGRESOS
La Entidad contabiliza sus ingresos por concepto de Venta de servicios, por el mtodo de devengado, principio que establece que las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado econmico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado. 1. COMPOSICION Y SALDO DE LA CUENTA DE INGRESOS El detalle del ingreso por ventas y su respectivo costo de ventas del periodo 2012 es el siguiente:

Importe Concepto INGRESOS POR VTAS. Y SERVICIOS Costo de ventas Bs 40.000.000 30.000.000

VENTAS NETAS

10.000.000

El desglose de los anteriores conceptos se expone a

continuacin:
Importe Costo de Ventas Bs 3.000.000 1.800.000 2.100.000 2.000.000 2.220.000 4.500.000 1.840.000 2.470.000 1.880.000 2.200.000 2.240.000 3.750.000 30.00.000 Ventas Netas Bs 1.500.000 450.000 900.000 780.000 730.000 1.500.000 618.000 830.000 360.000 550.000 750.000 1.032.000 10.000.000

Mes
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL

Concepto
Venta de servicios Venta de servicios Venta de servicios Venta de servicios Venta de servicios Venta de servicios Venta de servicios Venta de servicios Venta de servicios Venta de servicios Venta de servicios Venta de servicios

Bs 4.500.000 2.250.000 3.000.000 2.780.000 2.950.000 6.000.000 2.458.000 3.300.000 2.240.000 2.750.000 2.990.000 4.782.000 40.000.000

2. INFORMACION OBTENIDA De la revisin efectuada a la documentacin existente y relacionada con la cuenta de ingresos, verificamos que la entidad no haba efectuado el procedimiento de corte de ventas a la finalizacin del periodo. Profundizando la revisin de los ingresos entre diciembre de la gestin 2012 y la gestin 2013, como hechos posteriores, identificamos que los siguientes ingresos devengados, aunque no percibidos, no fueron registrados en el sistema contable:

Importe Fecha Concepto Bs Observaciones 12.000 Sin registro contable

15/12/12 Venta de Repuestos Serv.Tec.

18/12/12 Ingresos por asesoramiento

52.000 Sin registro contable

23/12/12 Venta al Crdito Serv. Tcnico


27/12/12 Venta de servicios Tcnico 29/12/12 Otros ingresos varios

10.000 Sin registro contable


30.000 Sin registro contable 35.000 Sin registro contable

05/01/13 Venta de servicios


TOTAL

50.000 Sin registro contable


189.000

REPUESTOS MONCHI SRL Auditoria operativa al 31 de diciembre de 2012 INGRESOS VENTAS PROGRAMA DE AUDITORIA
OBJETIVOS 1. Los ingresos y ventas existen y las transacciones ocurrieron durante el perodo bajo examen 2. Los conceptos registrados en ingresos y ventas corresponden a operaciones pertenecientes a la entidad.

3. Todas las transacciones relacionadas con ingresos y ventas han

sido registradas dentro el perodo respectivo y que como consecuencia de ello no existen sobre o subestimaciones en el rubro. 4. Todas las transacciones relativas a ingresos y ventas han sido registradas y se encuentran incluidas en los estados financieros, a valores apropiados. 5. Todas las cuentas incluidas en ingresos y ventas estn adecuadamente clasificadas, descritas y expuestas, de conformidad con principios y prcticas de aceptacin general. 6. Todas las transacciones y operaciones involucradas con ingresos y ventas se han registrado, tal y como han ocurrido.

PERSONAL PROCEDIMIENTOS ASIGNADO

REFERENCIA A PAPELES DE TRABAJO

Determine la extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora aplicables de acuerdo con las circunstancias. 2.Planee y realice las pruebas necesarias, preparando un resumen con el resultado del trabajo realizado, las conclusiones alcanzadas y los comentarios relativos a los asuntos importantes encontrados en la revisin y comparacin de los resultados de operacin.

1.

PERSONAL P R D I M I EO C E N T O S ASIGNADO

REFERENCIA A PAPELES DE TRABAJO

3.Prepara una relacin de ventas por grupos importantes, mes, cuentas, lneas de productos, sucursales, etc. y explique las principales variaciones con el ao anterior.

4.Asegrese si un porcentaje importante del total de las ventas y/o de los ingresos de operacin se han hecho u obtenido de pocos clientes y si es as obtenga los detalles de cantidades y porcentajes del volumen total 5.Cuando sea apropiado, concilie las unidades embarcadas con el importe de las ventas y los registros de produccin. 6.Determine el importe de las ventas a compaas afiliadas, y si son de importancia, mustrelas por separado en el Estado de Resultados.

PERSONAL PROCEDIMIENTOS ASIGNADO

REFERENCI A A PAPELES DE TRABAJO

7. Obtenga el importe de las ventas entre fbricas o divisiones de la compaa y elimnelas del Estado de Resultados.

8. Verifique que el departamento de Ventas tiene procedimientos adecuados para recibir, comprobar, codificar y tramitar los pedidos de clientes, que pueden recibirse por telfono, correo o directamente a travs de los vendedores en relacin con clientes. 9. Verifique si las condiciones son establecidas por Asesora Jurdica y si son lo ms favorable posible, evitando interpretaciones ambiguas. 10.Verificar si existe un pedido por escrito del comprador o al menos, un tlex en el que se establezca las condiciones de la operacin

PERSONAL

REFERENCIA A PAPELES DE TRABAJO

PROCEDIMIENTOS

ASIGNADO

11. Verificar si el Centro de Investigacin de la empresa realiza las siguientes actividades: a) b) c) d) e) f) g) h) Costo de los Vendedores. Equipos para demostraciones Informes de actuaciones y promotores de Vendedores Ventas por reas Ventas por cada cliente principal. Ventas por rea y vendedor. Razones del descuento de determinados clientes. Comparacin de ventas con las cuotas provistas.

PERSONAL

REFERENCIA A PAPELES DE TRABAJO

PROCEDIMIENTOS

ASIGNADO

12.Compruebe la correcta contabilizacin de las Ventas realizadas por la Empresa incluyendo descuentos otorgados a sus clientes, verificando la coincidencia con los saldos de los registros en Caja y los Comprobantes de Ingreso realizados por Contabilidad. 13.Verificar que las entregas siguieron un orden razonable y favorable para la empresa sin que se produjeran inconvenientes. 14. Compare las facturas producidas con los datos del pedido. 15.Verifique que se hayan cumplido los requisitos previstos en las normas de la empresa, tales como: a)Precios correctos. b)Descuentos normales. c)Fechas de entregas acordadas. d)Importe del pedido dentro de los lmites de crditos.

PERSONAL

REFERENCIA A PAPELES DE TRABAJO

PROCEDIMIENTOS

ASIGNADO

DESCUENTOS SOBRE VENTAS: 16. Determine las polticas de la compaa acerca de rebajas sobre ventas, descuentos y otras partidas cargadas directamente y compensadas con las cuentas de ventas. 17. Compare en porcentajes, los descuentos sobre ventas, etc. de las ventas brutas del perodo actual respecto del ao anterior y explique cualquier variacin de importancia. 18. Investigue y revise que los ingresos no provenientes de operaciones, hayan sido segregados de los ingresos por ventas. 19. Investigue la existencia de contratos para vender en el futuro a los precios actuales, obteniendo los detalles suficientes. Considere posibles prdidas debido a aumentos en los costos de produccin, etc

PERSONAL

REFERENCI A A PAPELES DE TRABAJO

PROCEDIMIENTOS

ASIGNADO

OTROS INGRESOS 22. En el caso de existir ingresos por dividendos, determine si los recibidos de subsidiarias fueron incluidos como otros ingresos o deben aplicarse como reduccin a la inversin respectiva. CONCLUSION 23.Concluya sobre la razonabilidad de los saldos analizados en este rubro y si ellos estn o no de acuerdo con normas de informacin financiera y normas de contabilidad vigentes.
ELABORADO POR: REVISADO POR: ___ Fecha _________ _________ Fecha Fecha

LEDO Y ENTENDIDO POR:

PLANILLA DE EXCEPCIONES

R/P

DESCRIPCION CAUSA

POSIBLE EFECTO SOBRE

DISPOCISION DEL GERENTE DE AUD.

RESULTADO DE LA AUDITORA OPERACIONAL PRACTICADA A LA EMPRESA REPUESTOS MONCHI SRL DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012

Durante la revisin se detectaron algunas deficiencias en los procesos operacionales que actualmente se realizan en La Empresa REPUESTOS MONCHI SRL., as como los recientes controles implementados en los ciclos que a continuacin se presentan: _Ciclo Tesorera _Ciclo de Egresos compra. _Ciclo Egresos Nomina.

_Ciclo Ingresos. Deficiencias: Se detectaron las siguientes deficiencias en los procesos operativos De Las ventas que se realizan al crdito, el departamento de crditos y cobros no realiza un anlisis de crdito para autorizar al cliente una lnea de crdito. Las ventas al contado se tiene la opcin de recibirle a los cliente efectivo o cheques los cuales no son revisados, en ninguna institucin bancaria o bien no se lleva un control de que clientes tienen autorizada la recepcin de los mismos y esto ocasiona la incidencia de cheques rechazados.

Falta de Fluidez de Informacin con respecto a los

ingresos que percibe el Dpto. de Servicio y Asesoramiento Tcnico con el Dpto. contable Central. Conclusin: -Se ha detectado que no existe un sistema en lnea para la facturacin entre la Central y el Dpto. de Servicio y Asesoramiento Tcnico, pues la facturacin es Manualmente y no es reportada al Dpto. central de Contabilidad.

Recomendaciones:
Adquirir un Sistema Contable que Reporte en Lnea los

Ingresos y Cuentas por Cobrar Facturados que se originan en las Sucursales y Dpto. Tcnico.
Contratacin de Un Auxiliar Contable para el Dpto. de

Servicio Tcnico ya que este cuenta tan solo con un Responsable y ejecuta todas las actividades generadas por el Dpto. Tcnico

Comentario de la Administracin: El Dpto. de Servicio Tcnico fue creado como apoyo al Dpto. de ventas a fin de garantizar la Post-Venta, pero en los ltimos meses se ha convertido en el segundo generador de Ingresos por la asistencia Tcnica que presta a particulares. Fin