Instructivo Contable para Semovientes

GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
DIVISIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD
INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE SEMOVIENTES
Objetivo
Este documento tiene como propósito establecer el registro contable de los semovientes,
teniendo en cuenta el funcionamiento operativo del módulo de bienes y servicios del Sistema
de Gestión Financiera QUIPU.
Alcance
Este procedimiento aplica para los semovientes (especies mayores y menores) según la
procedencia por la cual se obtuvieron los mismos.
Dado que el Régimen de Contabilidad Pública no contempló la utilización de subcuentas para

el ingreso a bodega de estos bienes por sus características, y debido a que el diseño y
funcionalidad del software requiere la entrada y salida de almacén, fue necesario crear cuentas
auxiliares para facilitar su control, seguimiento en la áreas contables, así como de facilitar la
conciliación de activos fijos. Sin embargo y a fin de no incumplir la norma técnica sobre activos
se requiere que las áreas de almacén (o quien haga sus veces) realicen los movimientos de
entrada y salida de estos bienes en el mismo mes.
Definición:
Los semovientes son bienes clasificados como de locomoción propia, la Contaduría General de
la Nación los clasifica en el catálogo de cuentas como inventarios ó como propiedad, planta y
equipo, de acuerdo al destino final que defina la entidad contable pública.
Semovientes para la venta – Inventarios (grupo 15): “Representan el valor de los bienes …
adquiridos o producidos por la entidad contable pública, con la intención de que sean
comercializados, transformados o consumidos en actividades de producción de bienes o
prestación de servicios, o para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad, en desarrollo
de funciones de cometido estatal.” 1
Semovientes que constituyen propiedad planta y equipo (grupo 16): “Representa el valor
de los animales de propiedad de la entidad contable pública, adquiridos a cualquier título y
destinados al uso, desarrollo de investigaciones científicas, explotaciones pecuarias,
exposiciones y otros. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general,
incluye los semovientes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras
entidades del gobierno general.”2
1. MOVIMIENTOS DE ALMACÉN:
1.1. Entrada de almacén
La entrada de almacén depende de la procedencia y el destino que se da a los semovientes

así:
1.1.1. Movimiento débito en la entrada de almacén
 Semovientes que se adquieren o nacen y se destinan a experimentación o sacrificio.
Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

1 Régimen de Contabilidad Pública- Manual de Procedimientos 2007; Título I Catálogo General de Cuentas. Capítulo II
Descripciones y dinámicas. Pág. 156.
2Ibid. . Pág. 161.
Instructivo para el registro contable de Semovientes (Mayo de 2009)

Pág. 1
1610 Semovientes
161003 De Experimentación
16100395 De Experimentación sin activar al servicio (nueva) IUI XXX
 Semovientes que se adquieren o nacen y se destinan para trabajos tales como

reproducción o generación de subproductos.

1610 Semovientes
161001 De trabajo (nueva)
16100195 De trabajo sin activar al servicio (nueva) IUI XXX
 Semovientes que nacen y se destinan a la venta.

15 Inventarios
1505 Bienes producidos
150542 Semovientes
15054295 Semovientes sin activar al servicio (nueva) IUI XXX
 Semovientes recibidos de entidades del gobierno general sin que implique la

transferencia de la propiedad.

1610 Semovientes
161006 Semovientes de uso permanente sin contraprestación
16100695 Semovientes de IUI XXX
 Semovientes recibidos de empresas públicas o privadas sin que implique la

Crédit
Código Descripción Auxiliar Débito o
93 Acreedoras de control
9346 Bienes recibidos de terceros
934619 Propiedades, planta y equipo
Identificació
n de quien se
93461902 En contratos y convenios (renombrada)* recibe el bien XXX
*Teniendo en cuenta el diseño y funcionalidad del sistema, se utilizará esta cuenta con la
naturaleza contraria. En la salida de almacén esta se afectará de forma correcta.
1.1.2. Movimiento crédito en la entrada de almacén
Este registro depende de la procedencia del bien, así:
a. Por adquisición (Cuando el pago se realice después de recibidos en almacén). Aplica para
los semovientes que se destinan a experimentación o sacrificio y trabajos tales como
Con orden de compra:

Pág. 2

2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales (*)
240101 Bienes y Servicios
Nit del
24010101 Proveedores y contratistas proveedor XXX
2406 Adquisición de bienes y servicios del exterior (**)
240601 Bienes y Servicios
Nit del
24060101 Bienes y Servicios proveedor XXX
(*) Para proveedores nacionales

(**) Para proveedores del exterior
b. Por traslado de una entidad pública que implica la transferencia de la propiedad:

Aplica para los semovientes que se destinan a experimentación o sacrificio y trabajos tales
como reproducción o generación de subproductos.
 Si los bienes y derechos recibidos están destinados a la formación bruta de capital.

3255 Patrimonio institucional incorporado
325525 Bienes
32552501 Bienes IUI XXX
 Bienes que no están destinados a la formación bruta de capital:

4808 Otros ingresos ordinarios
Bienes de consumo que no constituyen formación
480816 bruta de capital
48081602 Semovientes – Especies menores (nueva) XXX
c. Bienes recibidos de terceros que no implica la transferencia de la propiedad: Aplica

para los semovientes que se destinan a experimentación o sacrificio y trabajos tales como
 De Entidades Públicas de Gobierno General (Bienes de uso permanente sin

contraprestación):

325531 Bienes de uso permanente sin contraprestación
NIT
entidad de
quien se
reciben los
32553101 Bienes de uso permanente sin contraprestación bienes XXX
 De empresas Públicas (Bienes de uso permanente sin contraprestación) o Privadas:

Pág. 3
De acuerdo al Régimen de contabilidad Pública, esta transacción debe registrarse en cuentas

de orden acreedoras; sin embargo teniendo en cuenta el diseño y funcionalidad del sistema, se
utilizará la misma cuenta registrada en el Débito de la entrada a almacén.

93 Acreedoras de control
Identificación
de quien se
93461902 En contratos y convenios (renombrada) recibe el bien XXX
d. Por donación (Empresas Privadas): Aplica para los semovientes que se destinan a
experimentación o sacrificio y trabajos tales como reproducción o generación de
subproductos.
 Bienes destinados a la formación bruta de capital.

3235 Superávit por donación
323502 En especie
Identificación
de quien se
recibe el
32350201 En especie (Superávit por donación) bien XXX
 Bienes no destinados a la formación bruta de capital:

4808 Otros ingresos ordinarios
480819 Donaciones
Identificación
de quien se
recibe el
48081901 Elementos de Consumo bien XXX
e. Por transferencia entre empresas U.N: Aplica para los semovientes que se destinan a
subproductos así como aquellos se destinan para la venta.

3208 Capital fiscal
320801 Capital fiscal
Código
empresa
32080136 Bienes Recibidos UN XXX
f. Por nacimiento de semovientes: Aplica para los semovientes que se destinan a

subproductos, así como los que se destinan a venta.

Pág. 4
Utilizando como soporte el acta de nacimiento se efectúa el siguiente registro:
 Bienes destinados a la formación bruta de capital.

325525 Bienes
32552501 Bienes IUI XXX
 Bienes no destinados a la formación bruta de capital:

4810 Extraordinarios
481090 Otros ingresos extraordinarios
Nacimiento semovientes - Especies menores (cuenta Auxiliar
48109009 renombrada) general XXX
1.2. Salida de almacén
1.2.1. Semovientes que se adquieren o nacen y se destinan a experimentación.
- Bienes con valor de adquisición >0.5 smmlv.

1610 Semovientes
16100301 De Experimentación IUI XXX
- Bien con valor de adquisición < ó = 0.5 smmlv (consumo controlable).

5111 Generales
511114 Materiales y suministros
51111415 Consumo controlable Auxiliar
general XXX
1610 Semovientes
Adicionalmente y para control administrativo, la Universidad los registrará en cuentas de

orden, así:

Activos totalmente depreciados, agotados o
8315 amortizados
831510 Propiedad, planta y equipo
83151033 Consumo controlable semovientes IUI XXX
8915 Deudoras de control por el contrario (CR)
891506 amortizados

Pág. 5
1.2.2. Semovientes que se adquieren o nacen y se destinan para trabajos tales como

1610 Semovientes
161001 De trabajo
16100101 De trabajo IUI XXX

5111 Generales
511114 Materiales y suministros
51111415 Consumo controlable Auxiliar
general XXX
1610 Semovientes
161001 De trabajo
Adicionalmente y para control administrativo, la Universidad los registrará en cuentas de

orden, así:

8315 amortizados
891506 amortizados
1.2.3. Semovientes que nacen y se destinan a la venta

15 Inventarios
150542 Semovientes
15054201 Semovientes IUI XXX
15054295 Semovientes sin activar al servicio (nueva) IUI XXX
Nota: Estos saldos se disminuirán en aplicación del punto 4. De este instructivo.
1.2.4. Semovientes que se adquieren o nacen y se destinan al sacrificio: Sin importar el

valor del bien.

7208 Educación formal superior –Formación profesional
720802 Generales
72080235 Semovientes y productos de experimentación* Auxiliar XXX

Pág. 6
General
7221 Educación no Formal - Formación Extensiva
722102 Generales
Auxiliar
72210235 Semovientes y Productos de Experimentación* General XXX
1610 Semovientes
*La cuenta 7208 corresponde a los niveles centrales y los fondos especiales, la cuenta 7221
corresponde a las UGIS.
1.2.5. Semovientes recibidos de entidades del gobierno general que no implica la


1610 Semovientes
161006 Semovientes de uso permanente sin contraprestación
16100601 Semovientes de uso permanente sin contraprestación IUI XXX
Semovientes sin contraprestación sin activar al
16100695 servicio IUI XXX
1.2.6. Semovientes recibidos de una empresa pública o privada que no implica la

transferencia de la propiedad:

9915 Acreedoras de control por el contra
Identificación
de quien se
99150601 Bienes recibidos de terceros recibe el bien XXX
Identificació
n de quien se
934619XX Cuenta auxiliar según corresponda recibe el bien XXX
2. PROCESOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE CUENTAS VALUATIVAS.
Estos procesos aplican para los semovientes destinados a experimentación o reproducción, los
cuales se encuentran en la cuenta 1610 - Semovientes.
2.1. Amortización
Como los semovientes están asociados al servicio educativo, el registro de la amortización se

realizará de la siguiente forma:

Cuenta que corresponda según la Unidad de Gestión
donde se asocien los activos (Ej. 7208 Educación
7XXX Formal – Superior – Formación Superior)
7XXXX07 Cuenta que corresponda según la Unidad de Gestión

Pág. 7
donde se asocien los activos (Ej. 720807 Depreciación

y Amortización)
Cuenta que corresponda según la Unidad de Gestión
donde se asocien los activos (Ej. 72080719 Auxiliar
7XXX0719 Amortización de Semovientes) General XXX
1686 Amortización Acumulada (CR)
168601 Semovientes
2.2. Valorización y provisión
El registro de las valorizaciones para los semovientes se efectuará de la siguiente manera:
2.2.1 Cuando el avalúo técnico es mayor al valor en libros:

1999 Valorizaciones
199953 Semovientes
3240 Superávit por Valorización
324053 Semovientes
2.2.2 Cuando el avalúo técnico es menor al valor en libros:

324053 Semovientes
1999 Valorización
199953 Semovientes
En el anterior evento, una vez agotados los saldos en las cuentas de valorizaciones y Superávit
por valorización se procede a registrar una provisión.
2.2.3. Registro de la Provisión una vez agotados los saldos de valorización:

Provisiones para protección de Propiedades, Planta y
5307 Equipo.
530707 Semovientes
Auxiliar
53070701 Semovientes General XXX
Provisiones para protección de Propiedades, Planta y
1695 Equipo(Cr)
169502 Semovientes
3. MOVIMIENTOS DE SEMOVIENTES ACTIVOS.

Pág. 8
Estos procesos aplican para los semovientes destinados a experimentación o reproducción, los
cuales se encuentran en la cuenta 1610 - Semovientes.
3.1. Bajas por pérdida o hurto y registro de responsabilidades.
El siguiente es el registro en Bajas por pérdida o hurto y registro de responsabilidades:

1610 Semovientes
161001 De trabajo
16100101 De trabajo
IUI XXX
16100399 Ajustes por inflación IUI XXX
168601 Semovientes
1999 Valorizaciones
199953 Semovientes
324053 Semovientes
Provisión para protección de propiedades, planta y
1695 equipo (CR)
169502 Semovientes
5810 Extraordinarios
581006 Perdida en Siniestros
Auxiliar
58100601 Perdida en Siniestros General XXX

891506 amortizados
8315 amortizados
Simultáneamente y para efectos de control y seguimiento, se registra en cuentas de orden para

todos los bienes (sin importar el valor de adquisición), así:

8361 Responsabilidades
836101 En procesos Internas

Pág. 9
Identificación
del
responsable
83610101 En procesos Internas del bien XXX
8915 Deudoras de control por el contra (CR)
891521 Responsabilidades
Identificación
del
responsable
89152101 En procesos Internas del bien XXX
3.2. Traslado a una entidad contable pública que implica la transferencia de la

propiedad.

1610 Semovientes
161001 De trabajo
16100101 De trabajo
IUI XXX
168601 Semovientes
1999 Valorizaciones
199953 Semovientes
324053 Semovientes
1695 equipo (CR)
169502 Semovientes
3208 Capital Fiscal
320801 Capital Fiscal
Identificación
32080194 Transferencia de bienes a Entidades Públicas (nueva) de la Entidad XXX

891506 amortizados
8315 amortizados

Pág. 10
3.3. Bienes trasladados a entidades de Gobierno General, que no implica la

transferencia de la propiedad del bien (Bienes de uso permanente sin
contraprestación).

1610 Semovientes
161001 De trabajo
16100101 De trabajo
IUI XXX
168601 Semovientes
1999 Valorizaciones
199953 Semovientes
324053 Semovientes
1695 equipo (CR)
169502 Semovientes
3208 Capital Fiscal
Bienes de uso permanente sin contraprestación Identificación
32080195 entregados a entidades gobierno general (nueva) de la Entidad XXX

891506 amortizados
8315 amortizados
Simultáneamente se registra en cuentas de orden, (sin importar el valor de adquisición), así:

8347 Bienes entregados a terceros
83470401 Propiedades, planta y equipo Identificación XXX

Pág. 11
de la entidad
8915 Deudoras de control por el contra (CR)
891518 Bienes Entregados a terceros
Identificación
89151801 Propiedades, planta y equipo de la entidad XXX
3.4. Bienes trasladados a Empresas Públicas (Bienes de uso permanente sin

contraprestación) o Privadas, sin que se transfiera la propiedad del bien

1610 Semovientes
161001 De trabajo
16100101 De trabajo
IUI XXX
168601 Semovientes
1999 Valorizaciones
199953 Semovientes
324053 Semovientes
1695 equipo (CR)
169502 Semovientes
1920 Bienes Entregados a Terceros
Bienes Entregados a Terceros – Subcuenta que
1920XX corresponda.
Bienes Entregados a Terceros – Cuenta auxiliar que Nit del
1920XXXX corresponda tercero XXX

891506 amortizados
8315 amortizados
3.5. Traslados entre empresas UN.

Pág. 12

1610 Semovientes
161001 De trabajo
16100101 De trabajo
IUI XXX
168601 Semovientes
1999 Valorizaciones
199953 Semovientes
324053 Semovientes
1695 equipo (CR)
169502 Semovientes
3208 Capital Fiscal
Código
empresa
UN a la
que se
trasladan
32080131 Bienes Transferidos los bienes XXX

891506 amortizados
8315 amortizados
3.6. Baja por muerte de Semovientes
Para el evento del registro por muerte de los Semovientes es necesario efectuar los siguientes
registros.

1610 Semovientes

Pág. 13
161001 De trabajo
16100101 De trabajo
IUI XXX
168601 Semovientes
1999 Valorizaciones
199953 Semovientes
324053 Semovientes
1695 equipo (CR)
169502 Semovientes
5808 Otros Gastos Ordinarios
580802 Perdida en baja de activos
Auxiliar
58080201 Perdida en baja de activos General XXX

891506 amortizados
8315 amortizados
3.7. Baja directa por venta de Semovientes.
Una vez se cuente con el acto administrativo - resolución de baja, se efectúan los siguientes
registros contables:

1610 Semovientes
161001 De trabajo
16100101 De trabajo
IUI XXX

Pág. 14
168601 Semovientes
1999 Valorizaciones
199953 Semovientes
324053 Semovientes
1695 equipo (CR)
169502 Semovientes
Auxiliar
58080201 Perdida en baja de activos general XXX

891506 amortizados
8315 amortizados
4. DISMINUCIÓN SEMOVIENTES CONSIDERADOS INVENTARIOS (GRUPO 15)
Este proceso se efectúa para los semovientes destinados a la venta, (registrados en la cuenta
1505 - Bienes producidos), al ser vendidos o cuando mueren (acta de defunción). Cabe aclarar
que este proceso no se efectúa en el modulo de Bienes y Servicios.
4.1. Por venta de semovientes
El área contable deberá efectuar este registro, una vez las áreas de Tesorería informen que se
efectúo el recaudo por la venta.

62 Costo de ventas de bienes
620527 Semovientes
Auxiliar
62052701 Semovientes General XXX
15 Inventarios
150542 Semovientes

Pág. 15
4.2. Por muerte de semovientes

58 Otros gastos
Auxiliar
58080201 Perdida en baja de activos General XXX
15 Inventarios
150542 Semovientes

Pág. 16

Instructivo Contable para Semovientes

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GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

DIVISIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD

INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE SEMOVIENTES

Dado que el Régimen de Contabilidad Pública no contempló la utilización de subcuentas para

1.1. Entrada de almacén

La entrada de almacén depende de la procedencia y el destino que se da a los semovientes

1.1.1. Movimiento débito en la entrada de almacén

 Semovientes que se adquieren o nacen y se destinan a experimentación o sacrificio.

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

Instructivo para el registro contable de Semovientes (Mayo de 2009)

 Semovientes que se adquieren o nacen y se destinan para trabajos tales como

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

 Semovientes que nacen y se destinan a la venta.

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

 Semovientes recibidos de entidades del gobierno general sin que implique la

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

 Semovientes recibidos de empresas públicas o privadas sin que implique la

1.1.2. Movimiento crédito en la entrada de almacén

Este registro depende de la procedencia del bien, así:

Con orden de compra:

Instructivo para el registro contable de Semovientes (Mayo de 2009)

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

(*) Para proveedores nacionales

b. Por traslado de una entidad pública que implica la transferencia de la propiedad:

 Si los bienes y derechos recibidos están destinados a la formación bruta de capital.

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

 Bienes que no están destinados a la formación bruta de capital:

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

c. Bienes recibidos de terceros que no implica la transferencia de la propiedad: Aplica

 De Entidades Públicas de Gobierno General (Bienes de uso permanente sin

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

 De empresas Públicas (Bienes de uso permanente sin contraprestación) o Privadas:

Instructivo para el registro contable de Semovientes (Mayo de 2009)

De acuerdo al Régimen de contabilidad Pública, esta transacción debe registrarse en cuentas

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

 Bienes destinados a la formación bruta de capital.

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

 Bienes no destinados a la formación bruta de capital:

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

f. Por nacimiento de semovientes: Aplica para los semovientes que se destinan a

Instructivo para el registro contable de Semovientes (Mayo de 2009)

Utilizando como soporte el acta de nacimiento se efectúa el siguiente registro:

 Bienes destinados a la formación bruta de capital.

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

 Bienes no destinados a la formación bruta de capital:

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

1.2. Salida de almacén

1.2.1. Semovientes que se adquieren o nacen y se destinan a experimentación.

- Bienes con valor de adquisición >0.5 smmlv.

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

- Bien con valor de adquisición < ó = 0.5 smmlv (consumo controlable).

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

Adicionalmente y para control administrativo, la Universidad los registrará en cuentas de

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

Instructivo para el registro contable de Semovientes (Mayo de 2009)

- Bienes con valor de adquisición >0.5 smmlv.

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

- Bien con valor de adquisición < ó = 0.5 smmlv (consumo controlable).

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

Adicionalmente y para control administrativo, la Universidad los registrará en cuentas de

Código Descripción Auxiliar Débito Crédito

1.2.3. Semovientes que nacen y se destinan a la venta