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¿QUÉ ES GOOGLE WORKSPACE?

Google Workspace (antes conocido como G-Suite) es un conjunto de aplicaciones enfocadas


en aumentar la productividad y la colaboración en las empresas. ¿Cómo logra aumentar la
productividad? Con sus aplicaciones hechas para mejorar la comunicación, el almacenamiento
en la nube, la colaboración para el trabajo en equipo y el control empresarial para la seguridad
informática.

Al contratar Google Workspace, integras en la nube las apps de Google sobre el dominio
personalizado que elijas, pasando del tunombre@gmail.com a tunombre@tuempresa.com con
funcionalidad para tablets, móviles y equipos de escritorio.

Iniciamos con lo más importante: el precio. Este se fija según el plan escogido y el número de
usuarios. Para Google un usuario es todo aquel que tiene un correo del tipo
minombre@miempresa.com.

Característica Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise

. Precio (usd) $6 $12 $18 No mencionado.

. Soporte estándar Si Si Si Si

. Correo electrónico

Personalizado Si Si Si Si

. Descubrimiento

electrónico en correo Si Si

. Conservación de datos Si Si

. Cifrado con S/MIME Si

. Personas

en video llamada 100 150 250 250

. Grabación en

videollamada Si Si Si

. Registro de asistencia en Videollamadas Si Si

. Reducción de ruido en videollamada Si

. Emisión en directo dentro del dominio Si

. Almacenamiento

por usuario 30 GB 2 TB 5TB El que se requiera

. Controles de

seguridad y conexión Si Si Si Si

. Vault Si Si
. Gestión avanzada

de puntos de conexión Si Si

. DLP Si

. Regiones de datos Si

. Gestión empresarial de puntos de conexión Si

APLICACIONES DE GOOGLE WORKSPACE

Ahora que conoces los planes y las aplicaciones que contiene cada uno, conviene que hagamos
un breve repaso de las apps que obtienes al acceder a Google Workspace. De seguro ya las
conoces, así que no nos detendremos mucho por aquí.

1 Comunicación

 Gmail: Correo de Google

Nada que decir, es el correo de google que todos conocemos. Si tienes otro proveedor de
correo electrónico, Gmail te permite realizar la migración.

 Hangouts: Mensajería instantánea.

El chat de la empresa, que también te permitirá tener reuniones a distancia, videollamadas o


videoconferencias de hasta 25 personas.

 Calendar: Calendario de Google

Calendario facilita la planificación de actividades y el trabajo en equipo. La inteligencia artificial


automáticamente busca espacios libres de calendario y te sugiere horas apropiadas para tu
reunión.

 Google +

La red social de google, la del +1. Permite compartir y colaborar con el equipo y los clientes.
Cabe anotar que desde 2019 dejó de funcionar para quienes no son empresas.

2. Almacenamiento

 Google Drive: Almacenamiento de Google

Es la única opción en esta categoría. Te permite almacenar, compartir, sincronizar y visualizar


tus archivos en tiempo real. Además, han afinado la inteligencia artificial. Google drive toma
las señales dadas por el usuario en el uso de su tiempo y a partir de ello, te ofrece los archivos
que cree que necesitas, antes de que pierdas tiempo buscándolos.

 Documentos: Google Docs

Google Docs es el editor de documentos de texto de google. Sin necesidad de software, está
hecho para que varios puedan trabajar a la vez sobre el documento.

 Hojas de calculo o Spreadsheets

Spreadsheets con todo lo que conocemos. Formulas, tablas dinámicas, gráficos, etc.
Con la facilidad de que varios pueden trabajar sobre el archivo en tiempo real y se controlan
los cambios, pues cuenta con registro histórico de cambios, al igual que todas las herramientas
de colaboración.

 Formularios de Google

Forms es una herramienta estelar para crear cuestionarios o encuestas de forma simple y
dinámica, para posteriormente analizar sus resultados con hojas de cálculo.

 Presentaciones: Google Slides

Slides es la herramienta de google para hacer presentaciones en diapositivas.

3. Sitios

 Google sites

es quizá una de las herramientas más diferenciadas. Sites te permite crear contenido para
colocarlo en sitios web. Completamente útil para proyectos, intranet, páginas temporales para
eventos.

4. Consola del administrador

Otorga seguridad de los datos mediante la administración de usuarios, dispositivos,


estadísticas, etc. Incluye la administración de dispositivos móviles de Google para la seguridad
de los datos de los móviles.

 Google Vault

Mayor seguridad por medio del archivado y la detección electrónica en correos, chats,
archivos, etc.

Por qué contratar G Suite si Google ofrece las apps gratis

Muchas de las soluciones que tiene Google son gratis, por ejemplo, las clásicas de siempre:
Drive, docs, gmail, hojas de cálculo, presentaciones, etc

Pero hablar de G Suite significa pagar por estás soluciones, en un plan específico que las
incluirá con mayores prestaciones y otras aplicaciones adicionales. Es aquí cuando nos
preguntamos ¿Vale la pena entonces pagar por G Suite?

Con Google Workspace tienes tu propio dominio (@tuempresa.com) y esto de por sí ya


involucra varias ventajas, más capacidad de almacenamiento y de gestión.

La respuesta de Google a esta pregunta es:

Con G Suite recibirás varias soluciones adicionales no incluidos en las apps gratuitas de Google
para consumidores. Entre estos están: correo electrónico de empresa con el nombre de tu
compañía, el doble de almacenamiento en la nube entre Gmail y Drive, asistencia
ininterrumpida por teléfono y correo electrónico, un tiempo de funcionamiento garantizado
del correo electrónico de tu organización del 99,9%, interoperabilidad con Microsoft Outlook,
opciones de seguridad adicionales como, por ejemplo, autenticación en dos pasos e inicio de
sesión único, y controles de administración de cuentas de usuario.

¿Cuál es entonces la decisión a tomar?

Haz un diagnóstico de tu empresa. Primero determina en qué medida necesitas las


herramientas e interactuas con google. Segunda, compara precios en el mercado.

Te ayudaré. Vamos a comparar con el competidor más inmediato, ¿adivinas quién es?

Google Workspace vs Microsoft Office 365

Al día de hoy, el competidor más inmediato de Google Workspace es Microsoft Office 365.

La decisión esta más orientada a permanecer con Microsoft o migrar hacia Google, pues Office
llegó a nosotros en 1990 y Google apps en 2007. Microsoft ha estado mas orientado a trabajar
como software en nuestros dispositivos de mesa mientras que Google se ha enfocado en
trabajar desde la nube, sin embargo ambos pueden trabajar online y offline con opciones de
sincronización.

El costo según el tamaño de tu empresa: Considero que gana Google Workspace, quien te
permite contratar sus servicios mes por mes o todo el año de una vez. En cambio hasta donde
sé, Office te obliga a contratar todo el año. G Suite es mucho mas simple al ofrecerte dos
planes, mientras que Office te ofrece 6 planes, 3 para pequeñas o medianas empresas y 3 para
grandes empresas. El plan más económico de Office solo ofrece Exchange, Skype y onedrive
por un costo de 5 dolares por usuario por mes. El siguiente plan inmediato (office 365
empresa) cuesta 12,65 dolares por usuario al mes y te ofrece el software más elemental: word,
excel, power point, one note, etc. En conclusión, elige Google Workspace si estas comenzando,
es mas simple y se ajustará mas a las necesidades de tu empresa pequeña o mediana. ¿Tienes
una gran organización? Considera entonces los distintos planes de Office.

En resumidas cuentas...

Google Workspace en estos momentos resulta más accesible para empresas pequeñas o
medianas por su costo y su simplicidad. Office 365 es apto para organizaciones grandes y
complejas. ¿Cuáles son las necesidades de tu personal? Diagnostica las preferencias del
personal hacia una u otra opción junto a las actividades que realizan, lo que dará información
para considerar un híbrido entre Office y Google Workspace.

Beneficios de Google Workspace y el retorno de la inversión

Más allá de decirte que su fuerte esta en la colaboración, la reducción de hardware o su


velocidad y demás aspectos, te interesará saber los ahorros en costos.

Ahora bien, otros beneficios de Google Workspace más detallados son:

Datos e información protegida: Cuenta con estándares de seguridad como ISO 27001, SOC 1,
SOC 2 y FEDRAMP.

Facilidad de uso: La interfaz y sencillez ha sido un aspecto destacado, algo vital para acoger a
quienes crecimos con la suite de Office.
Trabaja desde cualquier lugar, en cualquier momento y en colaboración: Ya mencionado, solo
agregar que garantizan un tiempo de 99,9 de disponibilidad de la herramienta.

Configurable, personalizable, a la medida: En cada una de sus aplicaciones.

Veloz y estable: La navegación entre las aplicaciones, el guardado automático, las operaciones
con documentos, son aspectos destacados. No me ha pasado (hasta ahora) una pérdida del
trabajo del tipo «este programa no responde».

Un set de herramientas integradas entre sí para comunicarte, trabajar mejor en equipo,


aumentar el control y la seguridad en tu empresa por un precio razonable.

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