Flujogramas

ÍNDICE
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COLIMA
Introducción……………………………………………………………….…………….…4
Justificación……………………………………………………………..……………..…..5
Objetivos generales…………………………………………………….…………….…… 5
Problemas a resolver………………………………………………..…………….………6 Alcances
y limitaciones…………………………………………..……………….…...… 6
Proyecto
AREA: Ciencias Económico -Administrativas
Fundamento teórico……………………………………………..……………..…….….. 7
Manual
CARRERAde
Procedimientos :Organización
y descripción y Procedimientos
de actividades
Lic. En Administración para la E mpresa
realizadas….….………….……….... 17
Base legal……………………………………….…………………..………………..…. 18
Abarrotes “Las Gemelas”
Resultados …………………………………….…………………….…………….….… 18
NOMBRE DELI PROYECTO:
Capítulo (Manual de Organización)…….………………………..…………………19
Introducción………………………….……………………………..……………………..20
Manual de Organización y Procedimientos para la Empresa
Historia y antecedentes…………….…………………………..………………………..20
Abarrotes las Gemelas.
Misión……………………………….……………………………………………………..23
Visión…………………………….…………………….……………………………..........23
Valores……………………………………………………………………………….…….23
NOMBRE DEL PARTICIPANTE DEL PROYECTO:
Estructura orgánica………………………………………………………………............24
Organigrama………………………………………………………………………..….....25
Julia Maribel Martínez García
Capitulo II (Descripción de puestos)…………………………………………….….26
ESPECIALIDAD: Comercialización y ventas.
Conclusión………………………………………………………………………….…....56
Fuentes de información…….………………………………………….……………….57
NO. DE CONTROL:
Capítulo III (Manual 104 60421
de Procedimientos)……………………………………….…..58
Introducción……………………………………………………………………………...59
Justificación…….……………………………………………………………………......60
PERÍODO ESCOLAR EN QUE SE REALIZARÁ EL PROYECTO:
Historia y Antecedentes…………………………………………….……………….….61
(Agosto -Diciembre/2014)
Misión………………………………………………………………………………….….63
Lic. Margarita García Llerenas.

Visión………………………………………………………………………………….…..63
Valores……………………………………………………………………………..….…..63 Objetivo
General……………………………………………...…………………….……64
Villa de Álvarez, Col., Diciembre de 2014

MANUAL DE ORGANIZACIÓ N Y PROCEDIMIENTOS 2014
Organigrama……………………………………………….…………………………… 65
Diagramas y Estructuras Procedimentales…………………………………………...66

Conclusiones………………………………………………………………………….… 81
Recomendaciones…………………………………………………………………….... 82
Fuentes de Información……………………………………….………………………...83
2
INTRODUCCIÓN
Las organizaciones hoy en día cuentan con retos y exigencias dentro de este mundo
globalizado, retos y necesidades que se debe de cubrir para que la administración y
manejo de estas sean los indicacados, dentro de estas exigencias se pueden contar
con una Carta de Organización, mejor conocida como manual de Organización, con el
objetivo de establecer e implementar claramente la estructura de la organización.
El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los

diferentes niveles jerárquicos que conforman esta Organización. Su consulta permite
identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que
la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación y de
mando; y asimismo proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el
desarrollo de sus funciones; elementos indispensables que le permitirán alcanzar sus
metas proyectadas a largo plazo. Trabajando eficientemente y obteniendo mejores
beneficios.
Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado
mínimo cada año, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al
interior de esta empresa, por lo que cada una de las áreas que la integran, deberán
aportar la información necesaria para este propósito que se desea alcanzar.
3
JUSTIFICACIÓN
El presente proyecto pretende resolver puntos de mejora encontrados en análisis

realizados anteriormente y aportar soluciones a la empresa Abarrotes Las Gemelas en
relación de algunas necesidades que son producto de un estudio de consultoría que se
llevó a cabo en el año 2013 por la alumna Julia Maribel Martínez García del Instituto
Tecnológico de Colima. Basándose en ese diagnóstico, se da seguimiento a la
problemática detectada; otorgando así manual de organización y procedimientos donde
se estructure y se conciba una planeación estratégica, dando como resultado, mejoras
en la empresa abarrotes las gemelas, donde puedan aterrizar sus bases
administrativas, que se cuenten con ellas y las conozcan todos los integrantes de dicha
organización.
OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS DEL MANUAL:

Eliminar y evitar la duplicidad de funciones y de mando, ya que por medio de él se
definen las funciones, jerarquías, líneas de autoridad concernientes a cada puesto.
Obteniendo así una mejora permanente dentro de la microempresa; proporcionando la
información necesaria a las áreas que conforman la Dirección General de la abarrotera,
con el fin de dar a conocer la forma de organización, los objetivos, funciones y niveles
de responsabilidad de la unidad administrativa.
Objetivos específicos.
• Elaboración de un manual de organización.
• Elaboración de un manual de procedimientos.
4
PROBLEMAS A RESOLVER.
Se pretende que con la realización del Manual de Organización este pueda servir como
instrumento de apoyo que defina y establezca las funciones de los trabajadores que
laboran en Abarrotes Las Gemelas, asimismo que les permita una funcionalidad
efectiva y administrativa, puesto que actualmente presenta deficiencias para definir
claramente las funciones de cada departamento.
Se pretende también que los colaboradores tengan el conocimiento del funcionamiento
organizacional que es primordial para que todos por medio del manual tengan una
buena integración y orientación en los distintos departamentos.
ALCANCES Y LIMITACIONES DEL PROYECTO
Alcances:
Delimitar los procedimientos operaciones realizadas para llevar a cabo toda la organización
del proyecto.
Conocer a profundidad la empresa, para así poder realizar lo propuesto.
Es una pequeña empresa, lo cual me permite tener acceso
Limitaciones:
Una de las limitaciones de este proyecto es el tiempo de la residencia profesional y la

disponibilidad de la información tanto en la empresa.
La recopilación de información será determinante para los resultados.
Por otro lado la empresa porque me permitirá conocer que servicios son los que manejare.
5
FUNDAMENTO TEÓRICO
Modelos administrativos
¿Que son los modelos administrativos?
Los modelos son el núcleo de la administración racional, son un medio para simplificar y
analizar situaciones o sistemas complejos.
Un paso común en el enfoque de la ciencia de la administración hacia la solución de

problemas es construir un modelo matemático para representar el sistema bajo estudio.
Fundamentalmente hablamos de modelos que las empresas van copiando,

adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas, ya que estos no
suelen ser rígidos. Estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y
sistemas administrativos. Los modelos varían en muchas dimensiones; una de las más
importantes es el grado de abstracción implícito.
Manual de Organización
De manera Gral. Se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de

trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la
estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando
mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y
estructura.
A fin de que el mencionado docto. sea realmente un instrumento operativo, en la

presente guía, se incluye una serie de indicaciones de carácter práctico, para orientar y
ordenar los trabajos de elaboración y/o actualización de estos documentos, que se
pretende sean el resultado del estudio y análisis de la estructura funcional vigente, a fin
de realizar los cambios adecuados a las necesidades de cada institución.
Para la elaboración del mencionado manual, se propone el seguimiento de 3 etapas, las

cuales junto con una serie de actividades que se especifican son fundamentales en el
6
logro de este objetivo. Estas etapas son: recabar información, análisis de la información
recabada e integración del manual.
OBJETIVO GENERAL:
Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y

funcional, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de
comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la organización.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
• Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los

niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el
funcionamiento organizacional.
• Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades

administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
• Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación

entre las unidades administrativas integrantes de la institución.
PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION
Para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de un

conjunto de información, para obtener los elementos básicos de análisis que nos
proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución
de referencia. Para tal efecto se recomienda la SIG. Metodología que comprende una
serie de actividades interrelacionadas entre sí y conformándose en 3 fases:
1.-Recaudación de información.
2.-Análisis de la información.
7
3.-Integración del manual.
Descripción de puesto
Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que identifica la

tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. Además bosqueja la relación
entre el puesto y otros puestos en la organización, los requisitos para cumplir el trabajo y su
frecuencia o ámbito de ejecución.
Es importante observar que a descripción se basa en la naturaleza del trabajo, y no en el

individuo que lo desempeña en la actualidad.
Elementos que componen las descripciones de puesto
Designación del puesto, unidad organizacional y relación de dependencia.
Estos puntos identifican el puesto y le dan sus características propias. Diferencian a

cada puesto de los demás. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con
la misma designación e igual nivel de remuneración pueden tener tareas,
responsabilidades y relaciones de dependencia diferentes.
Por ejemplo, el puesto de "diseñador" en una División de Productos para Consumidores

y en una División de Productos Industriales puede tener el mismo nivel de
remuneración pero ser muy diferentes en otros sentidos.
Síntesis del puesto, deberes y responsabilidades.
Aquí se define el trabajo por cumplir y se proporcionan los elementos esenciales para el
análisis posterior (
Deberes y responsabilidades.
Esta parte de la descripción de puesto señala "qué" tarea se desempeña~ "por qué" se
desempeña, y cuando no resulta obvio. "Cómo" se desempeña. Si el "qué", el "por qué"
+- o el "cómo" no aparecen, la formulación es incompleta.* Interacción. Especifica las
relaciones entre un puesto y otro.
8
Cuando las ocupaciones están vinculadas muy estrechamente, la descripción de las

relaciones recíprocas entre cada puesto es crítica. También es importante para describir
puestos que tienen amplias relaciones fuera de la compañía, por ejemplo, puestos de
ventas, comercialización y relaciones públicas.
Preparada por, Aprobada por y Fecha.
Cada descripción debe indicar quién la preparó y si recibió aprobación definitiva o es

sólo un proyecto de descripción. Debe conocerse la identidad del redactor,
administrador o analista de puestos, para el caso de que en el futuro surjan
interrogantes.
La fecha de preparación indica a quien la lea la actualidad de la información
Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto
Las especificaciones del puesto son los requisitos que deben satisfacer los candidatos
si han de cumplir sus obligaciones, asumir sus responsabilidades y trabajar sin
tropiezos con aquellos de quienes dependan.
En la descripción se suele incluir las aptitudes, experiencia y conocimientos mínimos

para cumplir las tareas, en lugar de las aptitudes o conocimientos de las personas que
desempeñan el puesto en la actualidad.
Entre los requisitos mínimos pueden figurar exigencias especiales del puesto, como por
ejemplo viajes prolongados o trabajo nocturno, además de los requisitos normales en
materia de aptitudes y experiencia.
Para evitar imponer requisitos poco realistas, las especificaciones deben basarse en la
manera como se realiza el trabajo actualmente.
Especificación de puesto
Se define como el resumen de las cualidades personales, características, capacidades y

antecedentes requeridos para realizar el trabajo.
Elementos que están contenidos en una especificación de puesto a partir de la práctica actual
de trabajo:
9
10

Requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo
• Requisitos relacionados con las condiciones de trabajo
• Educación pertinente Experiencia pertinente
• Esferas concretas de experiencia Aptitudes manuales o mentales Aptitudes

sociales o de acción recíproca
• Exigencias de viajes
• Horas y horarios de trabajo
• Condiciones ambientales peligrosas o duras
Usos de las descripciones de puesto
Una vez que las descripciones formales de puestos han obtenido aceptación, los
gerentes encuentran otras aplicaciones prácticas de las mismas como en las siguientes
áreas de recursos humanas.
Definición de análisis de puesto
El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan

los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en
términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas
Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y

organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”
Situaciones donde se necesita o recomienda
el análisis de puesto:
Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad

de realizar un análisis de puesto como los siguientes:
• Cuando se funda la organización
• Cuando se crea nuevos puestos
11

Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de

nuevas tecnologías o procedimientos
• Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una

empresa
Igualmente, si se presenta los siguientes síntomas es necesario que la administración

considere evaluar la implementación de un proceso de análisis de puesto.
• Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les

requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictos y malentendidos.
• .La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que

provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.
• La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para

las cuales no tienen las condiciones necesarias.
• La mano de obra no está adecuadamente capacitada.
• La productividad general de la organización no resulta aceptable para la

administración.
• La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.
Si se realizar un adecuado análisis de puesto se obtendrá descripciones de puestos

bien preparados y realizados lo que ayuda a la administración a satisfacer sus
necesidades en aspectos críticos de política de personal, corno remuneraciones,
contratación y selección, diseño organizacional, evaluación del desempeño y la
planificación de la mano de obra.
Datos que se reúnen en el análisis de puesto
La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el

proceso de análisis de puesto como los siguientes:
• Actividades del trabajo
• Actividades y procesos del trabajo.

12

Registros de las actividades
 Procedimientos utilizados.
• Responsabilidad personal.
• Actividades orientadas al trabajador
• Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicaci6n en el

trabajo.
• Movimientos elementales para el análisis de métodos.
• Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo
• Tangibles e intangibles relacionados con el puesto
• Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.
• Habilidades requeridas  Desempeño del trabajo
• Análisis de error.
• Normas de trabajo.
• Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.
• Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)
• Condiciones físicas de trabajo.
• Requerimientos personales para el puesto
• Identidad del puesto dentro de la estructura de la organización
Beneficios para los gerentes de departamentos
Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad
Permite realizar una mejor selección del personal
Facilita efectuar una evaluación objetiva de sus subalternos.
13
Beneficios para los empleados
•Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto.
•Puede ser utilizado como una guía para su autodesarrollo
Manual de Procedimientos
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una organización;
este debe incluir ejemplos de formularios que se utilizarán en dichas actividades, así
como las máquinas o equipos que serán necesarios para llevarla a cabo. Un manual de
procedimientos incluye información desde lo general a lo específico que nos permite
tener las siguientes ventajas:
- Conocer la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y el personal responsable

de llevarse a cabo, lo cual evita la pérdida de información o el que tareas de rutina no
sean efectuadas.
-La inducción de personal de nuevo ingreso en el puesto y el método de trabajo,

adiestramiento y capacitación ya que describe de manera detallada las actividades de
cada puesto.
-Analizar y auditar de manera eficaz los procedimientos de cada área.
-Conocer todo el trabajo y de esta manera ubicar tareas redundantes o innecesarias

que puedan ser simplificadas o delegadas para hacer más eficientes los puestos.
-Establecer un sistema de información o detectar irregularidades en el ya existente para

poder modificarlo.
-Controlar el cumplimiento de las labores y evitar que sean modificadas de manera

arbitraria. -Determinar responsabilidades en base a capacidades personales y grupales
de manera que cada uno use sus fortalezas en beneficio de la empresa y sus
debilidades sean minimizadas y corregidas.
14
-Incrementar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y cómo

hacerlo.
Es por eso que el manual de procedimientos es de suma importancia para

organizaciones en las que la rotación de personal es frecuente o en empresas de nueva
creación donde la información al respecto no está totalmente clara para el personal y
las responsabilidades pueden ser confundidas y, por lo tanto no llevadas a cabo.
Sin embargo los manuales también presentan algunas limitantes o desventajas;

muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual
que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes, algunas consideran
que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día,
existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez, el costo
de producción y actualización puede ser alto, si no se actualiza periódicamente, pierde
efectividad, incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma, una descripción
demasiado sintetizada carece de utilidad y una muy detallada los convierte en
complicados.
Para elaborar un manual de procedimiento se debe seguir los siguientes pasos:
a. Se debe impartir una inducción por parte de la empresa al personal involucrado.
b. El personal involucrado recauda la información en las áreas de trabajo donde por

medio de la realización de diferentes entrevistas con los trabajadores se obtendrá
una descripción de las actividades que se desempeñan en la ejecución de cada
procedimiento, después se elaboran los borradores (siguiendo los lineamientos) de
los procedimientos para su revisión
c. La Coordinación recibe los borradores y revisa para emitir según los lineamientos las
observaciones pertinentes.
d. Realizadas las observaciones, la coordinación codifica el documento, según la
Estructura de los Seriales de la Documentación y lo transcribe como "Documento en

revisión, sujeto a modificaciones".
15
e. La coordinación envía el procedimiento estructurado al usuario para su discusión y

aprobación.
f. La Coordinación luego del visto bueno del usuario aprueba, edita y tramita
distribuciones a las áreas de interés.
El borrador elaborado sigue la técnica del libreto, que consiste en presentar

secuencialmente "quien" hace "que" actividad; básicamente esta técnica se compone de
dos partes:
• El trabajador, y el puesto que ocupa la persona.
• La descripción de la actividad realizada por cada persona, iniciando con un verbo de

presente imperativo (haga, realice, abra, etc.) que indica instrucción.
El camino o dirección en términos de objetivos, metas, logros, etc., que una empresa o
institución desee seguir siempre será determinante para el cumplimiento de los mismos.
Aunque es importante el planteamiento y desarrollo de todos estos puntos de una forma
clara y específica, no cumplirán su objetivo si el personal no realiza su trabajo en base a
estos y con la finalidad de respetarlos y cumplirlos. La importancia de un manual de
procedimientos radica precisamente es esto, en la idea de plasmar toda la información
referente a donde está y donde quiere dirigir la organización sus productos o servicios.
Todo esto representado en forma de diagramas, roles y responsabilidades,

procedimientos, instrucciones de uso de maquinaria o equipo y todos los reglamentos,
métodos, etc., que permiten que la empresa pueda subsistir y cumplir con su misión.
El que el personal de una empresa conozca el fin por el que está trabajando es
determinante para el éxito y cumplimiento de sus objetivos. Si la organización no
conoce como su trabajo repercute en el producto o servicio final es difícil que se
comprometa en realizar sus labores individuales y no solo eso, pueden existir personas
comprometidas pero que estén realizando incorrectamente sus actividades por la falta
de información y es ahí en donde radica la importancia de un documento de este tipo
que construya una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.
16
CRONOGRAMA
ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
P
Análisis general de la empresa R
P
Identificar los puestos R
P
Elaboración y descripción de R
Puestos.
P
Elaboración del Manual de R
Organización.
P
Elaboración del Manual de R
Procedimientos.
P
Implementación de ambos R
proyectos.
P
Entrega del reporte final R
17
BASE LEGAL
 Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos
 Ley Federal del Trabajo
 Ley del Impuesto Sobre la Renta
 Código Fiscal de la Federación
RESULTADOS.
18
Se espera que con la elaboración del Manual de Organización Abarrotes Las Gemelas
tenga una mejor organización y asimismo una descripción de los puestos o
departamentos que la constituyen, que por lo consecuente las actividades asignadas
sean realizadas de una manera correcta y eficiente
19
INTRODUCCIÓN.
El Manual de Organización expondrá con detalle la estructura orgánica de esta
empresa, señalando de tal forma los perfiles de puestos y la relación que existe entre
ellos; explicará la jerarquía y la autoridad que tendrá cada puesto y por ende se
desarrollaran las diversas funciones y actividades.
El Manual de organización tendrá como objetivo, exponer una visión clara y concisa de
la estructura orgánica de Abarrotes Las Gemelas, enfocándose y precisando en los
puestos y actividades que se realizaran dentro de la misma; de tal forma se le asignarán
responsabilidad a cada puesto dependiendo del rango de autoridad que se tenga dentro
de la organización, obteniendo así, ahorro de tiempo y a su vez esfuerzos en la
ejecución del trabajo y evitando la duplicidad de funciones.
20
HISTORIA DE LA EMPRESA
Abarrotes las Gemelas se apertura en el año 2003 como una actividad emergente que
generara los ingresos para completar el gasto familiar, fue fundada por la Sra. Ma. del
Carmen García Gutiérrez, siendo ella la encargada de que el negocio funcionara
correctamente y a la vez involucrar a sus tres hijos al negocio. Posteriormente a finales
del 2011 se abrió la primera de la sucursales bajo la dirección del mayor de los hijos,
Ángel Manuel Ríos García es el encargado de que la primera de las sucursales
funcione. En el 2012 gracias a los gobiernos, federales y estatales, se participó en un
proceso de profesionalización y equipamiento, mediante la capacitación, asesoría
técnica e instalación de un punto de venta (computadora equipada con software,
escáner, impresora) lo anterior les permitió ser más competitivos y así lograr una mayor
rentabilidad. A partir de ahí el control y manejo de las tiendas se volvió más profesional
y permitió tener mejores controles de entradas y salidas, contratar empleados y tener
mejor control de tanto del personal como de los ingresos y egreso. Se puede decir que
es partir de este punto donde empezó a crecer y a volverse una empresa seria y
competitiva, los proveedores comienzan a dar preferencia y mejores precios lo que se
vuelve una fortaleza de dicha empresa.
Derivado de lo anterior y bajo la tesitura que en México, las tiendas de abarrotes han
desempeñado un importante papel en el desarrollo del comercio nacional y que es
relevante en el desarrollo social y económico de un sector social en desventaja, sector y
desventaja que se disminuye al considerar las tiendas de abarrotes no como un plan de
contingencia para enfrentar o tratar de evitar la crisis económica de una familia con la
21
apertura de un modelo de negocio obsoleto, precios pocos competitivos, mala imagen,

sino como una gran oportunidad generadora de servicios de calidad con un
establecimiento tecnificado, competitivo. Bajo este concepto, se apertura Abarrotes las
gemelas II por Ángel Manuel Ríos García, Abarrotes los Cuates en el año 2013 por
Sandra Guadalupe Ríos García y a principios del 2014 Abarrotes las gemelas II por
Rosario del Carmen Ríos García. Dichas empresas además de la matriz Abarrotes las
gemelas funcionan con empleados bajo la supervisión de los encargados de cada
sucursal, lo que da un total de 8 trabajadores directos y uno más encargado de cubrir
días de descanso más los 4 supervisores, es decir ha dejado de ser una empresa
estrictamente familiar, ahora enfrenta mayores retos, retos que solo con una correcta
administración y organización podrá afrontar.
Abarrotes Las Gemelas como se ha dicho es una empresa en crecimiento, entre los
proyectos de corto plazo que cuenta es abrir una cuarta sucursal y posteriormente dejar
ser 4 personas físicas para convertirse en una personal moral, de esta forma volverse
más competitiva en un mercado donde cada vez es más difícil sobresalir y competir
antes las grandes cadenas mas no imposible, para ello es importante que se empiece a
consolidar como empresa, crear una imagen corporativa y para ello es importante que
se genere una estructura orgánica, por lo que hasta ahora no se cuenta con una
estructura bien definida y se basan en métodos empíricos.
DATOS DE LA EMPRESA
Domicilio: Jacinto B. Treviño # 389
Teléfono: (312) 308 77 44
Representante legal: Ma. Del Carmen García Gutiérrez
22
MISIÓN
Una sólida vocación de servicio al cliente, a través de una preocupación constante por
satisfacer sus demandas y superar las expectativas, por medio de un espíritu de
excelencia.
VISIÓN
Ser la microempresa número uno con referencia a nuestros competidores más

cercanos, alcanzando crecer nuestra infraestructura para así ofrecer mayor calidad en
precios, productos y servicio a todos nuestros cliente.
VALORES
Respeto: Buscar la armonía en la relación con compañeros de trabajo, clientes y

proveedores.
Disciplina: Cumplir con todos nuestros compromisos.
Desarrollo: Hacer un esfuerzo permanente por adquirir los conocimientos y habilidades

necesarias para crecer personal y profesionalmente dentro de la empresa generando un
ambiente de productividad.
Servicio: Exceder las expectativas de atención a nuestros cliente.
Honestidad: Actuar en todo momento apegados a los principios de integridad que rigen
la conducta personal.
Lealtad: Tener un compromiso profundo con la empresa correspondiente al apoyo y

desarrollo personal aun ante circunstancias cambiantes.
23
Innovador: Promover el cambio permanente como el medio más importante para estar
cumpliendo las expectativas de nuestros cliente.
Visionario: Buscar nuevas oportunidades en el presente para el futuro, promovemos el

desarrollo de la tecnología comercial en beneficio de clientes, proveedores y nosotros
mismos como empresa.
Cooperación: Apoyar y trabajar en equipo para lograr los objetivos.
Responsabilidad Social: Participar permanentemente en apoyo a programas para

beneficio de la sociedad.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
PUESTO CANTIDAD
Gerente 1
Jefe de Recursos Humanos 1
Jefe de sucursal 4
Empleada de mostrador 12
Almacenista 1
TOTAL DE PUESTO DE TIPO 19
24
ORGANIGRAMA
Gerente
Jefe de Recursos
Humanos
Jefe de Sucursal
Jefe de sucursal Jefe de sucursal Jefe de sucursal
Empleada de Empleada de Empleada de Empleada de Almacenista

mostrador mostrador mostrador mostrador
25
26
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Nombre del
Puesto Gerente General
Dirección de Área No aplica

Dirección General Gerencia
Objetivo del
Organizar la administración general de la microempresa abarrotera.
puesto:
Puesto del Jefe

superior No aplica
inmediato:
Nombre del Puesto No. de

Subordinados
Plazas
1 Jefe de Recursos Humanos 1
2 Jefe de Sucursal 4
3 Almacenista 1
27
UBCACION DE LA EMPRESA
Gerente
Jefe de Recursos
Humanos
Jefe de Sucursal

Funciones Principales Funciones
Conocer el mercado
Estar enterado de cualquier anomalía que suceda en negocio.
Atender las quejas de los empleados, clientes y proveedores, por

pequeñas que sean.
Establecer los planes de desarrollo de la empresa o negocio
Conocer el mercado.
Contactar proveedores
Institucionales
1
28
5
6
Principales Funciones
Elaborar el plan de trabajo, crea la publicidad de la microempresa,

organiza la distribución de los artículos en almacén y para la venta y
controla todas las actividades que se desarrollan dentro de la
microempresa.
Supervisar las sucursales y el progreso de las mismas, en donde no

exista alguna anomalía.
Atender las quejas de los empleados, clientes y proveedores, por

pequeñas que sean.
Establecer los planes de desarrollo de la empresa o negocio
Conocer el mercado y tomar las medidas necesarias para que la

empresa o negocio funcione con éxito y realizar los acuerdos
comerciales.
Funciones
Técnicas
29
Con que puesto/área Para qué?
1 Jefe de Recursos Humanos Contratación de personal y

capacitación.
2 Jefe de Sucursal Supervisión de sucursales
Relaciones internas
Con que área/organización Para qué?
1 Proveedores Compra de mercancía.
Relaciones externas
30
2 Dependencias de gobierno Capacitaciones y actualizaciones.

Prestamos
Horario laboral De 8 am A 7 pm
Observaciones
Disponibilidad de horario
DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

Conceptos Descripción Grado
Recursos Materiales Utilizar eficientemente los Alto

recursos materiales.
Recursos Humanos Satisfacer las necesidades de sus Alto

empleados.
Recursos Manejar con eficiencia y eficacia el capital Alto

Financieros de la empresa.
Información En cuanto a expedientes, créditos, pagos, Alto

cuentas, etc.
PERFIL POR COMPETENCIAS
31
Escolaridad Mínima Deseable
Licenciatura
Bachillerato
Especialidad Óptima Compatible
Contabilidad , Finanzas
Administración
-Entusiasta
Actitudes
-Sociabilidad
-Amable
-Extrovertido
-Trabajo en equipo
Habilidades -Manejo y facilidad de palabra
-Gestión y negociación
-Manejo de Microsoft Office

Mínima en Años, meses
Experiencia
-Elaboración de proyectos y años

solicitudes de financiamiento.
-Elaboración y análisis
de presupuestos.
32
- Ventas y compras
Requiere disponibilidad para viajar

NO X
SI
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE
33
Nombre del
Puesto Jefe de Recursos Humanos
Dirección de Área Recursos

Dirección Gerencia Humanos
General
Mantener y promover políticas y procedimientos que permitan contratar

Objetivo del al personal idóneo y asimismo coadyuve a desarrollar sus actividades
puesto: de manera óptima y armoniosa.
Puesto del Jefe

superior Gerente
inmediato:

Subordinados
Plazas
1 No aplica
34
Gerente
Jefe de Recursos
Humanos
Jefe de Sucursal

Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento
Proyectar y coordinar programas de capacitación
Supervisar y verificar los procesos de servicios
Controlar y buscar métodos para evitar la rotación del personal
Institucionales
1
35
Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e

inducción del personal, a fin de asegurar la elección de los candidatos más
idóneos para los puestos de la organización, mediante la aplicación de los
procedimientos formales.
Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los

empleados, a fin de cumplir con los planes de formación, desarrollo,
mejoramiento y actualización del personal, a través de la detección de
necesidades de adiestramiento.
Supervisar y verificar los procesos de servicios en la administración de

personal, a objeto de dar cumplimiento a los planes y programas sobre los
beneficios establecidos por la empresa.
Coordinar y controlar el proceso de egreso para la desincorporación del

personal, ya sea por despido, retiro voluntario o culminación de contrato,
según lo establecido en la L.O.T. con el fin de cumplir con el plazo fijado
por la empresa para la entrega oportuna de las liquidaciones.
Funciones Técnicas
36

1 Gerente Informar el estado del
sobre
1 Instituciones Gubernamentales / personal.de documentos, licencias,
Solicitud
2 Privadas
Empleados de mostrador etc.
Implementar evaluaciones y
valuaciones.
2 Bancos Préstamos
Relaciones internas
Relaciones
externas
Observaciones
37

Recursos Materiales ----- Nulo
Recursos Humanos Dedicarse por completo a la reclutaciòn del Alta

personal, actuando con honradez.
Recursos Manejando nómina. Medio

Financieros
Información La información que se maneje dentro de la Alta

empresa, será confidencial.
Diplomado en R. H
Licenciatura (Administración)
Administración Economía, Contabilidad
38
Entusiasta
-Sociabilidad
Actitudes
-Amable
-Extrovertido
Capacidad de dialogo
Habilidades Disposición para integrar equipos
Capacidad para la toma de decisiones
Manejo de Office en un 100 %

Conocimientos
Técnicos Manejar varios tipos de software
Sistema de administración de nóminas.

Experiencia
Administración de personal de años
Control y
cumplimiento
obligaciones
Contratos colectivos
39

NO X
SI
Nombre del
Puesto Jefe de Sucursal
Dirección de Área Administración

Dirección General Gerencia
Aplicar mecanismos de control administrativo que garanticen el

adecuado registro de los ingresos y egresos tanto de mercancía como
Objetivo del de efectivo. Responsable de implementar líneas de acción y
estrategias que contribuyan a la optimización de los recursos
puesto: humanos; manejando un ambiente laboral agradable.
40
Puesto del Jefe

superior Gerente
inmediato:

Subordinados
Plazas
1 Empleada(o) de mostrador 14
Gerente
Jefe de Recursos
Humanos
Jefe de Sucursal

41
Contar con el personal suficiente
Administrar los insumos y materiales
Proveer de información suficiente
Cumplimiento y obtención de permisos.
Monitorear y controlar el flujo financiero de la sucursal.
Institucionales
1
42
Verificar y garantizar que el personal labore eficiente, profesional y

competente en la sucursal.
Administrar y controlar los insumos dentro de la empresa, inventariando

mensualmente.
Proveer de información suficiente para el apoyo en la toma de decisiones

Estratégicas
Asegurar el debido cumplimiento y obtención de permisos, licencias y

registros sanitarios de conformidad con la normativa emitida por
autoridades gubernamentales estatales y municipales.
Monitorear el flujo de efectivo de la sucursal, optimizando y a su vez

controlarlo.
Funciones Técnicas
43

1 Empleados (as) de mostrador Valuación de su desempeño laboral.
21 Almacenista
No aplica Encargo de mercancía, inventarios.
Relaciones internas
Relaciones
externas
Horario laboral De 9am A 8pm
Observaciones : Tiempo completo

Recursos Materiales Supervisar y controlar las existencias del Alta

almacén.
Recursos Humanos Distribuir las tareas asignadas de forma Alta

adecuada que permitan su cumplimiento
(con calidad, respeto y propiciando
confianza).
Recursos Elaborar los informes mensuales y Alta

Financieros entregarlos a las áreas que lo solicitan
44
Información Mantener actualizada la plantilla y Alta

expedientes de personal.
Bachillerato técnico Licenciatura
Licenciatura en administración Contabilidad, económica,
 Extrovertido
 Entusiasta
Actitudes  Alegre
 Amable
 Líder
 Honesto
45
Capacidad para solucionar problemas y conflictos de forma no
violenta.
Disposición para formar equipos de trabajo y trabajar en equipo.
Habilidades
Capacidad de supervisión y coordinación de proyectos.
Capaz de atender tareas múltiples, capacidad para la toma de

decisiones.
Conocimientos sólidos para proporcionar capacitación y

actualización al personal.
Capacidad para fomentar el orden y la disciplina en las actividades

diarias.
Desarrollar la comunicación asertiva.
Manejo del punto de venta.
Manejo de Office en un 85%.
Conocimientos Administración y planeación.

Técnicos
Manejo de recursos humanos y materiales. .
Presupuestos y trámites bancarios

Experiencia
Control de ingresos y egresos. año

Control de activo fijo.
Elaboración y análisis de
presupuestos. Generar reportes
estadísticos.
Supervisión de registros
contables. Cierres mensuales. 46
Requiere disponibilidad
NO X
SI
para viajar DESCRIPCIÓN DEL
PUESTO DE
Nombre del
Puesto Empleado (a) de mostrador
Dirección de Área No aplica

Dirección
General
No aplica
Objetivo del Realizar las actividades que se le delegan con amabilidad

manteniendo un trato cálido y cordial con el cliente y proveedores.
puesto:
Puesto del Jefe

superior Jefe de Sucursal
inmediato:

Subordinados
Plazas
1 No aplica
47
Gerente
Jefe de Recursos
Humanos
Jefe de Sucursal

Atención a clientes
Cobro de la mercancía.
Limpieza y mantenimiento del área de trabajo
Acomodo de artículos
Inspección continúa de inventario
Realizar las compras necesarias cotidianamente
Institucionales
1
48
49
Atender a los consumidores cuando acuden a realizar una compra.
Sugerir la variedad de artículos disponibles que puede adquirir el

consumidor.
Empacar los artículos que el cliente compra en bolsas, según sea el

requerimiento.
Atender las quejas o sugerencias que se presentan por algún problema en

el producto o faltante y las hace llegar al gerente.
Cobrar el costo por las adquisiciones que realizan los clientes.
Mantener siempre limpia el área de trabajo en el horario designado por el

jefe de sucursal.
Colocar cada artículo en los estantes designados de acuerdo al orden y

distribución asignado por el jefe de sucursal.
Revisar cotidianamente que exista disponibilidad de artículos para la venta,

reportando los faltantes al jefe de sucursal.
Funciones Técnicas
50

1 Jefe de sucursal Anomalías dentro de la empresa,
cortes de caja.
1 Clientes Venta de productos.
2 Proveedores Compra de artículos, pedidos.
Relaciones internas
Relaciones
externas
De 7am , A 3 pm,
Horario laboral
3pm 11pm
Observaciones
51

Recursos Materiales Control y administración de artículos Media
Recursos Humanos -- Nula
Recursos Manejo de dinero, inventarios. Alta

Financieros
Información --- Nula
Bachillerato
Secundaria
Bachillerato / Técnico en
administración Técnico / Auxiliar en
contabilidad.
52
 Actitud de servicio
Actitudes  Facilidad de palabra
 Responsable
 Liderazgo
 Buen manejo de relaciones interpersonales
 Dinámica en la toma de decisiones
-Establecer y fomentar las relaciones interpersonales positivas.
Habilidades -Capacidad de diálogo y concertación de situaciones conflictivas.
-Disposición para integrar equipos de trabajo y trabajar en equipo.
-Capaz de -Organizar y Controlar.

atender tareas
múltiples.
-Comunicarse de manera clara y efectiva.
-Capacidad de negociación.
Administrar y controlar recursos materiales.

Conocimientos
Técnicos Organizar y controlar actividades relacionadas con flujo efectivo.
Alto nivel de transparencia y honradez.
Manejo de Office en un 100%.
53
Experiencia
Control de caja chica y realizar Un año

reembolsos.
Servicio al cliente
Ventas
Compras

NO x
SI
Nombre del
Puesto Almacenista
No aplica Dirección de Área No aplica

Dirección General
Controlar y resguardar los insumos, así como el manejo de inventario,

Objetivo del máximos y mínimos para el abastecimiento requeridos por las diversas
puesto: sucursales que conforman Abarrotes Las gemelas.
Puesto del Jefe

superior Gerente
inmediato:
54

Subordinados
Plazas
1 No aplica
Gerente
Jefe de Recursos
Humanos
Jefe de Sucursal

55
Controlar los insumos
Elaborar solicitudes de compra.
Proporcionar información
Mantener existencias
Elaborar reportes
Institucionales
1
56
Controlar las entradas y salidas de los insumos del almacén.
Elaborar las solicitudes de compra para cada una de las sucursales.
Proporcionar información real y actualizada de existencias y necesidades

de los insumos.
Mantener las existencias suficientes de los insumos requeridos.
Elaborar reportes relativos a materiales y equipo en existencia del almacén.
Funciones Técnicas
57
1 Gerente Reporte de materiales e

inexistencias.
2 Jefe de sucursal Revisión de solicitudes de compra.
3 Empeladas (os ) Entrega de mercancía.
Relaciones internas
1 Proveedores Revisar los productos que se

reciben y que por consiguiente
obedezcan a las especificaciones de
la orden de compra y la factura.
Que la mercancía se encuentre en
Relaciones externas
condiciones óptimas de embalaje.
58
Observaciones:

Recursos Materiales Control y administración de insumos en el Alta

almacén.
Recursos Humanos -- Nula
Recursos --
Financieros
Información Información de compras. Media
Secundaria Bachillerato
Bachillerato técnico Contabilidad, administración.
-Liderazgo
Actitudes
-Entusiasta
-Integridad
59
Facilidad
MANUAL DE ORGANIZACIÓ de palabra
N Y PROCEDIMIENTOS 2014
Habilidades Buena memoria
Capacidad física para cargar y acomodar producto
Para relacionarse
Conocimientos Manejar el Office

Técnicos
Almacén

Experiencia
Control de mercancía Un año

NO x
SI
CONCLUSIÓN
Con este punto se ha concluido el Manual de Organización para Abarrotes Las

Gemelas, brindando con este proyecto la forma más adecuada en que se deberá de
laborar, de tal manera se trabajara de una más eficiente, basándose en las funciones ya
proporcionadas a cada perfil de puesto, donde se establece claramente toda la
estructura orgánica de Abarrotes Las Gemelas.
De este modo los empleados tendrán bien definidas sus actividades y la empresa
tendrá mayor rendimiento, obteniendo así más utilidades para la misma.
60
Fuentes de información
 Administración del personal

Autor: Agustín Reyes Ponce
Editorial Limusa, 1983 - 245 páginas
 Como Preparar Manuales Administrativos

Autor: Diamond, Susan Z.,
Nueva Editorial Interamericana, México.1983.
61
http://cdigital.uv.mx/bitstream/123456789/28289/1/Canales%20Cervantes.pdf
http://tesis.uson.mx/digital/tesis/docs/7338/Capitulo3.pdf
http://comuvangelik.blogspot.mx/2013/05/que-son-los-modelos-administrativos.html
http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html http://www.rrhh-
web.com/analisisdepuesto5.html http://www.rrhh-web.com/analisisdepuesto2.html
62
INTRODUCCIÓN
Mediante el presente Manual de Procedimientos se pretende plantear a la organización

abarrotes Las Gemelas las funciones a realizar para cada uno de los colaboradores,
para que de esta forma se elimine la duplicidad de labores y así evitar que realicen
tareas que no corresponden a un puesto determinado.
A lo largo de este trabajo se identificarán y definirán las labores que deben de

desempeñarse en los diferentes puestos de la estructura orgánica e implícitamente
quedarán definidas las obligaciones y responsabilidades.
63
Una vez terminado el presente manual la organización podrá identificar fácilmente los
puestos y las actividades a realizar, esto ayudará a la hora de delegar funciones y
responsabilidades, incluso al momento de la contratación del personal facilitando el
proceso de inducción.
JUSTIFICACIÓN
El propósito es estandarizar y a su vez unificar los criterios básicos para el análisis de

los procedimientos que presentan las diversas áreas administrativas de la empresa
abarrotes Las Gemelas.
El manual de procedimientos es un documento que nos permite indicar de manera

sistemática las actividades, a ser cumplidas por los colaboradores de un mismo
organismo y la forma en que deben de ser realizadas ya sea conjunta ò
separadamente.
A través de este documento con contenido mínimo de información, se podrá emitir

juicios y dictámenes que orienten a las áreas administrativas en la instrumentación y en
64
la aplicación de las medidas de mejoramiento que coadyuven a incrementar su eficacia

y eficiencia operativas.
HISTORIA Y ANTECEDENTES
Abarrotes las Gemelas se apertura en el año 2003 como una actividad emergente que
generara los ingresos para completar el gasto familiar, fue fundada por la Sra. Ma. del
Carmen García Gutiérrez, siendo ella la encargada de que el negocio funcionara
correctamente y a la vez involucrar a sus tres hijos al negocio. Posteriormente a finales
del 2011 se abrió la primera de la sucursales bajo la dirección del mayor de los hijos,
Ángel Manuel Ríos García es el encargado de que la primera de las sucursales
funcione. En el 2012 gracias a los gobiernos, federales y estatales, se participó en un
proceso de profesionalización y equipamiento, mediante la capacitación, asesoría
técnica e instalación de un punto de venta (computadora equipada con software,
escáner, impresora) lo anterior les permitió ser más competitivos y así lograr una mayor
rentabilidad. A partir de ahí el control y manejo de las tiendas se volvió más profesional
y permitió tener mejores controles de entradas y salidas, contratar empleados y tener
65
mejor control de tanto del personal como de los ingresos y egreso. Se puede decir que
es partir de este punto donde empezó a crecer y a volverse una empresa seria y
competitiva, los proveedores comienzan a dar preferencia y mejores precios lo que se
vuelve una fortaleza de dicha empresa.
Derivado de lo anterior y bajo la tesitura que en México, las tiendas de abarrotes han
desempeñado un importante papel en el desarrollo del comercio nacional y que es
relevante en el desarrollo social y económico de un sector social en desventaja, sector y
desventaja que se disminuye al considerar las tiendas de abarrotes no como un plan de
contingencia para enfrentar o tratar de evitar la crisis económica de una familia con la
apertura de un modelo de negocio obsoleto, precios pocos competitivos, mala imagen,
sino como una gran oportunidad generadora de servicios de calidad con un
establecimiento tecnificado, competitivo. Bajo este concepto, se apertura Abarrotes las
gemelas II por Ángel Manuel Ríos García, Abarrotes los Cuates en el año 2013 por
Sandra Guadalupe Ríos García y a principios del 2014 Abarrotes las gemelas II por
Rosario del Carmen Ríos García. Dichas empresas además de la matriz Abarrotes las
gemelas funcionan con empleados bajo la supervisión de los encargados de cada
sucursal, lo que da un total de 8 trabajadores directos y uno más encargado de cubrir
días de descanso más los 4 supervisores, es decir ha dejado de ser una empresa
estrictamente familiar, ahora enfrenta mayores retos, retos que solo con una correcta
administración y organización podrá afrontar.
Abarrotes Las Gemelas como se ha dicho es una empresa en crecimiento, entre los
proyectos de corto plazo que cuenta es abrir una cuarta sucursal y posteriormente dejar
ser 4 personas físicas para convertirse en una personal moral, de esta forma volverse
más competitiva en un mercado donde cada vez es más difícil sobresalir y competir
antes las grandes cadenas mas no imposible, para ello es importante que se empiece a
consolidar como empresa, crear una imagen corporativa y para ello es importante que
se genere una estructura orgánica, por lo que hasta ahora no se cuenta con una
estructura bien definida y se basan en métodos empíricos.
66
MISIÓN
Una sólida vocación de servicio al cliente, a través de una preocupación constante por
satisfacer sus demandas y superar las expectativas, por medio de un espíritu de
excelencia
VISIÓN
Ser la microempresa número uno con referencia a nuestros competidores más

cercanos, alcanzando crecer nuestra infraestructura para así ofrecer mayor calidad en
precios, productos y servicio a todos nuestros cliente.
67
VALORES
Respeto: Buscar la armonía en la relación con compañeros de trabajo, clientes y

proveedores.
Disciplina: Cumplir con todos nuestros compromisos.
Desarrollo: Hacer un esfuerzo permanente por adquirir los conocimientos y habilidades

necesarias para crecer personal y profesionalmente dentro de la empresa generando un
ambiente de productividad.
Servicio: Exceder las expectativas de atención a nuestros cliente.
Honestidad: Actuar en todo momento apegados a los principios de integridad que rigen
la conducta personal.
Lealtad: Tener un compromiso profundo con la empresa correspondiente al apoyo y

desarrollo personal aun ante circunstancias cambiantes.
Innovador: Promover el cambio permanente como el medio más importante para estar
cumpliendo las expectativas de nuestros cliente.
Visionario: Buscar nuevas oportunidades en el presente para el futuro, promovemos el

desarrollo de la tecnología comercial en beneficio de clientes, proveedores y nosotros
mismos como empresa.
Cooperación: Apoyar y trabajar en equipo para lograr los objetivos.
Responsabilidad Social: Participar permanentemente en apoyo a programas para

beneficio de la sociedad.
68
OBJETIVOS DEL MANUAL
 Contribuir a unificar los criterios de desempeño y decisión de los trabajos por

parte del personal directivo.
 Definir de manera clara y precisa las actividades de cada uno de los puestos,
ayudando a que las realicen de la mejor manera.
 Facilitar y formalizar el trabajo.
 Eliminar las demoras con el fin de optimizar los tiempos programados.
ORGANIGRAMA
Gerente
Jefe de Recursos
Humanos
Jefe de Sucursal

69
DIAGRAMAS Y ESTRUCTURAS PROCEDIMENTALES
PROCEDIMIENTO: Venta, Pago y Entrega de Mercancía
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Empleada de 1 1.1 Muestra el producto.
mostrador
CLIENTE 2 2.1Adquiere la mercancía si reúne las
características deseadas.
2.2Si no reúne las características deseadas
devuelve la mercancía.
70
EMPLEADA DE 3 3.1 Realiza el cobro de la mercancía

MOSTRADOR adquirida.
3.2 Se ingresa la venta al programa (se
descuenta del inventario) y se entrega el
ticket.
ENTREGA DE 4 4.1 Corrobora que la mercancía sea correcta

MERCANCIA conforme en lo descrito en el ticket de venta.
4.2 Si es correcta empaca y entrega la
mercancía.
4.3 Si no es correcta devuelve la mercancía y
obtiene la correcta.
4.4 Se le pregunta al cliente si encontró todo
lo que buscaba.
4.5 Si no encontró lo que buscaba se anota
en la lista de faltantes y se hace llegar al
almacenista.
71
PROCEDIMINTO: Corte de Caja y Depósitos Bancarios
RESPONDABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Empleada de Mostrador 1 1.1 Registra los ingresos de las
ventas del día.
Jefe de sucursal 2 2.1 Realiza el corte de caja.

2.2 Revisa y analiza el reporte de
caja.
2.3 Presenta la información al
Gerente.
Gerente 3 3.1 Analiza la información que ha

sido presentada por el Jefe Sucursal
3.2 Corrobora que el corte de caja
sea correcto.
3.3 Ordena al Jefe de Sucursal, que
realice el depósito obtenido del
corte de caja.
72
Jefe de sucursal 4 4.1 Prepara el efectivo

para depositarlo.
4.2 Realiza el depósito de
correspondiente a la cuenta
bancaria.
4.3 Presenta los comprobantes de
los depósitos al Gerente.
PROCEDIMIENTO: Recepción de mercancía

RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
Proveedor 1 1.1 Entrega al Almacenista una copia
que amparan la entrega y la
73
copia del pedido.

1.2 Descarga la mercancía en el
almacén.
Almacenista 2 2.1 Recibe, revisa que la factura este
correctamente (domicilio,
razón social, RFC, etc.
2.2 Revisa que la mercancía recibida

corresponda con lo descrito en la
factura y que se encuentre en buen
estado.
2.3 si la factura cumplen con lo

descrito, se hace entrega de la
mercancía a las diferentes
sucursales.
2.4 Si no cumple con lo descrito se le

hace saber al proveedor para
completar el pedido.
2.5 Se entrega el documento al

gerente..
Gerente 3 3.1 Recibe, revisa que la factura este

correctamente y firma de recibido.
3.2 Posteriormente se hace pago de
la misma.
PROCEDIMIENTO: Preparación y elaboración de la nómina quincenal.

Responsable Actividad Descripción
74
Jefe de Recursos 1 1.1 Revisa y analiza la rotación de

Humanos personal.
1.2 Realiza, analiza y verifica que los
importes de la nómina de cada
uno de los empleados sean
correctos.
1.3 Ejecuta las correcciones
necesarias y pertinentes.
1.4 Si es correcta, se genera la nómina
definitiva.
1.5 Reporta el importe total de la
nómina.
Gerente 2 2.1 Recibe y autoriza el momento en

que se hará el pago.
Jefe de Recursos 3 3.1 Presenta el pago mencionado a

humanos cada uno de los colaboradores.
75
PROCEDIMIENTO: Contratación e Inducción del personal

Responsable Actividad Descripción
Jefe de Recursos 1 1.1 Anunciar la vacante del puesto.
Humanos 1.2 Recibir y analizar las solicitudes de
empleo.
1.3 Entrevistas con los aspirantes al
puesto.
1.4 Se determina al candidato más
capaz para ocupar el puesto.
1.5 Se le entrega el informe al
76
Gerente sobre el posible

aspirante a ocupar el puesto.
Gerente 2 2.1 Acepta o declina la contratación.

2.2 Si la acepta, se le ordena al Jefe
de Recursos Humanos que finalice
con el proceso.
2.3 Si la rechaza reinician el proceso.
Jefe de Recursos 3 3.1 Finaliza el proceso mediante la
contratación.
Humanos
77
PROCEDIMIENTO: Venta, Pago y Entrega de Mercancía
Inicio
Empleada de Muestra el producto

mostrador
Cliente Decide
No
Devuelve la mercancía
Si
Adquiere la mercancía
Empleada de Realiza el cobro de la

mostrador mercancía adquirida.
78
Se ingresa la venta al
programa y se entrega
Corrobora que la
mercancía sea correcta
No
Decide
Se devuelve la
mercancía
Si
Se empaca y entrega la
mercancía.
79
Fin
PROCEDIMINTO: Corte de Caja y Depósitos Bancarios
Inicio
Registra los ingresos de

Empleada de
las ventas del día.
mostrador
Jefe de sucursal
Realiza el corte de caja.
Revisa el reporte de caja.
80
Presenta la información.
Gerente
Analiza la información
Corrobora el corte de
caja.
Ordena que se realice el

depósito.
Jefe de Sucursal
Prepara el efectivo para
depositarlo.
81
Realiza el depósito
Presenta los
comprobantes de los
depósitos.
Fin
PROCEDIMIENTO: Recepción de mercancía
Inicio
Almacenista Entrega la factura
Descarga la
mercancía en el
Gerente Revisa que la

mercancía recibida
82
Verifica los datos.
¿La factura
cumple No
con lo
descrito?
Se le hace saber al
si proveedor.
Hace entrega de la
mercancía a las diferentes
sucursales
1
Se le entrega la factura al
Gerente.
83
Gerente
Revisa la factura y
firma de recibido.
Posteriormente se hace
pago de la misma
Fin
PROCEDIMIENTO: Preparación y elaboración de la nómina quincenal.
Inicio
Jefe de Recursos Revisa y analiza la rotación

Humanos de personal.
84
Realiza, analiza y verifica que los importes de la

nómina de cada uno de los
empleados sean correctos.
No
¿Es correcta?
Ejecuta las correcciones

necesarias.
Si
Se genera la nómina 1
definitiva.
1
Reporta el importe total
de la nómina.
85
Gerente Recibe y autoriza el pago.
Jefe de Recursos
Presenta el pago
Humanos mencionado a cada uno de
los colaboradores
Fin
PROCEDIMIENTO: Contratación e Inducción del personal
Inicio
Anunciar la vacante del

Jefe de Recursos puesto.
Humanos
Recibir y analizar las
solicitudes de empleo.
86
Entrevistas con los

aspirantes al puesto.
Se determina al
candidato más capaz
Gerente
Acepta la No
contratación.
Si la rechaza reinician
el proceso.
1
1
Si
Se le entrega el
informe al Gerente.
Se finalice con el
proceso de selección.
87
Jefe de Recursos
Humanos
Finaliza el proceso
mediante la contratación.
Fin
CONCLUCIÒN
Los manuales administrativos en cualquier organización es una necesidad, donde se

busca reducir errores operativos, reducir el periodo de una capacitación de los
empleados y facilitar la inducción de los nuevos colaboradores a los nuevos puestos.
Estas y otras necesidades son suficientes para justificar la elaboración de Manuales

Administrativos.
88
El buen éxito de un manual de procedimiento, depende de la manera en que se

pretende ayudar a resolver una duda en el momento de incertidumbre, en este
documento se plasma la manera más eficiente de trabajar en Abarrotes las Gemelas,
permitiendo de una buena selección del personal, definiendo así correctamente el perfil
de puesto del que se ocupará.
RECOMENDACIONES
Al haber concluido con el presente proyecto, se pudieron identificar oportunidades de

mejora en este organismo.
89
Con la ayuda del manual de Procedimientos, se podrá armonizar todos los

procedimientos que se tenían empíricos, y con este documento se plasman para que se
puedan realizar de la manera más eficiente las actividades.
Antes de ejecutar el manual, se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
 Dar a conocer a los colaboradores el Manual de Procedimientos, para que

conozcan la manera más adecuada de realizar los procedimientos o actividades,
evitado así la duplicidad de funciones.
 Dar a conocer la importancia de realizar las funciones adecuadamente,

obteniendo así la satisfacción del cliente.
 Actualizar los manuales como mínimo una vez por año, o en su caso cuando
exista alguna modificación en la estructura organizacional o en el perfil de
puestos
FUENTES DE INFORMACIÓN
-Jurán, M.
Jurán y la planeación para la Calidad.
90
Ed. Díaz de Santos. 2da. Edición.

México.
1990
-Manual para elaborar Manuales de políticas y procedimientos.

Martin G. Alvares Torres
-Guía técnica para elaborar Manuales de Procedimientos

http://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf
www.eudel-ail.net/ail/descargarDocDocumento.do?iddocumento=52
www.ceaip-zac.org/datos/textos/manual_procedimientos_admvos.pdf
91

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ÍNDICE

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COLIMA

Lic. Margarita García Llerenas.

Villa de Álvarez, Col., Diciembre de 2014

Diagramas y Estructuras Procedimentales…………………………………………...66

El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los

El presente proyecto pretende resolver puntos de mejora encontrados en análisis

OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS DEL MANUAL:

ALCANCES Y LIMITACIONES DEL PROYECTO

Conocer a profundidad la empresa, para así poder realizar lo propuesto.

Es una pequeña empresa, lo cual me permite tener acceso

Una de las limitaciones de este proyecto es el tiempo de la residencia profesional y la

¿Que son los modelos administrativos?

Un paso común en el enfoque de la ciencia de la administración hacia la solución de

Fundamentalmente hablamos de modelos que las empresas van copiando,

De manera Gral. Se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de

A fin de que el mencionado docto. sea realmente un instrumento operativo, en la

Para la elaboración del mencionado manual, se propone el seguimiento de 3 etapas, las

Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y

• Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los

• Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades

• Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación

PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION

Para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de un

Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que identifica la

Es importante observar que a descripción se basa en la naturaleza del trabajo, y no en el

Elementos que componen las descripciones de puesto

Designación del puesto, unidad organizacional y relación de dependencia.

Estos puntos identifican el puesto y le dan sus características propias. Diferencian a

Por ejemplo, el puesto de "diseñador" en una División de Productos para Consumidores

Síntesis del puesto, deberes y responsabilidades.

Cuando las ocupaciones están vinculadas muy estrechamente, la descripción de las

Preparada por, Aprobada por y Fecha.

Cada descripción debe indicar quién la preparó y si recibió aprobación definitiva o es

La fecha de preparación indica a quien la lea la actualidad de la información

Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto

En la descripción se suele incluir las aptitudes, experiencia y conocimientos mínimos

Se define como el resumen de las cualidades personales, características, capacidades y

Requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo

• Requisitos relacionados con las condiciones de trabajo

• Educación pertinente Experiencia pertinente

• Esferas concretas de experiencia Aptitudes manuales o mentales Aptitudes

• Horas y horarios de trabajo

• Condiciones ambientales peligrosas o duras

Usos de las descripciones de puesto

Definición de análisis de puesto

El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan

Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y

Situaciones donde se necesita o recomienda

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad

• Cuando se funda la organización

• Cuando se crea nuevos puestos

Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de

• Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una

Igualmente, si se presenta los siguientes síntomas es necesario que la administración

• Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les

• .La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que

• La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para

• La mano de obra no está adecuadamente capacitada.

• La productividad general de la organización no resulta aceptable para la

• La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Si se realizar un adecuado análisis de puesto se obtendrá descripciones de puestos

Datos que se reúnen en el análisis de puesto