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INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR

TECNOLGICO PRIVADO BITEC

SECRETARIADO EJECUTIVO

INFORME DE PRCTICAS PRE-


PROFESIONALES

ALUMNA:

Meza Len Alisson Estefanny

JEFE DE PRCTICAS:

VANESSA FLORES ARELLANO

2017
INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR
TECNOLGICO PRIVADO BITEC

INDICE

Introduccin ................................................................................ 4
CAPITULO I ANTECEDENTES GENERALES
1.- DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE
1.1. Apellidos y Nombres del practicante .............................. 6
1.2. rea Acadmica .............................................................. 6
1.3. Domicilio ........................................................................ 6
1.4. Documento .................................................................... 6
1.5. Nmero Telefnico ......................................................... 6

2.- DATOS GENERALES DE LA EMPRESA


2.1. Razn Social de la Empresa ............................................ 6
2.2. RUC ................................................................................ 7
2.3. Ubicacin ....................................................................... 7
2.4. Telfono de la Empresa .................................................. 7
2.5. Pgina Web .................................................................... 7
2.6. Actividades de la Empresa .............................................. 7
2.7. Lugar de Prctica ............................................................ 7
2.8. Ejecucin de la Prctica .................................................. 7
2.9. Inicio y Trmino de la Prctica ........................................ 8
2.10. Total de Horas Acumuladas .......................................... 8
2.11. Descripcin de la Prctica ............................................. 8
2.12. Cargo de Desempeo ................................................... 8
2.13. Resea Histrica ........................................................... 8

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3.- DATOS DE LA AUTORIDAD DE LA EMPRESA
3.1. Nombres y Apellidos ....................................................... 9
3.2. Cargo .............................................................................. 9

CAPITULO II ORGANIZACIN DE LA EMPRESA


1.- Funciones y Objetivos de la Empresa ................................... 11
2.- Funciones Generales ............................................................ 11
3.- Organigrama de la Empresa ................................................. 14
CAPITULO III PRCTICAS REALIZADAS
1.- DESCRIPCIN DE LA PRCTICA
1.1. Registro de Documentos ..............................................16
1.2. Escaneo de Documentos ...............................................17
1.3. Actualizacin y cancelacin de Estados de Cuenta ........17
1.4. Liquidacin de Facturas .................................................17
1.5. Enviar Reporte de los Gastos a Contabilidad .................18
1.6. Cancelacin de Guas de Servicio ..................................18

2.- EQUIPOS Y MATERIALES


2.1. Equipos .........................................................................18

2.1.1. Mobiliario .............................................................18

2.2. Materiales ....................................................................19

2.2.1. De Escritorio ..........................................................19

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CAPITULO IV DATOS DE RESULTADO


1.- Logros .................................................................................. 21
2.- Deficiencias .......................................................................... 21
CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1.- Conclusiones ........................................................................ 23
2.- Recomendaciones ................................................................ 23
CAPITULO VI ANEXOS
Anexo .................................................................................... 25

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INTRODUCCIN

El presente informe de prcticas pre- profesionales en la


especialidad de secretariado ejecutivo fueron realizados en la
empresa LUGUENSI E.I.R.L que se encuentra ubicado en
avenida Los Pescadores manzana K lote 4 -27 de Octubre
Chimbote- Per.
Las prcticas se realizaron en la oficinas de dicha empresa
consistiendo en Registros de Documentos y Apoyo a la
Secretaria de Gerencia.
El informe contiene el desarrollo ntegro y descriptivo de las
funciones realizadas a lo largo de las prcticas, mencionando
datos referentes de la Empresa Luguensi.
El objetivo de este informe es dar a conocer en forma
detallada todas las actividades realizadas en dicha empresa.
Tenemos que tener en cuenta que estas prcticas son de
gran ayuda para el estudiante, que al terminar sus aos de
estudio profesional tendr el conocimiento para
desempearse como secretaria en entidades pblicas o
privadas mostrando eficiencia, destreza y creatividad.

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CAPTULO I

ANTECEDENTES
GENERALES

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1.- DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE

1.1. Apellidos y Nombres del practicante

Meza Len Alisson Estefanny

1.2. rea Acadmica


Secretariado Ejecutivo

1.3. Domicilio

AA.HH Solivin Mz. K LT. 11

1.5. Documento

DNI N 73344694

1.6. Nmero Telefnico


980078368

2.- DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

2.1. Razn Social de la Empresa

LUGUENSI E.I.R.L

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2.2. RUC
20114385981

2.3. Ubicacin
Av. Los Pescadores Mz. K Lt. 4 -27 de Octubre - Chimbote

2.4. Telfono de la Empresa

043- 350758

2.5. Pgina Web

www.luguensi.com

2.6. Actividades de la Empresa


Construccin, modificacin y reparacin de embarcaciones de
acero naval, madera y fibras de vidrio.

2.7. Lugar de Prctica

Oficina (Asistente de secretaria de gerencia).

2.8. Ejecucin de la Prctica


Fue desarrollado en su totalidad en forma prctica y dinmica en
la oficina como asistente de secretaria:

Registrando documentos, liquidando facturas y guas de servicio,


escaneos de documentos, actualizacin de estados de cuenta.

Entregar las facturas de todos los pagos y gastos a la oficina de


Contabilidad.

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2.9. Inicio y Trmino de la Prctica

INICIO 23 de septiembre del 2016


TERMINO 30 de diciembre del 2016

2.10. Total de Horas Acumuladas


320 horas.

2.11. Descripcin de la Prctica


Las prcticas fueron desarrolladas en:

Registro de Documentos
Escaneo de Documentos
Actualizacin de Estados de Cuenta
Liquidaciones de Facturas
Enviar Reporte de los Gastos a Contabilidad
Cancelacin de Guas de Servicio

2.12. Cargo de Desempeo


Asistente de secretaria de gerencia.

2.13. Resea Histrica

El Astillero LUGUENSI E.I.R.L., fue fundado por su propietario


Luis Guillermo Enrquez Silva pero el actual Gerente General es
el Sr. Luis Guillermo Enrquez Tejada.
La Empresa Luguensi es una empresa peruana privada, con ms
de 30 aos al servicio de Chimbote y del pas, lder en el sector
naval dedicado a la construccin, reparacin, modificacin y
mantenimiento de embarcaciones de acero naval, madera y fibras
de vidrio.

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RUBRO: Astilleros (Sector Industrial: Naval y Pesquero)


RUC: 20114385981

CROQUIS DE LA UBICACIN

3.- DATOS DE LA AUTORIDAD DE LA EMPRESA


3.1. Nombres y Apellidos

Luis Guillermo Enrquez Tejada.

3.2. Cargo

Gerente General.

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CAPTULO II

ORGANIZACIN
DE LA EMPRESA

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1.- Funciones y Objetivos de la Empresa

a) Funciones de la Empresa:

VISIN

Ser una de las mejores empresas en el rubro, reconocida por su


compromiso con la seguridad, calidad y cuidado del medioambiente.

MISIN

Somos una empresa dedicada a la construccin, reparacin y


mantenimiento de embarcaciones de acero naval y madera.

Contamos con un equipo de trabajadores profesionales, tcnicos y


operarios altamente capacitados, orientados a la mejora continua.

VALORES
Integridad
tica
Compromiso
Responsabilidad
Mejora Continua

2.- Funciones Generales

Registrar guas de servicio (energa, maquinaria, arenado,


maestranza) nota de venta de almacenamiento de embarcaciones
pesqueras.

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FUNCIONES:
a) Liquidacin de facturas de clientes.

b) Elaboracin del Reporte mensual de capitana.

c) Registro de guas de maquinarias de clientes varios.

d) Actualizar estado de cuenta de embarcaciones pesqueras.

e) Escaneos de documentos.

f) Liquidacin de embarcaciones pesqueras (salida).

g) Elaboracin del control de orden de compra.

POLITICAS DE CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD,


MEDIOAMBIENTE
LUGUENSI asume el compromiso de dar fiel cumplimiento a la Normativa legal

aplicable. Asimismo expone a continuacin sus Polticas:

CALIDAD (Quality)

Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes y construir


una buena relacin a travs del logro de nuestro compromiso de calidad.
La mejora continua de nuestros Servicios, a fin de asegurar su evolucin.

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SEGURIDAD Y SALUD (Health & Safety)

Promover una cultura de prevencin.


Proteger la vida y salud de nuestros colaboradores mediante la
Identificacin y control de riesgos, asociando nuestros procesos y
procedimientos con las buenas prcticas.
Capacitar, afianzar y comprometer a los trabajadores con los temas de
Seguridad y Salud en el Trabajo.

MEDIOAMBIENTE (Environment)

Se compromete a preservar y cuidar el Medioambiente en el que opera.


Promover una cultura de proteccin del Medioambiente, minimizando los
impactos que puedan afectarlo.

POLITICAS DE SEGURID AD Y SALUD EN EL


TRABAJO

Proteger la vida y salud de nuestros trabajadores, constituye nuestro valor


ms importante.

Promover una Cultura de prevencin, mediante la identificacin, evaluacin


y control de riesgos.

Asegurar condiciones de trabajo seguras, a fin de prevenir accidentes de


trabajo y enfermedades ocupacionales.

Cumplir con la Normativa legal aplicable y con otros requisitos que la


organizacin suscriba para nuestro sistema de gestin.
Garantizar la participacin activa y consulta de todas las instancias en
relacin a nuestro sistema de Gestin de Seguridad y Salud.

Capacitar y proporcionar una formacin adecuada que permita involucrar al


personal en la Mejora Continua de nuestro SGSST.

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3.- Organigrama

GERENCIA

ASESORIA LEGAL
EXT.
SECRETARIA DE
GERENCIA

ADMINISTRACIN LOGSTICA PRODUCCIN DPTO DE CONTABILIDAD


OPERACIONES EXT.

TALENTO COMPRAS, ALMACEN Y MANTENIMIENTO


HUMANO TRANSP.

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CAPTULO III

PRCTICAS
REALIZADAS

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1.- DESCRIPCIN DE LA PRCTICA

1.1. Registro de Documentos

Los documentos que se registran son:

El cuaderno de maquinarias: en ella se registra la


entrada y salida de las gras que brindan servicio a otras
empresas. Esta informacin tambin se registra en Excel
para luego enviarlo a gerencia.

Guas de Servicio:

1. Maquinarias: consiste en registrar las horas de


trabajo que realizan las gras en distintas
empresas.
2. Energa: se registran los gastos de energa que las
embarcaciones consumen para ser reparadas.
3. Arenado: se registra en Excel de acuerdo al
consumo que realizan las embarcaciones.
4. Maestranza: se registra las cuentas en Excel.
Orden de despacho: consiste en registrar la venta de
hielo que se realizan durante el da en la planta de hielo
que tambin pertenece a Luguensi.

Nota de venta: en ella se registra las ventas del almacn


que se encuentra dentro de la empresa.

Todos los registros se realizan en Excel para facilitar la cancelacin.


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1.2. Escaneo de Documentos

Se escanea cuando las facturas ya estn canceladas para poder


transferirlos a contabilidad o a otras oficinas.

1.3. Actualizacin y cancelacin de Estados de Cuenta

Todas las maanas se actualizan las cuentas de los distintos


bancos con los que la empresa trabaja.

Al culminar la actualizacin de la cuenta, se actualiza tambin


las chequeras el cual sirve para el movimiento de dinero.

Cada fin de mes se entrega los giros de dinero realizado


durante ese periodo, el cual se cancela y se enva a gerencia para
lograr la aprobacin de los gastos o pagos realizados mediante los
estados de cuenta.

Cuando obtenemos la aprobacin de gerencia el documento


firmado pasa a ser entregado a contabilidad para realizar el
balance de todo el ao.

1.4. Liquidacin de Facturas

La cancelacin de las facturas se realiza cuando el


departamento de administracin enva los reportes que permiten
proceder en la cancelacin.

De una vez cancelados las facturas se entregan a contabilidad


para ser registrados y ser archivados.
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1.5. Enviar Reporte de los Gastos a Contabilidad

Los gastos internos que la empresa realiza se registran en


cuaderno para presentar a gerencia y se entregan a contabilidad
para que descuenten el monto que se ha utilizado. Estos gastos se
realizan en la compra de materiales para la oficina, en reparacin
de cmputos o en la renovacin de las licencias de las gras y
renovacin de los mobiliarios.

1.6. Cancelacin de Guas de Servicio

Las guas de servicio se cancelan de acuerdo a los estados de


cuenta de las embarcaciones, estos estados nos entrega
administracin con ello podemos cancelar y permitir la salida de
las embarcaciones que ya estn reparadas.

Cuando las guas ya estn canceladas se escanean y se realiza un


hipervnculo para que sea prueba de la cancelacin.

2.- EQUIPOS Y MATERIALES

2.1. Equipos

2.1.1. Mobiliario:

Escritorio.
Silla.
Archivadores.
Fotocopiadora.

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Kit de cmputo.
Laptop.

2.2. Materiales

2.2.1. De Escritorio:
Hojas bond (A4, oficio), folder manila, sobres, micas.

Hojas membretadas de las distintas empresas con las que


trabajan.

Lpiz, lapicero, perforador, engrapador, cinta adhesiva, quita


grapas, sellos, tijeras, gomas, reglas.

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CAPTULO IV

DATOS DE
LOS
RESULTADOS

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1.- LOGROS

Obtener nuevos conocimientos.


Aprender a cancelar facturas.
Crear un ambiente laboral en donde todos muestren sus ideas,
sugerencias, consolidando un trabajo en equipo.
Mayor dominio de las aplicaciones de la computadora.
Realizar actualizaciones de estados bancarios de la empresa.
Crear un ambiente sano y amigable.
Contar con personas que me inculcaron nuevos conocimientos.
Responsabilidad, seriedad y puntualidad en el centro de trabajo.
Rapidez en al digitacin de los documentos.
Mejora en el desenvolvimiento con los trabajadores, siguiendo
un plan de operatividad acorde con las exigencias de la
empresa.
Conocimiento de los diferentes archivos que se realizan.
Desarrollos de trabajos en documentacin y procesos
administrativos.
Brindar una mejor atencin al cliente.
Apoyar a un compaero si se encuentra mal de salud u otros
casos.

2.- DEFICIENCIAS

Mal estado en que se encontraban los mobiliarios por la


antigedad.
Confusin de facturas externas con internas.
Deficiencia de algunos equipos.
Mala cobertura.

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CAPTULO V

CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

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1.- CONCLUSIONES

El presente informe fue realizado siguiendo los criterios y


procedimiento establecidos por el instituto para dejar una constancia
de haber realizado las prcticas profesionales, las cuales son de suma
importancia para la obtencin del ttulo.

El mayor obstculo de un practicante, es el superar la timidez


frente a la funcin que uno desempea.
Las dudas que se nos presentan debemos analizarla y luego
consultarlo hasta resolverlo.
Se obtuvo nuevos conocimientos, experiencias nuevas que
sern un impulso para proyectarse a ser cada vez ms
competente en el campo laboral.

2.- RECOMENDACIONES

2.1. A LA EMPRESA LUGUENSI

Brindar oportunidades a los jvenes que necesitan


desarrollarse en los distintos campos laborales.

Las coberturas de internet deben ser repotenciados.

Cambiar los mobiliarios antiguos.

Debera tener un auditorio para la realizacin de las charlas.

Capacitacin constante a todos sus personales.

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CAPTULO VI

ANEXOS

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