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Competencia 4: 220501046. Utilizar herramientas informáticas de acuerdo con las necesidades del
manejo de información.
2. PRESENTACIÓN
Queridos Aprendices a través de esta guía ustedes encontrán herramientas que le ayudarán a
desarrollar habilidades y destrezas en el mundo laboral como futuros Tecnicos en Asistencia
Administrativa. Para toda organización las normas gramaticales, redacción en la elaboración de los
documentos son técnicas importantes para la creación y desarrollo de la documentación, las
capacidades del trabajador proporciona beneficios para los empleados y para la organización. Ayuda
a los trabajadores a aumentar sus habilidades, cualidades y beneficia a la organización
● Reflexión inicial
La ortografía es el grupo de normas que regulan la escritura, La ortografía nace a partir de una convención
aceptada por una comunidad lingüística para conservar la unidad de la lengua escrita. La institución
encargada de regular estas normas suele conocerse como Academia de la Lengua.
Estimado (a) Aprendiz con base en el video adjunto y reforzando los conocimientos adquiridos en la fase de
análisis, la cual le apoyará para realizar la siguiente actividad.
https://www.youtube.com/watch?v=DKBJwKDFnHA
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3.1 Desarrollar el juego que aparece en aparece en el siguiente link :
https://es.educaplay.com/recursos-educativos/5124156-
palabras_homofonas.html?fbclid=IwAR3L8bF7LWy1pasyULX9p-
gc07SG0hHc_bBasgnq6NOY0Qn4fd_1307Qhsc
3.2 En la plataforma podrán encontrar un texto para que identifiquen y realicen de manera individual
las correcciones de ortografía, contenido, puntuación e interpretación.
3.3 En Colombia hay entidades que desarrollan la recopilación de información para determinar el
rumbo del país, tanto en lo político como en lo económico. Es el caso del Departamento
Administrativo Nacional de Estadísticas (DANE) y empresas dedicadas a encuestar, quienes realizan
estudios y emiten conclusiones con las cuales se toman decisiones.
3.4 Elabora una encuesta DANE de cinco preguntas y en un juego de roles entrevista a tus compañeros.
Materiales: Computadores con internet, tableros, USB, televisor, marcadores, lápices, borradores,
hojas blancas, colores, tijeras, cinta, pegante.
Actividad de contextualización 1
De acuerdo con los conocimientos adquiridos anteriormente, sobre las reglas de ortografía, y
la Norma GTC 185, conformar grupos de máximo 4 personas realizar las siguientes
actividades:
Descripción de la actividad:
1.1 Realice en un documento Word, un cuadro comparativo de la norma GTC 185 de los
diferentes documentos comerciales ( Acta, Carta, Circular, Memorando, Informes )
1.2 Desarrollar el taller gramatical que suminstrará el Instructor.
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Ambiente Requerido: Ambiente de formación convencional, Empresa objeto de estudio,
mesas, sillas, computadores, conexión a internet.
Materiales: Lápices, colores, marcadores, hojas de examen, pliegos de papel.
Actividad de contextualización 2
Contextualice el resultado de aprendizaje por alcanzar dando respuesta a los siguientes interrogantes. A
través de ellos se identificaran conocimientos que usted ha adquirido anteriormente, de manera que
logremos complementar y actualizar la información para transformarla en conocimientos prácticos.
Recepción
Clasificación
A. D.
Apertura
Revisión
Dependencia
Radicación
Registro
Reparto
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2.2 ¿Qué es el principio de Procedencia?
CLASIFICACION
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
ORDENACIÓN
DESCRIPCIÓN
2.7 Resaltar en la sopa de letras y escribir al frente de cada numeral las palabras que corresponden a cada
una de las definiciones, que le entregará el Instructor
https://youtu.be/rRqdPbGdmyE
2.10. En los grupos gaes investigue y sociales sobre las tablas de retención documental.
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Actividad de contextualización 3
Descripción de la actividad:
3.2 Enumere 5 herramientas otfimaticas y los beneficios que le brindan en la vida diaria.
Actividad de contextualización 4
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4.1 Interpreta el manejo de documentos comerciales y títulos valores, con base en el documento guía.
Investigación y lectura de interpretación:
4.2 Concepto y Clasificación de los Documentos. Internos y externos
4.3 Documentos NO Contables: Cotización, Pedido, Remisión.
4.4 Documentos de soporte contable. Características y propósito de: Recibo de Caja, Recibo de Caja Menor,
Comprobante de Egreso, Nota de Contabilidad, Nota Debito, Nota Crédito, Consignación Bancaria, Notas
Bancarias.
4.5 Títulos Valores Clasificación. Características y propósito de: Cheque, Letra de Cambio. Pagaré, Factura,
C.D.T., Acciones y Bonos.
4.6. Archivo y Conservación de Documentos. Normatividad vigente relacionada
Actividad de contextualización 5
5.1 Cuál es el uso y las características de Microsoft Word, Excell y Powerd Point.
5.6 Elaborar el taller de Microsoft Word, que le será entregado por el Instructor.
Actividad de contextualización 6
6.1 Para obtener un diagnóstico objetivo de la empresa debemos partir de una investigación. El fin de todo
proceso de investigación es obtener resultados para responder a los interrogantes planteados durante
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la indagación, desarrollar los objetivos de la misma, determinar lo encontrado después de aplicar los
instrumentos y ver como se respondió la pregunta de investigación.
Estimado (a) Aprendiz investigue, responda y socialice las siguientes preguntas con los grupos de trabajo
asignados por el instructor:
7 Actividad de apropiación
En los grupos de gaes que han venido trabajando realizar una presentación en power point, sobre los
procedimiento para cada uno de los procesos del recibo de documentos y asócielo con una empresa.
8 En los grupos de trabajo realice exposición de las siguientes temáticas y elabore una didáctica para
presentar al grupo con ejemplos que integren los contenidos.
Conceptos de:
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9. De acuerdo con las empresas seleccionadas realizar una encuesta de sus productos o servicios y con
dicha información realizar una tabla en Excell que muestre los cuadros y gráficos de la información.
1. De acuerdo con los grupos gaes, realice el simulacro del paso a paso de la recepción y
despacho de documentos, aplicando el diligenciamiento correcto de las tablas de retención
documental, incluyendo los docmento contables y comerciales que se han venido
trabajando en la guía para la empresa que ustedes seleccionaron.
Ambiente Requerido: Ambiente dotado de mesas, sillas, computadores, internet, programas ofimáticos, tv
plasma.
Materiales: Computadores, internet, guías de aprendizaje, libros, acceso a Biblioteca Virtual, cuadernos,
marcadores, borradores, papel, lápices, colores, hojas de examen.
Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular
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Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
ARCHIVO GESTION: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación
en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas.
ARCHIVO CENTRAL: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del
organismo, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.
ARCHIVO HISTORICO: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación
permanente. Ingresa la documentación preveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido del de
gestión.
CARPETA: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve
para la conservación, y que constituye la unidad de instalación.
CUENTA: Es un instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico
realizado por una empresa.
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ClASIFICACION: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que
reflejan la estructura jerárquica del fondo.
INFORMACION CONTABLE: permite a los administradores del negocio identificar, medir, clasificar,
registrar, analizar y evaluar todas las operaciones y actividades de la organización.
GRAMÁTICA: Parte de la lingüística que estudia los elementos de una lengua, así como laforma en que
estos se organizan y se combinan.
Plan único de cuentas: busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los
comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su
claridad, confiabilidad y comparabilidad
Rango: En todo conjunto de valores estadísticos hay valores extremos: el menor de todos y el mayor de
todos. La diferencia entre estos valores extremos se llama rango y en él están distribuidos todos los demás
valores del conjunto.
Anchura o tamaño de un intervalo de clase: La diferencia entro los limites reales de un intervalo de clase
está determinada por su longitud, tamaño o anchura.
Gráficos de línea o diagramas lineales: Representan series de datos acumulativos, como las producciones y
las ventas.
Pictograma: Es la representación de datos estadísticos por medio de símbolos que por su forma sugieren la
naturaleza del dato.
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6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
Construya o cite documentos de apoyo para el desarrollo de la guía, según lo establecido en la guía de
desarrollo curricular
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Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Autor (es)
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