Programa Educativo

Licenciatura en Sistemas y cómputos

Experiencia Educativa
Administración de sistemas de información

Docente
Ing. Ricardo Reynoso

Trabajo
Análisis para implementar sistema de información

Estudiante
Luis Rosario

Matricula
19-0187
Índice

Introducción........................................................................................................... 1

Dedicatoria ............................................................................................................. 2

Análisis de requerimientos – Introducción ......................................................... 3

Importancia del proyecto ...................................................................................... 3

Tecnologías a utilizar ............................................................................................ 5

Preguntas ............................................................................................................... 8

Anexos ................................................................................................................. 12

Conclusión ........................................................................................................... 14
Introducción

En este trabajo se tratará de la importancia de implementar un sistema de

información en una empresa, veremos un ejemplo de como puede ser útil un
sistema de información bien implementado y los beneficios que estos traerán a la
empresa.

Hay que tomar en cuenta que, para implementar un sistema de información, hay
que hacer una inversión inicial que dependiendo de lo que se requiera en la
empresa, puede ser elevado o bajo costo, pero considerando la agilidad del trabajo
luego de haber sido implementado, se recuperara esa inversión en poco tiempo.

También hay que tomar en cuenta el tiempo de capacitación y mejora del sistema y
las necesidades de los usuarios para que estos puedan manejar sin dificultad el
nuevo sistema implementado.

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Dedicatoria

El presente trabajo se lo dedico a mis padres que siempre me han apoyado en mi

carrera, en mis decisiones y me han acompañado en seguir mis sueños.

A mi jefe Juan Ciriaco por siempre orientarme en las dudas que tengo acerca de la
materia o algunos temas y decir cual es el motivo de algo y el porque de las cosas,
es un líder y mi mentor.

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Análisis de requerimientos
El grupo laboral de la Administración de Ciencias Médicas de la Universidad de
Santo Domingo se compone de los siguientes tipos de nombramientos;
nombramiento temporal, empleado regular, y contrato de servicios profesionales.
Todos estos nombramientos componen un grupo laboral de alrededor de 1000
personas de las cuales aproximadamente 500 personas son empleados regulares.
Los empleados regulares son los únicos miembros que tienen derecho a una
cobertura médica cubierto por la Universidad.

En vista de esto, el director del Departamento de Recursos Humanos ha solicitado

el análisis del problema existente para realizar posteriormente el diseño e
implantación de un sistema computarizado que ayude a manejar de una manera
más eficiente todo el proceso de manejo de información de las coberturas médicas.

El Departamento de Recursos Humanos es el encargado de la administración de

los documentos concernientes a los empleados que tienen derecho a este según su
contrato de empleo. Actualmente esta información la recopilan mediante un
formulario que se le suministra al empleado en la oficina del Departamento de
Recursos Humanos y luego este formulario es almacenado en un área de archivos.
Cuando surge por ejemplo una información que es requerida por la gerencia
(Departamento de Contabilidad) la persona encargada de manejar los expedientes
en los archivos físicos tiene que dirigirse hasta el área de Base de Datos.

Importancia del proyecto

Dado que la Universidad de Santo Domingo es en sí un sistema, muchos de los
proyectos que se realizan en las diferentes unidades del sistema universitario son
evaluados para analizar la posibilidad de que los mismos no sólo puedan
implantarse en dicha unidad, sino en todas las unidades. Esto significa que el
esfuerzo logrado por Ciencias Médicas para el desarrollo de este proyecto podría
ser de beneficio para toda la institución. Hasta el día de hoy ninguna unidad del
sistema universitario posee esta herramienta, por lo que el éxito del proyecto es
significativo y vital.

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Entre las razones para solucionar este problema se encuentran:

• Manejo rápido de la información solicitada por las diferentes oficinas a la

Administración.
• Muchas personas califican el servicio provisto como promedio, ya que
aunque las solicitudes son realizadas, a veces hay que esperar mucho
tiempo para que se realicen.
• Una fuente de almacenaje de información más confiable, precisa, rápida y
sobre todo económica ya que el uso de papeles se reduciría
considerablemente.
• Actualmente no existe ningún medio computarizado que permita por ejemplo
actualizar la información en una manera rápida y clara.
• Una fuente de almacenaje de información más confiable, precisa, rápida y
sobre todo económica ya que el uso de papeles se reduciría
considerablemente.
• Se reduce la pérdida de horas de trabajo.

La Administración de Ciencias Médicas cuenta con una de las infraestructuras en

tecnologías de información más completas y seguras de todo el sistema
universitario. Además, la Administración cuenta con un presupuesto especial
(aprobado por el rector) para el desarrollo de nuevas tecnologías de información,
las cuales puedan servir en beneficio para la comunidad universitaria. Los fondos
para el desarrollo del nuevo sistema pueden ser obtenidos de este presupuesto ya
que serán utilizados para mejorar un servicio en el recinto.

La inversión en equipo y programado es pequeña en relación con otras instituciones

debido a los acuerdos establecidos entre la Universidad y las compañías que
proveen dichos equipos y programados. Esto no solo permite el desarrollo de este
proyecto, sino el de muchos otros que se encuentran propuestos. Por último, se
utilizarán recursos (personal) de la Universidad para el desarrollo de éste.

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La solución fue propuesta es un sistema computarizado para agilizar los métodos y
procedimientos relacionados con la administración de los procesos que envuelven
el manejo de información de las coberturas médicas de los empleados que son
sometidas al Departamento de Recursos Humanos.
Este sistema permitirá mejorar la calidad del servicio provisto por la oficina de
Cobertura Médica, identificar aquellas áreas con mayor índice de problemas, y
proveer al usuario de una herramienta para generar la actualizar la información de
planes médicos de una manera rápida y eficaz.

Tecnologías a utilizar
Actualmente la universidad tiene un acuerdo con la compañía Microsoft Corp. Que
permite la adquisición de licencias de programas a bajo costo. Entre ellos se
encuentra el programa “Office”, el cual es el “standard” impuesto por la Oficina de
Gerencia y Presupuesto para todas las empresas de gobierno. Dentro del “Office”
se encuentra la versión “Professional”, que incluye el programado “Access”. Dado
que todas las computadoras del recinto tienen instalado el “Office Professional”
podríamos aprovechar esto utilizando el programado “Access” como una opción a
bajo costo para diseñar el “frontend”, que consta de las pantallas e informes
completamente funcionales.
Todo esto aplica solamente al personal administrativo del sistema, el cual consta
de:
• El Rector
• La Administración
• El Vicedecano
• Dos administradores del sistema: el “project manager” y el técnico de
mantenimiento

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En resumen, la parte lógica del sistema constará de:

1) La parte del usuario – compuesta por una forma instalada en un Web Server
con acceso a los usuarios de la oficina de Cobertura Médica.
2) La parte administrativa – compuesta de pantallas e informes diseñados
utilizando “Access”, las cuales estarán enlazadas a la base de datos.
3) Un sistema de DBMS para almacenar los datos, que será “SQL Server”.

Además, se recomienda adquirir una licencia del programado “Office Developer”

para el desarrollo del proyecto, ya que contiene componentes adicionales de
programación para “Access” y una aplicación llamada “Packaging Wizard”, que se
utilizará para la creación del CD que contendrá las herramientas para instalar el
sistema en cada computadora del personal administrativo.

Teniendo en cuenta que la Administración se encuentra analizando la posibilidad de

implantar varios sistemas para el Decanato, y dado el hecho de que el sistema
recomendado almacenará y procesará una gran cantidad de datos, es vital el que
se escoja un servidor que provea los recursos necesarios para realizar ambas
tareas sin que se afecte el rendimiento. Hay que enfatizar que en el servidor se
instalará más de una base de datos.

Entre las especificaciones para este equipo se encuentran las siguientes:

• Doble procesador a 3.0 Ghz, preferiblemente Intel Xeon, ya que estos están
diseñados para el procesamiento de tareas de alto rendimiento, como lo son
las bases de datos
• Una cantidad considerable de memoria (aproximadamente 8 GB)
• Que contengan dos arquitecturas de discos duros:
o 2 discos en RAID 1 para almacenar el sistema operativo y el SQL
Server
o 4 discos en RAID 5 para almacenar los datos

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El equipo no sólo contendrá estos sistemas, sino que servirá como controlador de
dominio, por lo que su utilidad será múltiple. Esto permitirá implantar una forma de
seguridad más robusta, ya que las cuentas de “SQL Server” autenticarán contra las
cuentas de usuario del servidor, lo que se conoce como “mixed mode
authentication”. El Recinto cuenta con una infraestructura de telecomunicaciones
que es administrada por la Oficina de Tecnologías de Información.

La oficina implantó hace unos años un “Firewall” que protege al recinto de accesos
no autorizados y la distribución de las computadoras dentro de la red fue realizada
utilizando el concepto de redes privadas.

Ya que el sistema de manejo de órdenes de servicio se utilizará solamente a nivel

interno, ésta es la estructura más apropiada para la implantación del sistema sin
arriesgar la seguridad.

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Preguntas

1. ¿Cuál es el problema que se quiere resolver y por el cual se solicita un

Sistema de Información? Actualmente la universidad, al no contar con un
sistema de administración de información, todas las documentaciones de los
empleados esta manual y guardada en un área de archivo u oficina de
archivos, el problema principal es el tiempo en buscar una información de
uno de los empleados cuando otro departamento lo solicita o simplemente al
buscar una información de dicho empleado para cualquier cambio, además
existe riesgo de daño ya sea por algún desastre o siniestro.

2. Menciona 4 puntos que indican la importancia de este nuevo proyecto

para la universidad.
I. Manejo rápido de la información solicitada por las diferentes oficinas a la
Administración
II. Una fuente de almacenaje de información más confiable, precisa, rápida
y sobre todo económica ya que el uso de papeles se reduciría
considerablemente.
III. Se reduce la pérdida de horas de trabajo
IV. Posibilidad de respaldo en la nube en caso de daño de equipo o
computadora física con encriptación y protección a robo de información

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 3. Realiza un diagrama de las actividades y tiempo de desarrollo que
conllevará el proyecto, teniendo en cuenta el orden que llevan para
ejecutarse.

No. Actividad Tiempo estimado

Análisis del problema 2 días
Formulación de preguntas para la entrevista a la
administración (gerencia) 2 días
Realización de entrevista a la administración 1 día
Creación y revisión del “Data Flow Diagram” 4 día
Diagrama de procedimiento 2 días
Creación de Base de Datos 2 días
Diseño básico de pantalla de usuarios, creación de
programación PHP y “stored procedures”, creación de
pantallas parte administrativa 5 días
Creación manual sistema 5 días
Pruebas al sistema 3 días
Presentación a la gerencia, aceptación de cambios 1 día
Presentación a los usuarios, aceptación cambios 1 día
Informe de cambios solicitados por usuarios a la gerencia 3 días
Creación manual usuario 5 días
Adiestramiento a usuarios y gerencia 1 día

4. ¿Cuáles consideras que son las actividades más importantes en las

etapas de desarrollo? justificar la respuesta en cada caso.
❖ La Creación de Base de Datos, porque esta es esencial para guardar
toda la información requerida de los empleados y sin ella no se podría
almacenar ni organizar ningún dato importante en ella.
❖ La creación de una GUI (creación básica de interfaz de usuario), porque
de esta depende el buen manejo, uso y buena practica del sistema a
implementar o en proceso de implementación.

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5. Detallar los beneficios (tangibles e intangibles) que se obtendrán
cuando se implemente este nuevo sistema. Entre los beneficios tangibles,
se encuentran las nuevas adquisiciones de equipos, modernos y
actualizados a un precio más económico y mejores y nuevas infraestructuras,
en la parte intangible, se encuentran sistemas operativos standard y
paquetes de office en su modo profesional, lo que permitirá mejor manejo del
paquete de office

6. ¿Cuáles elementos incluirá la parte lógica del sistema?

➢ La parte del usuario – compuesta por una forma instalada en un Web
Server con acceso a los usuarios de la oficina de Cobertura Médica.
➢ La parte administrativa – compuesta de pantallas e informes diseñados
utilizando “Access”, las cuales estarán enlazadas a la base de datos.
➢ Un sistema de DBMS para almacenar los datos, que será “SQL Server”.

7. Si fueras tú quien liderara este proyecto ¿Cuáles pasos realizarías en la

etapa de Análisis de requerimientos?
Lo primero es que realizaría una serie de pasos para poder llevar a cabo la
implementación correctamente:
I. Analizar el problema y la solución de este
II. Evaluación del problema y síntesis
III. Implementar ideas para el flujo de información y facilidad de usuario
IV. Modelado de la solución
V. Analizar el costo de la implementación del sistema
VI. Realizar itinerario de implementación
VII. Requerimiento de hardware para instalar y funcionar el sistema a
implementar
VIII. Realizar diagrama de actividad

Luego realizaría análisis con los usuarios para implementar mejoras, lo

realizaría mediante entrevistas, observaciones, revisión de documentación
de procesos, etc. Todo lo necesario que me dé un mejor manejo del sistema.

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8. ¿Cuál es el personal que consideras que estará involucrados para el
desarrollo de sistemas? enumerar.
1. Líder de proyecto
2. Analista de sistema
3. Arquitecto de software
4. Desarrollador web y móvil
5. Programador
6. Analista programador
7. Arquitecto de software
8. Administrador de base de datos
9. Administrador de servidores
10. Tester

9. Explica detalladamente cómo realizarías la etapa de validación y

pruebas en base al sistema de información que se dese obtener.
Relazaría una versión Training del sistema, en teoría seria el mismo sistema
final, pero con una base de dato aislada donde no se despliegue ningún dato
de los usuarios, se implementaría con usuarios ficticios y números de
identidad ficticios para así validar los errores que arroja y las cosas que hay
que mejorar, también para entender a perfección el funcionamiento del
sistema y descubrir los bugs que estos presenten

10. ¿Consideras suficiente un solo día para entrenar a los usuarios y a la

gerencia? Justifica tu respuesta
No es suficiente un día porque siempre en los entrenamientos, falta alguien
porque esta de vacaciones, licencias o simplemente es nuevo en la empresa,
además no todo el personal capta la información de una vez al momento de
realizar el entrenamiento y siempre quedan preguntas o dudas cuando se
implementa algo nuevo por primera vez.
Lo ideal seria una semana o 5 días de entrenamiento para cubrir cualquier
duda o pregunta que se le quede a un usuario

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Anexos

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Conclusión
Este trabajo hablamos sobre la importancia de un sistema de información en una
empresa y se pone como vivo ejemplo una universidad donde se llevaba todo
físicamente y se implementó un sistema de información donde:

➢ Se implementa nueva tecnología

➢ Se actualizan todos los equipos de la empresa
➢ Se moderniza la forma de realizar el trabajo
➢ Se instalan nuevos softwares y se implementan nuevos contratos de
mantenimiento
➢ La base de dato esta segura y no es física

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