Identificación de la necesidad de sistemas de

información
Actividad EV01.

Mariana Villa Tobón

Análisis y Desarrollo de Sistemas de información

Servicio nacional de aprendizaje – Sena

Centro de formación agroempresarial y

turístico de los andes

Santander – Málaga
Contenido

 Ámbito empresarial

 Identificación de la empresa

 Diseño de instrumento en entrevista

 Preguntas al gerente

 Cuestionario al personal de la empresa

 Planteamiento del problema o necesidad que pretende solucionar

 Diagnóstico previo del problema

 Por qué se requiere la aplicación

 Requerimientos del sistema

 Entrevista
Ámbito empresarial
Identificación de la empresa
La CLINICA SALUD SOCIAL S.A.S. (CSS) es una empresa dedicada al sector salud,
consolidándose como una de las mejores instituciones prestadoras de salud de la región,
quienes claramente vieron la necesidad de incrementar su productividad y eficiencia para
así crecer, hacerla más sólida y lograr los objetivos a corto y largo plazo.
Partiendo del hecho que en la actualidad, la tecnología y el uso de sistemas de
información han sido de gran utilidad para las empresas cuando se trata de incrementar
su productividad y mejorar resultados, lo que se pretende al implementar este proyecto es
estudiar el sistema de información actual utilizado por la empresa y proponer un cambio y
mejoramiento del mismo a través de un sistema de gestión documental web con el fin de
optimizar todos los procesos que se llevan a cabo en la institución.
Este proyecto se enfocó en las áreas productivas de la empresa, que son la asistencial y
la administrativa.
Teniendo en cuenta que nunca se ha realizado un estudio de sus procesos, es necesario
comenzar este trabajo con la primera fase de cualquier trabajo de procesos, es decir, con
el levantamiento de información para los mismos; durante esta etapa, se realizan
entrevistas a cada uno de los empleados de la empresa, con el fin de conocer en detalle
las tareas que realizan, sus responsabilidades y labores en el día a día, para luego
agruparlos dependiendo del proceso en el que intervienen. En la siguiente fase se hace
una implementación de alternativas de mejoramiento a corto plazo.
Para luego implementar alternativas a mediano plazo, considerando que CSS no cuenta
con un presupuesto alto para invertir en mejoras, fue necesario realizar los
correspondientes estudios de viabilidad para evaluar las alternativas, pero siempre
asignándole la mayor importancia al factor económico, antes de tomar una decisión.

Diseño de instrumento en entrevista

Técnica de recolección de datos

A continuación, describiremos las técnicas de recolección de datos que usaremos

en la entrevista:

Método: Interactivo

Herramienta: Entrevista

Instrumento: Preguntas
Preguntas
1. ¿Cuál es su cargo?
R// Gerente
2. Actualmente posee equipos e infraestructura necesaria para implementar un
software de gestión Documental
R// Si X
No
3. Cree necesario un software de gestión documental para su empresa
R// Si X
No

¿Por qué?
R// Debido al aumento en la recepción de paquetes y que llegue puntual a las diferentes
dependencias asi mismo entrar en la vanguardia de la tecnología.
4. ¿Qué áreas o dependencias debería cubrir el sistema de gestión contable?
R// Toda las dependencias y áreas de la empresa en general, como una forma de
disminuir costos, logística y aumento en la entrega de documentos y paquetes.
5. ¿Cuáles son las razones por la cual quiere resolver este problema?
R// Para disminuir costos generados por las fotocopias además de contribuir con el medio
ambiente.

6. ¿Cuántas personas trabajan en su área?

R// 5

7. ¿su empresa cuenta con algún sistema informático?

R// X Si ya tengo un sistema
X No, deseo tener un sistema
 Si tengo un sistema, pero no función
 8. Si ya cuenta con un sistema. ¿Cuáles son las deficiencias que usted encuentra
actualmente en su sistema?
 Esta obsoleto, deseo un sistema nuevo
X Quiero agregar más reportes, pero no ubico al programador
X El sistema nunca funciono, deseo un sistema que funcione

9. ¿Cuáles son sus mayores preocupaciones que tiene usted acerca de su sistema
de gestión documental?
X No se en tiempo real donde se encuentra mi correspondencia
 Estoy teniendo una mayor demanda y ya no doy abasto
X Tengo varias sucursales necesito un negocio multiempresa

10. ¿Qué impacto desea que tenga el software de gestión documental?

 Quiero que controle el flujo de correspondencia de toda mi empresa
X Por el momento solo quiero sistematizar una parte
X Solo deseo controlar archivo por el momento

11. ¿Cuál es el área de su empresa que desea sistematizar?

 Todo deseo que el sistema controle toda mi empresa
X Solo archivo
X Solo recepción

Cuestionario al personal de la empresa

La empresa cuenta con una planta de personal de 250 personas en diferentes áreas se
ha tomado una muestra compuesta por 25 personas equivalentes al 25% de la población.
Encuesta:
1. ¿Su unidad cuenta con pautas para la producción de documentos?
Si
No
 2. ¿Usted registra los documentos físicos que produce en su unidad?
Si
No

3. ¿Cuándo en su área de trabajo se reciben documentos que no pertenecen a esta?

a) Se contacta al destinatario y se le envía la documentación
b) Se conserva y se transfiere posteriormente
c) Se devuelve a la unidad correspondiente
d) No se notifica

4. ¿En su área de trabajo se escanean documentos?

Si
No
5. Los documentos son escaneados para:
a) Consulta
b) Conservación
c) Para gestión o tramite
d) Par eliminación del documento físico

6. ¿Su área de trabajo cuenta con pautas para el escaneo de documentos?

a) Si
b) No
c) No sabe

7. Cuando se desea consultar documentos en gestión por lo general:

a) Están disponibles
b) Sabe a quién solicitarlos
8. En su área de trabajo los e-mails son almacenados en:
a) Dispositivos personales
b) Equipos institucionales
c) Discos externos
d) Carpetas compartidas
e) Almacenamiento en la nube
f) En dispositivos USB
g) En servidores de la empresa

9. ¿en su área de trabajo se realizan copias de seguridad?

a) Si
b) No

10. ¿usted organiza los mensajes de correo electrónicos?

a) Si
b) No
11. ¿para la gestión imprime sus correos electrónicos?
a) Si
b) No

Planteamiento del problema o necesidad que pretende solucionar.

La Clínica Salud Social S.A.S, no cuenta con un sistema de gestión documental que
controle el registro, tramite, estado y disposición de la correspondencia que entra y sale
de entidad, así como la correspondencia interna, ocasionando problemas como pérdida
de información, tiempos de respuesta extemporáneos a los usuarios de la información
según el tipo de documento o trámite que proceda.

Diagnóstico previo del problema

La Clínica Salud Social, realiza su gestión documental en forma manual, almacenando
sus archivos en carpetas físicas y sin definir un estándar óptimo de los tiempos de
respuestas a los usuarios según el tipo de documento o trámite que se realice.
Por esto la solución sería desarrollar e implementar un sistema web
En Colombia y a nivel internacional ya se han desarrollado e implementado con éxito
algunos softwares de gestión documental, desarrollados en diversas herramientas tanto
de gratuitas como en licenciadas y según las necesidades de las empresas que los han
adquirido.
En la tabla 1 se muestra en detalle estas características.
Tabla 1. Cuadro comparativo (Software de Gestión Documental)

Por qué se requiere la aplicación

1. Para disminuir costos generados por las fotocopias además de contribuir con el medio
ambiente.
2. Para tener un control, para evitar el vencimiento de términos en las respectivas
respuestas a las peticiones y/o correspondencia recibida.
3. Para hacer seguimiento y notificación al funcionario responsable de proyectar las
respuestas sobre los documentos pendientes y plazo para responder.
4. Para poder acceder a la información (Imágenes de los documentos) y tramite de la
correspondencia recibida y enviada desde cualquier parte del planeta.

Requerimientos del sistema

1. Que permita general un consecutivo y fecha del radicado del documento.
2. Que permita cargar la imagen (pdf) del documento para poder ser consultada y
descargada de ser necesaria.
3. Creación y control de perfiles de usuarios.
4. Creación y control de dependencias
5. Creación y control de usuarios (funcionarios)
6. Creación y control de tablas de retención documental.
7. Que permita el seguimiento permanente al documento desde su radicado inicial,
traslado a dependencias y/o funcionarios responsables, radicado e imagen de la
respuesta, adjuntar guía de envió e imagen de entrega de la correspondencia.
8. Que permita relacionar la correspondencia recibida con la respuesta (correspondencia
enviada) o viceversa. (relación o vinculo)
9. Que permita consultar la información por remitente.

Entrevista