“ Desarrollo de un Sistema de Control de Correspondencia Para la Secretaría Ejecutiva del Comité de Ministros ”

Informe Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser usado en la plataforma Intranet.

Consultor: Esteban Osorio Fuentes

Marzo 2003

7 3..…………….……………….Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia.3 Modelo funcional.……………….… 4 2. 5 3..……………….1 Recomendaciones……………………………………………………………… 14 2 .……………..……………….……. para ser utilizado en la plataforma Intranet..…………….…………….………………………..………………………….……….1 Punto de partida. 7 3.1 Acciones de diseño y modelamiento.2 Modelo Conceptual…....…….…………………………………..…………………….. Definición del problema a resolver………………..…………………………….…………………………………. 9 3... Definición de la plataforma de software a utilizar. 5 2.……………………..4 Entrega proyecto en mano………………….…… 3 2.…………. 4 2.……………….4 Modelo de Datos…. Modelamiento de la solución…………………………. Introducción………………………………………………….3 Desarrollo y proceso de maduración del proyecto…..2 Modelamiento de los datos.…….…………….. 10 4.……. 5 2. 7 3.…….……….………. Indice 1.………………………. 14 4.…………………..…………….

Introducción. esta herramienta deberá proveer. el sano manejo de la administración requiere frecuentemente de estadística sobre la cantidad de documentos que ingresan o que andan circulando en sus diferentes estados (asignado. Además. o de los flujos mas importantes y cuellos de botella que puedan ocurrir. en estudio. analizar y presentar un diseño de sistema.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. Dentro del marco definido anteriormente se ha establecido la necesidad de contar con una herramienta informática que permita llevar el control de toda aquella documentación que ingresa al ministerio. 3 . En la actualidad no existe un sistema informático que resuelva esta necesidad. Este informe tiene como objetivo principal el describir. sensación de desorden y pérdida de muchas horas de trabajo. divisiones y áreas operativas del ministerio. entregado. 1. para ser utilizado en la plataforma Intranet. por medio de informes y consultas. información que permita medir los niveles con que opera el traspaso de documentos entre los distintos departamentos. basado en las tecnologías de Información para dar una solución centralizada a la necesidad de realizar un control y seguimiento de la correspondencia que circula dentro de la organización. La ausencia de un sistema centralizado genera incertidumbre. ya sea desde otros organismos como también los creados dentro del mismo. etc. Además. Tampoco existe un modelo del flujo o de la estructura que describa el seguimiento de la documentación que recorre por los departamentos. toda vez que se necesita saber sobre la ubicación presente de un cierto documento dentro de la organización.).

La tercera acción fue realizar un prototipo y evaluar con personal de la subsecretaría. 2. • Posesión solo de los programas ejecutables y no acceso a los códigos fuentes. para disponer de un sistema que permita estandarizar. lo que imposibilita el trabajo expedito de modificación o mantención. Acciones de diseño y modelamiento. La segunda acción fue extractar el modelo de tablas de este sistema y realizar un primer borrador del modelo de datos por medio de la herramienta de diseño de Sybase (PowerDesigner). controlar y facilitar la forma de registro de documentación entrante o saliente de la subsecretaría de economía. De acuerdo a los antecedentes otorgados.1. Se analizó la factibilidad de usarlo como una primera fase de trabajo para el modelamiento de la solución. para ser utilizado en la plataforma Intranet. Los inconvenientes encontrados fueron los siguientes: • Tecnología cliente servidor (no alineado con la Intranet de la subsecretaría.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. podemos decir que el proyecto consta de tres grandes etapas. • Ausencia de soporte operativo. lo que permitió generar el concepto definitivo y el modelo de datos del sistema. estas son: • • • Modelamiento de los datos Desarrollo y proceso de maduración del proyecto Entrega proyecto en mano 4 . 2. La primera acción fue revisar un sistema desarrollado por otra Institución pública. Debido a la gran demanda y necesidad de registrar la correspondencia de manera uniforme es que surge el requerimiento. Se tomó la decisión de usar el sistema como una base inicial para realizar el modelamiento y re-escribir completamente el código en tecnología de código abierto y en plataforma Intranet. • Construido sobre tecnología de código propietario y descontinuada. Definición del problema a resolver.

2. Por otro lado el proceso de modelamiento busca optimizar. Debemos recordar que si bien las nuevas tecnologías de la información apuntan a la explotación de estos recursos no podemos estar ajenos a 5 . consultar e ingresar información al sistema. gestión e informática. 2. Entrega proyecto en mano.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. a la implementación del sistema en la red Intranet de la Subsecretaría de Economía. Modelamiento de los datos. Una segunda parte de este proceso. de modo tal que permita a todos los usuarios y centros generadores. Este proceso se refiere. simplificar y gestionar de mejor forma los flujos de la información.4. se detalla en forma gráfica el modelamiento de la solución y sus antecedentes. ello validado por un perfil de usuario. respecto a la información que se maneja por distintos departamentos o áreas. dado que durante este proceso de maduración hemos podido en conjunto internalizar mejor el uso del sistema de tal modo que hoy en día es una herramienta que si no responde a lo solicitado. es lo que involucra el desarrollo online. ello indicará que el proceso de maduración ha caducado y se inicia la utilización oficial en el ámbito de la Subsecretaría. 2. de manera de obtener una cuantificación y modelamiento de estructura y flujos. obteniendo resultados que permiten visualizar los centros de información y sus respectivos nodos. modificaciones o nuevos insumos para la perfecta explotación del sistema de control de correspondencia. 2. Desarrollo y proceso de maduración del proyecto. para ser utilizado en la plataforma Intranet. En el punto 3 del presente informe. Esto se explica dado que en este proceso se releva la colecta de los datos del sistema. Durante esta etapa.3. no será raro escuchar el teléfono o leer un correo en el cual se soliciten mejoras. Este proceso involucra la participación en forma conjunta de las áreas administrativa. lo que involucra un uso obligatorio y masivo del sistema de control de correspondencia para el registro de documentación. se procederá a cerrar el desarrollo exclusivo del sistema. en este punto cabe señalar que podemos encontrar todo lo relacionado a las solicitudes de puesta en marcha. se han generado en la medida que el aporte incondicional de las diferentes unidades administrativas y centros generadores de documento han ido solicitando mejoras al sistema. ello nos deja con una tranquilidad bastante sólida. donde un sin numero de cambios sobre el producto final.

para ser utilizado en la plataforma Intranet. estas tecnologías. y de acuerdo a las políticas fijadas por el gobierno electrónico. es que hoy podemos disponer de un producto de exportación y del cual el estado puedo hacer uso sin costo alguno. 6 .Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. por ende.

3. también existen departamentos que manejan un solo libro. El siguiente es un diagrama que nos muestra. Luego de que se encuentra ingresado un documento se van registrando cada uno de los movimientos que se generan a medida que éste se va moviendo de un centro a otro para que de este modo se pueda generar una historia con todos los pasos que ha seguido cierto documento.2. de una manera visual y práctica. estados del documento y comentarios. En las siguientes secciones se explicará la forma en que se dio una solución al problema anteriormente descrito.1. sin sistema de información centralizado. y el modelo conceptual de los flujos) se contó con las piezas básicas para el modelamiento detallado de la solución. (el modelo de los datos. tales: Centro de recepción y despacho. Con estos dos elementos. Punto de partida Se partió de la base de validar y reconocer la situación inicial de la organización. asignación hacia otro centro. El análisis de este conjunto de información permitió definir los conceptos básicos del sistema. asignación interna al centro. Modelo Conceptual El sistema propuesto consiste en realizar un seguimiento a cada uno de los documentos que son ingresados a la subsecretaría proveniente desde organismos externos o aquellos que son creados en el interior de ésta. Como base del diseño se definió que en el presente. 3. Modelamiento de la solución. 7 .Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. la forma en que se realizan los pasos que permiten llevar a cabo el control y seguimiento de un documento dentro de la organización. En algunos casos como oficina de partes se trabaja con más de 10 libros o registros diferentes. Una forma sencilla de diagramar el proceso antes mencionado es el realizar un dibujo que nos permita identificar claramente la forma en que opera el sistema. para ser utilizado en la plataforma Intranet. 3. el sistema de correspondencia es el conjunto de libros de registro y de control que existen en las diversas unidades y departamentos. El segundo paso de este análisis permitió definir un modelo de datos común a todos los libros de registros que se encontraron en uso.

es que cualquier oficina. el primero entre centros y el segundo tipo es hacia el interior del centro.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. Siendo mas explícito. En el momento en que el funcionario(a) asignado haya terminado la acción que se debía realizar sobre el documento. lo devuelve a la persona encargada del centro para que ésta lo reciba y lo envíe a otro centro (en el caso de ser necesaria 8 . departamento. En el caso de que un centro reciba un documento que va destinado a un punto ‘x’ (un profesional del departamento). división o área que maneje algún tipo de registro de entrada y salida de correspondencia. despachar o recibir documentos. lo que es análogo a los profesionales o personal administrativo que trabajan en cada uno de los departamentos. la persona encargada de operar el centro (generalmente una secretaria que maneja la correspondencia) lo asigna a tal persona mediante el sistema y lo hace llegar a sus manos. para ser utilizado en la plataforma Intranet. El modelo conceptual de los flujos define dos tipos. A su vez. puede ser incorporado como un “centro de recepción y despacho”. Los centros manejan el primer tipo de flujo y son los únicos capacitados para ingresar. estos centros tienen en su interior ‘puntos’ de recepción de documentos. la flexibilidad y potencia de este diseño simplificado. Para efectos del sistema cada uno de los departamentos de la subsecretaría es tratado como un “centro de recepción y despacho” tal como se ve en la imagen.

Modelo funcional. 9 . Por razones obvias cada vez se apunta más y más a generar planillas de trabajo que sean más intuitivas. el diseño y desarrollo del sistema se realizará teniendo en mente la estructura de paneles activos que pueden ser accedidos desde un browser (Internet Explorer. etc. debido a esto. Netscape. 3.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia.3.) como una página web cualquiera. El esquema que se presenta a continuación es una representación en la cual se explica de manera global la forma en que funciona el sistema de control y seguimiento de documentación. de contenido simple y significativo y. esta acción). De acuerdo al modelo general seguido hasta el día de hoy en el diseño y utilización de la Intranet de la Subsecretaría. o lo archive si es que se ha terminado el ciclo de éste. fáciles de trabajar por los usuarios. lo cual posibilita la división de tareas de manera que se pueda tener a varias personas encargadas de realizar las distintas acciones que permitan llegar al objetivo final seguido por el sistema y que cada una de estas personas mantengan actualizada la información de acuerdo a la labor que tengan a cargo dentro de éste. Para el caso de los documentos que vienen desde el exterior de la subsecretaría es el centro manejado por la oficina de partes el único que puede registrar estos ingresos y posterior asignación al centro correspondiente. para ser utilizado en la plataforma Intranet.

pueden llegar a sufrir diversas modificaciones (actualizaciones). el procedimiento para realizar cada una de estas acciones es básicamente el mismo. permite efectuar las modificaciones correspondientes al caso o agregar información que anteriormente se haya dejado en blanco. Por último. Modelo de datos El diagrama que se presenta a continuación corresponde al modelo de datos que representa la solución dada en cuanto al diseño de la estructuración de la información almacenada dentro del motor de base de datos finalmente escogida para el sistema. que de una manera muy parecida. A la hora de despachar se selecciona el documento. La información que está almacenada puede a su vez ser solicitada y/o procesada para obtener despliegues por pantalla tal como reportes de estado que permiten identificar el punto o centro en que se encuentra determinado documento. 10 .Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. al hacer clic en el botón correspondiente (usualmente ‘ACEPTAR’) en el panel de ingreso de Información. para ser utilizado en la plataforma Intranet.4. informes varios de acuerdo a determinados criterios de búsqueda (como podría ser un listado de los documentos ingresados entre dos fechas) y como producto final del sistema obviamente se obtiene un documento tramitado en su totalidad con una ficha en la cual se puede apreciar todo el recorrido que éste tuvo que andar (centros y tiempos de estadía en cada uno de ellos) para ser tramitado. Al archivar se debe indicar el documento y la carpeta de destino. recibir y archivar los documentos que se encuentran ingresados en el sistema. Estos datos una vez ya registrados. para ser guardados o almacenados en la Base de Datos cuando el usuario da la orden de Ingresar. Los datos de las fichas de documento de entrada son llenados por las personas encargadas de realizar esta operación dentro del departamento correspondiente (los que para este sistema se denominan ‘centros generadores’). En general. 3. su destino y luego se hace clic en aceptar. para recibir se debe indicar el documento que se va a recibir desde una lista donde se muestra la totalidad de documentos que están para ser recibidos. El sistema permite la ‘movilización’ de los documentos para lo cual se cuenta con tres paneles que permiten despachar. para lo cual se creó un nuevo formulario similar a los de ingreso.

recepciones. tb_usuario. Tal como señala el diagrama. usuarioetapas e historia). el sistema está concebido sobre la base de dieciséis tablas. Las tablas principales. etc. despachos. las que permiten identificar ciertos aspectos de estos documentos. En la tabla ‘usuarioetapas’ se mantiene registrada la etapa o centro a la que pertenece cada uno de los usuarios del sistema. En la tabla ‘tb_usuario’ se encuentra los datos de cada uno de los usuarios del sistema (login. las demás tablas son mas que nada auxiliares o de tipos.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. Por último se tiene la tabla ‘historia’. para ser utilizado en la plataforma Intranet.). de modo de tener una ‘historia’ para cada uno. que se mencionaron anteriormente. 11 . además de ser necesarias para realizar búsquedas y gestión sobre los datos. conforman el sistema de control seguimiento de documentación en si. etc. en la cual se va registrando cada uno de los movimientos por los que pasa un documento dado (creación. En ‘docto’ se almacenan los datos propios de cada documento. password. Las tablas principales son el lugar donde se almacenan los datos mas relevantes que configuran el registro de un documento (tablas docto. En ‘doctoetapa’ se guarda la información concerniente a la etapa (o centro) en que se encuentra en un momento dado un documento en particular. quince relacionadas entre si y una independiente (tabla ingresopiso1). archivados. doctoetapa.) En la tabla ‘archivados’ se registra los documentos que están en esa condición.

Descripción de las Tablas TABLA DOCTO (claves primarias y foráneas) Nombre campo barra tipo origen accion TABLA DOCTOETAPA Nombre Campo correlativo barra actual destino Tipo clave Clave Primaria Clave Foránea Clave Foránea Clave Foránea Tabla que apunta docto tb_usuario tb_usuario Tipo clave Clave Primaria Clave Foránea Clave Foránea Clave Foránea Tabla que apunta tipo origen accion TABLA ARCHIVADOS Nombre Campo correlativo barra ultima_etapa cod_archivador TABLA TB_USUARIO Nombre Campo cod_usuario Tipo clave Clave Primaria Tabla que apunta Tipo clave Clave Primaria Clave Primaria y Clave Foránea Clave Foránea Clave Foránea Tabla que apunta docto etapas carpetas_archivo TABLA USUARIOETAPAS Nombre Campo cod_usuario cod_etapa Clave Clave Clave Clave Tipo clave Primaria y Foránea Primaria y Foránea Tabla que apunta tb_usuario etapas 12 .Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. para ser utilizado en la plataforma Intranet.

Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. 13 . También se tiene otra página que permita actualizar la información contenida en estas fichas ya que posiblemente a la hora de realizar el ingreso de una ficha por primera vez puede ser que no estén disponibles todos los datos de esta y necesiten ser registrados en algún momento. Además existe una página para realizar consultas parametrizables. por último un listado de los documentos que un centro mantiene archivados. ahora en lo que respecta al diseño físico se tiene varias páginas activas cada cual tiene una función específica. Además una página que sirva para realizar los despachos de los documentos. así como una para la recepción de éstos. o también puede ser necesaria una simple modificación de datos mal ingresados. el total de documentos ingresados y asignados por un centro cualquiera. Por último existen varios listados que permiten obtener: la distribución que haya hecho oficina de partes desde el comienzo del uso del sistema. pudiendo ser este listado filtrado por una carpeta cualquiera que tenga asignada ese centro. la cual permite mediante varios filtros posibles obtener la información (los documentos) que se necesiten. la cual deriva en otra ficha llamada ‘ficha del documento’ en la que se puede ver. pudiendo ser filtrados por un rango de fechas y un destino específico. También se tiene una página que servirá solamente para consultar sobre un documento específico mediante su número correlativo. además de la ficha misma. Una página para archivar los documentos que se necesite. para ser utilizado en la plataforma Intranet. TABLA HISTORIA Nombre Campo correlativo barra cod_usuario cod_archivador actual comodin Tipo clave Clave Primaria Clave Primaria y Clave Foránea Clave Foránea Clave Foránea Clave Foránea Clave Foránea Tabla que apunta docto tb_usuario carpetas_archivo tb_usuario tb_usuario Lo anterior es lo que se tiene en cuanto al diseño lógico de la aplicación. también filtrados por un rango de fechas y un destino específico. el historial que indica por todas las etapas que ha pasado el documento junto al tiempo de demora en cada una de ellas. indicando los destinos y los tipos de documentos que ha enviado a ellos. el total de documentos recibidos y asignados. Una página de ingreso que permite registrar la ficha básica de un documento que ingresa al sistema. además de las cantidades correspondientes.

4. Adicionalmente es importante considerar que la contraparte del biministerio ha decidido incorporar fuertemente y en forma paulatina la plataforma Linux en el Interior de la red. Menor costo por disminución de fallas en la operación de los computadores debido a que es un sistema operativo y una base de datos estable en su funcionamiento. además de motivos de compatibilidad y costo.1 Recomendaciones. es que se recomienda utilizar la plataforma ya establecida (Linux. PHP para el desarrollo de las páginas activas. En cuanto a la plataforma a utilizar para montar y desarrollar el sistema de seguimiento de contratos en la intranet se dispone de la base establecida para los sistemas previamente construidos (registro de proyectos. que ha tomado en cuenta el biministerio para esta decisión son entre otras las siguientes: • • • • Menor costo de la solución por ausencia de gasto directo en el licenciamiento del software. Javascript para la validación de los datos y PostgreSql para el manejo de los datos. 14 . Mayor calidad en el entrenamiento de los profesionales al ser tecnología de código abierto. registro de estudios.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. Mayor rendimiento y seguridad en la operación por ser un código abierto. Cuando se habla de compatibilidad se refiere a que PostgreSql puede funcionar bajo el sistema operativo Linux sin problemas. la cual está conformada por un ambiente Linux con Apache como servidor web. Javascript y PostgreSql). Debido principalmente a los requerimientos en la implementación o construcción del sistema. para ser utilizado en la plataforma Intranet. Definición de la plataforma de software a utilizar. sistema de seguimiento de contratos). 4. Las consideraciones adicionales a las descritas precedentemente. Php. Apache.