“ Desarrollo de un Sistema de Control de Correspondencia Para la Secretaría Ejecutiva del Comité de Ministros ”

Informe Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser usado en la plataforma Intranet.

Consultor: Esteban Osorio Fuentes

Marzo 2003

.…………….……………….2 Modelo Conceptual…. Modelamiento de la solución…………………………..…………….…….4 Modelo de Datos….Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. 7 3. 14 4. 10 4.……... 7 3.………………………....3 Modelo funcional.……….1 Recomendaciones……………………………………………………………… 14 2 . Indice 1. 5 2. para ser utilizado en la plataforma Intranet.……………………………. Definición del problema a resolver……………….……. Definición de la plataforma de software a utilizar.… 4 2. 9 3. 7 3.………………………..……………….2 Modelamiento de los datos...………………………….1 Punto de partida.……………………..…….3 Desarrollo y proceso de maduración del proyecto…. 5 2. 4 2. 5 3. Introducción………………………………………………….……………....1 Acciones de diseño y modelamiento.……………...…………….………………………………….………………………………….………….……………….……………….……….4 Entrega proyecto en mano………………….……..……………….……….…… 3 2.…………………….………………….…………….

basado en las tecnologías de Información para dar una solución centralizada a la necesidad de realizar un control y seguimiento de la correspondencia que circula dentro de la organización. analizar y presentar un diseño de sistema. en estudio. para ser utilizado en la plataforma Intranet.). Introducción.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. Además. En la actualidad no existe un sistema informático que resuelva esta necesidad. entregado. La ausencia de un sistema centralizado genera incertidumbre. 1. toda vez que se necesita saber sobre la ubicación presente de un cierto documento dentro de la organización. Este informe tiene como objetivo principal el describir. sensación de desorden y pérdida de muchas horas de trabajo. esta herramienta deberá proveer. Además. el sano manejo de la administración requiere frecuentemente de estadística sobre la cantidad de documentos que ingresan o que andan circulando en sus diferentes estados (asignado. información que permita medir los niveles con que opera el traspaso de documentos entre los distintos departamentos. Dentro del marco definido anteriormente se ha establecido la necesidad de contar con una herramienta informática que permita llevar el control de toda aquella documentación que ingresa al ministerio. divisiones y áreas operativas del ministerio. Tampoco existe un modelo del flujo o de la estructura que describa el seguimiento de la documentación que recorre por los departamentos. por medio de informes y consultas. ya sea desde otros organismos como también los creados dentro del mismo. 3 . etc. o de los flujos mas importantes y cuellos de botella que puedan ocurrir.

Se tomó la decisión de usar el sistema como una base inicial para realizar el modelamiento y re-escribir completamente el código en tecnología de código abierto y en plataforma Intranet. • Ausencia de soporte operativo. • Posesión solo de los programas ejecutables y no acceso a los códigos fuentes.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. 2. La primera acción fue revisar un sistema desarrollado por otra Institución pública. Definición del problema a resolver. • Construido sobre tecnología de código propietario y descontinuada.1. Se analizó la factibilidad de usarlo como una primera fase de trabajo para el modelamiento de la solución. para disponer de un sistema que permita estandarizar. lo que imposibilita el trabajo expedito de modificación o mantención. podemos decir que el proyecto consta de tres grandes etapas. 2. La segunda acción fue extractar el modelo de tablas de este sistema y realizar un primer borrador del modelo de datos por medio de la herramienta de diseño de Sybase (PowerDesigner). Los inconvenientes encontrados fueron los siguientes: • Tecnología cliente servidor (no alineado con la Intranet de la subsecretaría. Acciones de diseño y modelamiento. De acuerdo a los antecedentes otorgados. lo que permitió generar el concepto definitivo y el modelo de datos del sistema. para ser utilizado en la plataforma Intranet. estas son: • • • Modelamiento de los datos Desarrollo y proceso de maduración del proyecto Entrega proyecto en mano 4 . Debido a la gran demanda y necesidad de registrar la correspondencia de manera uniforme es que surge el requerimiento. La tercera acción fue realizar un prototipo y evaluar con personal de la subsecretaría. controlar y facilitar la forma de registro de documentación entrante o saliente de la subsecretaría de economía.

ello nos deja con una tranquilidad bastante sólida. Desarrollo y proceso de maduración del proyecto. en este punto cabe señalar que podemos encontrar todo lo relacionado a las solicitudes de puesta en marcha. 2. Por otro lado el proceso de modelamiento busca optimizar. Una segunda parte de este proceso. respecto a la información que se maneja por distintos departamentos o áreas. 2. gestión e informática. de manera de obtener una cuantificación y modelamiento de estructura y flujos.2.3. se detalla en forma gráfica el modelamiento de la solución y sus antecedentes.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. ello validado por un perfil de usuario. no será raro escuchar el teléfono o leer un correo en el cual se soliciten mejoras. Entrega proyecto en mano. lo que involucra un uso obligatorio y masivo del sistema de control de correspondencia para el registro de documentación. se procederá a cerrar el desarrollo exclusivo del sistema. Esto se explica dado que en este proceso se releva la colecta de los datos del sistema.4. Durante esta etapa. modificaciones o nuevos insumos para la perfecta explotación del sistema de control de correspondencia. En el punto 3 del presente informe. Debemos recordar que si bien las nuevas tecnologías de la información apuntan a la explotación de estos recursos no podemos estar ajenos a 5 . para ser utilizado en la plataforma Intranet. Este proceso se refiere. se han generado en la medida que el aporte incondicional de las diferentes unidades administrativas y centros generadores de documento han ido solicitando mejoras al sistema. a la implementación del sistema en la red Intranet de la Subsecretaría de Economía. Este proceso involucra la participación en forma conjunta de las áreas administrativa. consultar e ingresar información al sistema. Modelamiento de los datos. dado que durante este proceso de maduración hemos podido en conjunto internalizar mejor el uso del sistema de tal modo que hoy en día es una herramienta que si no responde a lo solicitado. ello indicará que el proceso de maduración ha caducado y se inicia la utilización oficial en el ámbito de la Subsecretaría. es lo que involucra el desarrollo online. simplificar y gestionar de mejor forma los flujos de la información. 2. de modo tal que permita a todos los usuarios y centros generadores. obteniendo resultados que permiten visualizar los centros de información y sus respectivos nodos. donde un sin numero de cambios sobre el producto final.

por ende.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. es que hoy podemos disponer de un producto de exportación y del cual el estado puedo hacer uso sin costo alguno. 6 . y de acuerdo a las políticas fijadas por el gobierno electrónico. para ser utilizado en la plataforma Intranet. estas tecnologías.

El segundo paso de este análisis permitió definir un modelo de datos común a todos los libros de registros que se encontraron en uso. asignación interna al centro. Luego de que se encuentra ingresado un documento se van registrando cada uno de los movimientos que se generan a medida que éste se va moviendo de un centro a otro para que de este modo se pueda generar una historia con todos los pasos que ha seguido cierto documento. Modelamiento de la solución. El siguiente es un diagrama que nos muestra. En algunos casos como oficina de partes se trabaja con más de 10 libros o registros diferentes. estados del documento y comentarios. tales: Centro de recepción y despacho. Punto de partida Se partió de la base de validar y reconocer la situación inicial de la organización. el sistema de correspondencia es el conjunto de libros de registro y de control que existen en las diversas unidades y departamentos. también existen departamentos que manejan un solo libro. para ser utilizado en la plataforma Intranet.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. Modelo Conceptual El sistema propuesto consiste en realizar un seguimiento a cada uno de los documentos que son ingresados a la subsecretaría proveniente desde organismos externos o aquellos que son creados en el interior de ésta. 3. de una manera visual y práctica.1.2. y el modelo conceptual de los flujos) se contó con las piezas básicas para el modelamiento detallado de la solución. En las siguientes secciones se explicará la forma en que se dio una solución al problema anteriormente descrito. 7 . la forma en que se realizan los pasos que permiten llevar a cabo el control y seguimiento de un documento dentro de la organización. Con estos dos elementos. sin sistema de información centralizado. 3. El análisis de este conjunto de información permitió definir los conceptos básicos del sistema. 3. Una forma sencilla de diagramar el proceso antes mencionado es el realizar un dibujo que nos permita identificar claramente la forma en que opera el sistema. Como base del diseño se definió que en el presente. asignación hacia otro centro. (el modelo de los datos.

Siendo mas explícito. es que cualquier oficina. estos centros tienen en su interior ‘puntos’ de recepción de documentos. A su vez. departamento. puede ser incorporado como un “centro de recepción y despacho”. En el momento en que el funcionario(a) asignado haya terminado la acción que se debía realizar sobre el documento. En el caso de que un centro reciba un documento que va destinado a un punto ‘x’ (un profesional del departamento). lo devuelve a la persona encargada del centro para que ésta lo reciba y lo envíe a otro centro (en el caso de ser necesaria 8 . Los centros manejan el primer tipo de flujo y son los únicos capacitados para ingresar.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. para ser utilizado en la plataforma Intranet. Para efectos del sistema cada uno de los departamentos de la subsecretaría es tratado como un “centro de recepción y despacho” tal como se ve en la imagen. división o área que maneje algún tipo de registro de entrada y salida de correspondencia. despachar o recibir documentos. el primero entre centros y el segundo tipo es hacia el interior del centro. El modelo conceptual de los flujos define dos tipos. la flexibilidad y potencia de este diseño simplificado. lo que es análogo a los profesionales o personal administrativo que trabajan en cada uno de los departamentos. la persona encargada de operar el centro (generalmente una secretaria que maneja la correspondencia) lo asigna a tal persona mediante el sistema y lo hace llegar a sus manos.

etc. 9 .3. De acuerdo al modelo general seguido hasta el día de hoy en el diseño y utilización de la Intranet de la Subsecretaría. Por razones obvias cada vez se apunta más y más a generar planillas de trabajo que sean más intuitivas. Netscape. Modelo funcional. 3. de contenido simple y significativo y. fáciles de trabajar por los usuarios. esta acción). El esquema que se presenta a continuación es una representación en la cual se explica de manera global la forma en que funciona el sistema de control y seguimiento de documentación. debido a esto. o lo archive si es que se ha terminado el ciclo de éste.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. Para el caso de los documentos que vienen desde el exterior de la subsecretaría es el centro manejado por la oficina de partes el único que puede registrar estos ingresos y posterior asignación al centro correspondiente. lo cual posibilita la división de tareas de manera que se pueda tener a varias personas encargadas de realizar las distintas acciones que permitan llegar al objetivo final seguido por el sistema y que cada una de estas personas mantengan actualizada la información de acuerdo a la labor que tengan a cargo dentro de éste.) como una página web cualquiera. el diseño y desarrollo del sistema se realizará teniendo en mente la estructura de paneles activos que pueden ser accedidos desde un browser (Internet Explorer. para ser utilizado en la plataforma Intranet.

para lo cual se creó un nuevo formulario similar a los de ingreso. La información que está almacenada puede a su vez ser solicitada y/o procesada para obtener despliegues por pantalla tal como reportes de estado que permiten identificar el punto o centro en que se encuentra determinado documento. El sistema permite la ‘movilización’ de los documentos para lo cual se cuenta con tres paneles que permiten despachar. Estos datos una vez ya registrados. Modelo de datos El diagrama que se presenta a continuación corresponde al modelo de datos que representa la solución dada en cuanto al diseño de la estructuración de la información almacenada dentro del motor de base de datos finalmente escogida para el sistema. para recibir se debe indicar el documento que se va a recibir desde una lista donde se muestra la totalidad de documentos que están para ser recibidos. 3. para ser guardados o almacenados en la Base de Datos cuando el usuario da la orden de Ingresar. al hacer clic en el botón correspondiente (usualmente ‘ACEPTAR’) en el panel de ingreso de Información. recibir y archivar los documentos que se encuentran ingresados en el sistema. 10 . informes varios de acuerdo a determinados criterios de búsqueda (como podría ser un listado de los documentos ingresados entre dos fechas) y como producto final del sistema obviamente se obtiene un documento tramitado en su totalidad con una ficha en la cual se puede apreciar todo el recorrido que éste tuvo que andar (centros y tiempos de estadía en cada uno de ellos) para ser tramitado. Al archivar se debe indicar el documento y la carpeta de destino. permite efectuar las modificaciones correspondientes al caso o agregar información que anteriormente se haya dejado en blanco. el procedimiento para realizar cada una de estas acciones es básicamente el mismo. su destino y luego se hace clic en aceptar. A la hora de despachar se selecciona el documento. pueden llegar a sufrir diversas modificaciones (actualizaciones).Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. para ser utilizado en la plataforma Intranet. En general. que de una manera muy parecida. Los datos de las fichas de documento de entrada son llenados por las personas encargadas de realizar esta operación dentro del departamento correspondiente (los que para este sistema se denominan ‘centros generadores’).4. Por último.

que se mencionaron anteriormente. el sistema está concebido sobre la base de dieciséis tablas. conforman el sistema de control seguimiento de documentación en si.). las que permiten identificar ciertos aspectos de estos documentos. etc. Tal como señala el diagrama.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. además de ser necesarias para realizar búsquedas y gestión sobre los datos. Las tablas principales. etc. Por último se tiene la tabla ‘historia’. tb_usuario. usuarioetapas e historia). en la cual se va registrando cada uno de los movimientos por los que pasa un documento dado (creación. despachos.) En la tabla ‘archivados’ se registra los documentos que están en esa condición. doctoetapa. archivados. En ‘docto’ se almacenan los datos propios de cada documento. para ser utilizado en la plataforma Intranet. En la tabla ‘tb_usuario’ se encuentra los datos de cada uno de los usuarios del sistema (login. recepciones. de modo de tener una ‘historia’ para cada uno. En ‘doctoetapa’ se guarda la información concerniente a la etapa (o centro) en que se encuentra en un momento dado un documento en particular. las demás tablas son mas que nada auxiliares o de tipos. quince relacionadas entre si y una independiente (tabla ingresopiso1). 11 . password. En la tabla ‘usuarioetapas’ se mantiene registrada la etapa o centro a la que pertenece cada uno de los usuarios del sistema. Las tablas principales son el lugar donde se almacenan los datos mas relevantes que configuran el registro de un documento (tablas docto.

para ser utilizado en la plataforma Intranet. Descripción de las Tablas TABLA DOCTO (claves primarias y foráneas) Nombre campo barra tipo origen accion TABLA DOCTOETAPA Nombre Campo correlativo barra actual destino Tipo clave Clave Primaria Clave Foránea Clave Foránea Clave Foránea Tabla que apunta docto tb_usuario tb_usuario Tipo clave Clave Primaria Clave Foránea Clave Foránea Clave Foránea Tabla que apunta tipo origen accion TABLA ARCHIVADOS Nombre Campo correlativo barra ultima_etapa cod_archivador TABLA TB_USUARIO Nombre Campo cod_usuario Tipo clave Clave Primaria Tabla que apunta Tipo clave Clave Primaria Clave Primaria y Clave Foránea Clave Foránea Clave Foránea Tabla que apunta docto etapas carpetas_archivo TABLA USUARIOETAPAS Nombre Campo cod_usuario cod_etapa Clave Clave Clave Clave Tipo clave Primaria y Foránea Primaria y Foránea Tabla que apunta tb_usuario etapas 12 .Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia.

13 . pudiendo ser este listado filtrado por una carpeta cualquiera que tenga asignada ese centro. también filtrados por un rango de fechas y un destino específico. el total de documentos recibidos y asignados. por último un listado de los documentos que un centro mantiene archivados. además de las cantidades correspondientes. indicando los destinos y los tipos de documentos que ha enviado a ellos. la cual permite mediante varios filtros posibles obtener la información (los documentos) que se necesiten.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. la cual deriva en otra ficha llamada ‘ficha del documento’ en la que se puede ver. o también puede ser necesaria una simple modificación de datos mal ingresados. el total de documentos ingresados y asignados por un centro cualquiera. Por último existen varios listados que permiten obtener: la distribución que haya hecho oficina de partes desde el comienzo del uso del sistema. pudiendo ser filtrados por un rango de fechas y un destino específico. También se tiene una página que servirá solamente para consultar sobre un documento específico mediante su número correlativo. Además una página que sirva para realizar los despachos de los documentos. Una página para archivar los documentos que se necesite. además de la ficha misma. Además existe una página para realizar consultas parametrizables. para ser utilizado en la plataforma Intranet. Una página de ingreso que permite registrar la ficha básica de un documento que ingresa al sistema. También se tiene otra página que permita actualizar la información contenida en estas fichas ya que posiblemente a la hora de realizar el ingreso de una ficha por primera vez puede ser que no estén disponibles todos los datos de esta y necesiten ser registrados en algún momento. ahora en lo que respecta al diseño físico se tiene varias páginas activas cada cual tiene una función específica. TABLA HISTORIA Nombre Campo correlativo barra cod_usuario cod_archivador actual comodin Tipo clave Clave Primaria Clave Primaria y Clave Foránea Clave Foránea Clave Foránea Clave Foránea Clave Foránea Tabla que apunta docto tb_usuario carpetas_archivo tb_usuario tb_usuario Lo anterior es lo que se tiene en cuanto al diseño lógico de la aplicación. así como una para la recepción de éstos. el historial que indica por todas las etapas que ha pasado el documento junto al tiempo de demora en cada una de ellas.

Javascript y PostgreSql). Adicionalmente es importante considerar que la contraparte del biministerio ha decidido incorporar fuertemente y en forma paulatina la plataforma Linux en el Interior de la red. Definición de la plataforma de software a utilizar.Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia. sistema de seguimiento de contratos). 14 . PHP para el desarrollo de las páginas activas. Menor costo por disminución de fallas en la operación de los computadores debido a que es un sistema operativo y una base de datos estable en su funcionamiento. 4. Mayor rendimiento y seguridad en la operación por ser un código abierto. la cual está conformada por un ambiente Linux con Apache como servidor web. que ha tomado en cuenta el biministerio para esta decisión son entre otras las siguientes: • • • • Menor costo de la solución por ausencia de gasto directo en el licenciamiento del software. registro de estudios. Cuando se habla de compatibilidad se refiere a que PostgreSql puede funcionar bajo el sistema operativo Linux sin problemas. 4. Debido principalmente a los requerimientos en la implementación o construcción del sistema. En cuanto a la plataforma a utilizar para montar y desarrollar el sistema de seguimiento de contratos en la intranet se dispone de la base establecida para los sistemas previamente construidos (registro de proyectos. Las consideraciones adicionales a las descritas precedentemente. Php. para ser utilizado en la plataforma Intranet. es que se recomienda utilizar la plataforma ya establecida (Linux. además de motivos de compatibilidad y costo. Javascript para la validación de los datos y PostgreSql para el manejo de los datos. Apache.1 Recomendaciones. Mayor calidad en el entrenamiento de los profesionales al ser tecnología de código abierto.

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