-ACÁ VA EL NOMBRE DE LA EMPRESA- Fecha de

SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DE Actualización:

CARGOS 13 de julio de 2016

NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de Gestión Humana

Tercera Edición
CARGO JEFE INMEDIATO: Directora de Gestión humana
APROBÓ: Directora de Gestión humana

1. OBJETIVO:

Apoyar el proceso de nómina mediante él tramite, registro y archivo de las novedades de personal, enganche de
personal y retiro, conforme al régimen laboral vigente.

2. DIMENSIONES:

Un error en la elaboración de los contratos laborales del personal, puede generar demandas y sanciones legales para
la compañía.

Un error en el registro de la información de nómina, puede generar retrasos en el pago de los trabajadores por causa
de los ajustes en los registros, que sería preciso realizar.

El titular apoya la programación y apoyo logístico de los diferentes programas de capacitación, demoras en estas
actividades generaría retrasos en la disponibilidad de personal del área administrativa para iniciar su labor.

Es responsable por el uso de un equipo de computación estimado en $1.700.0000.

3.NATURALEZA Y ALCANCE
3.1 UBICACION

Este cargo reporta directamente a la Dirección de Gestión Humana

3.2 AREAS DE RESPONSABILIDAD (FUNCIONES)

PHVA ACCIONES PRINCIPALES RESULTADO FINAL FORMAS DE MEDIR EL

(Que y como lo hace)
HV 1. Registrar en el sistema las
novedades de las oficinas
centrales, archivando los
soportes, digitando la
información y realizando la
planilla de novedades
HV 2. Registrar en el sistema el
tiempo laborado por el personal
de la planta de producción y
almacenamiento, revisando y
digitando la información
H 3. Dar curso al procedimiento de
enganche de personal de la
oficina central, diligenciado los
documentos de afiliación,
generando contratos y anexos,
citando al trabajador y asesores
para la afiliación a Seguridad
Social y creando la hoja de vida
del colaborador nuevo
(Para que) LOGRO
Facilitar la información Ausencia de errores en el
requerida para el pago registro.
Ausencia de reclamos por parte
del trabajador
Facilitar la información Ausencia de errores en el
correcta requerida para el registro.
pago al trabajador
Ausencia de reclamos por parte
del trabajador
Dar trámite al ingreso del Exactitud en los contratos y
colaborador a la compañía. afiliaciones.
Ausencia de reclamos por parte
del trabajador
 PHVA ACCIONES PRINCIPALES RESULTADO FINAL FORMAS DE MEDIR EL
(Que y como lo hace) (Para que) LOGRO
H 4. Tramitar las solicitudes de Facilitar estos documentos al Oportunidad en la entrega de la
cesantías parciales a nivel trabajador que lo requiera información
nacional revisando que los
documentos cumplan con los
requisitos establecidos y
enviando las respectivas cartas
a la oficina de trabajo
HV 5. Apoyar el procedimiento de Dar trámite al retiro de Oportunidad, exactitud y
retiros, mediante la elaboración acuerdo con la legislación disponibiidad de la información
de informes y cartas de laboral vigente.
vencimientos, prorrogas, la
revisión de paz y salvos y
despacho de liquidaciones.
H 6. Organizar, clasificar y Hacer firmar por los Envío oportuno de los
despachar los comprobantes de colaboradores para su comprobantes
nómina y de vacaciones a nivel posterior archivo en la hoja
nacional de vida
H 7. Archivar la información de Asegurar la conservación de Fácil acceso a la información
nómina identificándola, la documentación y facilitar el archivada y conservación de la
clasificándola y almacenando acceso de la información misma
los documentos
respectivamente
H 8. Elaborar constancias, Facilitar estos documentos al Elaboración correcta y oportuna
certificados laborales, de trabajador que lo requiera de los certificados y
cesantías, cambio de cargo, constancias laborales
horario, bonificaciones y
vacaciones, revisando las hojas
de vida de los solicitantes, el
sistema de información y
diligenciando en el formato
respectivo
H 9. Elaborar los formatos de Entregar a las seccionales Oportunidad y exactitud de la
autoliquidacion de aportes, de fotocopias como soporte de información
acuerdo a la información que pago de la seguridad social
arroja el sistema, haciendo los
cálculos respectivos y Suministrar los formatos
diligenciando el formato diligenciados a la Analista de
correspondiente. Nómina para su posterior
pago.
HV 10. Programar al personal a Asegurar el cumplimiento de Cumplimiento de las
capacitaciones internas, las formaciones formaciones
realizando las invitaciones y direccionadas desde oficina Calificación > = 4.0, en la
verificando la asistencia central evaluación del programa
HV 11. Coordinar el programa de Asegurar el cumplimiento del Cumplimiento del programa de
entrenamiento del personal programa de entrenamiento entrenamiento
administrativo, estableciendo el
cronograma con los líderes de
proceso, informando a los
responsables, haciendo
seguimiento y evaluando el
programa
H 12. Coordinar la elaboración de las Dar cumplimiento a los Oportunidad en la entrega de la
escarapelas del personal nuevo procedimientos establecidos escarapela al personal
de la oficina, revisando la para la presentación de
información que entrega personal definida en la
selección solicitando su Empresa
elaboración y distribuyéndolas
al personal y en caso de daño
tramitar su reposición.
 PHVA ACCIONES PRINCIPALES
(Que y como lo hace)
H 13. Coordinar la asistencia a
capacitaciones externas del
personal de oficinas, realizando
inscripción, programando al
personal y gestionando el pago.
H 14. Ejercer otras funciones
asignadas por el jefe inmediato
3.3 RELACIONES INTERPERSONALES
INTERNAS
Jefes de Departamento, Personal de todas
las áreas
Psicóloga de selección
Auxiliar de contabilidad, y auxiliar de
correspondencia y archivo
Directores y Jefes de Departamento
EXTERNAS
Corporación de ahorro
Fondo de empleados
EPS y fondos de cesantías
Proveedores
RESULTADO FINAL FORMAS DE MEDIR EL
(Para que) LOGRO
Dar apoyo logístico para el Asistencia según la
desarrollo de la formación programación
Ausencia de quejas por parte
de los asistentes
Contribuir al funcionamiento Adaptabilidad a las nuevas
del departamento funciones
PROPOSITO
Recibir, solicitar y dar información de documentos
de enganche, novedades y afiliaciones.
Coordinador programación de entrenamiento
Solicitar los documentos de enganche
Hacer el trámite de paz y salvos del personal que
se retira
Recibir y dar información de los reportes de
vencimiento de contratos y prorrogas de la
empresa
PROPOSITO
Solicitar el número de cuentas bancarias de los
colaboradores
Hacer el trámite de paz y salvo del personal que
se retira y conciliar los descuentos y aportes que
realizan los trabajadores
Dar y recibir información del personal de la
compañía
Solicitar el mantenimiento o reparación de equipos
o realizar cotizaciones.
3.4 PERFIL:
3.4.1 NIVEL EDUCATIVO: C.A.P del Sena en gestión humana y/o
instituciones acreditadas.

CONOCIMIENTO/FORMACIÓN: Manejo de Software de liquidación Aurora,

Manejo Office

EXPERIENCIA EXTERNA: 1 año en labores de áreas afines y/o de

administración de personal.

INTERNA: 1 año en el cargo Secretaria – Auxiliar de una

Dirección

COMPETENCIAS BÁSICAS Servicio al Cliente, Solución de Problemas,

O CORPORATIVAS Dinamismo, Trabajo en Equipo, Comunicación y
Flexibilidad.

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS Planificación y organización.

O DEL CARGO EN SI

3.5 DIFICULTADES Y PROBLEMAS

La principal actividad que exige mayor capacidad de sus habilidades es el registro de la información para la
elaboración de nómina, para lo cual requiere un buen grado de concentración, dado que el registro y la
información errada conduce a errores y retrasos en la nómina.

3.6 AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES

DECISIONES TOMADAS POR SÍ MISMO DECISIONES CONSULTANDO AL JEFE

INMEDIATO
q Ninguna, sigue instrucciones definidas q Aprobación en la programación del
trabajo

q Inquietudes sobre las liquidaciones

q Cambios en la programación del

entrenamiento

3.7 CONDICIONES DE TRABAJO:

El titular del cargo está permanentemente desplazándose a los restaurantes por razón de ser de
éste. No se evidencia posible riesgo de adquirir alguna enfermedad laboral quien ejerza el cargo.

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FIRMA DEL TITULAR DEL CARGO FIRMA DEL DIRECTOR DEL ÁREA

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FIRMA DEL GERENTE GENERAL