Outlook Web:

Calendario

Francisco Javier Romero Muñoz

Área de Tecnologías de la Información

 Outlook Web: Calendario

Tabla de contenido

Configuración de Calendario ............................................................................................................................................... 3

Vista ....................................................................................................................................................................................... 3
Eventos e invitaciones ....................................................................................................................................................... 4
Tiempo .................................................................................................................................................................................. 4
Eventos desde el correo electrónico............................................................................................................................. 5
Calendarios compartidos.................................................................................................................................................. 5
Crear una reunión o una cita ............................................................................................................................................... 6
Buscar una sala para la reunión o la cita ............................................................................................................................ 7
Modificar una reunión o una cita......................................................................................................................................... 8
Cancelar una reunión o eliminar una cita ......................................................................................................................... 9
Usar la cuadrícula de programación ................................................................................................................................... 9
Usar el Asistente para programación ............................................................................................................................... 10
Abrir el Asistente para programación ......................................................................................................................... 10
Agregar asistentes ............................................................................................................................................................ 10
Ver calendarios ................................................................................................................................................................. 10
Enviar la invitación a la reunión..................................................................................................................................... 10
Crear calendario.................................................................................................................................................................... 11
Crear un grupo de calendarios .......................................................................................................................................... 11
Agregar o quitar calendarios de la vista calendario ...................................................................................................... 12
Ver más de un calendario a la vez ..................................................................................................................................... 13
Elija el calendario en el que crear un evento.................................................................................................................. 13
Mover eventos a distintos calendarios............................................................................................................................. 14
Imprimir calendarios............................................................................................................................................................. 14
Compartir el calendario ...................................................................................................................................................... 15
Cambiar los permisos de uso compartido del calendario ........................................................................................... 16
Agregar el calendario de otra persona a mi vista de calendario................................................................................ 16
Dejar de compartir el calendario con otra persona ..................................................................................................... 17
Publicar el calendario ........................................................................................................................................................... 18
Cancelar la publicación del calendario ............................................................................................................................. 18
Importar un calendario ........................................................................................................................................................ 19
Suscribirse a un calendario ................................................................................................................................................. 19
Agregar un calendario desde el directorio de la organización ................................................................................... 20
Obtener permiso para editar el calendario de otra persona ..................................................................................... 21
Programar una reunión en nombre de otra persona ................................................................................................... 22

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Programar una reunión como delegado ..................................................................................................................... 22

Responder a una reunión en nombre de otra persona ............................................................................................... 23
Responder a una convocatoria de reunión ................................................................................................................ 23
Editar una reunión en nombre de otra persona ............................................................................................................ 24
Asignar un editor o delegado ............................................................................................................................................. 25
Otras opciones de uso compartido .................................................................................................................................. 26
Establecer opciones de convocatoria y respuesta a reuniones ................................................................................. 27
Permitir a los delegados ver detalles de elementos privados..................................................................................... 28

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Configuración de Calendario

1. En Outlook en la Web, seleccione el icono del calendario.

2. En la parte superior de la página, seleccione configuración para abrir el panel Configuración. En el

panel Configuración, puede cambiar la zona horaria, el formato de fecha, el formato de hora y el primer
día de la semana.

3. Si desea cambiar una configuración distinta, use la barra de búsqueda para encontrar rápidamente lo que
necesita o seleccione ver toda la configuración de Outlook.

Vista

Use la Configuración de personalización para personalizar la apariencia de su calendario.

Configuración Descripción
Mostrar como primer El día que seleccione aquí aparecerá como el primer día de la semana en la vista
día de la semana como Semana.
Mostrar horas en Configure los incrementos en los que el calendario muestra la hora. Use los
botones de la opción para elegir incrementos de 15 o 30 minutos.
Mostrar la semana Seleccione los días que se muestran al elegir la vista Semana laboral del
laboral como: calendario.
Horario laboral Las horas no laborables aparecen en un color más oscuro que el resto del
calendario. Cuando usa el Asistente para programación, los horarios de trabajo
de cada asistente están contemplados en los horarios de reunión sugeridos.
Mostrar números de Seleccione esta opción para visualizar el número de semana al ver el calendario
semana en la vista Mes.
Comenzar la primera Si tiene activado Mostrar los números de semana en la vista Mes, puede
semana del año el: elegir dónde iniciar la numeración: el primer día del año, la primera semana de
cuatro días o la primera semana completa.
Activar el calendario de Seleccione esta para agregar un calendario que muestre los cumpleaños de sus
cumpleaños contactos.

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Eventos e invitaciones

Utilice Eventos e invitaciones para controlar los valores predeterminados cuando se creen los eventos y
cómo se gestionan las invitaciones a reuniones, respuestas y notificaciones.

Configuración Descripción
Aviso predeterminado Use este parámetro para establecer cuánto tiempo antes de un evento desea
que aparezca el aviso predeterminado.
Eliminar las invitaciones Seleccione esta casilla para eliminar automáticamente las convocatorias de
y respuestas que se han reunión obsoletas y las respuestas de la Bandeja de entrada. El elemento de
actualizado calendario permanecerá en el calendario.
Eliminar notificaciones Seleccione esta casilla para poner automáticamente las notificaciones sobre
sobre eventos reenvío de reuniones en la carpeta Elementos eliminados. De forma
reenviados predeterminada, recibirá estas notificaciones cuando uno de los asistentes a una
reunión organizada por usted reenvíe la reunión a un nuevo destinatario. Al
seleccionar esta opción, el procesamiento de las respuestas a convocatorias de
reunión no se ve afectado.

Tiempo

Use Tiempo para personalizar su experiencia de tiempo. La capacidad para cambiar una ubicación del tiempo
aún no está disponible en el nuevo Outlook en la web.

Configuración
Mostrar el tiempo
Elegir escala de temperatura
Elija una ubicación para
mostrar
Descripción
Seleccione la opción Mostrar el tiempo o bien Ocultar el tiempo.
Seleccione Fahrenheit o Celsius como la escala de temperatura utilizada.
Elija una ubicación para mostrar en el calendario. Puede Agregar hasta cinco
ubicaciones.

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Eventos desde el correo electrónico

Utilice la configuración Eventos de correo electrónico para controlar cómo se añaden los eventos desde el
correo electrónico a su calendario.

Configuración
Añadir automáticamente los eventos a mi
calendario de correo electrónico.
Marcar eventos como privados de manera
que solo yo pueda verlos.
Añadir estos eventos a mi calendario de
correo electrónico.
Descripción
Seleccione esta casilla para añadir automáticamente eventos
detectados en un correo electrónico a su calendario.
Seleccione esta casilla para marcar automáticamente los
eventos como privados.
Seleccione la casilla de verificación para cada tipo de evento
que desee añadir desde un correo electrónico a su calendario.

Calendarios compartidos

Use calendarios compartidos para compartir un calendario con personas específicas, publicar un calendario
para que cualquier usuario con un vínculo pueda ver y administrar calendarios compartidos.

Configuración Descripción
Compartir un Seleccione el archivo que desea compartir.
calendario
Publicar un calendario Seleccione el calendario que desea publicar y seleccione los detalles que desee
compartir.

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Crear una reunión o una cita

Una cita es para algo como un almuerzo, práctica de deportes o una cita médica que desea incluir en el
calendario. Una reunión es un evento de calendario que envía a otras personas. Una reunión se crea del
mismo modo que una cita, pero debe invitar a los asistentes.

1. En la parte inferior de la página, seleccione .

2. Haga clic en el calendario en el día y hora en que desea que se produzca el evento. O bien, seleccione
nuevo evento en la parte superior de la página.

3. En el cuadro de texto, escriba una breve descripción del evento, incluyendo un título y una ubicación.
Outlook en la Web ofrecerá puntos de contenido sugeridos en función de lo que hayas escrito.
Seleccione una ubicación si es preciso. Si no lo es, puede especificar la ubicación correcta en la página de
detalles del evento.
4. También puede seleccionar estos elementos opcionales:

▪ Todo el día: seleccione esta opción si es un evento que dura todo el día.

▪ Repetición: marque una de las opciones de la lista para que la reunión o cita se haga periódica y
luego establezca las fechas en las que quiere que empiece y termine la serie.

▪ Recordármelo: elija Cuándo desea que se le recuerde el evento. De forma predeterminada, se

establece en 15 minutos antes del evento.

Puede establecer otros elementos opcionales en el formulario completo del evento. Seleccione o
Más detalles y, a continuación, seleccione las siguientes opciones en la parte superior del formulario:
▪ Seleccione Ocupado para elegir cómo se mostrará el estado durante el evento, así como hacer que
el evento privado.

▪ Seleccione Categorizar para elegir una categoría para el evento.

5. Si desea invitar a personas al evento, escriba los nombres o direcciones de correo electrónico en el
cuadro Invitar a los asistentes. Puede ver las horas en las que están disponibles debajo de los menús
desplegables de fecha y hora.

Seleccione opcional para agregar asistentes opcionales. Seleccione Opciones de respuesta para elegir
si desea solicitar respuestas de los asistentes o permitir el reenvío de la convocatoria de reunión.
6. Seleccione Guardar si se trata de una cita que ha creado para usted, o Enviar si es una reunión con
asistentes.

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Nota: Si tiene más de un calendario, puede elegir en cuál de ellos crear un evento, seleccionándolo en la
lista desplegable en la parte superior de la ventana del evento nuevo.

Buscar una sala para la reunión o la cita

Al crear una reunión o una cita, puede examinar las salas disponibles.
1. Haga clic en el calendario en el día y hora en que desea que se produzca el evento.

2. Seleccione Agregar una ubicación para ver una lista de las ubicaciones sugeridas.

Para ver todas las salas disponibles:

1. Seleccione más opciones para abrir la ventana completa.

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2. En la ventana completa, seleccione buscar una sala o ubicación > examinar más lugares.

3. Elija una ubicación o use la barra de búsqueda para buscar una lista de la ciudad o de la sala.

Modificar una reunión o una cita

1. En la parte inferior de la página, seleccione .

2. En el calendario, seleccione el evento del calendario y, después, seleccione Editar.

Si se trata de una reunión o cita periódica, también tiene que elegir una de las siguientes opciones:
▪ Este evento: Elija esta opción para abrir y modificar el evento que seleccionó en el calendario.

▪ Este evento y todos los siguientes: Elija esta opción para eliminar el evento que seleccionó en el
calendario y todos los eventos posteriores de la serie.

▪ Todos los eventos de la serie: Seleccione esta opción para abrir y modificar la serie de eventos
completa.

3. Cambiar cualquier detalle del evento y haga clic en Guardar si es una cita que ha creado para usted
mismo, o en Enviar si es una reunión con otros participantes.

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Cancelar una reunión o eliminar una cita

1. En la parte inferior de la página, seleccione .

2. Seleccione la reunión o la cita en el calendario.

3. Seleccione Cancelar si el evento es una reunión o eliminar si el evento es una cita. Si va a cancelar una
reunión, agregue un mensaje si lo desea y seleccione Enviar.
Si se trata de un evento periódico, tendrá que seleccionar una de estas opciones la primera vez que
seleccione Cancelar o eliminar:
▪ Este evento: elija esta opción para cancelar o eliminar el evento que seleccionó en el calendario.

▪ Este evento y todos los siguientes: elija esta opción para cancelar o eliminar el evento que
seleccionó en el calendario y todos los eventos posteriores de la serie.

▪ Todos los eventos de la serie: Seleccione esta opción para cancelar o eliminar la serie completa
de eventos.

Usar la cuadrícula de programación

1. En la parte inferior de la página, seleccione para ir al Calendario.

2. En la parte superior de la página, seleccione Nuevo evento.

3. En el cuadro invitar a personas, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las
personas a las que desea invitar.

4. En el lado del formulario del evento, vea los eventos y la información de ocupado de los asistentes en la
vista día. La información de ocupado de los asistentes aparece en rojo encima de los eventos del
calendario.

5. Haga clic en cualquier parte de la cuadrícula para seleccionar una nueva hora para el evento.

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Usar el Asistente para programación

El Asistente para programación se puede usar antes o después de proporcionar detalles del evento. Si
proporciona la fecha, la hora y la duración del evento, y agrega asistentes antes de abrir el Asistente para
programación, los detalles se transferirán y podrá cambiarlos según sea necesario.
Al usar el Asistente para programación, puede ver inmediatamente el calendario de un asistente y determinar
su disponibilidad (libre u ocupado) para la fecha y la hora del evento.

Abrir el Asistente para programación

1. En la parte inferior de la página, seleccione para ir al Calendario.

2. En la parte superior de la página, seleccione Nuevo evento.

3. En la parte superior del formulario evento, seleccione Asistente para programación.

4. En el Asistente para programación, puede agregar asistentes y una sala y cambiar la fecha y la hora del
evento, pero no puede cambiar el título del evento.

Agregar asistentes

1. En el Asistente para programación, seleccione Agregar asistente requerido o Agregar asistente

opcional.
2. Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona que desea agregar y presione Entrar.

Ver calendarios

Al agregar asistentes y una ubicación, la información del calendario aparecerá en la cuadrícula del calendario.
▪ Seleccione la fecha en la parte superior del Asistente para programación para elegir una nueva fecha para
la reunión. En el calendario, seleccione el mes o use las flechas arriba o abajo para cambiar el mes.

▪ Seleccione la hora de inicio o la hora de finalización para cambiar cuando la reunión comienza o finaliza.

▪ Use la barra de desplazamiento de la parte inferior del Asistente para programación para ver la
disponibilidad de los asistentes antes o después de la hora seleccionada.

▪ Como alternativa, puede seleccionar una fecha y una hora directamente en la cuadrícula y cambiar el
tamaño de la selección en la cuadrícula para cambiar la duración del evento.

Enviar la invitación a la reunión

1. Seleccione listo para guardar los cambios y cerrar el Asistente para programación.
2. Seleccione Enviar para enviar la invitación a la reunión.

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Crear calendario

1. En el panel de navegación del calendario, seleccione Agregar calendario.

2. Escriba un nombre para el nuevo calendario.

Crear un grupo de calendarios

De forma predeterminada, verá tres grupos en el panel de navegación del Calendario: Calendarios, Otros
calendarios y Calendarios de otros. Puede utilizar el menú contextual para crear grupos adicionales.
1. En el panel de navegación del Calendario, haga clic derecho en Calendarios o Otros calendarios y
luego, seleccione Nuevo grupo de calendarios.

2. Escriba un nombre para el nuevo grupo de calendarios y luego presione Entrar.

Haga clic derecho en un grupo de calendarios existentes para crear o abrir un nuevo calendario en el
grupo, cambiar el nombre o eliminar el grupo.
Nota: Solo puede cambiar el nombre o eliminar grupos de calendarios que haya creado. No se puede
mover un calendario entre grupos de calendario.

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Agregar o quitar calendarios de la vista calendario

▪ Para agregar o quitar un calendario de la vista calendario, seleccione la casilla al lado del calendario en el
panel de navegación del Calendario.

Más opciones

▪ Puede cambiar el nombre, eliminar, compartir, actualizar permisos o cambiar el color y el acceso de los
calendarios de los que es el propietario. Seleccione el calendario y luego, haga clic derecho para abrir el
menú.

▪ Si ha agregado un calendario que pertenezca a otra persona a su vista calendario, haga clic derecho para
cambiarle el nombre, quitarlo, cambiarle el color o el acceso. Si elimina un calendario que pertenezca a
otra persona, no se elimina.

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Ver más de un calendario a la vez

▪ Puede agregar y ver todos los calendarios que quiera en su cuenta. El color de cada calendario le permite
saber qué elementos pertenecen a cuál calendario.

▪ Puede ver todos los calendarios que quiera. En la vista combinada, podrá ver todos los calendarios a la
vez. En la vista en dos paneles, puede que tenga que desplazarse horizontalmente para verlos todos.

▪ Puede ver las vistas Día, Semana o Semana laboral en la vista combinada o en dos paneles. Puede
activar o desactivar la vista en dos paneles con el botón del selector de vistas de calendario en la parte
superior de la ventana calendario.

Elija el calendario en el que crear un evento

Si tiene más de un calendario, puede elegir en cuál de ellos crear un evento, seleccionándolo en la lista
desplegable en la parte superior de la ventana del evento nuevo.

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Mover eventos a distintos calendarios

Puede mover un evento a un calendario distinto. Haga lo siguiente:

1. Haga clic derecho en el evento que quiera mover y seleccione Editar.

2. Seleccione Más detalles al final de la descripción del evento.

3. En la parte superior del formulario de evento, seleccione el nombre del calendario y elija otro calendario
en el menú desplegable.

4. Seleccione Guardar.

Imprimir calendarios

Puede imprimir una vista de calendario en Outlook en la Web.

1. Seleccione de calendario en la parte inferior de la página.

2. Elija la vista día, semana laboral, semanao mes en la parte superior de la ventana.

3. Vaya a las fechas que desea imprimir.

4. En la parte superior de la página, seleccione Imprimir.

5. Se abrirá una vista previa de su calendario en una ventana nueva. Puede cambiar el calendario que desea
imprimir, la vista que desea y el intervalo de tiempo. También puede activar o desactivar el mini calendario
que se imprime en la parte superior de la página. Seleccione Imprimir.

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 Outlook Web: Calendario

Compartir el calendario

1. En la parte inferior de la página, seleccione para ir al Calendario.

2. En Calendario, en la barra de herramientas situada en la parte superior de la página, seleccione

Compartir y elija el calendario que desea compartir.

Nota: No puede compartir calendarios de otras personas.

3. Especifique el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona con quien desea compartir su
calendario.

4. Elija cómo quiere que esta persona use el calendario:

▪ Puede ver cuándo estoy ocupado permite a la persona ver cuándo está ocupado, pero no incluye
detalles como la ubicación del evento.

▪ Puede ver títulos y ubicaciones permite a la persona ver cuándo está ocupado, así como el título
y la ubicación de los eventos.

▪ Puede ver todos los detalles permite a la persona ver todos los detalles de los eventos.

▪ Puede editar permite a la persona editar el calendario.

▪ Delegado permite a la persona editar el calendario y compartirlo con otras personas.

5. Seleccione Compartir. Si decide no compartir el calendario en este momento, seleccione .

Notas:
Al compartir el calendario con alguien que no está utilizando Outlook en la Web, por ejemplo, una persona
que use Gmail, solo podrá aceptar la invitación con una cuenta de Office 365 u Outlook.com.
Los calendarios ICS son de solo lectura y, aunque conceda acceso de edición a otros usuarios, estos no
podrán editar el calendario.
La frecuencia con la que se sincronizarán sus calendarios ICS dependerá del proveedor de correo electrónico
de la persona con la que lo ha compartido.
Los elementos del calendario marcados como privados estarán protegidos. La mayoría de los usuarios con
los que comparta el calendario ven solo la hora de los elementos marcados como privados, no el título, la
ubicación ni otros detalles. Las series periódicas marcadas como privadas también mostrarán el patrón de
periodicidad.

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Cambiar los permisos de uso compartido del calendario

Puede cambiar los permisos que ha definido para el calendario o dejar de compartir el calendario pulsando
con el botón secundario el nombre del calendario en Calendarios.

1. En la parte inferior de la página, seleccione para ir al Calendario.

2. En Calendarios, haga clic con el botón secundario en el calendario del que desea actualizar la
configuración de uso compartido y seleccione Permisos de uso compartido.

3. Busque la persona cuyos permisos desee cambiar y elija un nuevo nivel de permisos o seleccione para
dejar de compartir su calendario con esa persona.

Agregar el calendario de otra persona a mi vista de calendario

Si recibe una invitación para compartir el calendario de otra persona, seleccione Aceptar en la parte inferior
del mensaje para agregar su calendario a la vista del calendario.

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 Outlook Web: Calendario

Después de agregar otro calendario, puede cambiarle el nombre, cambiar el color o eliminarlo de su vista.
Para ello, haga clic con el botón secundario en el calendario en el panel de navegación.

Dejar de compartir el calendario con otra persona

Si desea dejar de compartir el calendario con alguien, puede eliminar los permisos de esa persona.

1. En la parte inferior de la página, seleccione para ir al Calendario.

2. En el panel izquierdo, haga clic en el calendario que desea dejar de compartir y seleccione Uso
compartido y permisos.

De forma predeterminada, el calendario principal se denomina “Mi calendario”. Si ha creado otros

calendarios, puede seleccionar uno de ellos en su lugar. No puede quitar permisos de uso compartido de los
calendarios de otras personas.

3. Elija la persona con quien quiere dejar de compartir el calendario y seleccione .

Se elimina a la persona de la lista de usuarios que disponen de acceso al calendario. La copia del calendario
ya no se sincronizará con su calendario ni recibirá actualizaciones.

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 Outlook Web: Calendario

Publicar el calendario

En configuración del calendario, puede publicar su calendario para que cualquier persona pueda ver su
calendario o suscribirse a él.

1. En la vista Calendario, seleccione configuración > ver toda la configuración de Outlook.

2. Seleccione calendarios compartidos.

3. En publicar un calendario, elija el calendario que desea publicar y cuántos detalles pueden ver los
usuarios.

4. Seleccione Publicar.

5. Si elige un vínculo HTML, los destinatarios pueden copiar y pegar la dirección URL en un explorador para
ver el calendario en una nueva ventana del explorador.

6. Si elige un vínculo ICS, los destinatarios pueden descargar el archivo ICS e importarlo en Outlook. Esto
agregará los eventos a su calendario, pero los destinatarios no recibirán automáticamente ninguna
actualización en su calendario. Como alternativa, los destinatarios pueden usar el vínculo ICS para
suscribirse al calendario a través de Outlook. Verán su calendario junto con el suyo y recibirán
automáticamente las actualizaciones de su calendario.
Notas:
Los calendarios de HTML y ICS son de solo lectura, por lo que los destinatarios no podrán editar el
calendario.
La frecuencia con la que se sincroniza el calendario de ICS depende del proveedor de correo electrónico del
destinatario.

Cancelar la publicación del calendario

1. En la vista Calendario, seleccione configuración > ver toda la configuración de Outlook.

2. Seleccione calendarios compartidos.

3. En publicar un calendario, seleccione anular publicación.

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 Outlook Web: Calendario

Importar un calendario

1. Busque el calendario que desea agregar y guárdelo en una carpeta de su equipo como un archivo. ICS.

2. En la parte inferior de la página, seleccione para ir al Calendario.

3. En el panel de navegación, seleccione Agregar calendario.

4. En Agregar calendario, seleccione Cargar desde archivo.

5. En Cargar desde archivo, seleccione Examinar, elija un archivo .ics y, a continuación, seleccione
Abrir.

6. En Seleccione un calendario, elija el calendario al que desea importar el archivo y, a continuación,

seleccione importar.

Suscribirse a un calendario

1. En la parte inferior de la página, seleccione para ir al Calendario.

2. En el panel de navegación, seleccione Agregar calendario.

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 Outlook Web: Calendario

3. En Agregar calendario, seleccione Suscribirse desde la web.

4. Escriba la dirección URL para el calendario vinculado. Ejemplo:

5. En Nombre del calendario, escriba el nombre que desea usar para el calendario.

6. Seleccione Importar.
Nota: Cada vez que se producen cambios en un iCal, Outlook en la Web puede tardar más de 24 horas en
actualizar su calendario.

Agregar un calendario desde directorio

1. En la parte inferior de la página, seleccione para ir al Calendario.

2. En el panel de navegación del calendario, seleccione Agregar calendario.

3. En Agregar calendario, seleccione Agregar desde directorio.

4. Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico del calendario que quiera agregar. Outlook en la
Web encontrará automáticamente las entradas coincidentes del directorio de la organización.

5. Seleccione Agregar.
Nota: Puede agregar solo un calendario a la vez. Repita las instrucciones para cada calendario que quiera
agregar.

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 Outlook Web: Calendario

Obtener permiso para editar el calendario de otra persona

Para poder modificar el calendario de otra persona, esa persona debe compartir el calendario con usted para
concederle así el permiso. Para obtener información sobre cómo hacerlo, pueden seguir las instrucciones de
Asignar un editor o delegado. Como editor, puede crear o modificar eventos del calendario. Como delegado,
también puede responder a las invitaciones de reunión en nombre del propietario del calendario. El
propietario del calendario también puede otorgar acceso a los delegados a eventos privados.

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 Outlook Web: Calendario

Programar una reunión en nombre de otra persona

Una vez que tenga acceso de editor o delegado en el calendario de otra persona y lo haya agregado a su lista
de calendarios, puede programar reuniones en su nombre. Es igual que configurar una reunión en su propio
calendario, con la diferencia de que debe elegir su calendario al crear la reunión. Al enviar la invitación de
reunión, se verá que la envía usted en nombre del propietario del calendario.

Programar una reunión como delegado

1. En Outlook en la Web, seleccione en la parte inferior de la página.

2. Asegúrese de que en la lista de calendarios se muestra el calendario de la otra persona. Si no lo ve,

consulte la sección anterior en la que se explica cómo agregar el calendario de otra persona a la vista de
calendario.

3. Seleccione Nuevo evento en la parte superior o haga doble clic en el área de calendario para abrir un
nuevo formulario de elemento de calendario.

4. En el campo Guardar en el calendario, seleccione el calendario de la otra persona. Solo verá los
calendarios que se han agregado a la lista de calendarios y para los que tiene permisos de editor o
delegado.

5. Rellene el resto de los campos según sea necesario.

6. Envíe la convocatoria de reunión.

Notas:
Usar el Asistente para programación puede facilitar mucho la configuración de una reunión.
Si desea agregar una cita al calendario de otra persona, siga los pasos anteriores para seleccionar el calendario
de otra persona, pero no agregue más personas a la reunión. El evento se agregará al calendario de la otra
persona, pero no se enviará ninguna invitación de reunión.

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 Outlook Web: Calendario

Responder a una reunión en nombre de otra persona

Si es delegado de otra persona, recibirá las convocatorias de reunión y las actualizaciones. Estas se mostrarán
en la bandeja de entrada igual que cualquier otra convocatoria de reunión, pero el formulario de reunión
incluirá una nota que indica a quién va dirigida la convocatoria de reunión.

Responder a una convocatoria de reunión

1. Seleccione Sí, Quizás o No.

2. Seleccione el botón de alternancia Notificar al organizador para comunicar la respuesta al

organizador.

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 Outlook Web: Calendario

3. Puede agregar un mensaje a la respuesta.

4. Si acepta la invitación, la reunión aparecerá como no disponible u ocupado en el calendario del

propietario. Si decide enviar una respuesta, el organizador de la reunión verá que la respuesta proviene
de usted y que la envía en nombre del propietario del calendario.
Nota: Si el propietario del calendario está usando Outlook en la Web, no aparecerá en su Bandeja de entrada
que usted ha respondido a una invitación de reunión en su nombre. Si el propietario ve su calendario, podrá
ver el evento y si usted (u otro delegado) ha respondido a este o no.

Editar una reunión en nombre de otra persona

Como delegado, también puede editar o cancelar las reuniones en nombre del propietario del calendario.
Para ello, abra el evento de calendario, realice los cambios y seleccione la opción para enviar la invitación de
reunión actualizada o cancelada. La actualización o cancelación de la reunión se enviarán en nombre del
propietario del calendario.
Nota: Tras enviar una invitación de reunión, no puede cambiar el calendario en la que se programó.

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 Outlook Web: Calendario

Asignar un editor o delegado

Puede otorgar a cualquier persona de su organización acceso de editor o delegado a su calendario. Los
editores pueden asignarse al calendario principal (denominado “Calendario”) o a cualquier otro calendario
que haya creado. Los delegados solo pueden asignarse al calendario principal. No es posible conceder acceso
de editor o delegado a personas ajenas a su organización.

1. En Outlook en la Web, seleccione en la parte inferior de la página.

2. En la parte superior de la página, seleccione Compartir > Mi calendario.

3. En la página Uso compartido y permisos, escriba la dirección de correo electrónico de la persona

con la que desea compartir el calendario. Aunque puede compartir su calendario con más de una persona,
desde Outlook en la Web solo puede agregarlas de una en una.

4. Después de agregar a la persona que quiere que administre su calendario, seleccione la lista desplegable
situada junto a su nombre y elija el nivel de acceso que desea que tenga.

▪ Seleccione Puede editar para concederle permiso para realizar cambios en el calendario.

▪ Seleccione Delegado para darle el mismo permiso que a un editor, sumado a la capacidad de recibir
y responder solicitudes de reunión en su nombre.
Nota: Cuando un delegado responda a una convocatoria de reunión en su nombre, usted no verá la
respuesta en la invitación en su Bandeja de entrada si usa Outlook en la Web. Las reuniones que se
acepten, aunque sea provisionalmente, aparecerán en su calendario y verá que fue el delegado quien las
aceptó.
▪ Con las opciones Puede ver si estoy ocupado, Puede ver títulos y ubicaciones y Puede ver
todos los detalles, los otros usuarios pueden ver el calendario, pero no realizar cambios en él. El
acceso para personas de fuera de su organización está limitado a estas opciones.

5. Cuando haya acabado de agregar a la persona con quien desea compartir el calendario y decida qué
permisos va a compartir con ella, seleccione Compartir. Si decide no compartir su calendario en este
momento, seleccione quitar.
La persona con la que ha compartido el calendario recibirá un mensaje de correo electrónico informándole
de ello. Cuando esa persona seleccione el botón Aceptar de la invitación, el calendario se agregará a su lista
de calendarios.
Nota: Los elementos de calendario con la marca Privado están protegidos. La mayoría de los usuarios con
los que comparta el calendario ven solo la hora de los elementos marcados como Privados, no el asunto, la
ubicación u otros detalles. La excepción es que puede Permitir al delegado ver los eventos privados
marcando la casilla.

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 Outlook Web: Calendario

Otras opciones de uso compartido

Además de las opciones de editor y delegado, que permiten a otras personas editar su calendario, hay
opciones que permiten a otras personas ver su calendario, pero no modificarlo ni actuar como delegado en
su nombre.
Nota: El acceso para personas de fuera de su organización está limitado a estas opciones.

1. En Outlook en la Web, seleccione en la parte inferior de la página.

2. En la parte superior de la página, seleccione Compartir > Mi calendario.

3. En la página Uso compartido y permisos, escriba la dirección de correo electrónico de la persona

con la que desea compartir el calendario. Aunque puede compartir su calendario con más de una persona,
desde Outlook en la Web solo puede agregarlas de una en una.

4. Después de agregar a la persona que quiere que administre su calendario, seleccione la lista desplegable
situada junto a su nombre y elija el nivel de acceso que desea que tenga.

▪ Seleccione puede ver cuándo estoy ocupado para darles permiso para ver solo cuando está
ocupado, pero no los detalles de los elementos del calendario.

▪ Seleccione puede ver títulos y ubicaciones para concederles permiso para ver cuándo está
ocupado, además de los títulos y la ubicación de los elementos del calendario.

▪ Seleccione puede ver todos los detalles para concederles permiso para ver todos los detalles de
los elementos del calendario. otros usuarios vean su calendario, pero no realicen cambios en él.

5. Cuando haya acabado de agregar a la persona con quien desea compartir el calendario y decida qué
permisos va a compartir con ella, seleccione Compartir. Si decide no compartir su calendario en este
momento, seleccione quitar.

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 Outlook Web: Calendario

Establecer opciones de convocatoria y respuesta a reuniones

Una vez que haya dado a alguien acceso delegado a su calendario, verá una opción adicional en Uso
compartido y permisos que le permite controlar cómo se procesan las convocatorias de reunión y las
respuestas. Si tiene varios delegados, esta opción se aplicará a todos ellos.
Para configurar estas opciones:

1. En Outlook en la Web, seleccione en la parte inferior de la página.

2. En la parte superior de la página, seleccione Compartir > Mi calendario.

3. En Delegados, junto a Enviar invitaciones y respuestas a, seleccione una de las siguientes opciones:

▪ Solo delegados. Las convocatorias de reunión y las respuestas a reuniones se envían solo a los
delegados.

▪ Solo delegados. Enviarme notificaciones. Las convocatorias de reunión y las respuestas se

envían a usted y a los delegados. Solo los delegados ven la opción para aceptar o rechazar una
convocatoria de reunión, mientras que la notificación que se le envía a usted parecerá un correo
electrónico normal. Sin embargo, puede responder a la reunión si abre el elemento de calendario y
escribe una respuesta.

▪ Tanto mi delegado como yo. Las convocatorias de reunión y las respuestas se envían a usted y a
los delegados. Tanto usted como los delegados pueden responder a la invitación de reunión.

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Permitir a los delegados ver detalles de elementos privados

Puede usar las opciones del cuadro de diálogo Uso compartido y permisos para dar a los delegados
permiso para ver los detalles de los elementos que se han marcado como privados.

1. En Outlook en la Web, seleccione en la parte inferior de la página.

2. En la parte superior de la página, seleccione Compartir > Mi calendario.

Junto al delegado al que quiere conceder permiso para ver citas privadas, seleccione la casilla El delegado
puede ver eventos privados.

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