FECHA: 21 - Ene - 2011

VERSIN: 2
SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD
PROCEDIMIENTO GESTION DE COMPRAS
COD: P3.2 PR 043
CYS INGENIERIA LTDA.
1. OBETIVO
Determinar el control de la compra de materiales, repuestos y servicios, desde la identificacin de
la necesidad hasta la cancelacin de la factura o cuenta de cobro, identificando los responsables,
requisitos y registros de la misma.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para las compras de productos o servicios que afectan la calidad del
servicio cuya cuanta sea mayor o igual a $ 50.000 pesos, eceptuando la compra de
combustible.
3. CONDICIONES GENERALES
!as coti"aciones deben ser mnimo dos #$%, verbales o escritas, para tener la oportunidad de
comparar, siempre y cuando eistan los proveedores. &dem's se debe tener en cuenta la diferencia
de precios y la calidad del producto o servicio en el mercado.
(uando la )erencia pacte con un solo proveedor la compra de materiales o servicios #como
consecuencia de beneficios obtenidos como por e*emplo la forma de pago y descuentos%, tambi+n
se har' seleccin de proveedores.
4. CONTENIDO
,.- Pe!"!#. /na ve" se crea la necesidad de compra de un material, repuesto o servicio, en
cualquiera de los procesos, el Due0o del 1roceso, o la persona delegada por +l, lo solicita con el
formato 12.$34 0,,. El pedido es entregado a la secretaria auiliar contable para continuar el
proceso.
FECHA: 21 - Ene - 2011
VERSIN: 2
SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD
PROCEDIMIENTO GESTION DE COMPRAS
COD: P3.2 PR 043
CYS INGENIERIA LTDA.
,.$ E$%&'%(")n *%+% &% Se&e((")n !e *+#$ee!#+e,. !a secretaria auiliar contable, coti"a con
base en los criterios de seleccin del formato 12.$34 0,5 y le informa al *efe operativo para la
seleccin, aprobacin de la compra y orden del gasto. !as evidencias adem's son las coti"aciones,
siempre y cuando incluya los criterios a evaluar, de lo contrario, aplica el registro dise0ado. !a
seleccin del proveedor solo se reali"a la primera ve" que se compra a este, una ve" reali"ada esta
actividad se debe ingresar al proveedor ya seleccionado al listado maestro de proveedores #12.$
!5 052%.
,.2 O+!en !e (#-*+% # C#n.+%.# !e P+e,.%(")n !e ,e+$"("#,. /na ve" ordenado el gasto, la
secretaria auiliar contable elabora la 4rden de compra. 12.$34 0,6, y7o el (ontrato de
1restacin de servicios cuando aplique, especificando los requisitos del producto o servicio a
comprar.
(aractersticas del producto o servicio a comprar #Dimensiones, tallas, formas, color,
referencias, condiciones, documentos especiales requeridos, etc.%
1resentacin, pla"o y lugar de entrega.
3orma de pago
(ondiciones y m+todo para recepcin del producto o servicio #cuando aplique%.
1rocedimientos especficos de reali"acin del producto o servicio #cuando aplique%.
Equipos especficos requeridos #cuando aplique%.
(alificacin del personal, cuando aplique.
Documentos necesarios #en caso de &uditores 8nternos. 1lanificacin de &8, &lcance,
5etodologa, 8nforme, !ista de chequeo, Eficacia. &dem's en el contrato de prestacin de
servicios se debe aclarar la actividad complementaria para cierre y verificacin de
resultados%.
4tros requisitos del 9)(, como la verificacin de las instalaciones del proveedor cuando sea
necesario.
(ertificacin o normas especificaciones t+cnicas que debe cumplir el material solicitado.
El gerente, subgerente o *efe operativo firma la aprobacin de la 4rden de compra o contrato
para asegurar que los requisitos solicitados de compra son los especificados.
!a 4rden de compra o (ontrato de prestacin de servicios se imprime en 4riginal y copia para el
Due0o del proceso y para el (ontrol contable de la 4ficina. El 4riginal es enviado al proveedor
#puede ser va fa, e:mail%, para informar los requisitos especificados de la compra y su debido
despacho de la misma.
FECHA: 21 - Ene - 2011
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,., Re(e*(")n !e& *+#!'(.# # ,e+$"("# (#-*+%!#. El Due0o del proceso, o la persona delegada
por +l, es responsable de recibir el producto o servicio comprado, verificando contra la
4rden de compra o el (ontrato de prestacin de servicios, y apoyado en las condiciones de
recepcin establecidas en el instructivo de recepcin y almacenamiento de productos 12.$ 8
05-. Este a su ve" puede delegar la recepcin, pero sigue siendo su responsabilidad. !a
conformidad del recibo de la compra la registra por el encargado de la recepcin en la
;Evaluacin del proveedor< 12.$34 0,=.
,.5 P%+% -%.e+"%&e, / +e*'e,.#,: se registra en el formato de >arde 12.$34 050 la entrada de
materiales, avisando a los encargados de su utili"acin, la disponibilidad de los mismos,
registrando a su ve" el despacho o salida en el formato de soporte de entrega de materiales,
herramientas y equipos 12.$34 05-.
,.6 E$%&'%(")n !e *+#$ee!#+e,. El due0o del proceso o la persona delegada por +l para recibir
la compra, eval?a al proveedor con lo descrito en el formato 12.$34 0,=, una ve" recibido
totalmente lo solicitado en la orden de compra. 1osteriormente se registran los datos en el
formato 12.$34 0,@ Ara"abilidad de compras, para liberar la factura o cuenta de cobro y
proceder a la cancelacin de la misma. 9e debe enviar la 3actura, (uenta de cobro o
Bemisin de )erencia para la cancelacin. (uando la calificacin total es menor o igual al
50C de los criterios evaluados, se deben tomar las acciones necesarias para no tener
compras inconformes.
,.= Re-e$%&'%(")n !e *+#$ee!#+e,. en el formato 12.$34 0,D, anualmente, el Due0o del proceso
de compras registra los punta*es ponderados totales del periodo por cada proveedor, e
identifica la me*ora. !os resultados de la reevaluacin se comunicar'n una ve" esta se realice
por escrito a los proveedores, o cuando la )erencia lo requiera.
0. ANE1OS
8nstructivo recepcin y almacenamiento de de productos #12.$ 8 05$%
2. FORMATOS ASOCIADOS
3ormato de pedido #12.$34 0,,%
3ormato de seleccin de proveedores #12.$ 34 0,5%
REVIS:
Eefe 4perativo
3irma.
FECHA: 20 3 Ene 3 2011
APROB:
)erente
3irma.
FECHA: 21 - Ene - 2011
FECHA: 21 - Ene - 2011
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CALIDAD
PROCEDIMIENTO GESTION DE COMPRAS
COD: P3.2 PR 043
CYS INGENIERIA LTDA.
3ormato de orden de compra #12.$ 34 0,6%
3ormato de evaluacin del proveedores #( 12.$ 34 0,=%
3ormato de tra"abilidad de compras #12.$ 34 0,@%
3ormato de reevaluacin de proveedores #12.$34 0,D%
3ormato de >arde #12.$34 0,50%
3ormato de soporte de entrega de materiales equipos y herramientas #12.$34 05-%
3ormato de listado maestro de proovedores #1.2.$ 052%
REALI4:
(oord. F9EG
3irma.
FECHA: 15 3 Ene 3 2011